Ideen, Methoden, Werkzeuge

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1 Ideen, Methoden, Werkzeuge das IVM BHG Reform Framework Mag. Norbert Schlager-Weidinger Mag. Christian Mayr Mag. Markus Mitterer IVM Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Name

2 Herausforderungen der BHG Reform Etablierung von Prozessen vs. punktuelle Abbildung Wiederholbarkeit Berichtspflichten Automatisierung von redundanten Tätigkeiten Ressourcen- und Ergebnisverantwortung g Wirkungsorientierung Dezentralisierung von Prozessen Planung und Berichtswesen Integration von verschiedenen Systemwelten horizontale und vertikale Integration ti 2

3 Herausforderungen der BHG Reform Querschnittmaterien t i Verschneidung von monetären und erläuternden quantitativen/qualitativen Informationen Planungs- und Berichtskontinuität unterschiedliche Periodizität Historisierung Governance & Compliance 3

4 Überblick Ziel- und Maßnahmenplanung Reporting & Analyse Budgetierung Vollzug 4

5 Überblick Ziel- und Maßnahmenplanung Reporting & Analyse Budgetierung Vollzug 5

6 Ziel- und Maßnahmenplanung Beispiel: Studienbeihilfenbehörde Der RZL Kollektor 6

7 Ressourcen, Ziel und Leistungspläne Abbildung und Verbindung der RZL-Elemente Geführter Prozess Systematisierte und standardisierte Erfassung Einheitlicher Datenbestand Wiederholbarkeit Transparenz Berichtswesen Überblickbli Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 7

8 Anlage der Stammdaten Übersichtliche Eingabemasken gegliedert nach RZL-Kapitel Definition von Zielen & Maßnahmen (RZL-Elemente) mit Zuordnungsmöglichkeit g zu Wirkungszielen Überblickbli Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 8

9 Definition der Kennzahlen und Meilensteine Definition der Meilensteine und Zuordnung zu den Maßnahmen Übersicht der Kennzahlen je RZL-Element & automatischer Absprung zur Kennzahlendefinition Überblickbli Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 9

10 Kennzahlenplanung Festlegung der Kennzahlen und Planwerte für die jeweiligen Perioden Überblickbli Anlage Stammdaten Beplanung Definition Planung der Planung der der Kennzahlen Maßnahmen Ressourcen Kennzahlen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 10

11 Maßnahmenplanung Manuelle Eingabe der Leistungskosten oder automatischer Upload eines aus SAP-CO stammenden Files als Grundlage für die Maßnahmenplanung Prozentuelle Kostenschätzung der jeweiligen Maßnahme sowie automatische Berechnung der Gesamtkosten Überblickbli Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 11

12 Ressourcenplanung Definition der Ressourcengruppen und -positionen Übersichtliche Planung der Ressourcen für die jeweiligen Planungsjahre Überblickbli Anlage Stammdaten Definition Kennzahlen Beplanung der Kennzahlen Planung der Maßnahmen Planung der Ressourcen Ziel- und Maßnahmenplanung RZL-Kollektor 12

13 Vollzug Beispiel: Bundesministerium für Inneres Leistungszeitschätzung 13

14 Organisatorische Rahmenbedingungen 45 BHG-Reform: Steuerung haushaltsführender h Stellen (Ressourcen-, Ziel- und Leistungspläne) Kosten und Leistungsrechnung g (KLR) in SAP, jedoch keine Zeitschätzung bisher nur Zentralstelle XLS-Mappen aktuell + nachgeordnete Dienststellen Toolsupport Freigabe- Workflow Minimierung des Arbeitsaufwandes Vollzug Leistungszeitschätzung 14

15 LZS Kernfunktionalität dynamisch statisch Vollzug Leistungszeitschätzung 15

16 LZS Prozess Berichte SAP-Export Schätzblatt freigeben Schätzblatt erstellen Stammdaten t definieren Überblickbli Stammdaten Schätzblatt Leistungen definieren erstellen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 16

17 LZS Schätzblatt erstellen Überblick Stammdaten Schätzblatt Leistungen definieren erstellen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 17

18 LZS Leistungen zuordnen Überblick Stammdaten Schätzblatt Leistungen definieren erstellen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 18

19 LZS Berichte (1) Schätz- /Sollmengen pro Kostenstelle t und Kostenträger t Stammdaten Schätzblatt Leistungen Überblick Berichte SAP-Export definieren erstellen zuordnen Vollzug Leistungszeitschätzung 19

20 LZS Berichte (2) Offene Schätzperioden Unvollständige Schätzmengen Stammdaten Schätzblatt Leistungen Überblick Berichte SAP-Export definieren erstellen zuordnen Vollzug Leistungszeitschätzung 20

21 LZS Berichte (3) XLS-Kreuztabelle Zeilen: Mitarbeiter Spalten: Leistungen Kennzahlen VBAE Mitarbeiter Gesamt Anteil Kostenstelle VBAE Kostenstelle Schätzmenge Überblick Stammdaten Schätzblatt Leistungen definieren erstellen zuordnen Berichte SAP-Export Vollzug Leistungszeitschätzung 21

22 Budgetierung sowie Reporting & Analyse Beispiel: Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung Budgetinformationssystem BIS 22

23 Architekturkonzept und technische Umsetzung BI - Ebenen BI-Rollen Portfolio Kommunikation Berichtsuser /Planer Datenaufbereitung Analyst Berichts- & Planungs- autor Xcelsius Web I QaaWS BPC Universum Designer Datenmanagement DWH Planning Store Administrator MS SQL Datenintegration Extraktion, Transformation & Laden (ETL) MS SSIS Datenerfassung SAP ERP Vorsysteme Manuelle Eingabe Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 23

24 Extraktion, Transformation, Laden ETL Einsatzgebiet Datenintegration Reduktion manueller Aufwand Automatisierung Transparente Prozesse Überwachung & Steuerung Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 24

25 Datenmanagement Einsatzgebiet Metadatenmanagement Flexible Datenmodelle Übersetzung von technischen in fachliche Objekte Konsolidierte Datensicht für alle User-Frontends Flexibles Datenquellenmanagement Möglichkeit Berechtigungen zu setzen Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 25

26 Datenaufbereitung Einsatzgebiet Standard-/Ad-hoc-Reporting Formatiertes Berichtswesen Web- und Clienttool Vielfältige Formatierungsmöglichkeiten Aufbau Planungsmappen Realisierung Self-Service Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 26

27 Kommunikation Einsatzgebiet Zentraler Einstieg Berichtsplattform Planungsmappen Verteilung von Informationen Kommunikation Datenaufbereitung Datenmanagement ETL Reporting & Analyse Budgetinformationssystem BIS 27

28 Kontaktinformation Mag. Norbert Schlager-Weidinger, cmc Mobil at Mag. Markus Traxl, cmc Mobil at Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Innsbruck Wien Lustenau Bozner Platz 7, 6020 Innsbruck Nussdorferstraße 20/10, 1090 Wien Rheinstraße 26-27, 6890 Lustenau T Fax 19 T T