Start in die Online-Buchung

Transkript

1 Sehr geehrte Gastgeber, immer mehr Gäste wollen schnell, unkompliziert und verbindlich ihren Urlaub online buchen, so wie sie es von gängigen Hotel-Portalen gewöhnt sind. Auch die Trends zum Kurz- und Mehrfachurlaub sowie zur immer kurzfristigeren Reiseentscheidung sind Treiber dafür, dass die Online-Buchbarkeit zunehmend zum Wettbewerbsvorteil wird. Als Gastgeber profitieren Sie von der Online-Buchung, weil Sie damit: neue Zielgruppen ansprechen; Ihre Auslastung gerade in der Nebensaison weiter verbessern können; über externe Vertriebskanäle die Reichweite Ihres Interneteintrags vervielfachen, aber zugleich eine mehrfache Datenpflege vermeiden können; wertvolle Arbeitszeit sparen, weil Sie viele Anfragen nicht mehr telefonisch oder per individuell beantworten müssen. Wichtig für Sie zu wissen: Sie gehen mit Ihrer Zustimmung zur Online-Buchung kein wirtschaftliches Risiko ein. Kosten entstehen nur im Buchungsfall. Sie können nach wie vor Buchungen auch telefonisch oder per entgegennehmen. Die Online-Buchung ist auch im Basistarif verfügbar; Sie legen selbst fest, welche Ferienwohnungen in welchem Zeitraum online buchbar sein sollen. So können Sie bspw. ausschließlich in der Nebensaison Kontingente für die Online-Buchung freigeben; Die Online-Buchung setzt eine regelmäßige Pflege Ihrer Belegungsdaten im System voraus. Telefonisch eingehende Buchungen müssen zeitnah im Belegungsplan vermerkt werden, um Doppelbuchungen zu vermeiden; Die Teilnahme an der Online-Buchung setzt einmalig den Abschluss einer schriftlichen Zusatzvereinbarung mit Ihrem Landesverband voraus. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, aus der Online-Buchbarkeit wieder auszusteigen. Zudem können Sie selbst in Ihrem Login-Bereich jederzeit die von Ihnen frei gegebenen Kontingente wieder zurücknehmen. Die Teilnahme an der Online-Buchung verbessert auch Ihre Wettbewerbsposition auf Landsichten.de. Online buchbare Betriebe werden in der Trefferliste vor den nicht online buchbaren Betrieben dargestellt. Die Online-Buchbarkeit ist zudem Voraussetzung für die Ausspielung unter Last-Minute. Es sind vier verschiedene Möglichkeiten der Online-Buchung die so genannten Vertriebskanäle zu unterscheiden: Landsichten.de: Dies ist der Standard-Vertriebskanal, wenn Sie sich online buchbar machen. Die hierfür frei gegebenen Kontingente sind sowohl auf dem Deutschland- als auch auf dem Länderportal von Landsichten.de buchbar. Eigene Homepage: Sie können auf Ihrer eigene Homepage unser Online- Buchungsmodul einbinden und damit die für Landsichten.de freigegebene Kontingente provisionsfrei auch auf Ihrer eigenen Homepage vermarkten. Es fällt lediglich eine geringe fixe Transaktionsgebühr je Buchung an. Externe Vertriebskanäle mit Rahmenvertrag: Landsichten hat bereits mehrere Rahmenverträge mit externen Buchungsportalen geschlossen und entsprechende Schnittstellen eingerichtet. Wenn Sie möchten, können Sie diese, reichweitenstarken Vermarktungswege quasi mit einem Mausklick zusätzlich nutzen. Sie können auch nur einen Teil des Landsichten-Kontingents hierfür freigeben. Sie müssen hierfür auch keine separaten Belegungsdaten pflegen und keine zusätzlichen Verträge abschließen. Derzeit bestehen Rahmenverträge mit folgenden externen Vertriebskanälen: o Casamundo.de o Bestfewo.de inkl. dessen Partnernetzwerk (z.b. Bauernhofurlaub.com) o HolidayInsider.com Seite 1

2 o SH-Tourismus.de (nur für Gastgeber aus Schleswig-Holstein) Rahmenverträge und Schnittstellen zu weiteren regionalen und überregionalen Plattformen sind in Planung. Externe Vertriebskanäle mit Direktvertrag: Sie haben die Möglichkeit, aus dem Travel-System heraus auch Kontingente zu pflegen, die Sie an die externen Vertriebskanäle o Booking.com; o Expedia.de in Kombination mit Venere.com und Hotels.com; o Ab-in-den-Urlaub.de in Kombination mit Hotelreservierung.de, Reisen.de und Fluege24.de übergeben (derzeitiger Stand). Hierbei müssen Sie jedoch neben der Zusatzvereinbarung mit Ihrem Landesverband einen direkten Vertrag mit den jeweiligen Portalen schließen. Stammdaten und Bilder müssen Sie einmalig direkt an die Portalbetreiber liefern. Auch die Provisionsabrechnung erfolgt direkt zwischen Ihnen und dem gewählten Vertriebskanal. Zusätzlich fällt eine Transaktionsgebühr von 2,00 zzgl. MwSt. je Buchungsvorgang an, die über Ihren Landesverband abgerechnet wird. Übersicht: Vertriebskanäle und Konditionen Vertriebskanal Kosten / Provision 1) Landsichten.de Eigene Homepage Casamundo.de Bestfewo.de inkl. Partnernetzwerk 2) HolidayInsider.com SH-Tourismus.de (nur in Schleswig-Holstein) Booking.com, Expedia.de, Venere.com, Hotels.com, Ab-inden-Urlaub.de 10 % des fix 4,00 je Buchung 13 % des 13 % des 13 % des 10 % des individueller Provisionssatz zzgl. 2,00 je Buchung 1) zzgl. gesetzlicher MwSt. 2 ) derzeit: Generelle Vorgehensweise zur Einrichtung der Online-Buchbarkeit 1) Melden Sie sich zunächst im Travel-Login-Bereich mit Ihren Zugangsdaten an. 2) Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt Vermieter aus und klicken dann auf den Untermenüpunkt Vertriebswege. Der Reiter Vertriebswege, auf den Sie automatisch gelangen, zeigt nur den Hinweistext keine Vertriebskanäle vorhanden an. Seite 2

3 3) Wählen Sie den Reiter Konfiguration in der oben stehenden Menüleiste aus. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Online-Buchungskanäle. Unterhalb der Übersicht werden all diese Kanäle unter dem Begriff Inaktive Vertriebswege zur Bearbeitung aufgelistet. 4) Wenn Sie sich für einen Vertriebskanal freischalten lassen möchten, so klicken Sie an gewünschter Stelle Aktivierung beantragen und anschließend auf den Button Speichern. Das Speichern ist wichtig, denn erst dadurch ändert sich der Status des Vertriebskanals und Ihr Landesverband wird über Ihren Wunsch informiert. Sie können jederzeit zusätzliche Vertriebswege aktivieren oder deren Deaktivierung beantragen. Wichtig: Mit der Aktivierung akzeptieren Sie die Konditionen des jeweiligen Vertriebskanals (siehe Zusatzvereinbarung). 5) Ihr Landesverband wird sich nun, wenn nicht schon im Vorfeld geschehen, mit Ihnen in Verbindung setzen und Sie bitten, die Zusatzvereinbarung zur Online-Buchung zu unterzeichnen. Ihre Unterschrift auf dieser Vereinbarung ist Grundvoraussetzung für die technische Freischaltung Ihres Betriebs für die Online-Buchung. 6) Existiert die Zusatzvereinbarung, steht der Freischaltung nichts mehr im Weg. Durch die Freischaltung ändert sich der Status des gewünschten Vertriebskanals von beantragt (blau) in aktiv (grün) und auf der Seite erscheint die Übersicht Aktive Vertriebswege. Seite 3

4 Hier sehen Sie jetzt nach Freischaltung die Änderung der Markierung neben der jeweiligen aktiven Plattform. Des Weiteren ergibt sich nach Aktivschaltung der Vertriebskanäle auch die neue Übersicht aller aktiven & inaktiven Vertriebsplattformen innerhalb des Reiters Konfiguration. Die Freischaltung zur Online-Buchbarkeit hat direkte Auswirkungen auf die Ausspielung Ihres Betriebes auf den Landsichten-Portalen. Deshalb ist die unmittelbare Freigabe Ihrer online buchbaren Kontingente dringend erforderlich. Die genaue Vorgehensweise wird in den nachfolgenden Punkten 7 und 8 beschrieben. WICHTIGER HINWEIS: Bis zur Freigabe der online buchbaren Kontingente in der Vertriebswegesteuerung (s. Punkt 8) können Sie den Standard-Belegungsplan nicht bearbeiten. Seite 4

5 7) Auch auf dem zuvor leeren Reiter Vertriebswege ändert sich nun die Ansicht. Die aktivierten Vertriebskanäle werden angezeigt und Sie werden aufgefordert, Ihre Kontingente für diese Kanäle freizugeben. Sie können jetzt wie folgt vorgehen: Variante 1 (empfohlen): Durch setzen des Hakens Kontingent PLATTFORM jetzt komplett freischalten und Klick auf Speichern, geben Sie dem entsprechenden Vertriebskanal alle laut Ihrem Belegungsplan verfügbaren Kontingente zur Online-Buchung frei. Individuelle Anpassungen können dann gezielt im Anschluss vorgenommen werden. Variante 2: Durch Belassung der Auswahl auf Individuell einstellen und Klick auf Speichern geben Sie dem entsprechenden Vertriebskanal keinerlei Kontingente zur Online-Buchung frei. Sie haben damit zwar den Vertriebskanal freigeschalten; aber zunächst keine buchbaren Kontingente übergeben. TIPP: Die Freigabe der kompletten Kontingente mit anschließender individueller Bearbeitung (Variante 1) ist erheblich einfacher und übersichtlicher als die Variante 2. Seite 5

6 8) Sie haben nun alle Grundeinstellungen, die für die Online-Buchung notwendig sind, vorgenommen. Was folgt ist die Individualisierung der Einstellungen. Nach dem vorherigen Speichervorgang wird Ihnen anhand der Freimeldungen im Belegungsplan die sogenannte Vertriebswegesteuerung automatisch generiert und angezeigt. Hier haben Sie vielfältige Einstellungsmöglichkeiten. Welche Funktionen es gibt und wie Sie sie richtig anwenden, entnehmen Sie bitte dem Travel 2.0 Handbuch. Im Kapitel 8 Vertriebsplattformen auf den Seiten 64 bis 67 sind diese Themen detailliert für Sie aufbereitet. Das Handbuch liegt Ihnen entweder als Printversion vor oder wird Ihnen im Extranet bzw. über Ihren Landesverband zur Verfügung gestellt. Bitte beachten Sie: Für online buchbare Betriebe ist ein stets aktuell gepflegter Belegungsplan unerlässlich! 9) Im Fall einer Online-Buchung generiert das System eine automatisch per verschickte Buchungsbestätigung an den Gast (und zugleich eine entsprechende Benachrichtigung an Sie, zusätzlich auch als SMS, wenn Sie Ihre Mobil-Nummer in den Stammdaten hinterlegt haben). Die dort verwendeten Textbausteine können Sie teilweise selbst anlegen, und zwar im Reiter Texte/Bilder/Geodaten > Text. Seite 6

7 Einrichtung des Online-Buchungsmoduls auf der eigenen Homepage Für die Einrichtung des Online-Buchungsmoduls auf der eigenen Homepage beantragen Sie zunächst die Aktivierung des Vertriebswegs Eigene Homepage unter Vermieter > Vertriebswege im Reiter Konfiguration. Sobald Sie von Ihrem Landesverband bzw. von Eberl Online für den neuen Vertriebskanal freigeschaltet wurden, können Sie unter Vermieter > Buchung im Reiter Eigene Buchung alle weiteren Einstellungen vornehmen. Hier können Sie auswählen, welche Kategorien über die eigene Homepage buchbar gemacht werden sollen, Sie können die Buchungsstrecke farblich und inhaltlich personalisieren und auf Wunsch sogar einen bestehenden Google Analytics Tracking Code in die Buchungsstrecke integrieren. Es wird eine individuelle URL (Internetadresse) generiert, die Sie oder Ihr Internet- Dienstleister in Ihre bestehende Homepage einbinden können. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, auch eigene AGB zu hinterlegen, die dann ausschließlich für die Online-Buchung auf der eigenen Homepage zur Anwendung kommen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, hier als pdf- Datei die Landsichten-Standard-AGB zu hinterlegen. Sie finden diese pdf-datei im Extranet im Reiter Online-Buchung. Noch einfacher ist die Einbindung des Online-Buchungsmoduls, wenn Sie im Rahmen des Premiumtarifs eine eigene Homepage mit Hilfe des Internetseiten-Baukastens erstellt haben. Hier müssen Sie lediglich eine neue Seite anlegen und dabei die automatisch voreingestellte Spezialseite Online-Buchung auswählen. Die Vergabe der Kontingente für die eigene Homepage erfolgt anschließend in der Vertriebswegesteuerung gemeinsam mit der Pflege der Kontingente für Landsichten.de (erkennbar an dem Kettensymbol). Besonderheiten bei der Nutzung externer Vertriebskanäle: Globale Merkmale Die Landsichten-Datenbank mit ihren zahlreichen Betriebs- und Zimmermerkmalen ist eine besondere Stärke unseres Systems, weil sie dem Gast eine sehr gezielte und detaillierte Quartiersuche ermöglichen. Herkömmliche Buchungsportale arbeiten mit sehr viel allgemeineren Suchparametern. So greifen auch die externen Vertriebskanäle lediglich auf die so genannten globalen Merkmale zurück, die auf Betriebsebene in den Stammdaten und auf Zimmereben unter Zimmer/FeWo hinterlegt sind. Die wesentlich detaillierteren Landtourismus-Merkmale kommen hier nicht zur Anwendung. Dies hat bspw. folgende Auswirkung: Bei Landsichten können Sie für jede einzelne Ferienwohnung entscheiden, ob Hunde willkommen sind oder nicht. Externe Vertriebskanäle wie Bestfewo oder Casamundo greifen jedoch auf die globalen Merkmale zurück, die das Merkmal Haustiere erlaubt lediglich auf Betriebsebene erfassen. Sie können bei diesen Vertriebskanälen also nicht steuern, in welchen Zimmern oder Ferienwohnungen Sie Hunde erlauben und in welchen nicht. Vielmehr müssen Sie sich in den globalen Merkmalen der Stammdaten festlegen, ob Sie auf Ihrem Betrieb Hunde generell akzeptieren oder nicht (Anmerkung: Es existiert hier auch das Merkmal Haustiere auf Anfrage, von dem jedoch für die Online-Buchung abzuraten ist, weil diese eine individuelle Anfrage eben nicht vorsieht; Casamundo bspw. spielt das Merkmal Haustiere auf Anfrage generell als Hund erlaubt aus. Hier sind also nachträgliche Auseinandersetzungen mit den Gästen nicht auszuschließen). Im Zweifelsfall sollten Sie also für Seite 7

8 die externen Vertriebskanäle Haustiere nicht erlaubt als globales Stammdaten-Merkmal wählen und für Landsichten.de unter Zimmer/FeWo dann für jede Wohneinheit separat steuern, wo Hunde willkommen sind und wo nicht. Eine weitere Besonderheit: Casamundo arbeitet mit einer Standardbelegung von nur einem Erwachsenen. Daher sollten Sie für diese Belegung auch in jedem Fall einen Preis hinterlegen, damit Ihre Ferienwohnung bei Casamundo sicher ausgespielt wird, wenn Sie für die gesuchte Zeit freie Kontingente gemeldet haben. Nutzung externer Vertriebskanäle mit Direktvertrag Insbesondere für größere Betriebe und Hotels bzw. Pensionen kann es interessant sein, die vorhandenen Schnittstellen zu Booking.com, Expedia.de (in Kombination mit Venere.com und Hotels.com) und/oder Ab-in-den-Urlaub.de (in Kombination mit Hotelreservierung.de, Reisen.de und Fluege24.de) zu nutzen. Hierfür müssen Sie zunächst einen Direktvertrag mit den jeweiligen Plattformbetreibern abschließen. Entsprechende Hinweise und Kontaktdaten hierzu finden Sie unter Vertriebswege > Konfiguration. In diesem Reiter können Sie anschließend auch die Aktivierung dieser Vertriebskanäle beantragen. Bitte beachten Sie, dass über diese Schnittstellen lediglich die aktuellen Kontingente und Preise übertragen werden. Texte und Bilder müssen einmalig bzw. bei Bedarf den Portalbetreibern direkt zur Verfügung gestellt werden. Weitere Fragen? Bei Fragen stehen Ihnen die Ansprechpartner Ihres Landesverbandes gerne zur Seite. Seite 8