VSH Office Skills Tabellenkalkulation mit Excel 2016

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1 VSH Office Skills Tabellenkalkulation mit Excel 2016

2 VSH Office Skills Leseprobe Tabellenkalkulation mit Excel 2016 Andrea Staffelbach Heini Gächter Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2018 A Autoren: Andrea Staffelbach, Heini Gächter Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Spezialversion für VSH-Schulungen Copyright 2019 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel 2 2 Grundlagen der Tabellenkalkulation Elektronisches Rechenblatt Tabellenelemente Backstage-Ansicht und Menüband Excel starten und beenden Das Excel-Fenster Backstage-Ansicht Neue Arbeitsmappe erstellen Speichern Arbeitsmappe öffnen und schliessen Arbeitsmappe identifizieren - Dateieigenschaften Excel-Optionen 17 Übung 2.6 A Excel-Grundlagen 1 19 Übung 2.6 B Excel-Grundlagen Arbeitsmappen Aufbau der Arbeitsmappen Register 21 Übung 2.8 A Arbeitsmappe 24 3 Start Daten eingeben und ändern Rückgängig machen, Wiederherstellen In der Tabelle bewegen Navigieren mit Tasten Zellen formatieren Zeichen formatieren Ausrichtung Zahlen formatieren Formate übertragen und Formate löschen Formatvorlagen 36 Übung 3.5 A Zellen und Zahlen formatieren 36 Übung 3.5 B Formatvorlagen Zellen, Zeilen und Spalten 39 Übung 3.7 A Zeilen und Spalten 41 4 Formeln und Funktionen Rechnen mit Excel Rechnen mit Konstanten Rechnen mit Bezügen Klammer-Regeln 45 Copyright Wings Lernmedien

5 4.2 Formeln einfügen Bezüge zeigen Ausfüllen 47 Übung 4.3 A Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen 49 Übung 4.3 B Inhalte einfügen 49 Übung 4.3 C Geometrische Formeln Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Gemischte Bezüge Externe Bezüge 53 Übung 4.5 A Bezüge Einfache Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Argumente in Auswertfunktionen 59 Übung 4.7 A Funktionen Bedingte Funktionen WENN-Funktion ZÄHLENWENN, SUMMEWENN 63 Übung 4.9 A Bedingte Funktionen RANG.GLEICH 64 Übung 4.9 A Rang ermitteln Rechnen im Büroalltag Anteil und Prozent Zinsberechnung Rabatt und Mehrwertsteuer Beträge runden Proportionen 70 Übung 4.11 A Anteil, Zins, Runden 70 5 Datentabellen Aufbau einer Datentabelle Datentabelle definieren Sortieren und Filtern 73 Übung 5.4 A Sortieren und Filtern 76 Übung 5.4 B Daten auswerten Gruppieren und Auswerten Gruppieren eines Feldes TEILERGEBNIS 80 Übung 5.6 A Gruppieren und Auswerten 81 Übung 5.6 B Funktion Teilergebnis 82 6 Diagramme Ein Diagramm erstellen Diagrammelemente Auswahl eines Diagrammelements Diagrammentwurf Typ und Layout Diagrammelemente einfügen Umgang mit Diagrammen 91 Copyright Wings Lernmedien

6 6.4 Diagramm formatieren Beschriftungen Füllungen, Linien, Achsen Säulen- und Balkendiagramme Säulendiagramm Balkendiagramm 97 Übung 6.6 A Säulen- und Balkendiagramme 97 7 Daten-Import/Export Datenimport Dateiexport 101 Übung 7.3 A Daten-Import/Export Repetitionsfragen 102 Index 103 Copyright Wings Lernmedien

7 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Anhand praktischer Übungen erwerben Sie die im Berufsumfeld nötigen Kenntnisse im Office-Bereich, in Internetanwendungen und im Dateimanagement. Sie gewinnen ein allgemeines Wissen über die Zusammenhänge der «Information Technology» (IT). Je nach Einstellungen und Stand der automatischen Windows- und Office-Updates kann das Aussehen und die Bezeichnung der Fenster, der Symbole und auch der Schaltflächen gegebenenfalls von den Abbildungen und Beschreibungen in dieser Unterlage abweichen. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel 2 Copyright Wings Lernmedien 1

8 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe etc. Sondertaste <Windows> Windows-Logo-Taste Tastenkombinationen Befehle, Kontextmenü- Befehle <Ctrl>+C, <Alt>+<F9>, <Windows>+S Start, Schriftart, Schriftfarbe Beispiel: bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Übungsdateien Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. 1 Gehen Sie auf folgende Website: 2 Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 2 Copyright Wings Lernmedien

9 Excel ist eine leistungsfähige Anwendung für die Erstellung von Tabellen und die Datenanalyse. In Tabellenblättern, die in Spalten und Zeilen aufgeteilt sind, tragen Sie Ihre Zahlen und Texte ein. Sie verwenden Formeln für Berechnungen und überlassen die Rechenarbeit dem Computer. 2 Grundlagen der Tabellenkalkulation 2.1 Elektronisches Rechenblatt Tabellenelemente Backstage-Ansicht und Menüband Excel starten und beenden Das Excel-Fenster Backstage-Ansicht Neue Arbeitsmappe erstellen Speichern Arbeitsmappe öffnen und schliessen Arbeitsmappe identifizieren - Dateieigenschaften Excel-Optionen 17 Übung 2.6 A Excel-Grundlagen 1 19 Übung 2.6 B Excel-Grundlagen Arbeitsmappen Aufbau der Arbeitsmappen Register 21 Übung 2.8 A Arbeitsmappe 24 Copyright Wings Lernmedien 3

10 2.1 Elektronisches Rechenblatt Ein Excel-Tabellenblatt besteht aus verschiedenen Elementen. Es ist wichtig, diese zu kennen Tabellenelemente Spaltenkopf Aktive Zelle Spalte Zeile Zeilenkopf Anzeige von Zahlen und Text Standardmässig werden Zahlen rechtsbündig und Text linksbündig ausgerichtet. Formate Formate bestimmen die Darstellung von Zellen und Zahlen. Ebenen Eine Zelle besteht aus mehreren Ebenen. Die Anzeige ist oft das Resultat einer Formel oder Funktion und wird durch das Format gestaltet. Sie sehen Im Hintergrund ist Folgendes eingegeben Bedeutung Zahl Bezug Formel Funktion Kommentare Kommentare sind optional und für Hinweise sinnvoll. Das kleine rote Dreieck in der Zelle weist Sie auf einen Kommentar hin. 4 Copyright Wings Lernmedien

11 2.2 Backstage-Ansicht und Menüband Die Backstage-Ansicht ist über das Register Datei zugänglich. Sie enthält alle Befehle, die sich auf Dateien beziehen, wie Neu, Öffnen, Speichern, Drucken, und erlaubt es, Einstellungen zu Excel zentral vorzunehmen (Optionen). Das Menüband besteht aus Registerkarten mit Gruppen, die aufgabenspezifische Befehle enthalten. Das Register Start enthält Gruppen für die wichtigsten Aufgabentypen wie Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung usw. Details zu Grundbefehlen stehen erst nach einem Klick auf ein Pfeilsymbol zur Verfügung. Es öffnet sich ein Dialogfeld oder ein Aufgabenbereich. 2.3 Excel starten und beenden Programm starten 1 Klicken Sie auf die App Excel Excel startet und zeigt Vorlagen zur Auswahl an. 3 Wählen Sie eine passende Vorlage (normalerweise Leere Arbeitsmappe) und klicken Sie darauf. Für spezifische Vorlagen wählen Sie einen Suchbegriff aus. Excel öffnet eine neue Arbeitsmappe auf der Basis der gewählten Vorlage. Unter Persönlich sind Ihre eigenen Vorlagen abgelegt. Alternative Möglichkeiten, um Excel zu starten Falls Sie das Programm an das Startmenü angeheftet haben, klicken Sie im Startmenü auf das Symbol. Wenn Sie das Programm in der Taskleiste haben, können Sie Excel auch von dort aus starten. Im Datei-Explorer geben Sie *.xlsx im Suchfeld ein. Windows listet mögliche Excel-Dateien auf, die Sie mit Doppelklick starten. Wenn Sie Programmverknüpfungen auf dem Desktop platziert haben, doppelklicken Sie auf das Excel-Symbol. Programm beenden Um Excel zu beenden, klicken Sie oben rechts auf das Kreuz oder auf Datei, Schliessen. Die Arbeitsmappe wird geschlossen. War es die einzige offene Arbeitsmappe, so wird das Programm beendet. Mit der Tastenkombination <Alt>+<F4> schliessen Sie ebenfalls das Programm, bzw. die aktive Arbeitsmappe, sofern Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet haben. Copyright Wings Lernmedien 5

12 2.4 Das Excel-Fenster Nachdem Sie Excel gestartet haben, können Sie eine leere Arbeitsmappe, eine Vorlage oder eine vorhandene Mappe öffnen. Zur Backstage-Ansicht gelangen Sie über das Register Datei. Sie enthält sämtliche Befehle, die sich auf Arbeitsmappen beziehen wie Neu, Öffnen, Speichern, Optionen (Einstellungen). Backstage- Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste Register Fenstersteuerung Namenfeld Funktion einfügen Bearbeitungsleiste Menüband Bildlaufleiste Register- Steuerung Tabellenblatt (Register) Statusleiste Ansichten Zoom 2.5 Backstage-Ansicht Lernziele Umgang mit Arbeitsmappen, Speichern, Drucken, Excel- Optionen nutzen 6 Copyright Wings Lernmedien

13 2.7 Arbeitsmappen Lernziel Umgang mit Registern Excel-Dateien sind als Arbeitsmappen organisiert. Zusammengehörende Tabellen-, Diagramm- und weitere Blätter stehen nach dem Öffnen der Datei zur Verfügung. Die Anzahl Blätter stellen Sie in den Excel-Optionen ein. Sie können Tabellenblätter löschen, neue Tabellenblätter einfügen oder Tabellenblätter von anderen Arbeitsmappen importieren Aufbau der Arbeitsmappen Kontextmenü Blättern Zum ersten Tabellenblatt Aktives Tabellenblatt Tabellenblatt Neues Tabellenblatt Register Tabellenblatt (Register) aktivieren Klicken Sie auf das gewünschte Tabellenblatt. Das aktive Register wird weiss. Umbenennen Doppelklicken Sie auf ein Tabellenblatt und geben Sie durch Überschreiben den gewünschten Namen ein. Alternativ verwenden Sie das Kontextmenü Umbenennen. Tabellenblatt einfügen/löschen 1 Klicken Sie auf das Plus unten rechts, um ein neues Tabellenblatt einzufügen. 2 Alternativ und auch zum Löschen verwenden Sie die Kontextmenübefehle Einfügen und Löschen. Copyright Wings Lernmedien 21

14 Mit Drag & Drop kopieren Ziehen Sie mit der Maus das Tabellenblatt (Register) an die gewünschte Stelle und halten Sie zusätzlich die Taste <Ctrl> gedrückt. Während des Ziehens entsteht dieses Kopiersymbol. Mit Drag & Drop verschieben 1 Ziehen Sie mit der Maus das entsprechende Tabellenregister an die neue Stelle. 2 Während des Ziehens entsteht ein Blattsymbol, und ein kleiner schwarzer Pfeil zeigt die neue Position der Tabelle an. 3 Ist die Zielposition verdeckt, ziehen Sie das Tabellenregister über den rechten oder linken Rand der Registerfelder hinaus. Mit dem Kontextmenü verschieben oder kopieren Dieser Vorgang eignet sich vor allem bei dateiübergreifenden Operationen, also wenn mehrere Arbeitsmappen betroffen sind. Im Beispiel wird das Tabellenblatt Mutation aus der Arbeitsmappe Tabellen.xlsx in die Mappe Rechnen.xlsx kopiert und zwar vor das Register Produkte. Rechtsklicken Sie auf das gewünschte Register und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Verschieben oder kopieren... A Wohin soll verschoben bzw. kopiert werden? In derselben Mappe, in eine andere offene Mappe oder in eine neue? Wählen Sie die gewünschte Aktion. B Wählen Sie die Position, an welche das Tabellenblatt platziert werden soll, hier vor das Register Produkte. C Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie kopieren wollen, andernfalls wird das Tabellenblatt verschoben. Klicken Sie auf OK. 22 Copyright Wings Lernmedien

15 Dialogfenster Zellen formatieren Im Dialogfenster Zellen formatieren haben Sie Zugriff zu allen Format-Optionen und erweiterten Ausrichtungsmöglichkeiten. Insbesondere das gezielte Drehen von Zellinhalten oder die Einzugswerte lassen sich numerisch bestimmen Zahlen formatieren In einem leeren Tabellenblatt sind sämtliche Zellen im unbestimmten Format Standard formatiert. Excel weist nach der Eingabe automatisch ein passendes Format zu. In der Praxis sollten Sie den einzelnen Tabellenbereichen ein verbindliches, passendes Format zuweisen, auch wenn die Zellen zunächst noch leer sind. Das zugeteilte Format bleibt nach der Dateneingabe erhalten. Die Gruppe Zahl im Register Start erlaubt es Ihnen, Zahlen und andere numerische Werte wie Datum und Uhrzeit zu gestalten. Zahlenformate verwenden Sie für berechenbare Zellinhalte. Zahlenformat zuweisen 1 Wählen Sie gängige Formate wie Währung, Prozent und 1000er-Trennzeichen mit den Gruppensymbolen oder klicken Sie auf das Pfeilsymbol für weitere Formate. 2 Passen Sie die Dezimalstellen nach Bedarf an. 3 Erweiterte Möglichkeiten bietet das Dialogfenster Zellen formatieren. 32 Copyright Wings Lernmedien

16 4 Legen Sie die Optionen fest: Dezimalstellen 1000er-Trennzeichen, Darstellung negativer Werte. Beispiele: 1000er-Trennzeichen, 0 Dezimalstellen 1000er-Trennzeichen, 2 Dezimalstellen 1000er-Trennzeichen, Negativwerte rot 1000er-Trennzeichen Das Tausender-Trennzeichen richtet sich nach der Einstellung des Computers. Ist ein Strich definiert, erscheinen die Zahlen mit 1000er-Trennstrich, ist ein Leerzeichen definiert, erscheinen die Zahlen mit Leerzeichen als 1000er-Trennzeichen. So oder so Währungsformat Im Dialogfenster Zellen formatieren haben Sie Zugang zu verschiedenen Währungssymbolen und ihren Darstellungen. Achten Sie beim Auswählen auf das Feld Beispiel, das Ihnen eine Vorschau vermittelt. Beachten Sie die Unterschiede zum Buchhaltungsformat. Buchhaltungsformat Buchhaltung richtet die Währungssymbole und die Dezimalstellen in einer Spalte aus. Das Buchhaltungsformat beinhaltet das 1000er-Trennzeichen und bewirkt die linksbündige Ausrichtung des Währungssymbols, wenn Sie eines wählen, sowie kleine Abstände links und rechts zum Zellenrand. Standardmässig sind 2 Dezimalstellen eingestellt, Sie können aber die Stellenzahl Ihren Bedürfnissen anpassen. Dieses Symbol ändert ein Zahlenformat um in Buchhaltung ohne Währungssymbol (1000er-Trennzeichen, 2-stellig). Gerundete Anzeige Wenn Sie Dezimalzahlen eine Stellenzahl zuteilen, kann die Anzeige eine (Pseudo-)Rundung aufweisen. Der Wert in der betreffenden Zelle bleibt jedoch unverändert und Excel rechnet mit dem Originalwert. Für ein definiertes Runden zum Rechnen benötigen Sie die Funktion RUNDEN. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel «Häufig verwendete Funktionen». Copyright Wings Lernmedien 33

17 ( ) 0.1 = 40 Auf die Summe von zwei Artikelpreisen (CHF CHF 150) wird 10 % Rabatt gewährt. Wie gross ist dieser Rabatt? 520 (1 0.5) = 494 Der Bruttopreis beträgt CHF 520. Ich erhalte 5 % Rabatt. Wie viel muss ich bezahlen? Klammer setzen = 1.1*(25 12) = 14.3 Der gemeinsame Faktor heisst 1.1. Er wird ausgeklammert. Klammer auflösen (10 4) : 2 = 10 : 2 4 : 2 = Formeln einfügen Formeln dienen zur Berechnung und zum Auswerten von Zellen- oder Bereichsinhalten. Sie bestehen aus Bezügen und Operatoren, können aber auch Funktionen enthalten. Eine Formel beginnt immer mit = (Gleich). Die notwendigen Bezüge sollten Sie mit Mausklick übernehmen, damit die Fehlerquote sinkt Bezüge zeigen Formel eingeben A1 und B1 sollen in C1 addiert werden. Gehen Sie folgendermassen vor: 1 Klicken Sie auf C1, denn dort soll die Formel eingegeben werden. 2 Geben Sie das Gleichzeichen ein. 3 Klicken Sie auf A1. 46 Copyright Wings Lernmedien

18 4 Geben Sie ein Plus ein ohne vorher erneut in die Zelle C1 zu klicken. 5 Klicken Sie auf B1 und schliessen Sie mit <Enter> ab. Bereichsbezüge zeigen Bei verschiedenen Funktionen wie SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT zeigen Sie einen Bereichsbezug. Bereichsbezug bedeutet: Zellen von bis, z. B. A1:A4 6 Klicken Sie auf das Symbol Autosumme. 7 Ziehen Sie den Mauszeiger über den Bereich, um die Summe zu berechnen Ausfüllen Das automatische Ausfüllen wird häufig verwendet. Der Charakter einer Formel oder einer Reihe wird über einen ganzen Bereich kopiert. Tabellenbereiche werden auf diese Weise effizient ausgefüllt. Am einfachsten geht dies mit Ziehen der Maus oder mit Doppelklick auf das Eckfeld. Mit Formel ausfüllen Ziehen Sie mit der Maus am Eckfeld einer Zelle. Die Formel wird in den Bereich kopiert. Beispiel: Nach unten oder nach rechts ausfüllen. Mehr über das Formelausfüllen erfahren Sie im Kapitel «Bezüge». Mit Liste ausfüllen Listen (Datum, Wochentag) sind in den Excel-Optionen definiert. Dort können Sie auch eigene Reihen erstellen. Öffnen Sie Datei, Optionen, Erweitert, Allgemein, Benutzerdefinierte Listen bearbeiten. Geben Sie die Listenwerte ein und trennen Sie diese mit <Enter>. Copyright Wings Lernmedien 47

19 1 Zum Anwenden geben Sie den ersten Wert ein, z. B. Montag oder Januar. 2 Ziehen Sie am Eckfeld über den Ausfüllbereich. Auto-Ausfülloptionen 1 Ziehen Sie am Ausfüllkästchen einer Zelle mit Inhalt über einen Bereich. Das Kästchen Auto-Ausfülloptionen erscheint. 2 Klicken Sie darauf und wählen Sie die Ausfüllfunktion Datenreihe ausfüllen. Zahlenreihe ausfüllen 1 Geben Sie die ersten zwei Werte einer Reihe ein und markieren Sie beide Zellen. 2 Ziehen Sie am Eckfeld über den auszufüllenden Bereich. Die Zahlenreihe wird gemäss der Markierung fortgesetzt. Spezielle Zahlenreihen 1 Geben Sie den Startwert in eine Zelle ein und öffnen Sie in der Gruppe Bearbeiten, Füllbereich das Dialogfeld Reihe. 2 Legen Sie den Reihentyp, die Ausfüllrichtung, die Schrittweite (Inkrement) und den Endwert fest. 3 Klicken Sie auf OK. 48 Copyright Wings Lernmedien

20 Übung 4.3 A Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen Lernziel Sie üben die Eingabe von Formeln und wenden das Formelausfüllen an. Sie erkennen die Arbeitsweise mathematischer Grundoperationen. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 20 Minuten Sie werden vertraut mit mathematischen Begriffen und Bezügen und gewinnen Erfahrung mit dem effizienten Ausfüllen von Bereichen mit Formeln, Reihen und Listen. Zunächst üben wir grundlegende Formeleingaben und wenden das Formelausfüllen in einer Abrechnung an. a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Ausfuellen.xlsx. Sie befinden sich im Tabellenblatt Editieren. b) Die Arbeitsanweisungen finden Sie direkt in den Tabellenblättern. c) Anschliessend wechseln Sie zum Tabellenblatt Abrechnung. Folgen Sie ebenfalls den Anweisungen in Excel. d) Fahren Sie dann gleich weiter in den Tabellenblättern Mausmanipulationen und Mathematik. Übung 4.3 B e) Speichern Sie die Arbeitsmappe im Ordner mit Ihren Lösungen. Inhalte einfügen Lernziel Sie wenden den Begriff «Inhalte einfügen» an, um Tabellenbereiche zu ändern. Sie transponieren zudem eine Tabelle. a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Rechnen.xlsx und lösen Sie die Aufgaben auf den Tabellenblättern Produkte, Transponieren, Ertrag und Klammern. b) Folgen Sie den Anweisungen in den Tabellenblättern. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 20 Minuten c) Speichern Sie die Arbeitsmappe im Ordner mit Ihren Lösungen. Copyright Wings Lernmedien 49