mit der neuen Microsoft BI-Plattform

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1 Der Weg von manuellen Berichten zum modernen BI-System PSG Projekt Service GmbH The SQL Server Company, Hamburg Jan Streblow, Lead Consultant Public Sector Sascha Lorenz, Lead Consultant SQL Server Technology

2 Agenda Mit SQL Server ist der Monatsbericht zur Mittelverwendung heute in Sekunden erstellt. Früher haben wir drei Arbeitstage darauf gewartet. Dr. Joachim Hübener, ITLeiter Umweltbundesamt

3 Agenda - Verlauf eines Finanzcontrolling Projekts - Ziele - Ablauf - Nutzen - Demonstrationen - Berichtswesen - Analysen

4 Überblick Projektverlauf Data Warehouse Analyse Würfel für das Finanzcontrolling Aufnahme der Anforderungen Migration der Berichte Erste Berichte

5 Ausgangssituation Behörde: Umweltbundesamt Im Einsatz für Mensch und Umwelt seit 1974 Wissenschaftliche Unterstützung der Bundesregierung Vollzug von Umweltgesetzen Information der Öffentlichkeit zum Umweltschutz Eine Organisation 5 Fachbereiche und Zentralbereiche an 13 Standorten (inklusive 7 Messstellen des eigenen Luftmessnetzes) rund MitarbeiterInnen und Mitarbeiter insgesamt Mit großem Datenvolumen Jährlich über 2 Mio. Buchungszeilen des zentralen internen Finanzverwaltungssystems Viele Daten in diversen externen Verwaltungssystemen Unmengen von Daten aus Projekten

6 Ausgangssituation Excel-basiertes Reporting im Finanzcontrolling Reporting: Monatsberichte mit manuellem Update und manueller Verteilung Controlling: Manuell und rein Excel-basiert Datenübernahme aus dem Vorsystem per Copy & Paste

7 Ziele Zeitversatz verkürzen 5-6 Wochen zurück Manuellen Aufwand minimieren Mehrere Tage im Monat für das Aufbereiten der Berichte Zusätzliche Informationen anbieten Mehr Berichte, verschiedene Blickwinkel Mehrere Quellen Einfacher herstellbar, schneller für den Anwender Leistungsfähiges Werkzeug für das Controlling erstellen Ad-hoc-Berichte und Analysen

8 Berichtsfelder und Berichte Budgetverwaltung Restmittelübersicht Dezentrale Budgetverwaltung Drittmittelprojekte Mittelverwendungs-nachweis Projektfinanzierungs-planung Trennungsrechnung Overheadberechnung Stellenbewirtschaftung und -planung Haushalt Haushaltsüberwachungsliste Haushaltsprognose Controlling Operatives Controlling Gewichtete Hochrechnung Prozesscontrolling Projektcontrolling Strategisches Controlling

9 Warum mit Microsoft? Vollständige BI-Plattform Datenbank / DWH, ETL / ELT-, Reporting- und Analyse- Werkzeuge Integration Optimale Kooperation mit der vorhandenen Office- und SharePoint-Umgebung Aktuelle Technologien Speicheroptimierte In-Memory-Engine (xvelocity) Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis Hohe Verbreitung Breite technische Beraterlandschaft

10 Warum die PSG als Partner? Seit 1996 zahlreiche vergleichbare Projekte mit Bundesbehörden und -instituten Schwerpunkt: Finanzcontrolling und Aufbau von BI-Lösungen Langjährige Erfahrungen mit den relevanten Quellsystemen Nachweisliche Expertise mit den geplanten Microsoft Werkzeugen

11 Kunden im öffentlichen Bereich (Auswahl)

12 Dringlichste Aufgaben Druck vorhanden Erste Informationsbedürfnisse stillen mit Hilfe von SQL Server Reporting Services-Berichten auf dem Quellsystem Erste Berichte nach wenigen Tagen produktiv Wiederverwendbar, parametrisierbar Lösung innerhalb weniger Wochen

13 Erste Schritte Parallel Evaluierung der Microsoft-Plattform Anforderungen aufnehmen (allumfassend) Projektplan erstellen

14 Demo: Berichtswesen auf Quellsystem Standard-Berichte auf Basis des Quellsystems mittels SQL Server Reporting Services

15 Nächste Schritte Konzeption und Realisierung des Data Warehouse Des individuellen Datenmodells Der Datenstrukturen Der Bewirtschaftungsprozesse Umstellung der Berichte aus dem ersten Schritt SharePoint-Integration Ausbau der Berichtsplattform Aufbau der Analyse-Plattform

16 Datenmodell Auszug KLR Sternschema Fakten Buchungen Festlegungen Dimensionen Kostenstelle Kostenträger Zeit

17 SharePoint-Integration Vorhandenes SharePoint (Intranetsystem) Eine Plattform für alle Informationen Nahtlose Integration der Berichte Berichtsaufrufe aus einem Portal Zentralisierte Berichtsverwaltung Plattform für weitere Informationstypen Dokumente, Excel-Analysen

18 Fachlicher Nutzen eines Data Warehouses Für den Benutzer verständliches Datenmodell Einfache Auswertungsstrukturen Anwendereigene Terminologie Zentraler Datenbestand Vergleichbarkeit Vereinfachte Berichtserstellung Basis für Auswertungen in den Fachabteilungen (Self Service BI) Datenqualität Bereinigung und Matching Kontinuierliche Prüfung und Verbesserung

19 Technischer Nutzen eines Data Warehouses Zentrale Datenbasis Zugriffsicherheit Datenstand Administrationsaufwand Inkrementelles bzw. differenzielles Laden Geringer Aktualisierungsaufwand Historisierung Persistente Daten ermöglichen effiziente Berichtsausführung Erweiterte Möglichkeiten für Auswertungen und Analysen

20 Demo: Analyse Auf SQL Server Analysis Services OLAP Cubes Excel als Cube Client Analyse und individuelles Reporting Power View Interaktive Reports und Dashboards

21 Ergebnisse Zeitversatz minimiert Sofort verfügbar, Daten höchstens vom Vortag Aufwand für manuelle Aufbereitung beseitigt Berichte zusammengefasst und zusätzliche Informationen angeboten Über 40 Berichte verdichtet auf nur noch zwei Im Projektrahmen 7 weitere Berichte mit jeweils ca. 1-3 Tagen Aufwand erstellt Controlling-Werkzeug für Ad hoc-berichte und Analysen erstellt Analyse-Cube mit Excel-Frontend

22 Kontakt PSG Projekt Service GmbH The SQL Server Company Max-Nonne-Straße Hamburg Telefon: Herr Jan Streblow Lead Consultant Public Sector Herr Sascha Lorenz Lead Consultant SQL Server Technology Frau Steffi Caulton Vertriebsassistenz

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