Beschreibung zur Sage HR Suite Plus

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1 Beschreibung zur Sage HR Suite Plus Impressum Sage GmbH Franklinstraße D Frankfurt am Main Copyright 2018 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhalt 1 ARBEITNEHMER PLUS ALLGEMEINES SPEICHERKONZEPT MENÜFÜHRUNG UND GESTALTUNG DER MASKEN BESCHREIBUNG DER MASKEN UND FELDER ANGABEN ZUR PERSON: PERSÖNLICHES ABRECHNUNGSDATEN: GRUNDDATEN 5 2 NEUE PROJEKTZEITERFASSUNG FUNKTIONSUMFANG PROJEKTZEITERFASSUNG - SICHT PROJEKTMITARBEITER PROJEKTZEITERFASSUNG - SICHT PROJEKTLEITER DASHBOARD EINSTELLUNGEN UND ROLLEN ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN KONFIGURATION DER ROLLEN SICHT PROJEKTLEITER UND SACHBEARBEITER ZUGRIFF AUF PROJEKTE BEISPIELE FÜR ROLLENDEFINITIONEN ZUSÄTZLICHE OPTIONEN RÜCKWIRKENDE ERFASSUNGEN BEGRENZEN PLAUSIBILISIERUNG DER VERTEILUNG DER ARBEITSZEIT PROJEKTDATEN VORBELEGEN PROJEKTZEITERFASSUNG ALS STARTSEITE FESTLEGEN ERFASSUNG PROJEKTZEITEN IN HALBEN & GANZEN TAGEN ERFASSUNG VON PAUSEN ZULASSEN PERIODENFREIGABE-LEVEL KENNZEICHNUNG DER WOCHENENDEN UND FEIERTAGE PROJEKTZEITERFASSUNG - SICHT "MEINE DATEN" FÜR DEN PROJEKTMITARBEITER ERFASSUNG VON PROJEKTZEITEN ERFASSUNG VON PAUSEN VERRECHNUNG DER PAUSEN ERFASSUNG VON BEMERKUNGEN ERFASSUNG PROJEKTZEITEN FÜR MEHRERE TAGE PROJEKTZEITEN KORRIGIEREN PROJEKTZEITEN LÖSCHEN EINE PERIODE FREIGEBEN (PERIODE ABSCHLIEßEN) ZUSATZEINGABEN TÄTIGKEITSBERICHT PROJEKTZEITERFASSUNG - SICHT "ERFASSUNG" FÜR DEN PROJEKTLEITER / PROJEKTSACHBEARBEITER ERFASSUNG VON PROJEKTZEITEN FÜR ANDERE MITARBEITER PROJEKTZEITEN GENEHMIGEN EINE PERIODE FÜR EIN PROJEKT FREIGEBEN (PERIODE ABSCHLIEßEN) LISTENANSICHT HINTERLEGUNG EINES STAMMPROJEKTS AM MITARBEITER BUCHUNG FEHLENDER PROJEKTZEITEN AUF DAS STAMMPROJEKT ODER STAMMKOSTENSTELLE GENEHMIGUNG UND FREIGABE VON PROJEKTZEITEN 12 3 ABRECHNUNGSAUTOMATISIERUNG ZEITGESTEUERTE ABARBEITUNG KONTINUIERLICHE PRÜFUNGEN STANDARDISIERUNG DER ABRECHNUNGSPROZESSE 13 2 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS

3 Beschreibung zur Sage HR Suite Plus Die einzuräumenden Nutzungsrechte an der in diesem Update enthaltenen Software sind zeitlich auf den Zeitraum des Bestehens eines Softwarewartungsvertrags beschränkt. Im Übrigen entsprechen sie den Nutzungsrechten an der Software Sage HR Suite. 1 Arbeitnehmer Plus 1.1 Allgemeines Im Rahmen der Sage HR Suite Plus steht Ihnen der neue Arbeitnehmer Plus zur Verfügung. Dieser wurde durch die Einbindung von Kunden in den Entwicklungsprozess neu konzipiert. Der Arbeitnehmer Plus stellt den ersten Schritt zur Accessablöse, hin zu neuen Technologien dar. Hierdurch ist die Umsetzung einer deutlich intuitiveren Nutzerführung und eines modernen Aussehens (Look & Feel) möglich. Um den Einstieg zu erleichtern, steht vorerst parallel zum neuen Arbeitnehmer der bislang bekannte Arbeitnehmer zur Bearbeitung zur Verfügung. Eine parallele Datenpflege im alten und neuen Arbeitnehmer ist nicht erforderlich, da beide dieselbe Datenbank nutzen. Es ist somit egal, in welchem Bereich Daten erfasst werden. Auf Basis dessen beinhaltet der Arbeitnehmer Plus der Sage HR Suite Plus die im Folgenden vorgestellten neuen Konzepte. 1.2 Speicherkonzept Die Kontrolle der erfassten Daten obliegt dem Nutzer der Daten. Aus diesem Grund wurde das automatische Speichern bei Registerwechsel durch aktives Speichern via Schaltfläche ersetzt. Hierdurch ist es nun möglich, Dateneingaben zu bestätigen oder bei Bedarf zu verwerfen. 1.3 Menüführung und Gestaltung der Masken Die Menüführung wurde auf die gängige Menüführung, z.b. von Windows Programmen, angepasst. Sobald alle Masken in den neuen Arbeitnehmer überführt sind, entfallen die rechten Seiten des bisherigen Menüs. Thematisch zusammengehörige Felder waren bisher auf verschiedene Register und Seiten verteilt. Zur Vereinfachung der Nutzung wurden nun Themenbereiche auf einer Maske gebündelt und hierdurch die Abarbeitung deutlich vereinfacht. Für einen besseren Überblick über alle Informationen, wird nun der gesamte Bildschirm genutzt. Ungenutzte Weißflächen entfallen. BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS 3

4 Zur Vermeidung von Fehleingaben wurde die Nutzerführung durch fallabhängiges Ein- und Ausblenden von Feldern stark vereinfacht. Es werden nun ausschließlich die Felder angezeigt, welche in der erfassten Konstellation plausibel und möglich sind. Fehler und Warnungen werden direkt bei der Erfassung an den jeweils betroffenen Feldern angezeigt. Dies erleichtert die Datenerfassung und -pflege enorm. Meldungen erscheinen somit nicht mehr gebündelt am Ende der Erfassung beim Speichern der Daten, sondern können bei der Eingabe, so zu sagen, im Arbeitsfluss behoben werden. 1.4 Beschreibung der Masken und Felder Angaben zur Person: Persönliches In der Maske <Persönliches> werden Daten gepflegt, die beispielsweise bei der Einstellung eines Beschäftigten im Mitarbeiterfragebogen erhoben werden. Es sind Daten, die dem Arbeitnehmer in der Regel selbst bekannt sind und die sich selten oder nie ändern. Gegenüber der bisherigen Datenerfassung sind folgende Besonderheiten zu beachten: Vor der Erfassung der Versicherungsnummer ist der Schalter Versicherungsnummer bekannt anzuklicken. Daraufhin wird das Feld für die Versicherungsnummer zum Befüllen freigegeben. Vor dem Erfassen der Bankverbindung ist die gewünschte Zahlart zu aktivieren: Inland: Erfassen Sie die IBAN im gleichnamigen Feld. Daraus werden Bank und Kontonummer automatisch abgeleitet. Anschließend können Zweck der Zahlung und der Empfänger erfasst werden. Bar: Es sind keine zusätzlichen Angaben erforderlich. Scheck: Es sind keine zusätzlichen Angaben erforderlich. Ausland: Hier kann entweder die IBAN der Auslandsbankverbindung oder BIC und Kontonummer bei Banken in Ländern außerhalb des SEPA-Raums erfasst werden. 4 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS

5 1.4.2 Abrechnungsdaten: Grunddaten In der Maske Grunddaten finden Sie die wichtigsten Einstellungen für die Entgeltabrechnung. Hierbei wurden Felder der bisherigen Seiten <ELSTAM>, <Tätigkeit> und <Kassen> in einem Formular zusammengefasst. Entscheiden Sie zunächst, ob eine Besteuerung nach Steuerklasse erfolgen soll oder nicht, indem Sie den entsprechenden Schalter auf ja oder nein setzen. Aufgrund dieser Einstellung werden Felder ein- oder ausgeblendet. Wählen Sie die Beschäftigungsart aus der Liste. Falls Ihnen bereits vor dem ELSTAM-Abruf die Lohnsteuerabzugsmerkmale bekannt sind, markieren Sie bitte den entsprechenden Schalter für die Steuerklasse und erfassen Sie die übrigen Daten. Falls Sie die Daten noch nicht kennen, werden diese mit dem ELSTAM-Abruf bereitgestellt. Für die Besteuerung ohne Steuerklasse wählen Sie bitte die entsprechnde Besteuerungsart (z.b. einheitliche Pauschsteuer aus der Liste. 2 Neue Projektzeiterfassung 2.1 Funktionsumfang Projektzeiterfassung - Sicht Projektmitarbeiter Folgende Funktionen stehen dem Anwender in der Sicht für den Mitarbeiter zur Verfügung Erfassung der Projektzeiten in Beginn/Ende oder Stunden Erfassung der Projektzeiten über mehrere Tage Erfassung von Pausen zu einer Projektzeit Vorbelegung der Projektdaten vom Vortag BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS 5

6 Historische Erfassung und Ablage der Bemerkungen Kennzeichnung der Tage mit fehlender Erfassung Anzeige und Plausibilisierung der verfügbaren Stunden Kalendarische Übersicht der erfassten Projektzeiten Kennzeichnung von Wochenenden und Feiertagen Anzeige der erfassten Abwesenheiten Freigeben der Zeiten innerhalb der Periode Projektzeiterfassung - Sicht Projektleiter Folgende Funktionen stehen dem Anwender in der Sicht für den Projektleiter zur Verfügung Erfassung und Korrektur der Projektzeiten in Beginn/Ende oder Stunden für die Mitarbeiter Übersicht der Projektzeiten in einer Liste Ein- und Ausblenden einzelner Spalten in der Liste Suchfunktion innerhalb der Liste Export der Liste nach Excel Bericht Anzahl Summe Stunden je Projekt und Mitarbeiter Periode für Projekte freigeben schnelle Projekt- und Mitarbeitersuche Anzeige Gesamtdauer der erfassten Projektzeiten gemäß Auswahl Dashboard Neue Projekte Tage bis zum nächsten Periodenabschluss Projekte ohne Freigabe im aktuellen Monat (Anzeige nur bei Verwendung der Periodenfreigabe) Anzeige Projektzeiten der Mitarbeiter aus Sicht des Teamleiters im aktuellen Monat (nicht Projektleiter) 2.2 Einstellungen und Rollen Allgemeine Einstellungen Die allgemeinen Einstellungen für die Projektzeiterfassung erfolgen unter Einstellungen Vorgaben Zeit Projekte. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung: Erfassungsvarianten (Dezimal / Uhrzeit) Zeitkonto für die verfügbare Arbeitszeit Zwingende Erfassung einer Bemerkung Verrechnung von erfassten Pausen mit den Projektzeiten Festlegung der Freigabe von Projektzeiten (Genehmigung oder Freigabe der Periode) 6 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS

7 2.2.2 Konfiguration der Rollen Die Konfiguration der Rollen erfolgt unter HR Portal Sicherheit im Administrator des HR Portals. Die Einstellungen sind unter Zeitmanagement Projektzeiten zu finden Sicht Projektleiter und Sachbearbeiter Zur Erfassung und Korrektur von Projektzeiten für andere Mitarbeiter muss der Zugriff für die "PowerUser" Sicht erlaubt sein Zugriff auf Projekte Bei dem Zugriff auf Projekte wird unterschieden, ob das Mitglied der Rolle dem Projekt zugeordnet ist, nicht zugeordnet ist und Projektleiter ist. Mitarbeiter Projekt zugeordnet Eigene Projektmitarbeiter (Daten meines Teams) Übrige Zugriff auf Projekte, bei dem das Mitglied der Rolle dem Projekt zugeordnet ist. Berechtigungen für die eigenen Projektzeiten in Projekten, in dem das Mitglied der Rolle zugeordnet ist. Berechtigungen für die Projektzeiten des Teams, in dem das Mitglied der Rolle zugeordnet ist. Berechtigungen für die Projektzeiten der Mitarbeiter die den Projekten nicht zugeordnet sind, in dem das Mitglied der Rolle zugeordnet ist. Mitarbeiter Projekt nicht zugeordnet Zugriff auf Projekte, bei dem das Mitglied der Rolle keine Zuordnung zum Projekt hat. Eigene Projektmitarbeiter (Daten meines Teams) Übrige Projektleiter *) Eigene Projektmitarbeiter (Daten meines Teams) Übrige Berechtigungen für die eigenen Projektzeiten in Projekten, in dem das Mitglied der Rolle nicht zugeordnet ist. Berechtigungen für die Projektzeiten des Teams in Projekten, in dem das Mitglied der Rolle nicht zugeordnet ist. Berechtigungen für die Projektzeiten der Mitarbeiter die den Projekten nicht zugeordnet sind, in dem das Mitglied der Rolle nicht zugeordnet ist. Zugriff auf Projekte, bei dem das Mitglied der Rolle Projektleiter ist. Berechtigungen für die eigenen Projektzeiten in Projekten, in dem das Mitglied der Rolle Projektleiter ist. Berechtigungen für die Projektzeiten des Teams in Projekten, in dem das Mitglied der Rolle Projektleiter ist. Berechtigungen für die Projektzeiten der Mitarbeiter die den Projekten nicht zugeordnet sind, in dem das Mitglied der Rolle Projektleiter ist. *) Die Festlegung des Projektleiters erfolgt am Projekt. BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS 7

8 Wichtiger Hinweis Wenn Sie die Projektzeiterfassung ohne die Zuordnung Mitarbeiter zum Projekt nutzen, dann setzen Sie bitte die Berechtigung bei Genehmigung auf Beispiele für Rollendefinitionen (1) Projektmitarbeiter ohne Projektzuordnung - Der Mitarbeiter darf für sich Zeiten auf alle Projekte erfassen, denen er nicht zugeordnet ist. (2) Projektmitarbeiter mit Projektzuordnung - Der Mitarbeiter darf für sich Zeiten auf alle Projekte erfassen, denen er zugeordnet ist. Zeiten müssen genehmigt werden. (3) Projektleiter - Der Projektleiter darf die Projektzeiten der Teammitglieder bearbeiten. Für Mitarbeiter, die den Projekten nicht zugeordnet sind, darf der Projektleiter Zeiten erfassen. Für Projekte, wo der Mitarbeiter zugeordnet ist und nicht die Rolle des Projektleiters einnimmt, darf er Zeiten für sich erfassen. Diese müssen aber genehmigt werden. Auf Projekte, denen er nicht zugeordnet ist, darf er keine Zeiten erfassen. 8 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS

9 (4) Projektsachbearbeiter - Der Projektsachbearbeiter darf für alle Mitarbeiter (mit & ohne Projektzuordnung) Zeiten erfassen und bearbeiten. Der Projektsachbearbeiter muss für sich keine Projektzeiten erfassen. 2.3 Zusätzliche Optionen Rückwirkende Erfassungen begrenzen Die Begrenzung rückwirkender Erfassung/Änderungen erfolgt unter Zeitmanagement "Zusätzliche Optionen Zeiterfassung". Hier gelten dieselben Einstellungen analog der Zeiterfassung Plausibilisierung der Verteilung der Arbeitszeit Die Einstellungen für die Plausibilisierung der Arbeitszeit erfolgt unter Zeitmanagement "Zusätzliche Optionen Projektzeiterfassung" Projektdaten vorbelegen Zur Vorbelegung der Projektdaten in der Erfassung muss die Option "die letzten Projektdaten des Mitarbeiters bei der Erfassung vorbelegen" unter Zeitmanagement "Zusätzliche Optionen Projektzeiterfassung" gesetzt sein Projektzeiterfassung als Startseite festlegen Die Festlegung der Projektzeiterfassung als Startseite erfolgt mit der Option "Projektzeiterfassung als Startseite festlegen" unter Zeitmanagement "Zusätzliche Optionen Projektzeiterfassung". BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS 9

10 2.3.5 Erfassung Projektzeiten in halben & ganzen Tagen Für die Erfassung der Projektzeiten in halben/ganzen Tagen in Abhängigkeit der verplanten Sollzeit muss die Option "Erfassung in halben/ganzen Tagen (abhängig verplanter Sollzeit)" unter Zeitmanagement "Zusätzliche Optionen Projektzeiterfassung" gesetzt sein Erfassung von Pausen zulassen Für die Erfassung von Pausen muss die Option "Erfassung von Pausen zulassen" unter Zeitmanagement "Zusätzliche Optionen Projektzeiterfassung" gesetzt sein. Die Behandlung der Verrechnung von Pausen mit den Projektzeiten erfolgt unter Einstellungen Vorgaben Zeit Projekte Periodenfreigabe-Level Wird die Freigabe der Projektzeiten für eine Periode verwendet, müssen hier die jeweiligen Level eingestellt werden. Notwendig ist das Level zum einen für die Freigabe und zum anderen, um eine Periode für die Änderung wieder zu öffnen. Level Auswirkung 1 Level für den Mitarbeiter, zur Freigabe der Periode. 2 Level für den Projektleiter, die Perioden für seine Projekte freizugeben. 3 Level für den Anwender, mit der Berechtigung eine Periode für ein Projekt wieder zu öffnen. Der Projektleiter hat dann die Möglichkeit, Projektzeiten zu korrigieren und die Periode abzuschließen. Korrektur von Projektzeiten bei freigegebenen Projekten Kennzeichnung der Wochenenden und Feiertage Zur Kennzeichnung der Wochenenden und Feiertage sind folgende Rollenrechte für den Kalender notwendig: Kalender Eigene Dateien Zeitmanagement Abwesenheiten Eigene Dateien 2.4 Projektzeiterfassung - Sicht "Meine Daten" für den Projektmitarbeiter Diese Sicht ist für die Projektmitarbeiter, die ausschließlich für sich selber Projektzeiten erfassen Erfassung von Projektzeiten Die Erfassung von Projektzeiten ist in Stunden, Tagen oder mit Beginn-Ende möglich. Ist die Projektvorbelegung aktiv, wird immer das zuletzt eingegebene Projekt mit den Projektebenen vorgeblendet. Tage, an denen keine Projekterfassung erfolgt ist oder die verfügbaren Stunden nicht vollständig verteilt wurden, werden entsprechend farbig gekennzeichnet. Die Erfassung der Projektzeit muss mit Betätigung der Schaltfläche "Speichern" abgeschlossen werden Erfassung von Pausen Zu jeder Projektzeit können Pausen erfasst werden. Pausen müssen immer in dem Rahmen der erfassten Projektzeit liegen. Pausen die außerhalb liegen, müssen über die entsprechenden Eingaben der Projektzeiten abgebildet werden. 10 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS

11 2.4.3 Verrechnung der Pausen Für die Verrechnung der erfassten Pausen muss die Option "erfasste Pausen werden von Projektzeiten abgezogen" unter Einstellungen Vorgaben Zeit Projekte gesetzt sein. Ist diese Option gesetzt, werden die Projektzeitsummen inkl. der abgezogenen Pause angezeigt. Auch die Buchung auf das Projektzeitkonto erfolgt dann mit Verrechnung der Pause Erfassung von Bemerkungen Zu jeder Projektzeit können Bemerkungen hinterlegt werden. Änderungen an den Bemerkungen werden historisch geführt Erfassung Projektzeiten für mehrere Tage Die Erfassung von Projektzeiten über mehrere Tage erfolgt über die Angabe des Zeitraums von mindestens 2 Tagen oder die Markierung der zusammenhängenden Tage im Kalender. Nach Auswahl wird eine Schaltfläche neben dem Feld "Ende" angezeigt. Mit Klick öffnet sich ein Eingabedialog für die Erfassung der einzelnen Tage. Alle Tage mit einer verfügbaren Arbeitszeit > 0 sind bereits für die Erfassung aktiviert. Nach möglichen Anpassungen der Stunden müssen anschließend das Projekt und weitere Ebenen erfasst werden. Weiterhin ist es möglich, eine Pause für alle Zeiten zu erfassen Projektzeiten korrigieren Zur Korrektur einer Projektzeit muss der entsprechende Tag und die Projektzeit in der Kalenderübersicht angeklickt werden. Anschließend kann eine Korrektur in der Erfassungssicht erfolgen Projektzeiten löschen Zum Löschen einer Projektzeit muss der entsprechende Tag und die Projektzeit in der Kalenderübersicht angeklickt werden. Anschließend kann die Projektzeit über die Schaltfläche "Löschen" gelöscht werden Eine Periode freigeben (Periode abschließen) Die Periode wird in der Sicht "verbleibende Tage in aktueller Periode" freigegeben. Der Mitarbeiter schließt somit seine Erfassung der gesamten Projektzeiten für den Monat ab. Ein nachträgliches Ändern durch den Mitarbeiter ist nicht möglich Zusatzeingaben In den Zusatzeingaben kann eine Startzeit angegeben werden. Diese wird dann bei der Erfassung automatisch vorbelegt Tätigkeitsbericht Der Projektmitarbeiter kann für jeden Monat einen Tätigkeitsbericht je Projekt ausgeben. 2.5 Projektzeiterfassung - Sicht "Erfassung" für den Projektleiter / Projektsachbearbeiter Diese Sicht ist für Mitarbeiter, die für andere Mitarbeiter Projektzeiten erfassen, korrigieren oder löschen. Die angezeigten Projekte und Mitarbeiter sind abhängig von der konfigurierten Rolle Erfassung von Projektzeiten für andere Mitarbeiter In der Sicht für den Projektleiter kann der Anwender Projektzeiten für andere Mitarbeiter erfassen. Die Zugriffe werden über die Rolle definiert. Zur Anzeige der Erfassung muss ein Mitarbeiter ausgewählt werden. BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS 11

12 2.5.2 Projektzeiten genehmigen Mitarbeiter mit beantragten Projektzeiten werden an der Kachel entsprechend durch ein Symbol gekennzeichnet. Durch Anklicken dieses Symbols wird ein Eingabedialog mit den beantragten Projektzeiten geöffnet Eine Periode für ein Projekt freigeben (Periode abschließen) Der Projektleiter gibt die Periode für ein Projekt direkt an dem Projekt frei. Die Freigabe erfolgt über das Schlosssymbol in der Projektkachel. Freigegebene Projekte werden mit geschlossenen Schlosssymbol dargestellt und zusätzlich mit einem grünen Balken gekennzeichnet. Mitarbeiter ohne Periodenabschluss werden mit einem roten Balken in der Mitarbeiterkachel gekennzeichnet Listenansicht In der Projektleitersicht steht eine Listenansicht zur Verfügung. Hier können die anzuzeigenden Spalten ein- und ausgeblendet werden. Weiterhin kann zwischen einem Monats- und Tagesfilter gewechselt werden. Eine Suche einzelner Projektdaten ist über eine Volltextsuche in der Liste möglich. Der Druck der Liste oder ein Export nach Excel ist ebenfalls möglich. 2.6 Hinterlegung eines Stammprojekts am Mitarbeiter Am Mitarbeiterstamm im HR Zeitmanagement kann im Register <Projekte> (Zugriff auf das Register muss in der Benutzerverwaltung freigeschalten werden) ein Stammprojekt hinterlegt werden. Bei Bedarf werden hier die nicht verteilten Stunden erfasst Buchung fehlender Projektzeiten auf das Stammprojekt oder Stammkostenstelle Nicht erfasste Projektzeiten, werden täglich bei jeder Buchung auf das Stammprojekt gebucht. Grundlage für die Berechnung bildet das Sollzeitkonto des Arbeitnehmers. Die Aktivierung für dieses Verhalten erfolgt unter Extras Optionen Projektzeiterfassung im Feld "Verfügbare Arbeitszeit auf das Stammprojekt buchen". 2.7 Genehmigung und Freigabe von Projektzeiten In der Projetzeiterfassung gibt es 2 Verfahren für die Genehmigung oder Freigabe von Projektzeiten. Eine Kombination beider Verfahren ist nicht möglich. Welches Verfahren zur Anwendung kommt, muss im HR Portal unter Einstellungen Vorgaben Zeit Projekte im Feld "Genehmigung" festgelegt werden. (Der Zugriff auf das Menü "Einstellungen" muss in der Rolle entsprechend freigeschalten werden.) (1) Genehmigung von Projektzeiten Die Genehmigung von Projektzeiten erfolgt über einen fest definierten Workflow. Der Mitarbeiter erfasst seine Projektzeiten und der Projektleiter genehmigt diese. Die Festlegung erfolgt über das Recht "Genehmigen" an der Rolle. Die Genehmigung erfolgt in der Sicht für den Projektleiter. Zu genehmigende Projektzeiten sind am jeweiligen Mitarbeiter durch ein Symbol gekennzeichnet. Ein Filter für Projektmitarbeiter mit offenen Genehmigungen steht zur Verfügung. (2) Freigabe von Projektzeiten für eine Periode (Periode abschließen) Der Mitarbeiter gibt immer alle Projektzeiten für eine Periode (= 1 Monat) frei. Die Freigabe erfolgt für den Projektmitarbeiter in der Sicht "Meine Daten" durch Betätigen der Schaltfläche <Periode abschließen>. Der Projektleiter gibt immer die Zeiten für ein Projekt und eine Periode (= 1 Monat) frei. Nach der Freigabe ist ein Ändern nur in Abhängigkeit des entsprechenden Freigabe-Levels möglich. Das Freigabe-Level wird über die entsprechende Rolle definiert. Beschreibung der Freigabe-Level siehe Abschnitt "Zusätzliche Optionen". 12 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS

13 3 Abrechnungsautomatisierung 3.1 Zeitgesteuerte Abarbeitung Im Rahmen der Sage HR Suite Plus steht nun die Abrechnungsautomatisierung zur Verfügung. Diese Funktion ermöglicht es, grundsätzlich wiederkehrende Abrechnungsschritte zeitlich zu terminieren (z.b. außerhalb der Arbeitszeiten) und automatisiert zu starten. Die Einstellungen können zentral auf Mandantenebene oder Abrechnungskreisebene erfolgen. 3.2 Kontinuierliche Prüfungen Die Abrechnungsautomatisierung führt kontinuierlich Prüfungen durch, wodurch mögliche Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden können. Die Ergebnisse der Verarbeitungen und Validierungen werden über ein klassisches Ampelsystem dargestellt. Durch die frühzeitige Erkennung und mögliche Abarbeitung von Fehlern werden Engpässe im eigentlichen Abrechnungsprozess verhindert und beeinflussen diesen somit nicht mehr. Durch die neue Abrechnungsoptimierung werden fehlerhafte Abrechnungen aussortiert. Hierdurch ist es nicht mehr erforderlich alle Arbeitnehmer und Monate, die korrekt waren, erneut zu verarbeiten. Eine nochmalige Abrechnung ist lediglich für die Monate und Mitarbeiter notwendig, die von dem Fehler betroffen waren. Der hohe Zeitaufwand zur Wiederholung der gesamten Abrechnung entfällt somit. 3.3 Standardisierung der Abrechnungsprozesse Durch die Standardisierung der Abrechnungsprozesse wird zusätzlich eine Qualitätssteigerung im Abrechnungsprozess erreicht, da Arbeitsschritte in der erforderlichen Reihenfolge automatisch vorgenommen werden. BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS 13

14 Zur Einrichtung der Abrechnungsautomatisierung steht Ihnen Ihr Partner bzw. Professional Service über und 0341/ zur Verfügung. 14 BESCHREIBUNG ZUR SAGE HR SUITE PLUS