Integrierte Büro und Kommunikationslösungen. Prof. Dr. René Peinl

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1 Integrierte Büro und Kommunikationslösungen für KMU Prof. Dr. René Peinl

2 iisys - Institut für Informationssysteme Mission: Das Institut ist ein Kompetenzzentrum für betriebliche Anwendungen von Informationssystemen. Es bildet die Brücke zwischen der internationalen Forschung und Entwicklung in diesem Bereich und der eigentlichen Anwendung in Unternehmen. Geschäftsführung Claus Atzenbeck Forschung Anwendung Forschungsgruppe Systemintegration 2 Prof. Dr. René Peinl

3 Organisationsoptimierung / -verbesserung Organisation durch Software verbessern - Geschäftsprozesse verbessern => Workflows und BPM-Software - Zusammenarbeit von Mitarbeitern verbessern => Collaboration Software - Kommunikation zwischen Mitarbeitern verbessern => Unified Communications Die eingesetzte Software verbessern - Mitarbeiterschulungen => effizientere Arbeit mit vorhandener Software - Alte, ineffiziente Systeme durch neue, bessere ersetzen - Integration der vorhandenen Systeme => effizientere Unterstützung übergreifender Prozesse Forschungsgruppe Systemintegration 3 Prof. Dr. René Peinl

4 Informationssysteme Integrationsdefizite Integrationsmöglichkeiten Welche Software kann mir helfen? Typische Büroaufgaben - Briefe schreiben, Angebote kalkulieren, Produkte präsentieren - Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware Dokumentenverwaltung - Versionieren, Archivieren, Verschlagworten, Finden - Dokumentenmanagementsystem (DMS) Unternehmens-intern wie extern informieren - Organisationshandbuch, Neuigkeiten, Produkte, Abteilungen - Content Management System, Wiki, Blog Forschungsgruppe Systemintegration 4 Prof. Dr. René Peinl

5 Informationssysteme Integrationsdefizite Integrationsmöglichkeiten Welche Software kann mir helfen? Inhalte gemeinsam erstellen, Projektarbeit - Textverarbeitung, Wiki, Groupware, Projektplanungssoftware - Zentrale Ressourcen, statt Verteiler Miteinander und mit Externen kommunizieren - , SMS, Kurznachrichten, Telefon, Videokonferenz - Alles wird in Zukunft auf IP-Basis ablaufen Zahlen, Daten, Fakten erfassen und auswerten - FiBu, ERP, CRM, - Business Intelligence: Dashboards, Berichte, OLAP Forschungsgruppe Systemintegration 5 Prof. Dr. René Peinl

6 Informationssysteme Integrationsdefizite Integrationsmöglichkeiten Typische Arbeitsabläufe Umfassen strukturierte und unstrukturierte Daten - Projektbeantragung: Projektplan, Kostenübersicht, Präsentation, Abstract Umfassen mehrere Informationssysteme - , Kalender, Textverarbeitung, Projektmgmt, Tabellenkalk., Datenanalyse Erfordern unnötige manuelle Datenübertragung (copy&paste) - Lästig, fehleranfällig, unproduktiv Hypothese - Die einzelnen Systeme für sich bieten schon (sehr) gute Unterstützung für viele Aufgaben, typische Arbeitsabläufe sind jedoch übergreifend und daher schlecht unterstützt Forschungsgruppe Systemintegration 6 Prof. Dr. René Peinl

7 Informationssysteme Integrationsdefizite Integrationsmöglichkeiten Hindernisse für Integration Vielzahl an Herstellern - Zu welchem anderen System soll man integrieren? Nicht offengelegte Schnittstellen - Dank EU etwas besser in letzten Jahren Fehlende oder konkurrierende Standards - Aufwand für Integration hoch Unterschiedliche Interpretation von Standards - Microsoft Office Open XML LibreOffice Office Open XML Stabilitäts- und Performanceproblem von Plug-Ins - Oft mangelnde Qualitätskontrolle bei Drittanbietern Forschungsgruppe Systemintegration 7 Prof. Dr. René Peinl

8 Beispiel: Integration Groupware DMS s zu Geschäftsvorfällen - -Anhänge oder auch s samt Anhängen können direkt ins DMS gespeichert werden. Metadaten wie Absender, Empfangsdatum, etc. bleiben im DMS sichtbar Dokumente per versenden - Beim Schreiben einer können Dokumente direkt aus dem DMS ausgewählt und als Anhang oder Link verschickt werden DMS Bereiche mit -Postfach - Dokumente können im DMS abgelegt werden, indem Sie an eine Adresse geschickt werden, die einen Mechanismus im DMS triggert. Mobile Sync - Über die Groupware können auch DMS Dokumente mit dem Smartphone synchronisiert werden Forschungsgruppe Systemintegration 8 Prof. Dr. René Peinl

9 Integrationsstrategie 1: alles in ein System Es gibt schon vorintegrierte Systeme, die mehrere, früher getrennte Systemklassen verbinden - FiBu + MM + HRM + = Enterprise Resource Planning (ERP) - + Chat + VoIP + Videokonferenz = Unified Communications - CMS + DMS = Enterprise Content Management (ECM) - Wiki + Weblog + Forum + Social Networking = Web 2.0 Suite - ECM + Portal + Web 2.0 Suite = Collaboration Suite Vorteil - Besser integriert geht kaum Nachteil - Trotz modularem Systemaufbau oft schwer wartbarer Systemmolloch / Monolith Forschungsgruppe Systemintegration 9 Prof. Dr. René Peinl

10 Integrationsstrategie 2: alles aus einer Hand Ein Hersteller, der eine breite Produktpalette hat, versucht natürlich die verschiedenen Systeme zu integrieren um damit cross-selling Vorteile zu erzielen - Microsoft: Office, SharePoint, Exchange, Lync, Project Server, Dynamics, - IBM: Lotus Notes/Domino, Connections, Sametime, Filenet, Cognos, - Oracle: Web Center Portal, -Content, -Social, BI, Endeca, JD Edwards, Vorteil - Jedes Unternehmen kauft nur benötigte Komponenten => trotzdem integriert Nachteil - Sehr große Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller => Lizenzachterbahn Forschungsgruppe Systemintegration 10 Prof. Dr. René Peinl

11 Integrationsstrategie 3: Open Source Bisher nicht integrierte Systeme können auf Projektbasis selbst integriert werden, da bei Open Source Software der Quellcode verfügbar ist und man sehr weitgehende Anpassungsmöglichkeiten hat - Open Source Integration Initiative - Intalio integrated stack for private Cloud Vorteil - Perfekt auf das eigene Unternehmen abgestimmte Lösung möglich - Keine Lizenzkosten, kein Vendor-Lock-In, kein Upgradezwang Nachteil - Hoher (Zeit-)Aufwand, da keine standardisierte Lösung. - Integration technisch komplex und nicht zwingend aufwärtskompatibel Forschungsgruppe Systemintegration 11 Prof. Dr. René Peinl

12 Ausblick: Unified Information Access Facettensuche DWh- Schema Business Intelligence ETL Semantic Web Ontologie Searchpipeline Information Extraction Organisation Person Zeit laptop Ort Kreml fürchtet um gute Beziehungen zu USA Russland hat kein Interesse daran, Edward Snowden Asyl zu gewähren. Dies sagte der Menschenrechtsberater von Präsident Wladimir Putin, Michail Fedotow, am Montag dem Magazin Focus. OLAP Volltextsuchmaschine Forschungsgruppe Systemintegration 12 Prof. Dr. René Peinl

13 iisys Informationssysteme Integrationsdefizite Integrationsmöglichkeiten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ich freue mich auf Ihre Fragen Forschungsgruppe Systemintegration 13 Prof. Dr. René Peinl

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