Einrichtung der Fleurop Geschenkgutscheine und Geschenkgutscheine mit Firmenlogo von Fleurop in TERRA X5 und X5.Kasse

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1 Einrichtung der Fleurop Geschenkgutscheine und Geschenkgutscheine mit Firmenlogo von Fleurop in TERRA X5 und X5.Kasse In diesem Dokument wird die Einrichtung von Geschenkgutscheinen beschrieben. - Fleurop Geschenkgutscheine Diese sind mit einem beliebigem Betrag von 5 -bis 300 Euro verkaufbar und nicht wiederaufladbar. Sie können überall in allen Fleurop Läden genutzt werden. Restwerte können auf der Karte verbleiben und beim nächsten Einkauf genutzt werden. - Geschenkgutscheine mit Fachgeschäftslogo Diese können nur in dem eigenen Fachgeschäft beliebig oft mit einem Wunschbetrag zwischen 5 und 300 Euro aufgeladen und ebenfalls nur in diesem Fachgeschäft in beliebig vielen Teilbeträgen abgeladen werden. Als Sammelbegriff für Fleurop Geschenkgutscheine, Geschenkgutscheine mit Fachgeschäftslogo und auch für die (alten) GutscheinCards verwenden wir in der Doku den allgemeinen Begriff Fleurop-Cards.

2 Erforderliche Voraussetzungen TERRA X5 Ab Version: TERRA X5.Kasse Ab Version: Vorbereitung in X5 Einrichtung der Transit-Konten für diese Gutscheine. Gutscheine werden auf ein steuerfreies Erlöskonto gebucht, da die Steuerlast erst beim Einlösen fällig wird. Sollte der Verkauf und die Einlösung auf das gleiche Konto laufen, sollte ein Transitkonto gewählt werden. Im Kontenrahmen SKR03 wäre das Sollte das Konto bereits für andere Dinge verwendet werden, können bei Bedarf auch weitere Konten etc. angelegt werden. Im nachfolgenden Beispiel wurde ein Konto 1364 Fleurop Geschenkgutschein angelegt: Der Name und die KontoNr kann variieren, die rot umrandeten Werte müssen aber so eingestellt sein. Wer Fleurop Geschenkgutscheine bzw. wiederaufladbare Geschenkgutscheine mit Firmenlogo von Fleurop auf separaten Konten führen möchte, sollte natürlich 2 Konten dafür anlegen. z.b und Um die neuen Gutscheine in der X5.Kasse zu verarbeiten, müssen solche Verkäufe auf eigene Artikel gebucht werden. Damit x5.kasse weiß, welche Artikel das sind, müssen diese zunächst in X5 definiert werden. Das geht recht einfach:

3 X5 starten Symbol Aktualisieren anwählen. Artikel anlegen für den Fleurop Geschenkgutschein (falls erforderlich) Beim Zuweisen erscheint die Artikelsuche, bei "Artikel anlegen" dagegen erscheint das Fenster in dem ein neuer Artikel erfasst werden kann.

4 Das Erlöskonto sollte (in Deutschland) ein Erlöskonto ohne Umsatzsteuer sein. Möglich ist es auch, ein Erlöskonto speziell für diese Gutscheine anzulegen, z.b Alternativ kann auch ein Transitkonto im Nummernbereich 136x, z.b angelegt werden. Hier ist ein Vorgespräch mit dem Steuerberater erforderlich. Siehe auch FAQ Mit Klick auf "Übernehmen" wird der neu erfasste Artikel, der Artikel für den entsprechenden Fleurop Geschenkgutschein. Artikel anlegen für den Geschenkgutschein mit Firmenlogo (falls erforderlich) Danach fragt X5 nach den Geschenkgutscheinen mit Firmenlogo (wiederaufladbar), die ebenfalls über die Fleurop erhältlich sind. Hier verfahren Sie bitte genauso wie zuvor beim Fleurop Geschenkgutschein beschrieben.

5 Verwenden Sie ggfs. Ein separates Erlöskonto, z.b.8202 bzw. Transitkonto, z.b Mit Klick auf "Übernehmen", wird der neu erfasste Artikel der Artikel für den entsprechenden Eigenen Geschenkgutschein mit Firmenlogo von Fleurop. Wurden beide Schritte ordnungsgemäß ausgeführt, erhält man diese Bestätigung:

6 X5.Kasse Vorbereitungen an der Kasse Jetzt muss natürlich in X5.Kasse die Zuweisung der jeweiligen Gutscheinart zu den Zahlungsarten erhalten. Das erfolgt durch: a) Datenbabgleich an der Kasse direkt b) Datenabgleich mit Kassenabgleich Online/Filiale Einrichten der neuen Zahlungsarten Damit der Fleurop Geschenkgutschein und auch der wiederaufladbare Geschenkgutschein mit Firmenlogo als Zahlungsart verwendet werden kann, müssen diese als eigene Zahlungsart an der Kasse eingerichtet werden. Dazu im Pull-Down-Menü "Extras" den Menüpunkt "Zahlungsarten..." auswählen. Mit einem Klick auf "ändern" gelangt man in das unten stehende Fenster. Bei "Neu" hingegen wird ein Assistent geöffnet, der hier nicht näher beschrieben wird.

7 Mit einem Klick auf die Schaltfläche "NEU" in diesem Fenster wird eine neue Zahlungsart angelegt. Danch sollten die Eingabefelder wie oben ausgefüllt werden Auch hier wird wieder das vorher beschriebene Konto eingetragen. Da es sich um 2 verschiedene Karten handelt, werden auch nacheinnander 2 verschiedene Zahlungsarten eingerichetet. Der Unterschied bei der Einrichtnug der beiden Zahlungsarten ist: a) das Konto (wurde weiter oben beschrieben) b) der Gutscheintyp (Eingabefeld: anderer Gutscheintyp): 01 = Fleurop Geschenkgutschein 02 = Geschenkgutschein mit Firmenlogo Hinweis: Bitte bedenken Sie bei der Vergabe des Textes für die Zahlungsart, dass dieser nicht zu lang sein sollte, denn die Zahlungsart wird bei jedem Bon ausgegeben. Ggfls ist eine Anpassung des Bonlayouts erforderlich, wenn der Text länger ist, als die anderen Zahlungsarten. Das Konto kann theoretisch auch für beide Zahlungsarten identisch sein. Hier sollte man seinen Steuerberater fragen. Sollte ein Konto mehrfach für Zahlungsarten verwendet werden, würde diese Meldung erscheinen: Ist das beabsichtigt, kann diese Sicherheits-Meldung ignoriert werden.

8 KassenbonLayout: Falls man die GutscheinNr auf dem Bon ausgedruckt möchte, sind Änderungen am Bonlayout erforderlich. Beispiel im Abschnitt BONARTIKELZEILE, wenn bisher die Positionszeile 2-zeilig war BONARTIKELZEILE={ <ANZ> <ARTNR> <ARTBEZ> <CRLF> IF[GUTSCHEINNR<>'';Nr.:<GUTSCHEINNR><CRLF>;] <PREIS> <PREISRW> <PREISR> <GPREIS> <MWST>% } Ein Alternativbeispiel bei einer einzeilen Positionszeile: BONARTIKELZEILE={ <ANZ> <ARTBEZ> <GPREIS> <MWST>%<CRLF> IF[GUTSCHEINNR<>'';<CRLF>Nr.:<GUTSCHEINNR>;] } Werden nur obige Änderungen durchgeführt, wird die GutscheinNr nicht vollständig ausgedruckt sondern lediglich die ersten 10 Zeichen. Möchte Sie hingegen die vollständige GutscheinNr drucken, muß im Abschnitt BONARTIKELZEILENFORMAT eine zusätzliche Zeile eingefügt werden, mit der die auszugebende Länge definert wird. Hier am Beispeil 16 Zeichen lang. <GUTSCHEINNR.LEN>=16;

9 Verkaufen von Fleurop Geschenkgutscheinen Das Verkaufen und Einlösen von Fleurop Geschenkgutscheinen und Eigenen Geschenkgutscheinen mit Firmenlogo ist eigentlich selbsterklärend. Fleurop Geschenkgutschein einmalig aufladbar Dazu wird der Barcode mit der Serien-Nr einfach gescannt. Im Normalfall erscheint dieser Dialog: Mit einem klick auf"aufladen" kommt die Abfrage nach dem Wert. Die Eingabe ist vorbelegt mit 30 Euro.... kann aber einfach überschrieben werden:

10 Folgende Bestätigung erscheint: Zu diesem Zeitpunkt ist der Fleurop Geschenkgutschein im Merkursystem scharf geschaltet. In der Positionsvorschau der Kasse wird der Gutschein angezeigt. Sollte der Bon aus irgendeinem Grund jetzt noch abgebrochen werden, z.b. mit der Funktion "Storno aktueller Bon", ist die Card trotzdem weiterhin im Merkursystem als aufgeladen (verkauft) vermerkt. Das kann lediglich im Merkurportal rückgängig gemacht werden, sofern es dafür eine Funktion gibt. Wird der Bon ordnungsgemäß abgeschlossen, wird der Verkauf mit der SerienNr des Gutscheins auf dem Bon vermerkt: Verkauf wird abgelehnt Ein Verkauf kann abgeleht werden, wenn der Gutschein bereits als verkauft gekennzeichnet ist. In dem Fall erscheint eine Meldung mit den Eigenschaften des gerade eingescannten Geschenkgutscheins.

11 Verkauf Geschenkgutschein mit Firmenlogo (von Fleurop) Der erste Verkauf ist analog zu dem Verfahren mit der Fleurop Card, siehe oben. Aufladen Geschenkgutschein mit Firmenlogo Soll ein firmeneigener Geschenkgutschein erneut aufgeladen werden, erfolgt das wie beim normalen Verkauf. Lediglich der Dialog sieht etwas anders aus. Sie sehen nach dem Einscannen des Barcodes den Wert, der sich noch auf der Gutschein Card befindet im nachfolgenden Dialog. Unter Aktion2 sieht man zusätzlich die Option "Aufladen = JA". Nach dem Aufladen um 20 Euro erscheint dann diese Meldung:

12 Der Bon dazu: Verkauf von Fremdkarten Auf den Fremdkarten (Thalia, Karstatt, Douglass etc.) unterscheiden wir 2 Barcodes. Den Produktcode 13-stellig und die 16 stellige Serien-Nr. X5 Kasse erkennt beim Scannen des jeweilen Codes, dass es sich um eine solche Karte handelt und verlangt zusätzlich den jeweils anderen Barcode. Hier wurde der Produktcode gescannt und der Dialog möchte die Serien-Nr des Gutscheins. Wird jedoch zuerst die Serien-Nr gescannt, wird dann der Produktcode abgefragt. Der Rest ist wie bei den anderen Karten.

13 Gutscheininfo Zu Jeder Zeit, auch während der Bonerfassung, kann eine Info über einen Gutschein geholt werden. Dazu wird die Kassenfunktion "Gutscheininfo" gewählt. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem man den Gutschein einscannen oder eingeben kann.

14 Bezahlen mit Gutscheincards Wurden wie oben beschrieben die Zahlarten angelegt, erscheint im Zahlungsvorgang der Dialog zur Auswahl der Zahlart. Beispiel ähnlich: Einfach die entsprechende Zahlart wählen. Danach wird die SerienNr abgefragt. Wurde Aufladbare Karte ausgewählt erscheint der Dialog mit der SerienNr. Bei den alten FleuropCards kann es unter Umständen erforderlich sein, dass der Produktbarcode abgefragt wird. Ist der Bonbetrag kleiner als der Gutscheinwert oder wird nur ein Teil des Guthabens auf dem Gutschein als Zahlung verwendet, bleibt der Restbetrag auf den Gutscheinen

15 erhalten. Das gilt für folgende Gutscheinarten: a) Fleurop Geschenkgutschein (einmalig aufladbar) b) Geschenkgutschein mit Firmenlogo (von Fleurop) c) Hauseigene Gutscheine (von TERRA Data) Wichtig Wird ein Gutschein in einem Bonprozess aktiviert, aufgeladen, oder im Bezahlvorgang als bezahlt gekennzeichnet, ist ein Abbruch dieses Bons oder ein Storno keine Aktion, um dieses im Merkursystem zurückzunehmen. Eine Änderung des Zustandes einer Gutscheincard kann nur im Merkurportal manuell erfolgen. Zum Zeitpunkt der Drucklegung sind solche Aktionen, über die von Fleurop zur Verfügung gestellten Schnittstelle, nicht vorgesehen. Stand