MANAGED DOCUMENT SERVICES IN EUROPA. KYOCERA-Studie 2012

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1 MANAGED DOCUMENT SERVICES IN EUROPA KYOCERA-Studie 2012

2 2 INHALT Methodik Seite 3 10 Kernergebnisse Seite 7 Einzelaspekte im Detail Seite 10 Budgetverteilung und Zufriedenheitsaspekte Seite 10 Organisation von Druck- und Dokumentenmanagement Seite 15 Implementierungsgrad und MDS-Marktdynamik Seite 19 Antriebsfaktoren und Potenzial von MDS Seite 25 Investitionsgeschwindigkeit Seite 30 Umweltaspekte bei IT-Investitionen Seite 34

3 METHODIK KYOCERA 3 Document Solutions Deutschland GmbH

4 4 IT-ENTSCHEIDER AUS 8 EUROPÄISCHEN REGIONEN 501 bis 1000 Beschäftigte 26% Über 1000 Beschäftigte 39% 201 bis 500 Beschäftigte 36% Land Anzahl Teilnehmer Großbritannien 100 Deutschland 100 Frankreich 100 Italien 100 Spanien 100 Österreich 100 Skandinavien 96 Schweiz 50 Gesamt* 746 Wieviele Beschäftigte sind in Ihrem Unternehmen angestellt? Datenbasis: 746 (gesamt) * Daten basierend auf Unternehmen mit 200 oder mehr Mitarbeitern, außer Schweiz (100 und mehr Mitarbeiter)

5 STUDIEN-DESIGN I / II Funktion Branche IT- Direktor oder darüber 21% IT- / Technologie-Sektor Öffentlicher Sektor Produktionssektor Handel- Logistiksektor Wirtschaftsdienstleister (Recht, Personal, Beratung) Finanzdienstleister 13% 10% 8% 6% 6% 37% Konstruktion-, Ingenieur- oder Baudienstleister Versorgung / Telekommunikation 5% 3% Reise & Gastronomie 2% IT- Manager 79% Medien- / Marketing-Kommunikation Andere 2% 7% Datenbasis: 746 5

6 STUDIEN-DESIGN II / II Geschlecht Alter Weiblich 31% % % 65 und älter 1% % % Männlich 69% % Datenbasis: 746 6

7 10 KERNERGEBNISSE KYOCERA 7 Document Solutions Deutschland GmbH

8 10 KERNERGEBNISSE Entscheidungen fallen auf der IT-Führungsebene, in jedem fünften Unternehmen auch mit dem CEO. Die sind insgesamt zufrieden mit ihrer Druck-und Dokumentenmanagement-Infrastruktur (81 %). Jedes vierte Unternehmen gibt sogar an, vollkommen zufrieden zu sein. Jedes zweite Unternehmen sieht Druckkosten als Schlüsselfaktor. Nur 21 % sind mir der aktuellen Situation zufrieden. Jedes dritte Unternehmenwill mehr Kostentransparenz. Nur 18 % sind mit der aktuellen Situation zufrieden. Die Unternehmen wünschen sich diverse DocumentSolutions im Bereich Dokumentenverarbeitung (Archivierung (30 %), Automatische Verarbeitung elektronisch (28 %) / gedruckt (31 %)). 8

9 10 KERNERGEBNISSE % der Unternehmen haben bereits begonnen, ihr Druck-und Dokumenten-Management umzustellen. Fast sechs von zehn Unternehmen (58 %) plant Umstellungen des Output-Managements innerhalb der nächsten 24 Monaten. Positive MDS-Erfahrungen sind Kostenreduktion (70 %), bessere Kontrolle (47 %), optimierte Prozesse (47 %), höhere MA-Produktivität (49 %). Ziele für den Einsatz von MDS sind eine standardisierte Print-und Kopierstruktur (44 %) sowie eine bessere Kontrolle über den Dokumenten-Output (38 %) und reduzierte Gesamtkosten (35 %). Jedes dritte Unternehmen will mit MDS auch die Klimabilanz verbessern (34 %). 9

10 EINZELASPEKTE IM DETAIL BUDGETVERTEILUNG UND ZUFRIEDENHEITSASPEKTE KYOCERA 10 Document Solutions Deutschland GmbH

11 DRUCK UND KOPIE SIND WESENTLICHE GRÖSSE FÜR DIE IT-KOSTEN Anteil des IT-Budgets für Druck- und Kopierinfrastruktur (%) 12,1 12,0 12,5 13,0 14,2 12,4 12,3 9,7 7,8 Wie viel Ihres IT-Budgets geben Sie insgesamt für die Druck- und Kopierinfrastruktur aus? Datenbasis: 746 (gesamt) 11

12 HOHE ZUFRIEDENHEIT MIT DRUCK UND KOPIE HARDWARE Sehr zufrieden Eher zufrieden Weder zufrieden noch unzufrieden Eher unzufrieden Sehr unzufrieden Gesamt 25% 56% 13% 5% 1% Großbritannien 29% 48% 18% 5% 0% Deutschland 28% 64% 5% 3% 0% Frankreich 23% 61% 9% 7% 0% Italien 12% 66% 19% 3% 0% Spanien 30% 57% 10% 2% 1% Österreich 29% 51% 12% 7% 1% Skandinavien 23% 47% 22% 6% 2% Schweiz 32% 48% 12% 6% 2% Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit der Druck- und Kopierinfrastruktur Ihres Unternehmens? Datenbasis: 746 (gesamt) 12

13 DRUCKQUALITÄT / -GESCHWINDIGKEIT UND KOSTEN SIND SCHLÜSSELFAKTOREN FÜR ZUFRIEDENHEIT Bedeutung für die Infrastruktur Vollständig zufrieden Kosten pro Seite/ Verbrauchsstoffe (Papier, Toner etc.) Druckqualität Druckgeschwindigkeit Kostenmanagement (Transparenz, Reportings) Service/ Wartung Vertrauchlichkeit System Integration Verbrauchsmittelmanagement (Papier, Toner etc.) Umweltbelange Erwerbliche Verbrauchsmittel (Paper, Toner etc.) Funktionsumfang der Hardware Laufendes Management Mobile Integration Archivierungsoptionen Druck-Ausgabeoptionen (Stapel, Broschüren, Größen etc.) Lagerung von Verbauchsstoffen (Papier, Toner etc.) Autorisierungsmanagement 5% 8% 7% 7% 21% 33% 35% 29% 33% 18% 27% 25% 24% 24% 22% 23% 22% 19% 21% 18% 18% 22% 17% 21% 17% 19% 14% 21% 21% 22% 22% 23% 43% 49% Wie zufrieden sind Sie mit den einzelnen Aspekten der Druck- und Kopierinfrastruktur Ihres Unternehmens? // Welche Aspekte wären Ihnen bei einer neuen Druck- und Kopierinfrastruktur besonders wichtig? Datenbasis: 746 (gesamt) 13

14 KOSTENASPEKTE DOMINIEREN Druckqualität Druckgeschwindigkeit Archivierungs- Optionen Service Sicherheit Zufriedenheit Autorisierungssmanagement System Integration Lagerung der Verbrauchsmaterialien Verbrauchsmaterialien Druck-Ausgabeoptionen Mobile Funktionsumfang der Hardware Integration Umweltbelange Gerätemonitoring Kosten pro Seite Kostenmanagement Relevanz Wie zufrieden sind Sie mit den einzelnen Aspekten der Druck- und Kopierinfrastruktur Ihres Unternehmens? // Welche Aspekte wären Ihnen bei einer neuen Druck- und Kopierinfrastruktur besonders wichtig? Datenbasis: 746 (gesamt) 14

15 EINZELASPEKTE IM DETAIL ORGANISATION VON DRUCK- UND DOKUMENTENMANAGEMENT KYOCERA 15 Document Solutions Deutschland GmbH

16 16 DRUCKMANAGEMENT ÜBERWIEGEND IN-HOUSE REALISIERT Nur externe Kein Wissen Service-Provider 3% Zum Großteil 2% externe Service- Provider 10% Halb innerbetrieblich und halb externe Service-Provider 18% Zum Großteil innerbetrieblich 37% Nur innerbetrieblich 30% Land Großbritannien In-house 61% Deutschland 76% Frankreich 62% Italien 62% Spanien 72% Österreich 69% Skandinavien 63% Schweiz 72% Welcher Teil des Services für Print Management ist in Ihrem Unternehmen in-house oder mit externen Dienstleistern organisiert? Datenbasis: 746 (gesamt)

17 MDS IST CHEFSACHE I / II IT-Leitung 65% CIO 39% Einkauf 28% CEO 21% Anderer 1% Wer entscheidet über die Beschaffung von Druck-Software, Hardware und Services in Ihrem Unternehmen? Datenbasis: 746 (gesamt) 17

18 MDS IST CHEFSACHE II / II Gesamt Großbritannien Deutschland Frankreich Italien Spanien Österreich Skand. Schweiz IT-Leitung 65% 73% 58% 66% 55% 71% 65% 78% 50% CIO 39% 29% 36% 63% 64% 36% 29% 18% 34% Einkauf 28% 19% 33% 23% 22% 21% 51% 38% 12% CEO 21% 23% 22% 15% 17% 27% 25% 22% 20% Wer entscheidet über die Beschaffung von Druck-Software, Hardware und Services in Ihrem Unternehmen? Datenbasis: 746 (gesamt) 18

19 EINZELASPEKTE IM DETAIL IMPLEMENTIERUNGSGRAD UND MDS- MARKTDYNAMIK KYOCERA 19 Document Solutions Deutschland GmbH

20 EINSATZBEREICHE VON DOCUMENT SOLUTIONS Derzeitige Verwendung Gewünschte Verwendung Formulardruck Überwachung des gesamten Druck- und Dokumentenmanagement-Verfahrens Automatische Archivierung Status Monitor Automatische Erfassung gedruckter Dokumente Automatische Erfassung elektronischer Dokumente Drucken von Barcodes und maschinenlesbarer Texte Autorisierungsmanagement für verschiedene Funktionen Kostenkontrolle Präzises Drucken Andere Keine der genannten 0% 1% 6% 8% 34% 25% 34% 32% 33% 30% 32% 28% 32% 31% 27% 28% 25% 22% 24% 23% 24% 27% 21% 18% Welche Document Solutions nutzt Ihr Unternehmen aktuell? // Welche Document Solutions würden Sie sich wünschen? Datenbasis: 746 (gesamt) 20

21 HOHE DYNAMIK BEI INTEGRATION NEUER LÖSUNGEN Zeitraum Veränderung Keine Angabe 3% Wir haben nie Vor fünf bis zehn Veränderungen Jahren vorgenommen 5% 3% Vor zehn oder mehr Jahren 1% Vor zwei bis fünf Jahren 23% Im letzten Jahr 30% Vor einem oder zwei Jahren 34% Wann hat Ihr Unternehmen zum letzten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement geändert? // Und was wurde in dieser Zeit verändert? Datenbasis: 746 / 699 (gesamt) Ersetzen der gesamten Druck-/Kopier- Output-Struktur 16% Kauf zusätzlicher Software- Lösungen 12% Kauf zusätzlicher Druck- oder Kopiergeräte 17% Andere 1% Keine Angabe < 1% Ersetzen einzelner Druck- oder Kopiergeräte 31% Ersetzen aller Druck- oder Kopiergeräte 23% 21

22 SCHWEIZ, ITALIEN UND SPANIEN MIT HÖCHSTER MDS- DYNAMIK IN DEN LETZTEN ZWEI JAHREN Im letzten Jahr Vor ein bis zwei Jahren Vor zwei bis fünf Jahren Vor fünf bis zehn Jahren Vor über zehn Jahren Keine Angabe Wir haben keine Veränderungen vorgenommen Gesamt 30% 34% 23% 5% 1% 3% 3% Großbritannien 19% 35% 23% 3% 1% 9% 4% Deutschland 32% 36% 24% 1% 0% 6% 1% Frankreich 31% 34% 24% 5% 0% 2% 4% Italien 33% 40% 20% 2% 5% 0% 0% Spanien 42% 30% 17% 4% 1% 2% 4% Österreich 31% 30% 24% 9% 1% 3% 2% Skandinavien 26% 28% 30% 6% 2% 4% 3% Schweiz 26% Wann hat Ihr Unternehmen zum letzten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement geändert? Datenbasis: 746 (gesamt) 48% 14% 4% 2% 4% 0% Datenbasis:

23 23 AUTOMATISCHE DOKUMENTENVERARBEITUNGS- UND ARCHIVIERUNGSLÖSUNGEN IM FOKUS DER DOCUMENT SOLUTIONS Formulardruck Monitoring Automatische Archivierung Statusmonitor Automatische Erfassung gedruckter Dokumente 34% 34% 33% 32% 32% Automatische Erfassung elektronischer Dokumente Barcode-Druck Autorisierungsfunktionen Kostenkontrolle Sicherer Druck 27% 25% 24% 24% 21% Sonstige 0% Nichts 6% Welche der folgenden Document Solutions nutzt Ihr Unternehmen aktuell? Datenbasis: 746 (gesamt)

24 INTERNATIONAL VERGLEICHBARE PRIORITÄTEN Gesamt Frankreich Italien Spanien Österreich Großbritannien Deutschland Skandinavien Schweiz Formulardruck 34% 26% 32% 37% 35% 38% 46% 33% 20% Monitoring 34% 43% 32% 30% 35% 32% 39% 30% 30% Automatische Archivierung 33% 24% 30% 30% 38% 36% 43% 35% 28% Statusmonitor 32% 31% 31% 29% 31% 26% 38% 39% 38% Automatische Erfassung gedruckter Dokumente Automatische Erfassung elektronischer Dokumente 32% 21% 31% 36% 31% 42% 34% 28% 26% 27% 25% 27% 24% 23% 33% 31% 22% 28% Barcode-Druck 25% 21% 26% 21% 28% 22% 26% 26% 30% Autorisierungsfunktionen 24% 23% 21% 29% 27% 31% 27% 16% 16% Kostenkontrolle 24% 21% 21% 23% 20% 28% 32% 26% 14% Sicheres Drucken 21% 17% 25% 20% 20% 27% 21% 19% 16% Welche Document Solutions nutzt Ihr Unternehmen aktuell? Datenbasis: 746 (gesamt) 24

25 EINZELASPEKTE IM DETAIL ANTRIEBSFAKTOREN UND POTENZIAL VON MANAGED DOCUMENT SERVICES KYOCERA 25 Document Solutions Deutschland GmbH

26 STANDARDISIERUNG UND KOSTENKONTROLLE ALS TREIBER FÜR IT-INVESTITIONEN In der Vergangenheit In der Zukunft Standardisierung Druck- und Dokumentenmanagement Bessere Kontrolle über Druck-Output Kostenreduzierung Ersatz defekter Druck- oder Kopiergeräte Hoher Stromverbrauch der alten Hardware Höhere Verlässlichkeit Hardware / Software Angehen von Umweltthemen Verbesserung der Sicherheit Anpassung an Gesetze Erhöhung der MA-Produktivität Andere 2% 1% 44% 39% 38% 33% 35% 34% 33% 28% 27% 24% 26% 25% 24% 24% 16% 22% 17% 19% 16% 17% Was hat zu den letzten Veränderungen geführt? // Und was ist der Auslöser für zukünftige Veränderungen? Datenbasis: 696 / 618 (gesamt) 26

27 HAUPTVORTEILE VON MDS Kostenreduzierung 70% schnellere Arbeitsprozesse Bessere Kostentransparenz Online-Monitoring des Outputs Fehlerreduktion durch automatisierte Prozesse Erhöhung der MA-Produktivität 52% 47% 43% 43% 40% Besserer Carbon Footprint 25% Keine Angabe Andere Keine der Genannten 2% 1% 1% Datenbasis: 746 Was glauben Sie sind die Hauptvorteile von MDS? Datenbasis: 746 (gesamt) 27

28 HEUTIGE MDS-NUTZER SEHEN DEUTLICH GRÖSSERE VORTEILE DURCH INTEGRATION VON LÖSUNGEN Nutze aktuell eine Lösung zum Monitoring der Drucker und Kopierer Nutze aktuell keine Lösung zum Monitoring der Drucker und Kopierer Kostenreduktion Reduzierung der Arbeitszeit Bessere Transparenz / Kontrolle über das Druck-Budget Erhöhung der MA-Produktivität Möglichkeit zum Online-Monitoring Reduzierung von Fehlern durch Prozess-Automatisierung Verbesserung des Carbon Footprints Was glauben Sie sind die Hauptvorteile von MDS? Datenbasis: Mit Monitoring-Software: 225; Ohne Monitoring-Software: % 34% 34% 41% 40% 48% 49% 49% 47% 41% 60% 58% 66% 76% Datenbasis: 746 /

29 HÖCHSTE SPAREFFEKTE DURCH AUTOMATISIERTE PROZESSE Automatisierte Prozesse (Scan-to-Mail etc.) Günstigeres Verbrauchsmaterial Geringer Energieverbrauch Einheitliches Verbrauchsmaterial Erhöhte Produktivität Schneller Service Günstige Hardware (zentrale Einkäufe) Reduzierung Druckvolumen Weniger Lagerbedarf für Verbrauchsmaterial Reduzierung Asset Management Platzersparnis Weniger Helpdesk Calls Besseres Lifecycle Management Leasing Andere Keine der Genannten 0% 2% 5% 17% 16% 16% 14% 38% 38% 34% 31% 29% 27% 26% 24% 22% Welche der folgenden Veränderungen an Ihrem Print- und Dokumentenmanagementprozess senkt die Kosten am meisten? Datenbasis: 746 (gesamt) 29

30 EINZELASPEKTE IM DETAIL INVESTITIONSGESCHWINDIGKEIT KYOCERA 30 Document Solutions Deutschland GmbH

31 GEPLANTE ÄNDERUNGEN DER INFRASTRUKTUR Zeitraum Veränderung Keine Angabe 11% In den nächsten fünf bis zehn Jahren 6% In zehn oder mehr Jahren 1% In zwei bis fünf Jahren 19% Wir planen keine Veränderungen 4% In diesem Jahr 22% In zwei Jahren 36% Wann wird Ihr Unternehmen zum nächsten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement ändern? // Und was soll dann verändert werden? Datenbasis: 746 / 633 (gesamt) Ersetzen der gesamten Druck- / Kopier- Output-Struktur 13% Kauf zusätzlicher Software- Lösungen 16% Kauf zusätzlicher Druck- oder Kopiergeräte 22% Andere 1% Keine Angabe 2% Ersetzen einzelner Druck- oder Kopiergeräte 24% Ersetzen aller Druck- oder Kopiergeräte 22% 31

32 DEUTSCHLAND IST TREIBER DER MDS-DYNAMIK Dieses Jahr In den nächsten zwei Jahren In zwei bis fünf Jahren In fünf bis zehn Jahren In zehn Jahren oder später Keine Angabe Wir planen keine Veränderung Gesamt 22% 36% 19% 6% 1% 11% 4% Großbritannien 13% 33% 26% 9% 0% 14% 5% Deutschland 26% 47% 14% 1% 1% 5% 6% Frankreich 27% 43% 18% 3% 0% 8% 1% Italien 22% 44% 18% 8% 0% 8% 0% Spanien 40% 29% 17% 3% 1% 7% 3% Österreich 12% 35% 14% 8% 0% 24% 7% Skand. 19% 21% 25% 10% 4% 18% 3% Schweiz 14% 38% 28% 8% 2% 4% 6% Wann wird Ihr Unternehmen zum nächsten Mal etwas an den Prozessen im Print- und Outputmanagement ändern? Datenbasis: 746 (gesamt) 32

33 33 AUTOMATISCHE DOKUMENTENVERARBEITUNGS- UND ARCHIVIERUNGSLÖSUNGEN IM FOKUS DER DOCUMENT SOLUTIONS Formulardruck 25% Monitoring Automatische Archivierung Statusmonitor Automatische Erfassung gedruckter Dokumente Automatische Erfassung elektronischer Dokumente 32% 30% 28% 31% 28% Barcode-Druck Autorisierungsfunktionen 22% 23% Kostenkontrolle 27% Sicherer Druck 18% Sonstige 1% Nichts 8% Welche der folgenden Document Solutions würden Sie sich wünschen? Datenbasis: 746 (gesamt)

34 EINZELASPEKTE IM DETAIL UMWELTASPEKTE BEI IT- INVESTITIONEN KYOCERA 34 Document Solutions Deutschland GmbH

35 UMWELTLEITLINIEN SIND IN EUROPA ETABLIERT Keine Angabe 11% Land Umwelt Leitlinen Großbritannien 53% Nein 29% Ja 60% Deutschland 51% Frankreich 68% Italien 65% Spanien 68% Österreich 51% Skandinavien 61% Schweiz 60% Datenbasis: 746 Hat Ihr Unternehmen eine klar ausgewiesene Umweltrichtlinie? Datenbasis: 746 (gesamt) 35

36 HOHE RELEVANZ VON NACHHALTIGKEITSASPEKTEN BEI IT-INVESTITIONEN (STATUS: HEUTE) Sehr wichtig Eher wichtig Weder wichtig noch unwichtig Eher unwichtig Gar nicht wichtig TCO 52% 36% 11% 1% 1% Energieverbrauch 51% 36% 10% 2% 1% Abfallprodukte 43% 38% 14% 4% 1% Carbon Footprint 34% 36% 20% 7% 2% Emissions-Management 32% 34% 24% 6% 3% Wie wichtig sind die folgende Aspekte beim Kauf neuer IT-Solutions? Datenbasis: 746 (gesamt) 36

37 WACHSENDE BEDEUTUNG VON NACHHALTIGKEITS- THEMEN BEI IT-INVESTITIONEN Steigt stark Steigt ein wenig Bleibt konstant Sinkt ein wenig Sinkt viel Keine Angabe TCO 11% 17% 29% 27% 13% 3% Carbon Footprint 11% 16% 26% 28% 15% 4% Produktion von Abfall 11% 15% 22% 31% 18% 3% Energieverbrauch 14% 11% 22% 30% 19% 2% Emissions-Managemet 8% 18% 31% 25% 13% 6% In welchem Ausmaß, wenn überhaupt, wird sich der Einfluss der folgenden Aspekte in den nächsten 10 Jahren verändern? Datenbasis: 746 (gesamt) 37

38 WACHSENDE BEDEUTUNG VON NACHHALTIGKEITS- THEMEN BEI IT-INVESTITIONEN (INTERNATIONAL) Steigt stark Steigt etwas Bleibt konstant Sinkt etwas Sinkt stark Keine Angabe Gesamt 14% 46% 27% 9% 1% 3% Großbritan 11% 48% 22% 10% 1% 8% Deutschland 13% 46% 29% 7% 1% 4% Frankreich 10% 47% 27% 11% 3% 2% Italien 11% 56% 28% 3% 0% 2% Spanien 15% 41% 29% 11% 1% 3% Österreich 21% 46% 24% 6% 2% 1% Skand. 10% 45% 30% 8% 2% 4% Schweiz 26% 30% 26% 16% 2% 0% In welchem Ausmaß, wenn überhaupt, wird sich der Einfluss der genannten Aspekte in den nächsten 10 Jahren verändern? Datenbasis: 746 (gesamt) 38