Personal- und Jahresbeurteilungen.

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1 Personal- und Jahresbeurteilungen. Individuelle Personalführung zum Ausschöpfen der Potenziale. Regelmäßiges Feedback am Arbeitsplatz kann den Lernprozess sowie das Verhalten der Mitarbeiter positiv beeinflussen. Durch eine direkte und anlassnahe Rückmeldung an den entsprechenden Mitarbeiter wird der größtmögliche Lernerfolg erzielt. BITqms kann im Bereich der Personalbeurteilung unterschiedliche Funktionen übernehmen und die Bewertungsabläufe strukturiert und nachvollziehbar abbilden. So können unterschiedliche Formen der Mitarbeiterbeurteilung wie z.b. 360 Grad Beurteilungen, Zielvereinbarungen und -Bewertungen oder Potenzialbeurteilungen mit BITqms durchgeführt werden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 1/7

2 Potenziale ausschöpfen. Einheitliche Bewertungskriterien ermöglichen den standardisierten Vergleich von Mitarbeiten. Somit können Potenziale erkannt und gefördert werden. Mithilfe von BITqms können Kriterien zur Bewertung vordefiniert werden, wodurch beispielsweise der Bedarf von Weiterbildungen automatisch erkannt und entsprechende Maßnahmen direkt abgeleitet werden können. Um herauszufinden, ob eine Person den Anforderungen einer zukünftigen Stelle entspricht, werden häufig Potenzialbeurteilungen durchgeführt. Dabei ist das Assessment Center eine der gängigsten Methoden. BITqms unterstützt Ihr Unternehmen bei der gründlichen Vorbereitung, strukturierten Durchführung und effizienten Auswertung eines Assessment Centers. Da die Workflow-Schritte individuell definiert und terminiert werden können, sind auch komplexe Prozessabläufe kein Problem. Hilfe für die Personalführung. Durch automatische Erinnerungen werden Vorgesetzte an anfallende Beurteilungen erinnert. So kann sichergestellt werden, dass Regelbeurteilungen immer in den gleichen Intervallen stattfinden und nicht in Vergessenheit geraten. Durch immer gleichbleibende Intervalle bleiben die Beurteilungen standardisiert, potenzielle Trends können so zuverlässiger abgeleitet werden. Das einheitliche Bewertungsschema trägt zu einer objektiven Beurteilung bei und das daraus resultierende Feedback wird übersichtlich abgespeichert und kann später für Langzeit- oder Regelbeurteilungen wiederverwendet werden. Zusätzlich werden die Prozesse der Beurteilung mit BITqms transparenter dargestellt. Somit wird verhindert, dass Mitarbeiter ihre Beurteilungen nicht nachvollziehen können und sich möglicherweise ungerecht behandelt fühlen. Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen. Gemäß 82, Ab. 2 Betriebsverfassungsgesetz ist zu gewährleisten, dass die beurteilten Mitarbeiter über das Beurteilungsergebnis in Kenntnis gesetzt werden. Durch frei definierbare Kenntnisnahmen am Vorgang der entsprechenden Beurteilung kann durch BITqms gewährleistet und nachvollziehbar dokumentiert werden, dass der betroffene Mitarbeiter das Ergebnis der Beurteilung zur Kenntnis genommen hat. Beurteilungen enthalten häufig sensible Inhalte, die nicht für die Augen jedes Mitarbeiter bestimmt sind, sondern nur von bestimmten Personen eingesehen werden sollen. Dies kann in BITqms vermerkt werden und entsprechende Inhalte stehen in BITqms nur zuvor ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 2/7

3 Leistungseinschätzung durch Regelbeurteilungen. Eine Regelbeurteilung gibt einen Überblick über die Qualität der Leistung eines Mitarbeiters. Als Basis dienen hierbei zuvor vereinbarte Zielvereinbarungen, die im Zuge der Regelbeurteilung abgeglichen werden. BITqms hilft bei der Planung, der Durchführung und bei der anschließenden Auswertung der Regelbeurteilung. Die Zielvereinbarungen werden für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert, die Verantwortlichen werden rechtzeitig an die Einhaltung der Bewertungsintervalle erinnert und die Kenntnisnahmen der Beurteilungsergebnisse werden nachweisbar sichergestellt. Außerdem können im Vorhinein Aktualitätsprüfungen geplant werden, durch die gewährleistet wird, dass sich die Zielvereinbarungen immer auf dem aktuellsten Stand befinden. Durch das tägliche Feedback am Arbeitsplatz werden Lernprozesse des Mitarbeiters ausgelöst und das Verhalten des Mitarbeiters kann somit beeinflusst werden. Dabei ist es wichtig, dass die Rückmeldung möglichst direkt und anlassnah gegeben wird, damit der größtmögliche Lernerfolg bei den beurteilten Mitarbeitern erzielt wird. Außerdem sollte Feedback verhaltensorientiert gegeben werden, um eine konkrete Verhaltensbeeinflussung sowie eine Leistungsverbesserung zu bewirken. Doch die wenigsten Vorgesetzten können sich nach jeder erledigten Aufgabe oder am Ende jedes Arbeitstages Zeit für ein Mitarbeitergespräch mit jedem einzelnen Mitarbeiter nehmen. Wie also kann Feedback trotzdem direkt und anlassnah gegeben und sinnvoll in den Betriebsalltag integriert werden? BITqms bietet vielfältige Möglichkeiten, um durch einen aktiven Dialog verhaltensorientiert und unmittelbar am jeweiligen Arbeitsschritt Feedback zu gewährleisten. Aktiver Dialog durch Kommentare. Ständig präsent ist in BITqms beispielsweise die Kommentarfunktion - eine einfache, aber sehr effektive Art, Feedback zu geben. Mithilfe der Kommentarfunktion können Rückmeldungen in Form von Kommentaren direkt am jeweiligen Dokument abgegeben werden. Der entsprechende Bearbeiter wird sofort per Mail benachrichtigt und kann das Feedback unmittelbar einsehen. Zusätzlich kann der Verfasser dem Kommentar einen Status wie Akzeptiert, In Arbeit, Erledigt oder Abgelehnt zuweisen und diesen beantworten. Auch bei Antworten auf einen Kommentar erhält der Kommentator eine Benachrichtigung. So können Rückfragen zum Feedback oder der weiteren Bearbeitung gestellt werden. Der Kommunikationsverlauf bleibt dabei transparent und nachvollziehbar. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 3/7

4 Anlassgesteuertes Sofortfeedback. Vorgesetzte können bspw. bei Bedarf und besonderen Vorkommnissen (positiv wie negativ) ein Formular ausfüllen und so die Arbeitsleistung des Mitarbeiters punktuell bewerten. Diese Feedback-Formulare können individuell definiert werden und passen sich so den relevanten Kriterien innerhalb des Unternehmens, der Abteilung oder des Teams an. Für die Definition der Formulare können verschiedenste Formularelemente wie Skala, Einfachauswahl mit vordefinierten Antwortmöglichkeiten oder auch Freitextfelder verwendet werden. Vor allem vordefinierbare Antwortmöglichkeiten ermöglichen dabei ein standardisiertes Feedback. Gesammelt können diese Einzelfeedbacks dann auch für eine Langzeit-/Regelbeurteilung verwendet werden - so kann das Bauchgefühl durch konkrete Situationen und punktuelle Leistungen untermauert werden. Das Sofortfeedback kann über Kenntnisnahmen auch dem betroffenen Mitarbeiter vollständig oder in Auszügen kommuniziert und mögliche Auswirkungen bei Häufungen, etc. aufgezeigt werden. So hat der Mitarbeiter rechtzeitig die Möglichkeit, sein Verhalten zu korrigieren und seine Arbeitsleistung den Erwartungen entsprechend anzupassen. Bei Bedarf können auch weitere Maßnahmen wie Personalgespräche, Coachings und Lehrgänge, etc. aus dem Feedback abgeleitet werden. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 4/7

5 Feedback für konkrete Arbeitsschritte. Der Ablauf aller Vorgänge in BITqms wird durch Workflows gesteuert, die individuell für den jeweiligen Vorgang angepasst werden können. So können bei Bedarf auch Feedback-Schritte für bestimmte Arbeitsschritte in den Ablauf integriert werden. An den Feedback-Schritten können dann wiederum Formulare als Umlaufbelege hinterlegt werden, durch die das Feedback direkt abgegeben werden kann. Auch diese Feedback-Formulare können individuell definiert werden und enthalten so die passenden Feedbackfragen für jeden Arbeitsvorgang. Höchste Flexibilität... BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 5/7

6 ... und standardisierte Auswertung. Die im Rahmen des Feedbacks ausgefüllten Umlaufbelegen können später durch verschiedene Auswertungsfunktionen in BITqms standardisiert ausgewertet werden. Durch eine Punktebewertung am Formular kann beispielsweise eine automatisierte Bewertung direkt nach dem Ausfüllen des Formulars vorgenommen werden. Diese Auswertung basiert auf zentral festgelegten Bewertungskriterien und ist somit objektiv. Das Ergebnis wird daraufhin in der Formularübersicht angezeigt. Die einzelnen Faktoren können hierbei verschieden gewichtet werden - so ist es möglich, bei der Auswertung je nach Bedarf individuelle Schwerpunkte zu setzen. BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 6/7

7 Besonders praktisch: Bei bestimmten Ergebnissen können zuvor definierte Maßnahmen automatisch initiiert werden. Beispielsweise kann bei einer besonders schlechten Beurteilung direkt eine Maßnahme zur Schulung des entsprechenden Mitarbeiters gestartet werden. Aber auch Übersichten über das Gesamtfeedback innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder Unternehmensbereichs können mit BITqms auf Knopfdruck erzeugt werden. Trends und Verbesserungspotenziale können so unternehmensübergreifend aufgedeckt werden. Weitere Anwendungsfälle zum Thema Personal- und Jahresbeurteilungen: Tägliches Feedback durch aktiven Dialog. Regelbeurteilungen. Potentialbeurteilungen (Assessment Center). 360 Grad Beurteilungen. Bildnachweise: Fotolia_ _M vege, Fotolia_ _V filborg, Fotolia_ _M sdecoret, Fotolia_ _V aliyev84, Fotolia_ _V iconimage (Quelle: fotolia.com) BITWORKS EDV Dienstleistungs-GmbH Seite 7/7