VERÖFFENTLICHUNG EINER BEKANNTMACHUNG NACH VOL/A 12. Gegenstand: Einrichtung, Schulung und Einführung von SAP SRM 7 (Supplier Relationship Management)

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1 VERÖFFENTLICHUNG EINER BEKANNTMACHUNG NACH VOL/A 12 Gegenstand: Einrichtung, Schulung und Einführung von SAP SRM 7 (Supplier Relationship Management) Vergabenummer: IIC11_ Art der Vergabe: öffentliche Ausschreibung nach VOL/A 3 (2) öffentlicher Teilnahmewettbewerb vor beschränkter Ausschreibung öffentlicher Teilnahmewettbewerb vor freihändiger Vergabe Auftraggeber: Freie Universität Berlin Zentrale Universitätsverwaltung Referat II C Zentraler Einkauf Nicole Grzeschik Malteserstraße , Haus L Berlin Stelle, an der der Teilnahmeantrag per erhältlich ist: vu@bi-medien.de unter Angabe des bi-ident-codes: D Die Versendung der Unterlagen für den Teilnahemantrag erfolgt ausschließlich per . Seite 1 von 8

2 Form, in der der Teilnahmeantrag einzureichen ist: schriftlich (postalisch) per Fax elektronisch Stelle, bei der der Teilnahmeantrag einzureichen ist: Freie Universität Berlin Zentrale Universitätsverwaltung Referat II C Zentraler Einkauf Nando Lemke Malteserstraße , Haus L Berlin Hinweis zur Erstellung und Abgabe des Teilnahmeantrags Falls Sie bereit sind, sich an diesem Vergabeverfahren zu beteiligen, bitten wir Sie einen rechtsverbindlich unterschriebenen Teilnahmeantrag (Firmenstempel/Unterschrift sowie Ort/Datum) an die o. g. Kontaktstelle bis zum , Uhr einzureichen. Die vorgegebenen Formulare (Anforderung per vu@bi-medien.de) sind zu verwenden und dem Teilnahmeantrag beizulegen. Falls keine Formulare für bestimmte Eigenerklärungen/ Nachweise hinterlegt sind, müssen diese vom Bewerber angefertigt und dem Teilnahmeantrag beigelegt werden. Der Teilnahmeantrag inkl. aller geforderten Eigenerklärungen/ Nachweise ist in einem fest verschlossenen Umschlag einzureichen. Seite 2 von 8

3 Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Geplante Mindestzahl: 3 Höchstzahl: 5 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Siehe hierzu Punkt Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers/Bieters (Mindestbedingungen). Kriterium 1: Kriterium 2: Anzahl der auftragsbezogenen Referenzen des Bewerbers/ Bewerbergemeinschaft Qualität der Mitarbeiter-Profile Die Gewichtung der Kriterien erfolgt gemäß folgender Reihenfolge: Kriterium 1 = 40 % und Kriterium 2 = 60 %. Der Erstplatzierte Bewerber, in Bezug auf das jeweilige Kriterium, wird 100 Punkte erreichen. Die weiteren Bewerber erhalten eine anteilige Punktzahl, welche sich aus dem Verhältnis ihres Wertes im Vergleich zum Erstplatzierten Bewerber zusammensetzt. Soweit die Mindestanforderungen erfüllt sind, ist die Rangfolge der erreichten Punkte für die Auswahl maßgebend. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und ist die Bewerberzahl nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zu Grunde gelegten Kriterien zu hoch, wird die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Los getroffen. Die Vergabeunterlagen (ausführliches Lastenheft etc.) erhalten ausschließlich die nach Durchführung dieses Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bewerber. Im Falle einer Arbeits-/ Bewerbergemeinschaft: Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, wenn jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der zu erbringenden Leistung haftet, sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft benannt sind sowie ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft als Ansprechpartner und Projektleiter dem Auftraggeber gegenüber benannt und mit unbeschränkter Vertretungsbefugnis für die Durchführung des Seite 3 von 8

4 Vergabeverfahrens ausgestattet wird (eine entsprechende Vollmacht ist von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu unterschreiben und dem Teilnahmeantrag beizufügen). Alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind verpflichtet alle geforderten Eigenerklärungen/ggf. Nachweise und Angaben zu erbringen. Art und Umfang der Leistung: Die Zentrale Universitätsverwaltung der Freien Universität Berlin führt derzeit eine umfassende Reorganisation bezüglich Verfahren, Prozesse und IT-Landschaft in den Bereichen Beschaffung und Haushalt durch (Projekt: Reorganisation Beschaffung und Haushalt ). Innenhalb dieses Projektes, beabsichtigt das Referat II C Zentraler Einkauf das bestehende E-Procurement System der Freien Universität Berlin BIOS Beschaffung im Onlineshop durch SAP SRM 7.0 und ein neues Katalogsystem abzulösen. Leistungsgegenstand dieser Ausschreibung ist die Einrichtung, Schulung und Einführung von SAP SRM 7 mit den Komponenten: SRM Self-Service Procurement für die dezentrale Beschaffung, SRM Sourcing für die Einkaufsbearbeitung in SAP SRM, SRM Kontraktmanagement für die Verwaltung von Rahmenverträgen und, SPM Spend Performance Management für Auswertungen in SRM. Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass die Einführung des neuen Katalogsystems nicht Gegenstand dieser Ausschreibung ist. Die nachfolgend aufgeführten Beratungs- und Entwicklungsleistungen sind zur Auftragserfüllung erforderlich: - Einrichtung und Customizing des SRM Self-Service Procurement im Extended Classic Szenario (ohne Leistungen) mit Nutzung von SAP NetWeaver Portal und Identity Management - Einrichtung und Customizing der SRM Module Sourcing und Kontraktverwaltung im Extended Classic Szenario - Einrichtung und Customizing des SRM Spend Performance Management für Auswertungen unter Nutzung eines bestehenden zentralen SAP NetWeaver BW-Systems - Einrichtung der initialen Übernahme und Replikation von Änderungen aus dem Org.-Management des HCM-Moduls in das SRM Org.-Management (PPOMA) Seite 4 von 8

5 - erforderliche notwendige Entwicklungen (inkl. Tests) zur Einführung des SRM- Systems, insbesondere bei der Erstellung des Einkaufswagens und der Erzeugung von Bestellungen in SRM (keine Workflow-Entwicklungen) - Einrichtung und Customizing der Bestellabwicklung aus SRM im Extended Classic Szenario unter Nutzung von Mail- und Faxversand - Aufbau der Integration zu den SAP-Komponenten SAP NetWeaver Portal, SAP Netweaver BW, Mail- bzw. Faxsystem - Funktionstests, Integrationstests und Übergabe - Unterstützung bei der Einrichtung des produktiven SRM-Systems inklusive aller dazu benötigten SAP-Komponenten Die nachfolgend aufgeführten Schulungsleistungen sind zur Auftragserfüllung erforderlich: - Durchführung einer SRM System-Administrator Schulung - Durchführung einer SRM Anwendungs-Administrator Schulung - Durchführung einer SRM Anwender-Schulung für die Pilotanwender (optional) - Durchführung einer SRM Genehmiger-Schulung für die Pilotanwender (optional) Ort der Leistungserbringung: Berlin anderer Ort/ Orte: Losvergabe: nein Zulassung von Nebenangeboten: ja nein Seite 5 von 8

6 Bestimmungen über die Ausführungsfrist: voraussichtlich bis voraussichtlich 1. Quartal 2014 Fristen: Veröffentlichungstermin am Abgabe der Teilnahmeanträge bis , Uhr Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Absage Angebotsabgabe für erfolgreiche Bewerber bis , Uhr Angebotspräsentation (voraussichtlich) bis Bindefrist bis Höhe der geforderten Sicherheitsleistungen: Keine Wesentliche Zahlungsbedingungen: 30 Tage Netto Höhe der Kosten für Vervielfältigung der Vergabeunterlagen: Keine Zuschlagskriterien: werden in den Vergabeunterlagen benannt Seite 6 von 8

7 Unterlagen zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers/Bieters (Mindestbedingungen) Folgende Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen: Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gem. 6 Abs. 3 VOL/A. Eigenerklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen. Eigenerklärung Korruptionsregister- und Gewerbezentralregisterauszug. Eigenerklärung gem. Frauenförderverordnung (FFV). Eigenerklärung/Schutzerklärung bzgl. der Technologie von L. Ron Hubbard. Folgende Unternehmens-Referenzen sind vom Bewerber vorzulegen: - mindestens 2 Referenzen zur Einführung von SAP SRM bei öffentlichen Auftraggebern mit SRM classic oder extended classic Szenario - mindestens 1 Referenz zur Einführung von SAP SRM in Kombination mit SAP ERP PSM - Public Sector Management (idealerweise im Bereich Universitäten / Forschung und Lehre) mit SRM classic oder extended classic Szenario - mindestens 2 Referenzen zur Einführung von SAP SRM mit Anbindung an SAP HCM (Replikation des HCM-Org.-Modells mit kundeneigenen Info- Strukturen) - mindestens 2 Referenzen zur Einführung von SAP SRM 7.0 Systemen mit NetWeaver-Portalintegration - mindestens 2 Referenzen Erfahrung in der Entwicklung von kundeneigenen Lösungen im SAP SRM - mindestens 2 Referenzen Erfahrungen mit NetWeaver Portal mindestens 2 Referenzen Erfahrungen mit NetWeaver Portal insbesondere bezüglich Ausprägung und Anpassung der Benutzerschnittstelle zu SAP SRM im Portal sowie iview-erstellung und Anpassung Folgende Eigenerklärungen bzgl. seiner Mitarbeiter sind vom Bewerber vorzulegen: - Mitarbeiterprofile bezüglich Qualifikation, Kompetenzen, Erfahrungen und Referenzen der für die Leistungserbringung / das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter vor Ort (mindestens für den Projektleiter, den hauptverantwortlichen SRM-Customizer und den hauptverantwortlichen Entwickler) - Mindestanforderungen an den für das Projekt vorgesehenen Projektleiter vor Ort Senior Berater mit mindestens 5 jähriger Projekterfahrung in der SRM Beratung als Projektleiter und Einführungsberater inkl. SRM- Customzing Seite 7 von 8

8 Senior Berater mit mindestens 5 jähriger Entwicklungserfahrung im SRM und NetWeaver Portal - Eigenerklärung, dass der für das Projekt vorgesehene Projektleiter und die weiteren hauptverantwortlichen Projektmitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen. - Eigenerklärung, dass die in den Mitarbeiterprofilen vorgestellten Mitarbeiter tatsächlich im Projekt eingesetzt werden. Folgende Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen: - keine Seite 8 von 8