Kapitel 2. Adressverwaltung

Transkript

1 Kapitel 2 Notwendige Voraussetzungen für diese Schulung: Internetfähiger Computer mit aktuellem Browser (z.b. Firefox, Internet Explorer) Internet-Domain mit aufgeschaltetem Worldsoft SalesPower-Paket. Bild- und Textvorlagen: Diese Vorlagen finden Sie auf der CC-Website unter dem Button ebusiness zum Download: Bilder von Bilder und Texte dürfen nur für die Ausbildung verwendet werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Gruppen-Verwaltung Adressen importieren Adressen-Verwaltung Neue Adressen eingeben Zusatzfelder definieren Dubletten-Abgleich SubUser einrichten 11 Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 2

3 1. In diesem Bereich verwalten Sie Ihre Adress- Datensätze. Die integrierte Gruppen-Verwaltung ermöglicht eine klare Strukturierung und erleichtert Ihnen die spätere Selektion für Ihre - Marketing Aktivitäten. Außerdem finden Sie hier die Menüpunkte Adressen-Import und Dubletten-Suche. 1.1 Gruppen-Verwaltung Sie können in der Gruppen-Verwaltung beliebig viele Gruppencodes anlegen, z.b. für Kunden, Interessenten, Newsletter-Abonnenten usw. und diese für unterschiedliche Mailings auswählen. Die Zuordnung der Gruppencodes kann manuell erfolgen - oder in Verbindung mit einem Anfrage- Formular des Worldsoft CMS - vollautomatisch. Selbst der automatische Versand einer nach Vergabe eines Gruppencodes ist möglich. Dazu mehr im Kapitel Automatische Prozesse und FollowUp- Newsletter. Klicken Sie auf Adressen und wählen Sie Gruppenverwaltung. Klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen. Die von OASIS benötigt 2 Dinge, um mit den Gruppen arbeiten zu können: Eine Haupt- und eine Untergruppe. Die Zuordnung von Rechten oder automatischen Prozessen beziehen sich immer auf die Untergruppe. Benennen Sie die erste Hauptgruppe mit Fitness- Kurse und die Untergruppe mit Bodybuilding. Speichern Sie mit Gruppe hinzufügen. Sie landen automatisch wieder in der Gruppenübersicht. Wir möchten eine weitere Untergruppe hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Gruppennamen Fitness- Kurse. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 3

4 Vergeben Sie für die zweite Untergruppe den Namen Yoga und klicken Sie auf Untergruppe hinzufügen. Zuletzt legen wir einen Gruppencode für die Newsletter-Abonnenten an. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Neu hinzufügen. Legen Sie die Gruppe Newsletter mit der Untergruppe Abonnenten an. Speichern Sie mit Gruppe hinzufügen. 1.2 Adressen importieren Häufig werden bereits Adressdaten vorhanden sein, die man gerne importieren und in Zukunft für das E- Mail-Marketing nutzen möchte. Aus sehr vielen Anwendungen heraus kann man Daten im CSV-Format exportieren - und in OASIS wieder importieren. Dazu benötigen wir eine Musterdatei, um die Daten in der richtigen Reihenfolge zu sortieren. Klicken Sie auf Adressen und wählen Sie Import. Klicken Sie auf den Button CSV-Musterdatei herunterladen. Speichern Sie die Musterdatei auf Ihrem PC. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 4

5 Öffnen Sie die Musterdatei und kopieren Sie Ihre Daten in die vorgegebenen Spalten. Löschen Sie danach die ersten Zeilen mit den Mustervorlagen. Speichern Sie anschließend Ihre Datei wieder im Format.csv Hinweis zum Öffnen von CSV-Dateien: Falls Ihre Musterdatei nicht wie oben abgebildet aussieht, öffnen Sie zuerst Excel, wählen Sie im Menü den Befehl Datei Öffnen und ändern Sie den Dateityp in Textdateien. Für diese Schulung haben wir eine solche Datei bereits vorbereitet. Sie finden diese im Verzeichnis mir den Schulungsunterlagen: Wir wollen die vorbereiteten Adressen nun importieren und gleichzeitig einen Gruppencode vergeben. Wählen Sie dazu im Auswahlmenü die Gruppe Newsletter und die Untergruppe Abonnenten. Klicken Sie auf Datei hochladen. Suchen Sie die Musterdatei und laden diese hoch. Kontrollieren Sie, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben und importieren Sie die Datensätze mit CSV-Datei importieren. Zur Sicherheit werden die zu importierenden Daten im Übersichtsfenster angezeigt. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf START Import. Hinweis: Wir haben in der Musterdatei aus Sicherheitsgründen die -Adressen durch nicht existierende Adressen ersetzt. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 5

6 Der Import der Adressen wurde automatisch gestartet. 1.3 Adressen-Verwaltung Adressen suchen Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen Datensatz zu suchen: 1. Sie klicken in der Navigation auf den Button Suchen. Geben Sie im Suchmodul einen oder mehrere Suchbegriffe ein und klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Wenn Sie kein Suchkriterium eingeben werden alle gespeicherten Datensätze angezeigt. 2. Sie klicken auf Adressen und wählen Adressen. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien in die Eingabefelder ein. Klicken Sie auf Suchen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 6

7 Der gesuchte Datensatz wird angezeigt. Sie erhalten in der Übersicht folgende Informationen: 1. Kontakt-Adresse: Hier können Sie den kompletten Datensatz aufrufen, ändern oder direkt eine oder einen Brief aus einer Vorlage senden. 2. Die letzten 5 Rechnungen/Buchungen: Nur in Verbindung mit der Fakturierung. Rechnungsübersicht mit Status und Erstellung neuer Buchungen. 3. Zusatz-Bemerkungen: Anzeige vorhandener Zusatz-Bemerkungen und Eintragung neuer Kommentare. 4. Gruppen-Kodierung: Übersicht der eingerichteten Gruppencodes und Zuordnung neuer Kodierungen. 5. Gruppencodes für gebuchte Artikel: Nur in Verbindung mit der Fakturierung. Anzeige der gebuchten Artikel. 6. Reseller: Nur in Verbindung mit dem Provisions-Modul. Anzeige oder manuelle Eingabe eines Resellers für die Provisions-Zuordnung. 7. Subskriptionen: Nur in Verbindung mit Fakturierung und Subskriptionen. Anzeige wiederkehrender Zahlungen. 8. FollowUp- s: Nur in Verbindung mit FollowUp-Newslettern. Anzeige der versendeten FollowUp-Newsletter. Gruppencodes bearbeiten Sie können die Gruppen-Kodierung jederzeit ändern oder weitere Gruppencodes hinzufügen. Klicken Sie dazu im Bereich Gruppen-Kodierung auf Gruppen verwalten. Wählen Sie den gewünschten Gruppencode aus und klicken Sie auf Gruppe zuteilen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 7

8 Wechseln Sie zurück zur Lasche Übersicht. Dem Datensatz sind nun beide Gruppencodes zugewiesen. Die Adresse kann damit später im Communication Center unter beiden Selektionen gefunden werden. Wichtiger Hinweis: Ordnen Sie einem Datensatz nie eine Gruppe doppelt zu, sondern aktualisieren Sie den Status (z.b. von Interessent auf Kunde). Dadurch wird die Adresse bei einer Abfrage nicht mehrmals selektiert. 1.4 Neue Adressen eingeben Über die Lasche Neue Adresse können Sie neue Adressdatensätze auch manuell anlegen. Füllen Sie die Formularfelder aus. Hinweis: Es gibt hier keine Pflichtfelder. Bitte definieren Sie jedoch unbedingt Land und Sprache, da diese Angaben für verschiedene Prozesse benötigt werden. Sie können bereits bei der Eingabe der Adresse festlegen, ob dieser Datensatz beim Versand von Rund- s berücksichtigt werden soll. Bei Zahlung per Lastschrift stehen Eingabefelder für die Bankverbindung zur Verfügung. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 8

9 Vergeben Sie den gewünschten Gruppencode und bei Bedarf einen weiteren Filter in dem freien Zusatzfeld (z.b. ein Werbemedium). Wichtig: Nur mit einer Gruppen-Kodierung kann ein Datensatz im Communication Center selektiert und gefunden werden. Für jeden neuen Datensatz werden automatisch auch Zugangsdaten zu Ihrer Online-Verwaltung erzeugt. Wenn Sie diese Daten per versenden möchten (z. B. damit Ihr Kunde sich in interne Bereiche einloggen kann), aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Benutzerrechte aufrufen Sie haben als Administrator über die Lasche Benutzerrechte jederzeit Zugriff auf die Zugangsdaten Ihrer Adressen, können diese ändern oder auch per versenden lassen. 1.5 Zusatzfelder definieren Wenn Sie weitere Datenbankfelder benötigen, können Sie diese sehr einfach selbst anlegen. Klicken Sie auf den Button Grundeinstellungen und wählen Sie Firmendaten: Adresse / Zusatzinfos für Briefkopf / Text für Fußzeile. Wählen Sie die Lasche Zusatzfelder- Einstellungen. Geben Sie unter Feld den Namen des Zusatzfeldes ein und unter Art die Funktionsweise: Text: einzeiliges Textfeld für freie Texteingaben Textfeld: mehrzeiliges Textfeld für freie Texteingaben Datum: verschiedene Datumsmöglichkeiten Auswahl-Textfeld: Select-Menü (vorab eingegebene Texte) Radio-Button: runde Auswahlbuttons (von mehreren Angaben kann nur eine gewählt werden) Check-Button: quadratische Buttons zum Anklicken (es können auch mehrere Angaben angeklickt werden) Datei: Ermöglicht innerhalb eines Kontaktformulars Datei-Anhänge auf den Server zu laden und mit dem Adress-Datensatz zu speichern Klicken Sie auf Hinzufügen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 9

10 Im nächsten Fenster können Sie bestimmen, ob Ihr Zusatzfeld nur für Datensätze aus bestimmten Ländern verwendet werden soll, ob Sie es auf Rechnungen oder im Online-Shop anzeigen möchten oder ob der Eintrag als Link behandelt werden soll. Speichern Sie mit Hinzufügen. In der Grundeinstellung werden die Zusatzfelder unter Adressen-Details angezeigt. Wenn Sie möchten, dass die Angaben der Zusatzfelder auch in der Adressen-Übersicht sichtbar sind, klicken Sie bitte Sonderfelder in der Adressen-Übersicht sichtbar machen an. Das neu angelegte Feld wurde in die Liste der Zusatzfelder aufgenommen. Bei mehreren Feldern kann die Reihenfolge mit den Pfeiltasten verschoben werden. Mit einem Klick auf den Mülleimer können Sie nicht benötigte Felder wieder löschen. Rufen Sie einen beliebigen Datensatz auf und klicken Sie auf Details / Ändern. Das angelegte Zusatzfeld ist vorhanden und kann nach Bedarf ausgefüllt werden. 1.6 Dubletten-Abgleich Es kann vorkommen, dass sich ein Kunde mehrfach auf Ihrer Seite registriert und sich dadurch im Laufe der Zeit viele doppelte Datensätze, so genannte Dubletten, ansammeln. OASIS bietet die Möglichkeit, diese Dubletten zu suchen und die Datensätze zusammenzufügen. Klicken Sie dazu auf Adressen und den Unterpunkt Dubletten-Suche. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 10

11 Sie können nun manuell 2 Datensätze auswählen, um diese zusammenzuführen. Meistens führt die automatische Suchfunktion schneller zum Ziel. Klicken Sie dazu auf die Lasche Dubletten-Suche. Die beste Möglichkeit, nach doppelten Adressen zu suchen, ist das Filtern nach der gleichen - Adresse. Alternativ können Sie auch identische Firmen- oder Vor-/Nachnamen suchen. Jetzt erhalten wir eine Übersicht aller Adressen, auf die unser zuvor gewähltes Kriterium zutrifft. Klicken Sie auf den Button Mischen, um die Adressen im Detail zu vergleichen Beide Datensätze werden zum Vergleich angezeigt. Die linke Spalte mit der Quelladresse und die rechte Spalte mit der Zieladresse können auf Wunsch getauscht werden. Abweichungen zwischen beiden Datensätzen sind farbig unterlegt. Es wird immer der Wert in der rechten Spalte beibehalten. Falls die Angabe der linken Spalte übernommen werden soll, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol. Starten Sie die Zusammenführung der Dubletten mit Adressen abgleichen. Hinweis: Wird der Haken in der Checkbox Benutzerdaten an den Kunden neu versenden nicht entfernt, wird der Kunde per System- über die Zusammenführung informiert. 1.7 SubUser einrichten Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit, Mitbenutzern der Online-Verwaltung ein eigenes Login mit einstellbaren Rechten einzurichten. Wählen Sie den Menüpunkt SubUser-Konten. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 11

12 Klicken Sie auf Neuen SubUser hinzufügen. In Klammern sehen Sie die Anzahl der im Rahmen Ihres Hosting-Paketes noch zur Verfügung stehenden freien Mitbenutzer. Suchen Sie den gewünschten Datensatz. Hinweis: Der Datensatz muss bereits angelegt sein. Die Zuordnung wurde übernommen. Klicken Sie in die Zeile mit dem Namen. Vergeben Sie auf Wunsch eigene Zugangsdaten. Legen Sie pro Modul die Rechte fest, die der Mitbenutzer haben soll. Scrollen Sie ganz nach unten und übernehmen Sie die Einstellungen mit Aktualisieren. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version Seite 12