Bedienungsanleitung ICP Xenios desk/complete

Transkript

1 Bedienungsanleitung ICP Xenios desk/complete Hamburg Version

2 Einleitung Das Xenios desk/complete Terminal dient der elektronischen Abwicklung von Transaktionen, die über Kreditkarten, Girokarten, Chipkarten und Kundenkarten am Point of Sale (PoS) ausgelöst werden. Das Terminal erfasst alle notwendigen Zahlungsdaten und sorgt mit einem angeschlossenen Kartenleser für eine sichere Abwicklung zu den Kartengesellschaften und Netzbetreibern. Integrierte Kommunikationstechnik sorgt für die Datenfernübertragung zu den Kartengesellschaften und Netzbetreibern. Für das Terminal stehen drei Anleitungen zur Verfügung: diese Bedienungsanleitung, eine Kurzanleitung und eine Technische Anleitung. Die technische Anleitung beinhaltet alle technischen Informationen, die für die Inbetriebnahme, Integration und Aufstellung des Xenios desk/complete notwendig sind. Es richtet sich an Benutzer, die entsprechende technische Kenntnisse haben und aufgrund ihrer Kenntnisse alleine oder unter Anleitung der ICP Hotline die dort beschriebenen Einstellungen vornehmen können. In der vorliegenden Bedienungsanleitung sind alle Funktionen beschrieben und die Kurzanleitung ist auf die Funktionen begrenzt, die im täglichen Ablauf am häufigsten verwendet werden. Bei Fragen und Problemen steht Ihnen die ICP Hotline zur Verfügung: Telefon: 0180 / Fax: / Ein Anruf aus dem Festnetz kostet 20 Cent, mobil max. 60 Cent, ein Fax 9 Cent/Min. Inhalt Zahlungen - mit Kassenanbindung...3 Zahlungen - ohne Kassenanbindung...5 Kassenschnitt...8 Reservierungen...9 Prepaid Cards und Giftcards Journal Einstellungen Diagnosen Service Log Dateien übertragen VTC - Virtual Terminal Client VTC - Giftcards, itunes, Wirecards VTC - Berichte Zusatzinformationen Hamburg Version Seite 2

3 Zahlung mit girocard Zahlungen - mit Kassenanbindung Zahlung ELV offline/online (Bei online erfolgt Prüfung gegen Sperrlisten) Betrag ist angezeigt. Betrag ist angezeigt. und Bei positiver Prüfung bzw. im offline Betrieb: Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Zahlung mit Kreditkarte Betrag ist angezeigt. Zahlung mit Contactless Card Betrag ist angezeigt. und Wenn die Karte erfolgreich gelesen wurde, erscheint eine Meldung auf dem Terminal. (...nächste Seite oben links) (...nächste Seite oben rechts) Hamburg Version Seite 3

4 Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Storno von Kartenzahlungen (Nur bis zum nächsten Kassenschnitt möglich) Funktion "Storno" an der Kasse wählen. Kassenschnitt (Tagesabschluss mit Übertragung der Umsätze) Funktion "Kassenschnitt" an der Kasse wählen. Erfolgreiche Stornierung wird angezeigt Hamburg Version Seite 4

5 Zahlungen - ohne Kassenanbindung Terminal aktivieren - Bildschirmschoner Das Terminal schaltet bei längerer Nichtbenutzung einen Bildschirmschoner ein. Um das Terminal wieder zu aktivieren, drücken Sie zuerst eine beliebige Taste, bevor Sie starten. Warengruppen Wenn Sie Warengruppen eingerichtet haben und ohne Kassenanbindung arbeiten, müssen Sie nach Eingabe eines Betrags zusätzlich jedes Mal die entsprechende Warengruppe und Menge eingeben. Dazu sind immer nur dieselben drei bzw. vier Arbeitsschritte erforderlich: 1. Mit die Warengruppe auswählen und mit [OK] bestätigen. 2. Warenmenge eingeben und mit [OK] bestätigen. 3. optional: Nächsten Betrag, nächste Warengruppe und nächste Menge eingeben und mit [OK] bestätigen oder die [STOP]-Taste drücken, falls keine weitere Warengruppe ausgewählt wird. 4. Zusammenfassung mit [OK] bestätigen. In den nachfolgenden Abschnitten erscheint an den möglichen Stellen ein Hinweis. Zahlung allgemein mit PIN Zahlung Contactless Card Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Wenn die Karte erfolgreich gelesen wurde, erscheint eine Meldung auf dem Terminal Hamburg Version Seite 5

6 Zahlung girocard online mit PIN Zahlung ELV online/offline (Bei online erfolgt Prüfung gegen Sperrlisten) Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. und Bei positiver Prüfung bzw. im offline Betrieb: Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Telefonische Autorisierung Zahlung mit Kreditkarte Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. (...nächste Seite oben links) und (...nächste Seiten oben rechts) Hamburg Version Seite 6

7 Hinweis: Diese Nummer erhalten Sie vorab telefonisch vom Autorisierungsdienst des Kartenunternehmens! und Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Storno von Kartenzahlungen (Storno nur bis nächsten Kassenschnitt möglich - nach einem Kassenschnitt Gutschrift erstellen) Gutschrift erstellen (Gutschrift nur erstellen, wenn seit dem betroffenen Kauf schon ein Kassenschnitt erfolgte) Betrag wird angezeigt. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. und und Erfolgreiche Stornierung wird angezeigt. (... nächste Seite oben links) Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. (... nächste Seite oben rechts) Hamburg Version Seite 7

8 Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Hinweis Kassenschnitt Um die Umsätze in den Zahlungsverkehr einleiten zu können, muss in regelmäßigen Zeitabständen ein Kassenschnitt durchgeführt werden. Dieser sollte üblicherweise einmal täglich und muss spätestens einmal wöchentlich durchgeführt werden. Ein Kassenschnitt kann auch automatisch und zeitgesteuert durchgeführt werden, beispielsweise täglich um Uhr. Diese Zeit wird beim Netzbetreiber eingetragen und wird über die Ausführung einer Parameterdiagnose vom Xenios übernommen. Kassenschnitt ohne Kasse (Tagesabschluss mit Übertragung der Umsätze),, Kassenschnitt mit Kasse (Tagesabschluss mit Übertragung der Umsätze) Funktion "Kassenschnitt" an der Kasse wählen Hamburg Version Seite 8

9 Reservierungen Erst-Reservierung Erweiterte Reservierung Mit "Erst-Reservierung" wählen. Mit "Erweiterten Reservierung" wählen. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Erfolgreiche Zahlung wird angezeigt. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Erfolgreiche Zahlung wird angezeigt. (... nächste Seite oben rechts) Hamburg Version Seite 9

10 Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Buchung Erst-Reservierung Buchung Erweiterte Reservierung Mit "Erst-Reservierung" wählen. Mit "Erweiterte Reservierung" wählen. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. (... nächste Seite oben links) (... nächste Seite oben rechts) Hamburg Version Seite 10

11 Hinweis: Hier geben Sie den Betrag der "Erst- Reservierung" ein, den Sie ebenfalls auf dem Beleg finden, von dem Sie gerade die TA-Nummer und die Autorisierungsnummer eingegeben haben. Hinweis: Hier geben Sie den Betrag der "Erweiterten Reservierung" ein, den Sie ebenfalls auf dem Beleg finden, von dem Sie gerade die TA-Nummer und die Autorisierungsnummer eingegeben haben. Erfolgreiche Zahlung wird angezeigt. Erfolgreiche Zahlung wird angezeigt. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor Hamburg Version Seite 11

12 Storno Erst-Reservierung (Storno nur bis nächsten Kassenschnitt möglich - nach einem Kassenschnitt Gutschrift erstellen) Mit "Erst-Reservierung" wählen. Storno Erweiterte Reservierung (Storno nur bis nächsten Kassenschnitt möglich - nach einem Kassenschnitt Gutschrift erstellen) Mit "Erweiterte Reservierung" wählen. Erfolgreiche Stornierung wird angezeigt. Erfolgreiche Stornierung wird angezeigt. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. (... nächste Seite oben links) Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. (... nächste Seite oben rechts) Hamburg Version Seite 12

13 Storno Reservierungsbuchung (Storno nur bis nächsten Kassenschnitt möglich - nach einem Kassenschnitt Gutschrift erstellen) Kassenschnitt (Tagesabschluss mit Übertragung der Umsätze),, Betrag und Angaben zur Stornierung werden angezeigt. Erfolgreiche Stornierung wird angezeigt. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. (... nächste Seite oben links) Hamburg Version Seite 13

14 Zahlung mit möglichem Trinkgeld [Zahlung mit Kreditkarte] Trinkgeld Buchung Hinweis: Beleg der "Zahlung mit möglichem Trinkgeld". und Erfolgreiche Zahlung wird angezeigt. Gesamtsumme wird angezeigt. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor. Hinweis: Wenn die Prüfung der Kundenunterschrift Unstimmigkeiten ergibt, nehmen Sie zur Sicherheit ein Storno vor Hamburg Version Seite 14

15 Giftcard Verkauf (Aufladen einer Giftcard) Prepaid Cards und Giftcards Giftcard Buchung (Einlösung eines Gutscheins) Mit vorgeschlagenen Betrag auswählen oder manuell einen anderen Betrag eingeben. Bei Warengruppenverarbeitung jetzt die Warengruppen und Mengen angeben. und Giftcard Guthabenabfrage und Prepaid Card [PIN Printing zum Aufladen], Provider auswählen - mit auf die nächste Seite wechseln, wenn mehrere Provider eingerichtet sind. Betrag auswählen, mit dem die Karte aufgeladen werden soll Hamburg Version Seite 15

16 Journal - Druckfunktion aufrufen Journal,, = Kopie vom letzten Beleg drucken... = Kopie vom Beleg drucken... = Umsatzübersicht drucken... = Vorgangsübersicht drucken... = Ausdruck wiederholen Kopie vom letzten Beleg (Genau den letzten Beleg erneut drucken) Kopie vom Beleg (Beliebiger Beleg seit dem letzten Kassenschnitt) Kopie des letzten Belegs wird gedruckt. Kopie des ausgewählten Belegs wird gedruckt. Umsatzübersicht (Übersicht nur seit dem letzten Kassenschnitt) Die Umsatzübersicht wird gedruckt, die nach den Kartenarten sortiert ist. Vorgangsübersicht (Übersicht nur seit dem letzten Kassenschnitt) Die Vorgangsübersicht wird gedruckt, die nach den Vorgangsnummern sortiert ist. Ausdruck wiederholen (Genau den letzten Vorgang erneut drucken),,. Der letzte Vorgang wird erneut gedruckt, egal ob Beleg oder Übersicht Hamburg Version Seite 16

17 Einstellungen Einstellungen aufrufen,, = Anzeige... = Töne... = DFÜ... = Belege... = Händlerpasswort... = Konfiguration drucken... = Warengruppen... = Kasseneinstellungen... = Allgemeine Einstellungen Hintergrundbeleuchtung Bildschirmschoner Mit "0" stellen Sie den Bildschirmschoner aus. Töne - Tastenklick Töne - Warntöne Mit aktivieren, ob beim Drücken einer Taste ein Ton zu hören sein soll. Mit aktivieren, ob ein Warnton zu hören sein soll, wenn z.b. die Kasse einen Empfangsfehler hat, das PIN-Pad nicht verfügbar ist oder wenn der Speicher des Terminals voll ist und keine weiteren Daten vom Zahlungsverkehr zwischengespeichert werden können. In der Regel erscheint eine Information auf dem Display, was zu tun ist. Im Zweifel rufen Sie die ICP Hotline an Hamburg Version Seite 17

18 Töne - Kartenleserton DFÜ Mit auswählen, ob zur Aufforderung, die Karte in das Terminal einzustecken bzw. wieder herauszuziehen, ein Signalton zu hören sein soll. Die DFÜ Einstellungen sind in der Technischen Anleitung zum Xenios erklärt und sollten nur unter Anleitung der ICP Hotline oder zumindest von einem Benutzer vorgenommen werden, der entsprechende technische Kenntnisse besitzt. Belege - Lastschriftzahlung Belege - Druckbelegstil Mit auswählen, ob bei einer Lastschriftzahlung die "Unterschrift umseitig" und/oder der "Ermächtigungstext" gedruckt werden sollen. Die Standardeinstellung steht auf "Unterschrift umseitig". Mit auswählen, ob bei einer Lastschriftzahlung ein Normalbeleg oder ein Kurzbeleg gedruckt werden soll. Händlerpasswort aktivieren Mit "EIN" auswählen und so die Passwortabfrage aktivieren. Händlerpasswort ändern Hinweis: Das Händlerpasswort lautet bei Auslieferung "123456". Hinweis: Das aktivierte Händlerpasswort wird vor allen Zahlungsfunktionen abgefragt - außer bei "Zahlung allgemein", vor einem "Kassenschnitt" und vor dem Aufruf der "Einstellungen". Falls Sie das Händlerpasswort nach dem Kauf des Terminals noch nicht geändert haben, lautet es wie bei der Auslieferung noch "123456" Hamburg Version Seite 18

19 Konfiguration drucken Kasseneinstellungen Die Konfigurationsdaten des Xenios werden ausgedruckt. Mit die Kassenart einstellen. Die Standardeinstellung ist "ZVT". Warengruppen aktivieren (Warengruppen gibt es nur bei Tankstellen) Mit Warengruppen aktivieren. Warengruppen drucken (Warengruppen gibt es nur bei Tankstellen) Liste der Warengruppen wird gedruckt. Hinweis: Wenn Sie die Verarbeitung der Warengruppen aktiviert haben, finden Sie auf Seite 5 die Erklärung der Arbeitschritte. Allgemeine Einstellungen Info Menü [Belegung von Kurzwahltasten] Hinweis: Eine bereits mit Funktion belegte Taste lässt sich ebenfalls mit den folgenden Schritten wieder neu belegen. Wahlweise von bis eine freie [oder bereits belegte] Taste auswählen. Mit die Funktion auswählen, mit der die Taste [neu] belegt werden soll. Allgemeine Einstellungen Eingabe Referenznummer Mit die Eingabe einer Referenznummer aktivieren. Die "Referenznummer" ist eine beliebig verwendbare Nummer und kann z.b. eine Rechnungsnummer oder Buchungsnummer sein. Bei Aktivierung fordert das Xenios vor jeder Zahlung zur Eingabe dieser freien Nummer auf. Bei Bedarf nächste freie Taste auswählen und auf gleiche Weise mit einer Funktion belegen., um Einstellungen zu verlassen. Soforttest Ihrer Einstellung: Wahlweise von bis eine der voreingestellten Funktionen auswählen Hamburg Version Seite 19

20 Allgemeine Einstellungen Umsatzübersicht vor Kassenschnitt Mit einstellen, ob vor jedem Kassenschnitt automatisch eine Umsatzübersicht ausgedruckt werden soll. Allgemeine Einstellungen Prepaid Transaktionen auflösen Mit einstellen, ob beim Ausdruck des Kassenschnitts die Prepaid Transaktionen separat von allen anderen Kartenarten aufgelistet werden sollen. Allgemeine Einstellungen Händlerbeleg zuerst drucken Mit einstellen, ob der Händlerbeleg immer vor dem Kundenbeleg ausgedruckt werden soll Hamburg Version Seite 20

21 Diagnosen Diagnosen aufrufen,, = Netzdiagnose... = Erweiterte Diagnose... = Parameterdiagnose... = Initialisierung... = EMV Parameterdiagnose Netzdiagnose Erweiterte Diagnose Mit der Netzdiagnose wird überprüft, ob eine fehlerfreie Verbindung des Terminals zu Ihrem Netzwerk besteht. Die erweiterte Diagnose erfolgt in der Regel nur bei Inbetriebnahme des Xenios Terminals. Mit ihr werden zusätzlich zur einfachen Netzdiagnose u.a. die Terminal-Uhrzeit synchronisiert, die Kartendaten der unterstützen Karten aktiviert sowie deren festgesetzten Limits übertragen. Diese Angaben werden anschließend auf dem Ausdruck aufgelistet. Parameterdiagnose Initialisierung Mit der Parameterdiagnose werden Vorgaben aktualisiert wie z.b., ob ein Kassenschnitt täglich zu einer festen Uhrzeit erfolgen oder ob ein bestimmter Werbetext auf den Kassenbons gedruckt werden soll. Die Initialisierung erfolgt bei Inbetriebnahme des Xenios Terminals. Sie ist in der Technischen Anleitung zum Xenios erklärt und sollte auch nur unter Anleitung der ICP Hotline oder zumindest von einem Benutzer vorgenommen werden, der entsprechende technische Kenntnisse besitzt Hamburg Version Seite 21

22 EMV Parameterdiagnose Die EMV Parameterdiagnose erfolgt bei Inbetriebnahme des Xenios Terminals und z.b. dann, wenn es Änderungen gegeben hat, wie die Aufnahme weiterer unterstützter EMV Chipkarten. Das Diagnoseergebnis wird gedruckt Hamburg Version Seite 22

23 Service Service aufrufen,, = Zugang erfordert Passwort... = Inbetriebnahme... = Service-Funktion... = Händlerpasswort zurücksetzen... = Zwangskassenschnitt... = Umsatzspeicher löschen... = Werkseinstellungen... = Testfunktionen Einstellungen Hinweis: Die Service-Funktionen sind in der Technischen Anleitung zum Xenios beschrieben und sollten nur unter Anleitung der ICP Hotline oder zumindest von einem Benutzer vorgenommen werden, der entsprechende technische Kenntnisse besitzt! Logs Log Dateien übertragen,, = Log Dateien übertragen... = Maintenance Anwahl Log Dateien übertragen Maintenance Anwahl Im Servicefall müssen die Log Dateien an den Servicedienst von ICP übertragen werden, um eine schnellere Analyse und Lösung des Problems zu ermöglichen. Die Maintenance Anwahl wird z.b. bei Auslieferung eines Terminals ausgeführt, damit die Seriennummern und Versionsnummern des Terminals überprüft und zu künftigen Servicezwecken bei ICP gesichert werden können Hamburg Version Seite 23

24 VTC - Virtual Terminal Client VTC aufrufen Die Produkte des VTC sind immer kundenspezifisch konfiguriert. Die folgenden Beispiele dienen deshalb nur als Hilfestellung, um den VTC schneller zu verstehen. Hinweis: Um die Produkte und Funktionen des VTC verkaufen bzw. aufrufen zu können, müssen Sie immer zuerst die Nummer des VTC drücken und dann das gewünschte Produkt auswählen! Erst danach können Sie z.b. den fälligen Betrag eingeben und den Bezahlvorgang starten. Im Beispiel hier werden der VTC und seine Produkte mit der "5" ausgewählt., = Sonderprodukte... = Prepay... = Berichte VTC - Giftcards, itunes, Wirecards Giftcard Aufladung Giftcard Kontostandabfrage und Kontostand wird angezeigt. Zusammenfassung wird angezeigt., um zu bestätigen oder, um abzubrechen. (...nächste Seite oben links) Hamburg Version Seite 24

25 Giftcard Zahlung itunes-konto Aufladung Betrag auswählen, mit dem das itunes Konto aufgeladen werden soll. Zahlung wird angezeigt., um zu bestätigen oder, um abzubrechen. Der aktuelle Kontostand wird angezeigt. oder Die erfolgreiche Aufladung wird angezeigt. Wirecard Aktivierung Wirecard Aufladung Betrag auswählen, mit dem die Wirecard aufgeladen werden soll. (...nächste Seite oben links) (...nächste Seite oben rechts) Hamburg Version Seite 25

26 oder Betrag auswählen, mit dem die Wirecard aufgeladen werden soll. oder, um zu bestätigen oder, um abzubrechen Hamburg Version Seite 26

27 VTC - Berichte Schichtbericht drucken Tagesbericht drucken Mit Zwischenbericht oder Endbericht auswählen. Mit Zwischenbericht oder Endbericht auswählen. Schichtbericht wird gedruckt. Tagesbericht wird gedruckt. Wochenbericht drucken Mit Zwischenbericht oder Endbericht auswählen. Wochenbericht wird gedruckt Hamburg Version Seite 27

28 Zusatzinformationen Xenios complete - Papierrolle wechseln 1. Achtung: Reißen Sie an der Belegrolle nicht zu schnell nach hinten, da sonst der Drukker beschädigt werden kann! 2. Die Abdeckklappe der Belegrolle durch Herunterdrücken der Lasche öffnen. 3. Das an die Belegrolle angeklebte Papierende ca. 10 cm abziehen und die Belegrolle mit dem abgezogenen Papierende nach oben einlegen. 4. Die Abdeckklappe der Belegrolle wieder schließen und dabei das Papierende festhalten bis die Abdeckklappe geschlossen ist. Das herausstehende Papierende an der Abrisskante abreißen. Xenios desk Das Xenios desk ist für den Einsatz in einer Kassenumgebung konzipiert und kommt ohne eigenen Drucker aus. Dabei wird das Xenios desk von einem angeschlossenen Kassensystem gesteuert. Die Eingabe von Betrag, Warengruppen usw. entfällt, da diese vom Kassensystem über die Kassenschnittstelle zum Xenios übertragen werden. Druckbelege werden auf einem externen Drucker gedruckt, z.b. auf dem Drucker des angeschlossenen Kassensystems Hamburg Version Seite 28