Compliance im Mittelstand

Transkript

1 Compliance im Mittelstand Sich informieren - Die Zukunft gestalten. 1. Dezember 2011

2 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR? 2. Compliance System 3. Einführung Compliance System 4. Ombudsmann 5. Berichtswesen 6. Fazit Seite 2

3 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR? 2. Compliance System 3. Analog-/Digital-Transformation Einführung Compliance Systemerfolgreich 4. Ombutsmann Ombudsmann 5. Ergebnisse Berichtswesen 2010 und Ausblick Ergebnisse Fazit Q Seite 3

4 Produkte Fotos CEWE FOTOBUCH Druckprodukte und Fotogeschenke Internet und vieles anderes mehr CEWE COLOR ist der Spezialist für die industrielle Fertigung personalisierter Fotoprodukte Seite 4

5 Handelspartner in Europa Drogeriemärkte Fotofachhändler Internet-Händler Elektronikfachmärkte Systempartner LEH und Warenhäuser Durch die starken Handelsmarken erreichen wir die Kunden Die Handelspartner investieren in Distribution und Marketing Neue Vertriebswege durch Internet-Händler und Systempartner Seite 5

6 Seite 6

7 Referenzen POINT CONSULTING CONSULTING SCIENCE TRAINING Seite 7

8 Unternehmensstruktur Produktionsbetriebe 24 europäische Länder Mitarbeiter externe Fahrer bei Kurierdiensten Handelskunden (POS) 191 Einzelhandelsgeschäfte in Mittelosteuropa und Norwegen 447 Mio. Euro Umsatz (2010) Produktionsstandorte Vertriebsregionen CEWE COLOR ist der führende Foto-Dienstleister in Europa Seite 8

9 Firmenstruktur CEWE COLOR Gruppe Aktionäre Erbengemeinschaft nach Senator h.c. Heinz Neumüller (vertreten im Aufsichtsrat der Holding) Elemente der Familienführung Vorstand und übriger Aufsichtsrat CEWE COLOR Holding AG 4 Vorstände, keine weiteren Mitarbeiter Gesellschafterin der OHG AG-Aufsichtsrat AG-Vorstand Neumüller CEWE COLOR Stiftung 9 Vorstände/Geschäftsführer, keine weiteren Mitarbeiter Geschäftsführende Gesellschafterin der OHG Stiftungskuratorium Stiftungsvorstand/-geschäftsführung CEWE COLOR AG & Co. OHG Ca Mitarbeiter führt Betreibt das gesamte operative Geschäft der CEWE COLOR Gruppe Geführt von den Vorständen und Geschäftsführern der Stiftung Familienführung aus zwei Quellen: Aktionärsschaft und Stiftung Seite 9

10 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR? 2. Compliance System 3. Einführung Compliance System 4. Ombudsmann 5. Berichtswesen 6. Fazit Seite 10

11 Compliance System: Definition Was bedeutet Compliance? Als Compliance wird die Selbstverpflichtung eines Unternehmens bezeichnet, sich an die von dem Gesetzgeber, den Anteilseignern oder dem Aufsichtsgremium aufgestellten Regeln zu halten. Diese Regeln enthalten ethische Aspekte der Unternehmensphilosophie. Ziel ist die Vermeidung von Imageschäden, als auch der Ausschluss von Haftungsfällen bzw. Schadensersatzklagen. Pflicht des Vorstandes, ein entsprechendes System zur Verhinderung von Unregelmäßigkeiten zu organisieren. 11

12 Compliance System: Aufbau Gesamtvorstand Chief Compliance Officer Vorstand beraten Vorstand Compliance Beauftragter Lokale Geschäftsführer 12

13 Compliance System: Aufbau Compliance Grundwerte und Grundsätze CEWE Leitbild Verhaltenskodex 13

14 Compliance System: ethisches Leitbild Unter Grundwerte und Grundsätze wird das ethische Leitbild von CEWE formuliert. Es enthält abstrakte Aussagen über Handlungsgrundsätze des Unternehmens und verdeutlicht so die ethischen Grundwerte. 14

15 Compliance System: Verhaltenskodex Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) konkretisiert die abstrakten ethischen Grundwerte des Leitbildes. Ziel ist es, einen verbindlichen Rahmen für geschäftliche Standards zu setzen. Daraus folgt aber auch, dass diese Regelungen nicht jeden Einzelfall und jede Situation abbilden können. Aus ihnen müssen sich aber folgerichtige Reaktionen ableiten lassen (gesunder Menschenverstand). 15

16 Compliance System: Verhaltenskodex 1. Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern Beispiele: Keine Diskriminierung egal aus welchem Grund (Rasse, Religion, Alter, Herkunft etc.) Keine Duldung von sexueller Belästigung, Mobbing, Erpressung oder Einschüchterung Der Vorgesetzte erfüllt seine Vorbildfunktion durch regelkonformes Handeln und freundlich und korrektes Auftreten. 16

17 Compliance System: Verhaltenskodex Themenkreise: 3.Umgang mit erhaltenen Zuwendungen Geschenke oder Zuwendungen sind von CeWe Mitarbeitern grundsätzlich abzulehnen. Sollte dies aus Gründen der Höflichkeit nicht möglich sein, sind diese Geschenke unverzüglich dem Vorgesetzten, dem Personalbereich oder dem Compliance-Beauftragten zu übergeben. Sie werden für Sachspenden an gemeinnützige Organisationen oder Versteigerungen im Mitarbeiterkreis oder sonstigen Unternehmenszwecken verwandt. 17

18 Compliance System: Verhaltenskodex Themenkreise: 3.Umgang mit erhaltenen Zuwendungen Einladungen zu sonstigen Veranstaltungen sind nur zulässig soweit geschäftsüblich und nach Art und Umfang angemessen. Beispiele: Besuch von Sportveranstaltungen oder anderen Großevents Hausmessen, Produktinformationsveranstaltungen, Fortbildungen Die Annahme von Einladungen bedürfen in jedem Einzelfall der vorherige Genehmigung des Vorgesetzten. 18

19 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR 2. Compliance System 3. Einführung Compliance System 4. Ombudsmann 5. Berichtswesen 6. Fazit Seite 19

20 Einführung Compliance System 2009 wurde das Compliance-System im Vorstand entwickelt, mit dem Betriebsrat abgestimmt und den Aufsichtsgremien vorgestellt. Seite 20

21 Einführung Compliance System Das Jahr 2010 war geprägt von der Einführung des Compliance-Systems, insbesondere der Unternehmensgrundsätze (Ethik) und des Verhaltenskodex: Maßnahmen: Veröffentlichung der Unternehmensgrundsätze und des Verhaltenskodexes auf der Unternehmenshomepage Verteilung Ethik Grundsätze an alle Mitarbeiter in der CEWE COLOR Gruppe Verteilung der Verhaltensgrundsätze an die relevanten Mitarbeiter Schulung der leitenden Mitarbeiter im Rahmen von GF- Konferenzen, KL-Tagungen oder gesonderten Veranstaltungen Ansprache der Lieferanten Seite 21

22 Einführung Compliance System Anfrageschwerpunkte bildeten erwartungsgemäß die Themenbereiche Annahme von (Weihnachts-) Geschenken und die Annahme von Einladungen zu Veranstaltungen/Reisen. Im Hinblick auf die Annahme von Weihnachtsgeschenken wurde die Regelung getroffen, dass die Geschenke über den Personalbereich an den Betriebsrat übergeben wurden. Dieser hat die Geschenke z.b. dann im Mitarbeiterkreis verlost. Die Schenkenden wurden mit einem Schreiben auf die Regelungen des CEWE COLOR Verhaltenskodex hingewiesen. Die Umgehensweise mit Einladungen zu Veranstaltungen oder Geschäftsreisen hat sich schnell den Anforderungen des Verhaltenskodex angepasst. Es ist zu erkennen, dass die zuständigen Geschäftsführer im Zweifelsfall den Kontakt zu den genannten Ansprechpartnern suchen, um die Vorgehensweise abzustimmen. Das Compliance-System ist in die CEWE COLOR Gruppe integriert. Seite 22

23 Einführung Compliance System Mitgliedschaft in verschiedenen Compliance Initiativen: Durch die Mitgliedschaften in diesen marktbekannten Initiativen wird das Engagement im Bereich der Compliance nach Außen kommuniziert. Dies wurde schon von Kunden und Lieferanten gewürdigt. Seite 23

24 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR? 2. Compliance System 3. Einführung Compliance System 4. Ombudsmann 5. Berichtswesen 6. Fazit Seite 24

25 Compliance System Ombudsmann Der Ombudsmann dient als Ansprechpartner für potentielle Hinweisgeber. Dies können Mitarbeiter aber auch Dritte, wie z.b. Lieferanten sein. Er ist ein neutraler Dritter. Durch seine Tätigkeit als Rechtsanwalt ist der Ombudsmann zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er darf seinen Hinweisgeber ohne dessen Einwilligung nicht preisgeben. 25

26 Compliance System Ombudsmann Der Ombudsmann bewertet und dokumentiert Hinweise und prüft diese auf Schlüssigkeit übermittelt Berichte an den Compliance Officer gibt Empfehlungen zu Vorgehen erörtert Details und Erkenntnisse mit der Geschäftsführung 26

27 Compliance System Ombudsmann Die Kontaktdaten des Ombudsmannes sind auf der Homepage veröffentlicht. 27

28 Compliance System Mitarbeiterinformation Mit der Gehaltsabrechnung wurde nebenstehende Mitarbeiterinformation versandt. Sie können sich auch weiterhin an Ihren Vorgesetzen, den Betriebsrat oder die genannten Ansprechpartner wenden. 28

29 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR 2. Wer ist CEWE COLOR 3. Analog-/Digital-Transformation erfolgreich 4. Ombudsmann 5. Berichtswesen 6. Fazit Seite 29

30 Compliance System: Berichtswesen Aufsichtsrat/Kuratorium Gesamtvorstand Chief Compliance Officer Vorstand Compliance Beauftragter Ombudsmann 30

31 Agenda 1. Wer ist CEWE COLOR 2. Wer ist CEWE COLOR 3. Analog-/Digital-Transformation erfolgreich 4. Ombudsmann 5. Berichtswesen 6. Fazit Seite 31

32 Compliance System Fazit Ein Compliancesystem wird von den verschiedenen Stakeholdern gefordert. Es muss nicht komplex und kompliziert aufgebaut werden. Durch die Implementierung wird sich das Unternehmen seiner eigenen Unternehmenskultur noch bewußter. 32

33 33 Vielen Dank