Managementsysteme für Arbeitsschutz und Anlagensicherheit

Transkript

1 Managementsysteme für Arbeitsschutz und Anlagensicherheit Occupational Health- and Risk-Managementsystem Beschreibung der OHRIS-Datenbank

2 Erklärung Die Datenbankapplikation OHRIS-Datenbank V X_Y.mdb (X und Y sind Platzhalter für die jeweilige Version) zur Anwendung der OHRIS-Prüflisten wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Jeder Benutzer dieser Datenbank übernimmt für alle Auswirkungen, die durch die Anwendung der Datenbank entstehen, die Verantwortung. Jegliche Ansprüche hinsichtlich Haftung oder Fehlerbeseitigung im Zusammenhang mit der Datenbankanwendung sind ausgeschlossen. Mit dem Aufruf der Datenbank erkennt der Benutzer die Bedingungen dieser Erklärung an. München, den Bayerisches Staatsministerium für 1. Aktualisierung (Stand )

3 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung in die OHRIS-Datenbank und Systemvoraussetzungen Betriebsspezifische Prüfliste erstellen Prüfliste mit zusätzlichen Fragen ergänzen Auditergebnis in Prüfliste dokumentieren Auszug aus Prüfliste selektieren, ansehen, drucken Erstellte/Bearbeitete Prüfliste ansehen bzw. drucken Erstellte Listen löschen Revisionsindex Aktualisierung der Datenbank mit OHRIS-Prüflisten aus dem Internet

4 1. Einführung in die OHRIS-Datenbank und Systemvoraussetzungen Als Hilfsmittel für die Durchführung der im Arbeitsschutzmanagementsystem OHRIS geforderten internen Audits durch die Unternehmen wurden erstmals im OHRIS Band 2 Prüflisten für das System- und Complianceaudit veröffentlicht. Diese Prüflisten in aktualisierter Form können kostenlos aus dem Internet von der Homepage des Bayerischen Landesamtes für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (LGL) unter als WORD-Datei und als PDF-File heruntergeladen werden. Auf Wunsch vieler Unternehmen wurde als weitere Erleichterung der Anwendung dieser Prüflisten nun auch eine Datenbankanwendung geschaffen, die nachfolgend beschrieben wird. Mit dieser Datenbank können betriebsspezifische Prüflisten zur Vorbereitung und Durchführung der internen Audits einfach erstellt, die Ergebnisse der Audits dokumentiert, und darüber hinaus Mängellisten zur nachvollziehbaren Mängelbehebung selektiert werden. Systemvoraussetzungen für die Anwendung der OHRIS-Datenbank Neben einer PC-Standard-Konfiguration sind für die Datenbankanwendung insbesondere mindestens 10 MB freie Speicherkapazität sowie Windows 2000 bzw. Access 2000 erforderlich. Die Datenbank ist hinsichtlich ihrer Anwendung formulargeführt, so dass in der Regel keine besonderen Kenntnisse der Software ACCESS erforderlich sind. Eine Ausnahme bildet hier die Aktualisierung der Datenbank mit neuen Auditprüflisten (siehe Kapitel 9). Mit der detaillierten Beschreibung dieser Vorgehensweise im Kapitel 9 wird dies jedoch auch dem weniger versierten ACCESS-Anwender gelingen. Beim Öffnen der Datenbank erscheint das nachfolgende Hauptmenü (zur übersichtlicheren Darstellung sollten Sie immer auf Vollbild wechseln ( 1 )). Von diesem Menü aus können die verschiedenen Funktionen der Datenbankanwendung aufgerufen werden. Nach dem Funktionsaufruf öffnet sich ein Formular, das weitere Eingaben verlangt. Sie können nun die jeweilige Funktion ausführen oder bei Abbruch bzw. Beendigung der Funktion mittels Rückkehr-Button ( Zurück zur ) zum Hauptmenü zurückkehren. Zum Verlassen der Datenbank OHRIS-Datenbank-Übersicht schließen Sie das Fenster des Hauptmenüs durch Klicken auf die Schaltfläche rechts oben ( 2 ). 2

5 Betriebsspezifische Prüfliste erstellen Die OHRIS-Datenbank bietet Unterstützung bei der Erstellung einer betriebsspezifischen Auditprüfliste auf der Grundlage der OHRIS-Prüflisten. Mit dieser Funktion können Sie spezielle Auditlisten generieren, die sich z.b. auf einen Betriebsteil oder auf bestimmte Auditthemen beziehen. 3

6 Zur Auswahl der Funktion klicken Sie zuerst im Hauptmenü (siehe Seite 3) auf den Button Betriebsspezifische Prüfliste erstellen (1). Es erscheint folgende Ansicht: Aktivieren Sie die gewünschte(n) Modulgruppe(n) innerhalb der Registerkarte(n) durch anklicken der jeweiligen Registerkarte(n), z. B. A: Organisation ( 1 ). Wählen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Prüfbereiche (Fragen) aus, indem Sie in das Kontrollkästchen ( 2 ) klicken. Mit allen weiteren Registerkarten der Modulgruppen A G verfahren Sie in der gleichen Weise. Diese sind über die Schaltflächen erreichen. 4 ( 3 ) zu

7 Wenn alle relevanten Fragenbereiche aus den Modulgruppen A G durch aktivieren der Kontrollkästchen ( 2 ) ausgewählt wurden, wählen Sie über die Schaltfläche ( 3 ) die letzte Registerkarte Prüfliste erstellen an ( 4 ) In der Registerkarte Prüfliste erstellen tragen Sie in das Listenauswahlfeld ( 5 ) einen eindeutigen Namen für die zu erstellende Prüfliste ein. Versehen Sie den Namen der Prüfliste mit einer Datumsangabe, empfehlenswert in der Reihenfolge Jahreszahl, Monatsangabe und Tagesdatum, beispielsweise Audit 2002_10_02 Schlosserei. Das hat den Vorteil, dass im Listenfeld die Prüflisten immer in chronologischer Reihenfolge angezeigt werden. 5

8 Verwenden Sie im Listenauswahlfeld nicht mehr als max. 55 Zeichen!! Sie können auch einen bereits bestehenden Namen für Ihre Prüfliste eintragen oder auswählen. Zur Auswahl muss das Listenauswahlfeld ( ) aufgerollt und die gewünschte Liste durch Anklicken ausgewählt werden. 5 Sollten Sie sich für einen bereits bestehenden Namen einer Prüfliste entschieden haben, wird durch die erneute Bearbeitung die bestehende Liste überschrieben. Ihre Prüfliste können Sie fertig stellen, indem Sie den Button Prüfliste erstellen anklicken ( 6 ). Es erscheinen die nachfolgend dargestellten Dialogfenster. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die neue Liste erstellen wollen, bestätigen Sie dies jeweils durch Klicken auf Ja. Wollen Sie die Erstellung der neuen Prüfliste rückgängig machen, dann klicken Sie auf Nein und brechen damit den Vorgang ab. 6

9 Hinweis: Mit dem Button Bayerisches Staatsministerium für Erstellte Listen löschen (6), der sich im Hauptmenü befindet, können Sie jede erstellte Prüfliste wieder löschen (siehe Kapitel 7). 3. Prüfliste mit zusätzlichen Fragen ergänzen Die OHRIS-Datenbank bietet auch Unterstützung bei der Ergänzung einer erstellten, betriebsspezifischen Auditprüfliste mit Fragen, Stichpunkten, einzelnen Begriffen oder Rechtsquellen, die für eine Auditierung zusätzlich erforderlich sind. Zur Auswahl der Funktion klicken Sie zuerst im Hauptmenü (siehe Seite 3) auf den Button Prüfliste mit zusätzlichen Fragen ergänzen (2). Es erscheint folgende Ansicht: 1 2 7

10 Rollen Sie das Listenauswahlfeld ( 1 ) auf und alle von Ihnen bereits angelegten und gespeicherten Listen werden angezeigt. Markieren Sie im Listenauswahlfeld die zu ergänzende Liste, indem Sie den Namen der gewünschten Prüfliste anklicken. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Prüfliste ergänzen ( 2 ). Zur Eingabe der zusätzlichen Daten öffnet sich das nachfolgende Formular der aufgerufenen Prüfliste In der Ansicht erscheinen die Fragen-ID ( 3 ), die Module / Fragen ( 4 ), die Rechtsquellen ( 5 ) sowie die zur Frage gehörenden Stichpunkte ( 6 ). In den gelb unterlegten Feldern können Sie Ihre Eintragungen vornehmen. 8

11 Die jeweiligen Stichpunkte oder Fragen können über die Datensatz-Navigationsfelder 1 ( 7, 8 ) ausgewählt werden. Stichpunkte wählen Sie mit den Navigationsfeldern des eingebetteten Formulars ( Fragen wählen Sie mit den Navigationsfeldern am untersten Rand des Formulars ( 7 8 ) an. ) an. Ergänzungen innerhalb bestehender Stichpunkte oder Fragen können direkt vorgenommen werden. Wichtig: Die jeweilige Ergänzung ist mit # (Blank#)* zu beenden. * Blank = Leerzeichen Zusätzliche Stichpunkte oder Fragen sind mit dem Datensatz-Navigationsfeld ( 7, 8 ) zu beginnen. Anschließend kann die Eingabe erfolgen. Wichtig: Bei der Eingabe neuer Fragen müssen Sie sich die letzte gültige Fragen-ID des ausgewählten Moduls merken (z. B. A 02.12). Bei der Anwahl einer neuen Frage mit ist zuerst eine neue Fragen-ID einzugeben, die sich an die zuvor gemerkte Fragen-ID anschließt (im o.g. Beispiel wäre dies: A #). Nachfolgend kann die dazugehörige neue Frage mit Rechtsquellen und Stichpunkten eingegeben werden. Auch hier sind alle ergänzenden Eingaben im jeweiligen Feld mit # abzuschließen. Die OHRIS-Datenbank übernimmt diese Eingaben automatisch. Darum achten Sie darauf, dass auch alle Eingaben richtig platziert und korrekt sind. Die grauen Felder wie B (= Bewertung), Anmerkungen und Erledigt können in dieser Datenbankansicht nicht bearbeitet werden. Diese Möglichkeit besteht über die Funktion Auditergebnis in Prüfliste dokumentieren (3). 9

12 Die von Ihnen vorgenommenen Ergänzungen werden weder in andere Prüflisten mit übernommen noch bei einer neuen Prüflistenerstellung berücksichtigt. Sie haben nur in der Liste Gültigkeit, in der die Ergänzungen vorgenommen wurden! 4. Auditergebnis in Prüfliste dokumentieren Die OHRIS-Datenbank bietet Unterstützung bei der Dokumentation der Auditergebnisse. Zur Anwahl dieser Funktion klicken Sie zuerst im Hauptmenü (siehe Seite 3) auf den Button Auditergebnis in Prüfliste dokumentieren (3). Es erscheint die nachfolgende Ansicht

13 Alle von Ihnen bereits angelegten und gespeicherten Listen werden im Listenauswahlfeld ( 1 ) angezeigt. Markieren Sie im Listenauswahlfeld die Prüfliste, in der Sie die Auditergebnisse dokumentieren möchten, indem Sie den Listennamen anklicken. Anschließend klicken Sie auf den Button Auditergebnis dokumentieren ( 2 ). Zur Eingabe der Auditergebnisse öffnet sich folgendes Formular mit den Daten der aufgerufenen Prüfliste Die gelben Listeneingabefelder Bewertung ( 4 ), Anmerkung ( 5 ) und Erledigt ( 6 ) können jetzt von Ihnen direkt in dieser Datenbankansicht beschrieben werden. Die Fragen können im Feld Bewertung mit A0, A1, A2 oder A3 markiert werden; für die Bewertung der Stichpunkte stehen die Bewertungsmöglichkeiten von A0 bis A2 und von 11

14 M1 bis M3 zur Verfügung. Wird eine Frage insgesamt mit A3 (also nicht erfüllt ) bewertet, so muss zumindest ein Stichpunkt mit einer M -Kennzeichnung ( M1, M2, M3 ) versehen werden und umgekehrt. Siehe dazu auch Möglichkeiten der Bewertung ( 3 ). Die jeweiligen Stichpunkte oder Fragen können über die Datensatz-Navigationsfelder 2 ( 7, 8 ) ausgewählt werden. Zu den einzelnen Feldern können Sie entweder durch das Anklicken innerhalb der gelben Felder oder mit der Tab-Taste auf der Tastatur gelangen. Im Bewertungsfeld sind keine anderen Einträge möglich als A0 bis A3 für die Fragen sowie A0 bis A2 und M1 bis M3 für die Stichpunkte. Die OHRIS-Datenbank übernimmt diese Eingaben automatisch. Darum achten Sie darauf, dass auch alle Eingaben richtig platziert und korrekt sind. Jede Änderung wirkt sich direkt auf den Datenbestand dieser Prüfliste aus! Die blauen Felder können nur in der Funktion Prüfliste mit zusätzlichen Fragen ergänzen (2) bearbeitet werden. 12

15 5. Auszug aus Prüfliste selektieren, ansehen, drucken Die OHRIS-Datenbank bietet auch Unterstützung bei der Selektion von einzelnen Fragen aufgrund der im Feld Bewertung vorgenommenen Eintragung (Mängelliste). Zur Anwahl dieser Funktion klicken Sie im Hauptmenü (siehe Seite 3) zuerst auf den Button Auszug aus Prüfliste selektieren, ansehen und drucken (4). Es erscheint die nachfolgende Ansicht Sie selektieren und erstellen eine Auszugsliste, indem Sie - angeben, aus welcher mit Auditergebnissen versehenen Prüfliste der Auszug erstellt werden soll ( 1 ), - festlegen, ob die Bewertung der Frage oder die Bewertung der einzelnen Stichpunkte von Bedeutung ist ( 2 ), 13

16 - das Selektionskriterium (A0, A1, A2, A3, M1, M2, M3 oder M*) bestimmen ( 3 ) und Hinweis: Bezieht sich die Selektion auf die Fragenbewertung, so sind als Selektionskriterien nur A0 bis A3 möglich; wird auf die Stichpunktbewertung Bezug genommen, so stehen die Kriterien von A0 bis A2 und M1 bis M3 sowie ein Sammel- Index M* zur Selektion aller Stichpunkte mit Mängeln zur Verfügung. - einen Namen für den zu erstellenden Prüflistenauszug eingeben, der aussagekräftig in Bezug auf die Selektionskriterien ist ( 4 ). Beispiel: Audit 2002_10_02 Schlosserei_F_A3 Fragenbewertung ist relevant Selektionskriterium ist A3 Selektion ausführen, Durch Klicken des Buttons ( 5 Auszug erstellen ) wird ein Prüflistenauszug nach den von Ihnen festgelegten Kriterien erstellt. Die Ansicht eines Prüflistenauszugs kann über den Button Auszug ansehen ( 6 ) angewählt werden. Dazu ist zuvor die zugrunde liegende Prüfliste und der entsprechende Prüflistenauszug in den jeweiligen Listenauswahlfeldern zu bestimmen. Eine Bestimmung des Selektionsbereichs und des Selektionskriteriums ist bei dieser Aktion weder erforderlich noch hat sie eine Auswirkung. Zur weiteren Verwendung bzw. Anwendung der sich öffnenden Prüflistenansicht ist wie unter Kapitel 6 (Erstellte/Bearbeitete Prüfliste ansehen bzw. drucken) beschrieben zu verfahren. Ein Ausdruck eines Prüflistenauszugs kann durch Klicken auf den Button Auszug drucken ( 7 ) erzeugt werden. Dazu ist zuvor ebenfalls die zugrunde liegende Prüfliste und der entsprechende Prüflistenauszug in den jeweiligen Listenauswahlfeldern zu bestimmen. Eine Bestimmung des Selektionsbereichs und des Selektionskriteriums ist bei dieser Aktion weder erforderlich noch hat sie eine Auswirkung. Zur weiteren Verwendung bzw. Anwendung der Auszugslisten ist wie unter Kapitel 6 (Erstellte/Bearbeitete Prüfliste ansehen bzw. drucken) beschrieben zu verfahren. 14

17 Obwohl in dieser Funktion auch nicht selektierte Prüflisten angesehen oder gedruckt werden können, sollte dies unterlassen werden, da sonst die Kopfzeile in den Listen falsche Daten enthält. Die erstellten und bearbeiteten Prüflisten oder auch eine Gesamtliste können mit der Funktion... Prüfliste ansehen bzw. drucken (5) angesehen und ausgedruckt werden. 6. Erstellte/Bearbeitete Prüfliste ansehen bzw. drucken Die OHRIS-Datenbank bietet Unterstützung bei der Erstellung eines Papierausdrucks sowohl für betriebsspezifische Auditprüflisten als auch für die vollständigen OHRIS-Prüflisten (Gesamtliste). Zur Auswahl dieser Funktion klicken Sie im Hauptmenü (siehe Seite 3) auf einen der Buttons Erstellte Prüfliste ansehen bzw. drucken (5) oder Bearbeitete Prüfliste ansehen bzw. drucken (5). Es erscheint die nachfolgende Ansicht. 15

18 Alle von Ihnen bereits angelegten und gespeicherten Listen werden im Listenauswahlfeld ( 1 ) angezeigt. Markieren Sie im Listenauswahlfeld die erstellte oder bearbeitete Liste, indem Sie den Listennamen anklicken. Wenn Sie die Gesamtliste ansehen oder ausdrucken möchten, ist hier keine Eingabe erforderlich. Durch Anklicken des entsprechenden Buttons kann mit: - Prüfliste ansehen der Ausdruck einer ausgewählten Prüfliste angesehen werden ( 2 ); - Gesamtliste ansehen der Ausdruck der Gesamtliste angesehen werden ( 3 ); - Prüfliste drucken der Ausdruck einer ausgewählten Prüfliste erzeugt und gleichzeitig angesehen werden ( 4 ); - Gesamtliste drucken der Ausdruck der Gesamtliste erzeugt und gleichzeitig angesehen werden ( 5 ). 16

19 Hinweis: Sobald Sie Prüfliste drucken bzw. Gesamtliste drucken anwählen, wird der Druck in der OHRIS-Datenbank automatisch in Auftrag gegeben, d.h., es werden ohne nochmalige Anfrage die Listen sofort gedruckt. Es öffnet sich bei allen Aktionen folgende Ansicht mit der jeweils gewünschten Prüfliste. 7 6 In dieser Ansicht blättern Sie mit dem Seitennavigator 1 ( 6 ) innerhalb der Prüfliste auf die gewünschte Seite vor oder zurück. Zum Schließen dieser Ansicht verwenden Sie die Schaltfläche ( 7 ). Das anschließend erscheinende Dialog-Fenster 17

20 ist mit Nein zu beantworten ( 8 ). Der geöffnete Prüflistenausdruck kann in dieser Ansicht nicht nachbearbeitet oder beschrieben werden. 7. Erstellte Listen löschen Die OHRIS-Datenbank ermöglicht auch die Löschung erstellter Auditprüflisten. Zur Anwahl dieser Funktion klicken Sie im Hauptmenü (siehe Seite 3) auf den Button Erstellte Listen löschen (6). Es erscheint die nachfolgende Ansicht. 18

21 1 2 Alle von Ihnen bereits angelegten und gespeicherten Listen werden im Listenauswahlfeld ( 1 ) angezeigt. Markieren Sie im Listenauswahlfeld die zu löschende Liste, indem Sie den Listennamen anklicken. Mit dem Button Liste löschen wird die Löschung der ausgewählten Liste vorgenommen ( 2 ). Die anschließend auftretenden Dialogfenster 3 19

22 4 sind mit OK bzw. Ja zu beantworten ( 3, 4 ). Damit ist die ausgewählte Liste unwideruflich gelöscht! Sobald Sie die Löschung akzeptiert haben, können Sie diese Funktion nicht mehr Rückgängig machen. 8. Revisionsindex Die OHRIS-Datenbank bietet Ihnen die Möglichkeit, die Änderungen der einzelnen OHRIS- Prüflistenversionen (Revisionen) zur Vorversion zu verfolgen. Zur Anwahl dieser Funktion klicken Sie im Hauptmenü (siehe Seite 3) auf den Button Revisionsindex. Nachfolgend erscheint diese Ansicht. 20

23 Alle erschienenen Prüflistenversionen werden im Listenauswahlfeld ( 1 ) angezeigt. Markieren Sie im Listenauswahlfeld den Revisionsindex, indem Sie den gewünschten Versionsnamen anklicken. Wenn Sie den Gesamtindex aller Änderungen ansehen oder ausdrucken möchten, ist hier keine Eingabe erforderlich. Durch Anklicken des entsprechenden Buttons kann mit: - Revisionsindex ansehen der Ausdruck eines einzelnen Indexes angesehen werden ( 2 ); - Gesamtindex ansehen der Ausdruck des Gesamtindexes angesehen werden ( 3 ); - Revisionsindex drucken der Ausdruck eines einzelnen Indexes erzeugt und gleichzeitig angesehen werden ( 4 ); - Gesamtindex drucken der Ausdruck des Gesamtindexes erzeugt und gleichzeitig angesehen werden ( 5 ). 21

24 Hinweis: Sobald Sie Revisionsindex drucken bzw. Gesamtindex drucken anwählen, wird der Druck in der OHRIS-Datenbank automatisch in Auftrag gegeben, d.h., es werden ohne nochmalige Anfrage die Listen sofort gedruckt. Es öffnet sich bei allen Aktionen folgende Ansicht mit dem jeweils gewünschten Index. Zur weiteren Verwendung bzw. Anwendung der sich öffnenden Indexansicht ist wie unter Kapitel 6 (Erstellte/Bearbeitete Prüfliste ansehen bzw. drucken) beschrieben zu verfahren. 22

25 9. Aktualisierung der Datenbank mit OHRIS-Prüflisten aus dem Internet Die OHRIS-Datenbank ist regelmäßig zu aktualisieren. Dazu sind Prüflisten zu verwenden, die auf den derzeit geltenden Rechtsvorschriften basieren. Ständig fortgeschriebene Prüflisten sind im Internet auf der Homepage des LGL unter zu beziehen. Zur Auditierung sind immer neu erstellte betriebsspezifische Auditprüflisten (siehe Kapitel 2) auf Grundlage der aktuellen OHRIS-Prüflisten zu verwenden. Laden Sie die aktuelle Aktualisierungsdatenbank (z.b. OHRIS-Prüfliste Import V 1_4.mdb) aus dem Internet ( auf Ihren Rechner. Öffnen Sie Ihre OHRIS-Datenbank (z. B. OHRIS-Datenbank V 1_0.mdb) und wechseln Sie über das Menü Fenster und der Anwahl von [OHRIS-Datenbank V 1_0:Datenbank] ( 1 ) oder über den entsprechenden Button in der Taskleiste ( 2 ) zur nachfolgenden Ansicht In dieser Ansicht markieren Sie die Datei Auditfragen ( 3 ) und löschen sie. Die beiden anschließenden Abfragen sind jeweils mit Ja ( 4, 5 ) zu bestätigen. 23

26 4 5 Markieren und löschen Sie in gleicher Weise die Dateien Auditstichpunkte und Revisionen. Anschließend initiieren Sie über das Menü Datei den Vorgang Externe Daten Importieren ( 6 ). 6 24

27 Die zuvor aus dem Internet bezogene Aktualisierungsdatenbank im entsprechenden Ordner aufsuchen, markieren und importieren ( 7 ). 7 Im sich anschließend öffnenden Dialogfeld auf Alle auswählen ( 8 ) klicken. Zusätzlich den Button Optionen ( 9 ) anwählen und überprüfen, ob - die Beziehungen importiert werden und - mit den Tabellen sowohl die Daten als auch die Definitionen importiert werden. Das dritte Kriterium, nämlich die Festlegung, wie Abfragen importiert werden sollen,hat beim Import der OHRIS-Tabellen keine Bedeutung. 25

28 Stimmen die Eintragungen überein, so ist mit OK ( 10 ) das Importieren der neuen Tabellen durchzuführen. Wechseln Sie anschließend über das Menü Fenster und der Anwahl von [OHRIS-Datenbank:Formular] oder über den entsprechenden Button in der Taskleiste zum Hauptmenü. Damit ist die Aktualisierung der Datenbank abgeschlossen. Neu erstellte Auditprüflisten basieren ab diesem Zeitpunkt auf den gerade importierten OHRIS-Prüflisten. 26