Whitepaper ONTIV-MDK Die übersichtliche Strukturierung von MDK-Meldungen inklusive automatischer Fall-Zuordnung

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1 Whitepaper ONTIV-MDK Die übersichtliche Strukturierung von MDK-Meldungen inklusive automatischer Fall-Zuordnung Gezielt mehrere tausend MDK-Meldungen im Fokus behalten

2 ONTIV-MDK = Strukturiertes Management von MDK-Meldungen Meldungen des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung (MDK) gibt es in jedem Krankenhaus. Manchmal sind es mehrere tausend Meldungen im Jahr, die verschiedene Klinikmitarbeiter beschäftigen. Der Aufwand, der damit einhergeht, ist immens: Fristen müssen überwacht und die einzelnen MDK-Meldungen im Blick behalten werden. Wie schön wäre es, eine Übersicht zu haben, die automatisch aktualisiert wird und an ausstehende Aufgaben oder Gutachten erinnert. Die Ihnen eine Zeitersparnis von über 50 % hinsichtlich der MDK- Meldungen einräumt und Fehlerursachen sofort ermittelt. Die Ihnen direkt anzeigt, wo Probleme auftreten und welche Fristen demnächst ablaufen. All diese Vorteile und noch viele andere mehr bietet Ihnen die MDK-Lösung von ONTIV, die wir Ihnen in dieser Broschüre gern vorstellen möchten. Die Bearbeitung von Meldungen mit ONTIV-MDK Jede eintreffende MDK-Meldung wird bei unserer Lösung direkt im System erfasst. Wenn ein Widerspruch seitens des MDK in der Klinik eintrifft, muss zunächst überprüft werden, ob dieser noch fristgerecht erfolgt. Die Prüfung erledigt ONTIV-MDK automatisch für Sie. Ist die Frist bereits überschritten, sehen Sie das binnen Sekunden und können ein Ablehnungsschreiben an den MDK senden. Das Schreiben ist als Vorlage bereits in unserem Modul enthalten. Trifft der Widerspruch des MDK innerhalb der möglichen Frist ein, folgen die nächsten Schritte: Daten - wie beispielsweise die Stammdaten des betroffenen Patienten, seine bisherige Behandlung mit Diagnostik oder Rechnungen - müssen gesammelt und auf Fehler überprüft werden. Mithilfe einer Fallnummer ermittelt ONTIV-MDK alle notwendigen Dokumentationen und fügt diese zu einem MDK-Fall zusammen. Anschließend können Sie gleich nachsehen, welche Ursache zu dem Widerspruch des MDK geführt hat. Beispielsweise eine falsche Kodierung (durch Zahlendreher) oder fehlende Unterlagen können die Ursache für eine fehlerhafte Abrechnung sein. Auch alle anderen Schritte in der Behandlung des Patienten werden nachverfolgt. Das geschieht bequem und schnell, weil ONTIV-MDK alle relevanten Daten für Sie auflistet.

3 Anbindungsmöglichkeiten an bestehende Systeme Unser Modul ist an verschiedene Systeme anbindbar. Beispielsweise kann eine direkte Verknüpfung zu SAP erfolgen. Wenn Sie bereits mit SAP arbeiten, sind alle dort eingefügten Daten per Knopfdruck zu ONTIV-MDK übertragbar. Sie können daher wie gewohnt über alle vorhandenen Informationen verfügen. Eine Neueingabe ist nicht notwendig. Auch viele andere Systeme können flexibel mit ONTIV-MDK verbunden werden. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie sich für die Anbindung an ein anderes System als SAP interessieren. Die Übersicht Direkt bei der Anmeldung am System genießen Sie einen Überblick über tagesaktuelle Aufgaben. Sie sehen sofort, was jeweils bei welchem Fall zu erledigen ist. So halten Sie Fristen bequem ein, ohne ständig manuell nachschauen zu müssen. Egal, wie viele MDK-Meldungen Sie angelegt haben, jede wird in der Übersicht berücksichtigt. Benachrichtigung und Archivierung Bei (drohenden) Fristüberschreitungen erreicht Sie eine Erinnerungs-E- Mail. Diese sorgt dafür, dass Sie alle MDK-Meldungen im Fokus behalten und nichts übersehen oder vergessen. Ganz egal, wie viele Meldungen Sie bearbeiten müssen. Ebenfalls praktisch: Nach dem erfolgreichen Abschluss eines Falles wird dieser automatisch archiviert und kann bei Bedarf erneut aufgerufen und nachverfolgt werden.

4 Zuordnung von später eintreffenden Dokumenten Durch eine spezielle Vorlage können auch später eintreffende Dokumente, Gutachten oder andere relevante Informationen für einen MDK-Fall zielsicher zugeordnet werden. Bei dieser Vorlage (links) geben Sie am Computer die Nummer des MDK-Falles ein, zu dem Sie neue Informationen hinzufügen möchten. Sie können zusätzlich noch ankreuzen, um was genau es sich bei dem neuen Dokument handelt (z.b. um ein aktuelles Gutachten). Anschließend drucken Sie die Vorlage aus und scannen diese einfach gemeinsam mit den neuen Daten ein. Anhand der Fallnummer erkennt ONTIV- MDK, wo die eingescannten Informationen benötigt werden und hinterlegt sie dementsprechend bei dem richtigen MDK-Fall. Ersparnis Dank der effizienten Arbeitsweise mit ONTIV-MDK sparen Sie über dreißig Minuten pro MDK-Meldung ein. Hochgerechnet auf Meldungen jährlich sind dies ca. 500 Arbeitsstunden bzw. 62,5 Arbeitstage Ersparnis. Hinzu kommt die massive Entlastung durch die Tatsache, dass die Fristenwahrung dieser Meldungen nun Sache von ONTIV-MDK ist und nicht länger in der Hand von Klinikmitarbeitern liegt. Sie sehen anhand der tagesaktuell angezeigten Aufgaben sofort, wo etwas zu tun ist.

5 Ablauf einer MDK-Meldung mit dem ONTIV-Modul Auswertung der Fehlerursachen Die Auswertung der häufigsten Fehlerursachen, die einen MDK-Fall nach sich ziehen, übernimmt ONTIV für Sie. Sie sehen auf einen Blick, wo die höchsten Risiken zu einer fehlerhaften Dokumentation verborgen sind und welche Station in welcher Weise betroffen ist. Auch fehler-anfällige Prozesse werden durch diese Möglichkeit aufgedeckt. Vorteile Automatische Fristenüberwachung, Erinnerung bei Verzug Automatische Zuordnung gescannter Dokumente zu einem MDK-Vorgang Anbindung an bestehende Systeme (z.b. SAP), alle notwendigen Daten auf einen Blick Freie Fristsetzung für MDK-bezogene Aufgaben Verwendung von Wordvorlagen mit Auto-Füllfunktion (z.b. Aufforderungen, Erinnerungenusw.) Freies Anhängen von Notizen zu MDK-Vorgängen -Benachrichtigung bei neu anstehenden Aufgaben Tagesaktuell angezeigte Vorgänge Umfangreiche Analyse möglich, z.b. das Erfassen und Auswerten von Fehlerursachen Auf Wunsch komplett papierlos

6 Weitere Vorteile für das Medizincontrolling Wissen, in welchen Bereichen welche Verbesserungspotenziale liegen Aktives Steuern von Verbesserungen und Verbesserung der Datenbasis für die Kodierer Ein (selbst-) lernendes System Entlastung des MDK-Teams, das nun seinen Fokus auf die Analyse der Vorgänge legen kann Weitere Vorteile für das Klinikum Ein schneller Return-of-Invest (Bsp.: ROI nach 5 Monaten bei 2000 Beanstandungen / Jahr) Erlösoptimierung durch die Transparenz und das aktive Bearbeiten von Ursachen Liquiditätssteigerung durch einen schnelleren Abschluss von MDK-Vorgängen Höheres Patientenvertrauen durch die aktive Vermeidung von MDK-Beanstandungen Firmenprofil ONTIV-Managementsystems ist ein Software-und Beratungshaus, das sich auf die Entwicklung von praxisnahen Softwarelösungen in den Bereichen Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert hat. Hierbei stehen die Kommunikation und Informationsverteilung im Fokus. Auch die Zeitreduzierung und die Einsparung wertvoller Ressourcen genießen eine hohe Priorität. Die Produkte aus dem Hause ONTIV zielen auf einen produktiveren und dennoch leichteren Arbeitsalltag ab. Ein großes Spektrum an Beratungsleistungen rundet das Profil ab. Unsere Spezialisten haben jahrelange Erfahrungen in den oben genannten Schwerpunkten. Mit verschiedenen Serviceangeboten wie Schulungen, Workshops und Webinaren stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt Für Rückfragen, Anregungen oder Anfragen zu ONTIV-MDK stehen Ihnen unsere Experten Rede und Antwort. Kontaktieren Sie uns wir freuen uns auf Sie! ONTIV GmbH Ansprechpartner: Thorsten Weber Sandstraße Siegen Tel.: Fax: Mail: info@ontiv.com Web: Sie erreichen uns während unserer Geschäftszeiten, montags bis freitags zwischen 09:00 Uhr und 12:30 Uhr / 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr.