TÜVRheinland. Genau. Richtig. Bericht zum Audit gemäß ISO 9001:2008

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1 Jk TÜVRheinland Bericht zum Audit gemäß ISO 9001:2008 für das Unternehmen Aarauerstraße 69 CH Brugg

2 ^ TÜVRheinlancT Inhaltsverzeichnis 1 Auditergebnis 3 2 Geltungsbereich Unternehmensbeschreibung Geltungsbereich der Zertifizierung 4 3 Änderungen im Management System / Prüfung der Vertragsgrundlage Feststellungen Positive Feststellungen und Hinweise zur Verbesserung 5 5 Termine 6 Rev. 0.1 ( ) Seite 2/9

3 Lead Auditor Auditoren Managementsystembeauftragter Auditdatum Huber Klaus Biegalla Ralf Herr Otteny Auditergebnis Die Funktionalität des Managementsystems wurde durch ein angemessen ausgewähltes Auditorenteam vor Ort im Unternehmen stichprobenartig überprüft. Dies gilt insbesondere für die Konformität der Arbeitsabläufe mit den Normforderungen und den Beschreibungen in der Managementsystemdokumentation. Ebenso wurden die Besonderheiten der unternehmerischen Tätigkeiten und die zutreffenden Forderungen von Gesetzen und behördlichen Vorschriften und anderer übergeordneter Dokumente berücksichtigt. Dies geschah stichprobenhaft u.a. durch Befragungen und Einsichtnahme in die entsprechenden Unterlagen. Auditfeststellungen und Hinweise zur Verbesserung sind in den Kapiteln 4 dieses Berichts beschrieben. H H Im aktuellen Audit wurden keine Abweichungen festgestellt. Die Organisation hat ein effektives System zur Erfüllung ihrer Politik und Ziele aufgebaut und umgesetzt. Gemäß der Auditziele bestätigt das Auditteam, dass das Managementsystem der Organisation die Anforderungen der Norm(en) erfüllt und angemessen aufrechterhalten sowie umgesetzt wird. Das Auditteam empfiehlt daher. Die Erteilung der neuen Zertifikate. H Die Aufrechterhaltung der bestehenden Zertifizierung. Die Aufnahme der Änderungen (s. Kap. 3) in den Geltungsbereich der bestehenden Zertifizierung. Die Aufrechterhaltung oder Erteilung der Zertifikate erst nach erfolgreichem Abschluss des Nachaudits. Rev. 0.1 ( ) Seite 3/9

4 2 Geltungsbereich 2.1 Unternehmensbeschreibung Der Ursprung des Unternehmens war 1928 die Fa. Kienzle mit den Produkten Taxameter und Tachographen übernimmt die Hectronic AG die Bereiche Tanken und Parken und dazu wird die in gegründet. Die Produkte im Bereich Tanken umfassen Betriebs-, Flotten- oder öffentliche Tankstellen. Zum Bereich Parken gehören Produkte zur Parkraumbewirtschaftung wie z.b. Parkscheinautomaten. Zu den Kunden von Hectronic gehören Städte und Gemeinden, private Betreiber von Parkräumen und Tankstellen wie z.b. Fuhrunternehmen, Speditionen, öffentlicher Personenverkehr usw. 2.2 Geltungsbereich der Zertifizierung Geltungsbereich der Zertifizierung: (für jeden Standard) Normkapitel, die bei ISO 9001 ausgeschlossen werden: Begründung der Ausschlüsse: Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von n keine keine Die unternehmensweite Durchführung der internen Audits wurde mit positivem Ergebnis geprüft. Der oberste Managementsystembeauftragte hat ein entsprechendes Zugriffsrecht auf die verbundenen Unternehmen. Zum Zertifikatsumfang gehörende e und deren Geltungsbereiche: Nr. (ZN- Zusatz) e, die durch die Zertifizierung abgedeckt werden Name / Adresse des s Geltungsbereich und Prozesse Anzahl Mitarbeiter Auditiert 001 Hectronic AG 22 Aarauerstraße 69 CH Brugg Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Tankund Parksystemen X 002 Almendstraße Entwicklung und Herstellung von n X D Hectronic France Sari 5, boulevard de Créteil F Saint Maur des Fossés 16 Vertrieb und Service von n Rev. 0.1 ( ) Seite 4/9

5 004 HECTRONIC POLSKA Spöfka z o.o. ul. Bör 164 PL Czçstochowa 25 Entwicklung und Vertrieb von n X Blumeggerstraße 9 D Wutach- Ewattingen Lager- und Logistik sowie Schulungscenter für Kunden- sowie Mitarbeiterschulungen 006 NL Vertrieb Almendstraße 15 2 Marketing und Vertrieb von n D Änderungen im Management System / Prüfung der Vertragsgrundlage Seit dem letzten Audit wurden folgende Veränderungen am Managementsystem sowie der Managementsystemdokumentation durchgeführt. Die wesentlichen Veränderungen sind: Es wurde ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Die Implementierung dieser Veränderungen in das bestehende Managementsystem und die Managementsystemdokumentation wurde im Rahmen des Audits überprüft. 4 Feststellungen Die Auditfeststellungen gemäß der auditierten Standards sind in Anlagen zu diesem Bericht (s. Annex) aufgeführt. Alle Informationen, die während des Audits gewonnen wurden, werden durch das Auditteam einschließlich der Zertifizierungsstelle streng vertraulich behandelt. Im Hinblick auf den Stichprobencharakter des Audits ist darauf hinzuweisen, dass Schwachstellen und Abweichungen vorhanden sein können, die beim Audit nicht festgestellt wurden. 4.1 Positive Feststellungen und Hinweise zur Verbesserung Nr. Bereich/Abteilung/ Positive Feststellungen 1 Entwicklung / Es wurde zur Entwicklung die SCRUM- Methode eingeführt. Serum ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements und ist insbesondere ein Vorgehensmodell zur agilen Softwareentwicklung. 2 Personal / Für die Mitarbeiterbeurteilung wurde ein neues Formular eingeführt. Rev. 0.1 ( ) Seite 5/9

6 TÜVRheinland 3 Auftragsdispo / Brugg Für die Serviceaufträge wurde ein Disop- Tool eingeführt. Dabei werden Serviceaufträge im BackOffice erfasst und elektronisch an den jeweiligen Techniker übermittelt. Nach Abschluss der Maßnahmen werden die Aufträge ggf. vom Kunden auf dem Tablet unterschrieben und zur Archivierung bzw. Rechnungsstellung an das BackOffice zurück gemeldet. 4 Kundenzufriedenheit / Polen Die telefonische Kundenbefragung wurde ausgewertet und gezielt Maßnahmen daraus abgeleitet. 5 Schulung / Polen In einer Übersicht werden die Fälligkeiten von Schulungen / Unterweisungen überwacht. 6 Entwicklung / Polen Zur gemeinsamen Abwicklung der Entwicklung bzw. Projekte werden Tools wie z.b. Jira, Confluence eingesetzt. Dabei werden die Daten zentral in hinterlegt und können auch von Polen genutzt werden. Die nachstehenden Empfehlungen und Hinweise der Auditoren sollen zur kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems beitragen. : Nr. Bereich/Abteilung/ 1 Q- Politik Kapitel Managementbewertung Kapitel Produktion Kapitel Einkauf Kapitel Einkauf Kapitel 7.4 Empfehlungen und Hinweise zur Verbesserung Die Aushänge der Q- Politik in den Schulungs- Besprechungsräumen sollten durchgängig erneuert werden. Im Hinblick auf die ISO 9001:2015 könnte die Gliederung der Managementbewertung gemäß Kapitel 9.3 gestaltet werden. Im Gerätepass sollte bei der Freigabe das Wort Unterschrift" entfernt werden oder der Gerätepass ausgedruckt unterzeichnet werden. Auch sollte das Bemerkungsfeld vor die Freigabe gestellt werden. In den Bestelltexten für vorgeprüfte Bauelemente (Platinen für ATEX-Bauteile) sollte gemäß der DIN EN ISO/IEC Punkt B6 die Konformitätserklärung nach ISO/IEC vom Lieferanten zeitnah angefordert werden. Die VA S1.1 sollte entsprechend angepasst werden. In der VA S1.5 Bauteilabkündigungen sollte bei Ex-Relevanten Bauteilen auch der Zulassungsbeauftrage involviert werden. Brugg: Nr. Bereich/Abteilung/ 1 Ziele Kapitel 5.4 Empfehlungen und Hinweise zur Verbesserung Bei der Zielformulierung sollte deutlicher zwischen Ziel und Maßnahme unterscheiden werden. Es sollte auch überprüft werden ob Strategie- Papier und Unternehmensziele zusammengefasst werden kann. Niederlassung Polen: Rev. 0.1 ( ) Seite 6/9

7 Nr. 1 Ziele Bereich/Abtei i u ng/ Kapitel 5.4 Empfehlungen und Hinweise zur Verbesserung Bei der Zielformulierung sollte deutlicher zwischen Ziel und Maßnahme unterscheiden werden. 5 Termine Fälligkeitsdatum (Due Date) für das nächste Audit Vereinbarter Termin für das nächsten Audit bis gez. Klaus Huber Datum Lead Auditor/Auditor(en) Rev. 0.1 ( ) Seite 7/9

8 Annex ISO 9001 Punkt Politik/Ziele Auditergebnis Die Geschäftsführung hat ihre Q-Politik für verbindlich erklärt und implementiert. Die Q-Politik ist angemessen und bildet einen Rahmen für die jeweiligen Q-Ziele. Sie verpflichtet alle Mitarbeiter zur ständigen Verbesserung des QM-Systems. Die wesentlichen Qualitätsziele sind: Brugg: Optimierung Support Parken und Tanken Konsolidierung des Vertriebes Parken : Reklamationskosten reduzieren Finanzziele (Eigenkapitalquote, Lagerumschlag, Debitorenzahlungsziel) Kundenzufriedenheit Polen: Gewinnung mind. 1 öffentliche Ausschreibung Im Bereich private Tankstellen mind. 10 neue Kunden Mindestens ein neuer Wartungsvertrag im Jahr Prozesslenkung inklusive ausgelagerte Prozesse Die vorhandenen Prozesse im Unternehmen wurden erkannt und festgelegt. Deren Abfolge und Wechselwirkungen sind dargestellt, sie werden entsprechend gelenkt. Die Prozesse werden mittels festgelegter Kennzahlen regelmäßig bewertet. Die bedeutsamen Prozesse zur Produktrealisierung sind: Entwicklung Vertrieb/ Marketing Beschaffung Montage, Herstellung Folgende Prozesse wurden ausgelagert: Pulverbeschichtung Bestückung Ein Teil der Entwicklungsprozesse wird an den Polen übertragen. Der ist in das QM- System integriert. Die Lenkung und Überprüfung dieser Prozesse erfolgt angemessen. Kundenspezifische und andere Anforderungen Kundenanforderungen, bzw. Anfragen, sowohl dokumentierte, vorausgesetzte als auch gesetzliche und behördliche Anforderungen, werden im Rahmen einer Herstellund Machbarkeitsprüfung im Team analysiert und bewertet. Angebote werden durch den Vertrieb erstellt und freigegeben. Die Übereinstimmung zwischen Angebot und Auftrag wird durch den Angebotsersteller durchgeführt, und durch eine Auftragsbestätigung dokumentiert Die gleichen Regelungen gelten für Änderungen Folgende Prozessanforderungen haben eine wesentliche Auswirkung auf die Pro- Rev. 0.1 ( ) Seite 8/9

9 Punkt Auditergebnis duktqualität: Funktionsprüfung Maßprüfung Die wichtigsten gesetzlichen, behördlichen und Kundenanforderungen sind: e HGB, BGB. ATEX DIN EN Kundenzufriedenheit und Beschwerden Internes Audit und Management Review Nutzung von Zertifikat und Logo Die Verfahren zum Umgang mit Informationen, Datenanalysen, Verbesserungsmaßnahmen und Reaktion auf Kundenäußerungen sind festgelegt und wirksam. Die Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Wirksamkeit des MS wird anhand jährlich geplanter Systemaudits gemessen. Diese Audits werden im Unternehmen zuverlässig durchgeführt. Die festgestellten internen Abweichungen wurden bis zum hier dokumentierten Audit behoben. Die Unternehmensleitung bewertet das Qualitätsmanagementsystem regelmäßig und anforderungsgerecht, um seine fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Das Managementreview vom Mai 2016 wurde anforderungsgerecht und effektiv durchgeführt. Die Nutzung von Logo und Zertifikat (z.b. auf Visitenkarten, Unternehmensbroschüren, Internetseiten, etc.) erfolgt anforderungsgerecht. Normforderung Bewertung * Nr. der Abweichung Normforderung Bewertung * Nr. der Abweichung * Bewertung: 1 = erfüllt 2 = erfüllt mit Verbesserungspotenzial 3 = nicht erfüllt/abweichung (siehe Abweichungsbericht) 4 = nicht zutreffend 5 = in diesem Audit nicht auditiert Rev. 0.1 ( ) Seite 9/9