IP Office Benutzerhandbuch

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1 IP Office Benutzerhandbuch

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3 Inhaltsverzeichnis Das Telefon Überblick über das Telefon Anrufpräsentationstasten... 8 Symbole für Anrufpräsentationstasten... 9 Systemfunktionen... 9 Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung...11 Entgegennehmen von Anrufen Anrufen Löschen von Anrufen Arbeiten mit der Sprechgarnitur Lautsprecher Kurzwahl Wahlwiederholung Stummschaltung Halten Vermitteln Konferenzgespräch Nachricht Kurzwahlziele verwenden...17 Überblick über Kurzwahlen Wählen einer Kurzwahl Löschen einer Kurzwahl Bearbeiten einer Kurzwahl Verwendung eines Protokolleintrags als Kurzwahl Hinzufügen einer neuen Kurzwahl Verwendung des Anrufprotokolls...21 Überblick über das Anrufprotokoll Verwendung des Anrufprotokolls Anzeigen des Anrufprotokolls Tätigen von Anrufen über das Anrufprotokoll Speichern eines Anrufprotokolleintrags in der Kurzwahlliste Löschen eines Anrufprotokolleintrags Löschen aller protokollierten Anrufe Festlegen, welche Anrufe protokolliert werden Ändern der Optionen des Überblick über die Optionen des Telefons Rufsignaloptionen Ändern des Displaykontrasts Inhalt des Anrufprotokolls Versch Verwendung des Selbsttests Auswahl des Anzeigemodus Standardtelefon/Alle Einstellungen löschen Bezeichnen von Tasten Sprache Automatische Verstärkungssteuerung (AGC) IP Office Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis - Seite iii

4 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Funktionstasten...31 Überblick über die Funktionstasten Anzeigemodus Programmieren von Funktionstasten Programmiermodus - Abkürzungen Ausführliches Programmieren Funktionen der Displaytasten Wählen (#) Gruppe (#) <Benutzername> - Benutzer (#) Abwnd - Abwesenheitstext einrichten KCode - Konto-Code-Eingabe (!) KW - Kurzwahl (!) Admin - Selbstadministr. (!) Präs - Präsentation (!) AutRR - Automatischer Rückruf (!) Besetzt - Besetzt BesetztH - Besetzt bei Halten WL-A - Alle Anrufe weiterleiten (!) LöAK - Aktuellen Anruf löschen und anklopfenden übernehmen KonfR - Konf.-Rendezvous Konf+ - Zu Konferenz hinzufügen APark - Anruf parken (!) APick - Rufübernahme (!) AKAus - Anklopfen Aus AKEin - Anklopfen Ein AKAuss - Anklopfenden Ruf aussetzen W-AK - Anklopfen wählen Tbuch - Telefonbuch (!) Direkt - Direkt wählen NS+ - Nicht stören Ein NS- - Nicht stören Aus NSX+ - Nicht stören Ausnahme Hinzu NSX- - Nicht stören Ausnahme Löschen GelRÜ - Geleitete Rufübernahme (!) Trennen - Trennen (!) Wählton - Sekundärer Wählton NotRf - Notruf wählen Flash - Flash Hook (#) Fol-> - Umleitung Nachziehend zu Nst WLB-Nr - Nummer Weiterleitung bei Besetzt WLBs+ - Rufweiterleitung bei Besetzt Ein WLBs- - Rufweiterleitung bei Besetzt Aus WLG+ - Rufweiterleitung für Gruppenanrufe Ein WLG- - Rufweiterleitung für Gruppenanrufe Aus WL-Nr - Weiterleitungsnummer WLAus - Alle Rufweiterleitungen deaktivieren WLK+ - Rufweiterleitung bei keine Antwort Ein...44 WLK- - Rufweiterleitung bei keine Antwort Aus...45 WL+ - Rufweiterleitung sofort Ein WL- - Rufweiterleitung sofort Aus GDrch - Gruppendurchsage (!) Frspr - Freispr. umsch. (!) Hier- - Umleitung nachziehend hierher Aus Hier+ - Umleitung nachziehend hierher AAntw - Interne automatische Beantwortung (!) Gr+ - Gruppe aktivieren Gr- - Gruppe deaktivieren Seite iv - Inhaltsverzeichnis IP Office Benutzerhandbuch

5 Inhaltsverzeichnis NBGr+ - Nachtbetrieb für Gruppe einstellen (!) NBGr- - Nachtbetrieb für Gruppe löschen GrAB+ - Gruppe außer Betrieb setzen GrAB- - Außer Betrieb-Modus für Gruppe löschen Halten - Anruf halten HaltAK - Anklopfenden Anruf halten AutoL - Automatische Lautsprechanlage RSF-I - Interne Rufsignalfolge festlegen LWahl - Lautsprechanlage wählen Zusch - Zuschalten wählen Stör - Anrufstörung Mithör - Anruf mithören Anm - Anmeld Abm - Abmelden Musik - Wartemusik KA-Zt - Zeit für keine Antwort RSF-E - Externe Rufsignalfolge festlegen Durchs - Durchsage Parken - Parken (#) Parken - Anruf an anderer Nst. parken (!) PrAnr - Anruf mit Priorität PhyNst - Physische Nst. nach Nummer wählen PickA - Anrufannahme Beliebig PickG - Anrufannahme Gruppe PickM - Gruppenanruf annehmen Prog - Kurzwahl programmieren (!) Quote - Quote löschen Warte - Anrufwarteschlange RRuf+ - Rückruf, sobald verfügbar RRuf- - "Rückruf, sobald verfügbar" deaktivieren...52 RSF-R - Rufsignalfolge bei Rückruf einstellen Aufz. - Anruf aufzeichnen Relais - Relaisimpuls Relais+ - Relais Ein Relais- - Relais Aus WAufn - Anruf wiederaufnehmen Rück - Anruf zurückholen Entpark - Entpark Ruf- - Klingeln Aus (!) AAS - Alle Anr. senden (!) UntDr - KW unterdrücken (!) Übern - Anruf übernehmen AussAK - Aktuellen Anruf aussetzen und anklopfenden annehmen UntBr - Anruf unterbrechen Timer - Zeitnehmer (!) Uhrz. - Tageszeit (!) Makln - Makeln VMRR- - Voic -Rückruf Aus VMRR+ - Voic -Rückruf Ein VMAbh - Voic abhören VMAus - Voic Aus VMEin - Voic Ein NB-Zt - Nachbereitungszeit festlegen IP Office Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis - Seite v

6 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Systemfunktionen...57 Einführung in Systemfunktionen Tätigen von Anrufen Entgegennehmen von Anrufen Rufweiterleitung Umleiten von Anrufen Nicht stören Voic Standardfunktionscodes Erweiterungsmodul EU Überblick über EU Anschließen des Geräts Verwendung des Erweiterungsmoduls EU Die Anzeige ändern Eine Anrufpräsentations-/Funktionstaste auswählen Erklärung der Statussymbole für Anrufpräsentations-/Funktionstasten Index...63 Seite vi - Inhaltsverzeichnis IP Office Benutzerhandbuch

7 Das Telefon 5420 Überblick über das Telefon 5420 In diesem Handbuch wird die Verwendung des Telefons Avaya 5420 im Tasten- und Leuchtenmodus auf Avaya IP Office-Telefonsystemen erläutert, die mit der Softwareversion 3.0 und der Telefonsoftware REL:4.00 oder höher betrieben werden (siehe Verwendung des Selbsttests). In der folgenden Abbildung sind die wichtigsten Merkmale des 5420 dargestellt. 1. Display, Anrufpräsentationstasten und Funktionstasten: Mithilfe von Anrufpräsentationstasten kann der Benutzer zwischen mehreren Anrufen hin und her schalten. Auf dem Display werden Informationen zu den Anrufen angezeigt. Außerdem können Angaben zu den Systemfunktionen (vom Systemadministrator zugewiesen) angezeigt werden. Siehe Anrufpräsentationstasten und Überblick über die Funktionstasten. 2. Nachrichtenleuchte: Leuchtet, wenn der Benutzer Voic -Nachrichten hat. Diese Leuchte kann auch so eingestellt werden, dass sie blinkt, wenn das Telefon klingelt. 3. Vorherige/nächste Seite: Navigiert durch die verschiedenen Seiten der Bildschirme für Anrufbearbeitung, Kurzwahlen und Anrufprotokolle. Diese Taste dient außerdem dazu, den Cursor während der Eingabe von Daten zu bewegen. 4. Nachrichten: Über diese Taste greifen Sie auf die Mailbox des Benutzers zu. 5. Anrufbearbeitungstasten: Halten: Über diese Taste halten Sie einen Anruf bzw. holen einen gehaltenen Anruf zurück. Siehe Halten. Vermitteln: Vermittelt den Anruf. Siehe Vermitteln. Konferenz: Schaltet die gehaltenen Anrufe einer Konferenz zu. Siehe Konferenzgespräch. Trennen: Über diese Taste trennen Sie einen Anruf. Siehe Löschen von Anrufen. Wahlwiederh.: Über diese Taste wählen Sie die zuletzt gewählte Nummer erneut. Siehe Wahlwiederholung. IP Office Benutzerhandbuch Das Telefon Seite 7 Überblick über das Telefon 5420

8 IP Office 5420 Benutzerhandbuch 6. Wähltasten: Standardmäßiges Tastenfeld mit 12 Tasten zum Wählen von Telefonnummern. 7. Lautstärkeregelung: Dient zur Regelung der Lautstärke des Hörers, des Lautsprechers, der Sprechgarnitur bzw. des Klingeltons, je nachdem, welche Komponente gerade verwendet wird. 8. Stummschaltung: Schaltet das Mikrofon ein bzw. aus. Wenn die Stummschaltung verwendet wird, leuchtet die zugehörige Leuchte und der Anrufer kann Sie nicht hören. 9. Sprechgarnitur: Dient zum Umschalten zwischen Hörer und Sprechgarnitur. Wenn die Sprechgarnitur aktiv ist, leuchtet die zu dieser Taste gehörige Leuchte. 10. Lautsprecher: Dient zum Zugriff auf den Lautsprecher. Wenn der Lautsprecher aktiv ist, leuchtet die zu dieser Taste gehörige Leuchte. 11. Beenden: Bringt Sie zum Hauptbildschirm für die Anrufbearbeitung zurück. 12. Funktionstasten: Dient zum Navigieren zu oder zum Initiieren von bestimmten Funktionen, wie beispielsweise der Kurzwahl- oder Anrufprotokollfunktion, sowie zum Steuern von Aktionen innerhalb der Funktionen. Diese Tasten entsprechen dem Text, der auf dem Anzeigebildschirm direkt darüber angezeigt wird. Siehe Überblick über Kurzwahlen, Überblick über das Anrufprotokoll, Überblick über die Optionen des Telefons 5420 und Überblick über das Ändern von Bezeichnungen. Anrufpräsentationstasten Standardmäßig enthält die erste Seite des Hauptbildschirms zur Anrufbearbeitung drei Tasten, die als Anrufpräsentationstasten eingerichtet sind. Diese Tasten werden Ihnen vom Systemadministrator zugewiesen und sind mit a=, b= und c= bezeichnet. Der Systemadministrator kann eine Anrufpräsentationstaste durch Folgendes ändern: Eine Übertragungspräsentation Eine Übertragungspräsentationstaste entspricht dem Status und dem Betrieb der Anrufpräsentationstaste auf dem Telefon eines zuvor festgelegten Mitarbeiters. Sie können damit also anstelle Ihres Kollegen Anrufe heranholen, tätigen und empfangen. Eine Leitungspräsentation Sie können eine IP Office-Vermittlungsleitung (jedoch keine IP-Leitungen) zugewiesen bekommen, so dass der Leitungsstatus angezeigt wird und Sie über die Leitungspräsentationstaste Anrufe tätigen und empfangen können. Eine Ersatzpräsentation Durch eine Anrufersatzpräsentationstaste werden Sie benachrichtigt, wenn ein zuvor festgelegter Kollege einen Anruf erhält. Der ersetzte Benutzer braucht dazu keine Anrufpräsentationstasten zu verwenden. Mit dieser Funktion können Sie also anstelle Ihres Kollegen Anrufe heranholen. Alle obigen Funktionen können nur von Ihrem Systemadministrator für Sie eingerichtet werden. Einzelheiten zur Einrichtung und Verwendung der Präsentationstasten für Übertragung, Leitung und Ersatz finden Sie im Handbuch zur Verwendung der IP Office-Tasten und Leuchten. Seite 8 - Das Telefon 5420 IP Office Benutzerhandbuch Anrufpräsentationstasten

9 Das Telefon 5402 VORSICHT: 1. Die Verwendung von mehr als zwei Anrufpräsentationstasten ist äußerst hilfreich. Wenn Sie einen Anruf halten und einen weiteren entgegennehmen oder tätigen, können Sie mithilfe der Anrufpräsentationstasten zwischen diesen beiden Anrufen hin und her schalten, die Anrufe vermitteln oder in eine Konferenz schalten. Wenn die Anzeige für die Anklopffunktion eingeschaltet ist, wird der anklopfende Anruf über die nächste Anrufpräsentationstaste angezeigt. 2. Der Systemadministrator kann eine Anrufpräsentationstaste durch Folgendes ersetzen: eine Übertragungspräsentation eine Leitungspräsentation eine Ersatzpräsentation Systemfunktionen Dadurch würde die Verwendung von Funktionen wie Konferenzgespräch und Vermitteln stark eingeschränkt werden. Es wird daher nachdrücklich empfohlen, für alle Anrufpräsentationstasten die Standardeinstellungen beizubehalten. Symbole für Anrufpräsentationstasten Mithilfe der Symbole, die für die Anrufpräsentations- bzw. Funktionstasten angezeigt werden, können Sie den Status (beispielsweise Halten) der einzelnen Anrufe ermitteln. Des Weiteren geben Symbole an, ob eine Funktion für eine bestimmte Taste aktiviert wurde. Eingehender Anruf: Durch das Symbol neben einer Anrufpräsentationstaste wird ein eingehender Anruf gekennzeichnet. Indem Sie daneben die Taste drücken, nehmen Sie den Anruf entgegen und schalten alle anderen aktiven Anrufe auf Halten. Verbunden: Durch das Symbol neben einer Anrufpräsentationstaste wird der aktuell verbundene Anruf gekennzeichnet. Die Telefonnummer des Anrufers (sofern verfügbar) wird ebenfalls angezeigt. Durch Drücken der benachbarten Taste schalten Sie den Anruf auf Halten. Dafür wird in der Anzeige außerdem der Buchstabe H angezeigt. Gehalten: Durch das Symbol neben einer Anrufpräsentationstaste wird ein gehaltener Anruf gekennzeichnet. Indem Sie daneben die Taste drücken, geben Sie den Anruf wieder frei und schalten den aktiven Anruf auf Halten. Funktion aktiv: Die Taste links oder rechts der Funktionstaste ist aktiv. Systemfunktionen Systemfunktionen können nur von Ihrem Systemadministrator auf Funktionstasten programmiert werden. Der Systemadministrator kann Ihnen jedoch zwei Selbstadministrationsfunktionen zuweisen, so dass Sie Systemfunktionen zu Ihren Funktionstasten hinzufügen können. Einzelheiten zur Systemfunktion, die Ihnen nur von Ihrem Systemadministrator zugewiesen werden kann, finden Sie unter Überblick über die Funktionstasten. Außerdem gibt es einige Systemfunktionen, auf die Sie über Kurzwahlen stets selbst zugreifen können. Einzelheiten zu Systemfunktionen, auf die Sie stets selbst über Kurzwahlen zugreifen können, wie etwa auf Voic -Nachrichten mithilfe von *17, finden Sie unter Einführung in Systemfunktionen. IP Office Benutzerhandbuch Das Telefon Seite 9

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11 Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Entgegennehmen von Anrufen Wenn an Ihrem Telefon 5420 ein Anruf eingeht, ertönt ein Klingelton, und neben der entsprechenden Anrufpräsentationstaste wird ein blinkendes Glockensymbol angezeigt. So nehmen Sie einen eingehenden Anruf entgegen: Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. Wenn Sie gerade keinen anderen Anruf bearbeiten, nehmen Sie den Anruf über den Hörer, die Sprechgarnitur oder den Lautsprecher entgegen (siehe Lautsprecher). Falls Sie gerade telefonieren, setzen Sie den aktuellen Anruf auf Halten (siehe Halten) und nehmen Sie dann den eingehenden Anruf an. Wenn für den klingelnden Anruf auf der aktuellen Bildschirmseite keine Anrufpräsentation angezeigt wird, kehren Sie mit Beenden zur ersten Bildschirmseite zurück. Wenn Sie die Anrufpräsentation für den klingelnden Anruf gefunden haben, drücken Sie die entsprechende Anrufpräsentationstaste. Anrufen Mit dem Telefon 5420 können Sie auf unterschiedliche Weise Anrufe tätigen: So tätigen Sie einen Anruf manuell: 1. Wählen Sie auf dem Tastenfeld die erforderliche Nummer und verfolgen Sie den Anruffortschritt mit. Denken Sie stets daran, zum Anrufen einer externen Nummer die erforderliche Vorwahl (beispielsweise 9) für eine externe Leitung zu wählen. 2. Regeln Sie die Lautstärke des Lautsprechers wie gewünscht. Verwenden Sie zur Änderung der Lautstärke die Tasten und. Auf der Anzeige wird die Lautstärke dargestellt. (Es gibt acht Einstellungen für die Lautstärke). 3. Wenn der Anruf nicht entgegengenommen wird, können Sie ihn löschen, indem Sie Lautsprecher oder Trennen drücken. oder 4. Wenn der Anruf entgegengenommen wird, können Sie entweder direkt sprechen oder den Hörer abnehmen und dann mit dem angerufenen Teilnehmer sprechen. So tätigen Sie einen Anruf automatisch: Gehen Sie auf eine der beschriebenen Arten vor. Drücken Sie Wahlwiederholung und eine Anrufpräsentationstaste, um die zuletzt gewählte Nummer automatisch erneut wählen zu lassen. Siehe Wahlwiederholung. oder Greifen Sie auf das Anrufprotokoll zu und rufen Sie einen bestimmten Eintrag an. Siehe Tätigen von Anrufen über das Anrufprotoll. oder Greifen Sie auf die Kurzwahlliste in Ihrem persönlichen Telefonbuch zu und rufen Sie einen bestimmten Eintrag an. Siehe Wählen von Kurzwahlen. Wenn der Anruf entgegengenommen wird, können Sie entweder direkt sprechen oder den Hörer abnehmen und dann mit dem angerufenen Teilnehmer sprechen. IP Office Benutzerhandbuch Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung - Seite 11 Entgegennehmen von Anrufen

12 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Löschen von Anrufen So löschen Sie einen bestehenden Anruf: 1. Legen Sie den Hörer auf. oder 2. Drücken Sie die Taste Trennen. Der Wählton ertönt. Wenn Sie im Call Center-Modus arbeiten, hören Sie keinen Signalton. Arbeiten mit der Sprechgarnitur Wenn Sie mit dem 5420 eine Sprechgarnitur verwenden möchten, müssen Sie diese an die entsprechende Buchse am Boden des Telefons anschließen. Sie aktivieren und deaktivieren die Sprechgarnitur durch Betätigen der Taste Sprechgarnitur. Wenn die Verwendung der Sprechgarnitur eingeschaltet ist, leuchtet die Leuchte neben dieser Taste. So nehmen Sie einen eingehenden Anruf entgegen: 1. Drücken Sie die Anrufpräsentationstaste neben dem blinkenden Glockensymbol ( ): So löschen Sie einen Sprechgarnituranruf: 1. Drücken Sie die Taste Trennen. So tätigen Sie einen Anruf manuell: 1. Wählen Sie die erforderliche Nummer und verfolgen Sie den Anruffortschritt mit (Denken Sie stets daran, zum Anrufen einer externen Nummer die erforderliche Vorwahl, beispielsweise 9, für eine externe Leitung zu wählen). So tätigen Sie einen Anruf automatisch: Gehen Sie auf eine der beschriebenen Arten vor. Drücken Sie Wahlwiederh. und eine Anrufpräsentationstaste, um die zuletzt gewählte Nummer automatisch erneut wählen zu lassen. Siehe Wahlwiederholung. oder Greifen Sie auf das Anrufprotokoll zu und rufen Sie einen bestimmten Eintrag an. Siehe Tätigen von Anrufen über das Anrufprotoll. oder Greifen Sie auf die Kurzwahlliste in Ihrem persönlichen Telefonbuch zu und rufen Sie einen bestimmten Eintrag an. Siehe Wählen von Kurzwahlen. Sprechen Sie mit dem angerufenden Teilnehmer, wenn der Anruf entgegengenommen wird. Seite 12 - Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung IP Office Benutzerhandbuch Löschen von Anrufen

13 Lautsprecher Kurzwahlziele verwenden Über den integrierten, bidirektionalen Lautsprecher können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen, ohne den Hörer abnehmen zu müssen. Beachten Sie, dass diese Art der Verwendung für bestimmte Umgebungen (wie sehr geräuschvolle Orte) möglicherweise nicht geeignet ist. So tätigen oder nehmen Sie einen Anruf an, ohne den Hörer abzunehmen bzw. verwenden den Lautsprecher mit einer beliebigen anderen Funktion: 1. Drücken Sie Lautsprecher. Die LED neben der Taste leuchtet auf. 2. Tätigen oder beantworten Sie den Anruf oder greifen Sie auf die ausgewählte Funktion zu. 3. Regeln Sie die Lautstärke des Lautsprechers wie gewünscht. Verwenden Sie zur Änderung der Lautstärke die Tasten und. Auf der Anzeige wird die Lautstärke dargestellt. (Es gibt acht Einstellungen für die Lautstärke). So wechseln Sie vom Lautsprecher zum Hörer (bzw. zur Sprechgarnitur, sofern angeschlossen): 1. Nehmen Sie den Hörer ab (bzw. drücken Sie Sprechgarnitur) und sprechen Sie weiter. So wechseln Sie vom Hörer zum Lautsprecher: 1. Drücken Sie Lautsprecher. 2. Legen Sie den Hörer auf. So beenden Sie einen Lautsprecheranruf: 1. Drücken Sie Lautsprecher. Kurzwahl Mithilfe von Kurzwahlen können Sie veranlassen, dass das Telefon 5420 automatisch bestimmte Telefonnummern wählt, die in Ihrem persönlichen Telefonbuch gespeichert sind (bis zu 104). Siehe Wählen von Kurzwahlen. So verwenden Sie die Kurzwahlfunktion zum Anrufen eines Eintrags in Ihrem persönlichen Telefonbuch: 1. Drücken Sie auf dem Ausgangsbildschirm die Taste K-Wahl. Der Kurzwahlbildschirm wird angezeigt. 2. Drücken Sie die Taste neben dem Eintrag, den Sie anrufen möchten. 3. Wenn der gewünschte Eintrag nicht angezeigt wird, zeigen Sie mit und alle Einträge der Reihe nach an oder Durch Eingabe des ersten Buchstabens des gewünschten Namens können Sie direkt die Seite anzeigen, die einen entsprechenden Eintrag enthält. 4. Das Telefon 5420 wählt die gewünschte Nummer. IP Office Benutzerhandbuch Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung - Seite 13 Lautsprecher

14 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Wahlwiederholung Mit der Wahlwiederholungsfunktion können Sie automatisch eine zuvor gewählte Nebenstelle oder externe Nummer (bis zu 24 Ziffern) wählen. Auf dem 5420 werden bis zu zehn der zuletzt gewählten Nummern gespeichert. Hinweis: Wenn Sie zweimal hintereinander die gleiche Nummer gewählt haben, erscheint diese Nummer nur einmal in der Wahlwiederholungsliste. So wählen Sie eine zuvor gewählte Nummer: 1. Drücken Sie Wahlwiederholung. Wenn der gewünschte Eintrag nicht angezeigt wird, zeigen Sie mit und alle Einträge der Reihe nach an. Wenn Sie die gesuchte Nummer gefunden haben, drücken Sie die entsprechende Taste. Stummschaltung Wenn Sie während eines aktiven Anrufs die Stummschaltung verwenden, kann der andere Teilnehmer Sie nicht hören. Diese Funktion wird gewöhnlich in Verbindung mit dem Lautsprecher verwendet, kann aber auch eingesetzt werden, wenn Sie während eines Anrufs zwischendurch ein nicht-telefon- Gespräch führen möchten. So verhindern Sie, dass Sie vom Teilnehmer am anderen Ende der Leitung gehört werden: 1. Drücken Sie Stummschaltung. Der andere Teilnehmer kann Sie jetzt nicht hören. Wenn die Stummschaltung aktiviert ist, leuchtet die Leuchte neben der Stummschalttaste auf. 2. Drücken Sie erneut die Taste Stummschaltung, damit der Gesprächspartner Sie wieder hören kann. Halten Wenn Sie gerade einen Anruf bearbeiten und ein zweiter Anruf eingeht, der durch eine Anrufpräsentationstaste angezeigt wird, können Sie den ersten Anruf auf Halten setzen und den neuen Anruf annehmen. So halten Sie einen bestehenden Anruf: 1. Drücken Sie Halten oder die Anrufpräsentationstaste neben dem Symbol. Das Symbol ändert sich zu, wodurch angezeigt wird, dass der Anruf gehalten wird. 2. Nehmen Sie den zweiten Anruf entgegen, indem Sie die Anrufpräsentationstaste mit dem Symbol drücken. Das Symbol ändert sich zu, wodurch angezeigt wird, dass der Anruf verbunden ist. So nehmen Sie den gehaltenen Anruf wieder auf: 1. Wenn Sie gerade telefonieren, müssen Sie den aktuellen Anruf zunächst wie oben beschrieben auf Halten setzen. 2. Sie nehmen den gehaltenen Anruf wieder auf, indem Sie die Anrufpräsentationstaste mit dem Symbol daneben drücken. Hinweis: Nach einer voreingestellten Zeitdauer (vom Systemadministrator definiert) werden Sie daran erinnert, dass ein Anruf gehalten wird. Dazu ändert sich das Haltesymbol kurzzeitig zu und das Telefon klingelt. Siehe auch Vermitteln. Seite 14 - Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung IP Office Benutzerhandbuch Wahlwiederholung

15 Vermitteln Kurzwahlziele verwenden Mithilfe der Vermittlungsfunktion können Sie einen Anruf von Ihrem Telefon an eine andere Nebenstelle oder externe Nummer durchstellen. So vermitteln Sie den aktuellen Anruf an eine andere Nebenstelle: 1. Wenn Sie gerade ein Gespräch führen, drücken Sie Vermitteln oder Halten. 2. Wenn der Wählton ertönt, wählen Sie die Nummer, an die der Anruf vermittelt werden soll. 3. Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. Um den Anruf durchzustellen, ohne ihn beim angerufenen Teilnehmer anzukündigen, legen Sie entweder auf oder drücken Sie erneut Vermitteln. Der Anruf ist damit vermittelt. Wenn der vermittelte Anruf innerhalb der festgelegten Zeit nicht angenommen wird, wird er an Sie zurückgestellt. Wenn Sie den Anruf vor dem Vermitteln ankündigen möchten, warten Sie, bis der angerufene Teilnehmer Ihren Anruf entgegennimmt. Wenn der Teilnehmer den Anruf entgegennehmen möchte, drücken Sie erneut die Taste Vermitteln, um den Anruf durchzustellen. Wenn der angerufene Teilnehmer den Anruf nicht annimmt, drücken Sie Trennen. Sie können den gehaltenen Anruf wieder aufnehmen, indem Sie die entsprechende Anrufpräsentationstaste drücken. Wenn die Nummer besetzt ist oder niemand abnimmt, drücken Sie Trennen. Sie können den gehaltenen Anruf wieder aufnehmen, indem Sie die entsprechende Anrufpräsentationstaste drücken. So verbinden Sie einen neuen Anruf mithilfe der Konferenzfunktion mit einem gehaltenen Anruf: 1. Wenn Sie gerade ein Gespräch führen und einen Anfrageruf tätigen möchten oder wenn ein neuer Anruf eingeht, drücken Sie Halten. Tätigen bzw. beantworten Sie den zweiten Anruf. Der zweite Anruf muss nun an den ersten, gehaltenen Anruf vermittelt werden. 2. Sie stellen den neuen an den gehaltenen Anruf durch, indem Sie Konferenz und anschließend Trennen drücken. Der Anruf ist damit vermittelt. Konferenzgespräch Die Konferenzfunktion ermöglicht das Zuschalten von anderen Teilnehmern (einschließlich von Ihnen selbst) in ein Konferenzgespräch. Hinweise: 1. Wie viele Teilnehmer in ein Konferenzgespräch eingeschaltet werden können, hängt von Ihrem Telefonsystem ab. 2. Für die Konferenzfunktion sind zwei Anrufpräsentationstasten erforderlich. So schalten Sie einen Teilnehmer in einen Anruf ein: 1. Drücken Sie Konferenz. 2. Wählen Sie die Nummer der Person, die Sie in den Anruf einschalten möchten. 3. Warten Sie, bis Ihr Ruf entgegengenommen wird. Wenn der angerufene Teilnehmer den Anruf nicht annimmt oder nicht am Konferenzgespräch teilnehmen möchte, drücken Sie Trennen. IP Office Benutzerhandbuch Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung - Seite 15 Vermitteln

16 IP Office 5420 Benutzerhandbuch 4. Schalten Sie die Person in den Anruf ein, indem Sie erneut die Taste Konferenz drücken. Sie können den gehaltenen Anruf wieder aufnehmen, indem Sie die entsprechende Anrufpräsentationstaste drücken. 5. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, wenn Sie der Konferenz weitere Personen zuschalten möchten. So schalten Sie gehaltene Anrufe einem aktiven Anruf zu: 1. Drücken Sie Konferenz. 2. Dadurch werden alle gehaltenen Anrufe der Konferenz zugeschaltet. So schalten Sie einen Teilnehmer aus einer Konferenz aus: 1. Drücken Sie Trennen. Nachricht Wenn ein Anrufer eine Nachricht hinterlassen hat, leuchtet die Nachrichtenleuchte. Drücken Sie die Taste Nachricht, um Ihre Nachrichten abzurufen, und folgen Sie den Anweisungen. Seite 16 - Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung IP Office Benutzerhandbuch Nachricht

17 Kurzwahlziele verwenden Überblick über Kurzwahlen Kurzwahlziele verwenden Das Telefon 5420 kann bis zu 104 persönliche Kurzwahlen speichern. Sie greifen auf die Liste der Kurzwahlen zu, indem Sie K-Wahl drücken. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird, drücken Sie Beenden, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. Die Kurzwahlliste ist alphabetisch sortiert. Mithilfe der Tasten und können Sie zwischen den Seiten hin und her wechseln. Drücken Sie die Taste mit dem entsprechenden Anfangsbuchstaben, um direkt zur ersten Seite mit einer Entsprechung für den Namen zu gelangen. Drücken Sie die Taste oder neben dem Eintrag, um die entsprechende Nummer zu wählen. Über die Optionen der Tasten können Sie andere Aktionen durchführen. Drücken Sie Hinzu oder Bearb., um die Details einer bestimmten Kurzwahl anzuzeigen. Hinweis: Kurzwahlen können für alle Nummern eingerichtet werden, die manuell von der Nebenstelle gewählt werden können. Wenn eine Vorwahl erforderlich ist (für externe Anrufe, gewöhnlich 9), muss diese in der Kurzwahl angegeben werden. IP Office Benutzerhandbuch Kurzwahlziele verwenden - Seite 17 Überblick über Kurzwahlen

18 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Wählen einer Kurzwahl Sie können Anrufe mit aufgelegtem oder abgehobenem Hörer über das Kurzwahltelefonbuch tätigen. 1. Drücken Sie K-Wahl. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird, drücken Sie Beenden, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Kurzwahlen anzuzeigen. oder Durch Eingabe des ersten Buchstabens des gewünschten Namens können Sie direkt die Seite anzeigen, die einen entsprechenden Eintrag enthält. 3. Wenn der erforderliche Eintrag angezeigt wird, drücken Sie die benachbarte Taste oder. Löschen einer Kurzwahl 1. Drücken Sie K-Wahl. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird, drücken Sie, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie Löschen. 3. Wählen Sie die zu löschende Kurzwahl aus. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Kurzwahlen anzuzeigen. Durch Eingabe des ersten Buchstabens des gewünschten Namens können Sie direkt die Seite anzeigen, die einen entsprechenden Eintrag enthält. 4. Wenn der erforderliche Eintrag angezeigt wird, drücken Sie die benachbarte Taste oder. Es wird eine Aufforderung zur Bestätigung angezeigt. 5. Drücken Sie Ja, um den Eintrag zu löschen oder Abbruch, um den Bildschirm zu verlassen, ohne ihn zu löschen. 6. Anschließend können Sie einen weiteren Eintrag zum Löschen auswählen oder Fertig wählen, um zur Kurzwahlliste zurückzukehren. Bearbeiten einer Kurzwahl 1. Drücken Sie K-Wahl. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird, drücken Sie, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie Bearb. 3. Wählen Sie die zu bearbeitende Kurzwahl aus. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Kurzwahlen anzuzeigen. Durch Eingabe des ersten Buchstabens des gewünschten Namens können Sie direkt die Seite anzeigen, die einen entsprechenden Eintrag enthält. 4. Wenn der erforderliche Eintrag angezeigt wird, drücken Sie die benachbarte Taste oder. 5. Zur Bearbeitung einer Kurzwahl gehen Sie wie zum Hinzufügen einer neuen Kurzwahl vor. Siehe Hinzufügen einer neuen Kurzwahl. 6. Nach dem Speichern oder Verwerfen von Änderungen gelangen Sie zur Auswahlliste für Kurzwahlen zurück. Anschließend können Sie eine weitere Kurzwahl zur Bearbeitung auswählen oder Fertig drücken, um zur Kurzwahlliste zurückzukehren. Verwendung eines Protokolleintrags als Kurzwahl Sie können auf der Basis einer Anrufprotokolleintrags eine neue Kurzwahl erstellen. Siehe Speichern eines Anrufprotokolleintrags in der Kurzwahlliste. Dadurch wird der normale Bildschirm zur Eingabe einer Kurzwahl angezeigt, wobei bereits Name und Nummer aus dem Anrufprotokolleintrag eingetragen sind. Seite 18 - Kurzwahlziele verwenden IP Office Benutzerhandbuch Wählen einer Kurzwahl

19 Hinzufügen einer neuen Kurzwahl Kurzwahlziele verwenden 1. Drücken Sie K-Wahl. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird, drücken Sie, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. Drücken Sie Hinzu. Wenn in einer Meldung angegeben wird, dass die Kurzwahlliste voll ist, müssen Sie zuerst einen bestehenden Eintrag löschen, bevor Sie einen neuen Eintrag hinzufügen können. Siehe Löschen einer Kurzwahl. Sie können zwischen Name und Nummer hin und her schalten, indem Sie die Taste neben dem zu bearbeitenden Element drücken. Die -Optionen ändern sich ebenfalls entsprechend. 2. Wenn Name ausgewählt ist, geben Sie den gewünschten Text über die Telefontasten ein. Bei den Tasten sind die Buchstaben und die Ziffer angegeben, die über die jeweilige Taste gewählt werden können. Je nachdem, welchen Buchstaben Sie benötigen, müssen Sie die entsprechende Taste möglicherweise mehrmals drücken. Beispielsweise ist Taste 2 auch mit A, B und C beschriftet. Wenn Sie ein C eingeben möchten, drücken Sie die Taste 2, bis ein C angezeigt wird. Wenn das nächste benötigte Zeichen auf derselben Taste vorliegt, drücken Sie, um den Cursor nach rechts zu setzen, und geben Sie dann das Zeichen ein. Standardmäßig werden der erste Buchstabe als Großbuchstabe und alle weiteren Buchstaben klein eingegeben. Sie können die Groß-/Kleinschreibung des aktuellen Zeichens ändern, indem Sie Groß/Klein drücken. Um ein Leerzeichen einzugeben, drücken Sie Leerz. Wenn Sie einen Fehler korrigieren müssen, löschen Sie das Zeichen links neben dem Cursor mithilfe von Rückschritt. Wenn sich der Fehler mitten im Text befindet und Sie nicht die Rücktaste verwenden möchten, um nicht alle Zeichen neu eingeben zu müssen, verwenden Sie die Taste, um den Cursor ein Zeichen vor die zu ändernde Stelle zu setzen. Geben Sie entweder das neue Zeichen ein oder löschen Sie das falsche Zeichen links neben dem Cursor mithilfe von Rückschritt. Durch einmaliges Drücken von * geben Sie einen Punkt (.) ein und durch zweimaliges Drücken ein Sternchen (*). Wenn Sie mehr als ein * oder einen Punkt eingeben wollen, drücken Sie, um den Cursor nach rechts zu rücken, und geben Sie dann das Zeichen ein. Durch einmaliges Drücken der Taste # geben Sie einen Bindestrich (-) und durch zweimaliges Drücken das Zeichen # ein. Wenn Sie mehr als ein # oder einen Bindestrich eingeben wollen, drücken Sie, um den Cursor nach rechts zu rücken, und geben Sie dann das Zeichen ein. 3. Wenn der Name wie gewünscht eingegeben ist, wählen Sie Nummer. IP Office Benutzerhandbuch Kurzwahlziele verwenden - Seite 19 Hinzufügen einer neuen Kurzwahl

20 IP Office 5420 Benutzerhandbuch 4. Geben Sie die erforderliche Nummer über die Wähltasten ein. Geben Sie außerdem für externe Nummern die erforderliche externe Vorwahl ein (beispielsweise 9). Um einen Bindestrich einzugeben, drücken Sie Bindestrich. Bindestriche wirken sich nicht auf die gewählte Nummer aus, sondern dienen nur dazu, Nummern übersichtlicher darzustellen. Um eine Pause von 1,5 Sekunden einzugeben, drücken Sie Pause. Eine Pause erscheint in der Telefonnummer als Komma (,). Mithilfe der Tasten und können Sie den Cursor nach links oder rechts rücken. 5. Drücken Sie Speich., um die Kurzwahl zu speichern und zur Kurzwahlliste zurückzukehren. Drücken Sie Abbruch, um zur Kurzwahlliste zurückzukehren, ohne die Änderungen zu speichern. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, ohne die Änderungen zu speichern, drücken Sie Beenden. Seite 20 - Kurzwahlziele verwenden IP Office Benutzerhandbuch Hinzufügen einer neuen Kurzwahl

21 Verwendung des Anrufprotokolls Überblick über das Anrufprotokoll Das Telefon 5420 führt ein Anrufprotokoll, auf das Sie über Protokoll zugreifen können. In diesem Protokoll können bis zu 100 Einträge gespeichert werden. Dies kann eine beliebige Kombination aus eingehenden angenommenen, eingehenden nicht angenommenen und ausgehenden Anrufen sein. Sie können auswählen, welche Anruftypen in das Protokoll aufgenommen werden. Außerdem können Sie anhand von Protokolleinträgen Rückrufe tätigen oder zur späteren Verwendung Kurzwahlen erstellen. ACHTUNG: Anrufe, die unter Verwendung eines Pin-Codes und anderer Informationen getätigt werden, werden in das Anrufprotokoll aufgenommen. Sie können entweder die Protokollierung ausgehender Anrufe ausschalten oder die betreffenden Protokolle manuell entfernen. Siehe Festlegen, welche Anrufe protokolliert werden. Hinweise: 1. Es werden nur ausgehende Anrufe protokolliert, die über die Wähltasten oder einen K-Wahl- Eintrag gewählt wurden. 2. Wenn die Verbindung zwischen dem Telefon 5420 und IP Office unterbrochen wird, gehen die Anrufprotokolleinträge verloren. Wenn Sie die Taste aussieht: Protok. drücken, wird ein Bildschirm angezeigt, der in etwa folgendermaßen Überg. (nicht angenommene) Anrufe werden zuerst angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: AN Ang. oder Abgeh. Alternativ können Sie die Taste Mehr drücken und Alle auswählen, um alle drei Optionen anzuzeigen. Die protokollierten Anrufe werden so angezeigt, dass der jüngste Anruf ganz oben steht. Der Name des anrufenden bzw. des angerufenen Teilnehmers (sofern verfügbar) wird angezeigt. Die Nummer des anrufenden bzw. des angerufenen Teilnehmers wird angezeigt. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Protokolleinträgen anzuzeigen. Wenn Sie die Taste oder neben einem Protokolleintrag drücken, werden ausführliche Angaben zu diesem Eintrag angezeigt. IP Office Benutzerhandbuch Verwendung des Anrufprotokolls - Seite 21 Überblick über das Anrufprotokoll

22 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Die Nummer des Protokolleintrags Der Typ des Protokolleintrags, d.h. Angenommen, Nicht angenommen oder Ausgehend. Der Name des anrufenden bzw. des angerufenen Teilnehmers (sofern verfügbar) wird angezeigt. Die Nummer des anrufenden bzw. des angerufenen Teilnehmers wird angezeigt. Datum und Uhrzeit des Anrufs. Mithilfe der Tasten und können Sie zwischen den Seiten hin und her wechseln. Die Tasten enthalten eine Reihe von Aktionen. Siehe auch: Anzeigen des Anrufprotokolls Tätigen von Anrufen über das Anrufprotokoll Speichern eines Anrufprotokolleintrags in der Kurzwahlliste Löschen eines Anrufprotokolleintrags Verwendung des Anrufprotokolls Sie können Anrufe direkt aus dem Anrufprotokoll tätigen. Während Sie das Anrufprotokoll anzeigen, können Sie dennoch einen Anruf tätigen, indem Sie bei abgehobenem Hörer die Taste Lautsprecher drücken und die gewünschte Nummer wählen. Eingehende Anrufe können Sie ebenfalls nach wie vor empfangen und über die Funktionen der Wähltasten bearbeiten. Anzeigen des Anrufprotokolls 1. Drücken Sie Protok. Wenn Protok. nicht angezeigt wird, drücken Sie eine beliebige Soft-Taste. 2. Standardmäßig werden Überg. (nicht angenommene) Anrufe zuerst angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: AN Ang. oder Abgeh. Alternativ können Sie die Taste Mehr drücken und Alle auswählen, um alle drei Optionen anzuzeigen. Durch Drücken von Zurück und Auswahl der gewünschten Option gelangen Sie zu Überg., AN Ang. oder Abgeh zurück. 3. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Protokolleinträgen anzuzeigen. Drücken Sie Fertig, um das Anrufprotokoll zu schließen und zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren. Drücken Sie, um das Anrufprotokoll zu schließen und zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren. Um Details zu einem bestimmten Protokolleintrag anzuzeigen, drücken Sie oder neben dem Eintrag. 4. Drücken Sie Fertig, um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren. Seite 22 - Verwendung des Anrufprotokolls IP Office Benutzerhandbuch Verwendung des Anrufprotokolls

23 Tätigen von Anrufen über das Anrufprotokoll Verwendung des Anrufprotokolls 1. Drücken Sie Protok. Wenn Protok. nicht angezeigt wird, drücken Sie eine beliebige Soft-Taste. 2. Standardmäßig werden Überg. (nicht angenommene) Anrufe zuerst angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: AN Ang. oder Abgeh. Alternativ können Sie die Taste Mehr drücken und Alle auswählen, um alle drei Optionen anzuzeigen. Durch Drücken von Zurück und Auswahl der gewünschten Option gelangen Sie zu Überg., AN Ang. oder Abgeh zurück. 3. Wenn Sie den anzurufenden Eintrag gefunden haben, drücken Sie oder neben dem Eintrag. 4. Drücken Sie Anruf, um den Anruf zu tätigen. 5. Wenn es sich um eine externe Nummer handelt, für die jedoch keine externe Vorwahl angegeben ist, nehmen Sie den Hörer ab, wählen Sie die Vorwahl und drücken Sie dann Anruf. Speichern eines Anrufprotokolleintrags in der Kurzwahlliste 1. Drücken Sie Protok. Wenn Protok. nicht angezeigt wird, drücken Sie eine beliebige Soft-Taste. 2. Standardmäßig werden Überg. (nicht angenommene) Anrufe zuerst angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: AN Ang. oder Abgeh. Alternativ können Sie die Taste Mehr drücken und Alle auswählen, um alle drei Optionen anzuzeigen. Durch Drücken von Zurück und Auswahl der gewünschten Option gelangen Sie zu Überg., AN Ang. oder Abgeh zurück. 3. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Protokolleinträgen anzuzeigen. 4. Wenn Sie den anzurufenden Eintrag gefunden haben, drücken Sie oder neben dem Eintrag. 5. Drücken Sie Speich. Der Bildschirm zum Bearbeiten von Kurzwahlen wird angezeigt, wobei die Informationen aus dem Protokolleintrag bereits eingetragen sind. Siehe Hinzufügen einer neuen Kurzwahl. Löschen eines Anrufprotokolleintrags 1. Drücken Sie Protok. Wenn Protok. nicht angezeigt wird, drücken Sie eine beliebige Soft-Taste. 2. Standardmäßig werden Überg. (nicht angenommene) Anrufe zuerst angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: AN Ang. oder Abgeh. Alternativ können Sie die Taste Mehr drücken und Alle auswählen, um alle drei Optionen anzuzeigen. Durch Drücken von Zurück und Auswahl der gewünschten Option gelangen Sie zu Überg., AN Ang. oder Abgeh zurück. 3. Drücken Sie und, um die verschiedenen Seiten mit den Protokolleinträgen anzuzeigen. 4. Wenn Sie den anzurufenden Eintrag gefunden haben, drücken Sie oder neben dem Eintrag. 5. Drücken Sie Löschen. Der Eintrag wird aus dem Anrufprotokoll gelöscht und die Details des nächsten Anrufs werden angezeigt. 6. Drücken Sie Beenden, um das Anrufprotokoll zu schließen und zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren. IP Office Benutzerhandbuch Verwendung des Anrufprotokolls - Seite 23 Tätigen von Anrufen über das Anrufprotokoll

24 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Löschen aller protokollierten Anrufe Durch Stromausfall am 5420 kommt es zum Verlust aller Anrufprotokolleinträge. Über die Option Alle löschen löschen Sie die Anrufe, die Sie zur Protokollierung ausgewählt haben. Siehe Festlegen, welche Anrufe protokolliert werden. Vorsicht: Durch diese Aktion werden auch sämtliche Kurzwahleinträge und angepassten Telefonoptionen gelöscht. Siehe Standardtelefon/Alle Einstellungen löschen. 1. Drücken Sie Protok. und anschließend Mehr. 2. Drücken Sie Löschen. In einer Meldung werden Sie gefragt, ob Sie tatsächlich alle Einträge löschen möchten. 3. Drücken Sie Löschen, um alle Protokolleinträge zu entfernen. Festlegen, welche Anrufe protokolliert werden Vorsicht: Wenn Sie Ihre Einstellungen ändern, werden alle die Anrufdetails aus dem Anrufprotokoll gelöscht, die der neuen Auswahl nicht mehr entsprechen. 1. Drücken Sie Option. Wenn Option nicht angezeigt wird, drücken Sie, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie Protok. Ein Menü mit Beantwortet, Nicht beantwortet und Ausgehend sowie mit den aktuellen Einstellungen dafür wird angezeigt. 3. Drücken Sie neben der betreffenden Option, um eine bestimmte Einstellung zwischen Ja und Nein hin und her zu schalten. Alternativ können Sie die Taste neben einem Anruftyp drücken, um die aktuelle Einstellung zu unterstreichen und dann Ja/Nein, um den Wert der aktuell unterstrichenen Einstellung zu ändern. 4. Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. Hinweis: Wenn Sie nach Änderung der Einstellungen die Taste Speich. drücken, werden alle Anrufprotokolleinträge, die nicht den ausgewählten Anruftypen entsprechen, aus dem Anrufprotokoll gelöscht. Drücken Sie Speich., um die Einstellungen zu speichern und zum Optionsmenü zurückzukehren. Es ertönt ein akustisches Signal. Drücken Sie Abbruch, um zum Optionsmenü zurückzukehren, ohne Änderungen zu speichern. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, ohne die Änderungen zu speichern, drücken Sie Beenden. Seite 24 - Verwendung des Anrufprotokolls IP Office Benutzerhandbuch Löschen aller protokollierten Anrufe

25 Ändern der Optionen des 5420 Überblick über die Optionen des Telefons 5420 Drücken Sie Option, um auf die Optionsmenüs zuzugreifen. Über diese Menüs können Sie eine Reihe der 5420-Funktionen an Ihre Anforderungen anpassen. So wählen Sie eine Option aus: 1. Drücken Sie die Taste oder neben der gewünschten Option. 2. Die Aktionen der Taste ändern sich je nach den aktuell verfügbaren Aktionen. 3. Drücken Sie Beenden, um den Bildschirm zu schließen und zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren. 4. Während Sie die Optionsmenüs anzeigen, können Sie dennoch über die Steuerlemente der Telefontasten Anrufe tätigen und empfangen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Rufsignaloptionen: Über diese Optionen legen Sie Folgendes fest: Das vom 5420 verwendete Rufsignal. Schaltet die Nachrichtenleuchte ein/aus um anzuzeigen, wenn ein Anruf eingeht. Aktiviert/deaktiviert die Option zum Anzeigen des Telefonbildschirms. Siehe Rufsignaloptionen. Kontrast: Dient zum Ändern des Kontrasts des Displays. Siehe Ändern des Displaykontrasts. Protok.: Dient dazu festzulegen, welche Anrufe im Anrufprotokoll angezeigt werden sollen. Siehe Festlegen, welche Anrufe protokolliert werden. Versch.: Hier können Sie festlegen, dass Sie während der Anrufbearbeitung im Kurzwahlmenü bleiben möchten. Selbsttest: Dient zum Testen des Telefons. Siehe Verwendung des Selbsttests. Anzeigemodus: Dient zur Auswahl der Reihenfolge, in der die Funktionen den Displaytasten zugewiesen werden. Siehe Anzeigemodus. Löschen: Dient zum Zurücksetzen des Telefons auf die Standardeinstellungen. Siehe Standardtelefon/Alle Einstellungen löschen. Sprache Dient zur Auswahl der Displaysprache des Telefons. Siehe Sprache. IP Office Benutzerhandbuch Ändern der Optionen des Seite 25 Überblick über die Optionen des Telefons 5420

26 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Drücken Sie, um Folgendes anzuzeigen: Hörer-AGC/Headset-AGC: Dient zum Ein-/Ausschalten der automatischen Verstärkungsregelung. Siehe Automatische Verstärkungsregelung (AGC). Rufsignaloptionen Über das Menü für die Rufsignaloptionen können Sie Folgendes durchführen: Ein individuelles Rufsignalmuster für Ihr Telefon auswählen. Hinweis: Wenn ein Anruf eingeht, während Sie ein Rufsignalmuster auswählen, kehren Sie automatisch zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurück. Festlegen, dass die Nachrichtenleuchte bei Eingang eines Anrufs blinkt. Festlegen, dass bei Einrichtung/Verwendung von Kurzwahlen, des Anrufprotokolls usw. wieder der Anrufbearbeitungsbildschirm angezeigt wird. So ändern Sie das Rufsignalmuster: Es stehen 8 verschiedene Rufsignale zur Verfügung. Diese Einstellung bezieht sich auf den Ton und die Art und Weise des Rufsignals des Die Anzahl der Signale wird jedoch stets durch die Art des Anrufs bestimmt. 1. Drücken Sie Option. 2. Drücken Sie Rufsignaloptionen, gefolgt von Rufsignalmuster. Es wird ein Menü mit den aktuellen Rufmustern angezeigt. 3. Drücken Sie entweder und oder eine Wähltaste von 1 bis 8, um das gewünschte Muster auszuwählen. Das ausgewählte Signal ertönt. 4. Um das Rufsignal noch einmal zu hören, drücken Sie Abspielen oder drücken Sie erneut die betreffende Wähltaste. Wenn Sie das gewünschte Signalmuster ausgewählt haben, drücken Sie Speich. Zur Bestätigung ertönt ein akustisches Signal. Anschließend kehren Sie zum Optionsmenü zurück. Drücken Sie Abbruch, um zum Optionsmenü zurückzukehren, ohne das Rufsignal zu ändern. So richten Sie die Nachrichtenleuchte ein: 1. Drücken Sie Option. 2. Drücken Sie Rufsignaloptionen und setzen Sie Nachrichtenleuchte auf Ja oder Nein. Ist die Option auf Ja gesetzt, blinkt die Nachrichtenleuchte bei Eingang eines Anrufs. Eine Änderung dieser Option wirkt sich nicht auf die Funktion zur visuellen Anzeige von Voic aus. So richten Sie die Option zum Anzeigen des Telefonbildschirms ein: 1. Drücken Sie Option. 2. Drücken Sie Rufsignaloptionen und setzen Sie Tel.-Bildschirm anz. auf Ja oder Nein. Wenn diese Option auf Ja gesetzt ist, gelangen Sie automatisch zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurück, wenn ein Anruf eingeht, während Sie eine Kurzwahl oder das Anrufprotokoll einrichten bzw. verwenden. Seite 26 - Ändern der Optionen des 5420 IP Office Benutzerhandbuch Rufsignaloptionen

27 Ändern des Displaykontrasts Ändern der Optionen des 5410 Sie können den Kontrast des Telefondisplays ändern. Dafür stehen 15 verschiedene Kontraststufen zur Verfügung. 1. Drücken Sie Option. 2. Drücken Sie Kontrast. Es wird ein Menü mit der aktuellen Kontrasteinstellung angezeigt. 3. Mithilfe der Tasten und können Sie die Kontraststufe ändern. 4. Wenn die gewünschte Kontraststufe eingestellt ist: Drücken Sie Fertig, um zum Optionsmenü zurückzukehren. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, drücken Sie Beenden. Inhalt des Anrufprotokolls Über das Menü Option können Sie angeben, welche Anruftypen in das Anrufprotokoll des Telefons 5420 aufgenommen werden sollen. Siehe Festlegen, welche Anrufe protokolliert werden. Versch. Diese Option enthält nur einen einzigen Menüpunkt: In Kurzwahl bleiben. Wenn diese Funktion auf Ja gesetzt ist und Sie auf Ihre persönliche Kurzwahlliste zugreifen (siehe Verwendung von Kurzwahlzielen auf Seite 14), wird das Menü auch dann noch angezeigt, wenn Anrufe eingehen oder Sie Anrufe tätigen. Um den Anrufbearbeitungsbildschirm zu einem beliebigen Zeitpunkt anzuzeigen, drücken Sie Beenden. 1. Drücken Sie Option. 2. Drücken Sie Versch. und setzen Sie In Kurzwahl bleiben auf Ja. Verwendung des Selbsttests Der Selbsttest kann dazu verwendet werden, Informationen über das Telefon anzuzeigen und den Betrieb der Leuchten und des Displays zu überprüfen. Diese Informationen werden in bestimmten Situationen vom Wartungspersonal des Telefonsystems benötigt. 1. Drücken Sie Option. Wenn Option nicht angezeigt wird, drücken Sie, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie Selbsttest. Ein Bildschirm mit Daten wird angezeigt. 3. Drücken Sie die Taste Test und halten Sie sie gedrückt. Die Bildschirmzeilen sollten schwarz werden und die Telefonleuchten sollten aufleuchten. 4. Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. Drücken Sie Fertig, um zum Optionsmenü zurückzukehren. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, drücken Sie. Auswahl des Anzeigemodus Siehe Anzeigemodus. IP Office Benutzerhandbuch Ändern der Optionen des Seite 27 Ändern des Displaykontrasts

28 IP Office 5420 Benutzerhandbuch Standardtelefon/Alle Einstellungen löschen Über die Option Alle Löschen können Sie alle angepassten Einstellungen zurücksetzen, die über die Optionsmenüs des Telefons 5420 eingegeben wurden (außer der Kontraststufe). Außerdem werden dadurch alle Einträge in der Anrufprotokollliste und der Kurzwahlliste gelöscht. 1. Drücken Sie Option. Wenn Option nicht angezeigt wird, drücken Sie, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie Löschen. In einer Meldung wird mitgeteilt, dass die Kurzwahlliste und das Anrufprotokoll gelöscht werden und dass die Benutzeroptionen auf ihre Standardwerte zurückgesetzt werden. 3. Wenn Sie nicht wünschen, dass alle Einträge gelöscht werden, gehen Sie auf eine der folgenden Arten vor: Drücken Sie Abbruch, um zum Optionsmenü zurückzukehren, ohne die Einträge zu löschen. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, ohne die Löschung vorzunehmen, drücken Sie Beenden. 4. Um den Löschvorgang vorzunehmen, drücken Sie Löschen. Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen. Um alle Einträge zu löschen, drücken Sie erneut Löschen. Drücken Sie Abbruch, um zum Optionsmenü zurückzukehren, ohne die Einträge zu löschen. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, ohne die Löschung vorzunehmen, drücken Sie Beenden. Bezeichnen von Tasten Diese Funktion wird zurzeit von IP Office nicht unterstützt. Sprache Wenn das Telefon 5420 installiert wird, wird der Displaytext auf Englisch angezeigt. Folgende Sprachen stehen anschließend zur Auswahl: Englisch (English), German (Deutsch), French (Français), Spanish (Español), Italian (Italiano), Dutch (Nederlands), Portuguese (Português) und Japanese (Katakana-Zeichen). Hinweis: Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Benutzerspracheneinstellung des Telefonsystems aus. 1. Drücken Sie Option. 2. Drücken Sie Sprache. Es wird ein Menü angezeigt, in dem die verfügbaren Sprachen aufgelistet werden, wobei die aktuell verwendete Sprache unterstrichen ist. 3. Drücken Sie die Taste oder neben der gewünschten Sprache. Der Bildschirmtext wird in der ausgewählten Sprache angezeigt. 4. Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. Drücken Sie Speich., um die Einstellung zu speichern und zum Optionsmenü zurückzukehren. Es ertönt ein akustisches Signal. Drücken Sie Abbruch, um zum Optionsmenü zurückzukehren, ohne Änderungen zu speichern. Um zum Anrufbearbeitungsbildschirm zurückzukehren, ohne die Änderungen zu speichern, drücken Sie. Seite 28 - Ändern der Optionen des 5420 IP Office Benutzerhandbuch Standardtelefon/Alle Einstellungen löschen