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1 Tabellenkalkulation '%&. $CUG /QFWN OKV 'ZEGN

2 Tabellenkalkulation ECDL Base-Modul mit Excel 2016 Leseprobe Andrea Staffelbach Heini Gächter Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2016 A Autoren: Andrea Staffelbach, Heini Gächter Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel Erläuterungen zum Inhalt ECDL Ein internationales Zertifikat Übersicht ECDL Standard ECDL Base Modul «Tabellenkalkulation» Prüfungsinhalt 3 2 Grundlagen der Tabellenkalkulation Elektronisches Rechenblatt Tabellenelemente Backstage-Ansicht und Menüband Excel starten und beenden Das Excel-Fenster Funktionsleisten Eigenschaften der Excel-Oberfläche Kontextmenü Excel-Hilfe Schnellanalyse 13 Übung 2.5 A Exceloberfläche Backstage-Ansicht Neue Arbeitsmappe erstellen Speichern Arbeitsmappe öffnen und schliessen Arbeitsmappe identifizieren Dateieigenschaften Drucken Excel-Optionen 25 Übung 2.7 A Excel-Grundlagen 1 27 Übung 2.7 B Excel Grundlagen Arbeitsmappen Aufbau der Arbeitsmappen Blattregister 29 Übung 2.9 A Arbeitsmappe Repetitionsfragen 32 3 Start Daten eingeben und ändern Rückgängig machen, Wiederherstellen In der Tabelle bewegen Navigieren mit Tasten Namenfeld verwenden Zellen markieren 37 Übung 3.4 A Navigieren in Tabellen 38 Übung 3.4 B Daten eingeben Kopieren und verschieben Ausschneiden, Kopieren und Einfüge-Optionen 40 Copyright Wings Lernmedien

5 Übung 3.6 A Kopieren/Verschieben Zellen formatieren Zeichen formatieren Ausrichtung Zahlen formatieren Formate übertragen und Formate löschen Formatvorlagen 53 Übung 3.9 A Zellen und Zahlen formatieren 53 Übung 3.9 B Formatvorlagen Zellen, Zeilen und Spalten 55 Übung 3.11 A Zeilen und Spalten Suchen und Ersetzen 58 Übung 3.13 A Suchen und Ersetzen Repetitionsfragen 60 4 Formeln und Funktionen Rechnen mit Excel Rechnen mit Konstanten Rechnen mit Bezügen Klammer-Regeln Formeln einfügen Bezüge zeigen Ausfüllen 66 Übung 4.3 A Formeln und Reihen 68 Übung 4.3 B Formeln und Reihen Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Zeilen- und Bereichsnamen Gemischte Bezüge 71 Übung 4.5 A Bezüge Einfache Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Argumente in Auswertfunktionen 77 Übung 4.7 A Funktionen Bedingte Funktionen WENN-Funktion ZÄHLENWENN, SUMMEWENN 81 Übung 4.9 A Bedingte Funktionen 82 Übung 4.9 B Arbeitsmappen Rechnen mit Datum und Zeit Mit Datum rechnen Mit Zeit rechnen Datums- und Zeitwerte 85 Übung 4.11 A Datum und Zeit Anzeigeprobleme und Fehler Anzeigeprobleme Fehler in Formeln Formelüberwachung Rechnen im Büroalltag Anteil und Prozent Zinsberechnung 91 Copyright Wings Lernmedien

6 Rabatt und Mehrwertsteuer Beträge runden Proportionen 94 Übung 4.14 A Anteil, Zins, Runden Repetitionsaufgaben 95 5 Datentabellen Aufbau einer Datentabelle Datentabelle definieren Sortieren und Filtern 99 Übung 5.4 A Sortieren und Filtern 102 Übung 5.4 B Daten auswerten Gruppieren und Auswerten Gruppieren eines Feldes TEILERGEBNIS 105 Übung 5.6 A Gruppieren und Auswerten 107 Übung 5.6 B Funktion Teilergebnis Repetitionsfragen Seitenlayout Seite einrichten An Format anpassen Blattoptionen Anordnen 114 Übung 6.5 A Seitenlayout Ansicht Arbeitsmappenansicht Fenster 119 Übung 7.3 A Ansichten Diagramme Ein Diagramm erstellen Diagrammelemente Auswahl eines Diagrammelements Diagrammentwurf Typ und Layout Diagrammelemente einfügen Umgang mit Diagrammen Diagramm formatieren Beschriftungen Füllungen, Linien, Achsen Säulen- und Balkendiagramme Säulendiagramm Balkendiagramm 137 Übung 8.6 A Säulen- und Balkendiagramme 137 Copyright Wings Lernmedien

7 8.7 Kreis- und Ringdiagramm Kreisdiagramm Ringdiagramm Datenbeschriftungen bei Kreis- und Ringdiagrammen 138 Übung 8.8 A Kreisdiagramm Linien-, Punkt- und Flächendiagramm Liniendiagramm Punktdiagramm 142 Übung 8.10 A Liniendiagramm 143 Übung 8.10 B Punktdiagramm Aufgaben Aufgaben Tabellen, Zellen und Zahlen formatieren Aufgaben Formeln und Funktionen Aufgaben Tabellen filtern und sortieren Aufgaben Diagramme Gemischte Aufgaben 148 Index 151 Copyright Wings Lernmedien

8 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Fortgeschrittene Anwender können bestimmte Übungen durcharbeiten und bei Problemen fehlende Lernziele nachschlagen. Nach der Behandlung neuer Lernziele folgt jeweils eine geeignete Übung. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Am Ende des Lehrmittels finden Sie zu den einzelnen Kapiteln komplexere Aufgaben. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Erläuterungen zum Inhalt ECDL Ein internationales Zertifikat Übersicht ECDL Standard ECDL Base Modul «Tabellenkalkulation» Prüfungsinhalt 3 Copyright Wings Lernmedien 1

9 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe etc. Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich c gedrückt. Befehle, Kontextmenü- Befehle Start, Schriftart, Schriftfarbe Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Übungsdateien Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. Gehen Sie auf folgende Internetseite: Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 1.2 Erläuterungen zum Inhalt ECDL Ein internationales Zertifikat Ursprünglich eine europäische Initiative mit dem Ziel, einen einheitlichen Standard für die Informatikanwendung in Europa zu schaffen, hat sich die ECDL weit über die Grenzen Europas hinaus verbreitet und erfreut sich mittlerweile weltweit hoher Anerkennung Übersicht ECDL Standard Der ECDL Standard besteht aus den vier Base sowie aus drei frei wählbaren Standard- Modulen. Mit dem gesamten Umfang von ECDL Standard weisen Sie nach, dass Sie: Weltweit gebräuchliche Anwendungen beherrschen und das Werkzeug Computer effizient nutzen können. Mit den Weiterentwicklungen in der Informationstechnologie mühelos Schritt halten können und über die Grundlage für weiterführende IT-Ausbildungen verfügen. 2 Copyright Wings Lernmedien

10 1.2.1 ECDL Base Modul «Tabellenkalkulation» Das vorliegende Lehrmittel ist ein Teil von ECDL Base und basiert auf dem Syllabus Version 5.0. Es dient der Erarbeitung der Modulziele und das dazu nötigen Fachwissens. Die Lernziele sind in Kategorien und Fähigkeiten aufgeteilt Prüfungsinhalt Programm verwenden Grundeinstellungen im Tabellenkalkulationsprogramm, Arbeitsmappen erstellen, speichern, Oberfläche einrichten. Zellen Dateneingabe und -auswahl, Daten in Zellen ändern, kopieren, verschieben, löschen, suchen, Felder sortieren. Arbeitsblätter Zeilen und Spalten einfügen, löschen, Grösse optimieren. Arbeitsblätter in Mappen einfügen, benennen, kopieren, verschieben, löschen. Formeln und Funktionen Formeln mit Zellbezüge erstellen, Operatoren und Standard-Funktionen anwenden. Fehler erkennen. Formatierung Zellen formatieren und gestalten, Zahlen, Datums- Prozentformatierung. Tabellen gestalten. Ausdruck vorbereiten Arbeitsblätter einrichten mit Kopf-/Fusszeilen und Feldern. Drucken mit verschiedenen Druckoptionen. Copyright Wings Lernmedien 3

11 Excel ist eine leistungsfähige Anwendung für die Erstellung von Tabellen und die Datenanalyse. In Tabellenblättern, die in Spalten und Zeilen aufgeteilt sind, tragen Sie Ihre Zahlen und Texte ein. Sie verwenden Formeln für Berechnungen und überlassen die Rechenarbeit dem Computer. Lernziele: Excel-Oberfläche kennen lernen, Excel-Hilfe anwenden, Arbeitsmappen erstellen, Blatt ausdrucken, Excel-Optionen nutzen, Umgang mit Registern 2 Grundlagen der Tabellenkalkulation 2.1 Elektronisches Rechenblatt Tabellenelemente Backstage-Ansicht und Menüband Excel starten und beenden Das Excel-Fenster Funktionsleisten Eigenschaften der Excel-Oberfläche Kontextmenü Excel-Hilfe Schnellanalyse 13 Übung 2.5 A Exceloberfläche Backstage-Ansicht Neue Arbeitsmappe erstellen Speichern Arbeitsmappe öffnen und schliessen Arbeitsmappe identifizieren Dateieigenschaften Drucken Excel-Optionen 25 Übung 2.7 A Excel-Grundlagen 1 27 Übung 2.7 B Excel Grundlagen Arbeitsmappen Aufbau der Arbeitsmappen Blattregister 29 Übung 2.9 A Arbeitsmappe Repetitionsfragen 32 Copyright Wings Lernmedien 5

12 2.1 Elektronisches Rechenblatt Ein Excel-Tabellenblatt besteht aus verschiedenen Elementen. Es ist wichtig, diese zu kennen Tabellenelemente Spaltenkopf Aktive Zelle Spalte Zeile Zeilenkopf Anzeige von Zahlen und Text Standardmässig werden Zahlen rechtsbündig und Text linksbündig ausgerichtet. Formate Formate bestimmen die Darstellung von Zellen und Zahlen. Ebenen Eine Zelle besteht aus mehreren Ebenen. Die Anzeige ist oft das Resultat einer Formel oder Funktion und wird durch das Format gestaltet. Sie sehen Im Hintergrund ist Folgendes eingegeben Bedeutung Zahl Bezug Formel Funktion Kommentare Kommentare sind optional und für Hinweise sinnvoll. Das kleine rote Dreieck in der Zelle weist Sie auf einen Kommentar hin. 6 Copyright Wings Lernmedien

13 2.2 Backstage-Ansicht und Menüband Die Backstage-Ansicht ist über das Register Datei zugänglich. Sie enthält alle Befehle, die sich auf Dateien beziehen, wie Neu, Öffnen, Speichern, Drucken, und erlaubt es, Einstellungen zu Excel zentral vorzunehmen (Optionen). Das Menüband besteht aus Registerkarten mit Gruppen, die aufgabenspezifische Befehle enthalten. Das Register Start enthält Gruppen für die wichtigsten Aufgabentypen wie Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung usw. Details zu Grundbefehlen stehen erst nach einem Klick auf ein Pfeilsymbol zur Verfügung. Es öffnet sich ein Dialogfeld oder ein Aufgabenbereich. 2.3 Excel starten und beenden Programm starten Klicken Sie auf die App Excel Excel startet und zeigt Vorlagen zur Auswahl an. Wählen Sie eine passende Vorlage (normalerweise Leere Arbeitsmappe) und klicken Sie darauf. Für spezifische Vorlagen wählen Sie einen Suchbegriff aus. Excel öffnet eine neue Arbeitsmappe auf der Basis der gewählten Vorlage. Unter Persönlich sind Ihre eigenen Vorlagen abgelegt. Alternative Möglichkeiten, um Excel zu starten Falls Sie das Programm an das Startmenü angeheftet haben, klicken Sie im Startmenü auf das Symbol. Wenn Sie das Programm in der Taskleiste haben, können Sie Excel auch von dort aus starten. Im Datei-Explorer geben Sie *.xlsx im Suchfeld ein. Windows listet mögliche Excel-Dateien auf, die Sie mit Doppelklick starten. Wenn Sie Programmverknüpfungen auf dem Desktop plaziert haben, doppelklicken Sie auf das Excel-Symbol. Programm beenden Um Excel zu beenden klicken Sie oben rechts auf das Kreuz o- der auf Datei, Schliessen. Die Arbeitsmappe wird geschlossen. War es die einzige offene Arbeitsmappe, so wird das Programm beendet. Mit der Tastenkombination Alt + F4 schliessen Sie ebenfalls das Programm, bzw. die aktive Arbeitsmappe, sofern Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet haben. Copyright Wings Lernmedien 7

14 2.4 Das Excel-Fenster Lernziele Excel-Oberfläche und Optionen kennenlernen, Excelhilfe anwenden Backstage- Ansicht Schnellzugriffsleiste Titelleiste Register Fenstersteuerung Funktionsleisten Das Menüband verändert sich mit der angewählten Registerkarte. Es enthält aufgabenbezogene Gruppen mit den zugehörigen Befehlen. A Registerkarten befinden sich im Menüband. Jede Registerkarte stellt Kernaufgaben dar, die Sie bei bestimmten Aufgaben benötigen. B Gruppen sind Mengen verwandter Befehle und jeweils durch eine Line von der folgenden Gruppe abgetrennt. C Einen Befehl rufen Sie jeweils über eine Schaltfläche auf. Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Schnellzugriffsleiste befindet sich oben links und erlaubt den schnellen Zugriff auf häufig benötigte Befehle, wie Speichern, Rückgängig, Seitenansicht und Drucken. Durch Klicken auf den Pfeil können Sie weitere Befehle hinzufügen oder entfernen, wie Neu, Öffnen, etc. Bei Weitere Befehle erhalten Sie den Zugang zu sämtlichen verfügbaren Befehlen. 8 Copyright Wings Lernmedien

15 4.6 Einfache Funktionen verwenden Excel enthält sehr viele Funktionen, von denen Standardanwender etwa 10 bis 15 benötigen. Funktionen sind komplexere Rechengebilde, die Bezugsargumente nach einem vorbestimmten Schema zu einem Ergebnis bringen. Im Register Formeln, Gruppe Funktionsbibliothek öffnen Sie eine geeignete Kategorie. Funktionsassistent Funktion einfügen Auto-Funktionen verwenden Mit AutoSumme lassen sich ein paar gängige Funktionen zur Bereichsauswertung sehr einfach einfügen. In der Auswertezelle klicken Sie auf das Pfeilsymbol von AutoSumme. Nun wählen Sie die gewünschte AutoFunktion, z. B. SUMME. Wenn die angrenzenden Zellen keine Lücken enthalten, erkennt Excel den Bereich und markiert diesen mit einer (gestrichelten) Umrandung. Falls nötig, ändern Sie den richtigen Bereich. Drücken Sie <Enter>. Die Funktion wird eingetragen und der berechnete Wert angezeigt. AutoFunktionen werten einen Bereich aus: SUMME Addiert den Bereich MITTELWERT Durchschnitt des Bereichs ANZAHL Anzahl Zellen, welche rechenbare Werte enthalten MAX Maximalwert im Bereich MIN Minimalwert im Bereich Weitere Funktionen Startet den Funktions-Assistenten Schnellanalyse Wenn Sie mehrere Zellen markieren, erscheint das Symbol Schnellanalyse. Damit können Sie nach einer Autovorschau schnell die passende Funktion einfügen. Neben Ergebnissen sind auch andere nützliche Tools anwendbar. Copyright Wings Lernmedien 73

16 Funktionsassistent verwenden Im Beispiel Runden wird die Arbeitsweise des Funktionsassistenten gezeigt. In Zelle B1 soll der Wert aus A1 gerundet werden. Klicken Sie auf Funktion einfügen oder auf das Symbol in der Bearbeitungzeile. A Geben Sie runden ein, klicken Sie auf OK. B Wählen Sie die Kategorie, z. B. Zuletzt verwendet oder Alle. C Suchen Sie eine passende Funktion aus der Liste. D Sie erhalten eine detaillierte Beschreibung zur Funktion und Beispiele zur Anwendung. Studieren Sie die Anweisungen nach Bedarf. E Klicken Sie dann auf OK, um mit den Argumenten weiterzufahren. Argumente sind Elemente, welche die Funktion benötigt, wie Zahl, Anzahl Stellen. Argumente werden in Excel mit «;» (Semikolon) abgetrennt. Sie gelangen nun zum Fenster, welches die Eingabe der Argumente verlangt. 74 Copyright Wings Lernmedien

17 4.10 Rechnen mit Datum und Zeit Mit Datums- und Zeitwerten können Sie rechnen. Unter Formeln, Datum und Uhrzeit finden Sie passende Funktionen Mit Datum rechnen Excel verwendet einen Kalender, in dem der erste Tag mit dem Datumswert 1 der ist und somit alle positiven Zahlenwerte seit dem 1. Januar 1900 einem Datum entsprechen. Die Obergrenze bildet die Jahreszahl Zeitenstrahl Kalenderursprung Datum als Zahl formatiert Datumsfunktionen Datumsdifferenz in Tagen =Abreisedatum-Ankunftsdatum Datumsdifferenz in Tagen (Bei 12 x 30 Tage = 360 Tage) Zahlungsdatum Aktuelles Datum Alter in Tagen Datum mit Zeit Jahr aus Datumszahl Ermittelt das Jahr aus dem Datum. Monat aus Datumszahl Ermittelt den Monat aus dem Datum =TAGE360(Anfangsdatum;Enddatum) =Rechnungsdatum+30 =HEUTE() =HEUTE() Geburtsdatum =JETZT() =JAHR(A1) oder =JAHR(42600) oder =JAHR(DATUM(2016;8;18) =MONAT(A1) oder =MONAT(42600) oder =MONAT(DATUM(2016;8;18) Datumswert (Zahl) erzeugen =DATUM(2016;8;18) oder (Erzeugt ein Datum aus Jahr, Monat, Tag.) =DATUM(A1;A2;A3) Alter in Jahren Alter in Jahren =BRTEILJAHRE(Geburtsdatum;HEUTE()) (Formatieren Sie mit Bruch oder Zahl, evtl. mit Kommastellen) =DATEDIF(Geburtsdatum;HEUTE();"Y") (Y = YEAR = Jahr; M = MONTH = Monat; D = DAY = Tag) 84 Copyright Wings Lernmedien

18 Mit Zeit rechnen Excel rechnet mit einer 24-Stunden-Uhr. Der Zeitwert ist als Faktor mit Bezug auf 24 h zu betrachten. Der Zeitwert 0.5 bedeutet also 0.5 * 24 = 12 h. Eine Minute ist somit 1/1 440 eines Tages also von 1 was dem Wert entspricht. 23: : : h 06: : Datums- und Zeitwerte formatieren Sie als solche, andernfalls erhalten Sie eine Zahl statt der gewünschten Darstellung Datums- und Zeitwerte Mit Datum und Zeit rechnen bedingt, dass Sie die Begriffe «Datumswert» (Zahl) und «Zeitwert» (1 Tag = 1.0) erkennen. Der Tag hat 24 Stunden, eine Stunde hat also den Zeitwert 1/24 = Folgende Beispiele zeigen typische Anwendungen. Datumswert Formatieren Sie eine Zelle mit Datum als Zahl. Sie erhalten dann den zugehörigen Datumswert. In A2 steht ein Bezug zum Datum in A1. Die Zelle A2 wird als Zahl formatiert, die Zelle A1 als Datum. Der Datumswert entspricht dem Datum Datumsdifferenz Subtrahieren Sie einen Datumswert von einem anderen. Sie erhalten die Datumsdifferenz, welche als Zahl formatiert der Anzahl Tage zwischen den beiden Daten entspricht. Im Beispiel A2 A1 = 31 Tage Für kaufmännische Zwecke rechnen Sie jeden Monat mit 30 Tagen. In diesem Fall verwenden Sie die Funktion =TAGE360(B1;B2). Copyright Wings Lernmedien 85

19 Alter in Jahren Um das Alter zu ermitteln, verwenden Sie BRTEILJAHRE. Je nachdem, wie Sie die Zahl formatieren, haben Sie eine unterschiedliche Darstellung des Resultats. Formatiert als Standardzahl ohne Kommastelle Formatiert als Zahl mit 1 Kommastelle Formatiert als Bruchzahl auf halbe Jahre angezeigt Zahlungsdatum Eine Rechnung soll bis spätestens 30 Tage nach dem Rechnungsdatum bezahlt werden. Beispiel: Zahlungsdatum = Rechnungsdatum + 30 Präsenzzeit Ein Angestellter ist präsent, wenn er bei der Arbeit ist. Zahlen formatieren Vorangehende Nullen können ein- oder ausgeblendet werden. Wählen Sie dazu die passende Formatierung. h:mm hh:mm Zeit grösser als 24 h Die 24-h-Uhr beginnt um Mitternacht wieder bei 0:00. Wenn eine Wochenarbeitszeit gerechnet werden soll, formatieren Sie die Anzeige so, dass die Stundenzahl auch grössere Werte anzeigen kann. Im benutzerdefinierten Format ist der Stundenwert eingeklammert. Formatierung: [hh]:mm oder [h]:mm 86 Copyright Wings Lernmedien

20 Rechnen mit Stundensatz Eine Person notiert geleistete Arbeitszeit in einer Stundentabelle. Der Stundenansatz ist bekannt. Welcher Betrag wird ausbezahlt? Im vorhergehenden Beispiel beträgt die Arbeitszeit total 41:45 Stunden, also 41 Stunden und 45 Minuten. Excel rechnet nun mit dem Zeitwert , dies entspricht dem fachen eines 24-h-Tages. Zum Verrechnen brauchen Sie die Stundenzahl. h-zahl = * 24 = 41:45 Bei der Berechnung eines Stundenlohns multiplizieren Sie das Produkt deshalb noch mit 24. Achten Sie zudem auf die korrekte Formatierung. Übung 4.11 A Datum und Zeit Lernziel Sie können mit Datums- und Zeitwerten rechnen und geeignete Funktionen anwenden. Öffnen Sie die Arbeitsmappe DatumZeit.xlsx und aktivieren Sie das Tabellenblatt Meteo. Folgen Sie den Anweisungen in der Arbeitsmappe. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 10 Minuten Copyright Wings Lernmedien 87