MA 54, Prüfung der Entgelte für sonstige Leistungen

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1 TO 22 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@kontrollamt.wien.gv.at DVR: KA III /08 MA 54, Prüfung der Entgelte für sonstige Leistungen Tätigkeitsbericht 2007

2 KA III /08 Seite 2 von 18 KURZFASSUNG Das Kontrollamt hat in der Magistratsabteilung 54 - Zentraler Einkauf die Ausgaben auf dem Ansatz Zentraler Einkauf Haushaltskonto Entgelte für sonstige Leistungen einer Prüfung unterzogen. Bei Durchsicht der Rechnungen der Jahre 2003 bis 2006 stellte das Kontrollamt einige Fehlbuchungen fest. Aus einzelnen Bewirtungsrechnungen war nicht zu erkennen, ob diese Ausgaben mit der Erfüllung der zugewiesenen Verwaltungsaufgaben in Einklang standen. Betreffend Skontoabzüge regte das Kontrollamt an, das Augenmerk im Sinn der Wirtschaftlichkeit auf eine termingerechte Überweisung der Rechnungsbeträge unter Berücksichtigung der vorgegebenen Skontoabzüge zu legen. Die Magistratsabteilung 54 sieht jedoch die Einhaltung von Zahlungszielen unter 30 Tagen und den damit möglichen Abzug von Skonti derzeit als eher unrealistisch an.

3 KA III /08 Seite 3 von 18 INHALTSVERZEICHNIS 1. Allgemeines Entgelte für sonstige Leistungen Tätigkeitsfeld der Magistratsabteilung Vergleich der Voranschlags- und Rechnungsabschlussjahre 2003 bis Budgetjahr Budgetjahr Budgetjahr Budgetjahr Feststellungen und Empfehlungen des Kontrollamtes Fehlbuchungen Rechnungszuordnung Werbeaufwand Skontoberücksichtigung...15 Anhang ALLGEMEINE HINWEISE...17 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...18

4 KA III /08 Seite 4 von 18 PRÜFUNGSERGEBNIS 1. Allgemeines 1.1 Entgelte für sonstige Leistungen Gemäß 2 Abs. 1 Haushaltsordnung für den Magistrat der Stadt Wien (HO 2001) sind alle Einnahmen und Ausgaben, die im Laufe des Verwaltungsjahres voraussichtlich fällig werden und endgültig solche der Stadt Wien sind, zu veranschlagen. Für die Gliederung der Einnahmen und Ausgaben ist, wie in 5 HO 2001 festgelegt, die in der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997 (VRV 1997) definierte Systematik maßgeblich. Entsprechend dem in der VRV 1997 festgelegten Postenverzeichnis für Gemeinden wird auf der Postenklasse 7 - Sonstiger Verwaltungs- und Betriebsaufwand verbucht. In der Postenunterklasse 72 - Verschiedene Ausgaben erfolgt die Verrechnung der Entgelte für sonstige Leistungen auf der Post 728. Eine Aufgliederung der Posten kann in Form von Erläuterungen zu den Posten als dreistellige Manualaufteilung erfolgen. Die weitere Untergliederung in Teilposten führt zur kleinsten Einheit der haushaltsmäßigen Verrechnung, den Haushaltskonten. Auf der Post Entgelte für sonstige Leistungen sind Ausgaben für Leistungen Dritter zu verrechnen, wenn dafür keine anderen Posten der Postenklassen 0 - Anlagen, 4 - Gebrauchs- und Verbrauchsgüter sowie Handelswarenverbrauch, 6 oder 7 - Sonstiger Verwaltungs- und Betriebsaufwand vorgesehen sind. Dazu zählen u.a. Ausgaben für: Architektenleistungen, ärztliche Tätigkeit, Betreuungen, Bewachungen, Digitalisierungsleistungen, Dolmetschtätigkeit, Fensterreinigung, Ferialdienste, Ferialpraktikanten, Forschungsaufträge, Gebäudereinigung, Honorare jeder Art, Konsulententätigkeit, Kurstätigkeit, Lehr- und Prüfungstätigkeit, Leiharbeitskräfte, Lohnarbeiten auf Datenverarbeitungsanlagen, Personalkostenersätze an Dritte, Pflegearbeiten, Planungsarbeiten, Reinigungsarbeiten im weitesten Sinn, Rundfunk- und Fernsehgebühren, Verfassen von Studien, Teilnahme an Kommissionen und Sitzungen, Überwachungen, Untersuchungen, Veranstaltungen, Verköstigung durch Dritte, Verschleißprovisionen, Versuchstätigkeit, Verwaltungspraktikantinnen und -praktikanten, Vorträge und Werbungstätigkeit.

5 KA III /08 Seite 5 von Tätigkeitsfeld der Magistratsabteilung 54 Die Magistratsabteilung 54 ist lt. Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien (GEM) für die Bedarfserfassung, Beschaffung und Instandhaltung der sachlichen Erfordernisse (ausgenommen Kfz) für die städtischen Dienststellen einschließlich der Schulen insoweit zuständig, als nicht der Magistratsdirektor der Stadt Wien die Beschaffung von Spezialerfordernissen einzelnen Dienststellen übertragen hat. Weiters ist sie u.a. für die Begutachtung der Wiederverwendungsmöglichkeiten von Altbaustoffen, ihre Vermittlung an städtische Dienststellen und Veräußerung oder Antragstellung auf Veräußerung von Altbaustoffen und für die Verwertung ausgeschiedener gemeindeeigener Sachgüter und der Organisation der getrennten Sammlung von wieder verwertbaren Stoffen und Problemstoffen in städtischen Dienststellen verantwortlich. 2. Vergleich der Voranschlags- und Rechnungsabschlussjahre 2003 bis 2006 Ein Vergleich der Sollwerte mit den Istwerten der Post 728 zeigt folgendes Bild (Beträge in EUR): Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sollwert Istwert Post Entgelte für sonstige Leistungen , , , , , , , ,22 Wie der Übersichtstabelle zu entnehmen ist, liegen die Ausgaben der Jahre 2003 und 2004 über den Sollwerten dieser Budgetjahre. Bemerkenswert war insbesondere, dass im Jahr 2004 der Voranschlagswert bereits um 28 % erhöht wurde. Stellungnahme der Magistratsabteilung 54: Der höhere Voranschlagswert im Jahr 2004 ist auf geplante Maßnahmen (z.b. Aus- und Fortbildungen) im Zusammenhang mit der Umstrukturierung im Jahr 2004 zu sehen. Um eine genauere Übersicht der Gesamtausgaben zu erlangen, wurde vom Kontrollamt im Zuge seiner Prüfungstätigkeit die nachfolgende Auflistung der einzelnen Teilpostkonten von Post 728 vorgenommen (Beträge in EUR):

6 KA III /08 Seite 6 von 18 Teilpostkonto Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Zentrale 1.000, , , , , , Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Druckerei , , , , , Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Lager , , , , , ,29 Gesamt Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen , , , , , , , ,14 Differenz zwischen Soll und Ist , , , , Aufwendungen für Fortbildung - Zentrale , , Aufwendungen für Fortbildung - Druckerei 0,00 0, Aufwendungen für Fortbildung - Lager 5.756, ,26 Gesamt Aufwendungen für Fortbildung 1.000, , ,44 Differenz zwischen Soll und Ist , , Öffentlichkeitsarbeit 7.287,22 Differenz zwischen Soll und Ist , Leistungen der MA 14 - Zentrale , , , , , Leistungen der MA 14 - Druckerei , , , , , Leistungen der MA 14 - Lager , ,00 860, ,00 0,00 Gesamt Leistungen der MA , , , , , , , ,58 Differenz zwischen Soll und Ist 5.128, , , , Leistungen der MA 6 - Zentrale 6.000, , Leistungen der MA 6 - Lager 2.000, , Leistungen der MA 6 - Druckerei 2.000, ,00 Gesamt Leistungen der MA , , , , , , , ,50 Differenz zwischen Soll und Ist 1.219,00 630,40 571, ,50

7 KA III /08 Seite 7 von 18 Teilpostkonto Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sollwert Istwert Sollwert Istwert Summe , , , , , , , ,22 Differenz zwischen Soll und Ist , , , ,78 Diese Auflistung bildete die Grundlage für eine Prüfung der Jahre 2003 bis 2006 der Teilposten , , (Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen der Bereiche Zentrale, Druckerei und Lager), der Teilposten , , (Aufwendungen für Fortbildung der Bereiche Zentrale, Druckerei und Lager) ab dem Budgetjahr 2004 und der Teilpost (Öffentlichkeitsarbeit) ab dem Budgetjahr Infolge der Einführung von SAP im Jänner 2006 konnten ab diesem Zeitpunkt keine Buchungen mehr auf Teilpostkonten erfolgen. Bei dieser Prüfung wurde vor allem auf die richtige Zuordnung der Rechnungen hinsichtlich Haushaltskonto und Teilpostkonto sowie auf die Richtigkeit der Rechnungen und Skontoabzüge Bedacht genommen. Die interne Leistungsverrechnung der Magistratsabteilung 14 - Automationsunterstütze Datenverarbeitung, Informations- und Kommunikationstechnologie und der Magistratsabteilung 6 - Rechnungsamt wurden im Rahmen der Einschau des Kontrollamtes keiner Prüfung unterzogen. 3. Budgetjahr 2003 Durch Aufteilung der Manualpost auf die einzelnen Teilpostenklassen 010, 020, 030 soll eine exakte Zuordnung der einzelnen Rechnungen auf die einzelnen Bereiche erfolgen und damit einen genaueren Überblick über die Entwicklung für Aufwendungen schaffen. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Gegenüberstellung von Soll- und Istwerten des Jahres 2003 für die Manualpost (Beträge in EUR): Teilpostkonto 2003 Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Zentrale 1.000, ,71

8 KA III /08 Seite 8 von 18 Teilpostkonto 2003 Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Druckerei , Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Lager , ,46 Gesamt Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen , ,64 Differenz zwischen Soll und Ist ,64 Diese Gegenüberstellung ließ erkennen, dass es bei der Teilpost und zu Teilpostüberschreitungen von insgesamt ,17 EUR (im Bereich Zentrale: ,71 EUR; im Bereich Lager: ,46 EUR) kam. Lediglich der Bereich Druckerei wies einen Überschuss von ,53 EUR aus. Bei genauerer Durchsicht der einzelnen Rechnungen stellte das Kontrollamt fest, dass neben den Buchungen im Zusammenhang mit dem Aufgabenfeld der Magistratsabteilung 54 gemäß der GEM allein die Seminarkosten inkl. Bewirtung ,74 EUR betrugen. Davon entfielen ,76 EUR auf den Bereich Zentrale, 152,14 EUR auf den Bereich Druckerei, und 5.308,84 EUR auf den Bereich Lager. Nach Auskunft der geprüften Abteilung wurden die intensiven Schulungskosten mit dem Umstand erklärt, dass bereits im Jahr 2003 Vorbereitungen in Form von Weiterbildungsseminaren für die Umstrukturierungsmaßnahmen des Jahres 2004 getroffen wurden. Wie bereits erwähnt, wurden die Teilpostkonten eingerichtet, um eine Zuteilung der Ausgaben zu den einzelnen Bereichen innerhalb der Magistratsabteilung 54 zu ermöglichen. Dabei wurde vom Kontrollamt festgestellt, dass Seminarkosten auf das Teilpostkonto des Bereiches Lager verbucht wurden, obwohl sie dem Bereich Zentrale zuzuteilen gewesen wären. Weiters wurden Hotel- und Bewirtungskosten, welche im Rahmen eines Seminars durch die Warengruppe Lager verursacht wurde, auf das Teilpostkonto des Bereiches Zentrale gebucht. An einer Seminarveranstaltung nahmen acht Bedienstete der Magistratsabteilung 54 teil. Auf Grund der relativ großen TeilnehmerInnenzahl der Magistratsabteilung 54 wur-

9 KA III /08 Seite 9 von 18 de seitens der Firma ein Teambonus von 80,-- EUR auf den Einzelpreis von 740,-- EUR gewährt. Bei Abrechnung der Seminarveranstaltung durch die Firma wurde bei sieben dieser TeilnehmerInnen der Teambonus berücksichtigt, dem achten Teilnehmer hingegen der vollständige Betrag verrechnet und von der Magistratsabteilung 54 anstandslos bezahlt. Bei Durchsicht weiterer Rechnungen fielen dem Kontrollamt Ausgaben für Bewirtungen auf, deren exakte Zuordnung zunächst nicht möglich war. Nach Rücksprache mit dem zuständigen Referenten konnte der Zusammenhang zwischen Abrechnungen und Bestellgrundlage schließlich hergestellt werden. Die Teilpostüberschreitungen sind auf zum Zeitpunkt der Veranschlagung nicht vorhandene, aussagekräftige Daten zurückzuführen. Die Gliederung in Teilposten nach einzelnen Bereichen sollte längerfristig genau diese aussagekräftigen Daten liefern. In den folgenden Jahren wurden daher bei der Öffnung anderer Teilposten (sowie auch bei der unterjährigen Öffnung von Teilposten) generell keine Voranschlagsbeträge angesetzt, da zu diesem Zeitpunkt keine realistischen und aussagekräftigen Daten zur Verfügung standen. 4. Budgetjahr 2004 Im Jahr 2004 erfolgte die bereits erwähnte Umstrukturierung der Magistratsabteilung 54. Die bisherigen Aufgaben wurden mehreren Bereichen neu zugeteilt. Um vor diesem geänderten Hintergrund eine bereichsspezifische Zuteilung der Aufwendungen erreichen zu können, erfolgte die Einrichtung der Teilposten (Aufwendungen für Fortbildung Zentrale), (Aufwendungen für Fortbildung Druckerei) und (Aufwendungen für Fortbildung Lager). Voranschlagswerte gab es jedoch für dieses Jahr nicht (Beträge in EUR): Teilpostkonto Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Zentrale , ,93

10 KA III /08 Seite 10 von 18 Teilpostkonto 2004 Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Druckerei , , Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Lager , ,45 Gesamt Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen , ,77 Differenz zwischen Soll und Ist , Aufwendungen für Fortbildung Zentrale 0, , Aufwendungen für Fortbildung Druckerei 0,00 0, Aufwendungen für Fortbildung Lager 0, ,13 Gesamt Aufwendungen für Fortbildung 1.000, ,72 Differenz zwischen Soll und Ist ,72 Wie aus der o.a. Tabelle ersichtlich ist, wies im Jahr 2004 das Teilpostkonto Aufwendungen für Fortbildung einen negativen Saldo auf. Dieser Umstand wurde - wie auch für das Jahr damit erklärt, dass intensive Fortbildungs- und Schulungskosten wegen der Umstrukturierungsmaßnahmen erforderlich waren. Es fiel auf, dass auf den Teilpostkonten Fehlbuchungen erfolgten. Ein Beispiel dafür waren die Übernachtungs- und Bewirtungskosten im Rahmen eines Seminars, welche auf dem allgemeinen Konto verbucht wurden. Wie schon im Budgetjahr 2003 konnte erst nach Rücksprache mit dem zuständigen Referenten der Zusammenhang zwischen Abrechnung und Bestellgrundlage hergestellt werden. Im Zuge der Umstrukturierung wurde für die Magistratsabteilung 54 ein neues Signet entworfen und präsentiert. Die anschließend angeführte Tabelle zeigt die Kosten dieser Entwicklung und den von der Magistratsabteilung 54 getätigten Werbeaufwand. Werbeaufwand 2004 Produkt Menge in Stück in EUR (exkl. USt) Skonto Logoentwicklung 7.460,00 kein Skonto gewährt Anstecknadeln ,00 kein Skonto gewährt T-Shirts ,00 kein Skonto gewährt Sweater ,19 kein Skonto gewährt Kugelschreiber mit Logo ,00 kein Skonto gewährt Visitenkartenhalter ,00 Skonto abgerechnet Tischuhren ,00 Skonto abgerechnet

11 KA III /08 Seite 11 von 18 Werbeaufwand 2004 Produkt Menge in Stück in EUR (exkl. USt) Skonto Anti-Stressball ,00 Skonto abgerechnet Button ,00 kein Skonto abgerechnet Becher Carina ,84 kein Skonto abgerechnet Luftballons ,00 kein Skonto gewährt Gesamt ,03 - Aus dieser Aufstellung geht hervor, dass der Werbeaufwand im Jahr ,03 EUR (ohne USt) ausmachte. Bezüglich einer wirtschaftlichen Vorgangsweise bei der Gestaltung der Zahlungsbedingungen fiel auf, dass bei einigen Kaufverträgen kein Skonto für einen prompten bzw. raschen Rechnungsausgleich vereinbart wurde (kein Skonto gewährt). Bei einigen Rechnungen, wo zwar ein Skontoabzug innerhalb bestimmter Zahlungsfristen vereinbart wurde, konnte infolge verspäteter Zahlungsanweisungen eine Kaufpreisminderung nicht realisiert werden (kein Skonto abgerechnet). Bei den im Jahr 2004 unterjährig eröffneten, neuen Teilposten für Aufwendungen für Fortbildungen der einzelnen Bereiche wurde auf Voranschlagsbeträge aus den oben bereits genannten Gründen verzichtet. 5. Budgetjahr 2005 Im Jahr 2005 wurde die Teilpost Öffentlichkeitsarbeit eröffnet. Der Vergleich der Sollund Istwerte auf diesen Teilpostkonten ergab folgendes Bild (Beträge in EUR): Teilpostkonto 2005 Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Zentrale , , Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Druckerei , , Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen - Lager , ,29 Gesamt Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen , ,08 Differenz zwischen Soll und Ist , Aufwendungen für Fortbildung Zentrale 0, , Aufwendungen für Fortbildung Druckerei 0,00 0,00

12 KA III /08 Seite 12 von 18 Teilpostkonto 2005 Sollwert Istwert Aufwendungen für Fortbildung Lager 0, ,26 Gesamt Aufwendungen für Fortbildung 0, ,44 Differenz zwischen Soll und Ist , Öffentlichkeitsarbeit 0, ,22 Differenz zwischen Soll und Ist ,22 Da für die Teilpostkonten Öffentlichkeitsarbeit und Aufwendungen für Fortbildung keine Voranschlagswerte für das Budgetjahr 2005 gebildet wurden, ergaben sich entsprechend negative Differenzbeträge. Die den Werbeaufwand betreffenden Rechnungen des Haushaltskontos 728 für das Jahr 2005 setzen sich wie folgt zusammen: Werbeaufwand 2005 Produkt Menge in Stück in EUR (exkl. USt) Skonto Sweatshirt ,00 kein Skonto gewährt Logolinis Mandelgebäck ,00 kein Skonto abgerechnet Kugelschreiber ,00 Skonto abgerechnet Kaffeebecher ,00 Skonto abgerechnet Start-Up-Box ,00 Skonto abgerechnet Zettelhalter ,00 Skonto abgerechnet Pfefferminz-Dispenser ,00 Skonto abgerechnet Premium Card mit Schokoweihnachtsmann ,00 kein Skonto abgerechnet Kugelschreiber ,35 kein Skonto abgerechnet Kordeltragtaschen ,87 kein Skonto gewährt Gesamt ,22 - Der Unterschied zwischen dem Gesamtbetrag für die Aufwendungen der Werbeartikel (9.787,22 EUR) und dem ausgewiesenen Betrag auf dem Teilpostkonto Öffentlichkeitsarbeit (7.287,22 EUR) wurde von der geprüften Abteilung mit Fehlbuchungen auf andere Teilpostkonten erklärt. Bei Durchsicht der Rechnungen betreffend den Werbeaufwand für das Jahr 2005 wurde wiederum die Möglichkeit einer Preisreduzierung durch Berücksichtigung des Skontos teilweise nicht ausgeschöpft. Da die Teilposten für Aufwendungen für Fortbildungen der einzelnen Bereiche im Jahr 2004 unterjährig eröffnet wurden und bis

13 KA III /08 Seite 13 von 18 zum Zeitpunkt der Voranschlagserstellung 2005 keine aussagekräftigen Beträge verbucht wurden, wurde auf die Veranschlagung von Beträgen für das Jahr 2005 verzichtet. Bei der im Jahr 2005 neu eröffneten Teilpost Öffentlichkeitsarbeit wurde auf einen Voranschlagsbetrag aus den oben bereits genannten Gründen verzichtet. 6. Budgetjahr 2006 Wie bereits erwähnt, wurde die Magistratsabteilung 54 im Jänner 2006 auf das Betriebssystem SAP/R3 umgestellt. Ab diesem Zeitpunkt erfolgten keine Buchungen mehr auf Teilpostkonten. Um einen Vergleich gegenüber den Jahren 2003, 2004 und 2005 ziehen zu können, wurden die Bereiche Weiterbildung und Werbeaufwand einer stichprobenartigen Überprüfung durch das Kontrollamt unterzogen (Beträge in EUR): 2006 Sollwert Istwert Sonstige Entgelte für Leistungen von Gewerbetreibenden, Firmen und Juristische Personen , ,14 Differenz zwischen Soll und Ist ,86 Im Bereich Werbeaufwand erfolgten im Budgetjahr 2006 folgende Ausgaben: Werbeaufwand 2006 Produkt Menge in Stück in EUR (exkl. USt) Skonto Zettelhalter 24 68,40 kein Skonto abgerechnet Kordeltragtaschen ,66 kein Skonto abgerechnet Schreibmappen mit Reißverschluss ,75 kein Skonto abgerechnet Logokosten 1 40,00 kein Skonto abgerechnet Weihnachtstrüffelkugeln mit Druck ,60 kein Skonto abgerechnet Gesamt ,41 - Für Werbemittel wurden im Jahr ,41 EUR aufgewendet. Weiters wurde bei den o.a. Rechnungen durch verspätete Zahlungsanweisungen die Möglichkeit eines Skontoabzuges nicht wahrgenommen.

14 KA III /08 Seite 14 von Feststellungen und Empfehlungen des Kontrollamtes 7.1 Fehlbuchungen Bei der Durchsicht der Rechnungen stellte das Kontrollamt einige Fehlbuchungen in den Jahren 2003 bis 2006 fest. Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 54, im Zuge von Rechnungsbearbeitungen auf die exakte Zuordnung zu den Haushaltskonten verstärkt zu achten. Die Magistratsabteilung 54 wird auf eine exakte Zuordnung der Haushaltskonten besonders Augenmerk lenken. Entsprechende Maßnahmen wurden bereits getroffen: Die Fehlbuchungen sind auf die in der untersuchten Phase zu bewältigende Umstellung auf immer neue Teilpostkonten zurückzuführen. Diese werden nun nicht mehr in diesem Umfang verändert. Die Magistratsabteilung 54 hat im Rahmen der SAP-Umstellung auch die Zeichnungsberechtigung für den Ansatz 8200 neu organisiert. Zeichnungsberechtigt ist jetzt ein kleiner Personenkreis mit entsprechend guten Budgetkenntnissen. 7.2 Rechnungszuordnung Aus einzelnen Bewirtungsrechnungen war nicht zu erkennen, ob diese Ausgaben mit der Erfüllung der zugewiesenen Verwaltungsaufgaben in Einklang standen. Die geprüfte Abteilung konnte erst nach einigen Recherchen die Rechnungsgrundlage liefern. Um die Rechnungsgebarung auf einfachem Weg nachvollziehen zu können, regte das Kontrollamt an, künftig einen Hinweis über den Anlass der Beschaffung auf den jeweiligen Rechnungen anzubringen oder die darüber verfassten Unterlagen den Rechnungen beizulegen. Die Magistratsabteilung 54 wird künftig gemäß der Empfehlung des Kontrollamtes bei Bestellungen und Rechnungen, die dem selben Vorhaben zuzuordnen sind, entsprechende Bestell- bzw. Rechnungstexte anführen.

15 KA III /08 Seite 15 von Werbeaufwand Im Jahr 2003 erfolgten keine Ausgaben für Werbeartikel. Ab dem Jahr 2004 wurden im Rahmen der Umstrukturierung und der neuen Logopräsentation Aufwände getätigt. In den darauf folgenden Jahren 2005 und 2006 erfolgten weitere Ausgaben für Werbeartikel. Gemäß der Geschäftsordnung für den Magistrat der Stadt Wien sind alle Bedienstete verpflichtet, im Sinn der Sparsamkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit zu agieren. Obwohl das Kontrollamt die Bemühungen der Magistratsabteilung 54 betreffend der Reduzierung dieser Aufwandskosten bemerkte, empfahl das Kontrollamt die Ausgaben für Werbeaufwand besonders am Grundsatz der Zweckmäßigkeit zu orientieren. Der kurzfristig erhöhte Werbeaufwand in den Jahren 2004 bis 2006 erklärt sich aus dem erhöhten Kommunikationsbedarf über die Neuausrichtung der Magistratsabteilung 54 als interne Dienstleisterin. Bei einer Zielgruppe von ca Personen muss zur effizienten und schnellen Kommunikation eines neuen Abteilungs- Images auch auf Mittel der "Werbung" zurückgegriffen werden, wie die hier erwähnte Logoentwicklung und die darauf folgende Ausrichtung der Abteilung auf ein einheitliches Corporate Design. In der Folge wurden die Ausgaben für diese breit streuenden Kommunikationsmaßnahmen gesenkt und der Schwerpunkt auf Kundinnen- und Kundenbetreuung und deren spezifische Information gelegt. Die Magistratsabteilung 54 ist bemüht, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit auch in diesem Bereich umzusetzen und erstellt jährlich ein Kommunikations- und Kundinnen- bzw. Kundenmanagementkonzept, das sich an langfristigen Zielen orientiert. 7.4 Skontoberücksichtigung Betreffend Skontoabzüge der Magistratsabteilung 54 regte das Kontrollamt an, das Augenmerk im Sinn der Wirtschaftlichkeit auf eine termingerechte Überweisung der Rechnungsbeträge unter Berücksichtigung der vorgegebenen Skontoabzüge zu legen.

16 KA III /08 Seite 16 von 18 Die Magistratsabteilung 54 wird den Empfehlungen des Kontrollamtes folgen und hat bereits folgende Maßnahmen getroffen: Die Magistratsabteilung 54 verlangt bei der Angebotseinholung von der Lieferantin bzw. vom Lieferanten die Einrechnung aller Rabatte, Spesen und Skonti, Zahlungsbedingungen werden nicht separat vereinbart. Es wird darauf hingewiesen, dass die Einhaltung von Zahlungszielen und damit der Abzug von Skonti unter 30 Tagen derzeit eher unrealistisch ist. Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Erich Hechtner Wien, im April 2008

17 KA III /08 Seite 17 von 18 ALLGEMEINE HINWEISE Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

18 KA III /08 Seite 18 von 18 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS GEM... Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien HO Haushaltsordnung für den Magistrat der Stadt Wien Kfz... Kraftfahrzeug SAP R/3... SAP Release 3 VRV Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997