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1 ISBN Intro Herzlich Willkommen zum PowerPoint-Training! Dieses Buch ist ein Trainingsbuch, Lehrbuch und Nachschlagewerk für jeden, der mit PowerPoint 2007 spannende und erfolgreiche Präsentationen entwickeln will. Sie können dieses Buch im Unterricht, im Studium, im Beruf und auch zu Hause an Ihrem persönlichen Arbeitsplatz nutzen. Sie lernen hier Schritt für Schritt, Präsentationen, Bildschirmshows, Fotoalben, Handzettel und Notizenseiten zu erstellen. Am Ende des Trainings entwickeln Sie anspruchsvolle Präsentationen mit Texten, Bildern und eigenen Designvorlagen, mit Folienübergangseffekten, Animationen und Hyperlinks, mit Tabellen, Diagrammen und grafischen Strukturbildern, mit Ton und Musik, Bildern und Videos und vielen weiteren Hinguckern. Learning by doing lautet das Motto dieses Buches. Damit Sie sich das Wissen und die erforderlichen Fertigkeiten dauerhaft aneignen können, finden Sie hier zahlreiche Übungen. Neben leicht verständlichen Beschreibungen der Programmfunktionen, Tipps und vielen Schaubildern, liefert Ihnen dieses Buch zu Beginn eines jeden Kapitels die jeweiligen Lernziele und am Ende der Kapitel Fragen und Aufgaben zur Lernzielkontrolle. Damit Sie sich leicht in PowerPoint zurechtfinden und das erworbenes Know-how gleich in der Praxis anwenden können, finden Sie hinten im Buch sieben Übersichtstafeln, die Sie in kopierter Form neben Ihren Computer legen oder als Mini-Plakate verwenden können. Der Aufbau dieses Buches basiert auf einem ausgefeilten didaktischen Konzept. Es wurde in zahlreichen Seminaren und Workshops mit Erfolg erprobt. Praxisanforderungen und die Bedürfnisse der Lerner waren maßgebend für die Konzeption der Lerneinheiten und Übungsaufgaben. Das Buch enthält Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad. Das Spektrum reicht von einfachen Aufgaben mit detailliert vorgegebenen Lernschritten bis hin zu freien Aufgabenstellungen, die einen großen Gestaltungsspielraum eröffnen und selbstständiges Arbeiten erfordern. Fit für die Prüfung: Die Übungen in diesem Buch unterstützen individuelles und projektbezogenes Lernen. Sie eignen sich für den Einsatz im Unterricht und erleichtern die Vorbereitung auf die Mittelstufenprüfung. Darüber hinaus kann das Buch in Prüfungskursen der Erwachsenenbildung eingesetzt werden, wie zum Beispiel zur Vorbereitung auf die europäische Computerprüfung Xpert ECP (European Computer Passport), Teil Präsentation. Studierenden hilft das Buch, die Ergebnisse ihrer Praktikumsphase, Studienprojekte und Abschlussarbeiten fachgerecht zu veranschaulichen und sicher zu präsentieren. Die Informationen müssen rüberkommen: Damit die Präsentationsinhalte störungsfrei bei den Betrachtern ankommen, verständlich sind und zu neuen Erkenntnissen führen, gibt es hier eine Menge Empfehlungen und Praxistipps für die Gestaltung der Texte, Bilder, Tabellen und Diagramme. Vor farbgewaltigen Mega-Shows mit zahllosen Animationen und Effekten wird gewarnt. Die Aussagen müssen rüberkommen. Folienbilder sollen die Textinhalte verstärken, sodass sie den Betrachtern im Gedächtnis bleiben. 3

2 Intro Mehrfachnutzen garantiert: Die Präsentationsentwicklung mit PowerPoint bereitet den Anwendern viel Freude, weil sie ihre bis dahin oft wenig genutzten Gestaltungsfähigkeiten zum Ausdruck bringen können. POWER- POINT bietet vielfältige Möglichkeiten: Selbst erstellte Präsentationen kann man auf Leinwänden und Bildschirmen vorführen, auch im Breitbildformat, in automatisch ablaufende, sich wiederholende Shows verwandeln (Kiosk), als interaktive Präsentation anbieten, bei der die Betrachter selbst durch die Show navigieren, mit der eigenen Stimme vertonen und über das Internet versenden, als Anlage in s einfügen (und auch an Empfänger versenden, die kein PowerPoint auf ihrem Rechner haben), auf Papier drucken, als Unterrichts- und Schulungsunterlage, als Einladung, Werbeblatt, Thesenpapier, Notizenseite oder Handzettel, von einem Copy-Shop als Plakat im Großformat drucken lassen, nach Word senden und in Ihre Texte einfügen, als Fotopräsentation oder als persönliches Fotoalbum gestalten, z.b. auch mit Ton, Musik und Videosequenzen. Dies alles können Sie hier lernen, auch ohne besondere Vorkenntnisse. Mein Dank geht an den Merkur Verlag, der mich beauftragte, ein auf die Bedürfnisse der Lehrer und Lerner in Berufsschulen und Berufsfachschulen, Realschulen, (Wirtschafts-)Gymnasien und Universitäten zugeschnittenes Buch zu entwickeln. Ziel dabei ist es, diese und weitere Lerner auf Prüfungen und Praxisanforderungen bestmöglich vorzubereiten und deren Chancen auf dem Ausbildungs- und Arbeitsmarkt zu erhöhen. Zugleich soll das selbst gesteuerte Lernen unterstützt und erleichtert werden. Besonders danke ich Herrn Stefan Hutkap für die hervorragende Unterstützung und die hilfreichen Ratschläge. Timo Schröder entwickelte die Illustrationen in diesem Buch. Wertvolle Unterstützung erhielt ich von meinem Mann, der mir beim Korrekturlesen hilfreich zur Seite stand. Ich danke auch besonders allen Leitungskräften und Mitarbeitern der Albert-Einstein-Volkshochschule Tempelhof- Schöneberg in Berlin für die fruchtbare Zusammenarbeit im gemeinsamen Bemühen, möglichst viele Menschen zu befähigen, ihre Informationen und Erkenntnisse computergestützt und zeitgemäß zu präsentieren. Herr Eckhard Bender Programmbereichsleiter der Beruflichen Bildung und Leiter der Prüfungszentrale, sorgt dafür, dass sich unterschiedliche Zielgruppen die Präsentationsentwicklung (als grundlegende Schlüsselkompetenz in der Informationsgesellschaft) prüfungsbezogen aneignen können und über erbrachte Prüfungsleistungen ein Abschlusszertifikat erhalten. In diesem Rahmen darf ich seit vielen Jahren mitwirken und dabei wichtige Erfahrungen sammeln, die in dieses Buch eingeflossen sind. So danke ich hier auch sehr den vielen Teilnehmern meiner Seminare, die durch ihre Rückmeldungen zur Ausgestaltung des Konzepts beitrugen. Allen Lesern dieses Buches wünsche ich, dass ihnen nachfolgende Inhalte von größtem Nutzen sein mögen! 4

3 Intro Über die Autorin: Marion Schröder ist Diplompädagogin und dipl. Betriebswirtin (Wirtschaft- und Verwaltungsakademie). Seit über 20 Jahren arbeitet sie als Trainerin und Autorin in den Bereichen EDV & Bürokommunikation, Präsentation, Moderation und Arbeitstechniken. Sie ist in der Lehrerfortbildung tätig, Mitglied verschiedener Gutachter- und Prüfungskommissionen und entwickelt regelmäßig Prüfungsaufgaben und Abschlussklausuren. PowerPoint für Anwender und Anwenderinnen An dieser Stelle sei noch darauf hingewiesen, dass in diesem Buch bei allen Anreden und Personenbeschreibungen stets weibliche und männliche Personen gemeint sind. Da ständige Doppelungen, wie z.b. Experten/Expertinnen und Entwickler/ Entwicklerinnen, den Lesefluss hemmen, finden Sie nachfolgend abwechselnd weibliche und männliche Formen und Endungen. CD zum Buch Die CD zum Buch enthält mehr als 30 Präsentationen aus diesem Buch, außerdem Bilder, Fotos und Übersichten. Darüber hinaus finden Sie auf der CD Checklisten zur Beurteilung selbst erstellter PowerPoint-Folien. Diese Checklisten eignen sich auch besonders für die Bewertung der Folien in der Gruppe. Ein Bogen mit Feedback-Regeln und Tipps für den Austausch in der Gruppe soll das gemeinsame Lernen unterstützen. Sie finden auf der CD Folien, die Sie im Unterricht einsetzen können, zu den Themen Text- Bild-, Tabellen-, Diagramm- und Farbgestaltung und eine Menge weiterer, hilfreicher Materialien. (ISBN ). Viel Spaß und Erfolg bei der Entwicklung von Präsentationen mit PowerPoint! 5

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5 Herzlich Willkommen zum PowerPoint-Training! 3 Themen der Übungen 10 1 Grundfunktionen PowerPoint starten und beenden, Bildschirmaufbau Erste PowerPoint-Folien erstellen Von Folie zu Folie blättern Die Bearbeitungsansicht wechseln Rückgängig machen und wiederholen Folien löschen Präsentation öffnen und schließen Eine neue Präsentation erstellen Neue Folien einfügen Präsentation speichern und drucken Testen Sie Ihr Wissen 29 2 Texte in Präsentationen Schrift- und Absatzformate, Aufzählung und Nummerierung Werkzeuge für die Textgestaltung Schriften formatieren Text durch ClipArts ergänzen Absätze formatieren Aufzählungszeichen einfügen und Texte nummerieren Gliederungsebenen und Texteinzüge Symbole einfügen Tabstopps setzen, verschieben und löschen Objekte kopieren, verschieben, suchen und ersetzen WordArt-Effekte So werden Folientexte verständlich Schriften formatieren, mit und ohne Serifen Textteile hervorheben Weniger ist mehr Schriftgrößen für Nah- und Fernmedien Übersicht herstellen Rechtschreibung überprüfen Übersetzungshilfe und Thesaurus nutzen Qualitätskriterien für verständliche Texte Testen Sie Ihr Wissen 51 3 Wie man blitzschnell eine Präsentation entwirft Texteingabe im Gliederungsmodus Ideen sammeln und strukturieren Gliederung drucken Den Folienpool nutzen Folien wiederverwenden Testen Sie Ihr Wissen 57 4 Seitenlayout, Breitbildformat und Hintergrund-Design festlegen Das Seitenlayout ändern Seitenformate in PowerPoint Präsentationen im Breitbild-Format entwickeln Kopf - und Fußzeilen eingeben Folienhintergrund passend gestalten Foliendesign auswählen Farbskala und Schriftarten ändern Farbverläufe, Bilder und Fotos als Hintergründe verwenden Testen Sie Ihr Wissen 67 7

6 5 Eigene Vorlagen für Folien, Handzettel und Notizenseiten Eigene Mastervorlagen anfertigen Im Folienmaster neue Formate, Zeichen und Grafikobjekte eingeben Selbst erstellte Vorlage speichern und nutzen Master-Vorlagen für Handzettel und Notizenseiten erstellen Testen Sie Ihr Wissen 74 6 SmartArt-Grafiken Textinhalte durch Strukturbilder veranschaulichen Aufzählungstexte in SmartArt-Grafiken umwandeln Werkzeuge für die Bearbeitung von SmartArt-Grafiken Den SmartArt-Katalog nutzen Testen Sie Ihr Wissen 83 7 Folienübergänge und Animationen Folienübergänge und Einblendzeiten festlegen Übergänge auswählen Einblendzeiten testen Folientexte und Objekte animieren Einen Kiosk erstellen Testen Sie Ihr Wissen 89 8 Ausarbeitung der Inhalte durch Formen, Farben und neue Bilder Textfelder selbst erstellen Textfeld einfügen Textfeld formatieren Text in Textfeldern drehen und ausrichten Größe und Position des Textfeldes exakt festlegen Formen, Farben, Linien, freies Zeichnen Formen einfügen Formen verändern: Gestalt, Konturen, Effekte Pfeile, Linien und intelligente Verbindungslinien Zeichnungen selbst erstellen Karten für die Farbanpassung Bilder hinzufügen und verändern Die ClipArt-Sammlung erweitern Werkzeuge für die Bildbearbeitung nutzen Bilder gruppieren und entgruppieren Empfehlungen für die Bildgestaltung Gute Bilder in Präsentationen Bilder aus der Betrachtersicht prüfen Wer hat die Verantwortung? Prinzipien der Informationsgestaltung Farben wirkungsvoll einsetzen Farbbeschreibungsmodelle Testen Sie Ihr Wissen Multimedia: Fotos, Video und Musik Fotos in Präsentationen Einzelne Fotos einfügen und bearbeiten Aus einem Foto wird ein Folienhintergrund Ein Fotoalbum erstellen Fotopräsentationen aus Vorlagen entwickeln Filmsequenzen und Video-Clips in Bildschirmshows Film in eine Folie einbinden Wiedergabe des Filmobjekts steuern Sound einbinden Hier geht die Post ab! Einen Sound einfügen Sound bearbeiten 122 8

7 9.3.3 Musikstücke von einer CD auswählen Eine Show mit gesprochener Sprache vertonen Testen Sie Ihr Wissen Tabellen erstellen Tabellen einfügen und bearbeiten Sechs Varianten, eine Tabelle einzufügen Tabellen bearbeiten Tabellen gestalten: lesbar, übersichtlich und verständlich Testen Sie Ihr Wissen Daten in Diagrammen veranschaulichen Arbeitsschritte der Diagrammentwicklung Einen geeigneten Diagrammtyp wählen Werte ins Datenblatt eingeben Diagramm in PowerPoint formatieren Diagramm animieren Fertiges Diagramm in eine Folie einfügen Empfehlungen für die Diagrammgestaltung Welcher Diagrammtyp ist geeignet? Worauf sollte man bei der Gestaltung achten? Testen Sie Ihr Wissen Varianten der Veröffentlichung Eine Bildschirmshow persönlich vorführen Folien überprüfen Bildschirmpräsentation einrichten Eine zielgruppenorientierte Präsentationen einrichten Sicher navigieren, Wichtiges skizzieren Kiosk entwickeln: Die selbst ablaufende Bildschirmshow Interaktive Shows mit Hyperlinks und interaktiven Schaltflächen Hyperlinks zuweisen Interaktive Schaltflächen einfügen Die Präsentation nach Word exportieren Speichervarianten Eine Präsentation als -Anlage weitergeben In eine zugesandte Präsentation Kommentare einfügen Präsentation auf CD brennen Testen Sie Ihr Wissen 164 Anhang 165 Tipps für die Präsentationsplanung 166 Tipps für die Präsentationsdurchführung 170 Quiz 171 Lösungen zu den Testfragen 172 Tastaturcodes in PowerPoint Wegweiser: Grundfunktionen 179 Wegweiser: Text, WordArt, ClipArt, SmartArt 180 Wegweiser: Seitenlayout, Hintergrund, Mastervorlagen 181 Wegweiser: Formen, Farben, Bildobjekte 182 Wegweiser: Animationen und Folienübergänge, Fotos, Video und Musik 183 Wegweiser: Tabellen und Diagramme 184 Wegweiser: Vorführen und Veröffentlichen 185 Index Schröder - ISBN

8 Themen der Übungen Übung Kapitel Thema Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche 1.2 Erste Folien erstellen 1.2 Eine neue Präsentation entwickeln, Schriftformate und das Hintergrund-Design festlegen 2.1 Textfolien erstellen: Schriftart, Absatzformat und Aufzählungszeichen ändern 2.1 Absatzformate und Nummerierung, Druckvarianten 2.2 Neue und duplizierte Folien einfügen, Objekte löschen, kopieren und umstellen 2.3 Texte im WORDART-Stil 3.1 Ideen und Beiträge im Gliederungsmodus sammeln und strukturieren 3.2 Blitzschnell eine Präsentation erstellen: Folien aus dem Folienpool 4.2 Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen und das Hintergrund-Design festlegen 4.2 Gestalten mit Farbverläufen und Strukturen, Bild- und Fotohintergründen 4.2 Eine Breitbild-Präsentation erstellen 5.1 Eigene Präsentationsvorlagen im Folienmaster entwickeln 5.1 Mastervorlage abspeichern und für neue Präsentationen aufrufen 10

9 Handzettel- und Notizenmaster nutzen 6.1 SMARTART-Grafiken für anschauliche Folientexte 7.1 Einer Präsentation Folienübergänge zuweisen und die Einblendzeiten testen 7.2 Objekte auf den Folien animieren 8.1 Textfelder in die Folien einfügen und bearbeiten 8.2 Folien mit Textfeldern, Linien und Rahmen, Formen und Farben 8.2 Kurven und Freihandformen zeichnen, Skizzen erstellen 8.3 CLIPART-Bilder bearbeiten 8.3 Neue Bilder erstellen aus Formen, Farben und Grafikobjekten 9.1 Ein Fotoalbum entwickeln 9.3 Eine Bildschirmshow vertonen 10.2 Tabellentools erproben 10.2 Tabellen entwickeln 11.1 Diagramm Schritt für Schritt ausarbeiten 11.1 Kreis- und Liniendiagramm entwickeln 12.3 Bildschirmpräsentationen veröffentlichen (Persönlich vorführen, einen Kiosk erstellen, eine interaktive Show entwickeln, Präsentation nach Word exportieren) 11