INSTITUTIONSVERWALTUNG STAND: AUGUST Interne Kommunikation 2

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1 INSTITUTIONSVERWALTUNG STAND: AUGUST Interne Kommunikation 2 Externe Kommunikation Die Webvisitenkarte 2 Das Portal caritas.de 2 Synergien nutzen Adressdatensätze werden an einem Ort gepflegt und auf vielen Internetseiten gefunden 2 1. Institution aktualisieren Reiter Allgemein Anschrift Kontakt Suche So wird Ihr Datensatz im Web gefunden Reiter Zusatzinformationen Bereich Foto und Logo Leitende Funktion Reiter Mitarbeiter Mitarbeiterverwaltung Mitarbeiterzuordnung zu einem Dienstgeber Löschen der Zuordnung eines Benutzers zum Dienstgeber Reiter Strukturdaten Änderung von Strukturdaten Organisationsstruktur Arbeitsgemeinschaft Einrichtungs-Fachverband Geografische Lage dieser Institution (DiCV) Geografische Lage dieser Institution (Bundesland) Reiter Mitglieder Reiter Verwaltung Reiter Karte Reiter Ähnliche Datensätze Neue Institution Anlegen einer neuen Institution Exportieren des Institutionsdatensatzes Export des Datensatzes in Outlook (Visitenkarte) Institution löschen Datensatz im Web anzeigen 26 1

2 Institutionsverwaltung Adressdaten sind ein wichtiges und wertvolles Gut jeder Organisation. Damit sie aber ihre volle Wirkung entfalten können, ist es notwendig, sie fortwährend zu aktualisieren. Die Institutionsverwaltung im CariNet hat zwei Funktionen: Interne Kommunikation Sie ist ein wichtiger Baustein für die interne Kommunikation. Jeder CariNet-Benutzer muss seiner Institution (Dienstgeber) zugeordnet werden. Bei den Institutionsdatensätzen besteht die Möglichkeit, besondere Verwaltungsrechte (z.b. Welcher Mitarbeitende die rechte zur Pflege der Adressdaten hat, wer Stellenprofile recherchieren kann etc.) der Mitarbeitenden anzuzeigen. Dies schafft Transparenz im Verband. Externe Kommunikation Die Webvisitenkarte Ein Kennzeichen der Caritas-Webfamilie ist die Verwendung einer gemeinsamen Adress- Datenbank, der CariNet-Institutionsverwaltung. Dieser Datenpool schafft Synergien und verdeutlicht die Vernetzung des Verbandes. Das Portal caritas.de Über das Portal sind die Adressen der Verbände, Dienste und Einrichtungen recherchierbar. Damit bieten wir den Verbänden, Trägern, Einrichtungen und Diensten eine zusätzliche Marketingplattform. Die Hilfesuchenden finden auf schnell und unkompliziert eine Beratungsstelle oder eine Einrichtung vor Ort. Synergien nutzen Adressdatensätze werden an einem Ort gepflegt und auf vielen Internetseiten gefunden Alle Verbände, die ihren Internet-Auftritt über das CariNet realisieren, können ebenfalls auf diesen Datenpool zugreifen und ihn für das eigene Marketing und Suchabfragen auf ihrem Internetauftritt nutzen. Damit die Gelben Seiten der Caritas im Internet aktuell sind, müssen die Adressdaten überprüft und gepflegt werden. Durch die Zusammenführung der Adressdaten der Zentralstatistik mit denen des CariNet in eine Datenbank ist dies noch einfacher geworden. 2

3 Zentralstatistik oder CariNet Sie können entweder seitens der Zentralstatistik oder des CariNets auf die Adressen zugreifen und Veränderungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, die Adressdaten im CariNet zu aktualisieren, da hier die Möglichkeit besteht, die Angebote und Dienste ausführlicher zu beschreiben (Öffnungszeiten, Name und Durchwahl der Ansprechpartner, Hinzufügen eines Fotos usw.). Dadurch wird die Visitenkarte der Einrichtungen im Internet aussagekräftiger. Das Recht der Adressaktualisierung kann direkt an die Träger der Einrichtungen und Dienste übergeben werden. Die Institutionsverwaltung bietet die Möglichkeit, alle Adressen Ihrer Institutionen, die im CariNet oder in der Zentralstatistik angelegt, sind zu verwalten. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie: neue Institutionen und/oder Geschäfts- bzw. Außenstellen anlegen Institutionen aktualisieren und bearbeiten Doppelte Institutions-Datensätze zusammenzuführen Dienste einer Institution zu kennzeichnen CariNet-Benutzer einer Institution zuzuordnen bzw. fehlerhafte Zuordnungen zu löschen. Institutionen für die Anzeige im Web aktualisieren und freigeben 3

4 1. Institution aktualisieren Suchen Sie in einem ersten Schritt Ihre Einrichtung über Personen und Adressen und unter Meine Adressen. Aufgrund Ihres Berechtigungsprofils finden Sie dort alle Adress-Datensätze, die Sie bearbeiten können. Suchen Sie über die Reiter A-Z nach dem Namen der Institution und wählen Sie die Institution aus. 4

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6 1.1 Reiter Allgemein In diesem Reiter werden Ihnen die Stammdaten Ihrer Institution angezeigt. Wenn Sie über die notwendigen Rechte verfügen, können Sie über den Button Bearbeiten die entsprechenden Bereiche editieren und abspeichern Anschrift Hier finden Sie Name, Zusatzbezeichnung bzw. Dienst sowie Anschrift. 6

7 Bitte beachten Sie folgende Regeln bei der Benennung der Einrichtung oder des Verbandes Die Bezeichnung orientiert sich immer an dem Eintrag im Vereinsregister / Unternehmensregister. Folgende Bezeichnungsfelder stehen zur Verfügung: Name Zusatz/Dienst Bitte orientieren Sie sich an folgenden Beispielen: Beispiel 1: Name: Caritasverband für den Landkreis xxxx Zusatz / Dienst: Beratungsstelle für ausländische Flüchtlinge Beispiel 2: Name: Sozialdienst katholischer Frauen e.v. Zusatz / Dienst: Geschäftsstelle Beispiel 3: Name: Seniorenzentrum Haus Maria Frieden Zusatz / Dienst: Tagespflege Beispiel 4: Name: Elisabeth-Krankenhaus ggmbh Zusatz / Dienst: Kontakt Geben Sie hier Kontaktdaten wie , Homepage, Telefonnummer(n) und Faxnummer ein Suche So wird Ihr Datensatz im Web gefunden Damit Ihr Datensatz in den diversen Suchen der Caritas-Webseiten gefunden wird, ist es notwendig, dass die Institution entsprechend klassifiziert wurde. 7

8 Sollte Ihr Datensatz über eine Zentralstatistiknummer verfügen (siehe Feld Zentralstatistik ID am Ende der Maske), so wurde der Einrichtungsartenschlüssel bereits vergeben. Falls die Einrichtung keine Zentralstatistik-Nr. besitzt, können Sie diesen Schlüssel ergänzen. Unter Einrichtungsartenschlüssel können Sie die Institution einer der vorgegebenen Kategorien zuordnen. Je nach Auswahl werden automatisch die dazugehörenden Einrichtungstypen bzw. dienste angezeigt. Wählen Sie entsprechend aus und schließen Sie mit Speichern ab. Unter Schlagworte können Sie Ihre Institution für eine gezielte Suche auf Webseiten entsprechend mit Schlagworten aus einem Schlagwortkatalog versehen. Geben Sie ein treffendes Schlagwort ein. Sie erhalten automatisch eine Auflistung aller damit verbundenen Begriffe in der Datenbank. Wählen Sie ein Schlagwort aus und fügen Sie es über den Button Hinzufügen Ihrem Datensatz zu. Wiederholen Sie diesen Schritt bei Bedarf für weitere Schlagworte. 8

9 Die Vergabe einer Zentralstatistiknummer erfolgt über den entsprechenden Diözesan-Caritasverband in der Applikation der Zentralstatistik und wird nach Vergabe auch im CariNet sichtbar. Sollte keine Zentralstatistiknummer eingetragen sein, kann dies bedeuten, der Datensatz ist doppelt im System und hat bereits im zweiten Datensatz eine entsprechende Nummer. Oder es ist ein Datensatz, der für die Zentralstatistik nicht relevant ist. Bitte setzen Sie sich bei Rückfragen mit dem zuständigen Diözesan- Caritasverband (StatistikreferentIn) in Verbindung. Sollte sich diese Einrichtung in Trägerschaft einer Institution befinden, wird dieses am unteren Bildrand angezeigt. Änderungen dieser Zuordnung erfolgen im Reiter Strukturdaten. 1.2 Reiter Zusatzinformationen Bereich Sie haben hier die Möglichkeit, Ihre Angebote und den/die entsprechenden Ansprechpartner samt Kontaktdaten einzupflegen. Ebenso detaillierte Angaben über Öffnungszeiten und Erreichbarkeit der zentralen Stellen. Sollte die Einrichtung über einen (offiziellen oder nicht-offiziellen) Hausnamen verfügen, können Sie diesen hier ebenfalls einfügen sowie das Gründungsjahr angeben Foto und Logo Hier haben Sie die Möglichkeit, sowohl ein Foto, als auch ein Logo Ihrer Einrichtung hoch zu laden. 9

10 Wählen Sie dazu hinzufügen suchen Sie über Durchsuchen auf der Festplatte oder einem Datenträger nach einem geeigneten Foto gehen Sie auf Foto hochladen und schließen mit Speichern ab. Bitte beachten Sie: Das Foto der Institution sollte für das Web optimiert sein ( 72 dpi), maximale Bild- Breite 800 Pixel. Das Foto muss im Dateiformat jpg. oder.gif vorliegen. Angezeigt wird Ihr Foto im Web mit max. 200 Pixel Breite angezeigt, die Höhe wird proportional dem Original angeglichen. 10

11 So wird Ihr gepflegter Institutionsdatensatz im Web dargestellt: Stammdaten: Adresse und Kontaktinformation en Foto Beschreibung und Erreichbarkeit Leitende Funktion Hier werden Geschäftsführer, Vorstand oder Vorsitzender der Einrichtung aufgelistet, sofern diese im Reiter Mitarbeiter entsprechend eingetragen wurden. 1.3 Reiter Mitarbeiter Hier werden Ihnen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrer entsprechenden Funktion (z.b. Vorstand, Geschäftsführung, Mitarbeiter etc.) aufgelistet, die dieser Institution zugeordnet wurden. 11

12 1.3.1 Mitarbeiterverwaltung Mit Hilfe der Mitarbeiterverwaltung können Sie MitarbeiterInnen Ihrer Institution, die entweder noch keiner oder einer falschen Institution zugeordnet wurden, richtig zuordnen. Ebenfalls können Benutzer, die bei mehreren Institutionen beschäftigt sind, den entsprechenden Institutionen zugeordnet werden Mitarbeiterzuordnung zu einem Dienstgeber Gehen Sie über Hinzufügen, geben Sie den Namen des Benutzers ein und wählen diesen aus der Liste aus. Wählen Sie nun unter Funktion die entsprechende Bezeichnung aus. 12

13 Unter Dienstgeber finden Sie nun die aktuelle Institution und eventuelle Geschäftsstellen/Dienste. Wählen Sie auch hier den gewünschten Datensatz aus, dem der Benutzer zugeordnet werden soll. Falls Ihnen weitere Daten wie Telefon- oder Faxnummer, eine weitere - Adresse, Funktion, etc. des Benutzers bekannt sind, können Sie dies hier eintragen und mit Speichern beenden. Ansonsten können diese Informationen auch von jedem Benutzer selbst gepflegt werden ( Mein CariNet => Mein Profil => Dienstgeber ) Der Benutzer erhält zeitgleich eine zugesandt, die ihn darüber informiert, dass er durch Sie einer neuen Institution zugeordnet wurde. Der Mailtext lautet wie folgt: Guten Tag N.N., Sie wurden durch den Administrator N.N. der Institution 'Altenheim X' zugeordnet. Sollte dies fehlerhaft sein, so melden Sie sich bitte bei Administrator N.N. oder beim CariNet-Team unter Mit freundlichen Grüßen Ihr CariNet-Team Deutscher Caritasverband e.v. Karlstr Freiburg Mail: info@carinet.de Sie haben diesen Benutzer nun Ihrer Institution zugeordnet. Hatte der Benutzer zuvor eine falsche Institutions-Zuordnung, so muss er nun dort als Mitarbeiter gelöscht werden. Befindet sich diese Einrichtung in Ihrem Verband und Sie haben entsprechende Zugriffsrechte, so gehen Sie wie in Punkt beschrieben vor. Liegt die fehlerhafte Zuordnung außerhalb Ihrer Rechte, so nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Adressverantwortlichen der Institution auf (Der Name des 13

14 Adressverantwortlichen wird unter dem Reiter Verwaltung angezeigt) und bitten um Löschen der dortigen Mitarbeiter-Zuordnung. Alle der Institution zugeordneten MitarbeiterInnen finden Sie nun, entsprechend Ihrer Funktion aufgeteilt, gelistet. Über den Bearbeiten-Button hinter den einzelnen Benutzern kommen Sie in den Bearbeiten-Modus der Datensätze und können diese editieren Löschen der Zuordnung eines Benutzers zum Dienstgeber Mitarbeiter, die Ihrer Institution fehlerhaft zugeordnet wurden oder aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels eine neue Zuordnung zu einer anderen Institution benötigen, können Sie über den Bearbeiten-Button rechts außen neben Mitarbeiterverwaltung entsprechend editieren. Markieren Sie in der Liste der Benutzer den/die entsprechenden Benutzer (oder bei Bedarf auch alle Benutzer). Wählen Sie nun im darunterliegenden Auswahlfeld aus, was Sie mit diesem Benutzer/diesen Benutzern tun möchten. 14

15 Wählen Sie die Option Zuordnung entfernen, so wird die Zuordnung zu Ihrer Einrichtung gelöscht. Der Benutzer wird per darüber informiert, dass Sie ihn von Ihrer Institution gelöst haben. Der Mailtext lautet wie folgt: Guten Tag N.N., Ihre Zuordnung zur Institution 'Altenheim X' wurde durch den Administrator N.N. gelöscht, da dies eine fehlerhafte Zuordnung war. Bitte ordnen Sie sich beim nächsten Login ins CariNet Ihrer richtigen Institution (Arbeitsstelle) zu. Für Rückfragen stehen Ihnen Administrator N.N. oder das CariNet-Team unter zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihr CariNet-Team Deutscher Caritasverband e.v. Karlstr Freiburg Mail: Wählen Sie die Option einer anderen Institution zuordnen, so transferieren Sie den Benutzer zu einer anderen Institution. Wählen Sie diese Institution durch Eingabe der Zentralstatitsik-Nummer, Postleitzahl, Ort oder Name aus der Trefferliste aus. Schließen Sie mit Speichern ab. Der Benutzer wird wiederum per über das Löschen bzw. Neu-Zuordnen informiert. 1.4 Reiter Strukturdaten In den Strukturdaten wird die Einbettung dieser Institution im Deutschen Caritasverband sowie die geographische Zuordnung angezeigt. Aus dieser Zuordnung ergeben sich Berechtigungen im CariNet. Außerdem sind diese Angaben vor allem bei Abfragen auf Webseiten unerlässlich (Adresssuche). 15

16 Organisationsstruktur: Hier wird angezeigt, in wessen Mitgliedschaft oder Trägerschaft die Institution ist. Arbeitsgemeinschaft: Hier wird eine eventuelle Mitgliedschaft in einer Arbeitsgemeinschaft angezeigt. Einrichtungs-Fachverband Hier wird eine eventuelle Mitgliedschaft in einem Fachverband angezeigt. Geografische Lage dieser Institution (DiCV) Es wird der Diözesan-Caritasverband angezeigt, in dessen Diözesan-Gebiet diese Institution liegt. Geografische Lage dieser Institution (Bundesland) Hier wird das Bundesland angezeigt Änderung von Strukturdaten Die Strukturdaten geben an, in welche verbandlichen Strukturen eine Institution eingebunden ist. Dabei sind Mehrfachzuordnungen immer möglich. Die Struktur-Verantwortlichen haben das Recht, die Strukturdaten zu ändern. Über den jeweiligen Bearbeiten -Button kommen Sie in den Bearbeiten-Modus des jeweiligen Bereiches Organisationsstruktur Über Organisationsstruktur wird der Status einer Institution abgeändert. Hierbei gibt es zwei Bereiche: a) Änderung der juristischen Mitgliedschaft, d.h. die Zugehörigkeit zu einem Diözesan-Caritasverband. Diese Änderung ist im Moment nur durch das CariNet-Team möglich. 16

17 b) Änderungen im Bereich Trägerschaft. Hier wird für die Institution definiert, ob sie in Trägerschaft einer anderen Institution ist oder nicht bzw. selbst Träger andere Institutionen ist. Befindet sich die Einrichtung in Trägerschaft, so setzen Sie den Button entsprechend. Sie müssen nun den Träger ergänzen (Wählen Sie die Diözese in welcher sich der Träger befindet sowie über Eingabe der Postleitzahl, Ort oder Zentralstatistiknummer den Träger selbst). Schließen Sie mit Speichern ab Arbeitsgemeinschaft Ist eine Institution Mitglied einer oder mehrerer Arbeitsgemeinschaften, so können Sie diese entsprechend aus der vorhandenen Liste auswählen und speichern Einrichtungs-Fachverband Ist eine Institution Mitglied in einem Einrichtungs-Fachverband, so können Sie diesen entsprechend aus der vorhandenen Liste auswählen und speichern Geografische Lage dieser Institution (DiCV) Wählen Sie hier den Diözesan-Caritasverband aus, in dessen Diözesangebiet die Institution liegt. Es spielt hierbei keine Rolle, ob die Einrichtung auch in Trägerschaft dieses DiCV liegt oder jur. Mitglied ist! Geografische Lage dieser Institution (Bundesland) Wählen Sie das Bundesland aus, in dem die Institution liegt. 17

18 Ist ein Dienst dieser Institution Handelt es sich bei der aktuellen Adresse um einen Dienst einer anderen Institution, wird diese Verbindung hier eingetragen. Geben Sie in das Suchfeld unter Bearbeiten entweder den Einrichtungsnamen, PLZ, Straße, Ort oder Zentralstatistik ID der zu suchenden Institution ein. Wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Treffer aus. Beispiel: Caritasverband X beherbergt in seinem Haus eigene Beratungsstelle zum Thema Schwangerschaftsberatung. Diese Beratungsstelle ist als eigener Institutionsdatensatz erfasst. Mit der Kennzeichnung als Dienst, ist ein direkter Verweis auf den Caritasverband X möglich Ist eine Geschäftsstelle dieser Institution Handelt es sich bei der aktuellen Adresse um eine Geschäftsstelle einer anderen Institution, wird diese Verbindung hier eingetragen. Geben Sie in das Suchfeld unter Bearbeiten entweder den Einrichtungsnamen, PLZ, Straße, Ort oder Zentralstatistik ID der zu suchenden Einrichtung ein. Wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Treffer aus. 1.5 Reiter Mitglieder Unter Mitglieder werden Ihre Dienste, Einrichtungen, die Mitglied in Ihrem Verband sind, sowie Institutionen, die in Trägerschaft Ihrer Institution sind, angezeigt. 18

19 1.6 Reiter Verwaltung In der Verwaltung werden durch das CariNet-Team die Benutzer festgelegt, die innerhalb des CariNet bestimmte Bereiche bearbeiten dürfen. Dies sind die Personal- Verantwortlichen bzw. Personal-Sachbearbeiter im Rahmen der Jobbörse, die Adress-Verantwortlichen (Pflegerechte von Adress-Datensätzen) sowie die Struktur- Verantwortlichen (Ändern von Institutions-Zugehörigkeiten, d.h. Änderung von Mitgliedschaft bzw. Trägerschaft einer Einrichtung), sowie die Verantwortlichen aus der Zentralstatistik und des Benchmark. 1.7 Reiter Karte Hier ist ein Landkarten-Ausschnitt (Microsoft) mit Ihrer Einrichtung hinterlegt. 1.8 Reiter Ähnliche Datensätze Unter diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit, doppelte bzw. ähnliche Datensätze zusammen zu führen. In der Standardauswahl finden Sie alle Datensätze, die sich unter der gleichen Anschrift (Straßenname und PLZ) befinden. Sie haben die Möglichkeit, durch 19

20 setzen/löschen der Häkchen weitere in Frage kommenden Institutionen zu finden, z.b. löschen des Häkchens bei Straße und setzen des Häkchens bei Ort. Generell können keine Datensätze zusammengeführt werden, die beide eine Zentralstatistik-Nummer (ZS-ID) haben. Sie können jedoch bei Bedarf eine Klassifikation ein Dienst dieser Einrichtung oder eine Außenstelle dieser Einrichtung dort vornehmen. Sollten Sie zwei Datensätze haben, die identisch sind, so wählen Sie den Button Zusammenführen. Das System listet Ihnen nun die Inhalte beider Datensätze nebeneinander auf. Mit dem grünen Button Übernehmen können Sie nun den Originaldatensatz mit den Daten des ausgewählten Datensatzes vervollständigen bzw. bei fehlerhafter Zusammenführung wieder rückgängig machen (Button wiederherstellen ). Mit Speichern schließen Sie dieses ab. Der zugeordnete Datensatz wird automatisch 20

21 gelöscht. Alle MitarbeiterInnen des gelöschten Datensatzes werden nun als Mitarbeiter im neuen Datensatz geführt. 2. Neue Institution 2.1 Anlegen einer neuen Institution Gehen Sie links unter Personen und Adressen und dort unter Meine Adressen. 21

22 Am oberen Bildrand finden Sie den Button Neue Institution anlegen. Prüfen Sie in einem ersten Schritt, ob diese neue Institution eventuell schon angelegt wurde. Geben Sie dazu Postleitzahl und Ort ein. Bei der Suche über den Titel sollten Sie die offizielle Bezeichnung eingeben (also z.b. St. Marien, und nicht S. Marien ). Gehen Sie auf Suchen. Wurde diese Einrichtung nicht angezeigt, so können Sie sie neu über weiter anlegen. Klassifizieren Sie die neue Einrichtung als interne (= Mitglied im Deutschen Caritasverband) oder externe Institution 1. HINWEIS: Bei Auswahl interne Einrichtung sendet das System nach dem Abspeichern den Verantwortlichen für die Zentralstatistik im Deutschen Caritasverband eine mit den Daten Ihrer neu angelegten Institution zu. Diese 1 Caritasexterne Institutionen sind alle Institutionen, die nicht Mitglied im Deutschen Caritasverband sind. Im Einzelnen können dies zum Beispiel Firmen sein, mit denen Kooperationen bestehen (Universitäten, Hochschulen, Corporate Citizenship etc.) oder die als Dienstleister für die Caritas tätig sind. Ebenso denkbar sind Universitäten, Agenturen, Forschungsinstitute o.ä. Die externen Institutionsdaten sind recherchierbar in der Suche innerhalb des CariNet 2.0. Diese Institutionen werden nicht auf dem Portal caritas.de angezeigt. 22

23 entscheiden dann darüber, a) ob diese Einrichtung für die Zentralstatistik relevant ist und b) über die Vergabe der Zentralstatistik-Nummer. Gehen Sie auf Weiter. Wählen Sie aus der Liste den Diözesan-Caritasverband aus, in dessen Diözesan- Gebiet die neue Institution liegt. Gehen Sie auf Weiter. Geben Sie nun den offiziellen Einrichtungsnamen, die Postleitzahl und den Ort ein. Mit weiter bekommen Sie nun alle eingegebene Daten angezeigt. Sind diese korrekt, schließen Sie mit Speichern ab. Sollten Sie Korrekturen haben, gehen Sie über den Zurück -Button an die entsprechende Stelle zurück. Nach dem endgültigen Speichern steht Ihnen der Datensatz zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung (siehe 1.1) 23

24 2.2 Exportieren des Institutionsdatensatzes Sie haben die Möglichkeit, einen Institutionsdatensatz (inkl. seiner Geschäftsstellen/Außenstellen) in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Suchen Sie in einem ersten Schritt Ihre Einrichtung unter Meine Adressen oder in der Detailsuche (Adresse) über die Suchoptionen Postleitzahl, Ort oder Zentralstatistik-Nummer. Wählen Sie Ihre Einrichtung durch Anklicken des Titels aus. Am oberen Bildrand finden Sie den Button CSV Export. Der ausgewählte Datensatz (inkl. vorhandener Geschäftsstellen/Außenstellen) kann in Excel geöffnet oder abgespeichert werden. 2.3 Export des Datensatzes in Outlook (Visitenkarte) Sie haben die Möglichkeit, Datensätze als Kontakt (Visitenkarte) in Ihr Outlook zu exportieren. Suchen Sie in einem ersten Schritt Ihre Einrichtung unter Meine Adressen oder in der Detailsuche (Adresse) über die Suchoptionen Postleitzahl, Ort oder Zentralstatistik-Nummer. 24

25 Wählen Sie Ihre Einrichtung durch Anklicken des Titels aus. Am oberen Bildrand finden Sie den Button Export Nach Anklicken des Buttons können Sie direkt auf öffnen gehen. Es wird Ihnen nun der im Outlook zu speichernde Datensatz angezeigt. Gehen Sie auf Speichern und Schließen. HINWEIS: im Outlook 2003 müssen Sie von Hand unter Name nochmals den Institutionsnamen eingeben. Gehen Sie dann auf Speichern und Schließen. Sollte die Abfrage Namen überprüfen erscheinen, ignorieren Sie dieses mit OK. 3. Institution löschen Das Löschen einer Institution ist generell nur durch den Adressverantwortlichen möglich. Falls es sich um eine Institution aus der Zentralstatistik handelt, kann lediglich mit der verantwortlichen ZentralstatistikreferentIn (siehe 1.6.) Kontakt aufgenommen werden. Suchen Sie in einem ersten Schritt Ihre Einrichtung unter Meine Adressen oder in der Detailsuche (Adresse) über die Suchoptionen Postleitzahl, Ort oder Zentralstatistik-Nummer. Wählen Sie Ihre Einrichtung durch Anklicken des Titels aus. Wählen Sie am oberen Bildrand Löschen. Das System zeigt Ihnen an, ob und in welcher Form dieser Datensatz noch genutzt wird (z.b. Anzeige im Internet). 25

26 Gehen Sie auf Löschen. HINWEIS: Verfügt die zu löschende Institution über eine Zentralstatistik-Nummer, wird Ihnen der entsprechende Statistik-Referent des zuständigen Diözesan- Verbandes angezeigt, den Sie kontaktieren müssten. 4. Datensatz im Web anzeigen Sie haben die Möglichkeit, Ihre Datensätze im Internet, z.b. für Adressabfragen auf Ihren eigenen Webseiten bzw. in zentralen Abfragen (z.b. auf anzeigen zu lassen. Aktivieren Sie Ihren Datensatz über den Button im Web anzeigen am oberen Bildrand. Ist der Datensatz aktiv, ändert sich der Button in nicht mehr im Web anzeigen, über den Sie jederzeit diesen Datensatz wieder offline schalten können. 26

27 Ausschnitt der Webvisitenkarte 27

28 Hrsg.: Deutscher Caritasverband e.v. CariNet - Team Birgit Winterhalter CariNet-Teamleitung Karlstr Freiburg info@carinet.de 28