Dossier: Recherchearchiv

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1 Dossier: Recherchearchiv Schaffen Sie sich Ihr Recherchearchiv Das Internet hat sich inzwischen zu einer der wichtigsten Recherchequellen in Unternehmen entwickelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich Ihr persönliches Recherchearchiv anlegen. Bei der Anlage eines persönlichen Archivs haben Sie die Wahl zwischen der klassischen papierhaften Form oder der moderneren elektronischen Variante. Welche Form sich für Sie am besten eignet, ist unter anderem auch von den Gewohnheiten Ihres Chefs abhängig: Ist dieser häufig mit Bahn oder Flugzeug unterwegs, bietet sich das Papier an. Es ist transportabel und unabhängig von Netzzugängen oder Strom. Ein digitales Archiv bietet den Vorteil, dass Sie die Inhalte leichter mit anderen teilen können. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per Bestellung per Fax: 089/ Beschäftigen Sie sich mit beiden Varianten Die Präsentation von Informationen in einem Onlinemedium funktioniert anders als beim klassischen Druck. Es wird mit anderen Größen und Maßstäben 1

2 gerechnet. Wer eine oder mehrere Internetseiten ausdrucken will, stößt daher oftmals vor die immer gleichen Probleme. Die meisten Betreiber von Internetseiten haben dies inzwischen erkannt und bieten deshalb eine spezielle Druckansicht der Artikel und Inhalt an. Stoßen Sie auf einen interessanten Beitrag, suchen Sie zunächst nach einem Link, der auf Druckansicht oder Druck lauten kann. PRAXIS-TIPP: Oftmals wird dieser erst am Ende der Bildschirmseite platziert oder ist in Form eines kleinen Symbols zu sehen Üblicherweise öffnet sich nach der Auswahl ein zusätzliches Browserfenster, das nun lediglich den Text darstellt und auf Werbebanner sowie andere Elemente des Bildschirms verzichtet. Zusätzlich wird oftmals bereits der Druck- Dialog des Browsers gestartet. Wählen Sie gezielt aus Um Fehlausdrucke zu vermeiden, nutzen Sie im Internet Explorer am besten die Druckvorschau, die Sie über den gleichnamigen Befehl im Menü Datei erreichen ( Abb. 1). Häufig stoßen Sie bereits hier auf ein klassisches Problem: Der rechte Bereich der Seite wird abgeschnitten. Um dies zu korrigieren, rufen Sie die Seiteneinstellungen auf. Dazu klicken Sie entweder in der Druckvorschau auf das kleine Symbol eines Zahnrads oder nutzen den Befehl Seite einrichten aus dem Menü Datei des Browsers ( Abb. 2). Stellen Sie dort das Papierformat auf Querformat um. Nun sollte das Problem bereits behoben sein, wovon Sie sich mit einem erneuten Aufruf der Druckvorschau überzeugen können. Passt die Seite immer noch nicht, 2

3 verkleinern Sie den rechten Rand über die Seiteneinstellungen. Benennen Sie jedes Dokument In dem Dialog haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, eine individuelle Kopfund Fußzeile für den Ausdruck zu gestalten. Der Internet Explorer arbeitet hier mit Steuercodes. Es steht Ihnen aber auch völlig frei, eigene Formulierungen zu verwenden. Um zu erfahren, welche Steuercodes welche Funktionen auslösen, gibt es eine kleine Ausfüllhilfe. Um sich diese anzeigen zu lassen, klicken Sie einmal auf das Symbol eines Fragezeichens im Fensterrahmen und anschließend in die Kopf- oder Fußzeile. Ihnen werden dann alle Abkürzungen angezeigt. PRAXIS-TIPP: Sie wollen nur eine wichtige Passage ausdrucken? Markieren Sie mit der Maus zunächst den gewünschten Text auf der Bildschirmseite. Rufen Sie dann über Datei/Drucken den Druckdialog auf. Aktivieren Sie dort den Eintrag Markierung und verlassen Sie den Dialog mit einem Druck auf OK ( Abb. 3). Bedenken Sie die Vor- und Nachteile Wenn Sie Ihr Archiv elektronisch organisieren wollen, haben Sie im Internet die Wahl zwischen verschiedenen Anbietern. Ein Nachteil dieser Serviceangebote darf nicht unerwähnt bleiben: Da die Angebote kostenlos sind, besteht keine Garantie dafür, dass Sie auf unbeschränkte Zeit auf die gespeicherten Dokumente zugreifen können. Der größte Vorteile der Angebote besteht hingegen darin, dass Sie Ihr Archiv 3

4 ganz einfach mit Kollegen teilen können. Machen Sie's sich einfach Eine der pfiffigsten Lösungen ist das System von Clipmarks ( Hier können Sie sich eine Erweiterung für Ihren Browser herunterladen, mit dem die Archivierung mehr als einfach ist. So geht s 1. Eröffnen Sie zunächst ein kostenloses Benutzerkonto bei Clipmarks. Die englischsprachige Anleitung, die aber leicht verständlich ist, finden Sie auf den Seiten des Anbieters. 2. Laden Sie sich dann die Erweiterung (PlugIn) für den von Ihnen eingesetzten Browser herunter. 3. Stoßen Sie nun während des Surfens auf einen interessanten Artikel, klicken Sie auf das kleine Symbol einer Büroklammer in der zusätzlichen Menüleiste innerhalb des Browsers. 4. Auf der Seite wird nun ein gelber Rahmen sichtbar. Das System ist sehr intelligent gelöst, und erkennt selbstständig Textblöcke auf den Seiten. Durch Bewegen der Maus verkleinern oder vergrößern Sie die Markierung. 5. Entspricht der gewählte Ausschnitt Ihren Vorstellungen, klicken Sie einmal mit der linken Maustaste ( Abb. 4). 6. Die Software blendet Ihnen nun eine kleine Aktionsleiste ein, über die Sie entscheiden, was Sie mit dem Dokument tun wollen. So können Sie es speichern, drucken oder auch per versenden. 7. Angenommen, Sie entscheiden sich für "save it", dann können Sie im nachfolgenden Dialog einen Titel für den Baustein vergeben: Innerhalb 4

5 des Feldes "Tags" tragen Sie eines oder mehrere Schlagwörter ein, über die Sie später leichter in einem umfangreichen Archiv gesuchte Dokumente auffinden ( Abb. 5). 8. Entspricht alles Ihren Vorstellungen, verlassen Sie den Dialog mit einem Druck auf "Save". 9. Der Artikel wandert nun in Ihr Archiv. So lassen Sie andere teilhaben Sie können jederzeit auf Ihre gespeicherten Elemente zugreifen. Dazu klicken Sie einmal auf den kleinen Pfeil neben dem Büroklammersymbol und entscheiden sich dann für "My Topics". Da Ihr Archiv über eine URL zugänglich ist, die Sie Kollegen oder Ihrem Chef mitteilen können, profitieren diese von Ihrer Recherchearbeit. Ist das Element wichtig, können Sie es wie bereits gezeigt auch per weiterleiten ( Abb. 6). (Abb. 1:) Die Druckvorschau des Internet Explorers (hier in der Version 7) 5

6 (Abb. 2:) Richten Sie die Seite nach Ihren individuellen Wünschen ein. (Abb. 3:) Benötigen Sie nur eine bestimmte Passage von einer Seite, wählen Sie im Druckdialog den Eintrag Markierung. 6

7 (Abb. 4:) Die markierte Passage ist nun dazu bereit, ins Archiv zu wandern. (Abb. 5:) Vergeben Sie Schlagwörter und einen individuellen Titel, bevor das Dokument in das Archiv wandert. 7

8 (Abb. 6:) Über eine eigene URL ist Ihr Archiv jederzeit für andere einsehbar. So wird das Teilen von Dokumenten ganz leicht. Besuchen Sie uns im Internet unter: 8