Gemeindefinanzstatistik Kanton Luzern unter HRM2 Bedienungsanleitung zum LUSTAT-Erhebungstool für die Gemeinden

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1 Gemeindefinanzstatistik Kanton Luzern unter HRM2 Bedienungsanleitung zum LUSTAT-Erhebungstool für die Gemeinden / V 1.0

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Der Erhebungsprozess im Überblick Allgemeines Rechtliche Grundlagen Auskunftspflicht Begriffe und Abkürzungen Technische Voraussetzungen Anmelden im Tool Zugang/Benutzerkonto Anmeldung Neues Passwort beantragen Übersicht über das Erhebungstool Übersicht über die Seite Gemeinde Prozessphasen Fristen Datenqualität Übersicht über das Budget/die Jahresrechnung Jahresrechnung/Budget importieren Export der Erhebung aus der Fibu-Software Import der Erhebung ins Erhebungstool Übersicht über die Erhebungsteile Mängel analysieren und beheben Fehler und Warnungen Mängelliste Konten bearbeiten Erhebung übermitteln und Zusammenfassung anzeigen Nachrichten empfangen und versenden Übersicht über das Modul Nachrichten Nachrichten verfassen Nachrichten lesen und beantworten Nachrichten archivieren Versionsliste Datum Version Kommentar Autor Zu Erhebungstool Version Raphael Vogel Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 2

3 1 Einleitung Mit der Einführung des Harmonisierten Rechnungslegungsmodells 2 (HRM2) wird in der Luzerner Gemeindefinanzstatistik zusätzlich zur Erhebung der Jahresrechnung das Budget erhoben. Beide Erhebungen finden jährlich statt. Mit der Umstellung von HRM auf HRM2 hat LUSTAT Statistik Luzern den Erhebungsprozess der Luzerner Gemeindefinanzstatistik komplett überarbeitet. Aus der Überarbeitung resultierte das LUSTAT- Erhebungstool zur Gemeindefinanzstatistik. Das Tool ermöglicht den Gemeinden webbasiert und sicher den unkomplizierten Import ihrer Budget- und Rechnungsdaten. Während des Datenimports findet eine automatische Datenkontrolle (Plausibilisierung) statt. Geprüft wird dabei beispielsweise die korrekte Struktur der Exportdatei aus der Fibu-Software der Gemeinden (d.h. die Struktur der XML-Datei). Geprüft wird auch die Beachtung des gesetzlich vorgeschriebenen kantonalen Kontenrahmens, welcher durch die Finanzaufsicht Gemeinden publiziert wird (Informationen zur Datenschnittstelle und zum aktuell gültigen Kontenrahmen finden Sie unter diesem Link). Die vorliegende Bedienungsanleitung leitet im Rahmen der Gemeindefinanzstatistik die Erhebung der Jahresrechnung bzw. des Budgets mittels LUSTAT-Erhebungstool Schritt für Schritt an. In Kapitel 2 finden Sie einen kurzen Überblick über den Erhebungsprozess. In Kapitel 3 wird auf die allgemeinen Grundlagen der Erhebung der Gemeindefinanzstatistik eingegangen. Danach werden der Zugang zum LUSTAT-Erhebungstool und die Anmeldung beim Tool erläutert (Kapitel 4). In den folgenden Kapiteln (5, 6, 7 und 8) wird Schritt für Schritt der Prozess des Imports von Budgets und Jahresrechnungen aufgezeigt. Im letzten Kapitel (9) wird auf die Möglichkeit des Nachrichtenversands eingegangen. Hinweis: Die Erhebung der publizierten Jahresrechnung findet wie bisher statt. Sie erhalten hierzu einen Aufruf per . Auskunft Bei Fragen zur Exportfunktionalität des Budgets bzw. der Jahresrechnung wenden Sie sich am besten direkt an Ihren Softwareanbieter. Bei Fragen zur Erhebung der Gemeindefinanzstatistik insgesamt oder zum Import des Budgets bzw. der Jahresrechnung ins Erhebungstool steht LUSTAT Statistik Luzern Ihnen gerne zur Verfügung: LUSTAT Statistik Luzern Burgerstrasse 22 Postfach Luzern gefi@lustat.ch Diese Wegleitung und weitere Unterlagen zur Gemeindefinanzstatistik Luzern finden Sie unter Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 3

4 2 Der Erhebungsprozess im Überblick Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über den Erhebungsprozess von Budgets und Jahresrechnungen unter HRM2. Weiterführende Hilfestellungen finden Sie in den verschiedenen Kapiteln der vorliegenden Bedienungsanleitung. Der Ablauf einer Erhebung gestaltet sich wie folgt: 1. Melden Sie sich im Erhebungstool unter an (vgl. Kapitel 4) Sie gelangen automatisch auf die Gemeindeseite entweder des Budgets oder der Jahresrechnung (vgl. Kapitel 5.1). 2. Wählen Sie das entsprechende Rechnungsjahr aus (vgl. Kapitel 5.1) Sie gelangen auf die Übersichtsseite der ausgewählten Jahresrechnung oder des Budgets (vgl. Kapitel 5.5). 3. Klicken Sie auf den Button [Erhebungsteile importieren] und laden Sie Ihren Fibu-Export hoch (vgl. Kapitel 6) Das Erhebungstool prüft Ihre Datei auf deren Korrektheit hin und zeigt Ihnen das Resultat an. 4. Korrigieren und begründen Sie durch das Erhebungstool identifizierte Mängel und Fehler (vgl. Kapitel 7) Eine Übermittlung der Erhebung ist erst möglich, wenn alle Erhebungsteile die Qualitätsstufe Grün erreicht haben (vgl. Kapitel 5.4). Korrigieren Sie zuerst die Fehler und korrigieren oder begründen sie danach die Warnungen. Datenkorrekturen sollen am besten und wann immer möglich direkt in der Fibu vorgenommen werden. 5. Klicken Sie auf den Button [Budget Jahresrechnung übermitteln] und bestätigen Sie die von LUSTAT geforderten Kriterien (vgl. Kapitel 8) Beachten Sie, dass die Übermittlung innerhalb der angegebenen Erhebungsfrist erfolgen muss (vgl. Kapitel 0). Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 4

5 3 Allgemeines 3.1 Rechtliche Grundlagen Die Gemeindefinanzstatistik Luzern basiert auf folgenden rechtlichen Grundlagen: 1. Kantonales Gemeindegesetz vom Kantonales Gesetz über den Finanzhaushalt der Gemeinden vom Kantonales Statistikgesetz vom Kantonale Verordnung über die Gemeindefinanzstatistik vom Kantonale Verordnung zum Gesetz über den Finanzhaushalt der Gemeinden vom Alle mit der Überprüfung und Auswertung der Daten betrauten Personen unterstehen zudem den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG). Informationen zu den rechtlichen Grundlagen finden Sie unter diesem Link. 3.2 Auskunftspflicht Gemäss der kantonalen Verordnung über die Gemeindefinanzstatistik sind die Einwohnergemeinden des Kantons Luzern verpflichtet, LUSTAT Statistik Luzern sowohl die Daten ihrer Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgs- und Investitionsrechnung) wie auch jene ihres Budgets (Erfolgs- und Investitionsrechnung) zu übermitteln. LUSTAT definiert hierfür die methodischen und technischen Spezifikationen sowie den Ablauf und die Termine der Erhebung und der Datenübermittlung gemäss Art. 3 und 4 der Verordnung über die Gemeindefinanzstatistik. 3.3 Begriffe und Abkürzungen XML-Datei Erhebung Erhebungsteile Fibu Plausibilisierung Dateiart, welche durch die Fibu-Software erzeugt wird und in das Erhebungstool importiert werden kann. Sowohl das Budget wie auch die Jahresrechnung stellen je eine Erhebung dar. Die verschiedenen Teilrechnungen des Budgets und der Jahresrechnung sowie die erhobenen Zusatzangaben werden als Erhebungsteile bezeichnet. Die Erhebung des Budgets setzt sich folglich aus drei Erhebungsteilen (Erfolgs- und Investitionsrechnung sowie Zusatzangaben) zusammen; die Jahresrechnung aus vier Erhebungsteilen (Bilanz, Erfolgsund Investitionsrechnung sowie Zusatzangaben). Finanzbuchhaltung Kontrolle der Daten mittels verschiedener Kriterien. Die aktuell gültigen Plausibilisierungsregeln finden Sie unter diesem Link. 3.4 Technische Voraussetzungen Für die Benutzung des LUSTAT-Erhebungstools zur Gemeindefinanzstatistik gelten folgende technische Mindestanforderungen: Computer: CPU mind. 1 GHz, Hauptspeicher mind. 1 GB, Bildschirm mind. 9 Zoll Internetzugang: Download mind. 10 Mbit/s, Upload mind. 1 Mbit/s Web-Browser: Chrome mind. Version 42, Edge mind. Version 40, Firefox mind. Version 38, Internet Explorer mind. Version 10, Safari mind. Version 6 Web-Browser-Einstellungen: Speicherung lokaler Cookies und Ausführung von JavaScript zulassen Authentifizierung: Benutzername und Passwort für die Anmeldung auf dem LUSTAT-Portal Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 5

6 4 Anmelden im Tool 4.1 Zugang/Benutzerkonto Für den gesamten Erhebungsprozess der Gemeindefinanzstatistik stellt LUSTAT den Gemeinden unter kostenlos ein Erhebungstool zur Verfügung. Der Zugang zu dieser Software ist verschlüsselt und passwortgeschützt. Ein Zugang kann für berechtigte Personen unter der eingangs beschriebenen Kontaktadresse beantragt werden ( Die Gemeinden sind verantwortlich dafür, dass für jede erfassende Person ein individuelles Benutzerkonto eröffnet wird; ein Benutzerkonto nur von der bei der Kontoeröffnung bezeichneten Person verwendet wird und diese Person die Zugangsangaben vertraulich behandelt; Benutzerkonten von nicht mehr erfassenden Personen geschlossen werden. Eröffnung von zusätzlichen Benutzerkonten (unter Angabe von: Gemeinde, Vorname, Nachname, persönliche -Adresse) und deren Schliessungen können via Nachrichtenmodul (vgl. Kapitel 9) beantragt werden. 4.2 Anmeldung Für die Anmeldung beim LUSTAT-Erhebungstool zur Gemeindefinanzstatistik Luzern starten Sie den Computer und Ihren Web-Browser und besuchen Sie die Internetseite Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie auf den Button [Anmelden]. Beachten Sie, dass sowohl der Benutzername als auch das Passwort zwischen Gross- und Kleinschreibung unterscheidet. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 6

7 4.3 Neues Passwort beantragen Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf der Anmeldeseite auf den Link <Passwort vergessen>. Geben Sie Ihren Benutzernamen sowie die bei der Kontoeröffnung genannte persönliche -Adresse ein, und klicken Sie auf den Button [Neues Passwort anfordern]. Beachten Sie, dass der Benutzername zwischen Gross- und Kleinschreibung unterscheidet. Sie erhalten umgehend eine Nachricht an Ihre -Adresse von LUSTAT Statistik Luzern mit dem Betreff Ihre Passwortanfrage für und einem Link der Form < token=...>. Klicken Sie auf diesen Link: Sie gelangen erneut auf das LUSTAT-Portal und können dort Ihr neues Passwort festlegen. Verwenden Sie ein sicheres Passwort (mind. 8 Zeichen, Gross- und Kleinschreibung, mit Sonderzeichen und Ziffern), schreiben Sie es nirgends auf, und geben Sie es niemandem weiter. Ihr Zugang zur Gemeindefinanzstatistik ist persönlich und nicht übertragbar. Alle Ihre Aktivitäten im LUSTAT-Erhebungstool zur Gemeindefinanzstatistik werden individuell protokolliert. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 7

8 5 Übersicht über das Erhebungstool 5.1 Übersicht über die Seite Gemeinde Nach der Anmeldung gelangen Sie direkt auf die Seite Gemeinde. Abhängig davon, ob zum aktuellen Zeitpunkt die Erhebung des Budgets oder jene der Jahresrechnung ansteht, gelangen Sie direkt zur entsprechenden Seite. Die Seite Gemeinde ist folgendermassen aufgebaut: Gemeinde Erhebungsübersicht Seitennavigation Login Login: Rechts oben finden Sie Angaben zu Ihrem Login. Zunächst ist Ihre Gemeinde aufgeführt, danach Ihr Benutzername. Mittels nebenstehendem Button [Logout] können Sie sich beim LUSTAT-Erhebungstool sicher abmelden. Seitennavigation: In der Seitennavigation können Sie zwischen der Erhebung der Budgets und jener der Jahresrechnungen sowie dem Modul Nachrichten auswählen. Obwohl Sie mit Ihrer Anmeldung abhängig vom Zeitpunkt Ihres Logins direkt zur Seite Budget oder Jahresrechnung gelangt sind, können Sie jederzeit über die Buttons [Budgets], bzw. [Jahresrechnungen] alle ihre Budgets und Jahresrechnungen einsehen. Der Button [Nachrichten] leitet Sie zum Nachrichtenmodul weiter, welches Ihnen eine vertrauliche und sichere Kommunikation mit LUSTAT Statistik Luzern ermöglicht (vgl. Kapitel 9). Pfadnavigation: Die Pfadnavigation zeigt Ihnen, auf welcher Seite des Erhebungstools Sie sich befinden. Die Pfadnavigation ist zudem mit Links ausgestattet, die Sie bei der Navigation unterstützen. Gemeinde: Unter der Pfadnavigation finden Sie Angaben zu Ihrer Gemeinde (Gemeindename und BFS- Gemeindenummer). Erhebungsübersicht: In der Erhebungsübersicht sind die bisherigen Erhebungen der Budgets bzw. der Jahresrechnungen aufgelistet. Sie finden Angaben zum entsprechenden Rechnungsjahr, der Prozessphase (vgl. Kapitel 5.2), den geltenden Fristen (vgl. Kapitel 0) und der Datenqualität der Erhebung (vgl. Kapitel 5.4). Mittels des Buttons [Budget Jahresrechnung] gelangen Sie auf die Übersichtsseite des Budgets bzw. der Jahresrechnung (vgl. Kapitel 5.5). Sie können die Liste ausserdem durchsuchen und nach verschiedenen Kriterien sortieren. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 8

9 Die Architektur des LUSTAT-Erhebungstools stellt sich wie in der folgenden Grafik dar. Erhoben werden jeweils Budgets oder Jahresrechnungen. Diese bestehen aus unterschiedlichen Erhebungsteilen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Zusatzangaben). Die Erhebungsteile (Bilanz, Erfolgs- und Investitionsrechnung) bestehen aus den verschiedenen, der funktionalen und der Artengliederung zugewiesenen Konten. Budget resp. Jahresrechnung Übersicht über alle Erhebungsteile der Erhebung Funktionen: Erhebung übermitteln; Erhebungsteile importieren oder löschen Erhebungsteil Erhebungsteil Konto Konto Übersicht über alle Konten im gewählten Erhebungsteil Funktionen: Zuordnung von Konten zur funktionalen Gliederung und/oder zur Artengliederung ändern; Kontosaldo ändern 5.2 Prozessphasen Die Erhebung ist in verschiedene Prozessphasen aufgeteilt. Der Prozess wird auf der Oberfläche des LUSTAT- Erhebungstools mittels Balken illustriert. Damit ist für Sie zu jedem Zeitpunkt sichtbar, wo im Prozess Sie gerade stehen. Phase 1: Initialisierung durch LUSTAT Eine neue Erhebung (Budget oder Jahresrechnung) wird durch LUSTAT eröffnet und für die Erfassung durch die Gemeinden vorbereitet. Phase 2: Erfassung durch Gemeinde Nach den Vorarbeiten durch LUSTAT können die Gemeinden einen Import in das Erhebungstool tätigen. Die Daten werden plausibilisiert, und die Gemeinde erhält entsprechende Rückmeldungen zur Qualität ihrer Daten. Infolge der Plausibilisierung muss die Gemeinde am Datenmaterial ggf. Fehler korrigieren oder mit Begründungen auf Warnungen reagieren. Phase 3: Validierung durch LUSTAT LUSTAT überprüft die Begründungen, mit denen die Gemeinde auf Warnungen reagiert hat. Je nach Resultat findet eine Rückweisung zu Phase 2 oder ein Abschluss der Erhebung statt. Die Gemeinde hat weiterhin einen Lesezugriff auf die eingereichten Daten, kann jedoch keine Änderungen mehr vornehmen. Phase 4: Erhebung beendet Nach der positiven Validierung der Daten durch LUSTAT wird die Erhebung beendet. Auch in dieser Phase hat die Gemeinde weiterhin einen Lesezugriff auf die Daten, kann jedoch keine Änderungen mehr vornehmen. Über den Eintritt in jede der vier Phasen wird die Gemeinde per informiert. Eine entsprechende Nachricht wird an die unpersönliche -Adresse der Gemeinde verschickt. Sollte diese -Adresse einer Änderung bedürfen, kann dies LUSTAT in einer Nachricht mitgeteilt werden (vgl. Kapitel 9). Die automatisch erstellte Nachricht zum Phasenwechsel wird im Nachrichtenmodul des LUSTAT-Erhebungstools nicht angezeigt. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V 1.0 9

10 5.3 Fristen Alle der unter Kapitel 5.2 aufgeführten Phasen sind mit Fristen versehen, welche Sie direkt in der Erhebungsübersicht (vgl. Kapitel 5.1) einsehen können. Dies betrifft zunächst die Phase 2 Erfassung durch die Gemeinde. Die angezeigte Frist gibt an, bis wann Sie die Erhebung importiert und korrigiert haben müssen. Die Frist in Phase 3 gibt an, bis wann LUSTAT die Daten validiert. 5.4 Datenqualität Die übermittelten und evtl. korrigierten Daten werden von LUSTAT auf Ihre Qualität hin überprüft. Die für die Prüfung verwendeten Regeln sind in der Spezifikation Plausibilitätsregeln festgehalten (downloadbar unter diesem Link). Die Qualität der Angaben wird im Erhebungstool mithilfe eines Ampelsystems in den Farben Rot, Gelb und Grün visuell dargestellt (vgl. zu Fehler und Warnungen Kapitel 7.1). Die Farbanzeigen implizieren spezifische Handlungsanweisungen: Objekt enthält zu wenig Daten für eine Anzeige der Qualität: Weitere Angaben sind zu erfassen. Objekt enthält noch Fehler: Gewisse Angaben sind zu korrigieren (vgl. Kapitel 7.1). Objekt enthält keine Fehler, jedoch noch unbegründete Warnungen: Gewisse Angaben sind zu korrigieren oder zu begründen (vgl. Kapitel 7.1). Objekt enthält weder Fehler noch unbegründete Warnungen: Die Angaben werden für qualitativ gut/genügend befunden. Die Ampeln verwendet das LUSTAT-Erhebungstool zur Gemeindefinanzstatistik sowohl auf der Ebene der einzelnen Erhebungsteile (Bilanz, Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Zusatzangaben) als auch auf der Ebene der gesamten Erhebung. Eine Erhebung kann erst an LUSTAT übermittelt werden, wenn alle Ampeln der Erhebungsteile auf Grün stehen (vgl. Kapitel 8). 5.5 Übersicht über das Budget/die Jahresrechnung Um für die Erhebung der Jahresrechnung bzw. des Budgets Daten einzusehen, wählen Sie auf der Seite Gemeinde in der Übersichtsliste die gewünschte Jahresrechnung bzw. das gewünschte Budget eines bestimmten Erhebungsjahrs aus und klicken rechts davon auf den Button [Jahresrechnung] bzw. [Budget] (vgl. Abbildung in Kapitel 5.1). Damit erreichen Sie die Seite Budget resp. Jahresrechnung. Diese ist wie folgt aufgebaut: Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

11 Erhebung Gemeindever- Bearbeiten Navigationsübersicht Erhebungsteile Navigationsübersicht: Einen Beschrieb der Navigationsübersicht finden Sie im Kapitel 5.1. Erhebung: Im diesem Bereich finden Sie Angaben zu Ihrer Gemeinde und die BFS-Gemeindenummer. Aufgeführt sind zudem das Rechnungsjahr und die aktuelle Qualität des Budgets bzw. der Jahresrechnung (vgl. Kapitel 5.4) sowie die Prozessphase (vgl. Kapitel 5.2) und entsprechend geltende Fristen (vgl. Kapitel 0). Gemeindevergleich: Wenn Sie auf den Link <Übersicht Gemeinden> klicken, finden Sie den Erhebungsstand aller Luzerner Gemeinden vor. Damit können Sie sich einen Überblick über den aktuellen Erhebungsstand der Luzerner Gemeindefinanzstatistik verschaffen. Aufgeführt sind einerseits die Prozessphasen und anderseits bei Phase 2 auch die Qualität der Erhebung. Bearbeiten: Mittels des Buttons [Erhebungsteile importieren] kann das Budget/die Jahresrechnung importiert werden (vgl. Kapitel 6.2). Mit Hilfe des Buttons [Mängelliste anzeigen] können Sie eine Zusammenfassung der Mängel (Fehler und Warnungen) der Erhebung einsehen (vgl. Kapitel 7.2). Mittels des Buttons [Budget Jahresrechnung übermitteln] kann nach Abschluss des Imports und der allfälligen Mängelbehebung das Budget/die Jahresrechnung definitiv an LUSTAT übermittelt werden (vgl. Kapitel 8). Nach der Übermittlung kann mittels des Buttons [Zusammenfassung anzeigen] jederzeit eine Zusammenfassung der Erhebung betrachtet werden (vgl. Kapitel 8). Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

12 Erhebungsteile: In diesem Bereich sind die verschiedenen Erhebungsteile aufgeführt (Bilanz, Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Zusatzangaben). Pro Erhebungsteil werden ausgewählte Kennzahlen ausgewiesen, - zudem kann mit dem Button [Bearbeiten] der gewünschte Erhebungsteil eingesehen und bearbeitet werden (vgl. Kapitel 6.3 und 7.3). Bei den Erhebungsteilen Bilanz, Erfolgsrechnung und Investitionsrechnung gelangen Sie direkt auf die Seite mit den durch Sie importierten Konten. Im Erhebungsteil Zusatzangaben sind die gestellten Zusatzfragen zu beantworten und gegebenenfalls mit Bemerkungen zu versehen. Mit dem Button [Löschen] wird ein Erhebungsteil gelöscht. Zuunterst auf der Übersichtsseite finden Sie einen [Zurück]-Button, der Sie zur Gemeinde -Seite zurückführt (vgl. Kapitel 5.1). Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

13 6 Jahresrechnung/Budget importieren 6.1 Export der Erhebung aus der Fibu-Software Die Daten für die Erhebung des Budgets und der Jahresrechnung können direkt aus der Fibu-Software der Gemeinde exportiert werden. Die Angaben müssen dabei folgende Spezifikationen erfüllen (aktuelle Versionen sind aufrufbar unter folgendem Link): Datenschnittstelle Plausibilitätsregeln Die folgenden Software-Hersteller wurden über die notwendigen Spezifikationen informiert und haben eine Exportfunktion integriert: Abacus Research AG, Axians IT&T AG, Axians Ruf AG und Dialog Verwaltungs-Data AG. 6.2 Import der Erhebung ins Erhebungstool Der Import von Daten aus der Fibu-Software ins LUSTAT-Erhebungstool erfolgt in der Übersicht der entsprechenden Jahresrechnung bzw. des entsprechenden Budgets (vgl. Kapitel 5.5) über den Button [Erhebungsteile importieren]. Es können sowohl die komplette Jahresrechnung bzw. das komplette Budget als auch einzelne Erhebungsteile davon importiert werden. Die Vorgehensweise beim Import ist die Folgende: 1. Datei auswählen Nach dem Klick auf den Button [Erhebungsteile importieren] verlangt das LUSTAT-Erhebungstool die zu importierende XML-Datei: Klicken Sie auf den Button [Durchsuchen ] und wählen Sie die Importdatei aus. Klicken Sie auf den Button [Datei lesen ], um die ausgewählte Datei zu lesen und zu prüfen. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

14 2. Erhebungsteil auswählen Das LUSTAT-Erhebungstool zeigt entweder das positive Prüfungsergebnis an ( Die Datei wurde erfolgreich gelesen ) oder entsprechende Fehler und Warnungen: Die Warnung IM.09 erscheint dann, wenn die XML-Datei nicht nur Daten für die entsprechende Jahresrechnung bzw. das entsprechende Budget enthält, sondern beispielsweise zusätzlich Budget-Konten bei der Erhebung einer Jahresrechnung. Dies ist an sich nicht problematisch, allerdings werden nur diejenigen Daten ins LUSTAT-Erhebungstool eingelesen, welche der relevanten Erhebung entsprechen. Klicken Sie unten in die Checkboxen der zu importierenden Erhebungsteile. Sie können einen einzelnen Erhebungsteil oder mehrere zusammen auswählen. Klicken Sie auf den Button [Importieren], um die ausgewählten Erhebungsteile zu importieren. Sind in den zu importierenden Erhebungsteilen bereits Angaben erfasst, fragt das LUSTAT-Erhebungstool nach, ob alle bestehenden Daten der ausgewählten Erhebungsteile überschrieben werden sollen. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

15 3. Resultat melden Das LUSTAT-Erhebungstool zeigt den Fortschritt und den Abschluss des Imports an. Klicken Sie auf den Button [OK], um zurück zur Übersichtsliste des Budgets resp. der Jahresrechnung zu gelangen. 6.3 Übersicht über die Erhebungsteile Nach dem erfolgreichen Import des Budgets/der Jahresrechnung können Sie auf der Seite Budget resp. Jahresrechnung (vgl. Kapitel 5.5) über die Buttons [Bearbeiten] die einzelnen Erhebungsteile einsehen und bearbeiten. Die Seite der Erhebungsteile ist wie folgt aufgebaut: Erhebungsteil Kontenübersicht Navigationsübersicht Kennzahlen Navigationsübersicht: Einen Beschrieb der Navigationsübersicht finden Sie in Kapitel 5.1. Erhebungsteil: Im Bereich Erhebungsteil finden Sie zunächst Angaben zur entsprechenden Teilrechnung (Bilanz, Erfolgs- und Investitionsrechnung). Danach finden Sie Angaben zu Ihrer Gemeinde, zum Rechnungsjahr und farblich ausgewiesen die Qualitätsangaben zur Teilrechnung. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

16 Kennzahlen: Im Bereich Kennzahlen werden zentrale Kennzahlen des jeweiligen Erhebungsteils ausgewiesen. Kontenübersicht: In der Kontenübersicht sind die durch Sie importierten Konten aufgelistet. Diese sind ausser bei der Bilanz gemäss der funktionalen Gliederung aufgeführt. Unter der Liste der Konten existiert ein Button [Zurück], mit welchem Sie zurück auf die Seite Budget Jahresrechnung kommen. Mit dem Button [Speichern und zurück] werden Änderungen der Konten (vgl. Kapitel 7.3) zuerst gespeichert, bevor Sie zurück auf die Seite Budget Jahresrechnung gelangen. Mit dem Button [Speichern] werden lediglich die Änderungen der Konten gespeichert, Sie bleiben jedoch auf der Seite des Erhebungsteils. Im Erhebungsteil Zusatzangaben finden Sie zunächst wiederum Angaben zur Gemeinde, zum Rechnungsjahr und zur Qualität des Erhebungsteils Zusatzangaben. Darunter sind die entsprechenden Zusatzfragen mit einem Antwortfeld und evtl. einem Bemerkungsfeld aufgelistet. Zuunterst finden Sie die Buttons [Zurück], [Speichern und zurück] und [Speichern], welche wie oben beschrieben funktionieren. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

17 7 Mängel analysieren und beheben Nach dem Import des Budgets/der Jahresrechnung wird einerseits die Qualität der Erhebung insgesamt, andererseits die Qualität der einzelnen Erhebungsteile ausgewiesen (vgl. Kapitel 5.4). Mit dem Überblick über das Budget/die Jahresrechnung (vgl. Kapitel 5.5) und mit dem Überblick über die Erhebungsteile (vgl. Kapitel 6.3) haben Sie folglich bereits einen ersten Eindruck vom Qualitätslevel der Erhebung. Gelb und Rot bedeuten, dass Sie Änderungen in der Fibu vornehmen oder Warnungen begründen müssen, um eine grüne Qualitätsstufe erreichen und die Erhebung übermitteln zu können. Auf eine Übersicht über sämtliche Mängel der Erhebung kann mittels des Buttons [Mängelliste anzeigen] auf der Übersichtsseite der Erhebung zugegriffen werden (vgl. Kapitel 7.2). Hinweis: Grundsätzlich lohnt es sich, insbesondere bei systematischen Fehlern, die Fehlerursache in der Fibu- Software zu beheben, die Daten nochmals zu exportieren und erneut in das Erhebungstool einzulesen. Korrigieren Sie dabei zuerst die Fehler, bevor sie die Warnungen behandeln, da bei einem erneuten Datenimport die Begründungen der Warnungen verloren gehen. 7.1 Fehler und Warnungen Die vom LUSTAT-Erhebungstool erfassten Daten werden bei jedem Speichern auf deren Qualität hin überprüft. Je nachdem auf welche Angaben sich eine Regel bezieht, wird ein Regelverstoss zuoberst beim Erhebungsteil oder beim relevanten Konto selbst angezeigt. Dieselben Warnungen und Fehler können in einer Teilrechnung mehrmals auftauchen, wenn sie verschiedene Konten betreffen (z.b. bei Umlagekonten). Wird ein Fehler behoben, so verschwinden sämtliche gleichartigen Fehlermeldungen. Wird eine mehrfach auftauchende, gleichartige Warnung begründet (siehe unten), so werden sämtliche betreffenden Warnungen auf Grün gestellt. Fehler werden in der Farbe Rot ausgewiesen. Ein Fehler muss in jedem Fall behoben werden, indem die beanstandete Angabe korrigiert wird: Nach der Korrektur der Angabe (und einem Speichern) verschwindet die Fehlermeldung. Fehler sollten wenn immer möglich direkt in der Fibu-Software behoben werden, um bei einem erneuten Import keine erneuten Fehlermeldungen zu erhalten. Warnungen werden in der Farbe Gelb ausgewiesen. Eine Warnung weist auf eine unplausible Angabe hin: Eine Warnung kann behoben werden, indem entweder die beanstandete Angabe korrigiert wird oder indem deren Richtigkeit im entsprechenden Begründungsfeld kommentiert bzw. begründet wird. Denken Sie daran, zuerst Fehler zu beheben, bevor Sie Warnungen begründen: Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

18 Nach der Begründung einer Warnung (und nachfolgendem Speichern) wird die Warnung von Gelb auf Grün gesetzt. Nach einer Korrektur der Daten (und nachfolgendem Speichern) verschwindet die Warnung. 7.2 Mängelliste Fehler und Warnungen werden jeweils direkt beim entsprechenden Konto aufgeführt oder falls kein Bezugskonto existiert zuoberst im Erhebungsteil. Die Mängelliste hilft dabei, sich schnell einen Überblick über sämtliche Fehler und Warnungen der verschiedenen Erhebungsteile zu verschaffen. Aufgelistet sind hier sämtliche Fehler und Warnungen der verschiedenen Teilrechnungen. Um zur Mängelliste zu gelangen, klicken Sie auf den Button [Mängelliste anzeigen] in der Übersichtsseite des Budgets/der Jahresrechnung (vgl. Kapitel 5.5). Die Seite Mängelliste ist wie folgt aufgebaut: Erhebungsinhalt Mängelübersicht Navigationsübersicht Navigationsübersicht: Einen Beschrieb der Navigationsübersicht finden Sie in Kapitel Erhebungsteil: Im Bereich Erhebungsteil finden Sie Angaben zur entsprechenden Erhebung (Jahresrechnung Budget, Gemeinde, Gemeindenummer, Rechnungsjahr). Mängelübersicht: Die Mängelübersicht ist in drei unterschiedliche Bereiche aufgegliedert: Fehler, Unbegründete Warnungen und Begründete Warnungen. Zuoberst sind die in den verschiedenen Teilrechnungen existierenden Fehler dargestellt. Diese müssen zuerst korrigiert werden (siehe nachfolgenden Hinweis). Nach den Fehlern werden die unbegründeten Warnungen aufgelistet. Werden diese begründet direkt in der Mängelliste oder in den entsprechenden Teilrechnungen werden die Warnungen in den dritten Teil der Mängelübersicht verschoben, in den Teil Begründete Warnungen. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

19 Zuunterst auf der Seite Mängelliste befindet sich je ein [Zurück]-, ein [Speichern und zurück]- und ein - [Speichern]-Button. Begründungen von Warnungen werden nur durch den [Speichern und zurück]- und den [Speichern]-Button gespeichert. Hinweis: Eine Übermittlung der Erhebung ist erst dann möglich, wenn in der Mängelliste keine Fehler und unbegründete Warnungen mehr aufgelistet sind. Dies erkennen Sie daran, dass die Qualität sämtlicher Erhebungsteile im LUSTAT-Erhebungstool mit Grün gekennzeichnet ist (vgl. Kapitel 5.4). Beheben Sie unbedingt zuerst die Fehler, bevor Sie die Warnungen behandeln. Es ist ratsam, diese direkt in der Fibu-Software zu beheben, da die Fehler sonst bei einem erneuten Upload wieder auftauchen. Beachten Sie hierbei, dass bei einem erneuten Upload sämtliche Begründungen von Warnungen verloren gehen! Sind die Fehler korrigiert und die Daten erneut hochgeladen, können Sie in einem zweiten Schritt die bestehenden Warnungen korrigieren oder ggf. begründen. 7.3 Konten bearbeiten Auf den Seiten der Erhebungsteile Bilanz, Erfolgsrechnung und Investitionsrechnung können die von Ihnen importierten Konten einer anderen Funktion und/oder einer anderen Sachgruppe zugewiesen werden. Es können ausserdem die Saldi der verschiedenen Konten geändert werden. Eine Änderung der Zuordnung zur funktionalen Gliederung oder zur Artengliederung können Sie direkt in den betreffenden Feldern des Kontos vornehmen. Dasselbe gilt für eine Änderung des Kontosaldos. Beachten Sie hierbei, Rappenwerte mit einem Punkt und nicht mit einem Komma von den Frankenwerten abzutrennen. Passiv-, Ertrags- und Einnahmenkonten werden grundsätzlich mit negativen Werten ausgewiesen. Um Änderungen zu speichern, scrollen Sie ans Ende der jeweiligen Teilrechnung und klicken Sie auf den Button [Speichern]. Sie können mehrere Änderungen gleichzeitig vornehmen. Beachten Sie: Änderungen werden nur dann gespeichert, wenn sie mit dem kantonalen Kontenrahmen konform sind. Andernfalls werden die Änderungen ignoriert. Den aktuell gültigen Kontenrahmen finden Sie unter diesem Link. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

20 8 Erhebung übermitteln und Zusammenfassung anzeigen Über den Button [Jahresrechnung übermitteln] bzw. [Budget übermitteln] auf der Übersichtsseite des Budgets bzw. der Jahresrechnung können Sie Ihre Angaben an LUSTAT übermitteln (vgl. Kapitel 5.5). Der Button wird erst aktiv, wenn alle Ampeln der verschiedenen Erhebungsteile auf Grün stehen. Es sind also alle Erhebungsteile zuerst zu importieren, alle Fehler zu korrigieren und alle verbleibenden Warnungen zu begründen (vgl. Kapitel 7), bevor Sie die Erhebung übermitteln können. Vor der Übermittlung werden die Angaben provisorisch ausgewertet (Erhebungszusammenfassung). Dargestellt werden in der Erhebungszusammenfassung zuerst zentrale Konten der verschiedenen Teilrechnungen. Anschliessend finden Sie eine Übersicht zu Ihren Eingaben im Erhebungsteil Zusatzangaben. Nachfolgend können Sie das Änderungsprotokoll einsehen. Hier werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen an der funktionalen oder sachbasierten Kontenzuordnung sowie die Änderungen von Kontensaldi aufgeführt. Im nächsten Teil der Erhebungszusammenfassung sind die durch Sie begründeten Warnungen aufgeführt inklusive Ihrer Begründungen. Danach finden Sie eine provisorische Berechnung der acht durch die Finanzaufsicht festgelegten Finanzkennzahlen. Sie werden am Schluss der Erhebungszusammenfassung aufgefordert, die Vollständigkeit und Korrektheit Ihrer Angaben zu bestätigen. Bemerken Sie anhand der Auswertung, dass die Angaben noch nicht vollständig vorliegen oder noch nicht korrekt sind, klicken Sie auf den Button [Abbrechen]. So können Sie die Angaben nochmals bearbeiten und korrigieren. Bestätigen Sie die Angaben als korrekt, werden die Daten an LUSTAT übermittelt, wodurch die Erhebung für Sie gesperrt wird. Hinweis: Die Erhebung der Jahresrechnung findet unter HRM2 noch vor der Revision statt. Mit der definitiven Übermittlung der Jahresrechnung verpflichten Sie sich, LUSTAT im Fall einer revisionsbedingten inhaltlichen Änderung der Jahresrechnung zu kontaktieren, um das weitere Vorgehen festzulegen. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

21 9 Nachrichten empfangen und versenden Das LUSTAT-Erhebungstool zur Gemeindefinanzstatistik ermöglicht die vertrauliche Kommunikation zwischen LUSTAT und den Gemeinden. Die im Nachrichtenmodul verfassten Nachrichten werden im Erhebungstool abgespeichert und sind ausschliesslich für Absender und Empfänger einsehbar. Um die Vertraulichkeit der Kommunikation zu gewährleisten, werden nicht die Nachrichten selbst, sondern lediglich Hinweise auf die Nachrichten per versandt. Übermittelt LUSTAT eine Nachricht, wird ein entsprechender Hinweis an die unpersönliche -Adresse der Gemeinde (und nicht an die persönliche -Adresse der Benutzer/innen) verschickt. Der Hinweis kommt vom Absender LUSTAT Gemeindefinanzstatistik mit dem Betreff Gemeindefinanzstatistik: Neue Nachricht und enthält die Aufforderung, sich unter anzumelden und anschliessend zum Nachrichtenmodul zu gehen. Klicken Sie auf diesen Link, gelangen Sie zum Login des - LUSTAT-Erhebungstools zur Gemeindefinanzstatistik und können dort die für Sie bestimmte Nachricht lesen. Sollte die unpersönliche -Adresse der Gemeinde eine Änderung erfahren, ist diese LUSTAT mitzuteilen. 9.1 Übersicht über das Modul Nachrichten Zum Nachrichtenmodul gelangen Sie, indem Sie oben rechts in der Seitennavigation (vgl. Kapitel 5.5) auf Nachrichten klicken. Auf das Nachrichtenmodul können Sie von jeder Seite des LUSTAT-Erhebungstools aus direkt zugreifen. Die Seite Nachrichten ist wie folgt aufgebaut: Nachrichten Sortierung Nachrichtenübersicht Navigationsübersicht Navigationsübersicht: Einen Beschrieb der Navigationsübersicht finden Sie im Kapitel 5.1. Nachrichten: Im Bereich Nachrichten sind Angaben zu Ihrer Gemeinde aufgeführt. Ausserdem befindet sich hier der Button [Neue Nachricht], über welchen Sie LUSTAT eine Nachricht zukommen lassen können (vgl. Kapitel 9.2). Sortierung: Im Bereich Sortierung können Sie eine Sortierung der gesendeten und empfangenen Nachrichten vornehmen, nach Absendern, Empfängern oder Betreffen suchen und Nachrichten ein- oder ausblenden, welche archiviert wurden. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

22 Nachrichtenübersicht: Im Bereich Nachrichtenübersicht sind die durch Sie empfangenen oder versendeten Nachrichten gelistet mit dem jeweiligen Absender, dem Empfänger, dem Versanddatum, dem Lesedatum und dem Betreff. Auf der rechten Seite finden Sie den Button [Lesen], mit welchem Sie sowohl versendete als auch empfangene Nachrichten lesen können. 9.2 Nachrichten verfassen Über den Button [Neue Nachricht] wird eine neue Nachricht mit der Gemeinde als Absender und LUSTAT Statistik Luzern als Empfänger angelegt: Sie können hier Ihre Nachricht an LUSTAT verfassen, sie über den Button [Speichern] abspeichern oder sie über den Button [Senden] an LUSTAT schicken (und sie dabei auch abspeichern). Dokumente können nicht angehängt werden. Mit dem Versand erhält LUSTAT einen Hinweis per , der über den Erhalt der Nachricht informiert. LUSTAT kann die Nachricht dann über das Erhebungstool einsehen. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

23 9.3 Nachrichten lesen und beantworten Wurden Sie mit einem Hinweis per über den Erhalt einer Nachricht informiert, können Sie im LUSTAT- Erhebungstool nach dem Login die Nachricht über den Button [Lesen] öffnen (vgl. Abbildung in Kapitel 9.1). Über den Button [Antworten] können Sie die Nachricht beantworten. Die Antwort bearbeiten Sie wie eine neue Nachricht (vgl. Abbildung Nachricht bearbeiten unter Kapitel 9.2). 9.4 Nachrichten archivieren Nachrichten können im LUSTAT-Erhebungstool der Gemeindefinanzstatistik nicht gelöscht, jedoch archiviert werden (vgl. Nachrichtenübersicht in Kapitel 9.1). Die Archivierung einer Nachricht hat zur Folge, dass sie in der Übersichtsliste der Nachrichten versteckt wird. Sie erreicht nur dann wieder Sichtbarkeit, wenn im Listenkopf in der Checkbox Mit Archiv das Häkchen gesetzt ist. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V

24 Um eine Nachricht zu archivieren, setzen Sie im Listenkopf in der Checkbox Mit Archiv das Häkchen; in der Folge wird in der Übersichtsliste eine zusätzliche Spalte Archiv angezeigt. Setzen Sie daraufhin bei der zu archivierenden Nachricht das Häkchen in der Checkbox Archiv. Sobald Sie das Häkchen in der Checkbox Mit Archiv entfernen, werden alle mit Archiv markierten Nachrichten versteckt. Um eine Nachricht zu dearchivieren, setzen Sie im Listenkopf in der Checkbox Mit Archiv das Häkchen, wodurch in der Übersichtsliste eine zusätzliche Spalte Archiv angezeigt wird. Löschen Sie in der Checkbox der zu dearchivierenden Nachricht das Häkchen. Bedienungsanleitung Gemeindefinanzstatistik Luzern V