Jahresbericht Stammgemeinschaft ehealth Aargau

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1 Jahresbericht 2016 Stammgemeinschaft ehealth Aargau Zu Handen der Vereinsversammlung vom 23. Mai 2017 Aarau, den 10. April 2017

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. VORWORT DES PRÄSIDENTEN INFORMATIONEN AUS DEM VORSTAND Mitglieder Tätigkeiten Rekrutierungsverfahren Geschäftsführer Anhörung Ausführungsrecht EPDG Pilot emedikation Strategie ehealth Aargau Rahmenvertrag DGS-SteHAG INFORMATIONEN AUS DER GESCHÄFTSSTELLE Aufbau Neue Webseite Übergabe Buchhaltung per Kommunikationsstrategie Aufbau Sharepoint-Umgebung Pilot emedikation AKTIVITÄTEN Situation im Kanton Aargau Jahresplanung VEREINSRECHNUNG / BILANZ STEHAG BERICHT DER REVISIONSSTELLE 15

3 Vorwort des Präsidenten Prozesse analysieren und optimieren, Austausch zwischen den Leistungserbringern initiieren, Awareness schaffen, Nutzenanalyse der möglichen Anwendungen durchführen und erst dann technische Lösungen etablieren. Wir sind damit bisher gut gefahren: die Erfahrungen rund um die Schweiz herum haben uns dazu veranlasst und darin bestätigt: nationale Grossprojekte, die die technische Lösung in den Fokus stellten sind sang- und klanglos untergegangen. Selbstverständlich nicht ohne Millionenoder Milliardenkosten und einen abrupten Marschhalt mit entsprechendem Vertrauensverlust zu verursachen. Wir sind am Punkt angelangt, wo die Weichen zur Technologie gestellt werden können ja sogar müssen. Das Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier EPDG ist am 15. April 2017 in Kraft getreten und das damit geänderte KVG die stationären Leistungserbringer verpflichten, sich innerhalb von drei oder fünf Jahren einer zertifizierten Stammgemeinschaft anzuschliessen. Die Erkenntnisse aus der Vorphase sind zahlreich: wir konnten (zusätzlich zum verpflichtenden EPD) die nutzbringendsten Anwendungen identifizieren, flankierende Massnahmen für die Einführungsphase entwerfen, haben Anhaltspunkte, um ein tragfähiges Geschäftsmodell zu entwickeln und sind durch den aktuell laufenden Strategieprozess auf dem besten Weg, einen breiten Konsens im Aufbau und im Betrieb des elektronischen Patientendossiers und weiterer ehealth Dienste zu schaffen. Wir setzen nun auch technisch um was heisst das für den Dialog in - unserer Versorgungsregion? War das nur eine Vorphase zur Entscheidungsfindung und ist jetzt abgeschlossen? Ich kann Sie beruhigen, wir arbeiten zwar jetzt auch an der Technik, wir werden stark auf Feedbackund Lernprozesse setzen, die mit dem Aufbauprozess in ständiger Wechselwirkung stehen. Wir wollen nicht statisch aufgrund von Erfahrungen, die wir teilweise vor mehreren Jahren gemacht haben umsetzen, sondern agil und auf den neuesten Erkenntnissen basierend. Es wird in Zukunft einige Änderungen in der Form des Austausches geben; der Austausch selbst bleibt aber bestehen. Wir werden institutionalisierte Gremien der Leistungserbringer schaffen, die uns im Rahmen von Feedback-Loops zurückmelden, ob wir auf dem richtigen Weg sind, oder ob wir Dinge anders und besser machen können und müssen. Es ist angedacht, dass diese Gremien eine Stimme im Vorstand erhalten, um Ihre Anliegen pointiert platzieren zu können. Unsere diesbezüglichen Überlegungen werden wir Ihnen zu gegebener Zeit und im richtigen Reifegrad präsentieren. Ich freue mich, mit Ihnen den bisherigen Weg gegangen zu sein. Wir setzen ganz direkt auf Ihre Expertise und Unterstützung und sind dankbar, auch in Zukunft darauf zählen zu dürfen. Andre Rotzetter Präsident Vereine ehealth Aargau und Stammgemeinschaft ehealth Aargau

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5 Informationen aus dem Vorstand Mitglieder Zusammensetzung per : Andre Rotzetter, Präsident (Vaka-Sparte Pflegeinstitutionen) Paul Scheidegger, Vizepräsident (Aargauischer Ärzteverband) Sergio Baumann (Kantonsspital Aarau) Herbert Felber (Hirslanden) Sander Mallien (Spitex Verband Aargau) Adrian Seiler (Kantonsspital Baden) Beat Stierlin (Vaka-Sparte Reha/Psychiatrie) Thomas Strasky (Aargauischer Apothekerverband) Urs Zanoni (Departement Gesundheit und Soziales) Mit dem Austritt von Anneliese Seiler ist die Vaka-Sparte Akutspitäler per vakant. 2.2 Tätigkeiten Der Vorstand hielt 2016 insgesamt sieben Sitzungen ab, zwei davon unmittelbar vor den Vereinsversammlungen. Thematisch dominant war 2016 vor allem der Aufbau einer eigenen Geschäftsstelle für die Stammgemeinschaft ehealth Aargau und das damit verbundene Rekrutierungsverfahren sowie die Vorbereitung des Pilots emedikation sind sechs Sitzungen geplant, eine davon ausserordentlich. 5 Jahresbericht 2016

6 2.3 Rekrutierungsverfahren Geschäftsführer Um Operatives von Strategischem zu trennen und eine Professionalisierung der Aktivitäten zu ermöglichen, entschied sich der Vorstand eine eigene Geschäftsstelle zu gründen. Im Rahmen eines mehrstufigen Rekrutierungsverfahrens wurde als erster Schritt dazu gemäss Beschluss der Vorstandssitzung vom ein Geschäftsführer bzw. eine Geschäftsführerin gesucht. Dazu wurde auf ein Stelleninserat mit einer Bewerbungsfrist bis Mitte April 2016 aufgeschaltet. Kernkompetenzen, die eine geeignete Kandidatin bzw. ein geeigneter Kandidat unter anderem mitbringen soll ist Führungserfahrung, Erfahrung im Gesundheitswesen, Erfahrung in der Leitung von Projekten sowie ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sowohl gegen innen, als auch gegen aussen. Der Vorstand entschied sich an seiner Sitzung vom 18. Mai 2016 einstimmig für Nicolai Lütschg. Lütschg war Gesamtprojektleiter des Bundesgesetzes über das elektronische Patientendossier beim Bundesamt für Gesundheit und bringt vielfältige Erfahrung in Digitalisierungsprojekten in verschiedenen Kontexten (Banken, Service Provider, Forschung und Lehre sowie E-Government) mit. Er trat die Stelle per 1. August 2016 an. Jahresbericht

7 Trotz der Kritik sehen wir in der Vorlage eine wichtige Grundlage zur Digitalisierung des Austausches von Gesundheitsdaten, wir haben uns denn auch bemüht, konstruktive Änderungsvorschläge zu machen und nicht nur pauschal Kritik zu üben. 2.5 Pilot emedikation Mit dem Pilotprojekt ecom besteht im Kanton Aargau seit zwei Jahren eine Kommunikationsplattform, über welche Zu- und Überweisungen mit den Kantonsspitälern Aarau und Baden elektronisch abgewickelt werden können. Um auch in der EPD-Kommunikation Erfahrungen zu sammeln, beschloss der Vorstand, einen Anwendungsfall mit potenziell hohem Nutzen, die emedikation, im Rahmen eines Pilots mit dem bestehenden Dienstleister (Post) zu etablieren. 2.4 Anhörung Ausführungsrecht EPDG Am 22. März 2016 eröffnete das Eidgenössische Departement des Innern die Anhörung des Ausführungsrechts zum Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier EPDG. Die Stammgemeinschaft ehealth Aargau reichte selbstverständlich eine Stellungnahme ein und merkte vor allem an, dass die strikte Systemtrennung innovationshemmend wäre und eine umfassende Nutzung der Vorteile des elektronischen Datenaustausches im Gesundheitswesen nicht zuliesse. Auch andere Regelungen, z.b. betreffend der Regelung der Finanzhilfen, des Zertifizierungsverfahrens oder der Vergabe der Zugriffsrechte wurden kritisch hinterfragt. Um die Komplexität etwas zu verringern und der Dauer von 6 Monaten anzupassen, wurde beschlossen, sich einerseits auf den Raum Baden zu beschränken und andererseits möglichst Patientinnen und Patienten, die zwar regelmässigen in Kontakt mit mehreren Gesundheitsfachpersonen stehen, aber grundsätzlich medienkompetent sind, anzusprechen. Letzterer Bedingung wurde mit der Konzentration auf Diabetiker Rechnung getragen, welche bereits relativ früh mit dem Gesundheitssystem in Kontakt kommen. Der Start ist für das zweite Quartal 2017 geplant, es sollen insgesamt zwischen 100 und 150 Patientinnen und Patienten teilnehmen, leistungserbringerseitig ist das Kantonsspital Baden, die Spitex Baden-Ennetbaden sowie die Genossenschaft der Notfallapotheker Raum Baden dabei. 7 Jahresbericht 2016

8 2.6 Strategie ehealth Aargau 2025 Der Vorstand beschloss, das weitere Vorgehen bei der Einführung von ehealth bzw. dem elektronischen Patientendossier auf eine breit abgestützte strategische Basis zu stellen. Ausgehend von der Vision definiert er mit der Mission den Beitrag der Stammgemeinschaft ehealth Aargau und weiterer interessierter und involvierter Akteure sowie die konkreten Handlungsfelder und Qualitätskriterien. Diese Strategie wird im Q unter sämtlichen Leistungserbringern (Apotheker, Ärzte, Spitex Verband Aargau, VAKA Sparte Akutspitäler, VAKA Starte Rehabilitation, VAKA Sparte Pflegeeinrichtungen sowie VAKA Sparte psychiatrische und psychosomatische Kliniken) des Kantons Aargau vernehmlasst. Die Publikation des überarbeiteten Strategiepapiers soll in der ersten Jahreshälfte 2017 erfolgen. 2.7 Rahmenvertrag DGS-SteHAG Die Aktivitäten der Stammgemeinschaft ehealth Aargau werden aktuell durch den Kanton Aargau finanziert. Um sicherzustellen, dass die Mittel zweckgerichtet für den Aufbau der Stammgemeinschaft verwendet werden, hat das Departement für Gesundheit und Soziales (DGS) einen Rahmenvertrag mit der Stammgemeinschaft abgeschlossen. Dieser Rahmenvertrag beschreibt die Leistungen, welche die Stammgemeinschaft zu erbringen hat - in Bezug auf Termine, Qualität und Kosten. Jahresbericht

9 Informationen aus der Geschäftsstelle Aufbau Mit der Anstellung von Nicolai Lütschg als Geschäftsführer per 1. August 2016 wurde der Grundstein zum Aufbau der Geschäftsstelle der Stammgemeinschaft ehealth Aargau gelegt. Die Büroräumlichkeiten befinden sich an der Laurenzenvorstadt 11 in Aarau, was Synergien mit der bestehenden Geschäftsstelle der VAKA an derselben Adresse erlaubt. Sitzungszimmer und Informatikinfrastruktur werden gemeinsam verwendet, ebenso werden thematische Synergien bereits bestens ausgenützt. Kurz vor Jahresende konnte mit dem Eintrag ins Handelsregister der vorerst letzte Schritt in der Gründung vollzogen werden. Dies war wider Erwarten zeitintensiv, da gemäss Aussagen des Handelsregisteramtes die Zweckmässigkeit der Rechtsform des Vereins für eine Stammgemeinschaft juristisch geprüft werden musste. 3.2 Neue Webseite Die bisherige, auf statischen HTML-Seiten basierende Webseite wurde durch ein zeitgemässes Open-Source CMS (CMS Made Simple) ersetzt. Alle Inhalte wurden soweit zweckmässig übernommen und grafisch wie textuell überarbeitet und aktualisiert. Der Sicherheit wurde bei der Wahl der Lösung besondere Beachtung geschenkt, das gewählte Produkt gilt als solid und entzieht sich gängigen Sicherheitsproblemen der etablierten grossen Produkte (Wordpress, Joomla, etc.). Trotzdem ist die Weiterentwicklung dank einer aktiven Entwicklergemeinde auch zukünftig sichergestellt. Auch der einfache Zugang zu den Informationen ist uns wichtig, durch logischen Aufbau und benutzerfreundliche Bedienung stellen wir sicher, dass unsere Inhalte da ankommen, wo sie gedacht sind. Auch der Zugang für Menschen mit einer Beeinträchtigung liegt uns am Herzen, das gewählte Template ist daher konform mit 9 Jahresbericht 2016

10 Vorgaben der WCAG 2.0, einem Regelwerk, das diesbezügliche Vorgaben macht. 3.3 Übergabe Buchhaltung per Die Buchhaltung wurde bisher durch den Verein für Altersbetreuung im oberen Fricktal VAoF wahrgenommen, diese Aufgabe geht per an die Stammgemeinschaft ehealth Aargau über, die bisher geleistete, ausgezeichnete Arbeit wird ausdrücklich verdankt. die Verteilung sämtliche Unterlagen, der Kalender für die Sitzungsplanung sowie die Aufgabenverwaltung zur Führung einer Pendenzenliste. Erste Rückmeldungen sind positiv, vor allem die jederzeitige Verfügbarkeit der Information auf allen Devices (PC, Smartphone, Tablet) wird geschätzt. Es ist vorgesehen, für alle Projekte eine entsprechende Sharepoint Umgebung nach Vorlage des SteHAG-Vorstandes zur Verfügung zu stellen. 3.4 Kommunikationsstrategie Die Stammgemeinschaft ehealth Aargau nutzt zeitgemässe Kommunikationskanäle. Sie ist auf den gängigen Social-Media-Kanälen (Facebook, Twitter, Linkedin, Google+) präsent, um kurze, prägnante Botschaften zu verbreiten. Für weiterführende Informationen werden Links auf die eigene Homepage zu ausführlichen Newsartikeln eingesetzt. Die Anzahl der Nutzer dieser Kanäle ist bemerkenswert, es konnten kombiniert teilweise mehrere Tausend Benutzer angesprochen werden, je nach Thema. Es zeigt sich aber deutlich, dass diese Kanäle mehrmals wöchentlich aktualisiert werden müssen, da das Interesse sonst stark nachlässt. 3.5 Aufbau Sharepoint- Umgebung Um dem Vorstand und eventuell zukünftigen Arbeitsgruppen ein modernes digitales Arbeitsumfeld zur Verfügung stellen zu können, setzt die Geschäftsstelle auf Microsoft Sharepoint. Eingesetzt werden die Module Dokumentenbibliothek für 3.6 Pilot emedikation Die Geschäftsstelle nimmt das Projektmanagement für die Durchführung des Pilotprojekts emedikation im Raum Baden wahr. Im 2016 konnte nicht so rasch wie gewünscht umgesetzt werden, da technische Details geklärt werden mussten (Anbindung an die Primärsysteme), welche sich als umfangreich und durch die Inklusion diverser Parteien (Post, Hersteller der Primärsysteme sowie Intermediäre) als komplex und zeitraubend erwiesen haben. Es wurde daher auf einen Launch im 2016 verzichtet, die Aktivitäten sollen erst dann starten, wenn die Plattform in brauchbarerem Zustand vorliegt. Es ist aktuell davon auszugehen, dass dies im Q der Fall sein wird. Jahresbericht

11 Aktivitäten wird ein wichtiges Jahr für das elektronische Patientendossier werden. Das Inkrafttreten ist per Mitte April geplant, damit ist der Grundstein für die koordinierte Digitalisierung des Gesundheitswesens in der Schweiz gelegt. Mit dem Inkrafttreten alleine beginnt die Arbeit der Gemeinschaften und Stammgemeinschaften erst. Es müssen aber auch seitens des Bundes die zentralen Abfragedienste bereitgestellt, die Vergabe der Patientenidentifikationsnummer durch die ZAS vorbereitet und die für die Sicherstellung der Interoperabilität wichtige Zertifizierungsumgebung für die akkreditierten Zertifizierer bereitgestellt werden. Im September 2017 folgt dann mit dem sogenannten EPD-Projektathon der erste Live- Test der nationalen (das heisst Schweiz-spezifischen) Integrationsprofile. 4.1 Situation im Kanton Aargau Auch im Aargau tun wir alles, um rechtzeitig starten zu können. Folgende Punkte sind uns dabei speziell wichtig: Strategie ehealth Aargau 2025 Wir werden eine gemeinsam erarbeitete Strategie für die Digitalisierung des Gesundheitswesens vernehmlassen, überarbeiten und verabschieden. Dabei sollen von allen Leistungserbringern Rückmeldungen zu den wichtigsten Diensten und der Umsetzung eingeholt werden. Pilot emedikation Die emedikation verspricht eine ehealth- Anwendung mit grossem Potenzial zu werden, wir planen daher einen Pilotversuch im Raum Baden, um die Veränderung der BBehandlungsprozesse bei den Leistungserbringern analysieren zu können. Wahl des Umsetzungspartners Ein breiter Konsens in der Versorgungsregion ist wichtig bei der Umsetzung des elektronischen Patientendossiers; Technik nachgelagert. Ohne Technik gelingt die Umsetzung des Bundesgesetzes über das elektronische Patientendossier EPDG aber nicht, darum setzen wir alles daran, einen für die Umsetzung unserer Strategie geeigneten Partner zu finden, um gemeinsam das ideale EPD für den Kanton Aargau aufzubauen. Prozessdefinition Für den Aufbau der Stammgemeinschaft müssen diverse Prozesse definiert werden, etwa die Registrierung von Patientinnen und Patienten oder die Prüfung der Qualifikation von Gesundheitsfachpersonen. Zudem müssen die Verträge der Leistungserbringer mit der Stammgemeinschaft gesetzeskonform ausgestaltet werden, da nicht nur die Finanzierung, sondern auch gewisse Vorgaben verbindlich geregelt werden müssen (z.b. das 11 Jahresbericht 2016

12 Einhalten von Minimalanforderungen in Bezug auf Sicherheit beim Anschluss der Primärsysteme). Finanzierungsmodell Der Kanton Aargau finanziert den Aufbau der Stammgemeinschaft ehealth Aargau nur teilweise; der Hauptteil des Aufbaus und ein überwiegender Teil der Betriebskosten müssen durch Dritte getragen werden. Es ist zu klären, wer diese Dritten sind und wie sie sich die Kosten aufteilen. Gesuch Finanzhilfen Gemäss Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier EPDG erhalten Stammgemeinschaften während drei Jahren 30 Millionen Franken für Aufbau und Zertifizierung. Wir setzen alles daran, die Leistungserbringer des Kantons Aargau, welche das EPD finanzieren, mit diesen Bundesbeiträgen zu entlasten. 4.2 Jahresplanung 2017 JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEZ Ersatz Webseite Strategie ehealth Aargau Pilot emedikation Wahl Umsetzungspartner Finanzierungsmodell Definition Prozesse Gesuch Finanzhilfen Vorbereitung Durchführung Vereinsversammlung Abschluss Jahresbericht

13 Vereinsrechnung/ Bilanz ehag 5 RECHNUNG 2016 ERTRAG Mitgliederbeiträge Zinsertrag 0.19 TOTAL ERTRAG 9' AUFWAND Beitrag SteHAG 12' Buchhaltung / Revision Bankspesen TOTAL AUFWAND Reinverlust per ' AKTIVEN Umlaufvermögen Kontokorrent TOTAL AKTIVEN 8' ' ' PASSIVEN Fremdkapital 0.00 Fremdkapital kurzfristig 0.00 Fremdkapital langfristig 0.00 Eigenkapital Kapitalkonto 8' TOTAL PASSIVEN 8' Jahresbericht 2016

14 Vereinsrechnung/ Bilanz SteHAG 6 RECHNUNG 2016 ERTRAG Beitrag ehag Beitrag Kanton Aargau Einnahmen Dienstleistungen TOTAL ERTRAG 12' ' ' ' AUFWAND Personal- und Sachaufwand 96' Projektkosten / Pilot TOTAL AUFWAND Jahresergebnis 102' AKTIVEN Umlaufvermögen 102' Kontokorrent 102' TOTAL AKTIVEN PASSIVEN Passive Rechnungsabgrenzung Fremdkapital Eigenkapital Kapitalkonto TOTAL PASSIVEN 102' ' ' Jahresbericht

15 Bericht der Revisionsstelle 7 15 Jahresbericht 2016

16 Stammgemeinschaft ehealth Aargau Laurenzenvorstadt Aarau facebook.com/ehealthaargau