Qualitätsmanagement in der Arztpraxis Die Richtlinien und damit Ihr QM-"Fahrplan" für die nächsten Jahre sind da!

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1 Qualitätsmanagement in der Arztpraxis Die Richtlinien und damit Ihr QM-"Fahrplan" für die nächsten Jahre sind da! Kurzinfo Was ist Pflicht, was ist Kür? Welche Zeitvorgaben für die QM-Einführung gibt es? Evaluation der QM-Einführung durch die KVen - was wird wann verlangt? Hier finden Sie die Antworten! Qualitätsmanagement in der Arztpraxis - Die Richtlinie ist da! Qualitätsmanagementsysteme sind in allen Arztpraxen seit Pflicht. Grundlage ist die Neufassung das Sozialgesetzes (SGB V, 135a [ 2 ]) nach dem Gesundheitsmodernisierungsgesetz GMG. Damit sind Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten verpflichtet, ein internes Qualitätsmanagement in ihrer Praxis einzuführen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Bis wann genau und in welchem Umfang ein internes Qualitätsmanagementsystem in der Praxis umgesetzt sein muss und welche grundsätzlichen Kriterien erfüllt werden sollen, war bis jetzt unklar, da nach 91 Abs.5 des SGB V dafür der Gemeinsame Bundesausschuss Ärzte und Krankenkassen Richtlinien erstellt. Diese "Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement für die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten und medizinischen Versorgungszentren" wurde am 18.Oktober 2005 beschlossen. Die formelle Bestätigung des Gesundheitsministeriums muss bis Mitte Dezember erfolgen, dann tritt die Richtlinie endgültig in Kraft. Damit Sie für das neue Jahr planen können, geben wir Ihnen in unserem Mediserv-Newsletter alle wichtigen Informationen: Das Wichtigste zuerst: Die Richtlinie sieht vor, dass Innerhalb von 5 Jahren in allen Praxen QM eingeführt und danach kontinuierlich weiterentwickelt wird. QM-Kommissionen bei den Kassenärztlichen Vereinigungen den Stand der Einführung begleiten und evaluieren Sanktionen in den nächsten 5 Jahren nicht stattfinden. Eine Zertifizierung vorerst nicht verpflichtend ist. Seite 1

2 Folgende Ziele des Qualitätsmanagements wurden definiert: 1. Die kontinuierliche Sicherung und Verbesserung der Qualität der medizinischen und psychotherapeutischen Versorgung 2. Eine systematische Patientenorientierung 3. Die Erhöhung der Arbeitszufriedenheit der Praxisleitung- und Mitarbeiter 4. Erkennung von Risiken und Vermeidung von Problemen durch die Identifikation relevanter Abläufe, deren systematische Darlegung und dadurch hergestellte Transparenz 5. Objektivierung und Messung von Ergebnissen der medizinischen und psychotherapeutischen Versorgung 6. Einbeziehung aller an der Versorgung Beteiligten 7. Strukturierte Kooperation an den Nahtstellen der Versorgung Damit werden die Schwerpunkte des Qualitätsmanagementes auf die messbare Ergebnisqualität, die verbesserte Kommunikation unter den Leistungsanbietern und die Zufriedenheit der Praxismitarbeiter(innen) gelegt. Eine schwierige Gratwanderung, kostet die Einführung von QM doch erst einmal Zeit, Geld und Nerven. Damit die Ziele tatsächlich erreicht werden, ist ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Um keinem der auf dem Markt befindlichen QM-Systeme den Vorzug zu geben, wurden deshalb Grundelemente und Instrumente definiert. Beruhigend für alle, die bereits mit der Einführung von QM angefangen haben ist die Tatsache, dass diese Grundelemente und Instrumente in allen auf dem Markt befindlichen arztspezifischen QM-Systemen enthalten sind. Sowohl QEP (das KBV-System), als auch EPA, KTQ und andere Systeme enthalten die wesentlichen Bausteine. Sollten Sie mit einem anderen System arbeiten, können Sie anhand unserer Checklisten überprüfen, ob Sie alle notwendigen Elemente integriert haben. Ausgangspunkt für die QM-Einführung ist entsprechend dem Deming-Zyklus die Selbstbewertung des IST-Zustandes der Praxis. Nach der Identifikation von Bereichen, die von einer Weiterentwicklung profitieren können, und der Identifikation von Zielen, die mit der Weiterentwicklung erreicht werden sollen, können Sie diejenigen Grundelemente und Instrumente auswählen, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen wollen. Seite 2

3 Die Grundelemente ( 3 der Richtlinie) 1) im Bereich "Patientenversorgung" a) Ausrichtung der Versorgung an fachlichen Standards und Leitlinien entsprechend dem jeweiligen Stand der wissenschaftlichen Erkenntnisse b) Patientenorientierung, Patientensicherheit, Patientenmitwirkung, Patienteninformation und beratung c) Strukturierung von Behandlungsabläufen 2) im Bereich "Praxisführung / Mitarbeiter / Organisation" a) Regelung von Verantwortlichkeiten b) Mitarbeiterorientierung (z.b. Arbeitsschutz, Fort- und Weiterbildung) c) Praxismanagement (z.b. Terminplanung, Datenschutz, Hygiene, Fluchtplan) d) Gestaltung von Kommunikationsprozessen (intern/extern) und Informationsmanagement e) Kooperation und Management der Nahtstellen der Versorgung f) Integration bestehender Qualitätssicherungsmaßnahmen in das interne Qualitätsmanagement Zur Umsetzung werden in der Richtlinie folgende Instrumente empfohlen ( 4): a) Festlegung von konkreten Qualitätszielen für die einzelne Praxis, Ergreifen von Umsetzungsmaßnahmen, systematische Überprüfung der Zielerreichung und erforderlichenfalls Anpassung der Maßnahmen b) Regelmäßige, strukturierte Teambesprechungen c) Prozess- und Ablaufbeschreibungen, Durchführungsanleitungen d) Patientenbefragungen, nach Möglichkeit mit validierten Instrumenten e) Beschwerdemanagement f) Organigramm, Checklisten g) Erkennen und Nutzen von Fehlern und Beinahefehlern zur Einleitung von Verbesserungsprozessen h) Notfallmanagement i) Dokumentation der Behandlungsverläufe und der Beratung j) Qualitätsbezogene Dokumentation Je nach Größe und Ausrichtung der Praxis ist die Sinnhaftigkeit und Machbarkeit der einzelnen Grundelemente und Instrumente zu prüfen. Damit trägt die Richtlinie dem gesetzgeberischen Gebot Rechnung, dass das Qualitätsmanagement an di Besonderheiten der jeweiligen ambulanten Einrichtung anzupassen ist. Seite 3

4 Der konkrete Zeitplan Für alle Vertragsärzte gilt es, innerhalb von 4 Jahren ein QM-System vollständig einzuführen und danach (das letzte, 5.Jahr der Gültigkeit dieser Richtlinie) weiterzuentwickeln. Diese Frist gilt auch für sich neu niederlassende Kollegen, die 4 Jahre nach der Niederlassung ein QM-System eingeführt haben sollen. Diese ersten 4 Jahre gliedern sich in 2 Phasen: 1.Phase: Planung Diese Phase entspricht dem "Plan" aus dem PDCA-Zyklus. Innerhalb von 2 Jahren sollten Sie an einem Einführungskurs für QM teilnehmen (Ihre zuständige KV oder Ihr Berufsverband sind die richtigen Ansprechpartner), eine Selbstbewertung der Praxis vornehmen (dies ist zum Beispiel anhand der Selbstbewertungscheckliste des QEP-Systems leicht möglich) sowie konkrete Ziele für Verbesserungsmaßnahmen festlegen. Ebenfalls in diese Phase gehört die Durchführung einer ersten Patientenbefragung. Für Praxen, in denen mehrere Vertragsärzte tätig sind, ist ein QMverantwortlicher Arzt zu benennen. Die Benennung einer QM-verantwortlichen nichtärztlichen Praxismitarbeiterin ist hingegen nicht verpflichtend, wird aber bei mehr als drei vollzeitbeschäftigen nichtärztlichen Mitarbeiter(innen) empfohlen. Generell hat es sich bewährt, bereits zum QM-Einführungskurs als "Tandem" Arzt und Mitarbeiterin u erscheinen, da die Umsetzung durch eine Person sehr schwierig ist (Ausnahme Kleinstpraxen und Psychotherapeutische Praxen). 2.Phase: Umsetzung Diese Phase entspricht dem "Do" aus dem PDCA-Zyklus. Innerhalb von 2 weiteren Jahren sollen auf der Grundlage der Analysen und Planungen aus der Phase 1 konkrete Umsetzungsmaßnahmen ergriffen werden. Dabei müssen alle Grundelemente und Instrumente (siehe oben) eingeführt werden. Die Richtlinie spricht von einer schrittweisen Einführung in frei gewählter Reihenfolge der Instrumente. 3.Phase: Überprüfung Diese Phase entspricht dem "Check" aus dem PDCA-Zyklus. Innerhalb eines weiteren Jahres (5.Jahr der Gültigkeit der Richtlinie) soll eine erneute Selbstbewertung der Praxis Rückschlüsse auf den Stand der QM-Zielerreichung geben. Sie ist die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des QM- Systems in der jeweiligen Praxis. Eine solche Selbstbewertung soll in Zukunft in allen Praxen jährlich stattfinden und die Phase der fortlaufenden Weiterentwicklung ( "Act" aus dem PDCA-Zyklus) begleiten. Seite 4

5 Wie wird evaluiert (=kontrolliert)? Die Kassenärztlichen Vereinigungen werden verpflichtet, bis spätestens Anfang 2007 Qualitätsmanagement-Kommissionen mit drei kompetenten Mitgliedern einzurichten. Diese Kommissionen haben zwei Aufgaben: Stichprobenprüfungen von 2,5% aller Praxen jährlich, bei der die jeweilige Praxis den Stand der Einführung bzw. Umsetzung von QM darlegen muss. Beratende Funktion für den Fall, dass der Entwicklungsstand des Qualitätsmanagements in der jeweiligen Praxis nicht den Anforderungen der Richtlinie genügt (der erhobene Zeigefinger ist vorerst die einzige Sanktion). Mitglied in dieser Kommission soll interessanterweise außerdem ein Krankenkassen-Vertreter werden. Die Kommission muss jährlich dem Bundesausschuss über den Grad der Richtlinien-Erfüllung schriftlich berichten. Was ist jetzt tun? Checkliste und Zeitplan für alle QM-Anfänger für das Jahr 2006 Für die folgenden 5 Punkte können Sie sofort verteilt auf das ganze Jahr Termine festlegen. Berücksichtigen Sie dabei Grippe-, Urlaubs- und andere Stresszeiten sowie weitere evt. anstehende Projekte (EDV-Umstellung u.a.) Einführen von regelmäßigen Teambesprechungen (Thema 1: QM- Richtlinie; Thema 2: Zeitplan usw.) Benennung von QM-Verantwortlichen Information über verschiedene QM-Systeme (bei Kollegen, KV, Qualitätszirkel, Berufsverband) Teilnahme an einer QM-Einführungsveranstaltung Auswertung und Maßnahmenplanung in der Teambesprechunng Checkliste und Zeitplan für alle QM-Fortgeschrittenen für das Jahr 2006 Für die folgenden 4 Punkte können Sie sofort verteilt auf das ganze Jahr Termine festlegen. Abgleich der Richtlinien-Anforderungen mit dem eigenen QM-System Stand der Umsetzung der Anforderungen (In welcher Phase sind wir jetzt?) Gegebenenfalls ergänzende Einführung weiterer Grundelemente und Instrumente (siehe oben) Individueller Zeitplan für die weitere Einführung bzw. Umsetzung, Festlegung von Zielen und Selbstbewertungstermin Viel Erfolg bei der Umsetzung! Seite 5