Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und im Extranet des EDA

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1 Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und im Extranet des E (Web-E-Verordnung) vom 5. November 2014 (Stand am 1. ezember 2014) er Schweizerische Bundesrat, gestützt auf rtikel 57h bsatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März (RVOG) und auf rtikel 27 bsatz 2 Buchstabe c des Bundespersonalgesetzes vom 24. März (BPG), verordnet: 1. bschnitt: llgemeine Bestimmungen rt. 1 Gegenstand 1 iese Verordnung regelt die Bearbeitung von Personendaten im Intranet und im Extranet des Eidgenössischen epartements für auswärtige ngelegenheiten (E) (Web E). 2 as Intranet des E (Intranet E) ist eine geschützte Informationsplattform, die für einen begrenzten zugangsberechtigten Personenkreis zugänglich ist. 3 as Extranet des E (Extranet E) ist eine Erweiterung des Intranets, auf die nebst Zugangsberechtigte des Intranets ausgewählte externe Personen einen passwortgeschützten Zugang haben. rt. 2 Zweck der atenbearbeitung im Web E ie Bearbeitung von Personendaten im Web E dient der Bildung von Netzwerken und der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern in Netzwerken im Rahmen der ufgaben des E. rt. 3 Betrieb as Web E wird vom Generalsekretariat des E (GS E) betrieben. S SR SR

2 Bundesrat und Bundesverwaltung 2. bschnitt: aten und atenbearbeitung rt. 4 Personen Im Web E werden aten von folgenden Personen bearbeitet: a. ngestellten des E; b. ngestellten der übrigen Bundesverwaltung; c. ritten, die mit dem E oder der übrigen Bundesverwaltung in einem Vertragsverhältnis stehen und Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz haben (ritte mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz); d. ritten, denen von der oder vom nwendungsverantwortlichen die Zugriffsberechtigung zum Extranet E erteilt wurde (ritte mit Zugriff auf das Extranet E). rt. 5 rt der Personendaten, Herkunft und Veränderbarkeit 1 Im Web E werden von den Personen nach rtikel 4 die aten gemäss nhang bearbeitet. 2 Im nhang ist aufgeführt, welche aten in einem automatisierten Verfahren aus den Verzeichnisdiensten nach rtikel 8 der Verordnung vom 6. ezember über die vom BIT betriebenen Verzeichnisdienste des Bundes in das Web E übernommen werden, welche aten von den Betroffenen selber erfasst werden können und welche aten vom Web E automatisch vergeben werden. 3 ie aten aus den vom BIT betriebenen Verzeichnisdiensten werden täglich aktualisiert und können im Web E nicht verändert werden. rt. 6 Zugriffsrechte 1 Folgende Personen haben Zugriff auf das Intranet E: a. ngestellte des E; b. ngestellte der übrigen Bundesverwaltung; c. ritte mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz. 2 Folgende Personen haben Zugriff auf das Extranet E: a. Personen nach bsatz 1; b. ritte mit Zugriff auf das Extranet E. 3 SR

3 Web-E-Verordnung rt. 7 Erteilung der Zugriffsberechtigung 1 ie oder der nwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Web E die individuellen Zugriffsrechte. 2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen. 3 ie Zugriffsrechte können eingeschränkt werden. rt. 8 atenbearbeitung 1 Personen nach rtikel 6 können im Rahmen ihrer Zugriffsrechte alle aten des Web E einsehen (Leserecht). 2 ie Personalnummer ist nicht sichtbar. 3 Jede Person kann ihre eigenen aten, die sie selber ins Web E eingegeben hat, jederzeit bearbeiten. 4 ie Einheit für Informatik des E kann alle aten im Web E bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer ufgaben notwendig ist. 5 lle Bearbeitungsrechte werden im brufverfahren ausgeübt. rt. 9 Systemverwaltung 1 ie Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet die omputersysteme, atenbanken und nwendungen des Web E. 2 ie oder der nwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim E angestellt. 3. bschnitt: atenschutz und Informatiksicherheit rt. 10 uskunfts- und Berichtigungsrecht 1 Jede Person kann beim GS E schriftlich und unter usweisung ihrer Identität uskunft über ihre aten im Web E sowie die Berichtigung unrichtiger aten, die automatisch vom Web E vergeben wurden, verlangen. 2 ie uskunft erfolgt schriftlich und ist kostenlos. rt. 11 Sorgfaltspflichten 1 as GS E sorgt dafür, dass die Personendaten im Web E vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 2 Es vergewissert sich, dass die Personendaten im Web E richtig, vollständig und nachgeführt sind. 3

4 Bundesrat und Bundesverwaltung rt. 12 atensicherheit 1 ie aten- und Informatiksicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni zum Bundesgesetz über den atenschutz und nach rtikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom 9. ezember as GS E erlässt ein Bearbeitungsreglement. ieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der atensicherheit sowie die Kontrolle der atenbearbeitung. rt. 13 Protokollierung 1 ie Zugriffe auf das Web E und die Änderungen im Web E werden laufend protokolliert. 2 ie Protokolle werden sechs Monate aufbewahrt. 4. bschnitt: ufbewahrung, rchivierung und Vernichtung der aten rt aten von ngestellten, deren rbeitsverhältnis beim E beendet wurde, werden 30 Tage nach Beendigung des rbeitsverhältnisses vernichtet. 2 aten von ritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz, die mit dem E in einem Vertragsverhältnis stehen, werden 30 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses vernichtet. 3 aten von ngestellten der übrigen Bundesverwaltung, von ritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz, die mit der übrigen Bundesverwaltung in einem Vertragsverhältnis stehen, sowie von ritten mit Zugriff auf das Extranet E werden spätestens 180 Tage nach dem letzten Zugriff vernichtet. 4 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der rchivierungsgesetzgebung. 5. bschnitt: Inkrafttreten rt. 15 iese Verordnung tritt am 1. ezember 2014 in Kraft. 4 SR SR

5 Web-E-Verordnung nhang (rt. 5 bs. 1 und 2) Herkunft und Umfang der aten Zeichenerklärung Verzeichnisdienste BIT (automatische Übernahme) B utomatische Vergabe durch das Web E Manuelle Eingabe eigener aten (freiwillig) Manuelle Eingabe eigener aten (obligatorisch). Intranet E: Herkunft und Umfang der aten von ngestellten des E, von ngestellten der übrigen Bundesverwaltung und von ritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz aten Name Vorname nrede Bild Personalnummer (nicht sichtbar) Kürzel Büronummer epartement Organisationseinheit 1 Organisationseinheit 2 Verwaltungseinheit Funktion 1 Funktion 2 Telefon 1 Telefon 2 Mobile Geschäft Mobile Privat -dresse Fax dresse rbeitsort Land Herkunft 5

6 Bundesrat und Bundesverwaltung aten rbeitspensum rbeitszeiten Zuständigkeiten Vorgesetzte Stelle (Name/Vorname) Stellvertretung (Name/Vorname) Kompetenzen (berufliche Erfahrung) Gruppenzugehörigkeiten Korrespondenzsprache Sprachkenntnisse Herkunft B B. Extranet E: Herkunft und Umfang der aten von ngestellten des E, von ngestellten der übrigen Bundesverwaltung und von ritten mit Zugriff auf das Bundesverwaltungsnetz aten Name Vorname nrede Bild epartement Organisationseinheit Verwaltungseinheit Funktion Telefon Mobile Geschäft Mobile Privat -dresse Fax dresse rbeitsort Land rbeitszeiten Vorgesetzte Stelle (Name/Vorname) Stellvertretung (Name/Vorname) Kompetenzen (berufliche Erfahrung) Gruppenzugehörigkeiten Korrespondenzsprache Sprachkenntnisse Herkunft B 6

7 Web-E-Verordnung Extranet E: Herkunft und Umfang der aten von ritten mit Zugriff auf das Extranet E aten Name Vorname nrede Bild dresse Ort Land Homepage Funktion Telefon Mobile Telefonnummern -dresse Fax Unternehmen (tätig für ) Referenzperson im E (Name/Vorname) Stellvertretung (Name/Vorname) rbeitszeiten Kompetenzen Gruppenzugehörigkeiten Korrespondenzsprache Sprachkenntnisse Herkunft B 7

8 Bundesrat und Bundesverwaltung 8