Stammdatenmanagement und Dokumentation mit MUSEmobile im OP

Transkript

1 Stammdatenmanagement und Dokumentation mit MUSEmobile im OP

2 Agenda: Kurzvorstellung Klinikum Mutterhaus der Borromäerinnen ggmbh Problemstellung/Ausgangssituation und rechtliche Rahmenbedingungen Alternativen zur möglichen Problemlösung Projektumsetzung mit MUSEmobile Entstandene Probleme und deren Lösung Fragen

3 Kennzahlen: Klinikum Mutterhaus der Borromäerinnen ggmbh Insgesamt 1054 Betten an 3 Standorten ~2500 Mitarbeiter 19 Hauptfachabteilungen ca stationäre und ambulante Patienten OP-Bereich mit 14 Sälen und separatem ambulantem OP OP s pro Jahr Gesamtvolumen Implantate im OP: ca. 2,5 Mio. pro Jahr. Gesamtbewertungsrelationen: ca pro Jahr Geburten: ca pro Jahr Umsatz: ca. 160 Mio. pro Jahr

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5 Struktur Einkauf / Lager Der Einkauf ist organisatorisch dem Geschäftsbereich Zentrale Dienste zugeordnet. Diesem gehören die folgenden Bereiche an: Einkauf (inkl. Versicherungs- und Vertragswesen) Zentrallager Logistik (Ver- und Entsorgung) Küche + Cafeteria Technik inkl. Projektsteuerung und Bauwesen Hauswirtschaft mit Bettenzentrale Fuhrpark Im Einkauf sind insgesamt 5,5 VK, im Zentrallager 8,5 VK + Azubi beschäftigt. Das Zentrallager beliefert ca. 60 Stationen und Abteilungen in Vollversorgung.

6 Rechtliche Rahmenbedingungen Änderung der MPBetreibV ab ( 10) Betrifft alle aktiven Implantate sowie Herzklappen, nicht resorbierbare Gefäßprothesen und stützen, Hüft- und Kniegelenke sowie Spine- und Brustimplantate. Dokumentiert werden muss: Ref-Nummer LOT-Nummer Bezeichnung des Produktes Hersteller Behandelnder Arzt Patientendaten Datum der Implantation Name der Einrichtung die die Implantation durchgeführt hat Die Dokumentation muss im Bedarfsfall innerhalb von 3 Werktagen zu ermitteln sein.

7 Ausgangssituation Alle vorgenannten Produkte werden manuell per Klebezettel in mehreren Implantatebüchern dokumentiert und archiviert. Wenn der Patient bekannt ist, kann das implantierte Produkte relativ schnell identifiziert werden. Bei einem Produktrückruf seitens der Industrie ist diese Identifikation nicht ohne weiteres möglich, da hier der Patient nicht bekannt ist, und somit theoretisch alle Implantatebücher manuell durchsucht werden müssten. Keine Kostenträgerrechnung

8 Alternativen zur Problemlösung Weiterführen des Implantatebuches, mit der Konsequenz, dass ggf. notwendige Informationen nicht innerhalb von 3 Werktagen ermittelt werden können. Einführen eines Scannersystems, mit dem die Artikel bei der OP dem Patienten direkt zugeordnet werden können.

9 Projektumsetzung mit MUSEmobile Präsentation des Systems durch Aescudata vor Ort Abstimmen der internen Prozesse im OP Festlegen der Anzahl der Scanner (Hauptkostenblock) Klärung der technischen Infrastruktur (WLAN oder Dockingstation) mit der IT-Abteilung Nach Auftragserteilung erfolgte Lieferung, Installation und Customizing der Scanner durch Aescudata Import der Barcodestammdaten nach AMOR3 mit Hilfe von Medical Columbus Schulung der OP-Mitarbeiter Testphase von einem Monat ab Echtbetrieb ab

10 Import der Barcodestammdaten Problemstellung: Um die Artikel scannen zu können, ist es zwingend notwendig, dass die jeweiligen Barcodestammdaten (GTIN, EAN, HIBC) in AMOR3 hinterlegt werden. Da eine manuelle Eingabe für alle Artikel nur theoretisch möglich ist, hat sich das Klinikum Mutterhaus für den Dienstleister Medical Columbus entschieden. Über eine Schnittstelle werden die entsprechenden Barcodestammdaten zur Verfügung gestellt und direkt in die jeweiligen Artikelstammsätze importiert.

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12 Vorgehensweise Barcodeimport - Aktive Implantate - Herzklappen - nicht resorbierbare Gefäßprothesen und stützen, - Hüft- und Kniegelenke - Spine- und Brustimplantate.

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14 Prozess MUSEmobile im OP Sämtliche Artikelstammdaten (inkl. Barcodes) werden über die Standardschnittstelle täglich an die MUSE übertragen. Die Scanner werden zu festgelegten Intervallen mit diesen Artikeldaten gespeist. Anschließend können die Mitarbeiter der OP-Pflege die entsprechenden Artikel per Scanner erfassen. Erfasste Artikel landen automatisch im Warenkorb der MUSE und können dort über den Einkauf nachbestellt werden. Über eine weitere Schnittstelle werden die gescannten Daten in das KIS übertragen.

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16 Weitere Einsatzmöglichkeiten MUSEmobile Die Scanner sind auch für die Versorgungsassistenten nutzbar. Scannergestützte Kostenstelleninventuren können durchgeführt werden.

17 Update der Scanner: Bei fehlgeschlagenem Artikelupdate funktionieren die Scanner bis zum nächsten erfolgreichen Update nicht mehr. Lösung: Kein Update zu festen Zeiten, sondern zeitversetzt für alle Geräte. Fehlende Barcodeinformationen bei Medical Columbus. Nicht alle Lieferanten liefern die Stammdaten zu MC. (Teil)-Lösung: Der Kunde fragt aktiv bei den entsprechenden Lieferanten an. Implantatepass. In MUSEmobile muss der behandelnde Arzt manuell ausgewählt werden. Bei einer Vielzahl von Ärzten ist dies nicht praktikabel. Lösung: Noch offen. Derzeit wird der Pass dezentral in den CA- Sekretariaten ausgestellt.

18 Nicht alle Artikel sind zum Zeitpunkt des Scannens in AMOR3 vorhanden und können somit nicht gescannt werden. (Leihsets) Lösung: keine Häufiges Anmelden mit den MUSE-Login-Daten der einzelnen OP Mitarbeiter ist an den Scannern aufgrund der kleinen Touch-Tastatur mühselig. Lösung: Es ist angedacht diese Anmeldung über einen persönlichen Login-Barcode zu tätigen den jeder Mitarbeiter bei sich trägt. Fehlende Kostenartenübermittlung durch MUSEMobile in das KIS. Lösung: Es wird derzeit geprüft diese Informationen über das Data Warehouse zu erhalten.

19 Erfasste Implantate in der MUSE

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