Controlling und Kennzahlen im IT- Projektmanagement

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1 Controlling und Kennzahlen im IT- Projektmanagement

2 Grundlagen IT-Projekte Anpassung, Neuentwicklung oder Einsatz von Software Auswahl und Nutzung von Hardware Projektmitglieder überwiegend IT-Spezialisten Projektergebnis ist ein Anwendungssystem, Informationssystem usw. IT-Projektmanagement Führungsaufgaben, - organisation, -techniken Planung und Steuerung Abschluss von Projekten Projektart sind IT-Projekte Quelle: Ruf, W/Fittkau T. (2008): Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenburg Stand: Anna Schwarze 2 von 23

3 Informationsversorungsfunktion Rationalitätssicherung der Führung Controlling als Koordinationsfunktion Erfolgszielbezogene Steuerung Quellen: J. Weber/ U. Schäffer, Einführung in das Controlling, Schäffer/Poeschel, S Anna Schwarze 3 von 23

4 Ansatz des IT-Projektcontrolling Herausforderung der ökonomischen Umsetzung von IT-Projekten Langfristiger wirtschaftlicher Erfolg eines Unternehmens Anpassungsprozesse an den Markt Subsystem der Führung, das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung systembildend und systemkoppelnd ergebniszielorientiert unterstützt Quellen: Ruf, W/Fittkau T. (2008): Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenburg, S Anna Schwarze 4 von 23

5 Aufgaben des IT-Projektcontrollings Entwicklung von Kennzahlen und Bereitstellen von Messsystemen Planung Verabschiedung Durchführung Operationalisierung von Zielen Aufbau Controllingstukturplan Ressourcenplanung Aufwandsschätzung Qualitätsplanung Wirtschaftlichkeitsbeurteilung Vergleichen der Projektpläne hinsichtlich erwarteter Leistungen Prüfung der Verfügbarkeit von eingeplanten Ressourcen Kennzahlen Empfehlungen zur Verabschiedung Interpretation der Ergebnisse Erfassung von Ist- Daten Vorbereitung von Abweichungsanalysen Steuerungsmaßnahmen Erstellung von Projektberichten Kontrolle inkl. Projektabschluss Soll- /Ist-vergleiche Anpassungsmaßnahmen Projekterfahrungsdaten-bank ergänzen Projektabschlussbericht Abbildung 1: Ruf, W./Fittkau T. 2008: Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenbourg, S Anna Schwarze 5 von 23

6 Controlling im IT-Projektmanagement Steuerung bei Projektstart über Projektplanungsdaten Gezielte Steuerung während Projektverlauf Frühzeitige Analyse von Kursabweichungen Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 6 von 23

7 Ziele des Projektcontrollings Transparenz über den Projektstatus Planabweichungen im Projektverlauf erkennen und Lösungswege aufzeigen Standards für Berichtstrukturen etablieren und umsetzen Beratung und Entlastung des Projektleiters Quelle: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 7 von 23

8 Arten von Kennzahlen Vergangenheit s-wert nach Abschluss Planwert für eine Periode Kennzahlen Hochrechnung für die restl. Periode Aktueller Istwert der Periode Quellen: Ruf, W./Fittkau T. 2008: Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenbourg, S Anna Schwarze 8 von 23

9 Kennzahlen für IT-Projekte Kennzahl zur Kostenstruktur: Kosten Kategorie X Projektkostenanteil Kategorie X = Gesamtkosten Interessante Kostenkategorien: Managementkosten, Entwicklungskosten, Dokumentations-kosten, Beratungskosten, usw. Quellen: Ruf, W./Fittkau T. 2008: Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenbourg, S Anna Schwarze 9 von 23

10 Kennzahlen für IT-Projekte Kennzahl Jahreskosten: Jahreskosten = jährl. Betriebskosten + Investitionskosten Abschreibungsdauer Quellen: Ruf, W./Fittkau T. 2008: Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenbourg, S Anna Schwarze 10 von 23

11 Kennzahlen für IT-Projekte Kennzahl zum Projektfortschritt: erreichter Istwert X Fortschrittsgrad X = Planwert X Interessante Vergleichswerte: Bisher angefallene Arbeitstage/geplante Arbeitstage Bisher entstandene Kosten/geplante Kosten Quellen: Ruf, W./Fittkau T. 2008: Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenbourg, S Anna Schwarze 11 von 23

12 3) Kennzahlen für IT-Projekte 3.1 Arten von Kennzahlen Kennzahl Ressourcenauslastung: Ressourcenauslastung = Ressourceneinsatz Ressourcenkapazität Quellen: Ruf, W./Fittkau T. 2008: Ganzheitliches IT-Projektmanagement, Oldenbourg, S Anna Schwarze 12 von 23

13 Kennzahlen erstellen und einordnen Zielsetzungen definieren Kennzahlen zuordnen Vorgaben zu den Kennzahlen festlegen Maßnahmen Quelle: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 13 von 23

14 Kennzahlen für IT-Projekte 3.2 Einordung von Kennzahlen Abbildung 2: Perspektiven der Balanced Scorecard (nach Kaplan/Norton) Anna Schwarze 14 von 23

15 Finanzperspektive Budgetentwicklung im Projektverlauf Ist-Projektbudget/Soll-Projektbudget Gesamtprojektkosten/Mitarbeiter ROI der IT-Projekte (Projektnutzen) Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 15 von 23

16 Kundenperspektive Zufriedenheitsniveau der Kunden (Zufriedenheitsindex) Nutzungsgrad der IT-Lösung Lösungsakzeptanz Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 16 von 23

17 Interne Prozessperspektive Einhaltung von Meilensteinterminen Fertigstellungsgrad Projekterfolgsquote Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 17 von 23

18 Lern- und Entwicklungsperspektive Qualifikationsniveau der Projektmitarbeiter Anteil der positiven Aufnahme von Weiterbildungsangeboten für die Mitarbeiter im Projektteam Zufriedenheitsindex der Mitarbeiter Flukuationsquote/Krankheitsquote Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 18 von 23

19 Produkte der Projektarbeit Produktqualitätsniveau Vergleich Ist-/Soll-Produktplan Fertigstellungswert Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 19 von 23

20 Vorgehen bei der Umsetzung Formulierung von strategischen Projektzielen Zuordnung von Steuerungskennzahlen und Priorisierung der Kennzahlen Projektkennzahlen genauer Spezifizieren Methoden und Werkzeuge zur Umsetzung Quellen: Tiemeyer; Ernst (Hg.), Handbuch IT-Projektmanagement, S Anna Schwarze 20 von 23

21 Beispiel Abbildung 3: Beispiel einer Kennzahlenübersicht für das IT-Projektcontrolling (Tiemeyer und Ernst) Anna Schwarze 21 von 23

22 Beispiel Abbildung 3: Beispiel einer Kennzahlenübersicht für das IT-Projektcontrolling (Tiemeyer und Ernst) Anna Schwarze 22 von 23

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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