Bericht zum Audit gemäß

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1 Bericht zum Audit gemäß für das Unternehmen Hectronic GmbH Allmendstr Bonndorf Deutschland Inhaltsverzeichnis

2 1. Auditergebnis Geltungsbereich Unternehmensbeschreibung Geltungsbereich der Zertifizierung Änderungen im Management System/Prüfung der Vertragsgrundlage Feststellungen Termine... 7 Rev Seite 2/10

3 Lead Auditor : Klaus Huber Auditoren : Dipl.-Ing. (FH) Ralf Biegalla, Klaus Huber Beauftragter des Kunden : Frank Otteny Auditdatum : Auditergebnis Die Funktionalität des Managementsystems wurde durch ein angemessen ausgewähltes Auditteam vor Ort im Unternehmen stichprobenartig überprüft. Dies gilt insbesondere für die Konformität der Arbeitsabläufe mit den Normforderungen und den Beschreibungen in der Managementsystemdokumentation. Ebenso wurden die Besonderheiten der unternehmerischen Tätigkeiten und die zutreffenden Forderungen von Gesetzen und behördlichen Vorschriften und anderer übergeordneter Dokumente berücksichtigt. Dies geschah stichprobenhaft u.a. durch Befragungen und Einsichtnahme in die entsprechenden Unterlagen. Auditfeststellungen und Hinweise zur Verbesserung sind im Kapitel 4 dieses Berichts beschrieben. Im letzten Audit wurden Abweichungen festgestellt, die nachweislich behoben wurden. Die dazu durchgeführten Korrekturen und Korrekturmaßnahmen wurden verifiziert. In Rahmen eines Audits Stufe 1 wurde die Zertifizierungsfähigkeit festgestellt. Festgestellte Schwachstellen wurden beseitigt und Korrekturen dazu nachgewiesen. Im aktuellen Audit wurden Abweichungen festgestellt: Standard(s): Nr. der Abweichung aus dem Abweichungsbericht Aufgrund gravierender Abweichungen (Nr. ) zu einzelnen Normforderungen ist zur Überprüfung der Korrekturen und Korrekturmaßnahmen die Durchführung eines Nachaudits erforderlich (voraussichtlicher Termin: ddmmyyyy). Die Organisation hat ein effektives System zur Erfüllung ihrer Politik und Ziele aufgebaut und umgesetzt. Gemäß den Auditzielen bestätigt der Auditor, dass das Managementsystem der Organisation die Anforderungen der Norm(en) erfüllt und angemessen aufrechterhalten sowie umgesetzt wird. Der Auditor empfiehlt daher (unter der Voraussetzung verifizierter Korrekturen und Korrekturmaßnahmen zu festgestellten Abweichungen): Die Erteilung der neuen Zertifikate. Die Aufrechterhaltung der bestehenden Zertifizierung. Die Aufnahme der Änderungen (s. Kap. 3) in den Geltungsbereich der bestehenden Zertifizierung. Die Aufrechterhaltung oder Erteilung der Zertifikate erst nach erfolgreichem Abschluss des Nachaudits. Rev Seite 3/10

4 2. Geltungsbereich 2.1. Unternehmensbeschreibung Der Ursprung des Unternehmens war 1928 die Fa. Kienzle mit den Produkten Taameter und Tachographen übernimmt die Hectronic AG die Bereiche Tanken und Parken und dazu wird die Hectronic GmbH in Bonndorf gegründet. Die Produkte im Bereich Tanken umfassen Betriebs-, Flotten- oder öffentliche Tankstellen. Zum Bereich Parken gehören Produkte zur Parkraumbewirtschaftung wie z.b. Parkscheinautomaten. Zu den Kunden von Hectronic gehören Städte und Gemeinden, private Betreiber von Parkräumen und Tankstellen wie z.b. Fuhrunternehmen, Speditionen, öffentlicher Personenverkehr usw Geltungsbereich der Zertifizierung Geltungsbereich der Zertifizierung: (für jeden Standard) Normkapitel, die bei 9001 ausgeschlossen werden: Begründung der Ausschlüsse: Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Tank- und Parksystemen keine keine Die unternehmensweite Durchführung der internen Audits wurde mit positivem Ergebnis geprüft. Der oberste Managementsystembeauftragte hat ein entsprechendes Zugriffsrecht auf die verbundenen Unternehmen. Zum Zertifikatsumfang gehörende Standorte und deren Geltungsbereiche: Standort Nr. (ZN- Zusatz) Standorte, die durch die Zertifizierung abgedeckt werden Name / Adresse des Standorts Geltungsbereich und Prozesse Anzahl Mitarbeiter Standard(s) Auditiert 001 Hectronic AG Tank- und Parksysteme Aarauerstraße 69 CH 5200 Brugg 16 Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Tank- und Parksystemen 002 Hectronic GmbH Tank- und Parksysteme Almendstraße 142 Entwicklung und Herstellung von Tank- und Parksystemen D Bonndorf Rev Seite 4/10

5 003 Hectronic France Sarl 5, boulevard de Créteil F Saint Maur des Fossés 16 Vertrieb und Service von Tank- und Parksystemen 004 HECTRONIC POLSKA Spółka z o.o. ul. Bór 164 PL Częstochowa 27 Entwicklung und Vertrieb von Tankund Parksystemen 005 Hectronic GmbH Blumeggerstraße 9 D Wutach- Ewattingen 2 Lager- und Logistik sowie Schulungscenter für Kunden- sowie Mitarbeiterschulungen 006 Hectronic GmbH Tank- und Parksysteme NL Vertrieb 2 Marketing und Vertrieb von Tank- und Parksystemen Almendstraße D Bonndorf 3. Änderungen im Management System/Prüfung der Vertragsgrundlage Seit dem letzten Audit wurden folgende Veränderungen am Managementsystem sowie der Managementsystemdokumentation durchgeführt. Die wesentlichen Veränderungen sind: Das QM- System wurde auf umgestellt. Die Implementierung dieser Veränderungen in das bestehende Managementsystem und die Managementsystemdokumentation wurde im Rahmen des Audits überprüft. Die Beschreibung des Geltungsbereiches im Zertifikat spiegelt den Geltungsbereich des Managementsystems angemessen wider.ein entsprechender Druckauftrag ist den Unterlagen beigefügt. Während des Audits fanden Änderungen zum ursprünglichen Auditplan statt. Diese sind im Auditplan dokumentiert und wurden mit dem Kunden vor Ort abgestimmt. Rev Seite 5/10

6 4. Feststellungen Die Auditfeststellungen gemäß den auditierten Standards sind in Anlagen zu diesem Bericht aufgeführt. Alle Informationen, die während des Audits gewonnen wurden, werden durch den Auditor einschließlich der Zertifizierungsstelle streng vertraulich behandelt. Im Hinblick auf den Stichprobencharakter des Audits ist darauf hinzuweisen, dass Schwachstellen und Abweichungen vorhanden sein können, die beim Audit nicht festgestellt wurden. Nr. Bereich/Abteilung/ Standort 1 Wissen der Organisation / Brugg Positive Feststellungen Mit dem Dokumentenmanagement wereden viele wertvolle Information archiviert und sind auch schnell wieder auffindbar. 2 Alle Standorte In Strategiepapieren werden die Vision, die Marktanalyse, SWOT- Analyse, Ziele usw. dargestellt. Auch werden über regelmäßige Monats- bzw. Quartalsberichte die aktuellen Kennzahlen an die oberste Leitung gemeldet. Die nachstehenden Empfehlungen und Hinweise des Auditors sollen zur kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems beitragen. Nr. Bereich/Abteilung/ Standort 1 Kontet der Organisation / Kapitel 4.1 / Zentrale 2 Risiken und Chancen / Kapitel 6.1 / Zentrale 3 Prozesse / Kapitel 4.4 / Zentrale 4 Produktion / Kapitel 8.5 / Bonndorf 5 Beschaffung / Kapitel 8.4 / Bonndorf 6 Produktion / Kapitel 8.6 / Bonndorf Empfehlungen und Hinweise zur Verbesserung Der Kontet der Organisation ist im QM- Handbuch festgelegt. Ergänzend dazu sind in einer Tabelle die interessierten Parteien mit deren Anforderungen aufgeführt. Hier könnte deutlicher auf die standortspzifischen Gegebenheit eingegangen werden. Im Strategiepapier werden standortspezifische Regelungen getroffen. Im Handbuch sollte darauf verwiesen werden. In der Tabelle Interessierte Parteien SWOT Analyse werden die Risiken und Chancen in Bezug auf die interessierten Parteien sowie auf Prozessebene durch SWOT Analysen dargestellt. Hier sollte deutlicher aufgenommen werden, welche Maßnahmen zum Umgang mit den Risiken und Chancen bestimmt sind. Die Anforderungen der 9001 Kapitel 4.4 sind in unterschiedlichen Dokumenten nachweisbar. Zur besseren Übersicht könnten in der Übersicht / Tabelle die einzelnen Prozesse aufgeführt werden und darin ggf. auf die jeweiligen Dokumente verwiesen werden. Diese Tabelle könnte dann auch für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und für die Folgeabschätzung hinsichtlich der Datenschutzgrundverordnung verwendet werden. In der Produktion wird Silikonkleber in kleinere Katuschen abgefüllt. Hier sollte auch auf die kleineren Kartuschen die Chargennummer und das Ablaufdatum angegeben werden. Der Lieferant ALLTEC Warenhandels GmbH kennzeichnet die Waren ausschließlich mit dem Hectronic Logo. Hier sollte geklärt werden, ob die Nutzung des Logos korrekt bzw. so im Sinne CI gewolt ist. Ggf. sollte der Lieferant seine Adresse und Adresse Hectronic aufgenommen werden. Auch sollte die Nutzung mit der 9001 überprüft werden. Auf dem Gerätepass Produktion Tanken wird die Freigabe mit Namen des Prüfers bestätigt. In dieser Art und Weise sollte dies auch auf dem Gerätepass Parken aufgenommen werden. Rev Seite 6/10

7 7 Dokumentation / Kapitel 7.5 / Polen 8 Prüfung / Kapitel 8.6 / Polen 9 Personal / Kapitel 7.2 / Bonndorf Zusätzlich zu den QM- Dokumenten (Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, usw.) gibt es standortspezifische Instruktionen. Hier sollte geklärt werden, wie diese in die QM- Dokumentation eingebunden werden. Dabei könnte in einer standortbezogenen Prozessliste unter dem Aspekt der Wechselwirkungen und Abläufe der Prozesse auf diese Instruktionen verwiesen werden. Die durchgeführten Serviceaufträge werden mit Protokollen dokuemntiert. Die Eintragungen der Servicemitarbeiter hinsichtlich Prüfergebnis sollte einheitlich sein. Dazu könnte auf dem Prüfprotokoll der Prüfentscheid formuliert vorgegeben werden und der Mitarbeiter kann dies durch ankreuzen bestätigt werden. Die Vorlagen der Arbeitsverträge sollten hinsichtlich der Informationspflicht gegenüber der Mitarbeiter 5. Termine Fälligkeitsdatum (Due Date) für das nächste Audit Vereinbarter Termin für das nächsten Audit Klaus Huber / Ralf Biegalla Datum Lead Auditor / Auditor(en) Rev Seite 7/10

8 Anne Punkt Kontet der Organisation und interessierte Parteien Auditergebnis Die Organisation hat die für sie relevanten internen und eternen Themen bestimmt, die die folgenden Themenbereiche betreffen Eterne Themen Interessenwahrnehmung der Endkunden und Partner Einhaltung der Vorschriften und Zulassungen Banken Interne Themen flache Hierarchie wirtschaftliche Unabhängigkeit Stärkung des Images unseres Unternehmens Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter hohe Qualitätsstandards Zu folgenden interessierten Parteien wurden deren Anforderungen an die Organisation bestimmt. Beispiele für solche bestimmte Parteien sind: Belegschaft è Sicherung des Arbeitsplatzes; Aufrechterhaltung der Arbeitsumgebung Kunden è Qualitätsanspruch; günstige Preise; Langfristige Zusammenarbeit Lieferanten è stabile Liefermöglichkeiten, klare Vorgaben Politik / Ziele Die Geschäftsführung hat ihre Q-Politik für verbindlich erklärt und implementiert. Die Q-Politik ist angemessen und bildet einen Rahmen für die jeweiligen Q-Ziele. Sie verpflichtet alle Mitarbeiter zur ständigen Verbesserung des QM-Systems. Die wesentlichen Qualitätsziele sind: Eigenkapitalquote Hec D > 50%; Hec CH > 70% Umstellung auf Umsetzung der DSGVO Vereinheitlichung der Zulassungen P2; P3; P4 Prozesslenkung inklusive ausgelagerte Prozesse Die vorhandenen Prozesse im Unternehmen wurden erkannt und festgelegt. Deren Abfolge und Wechselwirkungen sind dargestellt, sie werden entsprechend gelenkt. Die Prozesse werden mittels festgelegter Kennzahlen regelmäßig bewertet. Die bedeutsamen Prozesse zur Produktrealisierung sind: Entwicklung Vertrieb/ Marketing Beschaffung Montage, Herstellung Folgende Prozesse wurden ausgelagert: Pulverbeschichtung Bestückung Ein Teil der Entwicklungsprozesse wird an den Standort Polen übertragen. Der Standort ist in das QM- System integriert. Rev Seite 8/10

9 Punkt Auditergebnis Risikobasiertes Denken Die Lenkung und Überprüfung dieser Prozesse erfolgt angemessen. Die Anforderungen zum risikobasierten Denken werden in der Organisation wie folgt umgesetzt: Risikobasiertes Denken wurde für die folgenden Prozesse angewendet: In der Tabelle Interessierte Parteien SWOT Analyse Risiken und Chancenbetrachtung für jeden Prozess Beispiele für Risiken und Chancen der Prozesse sind: Qualitätsmanagement è Reklamationen und Auswertungen können nicht bearbeitet werden Beispiele für Maßnahmen, mit denen auf identifizierte Risiken reagiert wurde, sind: Maßnahmen: laufende Kapazitätsplanung zur Reklamationsbearbeitung Kundenspezifische und andere Anforderungen Beispiele für Risiken und Chancen in Bezug auf den Kontet der Organisation sind: Belegschaft: Krankheitsquote; Fluktuation Kunden : Aufgrund Preisdruck Verlust von Aufträgen; Aufgrund von Lieferzeiten Verlust von Aufträgen In Bezug auf das risikobasierte Denken werden folgende Werkzeuge verwendet: Risikoanalyse SWOT Analyse Kundenanforderungen bzw. Anfragen, sowohl dokumentierte, vorausgesetzte als auch gesetzliche und behördliche Anforderungen, werden im Rahmen einer Herstellund Machbarkeitsprüfung im Team analysiert und bewertet. Angebote werden erstellt und freigegeben. Die Übereinstimmung zwischen Angebot und Auftrag wird durch den Angebotsersteller geprüft und durch eine Auftragsbestätigung dokumentiert. Die gleichen Regelungen gelten für Änderungen. Folgende Prozessanforderungen haben eine wesentliche Auswirkung auf die Produkt- oder Dienstleistungsqualität: Funktionsprüfung Maßprüfung Die wichtigsten gesetzlichen, behördlichen und Kundenanforderungen sind: HGB, BGB ATEX DIN EN Kundenzufriedenheit und Beschwerden Internes Audit und Management Review Die Verfahren zum Umgang mit Informationen, Datenanalysen, Verbesserungsmaßnahmen und Reaktion auf Kundenäußerungen sind festgelegt und wirksam. Die Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Wirksamkeit des MS wird anhand jährlich geplanter Systemaudits gemessen. Diese Audits werden im Unternehmen zuverlässig durchgeführt. Die festgestellten internen Abweichungen wurden bis zum hier dokumentierten Audit behoben. Die Unternehmensleitung bewertet das Qualitätsmanagementsystem regelmäßig und anforderungsgerecht, um seine fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirk- Rev Seite 9/10

10 Punkt Nutzung von Zertifikat und Logo Auditergebnis samkeit sicherzustellen. Das Managementreview vom wurde anforderungsgerecht und effektiv durchgeführt. Die Nutzung von Logo und Zertifikat (z.b. auf Visitenkarten, Unternehmensbroschüren, Internetseiten, etc.) erfolgt anforderungsgerecht. Kapitel der Norm Bewertung * Nr. der Abweichung Kapitel der Norm Bewertung * Nr. der Abweichung 1 2 Kapitel der Norm Bewertung * Nr. der Abweichung Bewertung: 1 = erfüllt 2 = nicht auditiert in diesem Audit 3 = nicht erfüllt / Abweichung (siehe Abweichungsbericht) 4 = nicht zutreffend Rev Seite 10/10