ShareProjects Recording Projects and Times Mobile

Transkript

1 ShareProjects Recording Projects and Times Mobile

2 Agenda Übersicht Home Projekte verwalten Projekte anlegen Strukturierungsvorschlag Filterfunktion Reporting Export nach Excel Projektraum Zeiten eintragen Zeiten kopieren Zeitplanung Mobile Version Next Steps

3 ShareProjects ShareProjects wurde speziell für Azure, Office365 und SharePoint entwickelt. Sie können ShareProjects von allen Geräten aus aufrufen.

4 ShareProjects ShareProjects vereinfacht die Zeiterfassung durch eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche. Alle Daten sind auch weiterhin in SharePoint einsehbar und können hier bearbeitet werden. Durch die intuitive Bedienung von ShareProjects ersparen Sie Ihren Mitarbeitern eine zeitaufwendige Einweisung für die Erfassung von Zeiten.

5 Übersicht - Home In der Übersicht (Home) können Sie alle eingetragenen Daten überblicken und nach einzelnen Kategorien ordnen. Sie haben die Möglichkeit unter "Language" zwischen den Sprachen Deutsch und Englisch zu wählen.

6 Projekte verwalten Paul Nur Administratoren oder Hauptprojektleiter haben die Berechtigung Projekte anlegen oder verändern. Unter Projects erhalten Sie eine Übersicht über die bereits erstellten Projekte. Sie haben auch die Möglichkeit alle Projekte nach einzelnen Kategorien zu ordnen. Durch Anklicken auf ein Projekt haben Sie die Möglichkeit das Projekt zu ändern (Bearbeiten) oder zu löschen (Löschen).

7 Projekte anlegen Um ein neues Projekt anzulegen bleiben Sie im Menü unter Projects und klicken Sie auf den Stift links oben neben der Projektübersicht mit der Beschriftung Create/Edit. Paul Sie können nun alle erforderlichen Daten zu dem Projekt editieren. Um das Projekt anzulegen klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Projekt erscheint in der Projektübersicht.

8 Strukturierungsvorschlag Projekte und Aufgaben schnell und effizient strukturieren

9 Projektaufgaben anlegen Um neue Aufgaben anlegen zu können, müssen Sie unter Create/Edit das Feld Aufgaben auswählen. Häufig verwendete Aufgaben sind bereits im Programm hinterlegt. Zum Auswählen von Aufgaben geben Sie den Anfangsbuchstaben oder den Aufgabencode ein und wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus. Um neue Aufgaben in das System einzutragen wählen Sie unter Aufgaben neuen Datensatz hinzufügen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit bereits eingetragene Aufgaben zu bearbeiten oder zu löschen.

10 Projektraum anlegen Paul Wenn Sie ein Projekt anlegen, haben Sie die Möglichkeit einen Projektraum als Link anzugeben. Im Projektraum haben Mitarbeiter die Möglichkeit Informationen und Daten auszutauschen. Hierdurch bleibt der Einstieg stets derselbe, auch wenn sich die Prozesse oder Projekträume im Hintergrund verändern.

11 Filterfunktion I Paul Mit der Filterfunktion können Sie ganz leicht eine Suche durchführen. Durch Klick auf den Pfeil neben Nummer können Sie die Suchkriterien eingeben. In diesem Beispiel werden die Projektnummern beginnend mit der Ziffer 7 gesucht.

12 Filterfunktion II Paul Durch Klick auf den Button Filtern werden Ihnen automatisch alle Projekte beginnend mit der Ziffer 7 aufgelistet.

13 Reporting: Export nach Excel Paul Alle Projekte und dazugehörigen Zeiten lassen sich mit einem Click in eine Excel-Datei umwandeln und herunterladen

14 Projektraum Ein Projektraum kann in SharePoint erstellt werden, so das Ihre Mitarbeiter auf alle benötigten Daten an einem Ort Zugriff haben. Wählt ein Mitarbeiter bei der Zeiterfassung ein Projekt aus, dass mit einem Projektraum verbunden ist, wird dem Mitarbeiter direkt der Link zum Projektraum angezeigt.

15 Zeiten eintragen Paul Projektzeiten können Sie auf der Startseite Home eintragen. Durch einen Klick auf das Feld Neue Arbeitszeit öffnet sich ein neues Eingabefeld in dem Sie die Möglichkeit haben ein Projekt aus den hinterlegten Projekten auszuwählen und Ihre Arbeitszeiten durch Startzeit und Endzeit anzugeben. ShareProjects errechnet automatisch die Dauer. Die eingetragene Projektzeit wird im Anschluss auf der Startseite (Home) angezeigt.

16 Zeiten kopieren Paul Wenn Sie beispielsweise tägliche oder allgemein wiederkehrende Projektzeiten eintragen möchten, können Sie den Projektnamen und die Aufgabe unter Neue Arbeitszeit stehen lassen und einfach nur das Datum ändern. Das hat den Vorteil, dass Sie dieselben Angaben nicht immer wieder neu eintragen müssen.

17 Zeitplanung Unter Planen erhalten Sie eine Terminübersicht. In der Kalenderansicht Calender können Ihre Zeit optimal einteilen. Des Weiteren können Sie in der Timeline Projects -Ansicht überblicken, wie viel Zeit Sie für welches Projekt aufgewendet haben. Der Projektmanager bekommt durch diese Planung eine Übersicht über die freien Kapazitäten und kann Engpässe vermeiden.

18 Aufgaben gleicher Kategorie zu einem Projekt hinzufügen I Paul Sie möchten alle Aufgaben einer bestehenden Kategorie mit einem Klick zu einem Projekt hinzufügen? So geht`s: Wählen Sie das zu bearbeitende Projekt aus und klicken Sie auf Aufgaben.

19 Aufgaben gleicher Kategorie zu einem Projekt hinzufügen II Jetzt wählen Sie den gewünschten Aufgaben-Nummernkreis aus. In unserem Beispiel ist es 45. Es werden Ihnen alle Aufgaben angezeigt, die mit 45 beginnen.

20 Aufgaben gleicher Kategorie zu einem Projekt hinzufügen III Paul Durch Setzen des Hakens wählen Sie alle Aufgaben gleichzeitig. Im Anschluss schließen Sie das Fenster. In der Projektübersicht werden Ihnen jetzt alle entsprechenden Aufgaben angezeigt. Speichern Sie jetzt das Projekt.

21 Reporting: Export nach Excel Paul Unter dem Menüpunkt Report erhalten Sie einen Überblick der Arbeitszeiten pro Projekt und pro Aufgabe. Sie können noch weitere Filterfunktionen nach Mitarbeiter, Projekt, Task oder Datum wählen. Die so gefilterten Daten können anschließend in Excel durch einen Klick auf Export nach Excel exportieren werden.

22 Mobile Version Die Zeiten können auch unterwegs erfasst werden.

23 Next Steps Testzugang Vorführung Gespräch Wir bieten allen Unternehmen einen Testzugang an, um sich von den Vorzügen von ShareProjects überzeugen zu können. Bei Bedarf können Sie gerne einen Vorführtermin mit uns vereinbaren und wir demonstrieren und erklären Ihnen die Bedienung von ShareProjects und beantworten alle auftretenden Fragen. Sollten Sie noch Fragen zu ShareProjects haben vereinbaren Sie auch gerne einen Termin zu einem Telefongespräch und wir beraten Sie gerne.

24 Viel Erfolg mit ShareProjects!