Virtual Roundtable Status-Quo zum DMS-Markt

Transkript

1 Virtual Roundtable Status-Quo zum DMS-Markt E-Interview mit Oswald Freisberg Geschäftsführer, SER Solutions Deutschland GmbH Kurzeinführung in das Titel-Thema: Die DMS Expo 2004 steht vor der Tür. Als Spezialmesse zum Thema Content- und Dokumentenmanagement findet die Messe in diesem Jahr vom September zum neunten Mal statt. Seit dem Einbruch im IT-Markt hat die Veranstaltung laut den Veranstaltern gegenüber der CeBIT und der Systems aufgrund der Spezialisierung und dem damit einhergehendem höheren Informationsgehalt für Besucher und Aussteller eine zunehmend bedeutendere Rolle eingenommen. In zwei Messehallen präsentieren sich Soft- und Hardwareanbieter, Dienstleister und Beratungsunternehmen und stellen dabei Produkte und Lösungen für die Erfassung und elektronische Bereitstellung sämtlicher unternehmensrelevanter Informationen vor. Der Messeveranstalter versteht sich damit als Europas führende Ausstellungsplattform zum Thema Enterprise Content Management, bei der in drei Tagen mehr als Fachbesucher, 300 Aussteller sowie 200 Konferenzteilnehmer erwartet werden. Die bevorstehende Messe ist daher Grund genug, um sich bei den Experten über den aktuellen Status zu den Entwicklungen in diesem Lösungsbereich zu informieren. In der vorliegenden Dokumentation des Virtual Roundtable: Status-Quo zum DMS-Markt haben die Experten von [n:sight] market & technology research führende Köpfe unter den Soft- und Hardwareanbieter sowie Dienstleistern befragt. Die Interviews erfolgten in Form einer schriftlichen Befragung. Die Antworten wurden ungekürzt wiedergegeben.

2 1. Competence Site / [n:sight]: Bitte stellen Sie sich (Ihr Unternehmen und Sie als Person) kurz vor. SER ist Hersteller und mit rund 37 Mio. Umsatz größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iecm). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management. Vom Erfassen über das Verwalten und das Verteilen bis hin zum Sichern und Aufbewahren erfüllt DOXiS iecm die unternehmensweiten Aufgaben und Anforderungen an das professionelle ganzheitliche Management von Informationen, Prozessen und Wissen. Das alles zusammen plus die 20-jährige Kompetenz und Erfahrung der SER macht die DOXiS iecm-suite aus. So schafft SER vielfältige standardisierte Lösungen, von denen europaweit über 500 mittlere und große Kunden profitieren - darunter die Hälfte der DAX 30 Unternehmen. SER finden Sie an 13 Standorten in Europa mit eigenen Niederlassungen und einem weit reichenden Partnernetz. Oswald Freisberg ist seit Januar 1999 Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH in Neustadt/Wied und deren Vertriebsleiter. Herr Freisberg studierte nach abgeschlossener Berufsausbildung zum Werkzeugmacher Maschinenbau, Architektur und technisch-wissenschaftliche Fotographie in Koblenz und Köln mit Abschluss Diplom-Ingenieur. Nach verschiedenen Stationen als Vertriebsbeauftragter wechselte er am zu SER nach Neustadt/Wied. Seit ist Oswald Freisberg Geschäftsführender Gesellschafter der SER Gruppe.

3 2. Competence Site / [n:sight]: Welche Neuheiten und Innovationen erwarten den Besucher auf der bevorstehenden DMS Expo 2004? Was werden die wichtigen Diskussionsthemen auf dem Kongress und der Messe sein? Enterprise Content Management war eines der am meisten diskutierten Themen auf der Messe nicht zuletzt, weil nahezu jeder Hersteller sich das neue Akronym auf die Fahnen geschrieben hatte. Hier kommt es jedoch entscheidend darauf an, die Spreu vom Weizen zu trennen, getreu dem Thema der Best-Practice-Panel, die Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS Expo mit verschiedenen Herstellern durchführte: ECM - hehre Konzepte oder realistische Unternehmenslösungen? Bei den Diskussionen stellte sich sehr schnell heraus, dass nur die wenigsten Anbieter ein ganzheitliches und integriertes Produktportfolio anzubieten haben, das tatsächlich das ganze Funktionsspektrum des Enterprise Content Managements abdeckt wie z.b. SER mit der DOXiS iecm Suite Compliance wird zukünftig eines der wesentlichen Argumente für ECM sein. Diskussionsrunden und Vorträge zum Thema im Umfeld der Messe belegen seine Aktualität. Derzeit allerdings werden regulative und rechtliche Vorgaben noch nicht ernst genug genommen! Doch das wird sich schnell ändern. In Deutschland sind die GDPdU Vorreiter einer großen Compliance-Welle, die getragen von Amerika auch in Deutschland in naher Zukunft vielfältige Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Informationen (Content) und die Dokumentation von Prozessen stellen wird.

4 3. Competence Site / [n:sight]: Wie bewerten Sie die bisherigen Marktentwicklungen im DMS-Markt des laufenden Geschäftsjahres 2004? Ist das Thema Dokumentenmanagement bei den Unternehmen auf der Agenda? Welche Problemfelder sind die Treiber zur DMS-Anschaffung in diesem Jahr? Seit einigen Monaten haben Dokumententechnologien wieder eine hohe Priorität für IT-Manager und Fachbereichsverantwortliche. Dabei treiben Anwenderbedürfnisse und allgemeiner Kostendruck den Markt und damit die Produktentwicklung der Anbieter am stärksten. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund konsolidierungs- und optimierungsbedürftiger Geschäftsprozesse sowie der in vielen Fällen notwendigen Konsolidierung der kompletten IT-Infrastruktur. Daneben gewinnt die Einhaltung verschärfter gesetzlicher Vorschriften zunehmend an Bedeutung. Kostenreduzierung ist in Deutschland mit Abstand das stärkste Motiv für die Modernisierung der IT- Infrastruktur. Wie eine AIIM-Studie dieses Jahr ergeben hat, ist diese Fokussierung auf die Kosten mit 76% der befragten Unternehmen in keinem anderen Land so stark ausgeprägt wie in Deutschland. Daher erleben hierzulande intelligente Lösungen zur automatisierten Dokumenteneingangsbearbeitung, insbesondere des Rechnungseingangs, zurzeit auch einen regelrechten Boom, da sich in diesem Bereich sehr schnell erhebliche Rationalisierungsgewinne erzielen lassen. Der ROI liegt hierbei oftmals unter einem Jahr. Das Thema Compliance, das in den USA immerhin von 21% der Unternehmen als Treiber angesehen wird, nennen in Deutschland nur 5%, trotz GDPdU und Basel II.

5 4. Competence Site / [n:sight]: Wie sehen Sie die viel zitierte Konvergenz der Content- bzw. Document-Related Technologies? Ist diese Entwicklung schon Wirklichkeit oder nur Traum der Software- und Beratungsbranche? Gibt es alternative Trends, die sich in diesem Bereich abzeichnen? Wohin geht die Reise? Die Unterschiede in den heutigen Software-Kategorien des DMS-Marktes lassen sich nach unserer Ansicht nicht mehr lange aufrechterhalten. Integrations- und Konsolidierungsbestrebungen sowie der Wunsch nach Kostenreduktion verlangen ganzheitliches, integriertes Enterprise Content Management. Der ECM-Motor heißt Konvergenz. Die Technologiebereiche für Capturing, Archivierung, Information Lifecycle Management, DMS, Workflow, Business Process Management und Knowledge Management, die sich bislang parallel entwickelt haben, fließen jetzt zusammen. Dies gilt für Einzelanwendungen gleichermaßen wie für deren heterogene technische Plattformen und Nutzungsmodelle. Der ERP-Bereich hat es uns vorgemacht. Kein mittleres oder großes Unternehmen käme heute auf den Gedanken, für die Auftragserfassung die Lösung eines anderen Anbieters einzusetzen als für Fakturierung und Materialwirtschaft. Mittlerweile hat sich ERP längst als Gesamtlösung durchgesetzt. Anders beim Informations- und Geschäftsprozessmanagement. Doch mit der kurzfristigen Sichtweise, auf Insellösungen zu setzen, werden strategische Chancen vertan.

6 5. Competence Site / [n:sight]: Welche Empfehlung geben Sie den Suchenden bei der Auswahl von Lösungen zum Dokumentenmanagement? Auf was ist bei der Einführung von systemgestützten Dokumentenmanagement zu achten? Der Aufbau eines unternehmensweiten Informationsmanagements beschert eine Vielzahl von Integrationsaufgaben, die sich durch ein ganzheitliches, integriertes Enterprise Content Management lösen lassen. Während bei der Entscheidung für ein Archiv-, DMS- oder Workflow-Produkt auf die Art und Weise der in der Software verarbeiteten Informationen oder Prozesse Wert gelegt wird, scheint jedoch sowohl die Integration der Systeme unterschiedlicher Hersteller als auch einzelner Produkte eines Herstellers unter Schnittstellen-Programmieraufwand" unterbewertet oder im vertrieblichen Prozess des Softwareherstellers ausgeklammert zu werden. Doch gerade diese Schnittstellen bilden, wenn unzureichend implementiert, die Brüche in den applikationsübergreifenden Geschäftsprozessketten, welche unternehmensweite Transparenz verhindern, redundante Arbeitsprozesse verursachen und zu nicht kalkulierten Mehrkosten bei der Implementierung und im Betrieb führen. Wirklich integrierte Enterprise Content Management-Lösungen dagegen sind in sich homogen und konsistent. Sie kommunizieren intern nicht durch Konnektoren oder oberflächlich programmierte Schnittstellen, sondern setzen wie die DOXiS iecm-suite 2005 eine intelligente Frameware ein. Derartige iecm-architekturen leben von der Simplifizierung und bauen damit auf Standards.

7 6. Competence Site / [n:sight]: Wie unterstützt Ihr Unternehmen die von Ihnen aufgestellten Anforderungen bei der Einführung von Dokumentenmanagement? Die integrierte Enterprise Content-Management Suite der SER Solutions beruht auf einem vollständig integrierten Produktansatz. Ein Komponenten-Modell bietet dabei in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen und Services an. So lassen sich gleiche Funktionalitäten in unterschiedlichen Anwendungen nutzen. Dies gilt sowohl für die unterschiedlichen Clients der DO- XiS iecm-suite 2005 als auch für vorhandene Drittsysteme wie SAP, MS Navision, Oracle, J.D.Edwards, Varial etc. (Enabling), die auf die Funktionalität, Informationen und Prozesse der iecm- Services zugreifen. Der Vorteil ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur noch ein Service bereitgestellt wird und so aufwendig zu pflegende und ebenso teure Redundanzen vermieden werden. Dieser Ansatz bietet darüber hinaus die Möglichkeit, ein zentrales Content Repository aufzubauen. Dadurch lässt sich der Content einheitlich indizieren und beschreiben, was syntaktische und semantische Datenintegrationsprobleme vermeidet. Ebenso zentralisieren lassen sich z.b. Administration (z.b. Benutzerverwaltung und Berechtigungskonzepte), Recovery- und Logging-Mechanismen.Der Vorteil einer derartigen ganzheitlichen Architektur liegt auch darin, dass Teile des DOXiS iecm 2005 als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind. So wächst iecm mit den Anforderungen in den Unternehmen jederzeit mit. Vielen Dank für das Interview!