Outlook. Ansichtsexemplar: Titel, Inhaltsangabe, Kurzbeschreibung. Klar und verständlich erklärt! Schritt-für-Schritt-Anleitung in Wort & Bild!

Transkript

1 Klar und verständlich erklärt! Outlook Schritt-für-Schritt-Anleitung in Wort & Bild! Komplett neuer Inhalt! Für Einsteiger und Fortgeschrittene! Alle wichtigen Funktionen erklärt! Praxisnahe Tipps & Lernbeispiele! Ideal für Beruf, Schule & Freizeit! Ansichtsexemplar: Titel, Inhaltsangabe, Kurzbeschreibung

2 Microsoft Outlook Schritt für Schritt erklärt Neues Handbuch, komplett überarbeitet! Microsoft Outlook kann viel mehr als nur s empfangen und versenden! Richtig eingesetzt ist Outlook ein Multitalent mit Adress-, Termin-, Aufgaben- und Kontaktverwaltung. Dieses Handbuch zeigt Ihnen alle Möglichkeiten, die Microsoft Outlook bietet von einfachen Aufgaben bis zu komplexen Anwendungen. In wenigen Stunden arbeiten Sie wie die Profis! Jede wichtige Funktion wird Bild für Bild, Schritt für Schritt und vor allem leicht verständlich erklärt. Von jedem sofort zu verstehen und sofort am eigenen PC zu verwenden. Einfacher geht es nicht! Super geeignet für Schule, Ausbildung, Beruf, Verein und Freizeit! Einfach s, Grußkarten oder Briefe selbst erstellen! Briefe und Dokumente mit eigenen Bildern, Fotos und Grafiken versenden! Alle Sicherheitseinstellungen von Microsoft Outlook nutzen! Mit vielen Tipps, die das Arbeiten mit Outlook vereinfachen und leichter machen! Kalender, Termin-, Kontakt- und Aufgabenfunktion anwenden!

3 Microsoft Outlook Einfach Schritt für Schritt erklärt Für alle Versionen! Für Einsteiger! Auch für Fortgeschrittene! Outlook einrichten 4 Erstes Postfach einrichten 5 Aufbau von Outlook 6 Übersicht behalten 7 Funktionen der Menüleiste 8 Arbeiten mit der Aufgabenleiste 9 -Konto einrichten lassen 10 Weitere -Konten einrichten 11 Datenimport 12 Outlook 2007 als -Verwalter 13 Outlook manuell einrichten 14 Gelöschte s wiederherstellen s senden & empfangen 15 Arbeitsbereich betrachten 16 schreiben 17 Posteingangsfach 18 Farbige s 19 Datei an anhängen 20 Textfeld formatieren 21 Lesebestätigung anfordern 22 an mehrere Empfänger 23 Fehlerhafter Anhang 24 Mitteilung über Abwesenheit 25 Ordner personalisieren 26 Farbe ins Spiel bringen 27 Einsatz des Adressbuchs 28 Verteilerliste nutzen 29 Adressfeld in einfügen 30 Arbeiten mit dem Regel-Assistenten 31 Eigene Regel erstellen Ohne Vorkenntnisse: Sofort mit Outlook arbeiten Einfacher geht es wirklich nicht! Bild für Bild, Schritt für Schritt und in verständlicher Sprache zeigen wir Ihnen alle wichtigen Funktionen von Microsoft Outlook! Das Beste dabei: Jede Funktion ist übersichtlich, auf nur einer Seite genau erklärt! Mit wenigen Klicks können Sie das Gelernte sofort am eigenen PC ausprobieren. Kontakte verwalten 32 Personenstammdaten erfassen 33 Dateien in Kontakt einfügen 34 Daten aktualisieren 35 Ordnung in Kontakte bringen 36 Kontakte suchen 37 Einstellungen anpassen 38 Nach Farben sortieren 39 Empfängergruppe erstellen 40 Daten weitergeben 41 Besprechungen und Aufgaben zuweisen 42 Kontakt zu einer Besprechung einladen 43 Telefonliste erstellen

4 Alle wichtigen Funktionen erklärt Inhalt So wird alles ganz einfach! 1. Aufgabe wählen 2. Schritt-für-Schritt- Anleitung lesen 3. Sofort am eigenen PC probieren und in die Praxis umsetzen Anleitung für: Microsoft Outlook Egal ob Sie eine kurze schreiben oder eigene Fotos, Bilder und Dokumente einfügen wollen. Mit diesem Handbuch geht das einfach, schnell und unkompliziert auch ohne Vorkenntnisse! Ganz einfach nutzen Sie auch alle anderen Funktionen wie Kontakte, Termin- oder Adressverwaltung von Outlook. Dieses Handbuch ist für alle Microsoft Outlook-Versionen geeignet! Kalender nutzen 44 Kalenderaufbau 45 Termin eintragen 46 Arbeiten mit dem Formular 47 Termindaten ändern 48 Einladung zu Termin versenden 49 Termine aktualisieren 50 Weiteren Kalender einrichten 51 Kategorien für Kalender nutzen 52 Kalender ins Internet stellen 53 Kalender verwalten 54 An Termin erinnern lassen 55 Suchfunktionen nutzen Aufgaben & Notizen anlegen 56 Formular öffnen 57 Neue Aufgabe erstellen 58 An Aufgabe erinnern lassen 59 Wiederholen von Aufgaben 60 Anderen Aufgaben übergeben 61 Statusbericht senden 62 Digitale Notizzettel 63 Ordner erstellen Alles Schritt-für- Schritt erklärt! Über 260 Schritte In Wort & Bild Einfach erklärt

5 Outlook einrichten Erstes Postfach einrichten Microsoft hat seinem Programm Outlook 2007 ein komplett neues und eleganteres Erscheinungsbild verschafft. Mit der Optik hat sich auch die Bedienung gegenüber den vorherigen Versionen geändert. Bevor Sie beginnen Outlook 2007 einzurichten, noch eines vorneweg Sie benötigen ein -Konto. - Konten-Anbieter finden Sie im Internet (Yahoo, GMX, Web.de etc.). Die -Konten sind hier kostenlos. 3. Geben Sie die Daten Ihres bestehenden -Zugangs ein. Outlook kennt seit der Version 2007 die nötigen Servereinstellungen der gängigsten -Anbieter und richtet diese im Hintergrund automatisch ein. Klicken Sie erneut auf Weiter. Outlook überprüft daraufhin die Eingaben und versucht sich mit den -Servern Ihres Anbieters zu verbinden. 1. Nachdem Sie Microsoft Office 2007 auf Ihrem Rechner installiert haben, können Sie jetzt beginnen Outlook 2007 einzurichten. Klicken Sie dazu in der Startleiste auf Start, dann auf Alle Programme. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster Microsoft Office aus und klicken abschließend auf Microsoft Office Outlook Nun begrüßt Sie das Programm mit dem Startfenster. Mit einem Mausklick auf Weiter führt Sie das Programm durch die nötigen Einstellungen. 4. Sind Ihre Angaben in Ordnung, erhalten Sie eine Testnachricht zur Bestätigung der erfolgreichen Einstellung. Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig. Outlook öffnet sich erstmalig und zeigt Ihnen Ihre empfangene im Posteingang. 2. Wenn Sie ein -Postfach anlegen möchten, können Sie die Voreinstellung auf Ja belassen und klicken auf Weiter. 4

6 Outlook einrichten Aufbau von Outlook Das Programmfenster von Outlook 2007 erscheint etwas aufgeräumter als sein Vorgänger. Es ist in fünf wesentliche Elemente unterteilt, die die tägliche Arbeit mit Outlook sehr übersichtlich gestalten. Doppelklick zu öffnen. Dies sollten Sie jedoch tun, wenn Sie auf die antworten möchten. 1. Die Menüleiste in Outlook erlaubt Ihnen, eine Vielzahl von Einstellungen vorzunehmen. Über den Menüpunkt Ansicht können Sie beispielsweise das Erscheinungsbild nach Ihren Wünschen anpassen. Mit einem Klick auf den Menüpunkt Datei und dann auf Neu haben Sie die Möglichkeit schnell Termine, Aufgaben, Nachrichten oder Kontakte zu erstellen. 5. Mit dem Kalender- und Aufgabenfenster behalten Sie die Übersicht über Ihre Termine oder Aufgaben. Erledigte Aufgaben können Sie hier als solche markieren, Ihre anstehenden Termine werden der Reihe nach angezeigt. 2. In der Ordnerliste sehen Sie sämtliche angelegten Ordner Ihres Postfachs. Hier können Sie Ordner hinzufügen, um die Übersicht über Ihre Nachrichten zu behalten. Nicht benötigte Ordner können Sie in der Ordnerliste löschen. Outlook 2010-Info Neu in Outlook 2010 ist, dass Sie das Menüband nun in allen Outlook-Elementen vorfinden. Das war in den Vorgängerversionen nicht so. 3. In dem Posteingangsfenster werden Sie über Absender und Betreff einer Nachricht informiert. Eingehende s werden übersichtlich dargestellt. Sie können die s hier Ihren Wünschen entsprechend sortieren oder nach Absendern oder Inhalten suchen. Bisher ungelesene s werden in fetter Schriftstärke dargestellt. 4. In diesem Fenster können Sie eingehende s lesen, ohne im Posteingangsfenster die Nachricht per Innerhalb dieses Menübandes finden Sie die einzeln aufgeführten Registerkarten, hinter denen sich wiederum unterschiedliche Gruppen mit Befehlen verstecken. Sollten Sie zum Beispiel die Befehle für das Erstellen und Arbeiten mit den Outlook-Elementen Nachrichten, Kalender, Kontakte oder Aufgaben suchen, so finden Sie diese in der Registerkarte Start. Hinter der Registerkarte Ansicht verbergen sich alle Befehle zum Anpassen von Outlook an Ihre Bedürfnisse und Wünsche. Die Registerkarte Ordner enthält alles zum Erstellen, Bearbeiten und Verschieben von Ordnern. 5

7 Outlook einrichten Übersicht behalten Zur besseren Übersicht über Ihr Postfach können Sie in Outlook Ordner im Ordnerfenster anlegen. Eingegangene Post lässt sich so einfach sortieren, zum Beispiel nach Namen oder auch nach bestimmten Themen. 1. In diesem Fenster sehen Sie die Standard-Ordner, die Outlook für Sie anlegt. Sie können nach Belieben neue hinzufügen und sogar Unterordner erstellen. So lässt sich beispielsweise Ihr Posteingang erweitern, um den Überblick über Ihre Nachrichten zu behalten. Im Ordner Entwürfe werden geschriebene s, die noch nicht versendet wurden, gespeichert. Möchten Sie eine Nachricht bearbeiten oder verschicken, klicken Sie einfach auf den Ordner und wählen dann im rechten Fenster den Entwurf aus. 2. Unter Gelöschte Objekte finden Sie alle s, die Sie mittels der Taste Entf oder Del oder durch das Klicken auf das Löschzeichen (sieht aus wie ein X) in der Menüleiste gelöscht haben. Versehentlich gelöschte Nachrichten können Sie wiederherstellen. Klicken Sie dazu auf den Ordner Gelöschte Objekte und mit der linken Maustaste markieren Sie im Posteingangsfenster die , die Sie wiederherstellen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben Sie die Maus über den Posteingang. Dort lassen Sie los. Ihre Nachricht liegt nun wieder im Posteingang. 3. Im Ordner Gesendete Objekte finden Sie alle s, die Sie gesendet, weitergeleitet oder beantwortet haben. Diesen Ordner können Sie, ebenso wie den Posteingang, nach Stichwörtern, Empfängern/Absendern durchsuchen. Suchen Sie beispielsweise eine , die Sie an eine bestimmte Person gesendet haben, tragen Sie einfach den Empfängernamen in die Suchleiste ein und klicken Sie mit der Maus auf Suche starten. 4. Eine Junkmail ist eine Müll- . Es handelt sich also um unerwünschte Post, die Sie, wenn sie nicht elektronisch wäre, in den Müll sortieren würden. Auf jeden Fall gehört unerwünschte Werbung in den Ordner Junkmail. Sollten Sie unerwünschte Nachrichten erhalten, können Sie diese von Outlook automatisch aussortieren lassen. Klicken Sie dazu im Fenster Posteingang mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und danach auf Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen. 5. Der Ordner Postausgang sollte im Normalfall leer sein. Befindet sich doch einmal eine darin, sollten Sie Ihre Internetverbindung überprüfen. Die im Postausgang befindliche wurde dann aufgrund bestehender Verbindungsprobleme nicht gesendet. 6. Outlook 2007 speichert sämtliche, an Sie gesendete s im Ordner Posteingang. Dies ist sozusagen Ihr eigentlicher Briefkasten. 6