KRITISCHE EREIGNISSE & BESCHWERDEN ERFASSEN UND ANALYSIEREN

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1 FACTSHEET KRITISCHE EREIGNISSE & BESCHWERDEN ERFASSEN UND ANALYSIEREN R2C_CIRS & Complaints AUF EINEN BLICK: Unterstützt eine schnelle Meldungserfassung durch ein übersichtliches Meldeformular Sensibilisiert das Risikobewusstsein der Mitarbeiter und fördert eine positive Fehlerkultur Beinhaltet die Fehlermöglichkeits & Einflussanalyse (FMEA) Unterstützt eine wirksame Maßnahmensteuerung durch das integrierte Maßnahmenmanagement

2 Meldesysteme mit Struktur & Konzept. Die Erfassung und Analyse von kritischen Ereignissen (Beinahe-Schäden) und Beschwerden gehört heute zu den zentralen Anforderungen an ein ganzheitliches Risikomanagement, insbesondere im Gesundheitswesen. Das Feedback von Patienten, Kunden und Mitarbeitern gibt zahlreiche Hinweise auf vorhandene Risiken und bieten erhebliches Potential zur Verbesserung der internen Prozesse. Die Schleupen AG hat mit R2C_CIRS & Complaints ein anonymes Melde- und Beschwerdemanagementsystem entwickelt, das nicht nur der Erfassung von Beinahe-Schäden und Beschwerden, sondern auch der Analyse und Bewertung und damit der frühzeitigen Identifikation von Risiken dient. Ereignisse und Beschwerden können von Mitarbeitern oder Patienten strukturiert und ggf. anonym gemeldet werden. Danach werden die Meldungen analysiert, priorisiert und bewertet. Dem Auswertungsteam stehen umfangreiche Analysemöglichkeiten und Berichte zur Verfügung. Durch ein integriertes Maßnahmenmanagement werden die Prozesse kontinuierlich verbessert. R2C_CIRS & Complaints vereinfacht nicht nur die Erkennung und Erfassung von Beinahe-Schäden, sondern bietet Ihnen darüber hinaus ein systematisches Beschwerdemanagement, um Ihre Patientensicherheit zu steigern, Fehlerkosten zu minimieren und eine positive Fehlerkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Die wichtigsten Features im Überblick Zentrale Eckpunkte eines Meldesystems werden durch den Einsatz von R2C_CIRS & Complaints unterstützt: Akzeptanz steigern durch einfache Meldungserfassung Die Meldebereitschaft der Mitarbeiter und Patienten setzt ein einfaches Meldeformular voraus, das jedem frei zugänglich ist. Mit R2C_CIRS & Complaints können Informationen über ein klar strukturiertes Webformular erhoben werden. Alle Formularfelder sind frei konfigurierbar und können damit einfach an Ihren Meldeprozess angepasst werden. Anonymität sichern Vertrauen schaffen (CIRS) Meldungen werden durch autorisierte Benutzer hinsichtlich ihrer Anonymität überprüft und freigegeben. Erst danach können die Meldungen von anderen Benutzern eingesehen und bearbeitet werden. Dieser Prozess erhöht das Vertrauen und dadurch die Meldebereitschaft der Mitarbeiter und Patienten. Schwachstellen erkennen & Verbesserungspotential nutzen R2C_CIRS & Complaints unterstützt die Experten vor Ort mit umfangreichen Auswertungen und Reports bei der Analyse von Beinahe-Schäden, Lob und Beschwerden. Dies ermöglicht, kritische Situationen besser zu verstehen und Schwachstellen schnell zu erkennen. Maßnahmen effizient steuern und umsetzen R2C_CIRS & Complaints ermöglicht durch das integrierte Maßnahmenmanagement eine effiziente Weiterverfolgung. Maßnahmen, die für alle Unternehmensbereiche relevant sind, können als öffentlich gekennzeichnet und damit allen Benutzern zugänglich gemacht werden. Ereignisse/Beschwerden im Blick behalten & nachverfolgen Unternehmensweit relevante Beinahe-Schäden und Beschwerden können auf einer Online-Plattform standortübergreifend veröffentlicht und nachverfolgt werden. Somit erhält der Meldende Feedback zum Status seiner Meldung und den dazu eingeleiteten Maßnahmen. Maßnahmen können terminiert und verantwortlichen Personen oder Gruppen zugeordnet werden. 2

3 5. M A SS N A HM E N ST E U E R UN G > 6. R E P O RT I N G MELDUNGS- EINGANG 1. CIRS Meldung 2. Anonymisierung, ggf. Freigabe 3. A N A LYSE > 4. B EW E RT U N G > > 7. Feedback 3

4 R2C_CIRS & Complaints: Doppelt gut Das Critical Incident Reporting System (CIRS) und das Beschwerdemanagementsystem (Complaints) sind elementare Bestandteile des modernen Risikomanagements. Sie basieren auf verwandten Meldeprozessen und dienen beide der Früherkennung von Risiken, dem Beheben von Schwachstellen und der Verbesserung von Prozessen. Mit R2C_CIRS & Complaints haben Sie die Möglichkeit, beide Module in einem gemeinsamen System abzubilden. NUTZEN UND VORTEILE DURCH EINE INTEGRIERTE LÖSUNG: Einfache Administration durch zentrale Datenhaltung und webbasiertem Zugriff Vermeidung von Redundanzen durch zentrale Verwaltung von Stammdaten Gesteigerte Akzeptanz durch einheitliche Benutzerführung Vergleichbare Ergebnisse durch identische Bewertungsmethoden Effiziente Weiterverfolgung durch umfassendes Maßnahmenmanagement Selbstverständlich bleibt auch bei der integrierten Nutzung beider Meldeprozesse die Anonymität der CIRS-Meldungen gewährleistet. Das bietet Ihnen R2C_CIRS & Complaints DIE ZENTRALEN SOFTWAREEIGENSCHAFTEN: Schnelle Integration in die bestehende IT-Landschaft Einfacher Rollout im gesamten Unternehmen durch eine webbasierte Lösung Anpassung der Software an unternehmensspezifische Anforderungen durch flexible Konfigurationsmöglichkeiten Einfache Bedienbarkeit durch intuitive Benutzerführung Beinhaltet die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) Zugriffsschutz über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept nach dem Need-to-Know-Prinzip Hohe Akzeptanz durch einen sicheren Anonymisierungsprozess Effizienter Ablauf durch terminierte -Benachrichtigung der Prozessbeteiligten IHR NUTZEN UND IHRE VORTEILE Unterstützt eine schnelle Meldungserfassung durch ein übersichtliches Meldeformular Ermöglicht die frühzeitige Identifikation von Risiken Sensibilisiert das Risikobewusstsein der Mitarbeiter und fördert eine positive Fehlerkultur Unterstützt die Prozessoptimierung und erhöht langfristig die Patientensicherheit Erhöhte Meldebereitschaft durch mehrsprachige Benutzeroberfläche Unterstützt eine wirksame Maßnahmensteuerung durch das integrierte Maßnahmenmanagement Bietet vielfältige Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten inkl. umfassender Berichte in unterschiedlichen Formaten (z.b. Excel, Word) 4

5 Der Prozess mit R2C_CIRS & Complaints ERFASSUNG Über ein frei konfigurierbares Web-Formular ermöglicht R2C_CIRS & Complaints die anonyme Erfassung von kritischen Ereignissen und Beschwerden, ihren Umständen und Ursachen, bereits ergriffenen Maßnahmen sowie Verbesserungsvorschlägen. Dem Meldenden stehen bei der Eingabe des Ereignisses Freitextfelder und Auswahllisten zur Verfügung, die ihm die Einordnung des Vorfalls erleichtern. Alle Felder und Auswahlmöglichkeiten sind frei definierbar. ANONYMISIERUNG (CIRS) Bevor die eingegangenen Meldungen in R2C_CIRS & Complaints angezeigt werden, müssen sie von autorisierten Benutzern hinsichtlich ihrer Anonymität überprüft werden. So wird sichergestellt, dass die Meldungen keine personenbezogenen Angaben enthalten. Dieser Schritt wird durch die Freigabe der anonymisierten Meldungen abgeschlossen. BEWERTUNG & ANALYSE Die Bewertung erfolgt gemäß der FMEA-Methode (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) oder durch die Priorisierung der Ereignisse und Beschwerden nach dem zu erwartenden Imageschaden. Für die Analyse der Meldungen stellt die Software übersichtliche Auswertungen zur Verfügung, welche die Meldungen nach unterschiedlichen Kriterien einteilen und vielfältige Betrachtungsperspektiven bieten. WEITERVERFOLGUNG & REPORTING Eine Weiterverfolgung der Meldungen wird durch das integrierte Maßnahmenmanagement ermöglicht. Termine werden automatisch überwacht und die Verantwortlichen durch konfigurierbare - Nachrichten daran erinnert. Das Reporting stellt mehrere Berichte zur Auswertung der Meldungen und Maßnahmen zur Verfügung. Diese können nach zahlreichen Kriterien gefiltert, online erstellt und als Excel- oder Word-Berichte ausgegeben werden. FEEDBACK (CIRS) Der Meldende erhält im Anschluss an die anonymen Meldung automatisch Zugangsdaten um die Meldung nachzuverfolgen. Mit diesen Zugangsdaten kann jederzeit die Originalmeldung eingesehen werden. Zusätzlich werden auch getroffene Maßnahmen und der aktuelle Status der Meldung angezeigt. Weiterhin hat der Meldende die Möglichkeit nachträglich seine Meldung um Kommentare und Dokumente zu ergänzen. 5

6 Das ist unsere Software: Die R2C Produktfamilie Unsere GRC-Suite, die sich aus verschiedenen R2C_Lösungen zusammensetzt, ist die ideale Plattform für die Zukunft Ihrer Corporate Governance. Neben unserer Chancen- und Risikomanagement-Software R2C_RM bieten wir Ihnen Managementsysteme für die Informationssicherheit (R2C_ISMS), das interne Kontrollsystem (R2C_IKS) sowie ein Compliance Managementsystem (R2C_Compliance) an. Alle unsere Lösungen besitzen eine hohe Flexibilität und sind mit wenig Aufwand zu implementieren. Sie haben Interesse oder Fragen zu unseren Produkten? Sprechen Sie uns an wir beraten Sie gerne. Risikomanagement Informationssicherheitsmanagementsystem GRC Suite Internes Kontrollsystem Compliance SCHLEUPEN AG Otto-Hahn-Straße Ettlingen Telefon: +49 (0) _ Telefax: +49 (0) _ chance@schleupen.de Schleupen AG Stand: Mai 2017