Tabellenkalkulation x SIZ Modul SU4 mit Excel 2016 x x x

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1 Tabellenkalkulation SIZ Modul SU4 mit Excel 2016

2 Tabellenkalkulation SIZ Modul SU4 mit Excel 2016 Andrea Staffelbach Heini Gächter Leseprobe Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2017 A Autoren: Andrea Staffelbach, Heini Gächter Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2017 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel Modul SU4 «Tabellenkalkulation» Handlungsziele, Handlungskompetenzen 3 2 Grundlagen der Tabellenkalkulation Excel starten und beenden Das Excel-Fenster Funktionsleisten Eigenschaften der Excel-Oberfläche Kontextmenü Excel Hilfe Arbeitsmappen Neue Arbeitsmappe erstellen Aufbau der Arbeitmappen Register Elektronisches Rechenblatt Tabellenelemente Speichern Drucken 19 Übung 2.8 A Excel-Grundlagen 21 Übung 2.8 B Arbeitsmappe 22 Übung 2.8 C Zahlen und Text eingeben 22 3 Start Tabellen bearbeiten Daten erfassen, ändern und löschen Rückgängig machen, Wiederherstellen Navigieren in der Tabelle Zellen, Zeilen und Spalten markieren 26 Übung 3.2 A Navigieren in Tabellen Zellen, Zeilen, Spalten Mauszeiger 30 Übung 3.5 A Zeilen und Spalten Die Zwischenablage Auschneiden, Kopieren und Einfügeoptionen 31 Übung 3.7 A Kopieren/Verschieben Suchen Zellen formatieren Schriftart Ausrichtung Zahlen formatieren Formatierung übertragen 41 Übung 3.10 A Daten eingeben 42 Übung 3.10 B Zellen und Zahlen formatieren 43 Copyright Wings Lernmedien

5 4 Formeln und Funktionen Rechnen mit Excel Rechnen mit Bezügen Klammer-Regeln Formeln einfügen Ausfüllen 48 Übung 4.2 A Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Gemischte Bezüge Übersicht über die Bezüge Einfache Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Argumente in Auswertfunktionen ZÄHLENWENN, SUMMEWENN 58 Übung 4.5 A Bezüge 59 Übung 4.5 B Funktionen 59 Übung 4.5 C Arbeitsmappen Rechnen mit Daum und Zeit Mit Datum rechnen Mit Zeit rechnen Datums- und Zeitwerte 63 Übung 4.7 A Datum und Zeit 64 5 Datentabellen Aufbau einer Datentabelle Datentabelle definieren Sortieren und Filtern 67 Übung 5.4 A Sortieren und Filtern 69 6 Seitenlayout Seite einrichten An Format anpassen Blattoptionen Anordnen 76 Übung 6.3 A Seitenlayout 76 7 Ansicht Arbeitsmappenansicht Fenster fixieren 79 Übung 7.3 A Ansichten 80

6 8 Diagramme Ein Diagramm erstellen Diagrammelemente Auswahl eines Diagrammelements Diagrammentwurf Typ und Layout Diagrammelemente einfügen Umgang mit Diagrammen Diagramm formatieren Beschriftungen Füllungen, Linien, Achsen Säulen- und Balkendiagramme Säulendiagramm Balkendiagramm 93 Übung 8.6 A Säulen- und Balkendiagramm Kreis- und Ringdiagramm Datenbeschriftung bei Kreis- und Ringdiagrammen 94 Übung 8.8 A Übungstitel Linien-, Punkt- und Flächendiagramm Liniendiagramm Punktdiagramm 97 Übung 8.10 A Liniendiagramm 98 Übung 8.10 B Punktdiagramm 98 9 Aufgaben Tabellen, Zellen und Zahlen formatieren Formeln und Funktionen Tabellen filtern und sortieren Diagramme 101 Index 103 Copyright Wings Lernmedien

7 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Nach der Behandlung neuer Lernziele folgt jeweils eine geeignete Übung. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Am Ende des Lehrmittels finden Sie zu den einzelnen Kapiteln komplexere Aufgaben. Je nach Einstellungen und Stand der automatischen Windows- und Office-Updates kann das Aussehen und/oder die Bezeichnung der Fenster, der Symbole und auch der Schaltflächen in Excel 2016 gegebenenfalls von den Abbildungen und Erläuterungen in dieser Unterlage abweichen. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Modul SU4 «Tabellenkalkulation» Handlungsziele, Handlungskompetenzen 3 Copyright Wings Lernmedien 1

8 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe etc. Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich c gedrückt. Befehle, Kontextmenü- Befehle Start, Schriftart, Schriftfarbe Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Übungsdateien Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. 1 Gehen Sie auf folgende Website: 2 Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 1.2 Modul SU4 «Tabellenkalkulation» Das vorliegende Lehrmittel ist auf das Modul SU4 abgestimmt. Es dient zur Erarbeitung dessen Handlungsziele und des dazu nötigen Fachwissens. Dieses Modul ist für die Ausbildung zum ICT Smart-User SIZ konzipiert. Zielpublikum Auszubildende an kaufmännischen und technisch/industriellen Berufsfachschulen, an Handelsschulen und Weiterbildungsinstituten Personen, die im privaten Bereich mit einem PC arbeiten und ihre Kenntnisse im IT- Bereich erweitern möchten Richtziele Berechnungen in einem Tabellenkalkulationsprogramm durchführen Daten und Werte in Tabellen aufbereiten, zweckmässig darstellen, Angaben herausfiltern, Auszüge erstellen Zahlenmaterial aufbereiten und graphisch darstellen (Diagramme) 2 Copyright Wings Lernmedien

9 1.2.1 Handlungsziele, Handlungskompetenzen Mit Tabellen arbeiten Arbeitsmappen und Tabellenblätter erstellen, öffnen und speichern, Zeilen, Spalten, Zellen und Zellbereiche markieren, ausschneiden, kopieren, einfügen, verschieben und löschen, Formeln kopieren und Datenreihen erstellen, Texte und Werte suchen Tabellen in geeigneter Form darstellen, Zeilen, Spalten und Zellen formatieren, Zahlenformate anwenden, Zeilen, Spalten und Zellen einfügen oder löschen Werte berechnen, Funktionen verwenden, mit Zellen arbeiten Grundrechenoperationen inkl. Klammern einsetzen, wichtige Funktionen wie SUMME, MITTELWERT, MIN, MAX, ANZAHL, ANZAHL2, HEUTE, JETZT, ZÄHLENWENN anwenden, mit Datums- und Zeitfunktionen eine Zeitspanne berechnen Zellinhalte kopieren, ausschneiden, einfügen, verschieben oder löschen, Zellinhalte verknüpfen mit relativen und absoluten Zellbezügen arbeiten Daten auswerten Datenlisten sortieren, Daten mit Autofilter filtern einfache Diagramme erstellen (Linien, Säulen, Balken, Kreis) Copyright Wings Lernmedien 3

10 Excel ist ein Kalkulationsprogramm. Der Umgang mit Excel setzt gute mathematische Grundlagen und Grundkenntnisse der Algebra voraus. Der Umfang an Funktionen, die zur Verfügung stehen, ist enorm. Standardanwender verwenden davon nur eine kleine Anzahl von etwa 10 bis 15 Funktionen. Beim Rechnen unterscheiden Sie zwischen Formeln und Funktionen, die Excel zur Verfügung stellt. 4 Formeln und Funktionen 4.1 Rechnen mit Excel Rechnen mit Bezügen Klammer-Regeln Formeln einfügen Ausfüllen 48 Übung 4.2 A Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Gemischte Bezüge Übersicht über die Bezüge Einfache Funktionen verwenden Funktion einfügen Häufig verwendete Funktionen Argumente in Auswertfunktionen ZÄHLENWENN, SUMMEWENN 58 Übung 4.5 A Bezüge 59 Übung 4.5 B Funktionen 59 Übung 4.5 C Arbeitsmappen Rechnen mit Daum und Zeit Mit Datum rechnen Mit Zeit rechnen Datums- und Zeitwerte 63 Übung 4.7 A Datum und Zeit 64 Copyright Wings Lernmedien 45

11 4.1 Rechnen mit Excel Lernziele: Mit Hilfe von Formeln Berechnungen durchführen Grundrechenoperationen einsetzen Sie rechnen mit Bezügen und Konstanten. Für die Formeln verwenden Sie die Operationszeichen Rechnen mit Bezügen Bezüge Bezüge sind Zellenadressen, die mit den Variablen der Algebra vergleichbar sind. Dabei symbolisieren die Buchstaben die Spalten und die Zahlen die Zeilen. Operatoren Für Berechnungen brauchen Sie zudem verschiedene Zeichen. Operator Zeichen Operation Beispiel Resultat + Plus Addition = Minus Subtraktion =6 2 4 * Mal Multiplikation =2.5*4 10 / Geteilt Division =12/3 4 Bereichsbezüge Bereichsbezüge betreffen mehrere Zeilen und Spalten. Hier wurde für die Berechnung des Zwischentotals in B5 die Summe der Zahlen von B2 bis B4 (B2:B5) berechnet. 46 Copyright Wings Lernmedien

12 Einzelne Zeilen Mehrere einzelne Zellen werden mit Semikolon abgetrennt. Dies kommt z. B. bei der Berechnung des Totals aus verschiedenen Teilsummen vor Klammer-Regeln Regel 1: Klammern werden zuerst berechnet. Regel 2: Punkt vor Strich bedeutet in Excel * und / werden vor + und berechnet. Beispiel Mehrere verschiedene Früchte werden an drei Kinder verteilt. Konkret: Es hat 10 Äpfel und 2 Bananen. Wie viele Früchte erhält jedes Kind? Rechnung: (10 + 2) / 3 = 4 Früchte In Excel: Formeln einfügen Formeln dienen zur Berechnung und zum Auswerten von Zellen- oder Bereichsinhalten. Sie bestehen aus Bezügen und Operatoren, können aber auch Funktionen enthalten. Eine Formel beginnt immer mit = (Gleich). Die notwendigen Bezüge sollten Sie mit Mausklick übernehmen, damit die Fehlerquote sinkt. Formel eingeben A1 und B1 sollen in C1 addiert werden. Gehen Sie folgendermassen vor: 1 Klicken Sie auf C1, denn dort soll die Formel eingegeben werden. 2 Geben Sie das Gleichzeichen ein. Copyright Wings Lernmedien 47

13 3 Klicken Sie auf A1. 4 Geben Sie ein Plus ein ohne vorher erneut in die Zelle C1 zu klicken. 5 Klicken Sie auf B1 und schliessen Sie mit <Enter> ab. Bereichsbezüge zeigen Bei verschiedenen Funktionen wie SUMME, ANZAHL oder MITTELWERT zeigen Sie einen Bereichsbezug. Bereichsbezug bedeutet: Zellen von bis, z. B. A1:A4. 1 Klicken Sie auf das Symbol Autosumme. 2 Ziehen Sie den Mauszeiger über den Bereich, um die Summe zu berechnen Ausfüllen Lernziel: Datenreihen erstellen Mit Formel ausfüllen Das automatische Ausfüllen wird häufig verwendet. Der Charakter einer Formel oder einer Reihe wird über einen ganzen Bereich kopiert. Tabellenbereiche werden auf diese Weise effizient ausgefüllt. Am einfachsten geht dies mit Ziehen der Maus oder mit Doppelklick auf das Eckfeld. Ziehen Sie mit der Maus am Eckfeld einer Zelle. Die Formel wird in den Bereich kopiert. Beispiel: Nach unten oder nach rechts ausfüllen. Mehr über das Formelausfüllen erfahren Sie im Kapitel Bezüge. 48 Copyright Wings Lernmedien

14 Mit Liste ausfüllen Listen (Datum, Wochentag) sind in den Excel-Optionen definiert. Dort können Sie auch eigene Reihen erstellen. Öffnen Sie Datei, Optionen, Erweitert, Allgemein, Benutzerdefinierte Listen bearbeiten. Geben Sie die Listenwerte ein und trennen Sie diese mit <Enter>. 1 Zum Anwenden geben Sie den ersten Wert ein, z. B. Montag oder Januar. 2 Ziehen Sie am Eckfeld über den Ausfüllbereich. Auto-Ausfülloptionen 1 Ziehen Sie am Ausfüllkästchen einer Zelle mit Inhalt über einen Bereich. Das Kästchen Auto-Ausfülloptionen erscheint. 2 Klicken Sie darauf und wählen Sie die Ausfüllfunktion Datenreihe ausfüllen. Zahlenreihe ausfüllen 1 Geben Sie die ersten zwei Werte einer Reihe ein und markieren Sie beide Zellen. 2 Ziehen Sie am Eckfeld über den auszufüllenden Bereich. Die Zahlenreihe wird gemäss der Markierung fortgesetzt. Spezielle Zahlenreihen 1 Geben Sie den Startwert in eine Zelle ein und öffnen Sie in der Gruppe Bearbeiten, Füllbereich das Dialogfeld Reihe. 2 Legen Sie den Reihentyp, die Ausfüllrichtung, die Schrittweite (Inkrement) und den Endwert fest. Copyright Wings Lernmedien 49

15 3 Klicken Sie auf OK. Übung 4.2 A Formeln eingeben, Bereiche ausfüllen Lernziel Sie üben die Eingabe von Formeln und wenden das Formelausfüllen an. Sie erkennen die Arbeitsweise mathematischer Grundoperationen. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 30 Minuten Sie werden vertraut mit mathematischen Begriffen und Bezügen und gewinnen Erfahrung mit dem effizienten Ausfüllen von Bereichen mit Formeln, Reihen und Listen. Zunächst üben wir grundlegende Formeleingaben und wenden das Formelausfüllen in einer Abrechnung an. a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Ausfuellen.xlsx. Sie befinden sich im Tabellenblatt Editieren. Die Arbeitsanweisungen finden Sie direkt bei den Übungen in Excel. b) Anschliessend wechseln Sie zum Tabellenblatt Abrechnung. Folgen Sie ebenfalls den Anweisungen in Excel. c) Fahren Sie dann gleich weiter in den Tabellenblättern Mausmanipulationen und Mathematik. 50 Copyright Wings Lernmedien

16 d) Speichern und schliessen Sie die Arbeitsmappe. Weitere Übungen finden Sie in der Datei Rechnen.xlsx. a) Öffnen Sie die Datei Rechnen.xlsx. b) Geben Sie in den gelben Feldern Ihre Berechnungen ein. c) Arbeiten Sie die folgenden Tabellenblätter durch: Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division, Kettenrechnen. d) Speichern und schliessen Sie die Datei. 4.3 Bezüge Lernziel: Zellinhalte miteinander verknüpfen Beim Ausfüllen mit Formeln oder Formelkopieren unterscheiden Sie zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Relative Bezüge passen sich beim Kopieren an, absolute bleiben fest. Dieses Verhalten macht das effiziente Formelausfüllen aus. Bezüge, die Sie mit Mausklick eintragen, wie A7, C12 usw. sind relativ, sie passen sich in der Kopier- und Ausfüllrichtung an. Durch das Einfügen des Dollarzeichens können Sie die Spalte, die Zeile oder auch beide fixieren, so dass sich der Bezug beim Kopieren nicht ändert. Diese Bezüge sind absolut. Sie werden für Zellen verwendet, in denen eine feste Grösse steht, wie Zinssatz, Mehrwertsteuersatz, Rabattsatz, Franchise etc. Beipiele verschiedener Bezüge =A5 relativer Bezug Spalte und Zeile passen sich an. =$A$5 absoluter Bezug Spalte und Zeile sind fixiert. =$A5 gemischter Bezug Die Spalte ist fixiert, die Zeile passt sich an. =A$5 gemischter Bezug Die Zeile ist fixiert, die Spalte passt sich an Relative Bezüge Beispiele Sie berechnen Umsätze aus Stückpreis und Stückzahl. Beim Ausfüllen nach unten sollen sich die Zeilennummern anpassen, deshalb verwenden Sie relative Bezüge. Relative Bezüge, die Zeilennummern passen sich an. Copyright Wings Lernmedien 51

17 4.4.1 Funktion einfügen Auto-Funktionen verwenden Mit AutoSumme lassen sich ein paar gängige Funktionen zur Bereichsauswertung sehr einfach einfügen. 1 In der Auswertezelle klicken Sie auf das Pfeilsymbol von AutoSumme. Nun wählen Sie die gewünschte AutoFunktion, z. B. SUMME. 2 Wenn die angrenzenden Zellen keine Lücken enthalten, erkennt Excel den Bereich und markiert diesen mit einer (gestrichelten) Umrandung. Falls nötig, ändern Sie den richtigen Bereich. 3 Drücken Sie <Enter>. Die Funktion wird eingetragen und der berechnete Wert angezeigt. AutoFunktionen werten einen Bereich aus: SUMME Addiert den Bereich MITTELWERT Durchschnitt des Bereichs ANZAHL Anzahl Zellen, welche rechenbare Werte enthalten MAX Maximalwert im Bereich MIN Minimalwert im Bereich Weitere Funktionen Startet den Funktions-Assistenten Schnellanalyse Wenn Sie mehrere Zellen markieren, erscheint das Symbol Schnellanalyse. Damit können Sie nach einer Autovorschau schnell die passende Funktion einfügen. Neben Ergebnissen sind auch andere nützliche Tools anwendbar. Funktionsassistent verwenden Im Beispiel Runden wird die Arbeitsweise des Funktionsassistenten gezeigt. In Zelle B1 soll der Wert aus A1 gerundet werden. 1 Klicken Sie auf Funktion einfügen oder auf das Symbol in der Bearbeitungszeile. 54 Copyright Wings Lernmedien

18 A Geben Sie runden ein, klicken Sie auf OK. B Wählen Sie die Kategorie, z. B. Zuletzt verwendet oder Alle. C Suchen Sie eine passende Funktion aus der Liste. D Sie erhalten eine detaillierte Beschreibung zur Funktion und Beispiele zur Anwendung. Studieren Sie die Anweisungen nach Bedarf. E Klicken Sie dann auf OK, um mit den Argumenten weiterzufahren. Argumente sind Elemente, welche die Funktion benötigt, wie Zahl, Anzahl Stellen. Argumente werden in Excel mit ; (Semikolon) abgetrennt. Sie gelangen nun zum Fenster Funktionsargumente, welches die Eingabe der Argumente verlangt. F Klicken Sie auf die Zeile, deren Wert gerundet werden soll (Argument Zahl). Beachten Sie die Beschreibung der angewählten Argumente. G Geben Sie die Anzahl Stellen ein (Argument Anzahl_Stellen). Achten Sie auf die Vorschau Formelergebnis. 1 Stelle rundet auf Zehntel, 0 Stellen rundet auf Ganzzahl, -1 auf 10, z. B. 10 Franken etc. 2 Klicken Sie auf OK. Die Funktion wird eingefügt und der berechnete Wert in B1 angezeigt. Copyright Wings Lernmedien 55