Das diesem Dokument zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung unter dem Förderkennzeichen

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1 Das diesem Dokument zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung unter dem Förderkennzeichen 16OH21005 gefördert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt beim Autor/bei der Autorin.

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3 In diesem Abschnitt steht die Modellierung von Geschäftsprozessen im Mittelpunkt. Hierbei wollen wir folgenden Fragestellungen nachgehen: Was ist Geschäftsprozess-Modellierung (engl. Business Process Modelling)? Warum ist BPM notwendig? Was ist BPM genau nicht? Wie gehe ich bei der Modellierung vor? Was sind die wichtigsten Elemente, um Geschäftsprozesse zu modellieren/dokumentieren (Notation)? Anschließend werden wir uns dann anhand eines Beispiels das BPM in der Praxis ansehen. Am Ende finden Sie einige Tipps und Hinweise für die Praxis. 2

4 Business Prozess Modelling ist ein Werkzeug, um Arbeitsabläufe (engl. Workflows) zu beschreiben. Zum Vertiefen: 3

5 Die wichtigsten Gründe für die Modellierung von Geschäftsprozessen sind wie nachfolgend aufgeführt: Durch das Business Process Modelling entsteht eine visuelle Dokumentation von Prozessen Mit Hilfe eines Business Process Modelles lassen sich die Prozesses leichter verstehen Anhand der visuellen Dokumentation lassen sich Verbesserungspotentiale von Prozessen einfacher erkennen und bewerten Aufgrund eines Business Process Models können folgende Ziele erreicht werden: ü Erkennen, welche Prozess-Schritte man ggf. zusammenfassen kann/sollte ü Erkennen, in wieweit Schnittstellen minimiert werden können. ü Erkennen, in wieweit Redundanzen in einem Prozesse bestehen. 4

6 Die wichtigsten Gründe für die Anwendung bzw. den Einsatz eines Business Process Modelling sind nachfolgend aufgeführt. Grund 1: Business Re-Engineering (as-is) Ausgangspunkt sind hier reale Geschäftsprozesse. Hier werden real existierende Prozesse formal beschrieben. In diesem Fall spricht man auch von Business Reengineering. Warum soll man bestehende reale Geschäftsprozesse beschreiben? Worin besteht der Nutzen? Die Hauptgründe sind: Anhand von BPM Beschreibungen können Prozesse und Workflows Besser verstehen Besser analysieren Auf Grund der Analyse kann man dann ggf. diese Prozesse verbessern (optimieren). 5

7 Die Optimieren kann darin bestehen, dass man Prozess-Schritte zusammenfasst Schnittstellen zu minimieren Redundante Schritte und Daten eliminiert Grund 2: Business Forward Engineering (to-be) Ein weiterer Grund ist, dass man bei neuen Geschäftsfeldern, zunächst die Prozesse anhand von BPM beschreibt und analysiert, bevor man diese in einem realen Geschäftsumfeld einführt. Ausgangspunkt ist hierbei meist ein Business Plan oder eine Business Strategie. Hierfür ist es nun notwendig die geeigneten Business Prozesse zu definieren/modellieren und zu implementieren. Hier steht also folgende Frage im Mittepunkt: Wie wollen wir in Zukunft zusammenarbeiten? Das Wesentliche hierbei ist, dass es um neue Prozesse geht, die es bisher nicht gab. 5

8 Der Fokus von BPM ist die Beschreibung der Prozesse. Hierbei geht es nicht um : Funktionale Zerlegung von Anforderungen Organisations-Hierarchien Datenmodellierung Zustandsbeschreibung 6

9 In dieser Abbildung sind stichpunktartig die Bereiche aufgeführt, in denen die Geschäftsprozesse für den Erfolg eines Unternehmens wichtig sind. 7

10 BPMN steht für Business Process Modelling Notation. Hierbei handelt es sich um eine grafische Darstellung von Prozessen. Die Abbildung zeigt ein kleines Beispiel, wie ein Prozess anhand der BPMN visualisiert wird. Es geht als im westlichem um die Visualisierung von Arbeitsschritten/Tätigkeiten und Entscheidungen. Zum Vertiefen siehe: BPMN Standard der OMG

11 In dieser Abbildung sehen Sie die wichtigsten Elemente der BPMN Die wichtigsten Elemente sind demnach also: Tasks: Tätigkeiten, welche als Tasks bezeichnet werden Data Object: Die Daten, die es zu verarbeiten gilt Sequence Flow: Die Reihenfolge der Tasks Event: Ereignisse, die auftreten können Pool: Ein Pool fasst eine oder mehrere Stakeholder zu einer logischen Gruppe zusammen. Die Tätigkeiten eines Stakeholder werden dann in einer Schwimmbahn (engl. Swimlane ) dargestellt. (Die Bahnen können dabei horizontal oder vertikal dargestellt werden. Zum Vertiefen siehe: /14_MT-2_Brookshier.pdf

12 Einzelne Aktivitäten werden auch als Task bezeichnet. Ein Task stellt dabei eine atomare Einheit dar und wird nicht weiter zerlegt. Ist es jedoch notwendig, eine Aktivität weiter zu zerlegen, so wird dies als Sub- Prozess dar gestellt. 10

13 In dieser Abbildung sehen Sie die verschiedenen Symbole für die Visualisierung von Ereignissen und Datenflüssen. Standard Ablauf Dieser Ablauf wird durchgeführt, wenn alle anderen NICHT durchgeführt werden. (Der Normal Fall, alle anderen Abläufe sind Sonderbehandlungen). Bedingter Ablauf Diese Sequenz wird nur unter bestimmten Bedingungen durchlaufen. Hierzu muss einen Bedingung entsprechend angegeben werden. 11

14 Die Notation von Pool wird verwendet, um die Aktivitäten von einzelnen Ressourcen zu gruppieren. In der Regel werden die Ressourcen eines Pool also zu einer Arbeitsgruppe zusammengefasst. Die Tätigkeiten/Tasks einer Ressource wird dann innerhalb der Schwimmbahn dargestellt. 12

15 In dieser Abbildung sehen Sie einen Überblick über die möglichen Symbole zum Auslösen von Ereignissen Eine Beschreibung der Symbole für die unterschiedlichen Arten von Events finden Sie unter BPMN Business Process Model and Notation Oder unter 13

16 In dieser Abbildung sehen Sie einen Überblick über die möglichen Symbolen, um Verzweigungen darzustellen. Diese werden als Gateway bezeichnet. Eine Beschreibung der Symbole für die unterschiedlichen Arten von Events finden Sie unter BPMN Business Process Model and Notation Oder unter 14

17 In dieser Abbildung finden Sie ein Beispiel für einen einfachen Prozesse für die Bestellung einer Pizza. In der oberen Reihen sehen Sie die Aktivitäten des Pizza-Bestellers. In den unteren Bahnen finden Sie die Aktivitäten des Pizza-Service. Dieser besteht aus zwei Ressourcen. Nämlich dem Pizza-Bäcker und der Pizza-Auslieferer. Hinweis: Die Verständlichkeit und Lesbarkeit einer Prozessbeschreibung ist immer wichtiger als die Einhaltung formalen Notation, sofern das Modell zur Kommunikation mit Auftraggebern bzw. innerhalb des Team verwendet werden soll. 15

18 Hier wollen wir nun der Frage nachgehen, wie man bei der Erstellung eines BPMN- Modelles vorgeht. Die wichtigsten Schritte sind: 1. Versuchen Sie dem Prozess einen Titel zu geben. Der Titel ist hierbei ein Aussagesatz, welcher den Zweck des Prozesses beschreibt. 2. Identifizieren Sie die Stakeholder (Personen, Dienst, Computer,..), die an dem Prozesse direkt beteiligt sind. 3. Identifizieren Sie für jeden Stakeholder die durchzuführenden Aktivitäten. Achten Sie dabei auch auf evtl. Schnittstellen, die verwendet werden, um mit anderen Prozessbeteiligten zu kommunizieren. 4. Fügen Sie nun die Aktivitäten aller Stakeholder zu einem BPMN Modell zusammen und definieren Sie die Schnittstellen. Geben Sie den Schnittstellen ggf. einen Namen. (z.b. Auftrags-Eingangs-Schnittstelle, Liefer-Ausgangs- Schnittstelle, Risiko-Bewertungs-Bestätigung,.. etc.) TIP: Versuchen Sie, ein BPMN Modell möglichst einfach zu halten. Es ist nicht immer sinnvoll alle Element auch anzuwenden Die Verständlichkeit des Modells ist wichtiger als die formale korrekte Notation der Prozesse-Modellierung. 16

19 In dieser Abbildung sehen Sie nochmals das Vorgehen aus einer Satelliten-Perspektive, um zu hinterfragen, was die eigentliche Intention des Business Prozess Modell sein soll. 17

20 Hier finden Sie nochmals einige Hinweise aus der Praxis bzgl. der Namensgebung und der Darstellung. 18

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