Excel 2007 Leicht gemacht. Leseprobe. Heini Gächter. Wings Software Developments Tel

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1 Excel 2007 Leicht gemacht Heini Gächter Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autor 2007 A Heini Gächter Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Excel leicht gemacht mit Excel 2007 Inhalt Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel Grundlagen der Tabellenkalkulation Die Bedeutung der Tabellenkalkulation Schwerpunkte der Tabellenkalkulation Die Philosophie von Excel Erste Schritte mit Excel Excel Starten und beenden Das Excel-Fenster Funktionsleisten Eine Arbeitsmappe öffnen und schliessen Eine neue Arbeitsmappe erstellen Speichern Excel-Hilfe Übung: Excel-Desktop Übung: Excel-Grundlagen Arbeitsmappen Aufbau der Arbeitsmappen Register Übung: Arbeitsmappen Tastatur und Maus Tastatur-Layout Mehrfachbelegung von Tasten Tastenkombinationen Maus-Manipulationen Übung: Tastatur und Maus 18 2 Start Tabellen erstellen, gestalten Daten eingeben, ändern Rückgängig machen, Wiederherstellen In der Tabelle bewegen Navigieren mit Tasten Zellen markieren Übung: Navigieren, Daten eingeben Kopieren und verschieben Mauszeiger und Methoden Übung: Kopieren/Verschieben Zellen formatieren Zeichen formatieren Ausrichtung Formatierung von Zahlen Formatvorlagen Formate übertragen Übung: Zellen formatieren Übung: Formate übertragen Zellen, Zeilen und Spalten Repetitionsfragen 38

4 Inhalt Excel leicht gemacht mit Excel Drucken 39 4 Formeln und Funktionen Rechnen mit Excel Rechnen mit Konstanten Rechnen mit Bezügen AutoSumme Formeln einfügen Bezüge zeigen Ausfüllen Übung: Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen Übung: Mausmanipulationen und Reihen Absolute und relative Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Gemischte Bezüge Übung: Stundenabrechnung Übung: Umsätze der «Montana Trekking» Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Übung: Umsatzauswertung Übung: Bereichsauswertung Rechnen mit Datum und Zeit Mit Datum rechnen Mit Zeit rechnen Datums- und Zeitwerte Übung: Alter Übung: Stundenabrechnung Anzeigeprobleme und Fehler Rechnen im Büroalltag Anteil Zinsberechnung Rabatt und Mehrwertsteuer Übung: Anteile Übung: Rechnung 66 5 Datentabellen Aufbau einer Datentabelle Sortieren und Filtern Übung: Adressliste Übung: Liste auswerten Übung: Rangliste 70 6 Seitenlayout Seite einrichten Übung: Tabellenblatt einrichten Ansicht Arbeitsmappen-Ansicht Übung: Ansichten 74

5 Excel leicht gemacht mit Excel 2007 Inhalt 7 Diagramme einfügen Ein Diagramm erstellen Diagramm-Elemente Diagramm-Entwurf Umgang mit Diagrammen Diagramm-Layout Säulen- und Balkendiagramm Anwendungen Übung: Umsatzverlauf Kreisdiagramm Anwendungen Übung: Energieverbrauch Liniendiagramm Anwendungen Übung: Lebenserwartung 84 Index

6 Excel leicht gemacht mit Excel Formeln und Funktionen 4.1 Rechnen mit Excel Excel ist ein Kalkulationsprogramm. Der Umgang mit Excel bedingt gute, mathematische Grundlagen und Grundkenntnisse der Algebra. Der Umfang an Funktionen, die zur Verfügung stehen, ist enorm. Standard-Anwender/innen verwenden davon aber nur einen kleinen Satz von etwa 10 bis 15 Funktionen. Beim Rechnen unterscheiden Sie zwischen reinen Formeln, welche Sie immer selber problemspezifisch erstellen, und den Funktionen, die Excel zur Verfügung stellt Rechnen mit Konstanten Excel Taschenrechner Formel in A1 Bearbeitungszeile Resultat, Anzeige = 12.5 Eingabe Resultat Anzeige im Display Formel in A1 Bearbeitungszeile Resultat, Anzeige x 50 = 1.75 Eingabe Resultat Anzeige im Display Rechnen mit Bezügen Rechenvorgänge sind meistens problemspezifisch und das Muster ist fest vorgegeben. Die Werte, mit denen gerechnet wird, sind aber variabel (Beispiele: Steuerformular, Rechnungsformular, Budget, Krankenkassenmodell, Produktkostenrechnung). Deshalb ist das Rechnen mit Variablen (in Excel Bezüge) viel effizienter und universell anwendbar. Bezüge sind Zellenadressen. In den Zellen stehen austauschbare Werte (Variable). Excel Lohnberechnung mit Bezügen Algebra G = 5'635 B = 1'650 A = 1'020 Variable Variable Nettolohn = G + B A Lohnberechnung mit Variablen

7 42 Excel leicht gemacht mit Excel 2007 > Bezüge Zellenbezüge A1; C12; Z256; ZA1024 Bereichsbezüge A1:A20 D7:F35 Schreibweise: Spalte Zeile C12 Zeile Spalte für Berechnungen mit einzelnen Zellen für Berechnungen in Funktionen wie SUMME, MITTELWERT, ANZAHL > Operatoren Operatoren bestimmen, wie mit den Operanden gerechnet wird. Operator Zeichen Operation Beispiel Resultat + Plus Addition = Minus Subtraktion = * Mal Multiplikation =2.5*4 10 / Durch Division =12/3 4 ^ Hoch Potenz =10^2 100 > Grösser Logisch =5>3 WAHR < Kleiner Logisch =4<5 WAHR =4<3.99 FALSCH = Gleich Logisch =A=B FALSCH =5=5 WAHR >= Grösser gleich Logisch =3>=3 WAHR =3>=3.1 FALSCH <= Kleiner gleich Logisch =3<=2.9 FALSCH =2.9<=2.91 WAHR AutoSumme Praktisch in jeder Tabelle wird irgendwo summiert, also fortgesetzt addiert. Markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich und klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf das Symbol AutoSumme. Unter dem markierten Bereich wird die Funktion SUMME eingetragen, welche die Summe des Bereiches bildet. Mehr über Funktionen erfahren Sie im Kapitel 4.4.

8 Excel leicht gemacht mit Excel Formeln einfügen Formeln dienen zur Berechnung und zum Auswerten von Zellen- oder Bereichsinhalten. Sie bestehen aus Bezügen und Operatoren, können aber auch Funktionen enthalten. Eine Formel beginnt immer mit «=» (Gleich). Die notwendigen Bezüge sollten Sie nicht eingeben, sondern mit Mausklick zeigen. Die Fehlerquote sinkt dabei und Sie brauchen sich über die Schreibweise der Bezüge keine Gedanken zu machen Bezüge zeigen Vorgänge Formel eingeben A1 und B1 sollen in C1 addiert werden. Abbrechen Eingabe Bearbeitungszeile 1 = eingeben 2 auf A1 klicken 3 + eingeben 4 auf B1 klicken mit <Return> abschliessen Bereichsbezüge zeigen Bei verschiedenen Funktionen wie SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT müssen Sie einen Bereichsbezug zeigen. 1. Klicken Sie z. B. auf das Symbol. 2. Ziehen Sie mit der Maus über den Bereich, um die Summe zu berechnen.

9 44 Excel leicht gemacht mit Excel Ausfüllen Diese Option wird sehr häufig verwendet. Der Charakter einer Formel oder einer Reihe wird über einen ganzen Bereich kopiert. Tabellenbereiche werden auf diese Weise sehr effizient ausgefüllt. Sie können dazu die Gruppe Bearbeiten, Füllbereich verwenden, am einfachsten geht es aber mit Mausziehen. Vorgänge Mit Formel ausfüllen Ziehen Sie mit der Maus am Eckfeld einer Zelle. Die Formel wird in den Bereich kopiert. Beispiel: Nach unten oder nach rechts ausfüllen. Mehr über das Formelausfüllen erfahren Sie im Kapitel =B3*C3 =B4*C4 Eckfeld =C3*D3 Datenreihen ausfüllen Datenreihen (Datum, Wochentag) sind in den Excel-Optionen definiert. Dort können Sie auch eigene Reihen definieren. Geben Sie einfach Werte ein und trennen Sie diese mit <Return>. 1. Geben Sie den ersten Wert ein, z. B. «Montag». 2. Ziehen Sie am Eckfeld über den Ausfüll-Bereich. Zahlenreihe ausfüllen 1. Geben Sie die ersten 2 Werte einer Reihe ein und markieren Sie beide Zellen. 2. Ziehen Sie am Eckfeld über den auszufüllenden Bereich.

10 Excel leicht gemacht mit Excel Übung: Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen > Wir üben zunächst grundlegende Formeleingaben und wenden das Formelausfüllen in einer Abrechnung an. Schwierigkeitsgrad: mittel > Öffnen Sie die Arbeitsmappe Grundlagen.xlsx und wechseln Sie zum Register Editieren. > Geben Sie im Bereich B15:B17 Formeln ein, wie in A15:A17 angegeben. Sind die Resultate plausibel? > Öffnen Sie das Register Abrechnung. > Geben Sie die Anzahl verkaufter Artikel ein. > Berechnen Sie in D2 den Nettopreis so: Nettopreis = Preis*0.9 und füllen Sie die Formel nach unten aus. > Berechnen Sie in E2 den Betrag so: Betrag = Anzahl*Nettopreis und füllen Sie die Formel nach unten aus. > In E8 (Total) summieren Sie die Spalte E. Gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie auf das Symbol AutoSumme 2. Der Bereich E2:E7 wird umrandet, falls nicht, überstreichen Sie ihn mit der Maus. 3. Beenden Sie den Vorgang mit <Return>. > Formatieren Sie die Tabelle gemäss Muster. > Ändern Sie: Anzahl Wein 22, Preis Cola Wie gross ist der Totalbetrag? (1'021.05) > Speichern Sie die Arbeitsmappe in Ihren Übungsordner. Notizen

11 46 Excel leicht gemacht mit Excel Übung: Mausmanipulationen und Reihen > Sie repetieren einige Begriffe zum Kopieren/Verschieben und füllen Bereiche mit Datenreihen aus. Schwierigkeitsgrad: mittel > Öffnen Sie die Arbeitsmappe Grundlagen.xlsx und wechseln Sie zum Register Mausmanipulationen. > Arbeiten Sie die fünf Begriffe durch: 1. Markieren 2. Verschieben 3. Kopieren 4. Formel ausfüllen 5. Datenreihe ausfüllen. > In der Spalte H können Sie eine beliebige, eigene Reihe kreieren. Öffnen Sie dazu die Excel-Optionen unter Häufig verwendet, Benutzerdefinierte Listen Übungs Auszug > Speichern Sie die Arbeitsmappe in Ihren Übungsordner. Notizen 4.3 Absolute und relative Bezüge Beim Ausfüllen mit Formeln oder Formelkopieren müssen Sie unterscheiden zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Relative Bezüge passen sich beim Kopieren an, absolute bleiben fest. Dieses Verhalten macht erst das effiziente Formelausfüllen möglich. Bezüge, die Sie mit Mausklick eintragen wie A7, C12 usw. sind relativ, sie passen sich in der Kopier- oder Ausfüllrichtung an. Durch das Einfügen des Dollarzeichens $ können Sie die Spalte oder die Zeile oder beide fixieren. > Beispiele verschiedener Bezüge = A25 = $A$7 = $A25 = C$1 relativer Bezug Spalte und Zeile passen sich an absoluter Bezug Spalte und Zeile fixiert gemischter Bezug Spalte fixiert, Zeile passt sich an gemischter Bezug Spalte passt sich an, Zeile fixiert

12 Excel leicht gemacht mit Excel Relative Bezüge > Beispiele: Umsätze berechnen aus Stückpreis und Stückzahl. Beim Ausfüllen nach unten müssen sich die Zeilennummern anpassen. Relative Bezüge passen sich an. Umsatz = Preis*Stück Formeln in D: =B2*C2 =B3*C3 =B4*C4 =B5*C5 relative Bezüge Die Zeilennummern passen sich an Tageslohn berechnen aus Stunden (h) und Stundensatz (h-satz). Beim Ausfüllen nach rechts müssen sich die Spalten anpassen. Relative Bezüge passen sich an. h Satz Lohn = h*50 Formeln in Zeile 9: =B8*50 =C8*50 =D8*50 =E8*50 =F8*50 relative Bezüge, die Spalten passen sich an Konstante Absolute Bezüge > Beispiel: Tageslohn berechnen aus Stunden und Stundensatz. Der h-satz muss variabel sein, also wird er separat in eine Zelle gesetzt. Beim Formelausfüllen nach rechts muss sich zwar der Bezug zu den Stunden anpassen, aber der h-satz bleibt am selben Ort, in der Zelle G2. Deshalb muss dieser Bezug absolut sein, er wird mit den $-Zeichen fixiert. Formeln in Zeile 3 relative Bezüge, die Spalten passen sich an absoluter Bezug bleibt immer gleich (fixiert) h Satz Tipp: Wenn Sie nach der Eingabe eines Bezuges <F4> drücken, wird der Bezug absolut. Die Dollarzeichen werden automatisch eingesetzt.