Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale für Unternehmen

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1 Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale für Unternehmen SAP Forum Q_PERIOR AG

2 Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion Q_PERIOR AG Seite 2

3 Rahmendaten, Standorte und Kunden Q_PERIOR ist Special Expertise Partner für SAP BPM Rahmendaten Markterfahrung: seit 1977 Umsatz: 90 Mio. EUR* Mitarbeiter: 460* Mehrheitlich im Besitz des Managements Umsatz in Mio. Standorte Deutschland Schweiz Österreich Slowakei USA, Kanada * Mitarbeiter gesamt 400 Kunden Erst- und Rückversicherungen Banken Industrie Öffentlicher Sektor * * 2013 geplant Q_PERIOR AG Seite 3

4 Unsere Auszeichnungen Wir stellen unsere Kompetenz unter Beweis. Lünendonk 2012 / 2013 Q_PERIOR zählt nach 2012 auch 2013 zu den TOP 5 der deutschen mittelständischen Management- Beratungsunternehmen. In dem vom Analystenhaus Lünendonk herausgegebenen Ranking belegt Q_PERIOR den fünften Platz. ASCO Award 2012 Der Branchenverband der Schweizer Managementberater zeichnet Q_PERIOR Schweiz mit dem Zertifikat Excellent Business Transformation aus. SAP Partner Zertifikate 2012 SAP Schweiz verleiht Q_PERIOR zum wiederholten Male die Auszeichnung Service Partner SAP Österreich zeichnet Q_PERIOR als Innovation Partner 2012 aus. Great Place to Work 2010 / 2012 Das Handelsblatt zeichnet Q_PERIOR im Ranking Great Place to Work 2012 als einen von Deutschlands 100 besten Arbeitgebern aus. Nach der erfolgreichen Fusion von agens, ESPRiT und paricon bestätigen die Mitarbeiter Q_PERIOR eine weiterhin exzellente Unternehmenskultur. Hoppenstedt Top Rating 2011 / 2012 / 2013 Q_PERIOR hat 2013 nach Prüfung durch die unabhängige Rating Agentur Hoppenstedt bereits zum dritten Mal in Folge die bestmögliche Bonitätseinschätzung bekommen. Davon profitieren unsere Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer. Weitere Auszeichnungen entnehmensie bitte unserem Internetauftritt unter Q_PERIOR AG Seite 6

5 Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? Funktionen Beispiele aus Referenzprojekten 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion Q_PERIOR AG Seite 7

6 BPM: Zentrale Prozesssteuerung Einheitliche Plattform zu Analyse, Optimierung und Ausführung von Prozessen Prozess Owner Überwachung der Performance Identifizierung von Optimierungspotentialen Definition von KPI s Prozessexperte Modellieren der Prozesse Definition von Geschäftsregeln Anwender Ausführung auf beliebigen Endgeräten Empfang von Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben Offline Bearbeitung von Aufgaben wo notwendig IT Modellbasierte, grafische Umsetzung Zentrales, zeitgesteuertes Deployment Q_PERIOR AG Seite 8

7 Typische Bedenken und Lösungsansätze Anwender (Leitung) Aber unser Prozess weicht ein wenig von diesem ab! das Prozess Modell einfach anpassen Anwender Ich möchte gerne eine andere Benutzeroberfläche (UI)? Implementieren und Zuweisen einer neuen Benutzeroberfläche Process owner Prozessexperte Was ist, wenn wir ein Regelwerk (Business Rule) ändern müssen? Wie kann ich unsere heterogene Systemlandschaft integrieren? dem Business die Pflegehoheit der Regelwerke übertragen Applikationen und Systeme über WebServices integrieren Process Owner Q_PERIOR AG Seite 9 Was für Auswirkungen hat es auf meine definierten KPIs? Echtzeitanalysen zu den Geschäftsprozessen unterstützen

8 Beispiel: Monitoring und Diagnose von Prozessen Aufbau von Dashboards direkt auf Basis von Prozessdaten Process Owner Wie lange laufen meine Prozesse? Wann sind die Peaks? Wie viele Prozesse sind abgeschlossen? Q_PERIOR AG Seite 10

9 Pflege von Regelwerken (Rules).durch den Fachbereich Prozess Experte Ich muss die Grenzwerte für Rechnungsfreigaben anpassen. Entsprechen die Regeln unseren aktuellen Policies? Import/Export von Microsoft Office Excel spreadsheets Direkte Pflege von Regeln und Werten durch berechtigte Benutzer aus dem Fachbereich Q_PERIOR AG Seite 11

10 Einheitliche Kommunikationsbasis Gleiches Verständnis auf Seiten Fachdienst und IT Modellierung auf Basis eines offenen Standards Direkte Verwendung des Modells für die Umsetzung Prozess Experte Ablauf und involvierte Personen in einem Diagramm Keine Übersetzung was wirklich gemeint war IT Von der Modellierung Kein Verlust an Informationen durch Übersetzung Ausführbare Modelle Grafische Darstellung des Prozessverlaufs und - status zur Implementierung Q_PERIOR AG Seite 12

11 Prozesssteuerung durch beliebige Endgeräte ipad, iphone, Android, Widgets - Sie haben die Wahl! IT Nutzung des optimalen Endgerätes pro Prozessschritt Darstellung des gleichen Prozessschritts auf unterschiedlichen Endgeräten Interaktive PDF-Formulare für Offline-User (Mail-Integration) Task list auf dem ipad Task UI auf dem Telefon Browserbasiertes UI auf PC Interaktives PDF Formular (auch offline einsetzbar) Q_PERIOR AG Seite 13

12 Endbenutzer Integration in die Prozesse Bearbeiten der Aufgaben und Sicht auf den Gesamtprozess Anwender Zeige mir alle meine aktuellen Aufgaben Sortiere nach Prioritäten Zeige mir, wo der Prozess steht und welches meine Aufgabe ist Aufgabenübersicht Detailsicht der Aufgabe Process viewer (Aufgabe im Prozesskontext) Q_PERIOR AG Seite 14

13 Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? Funktionen Beispiele aus Referenzprojekten 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion Q_PERIOR AG Seite 15

14 BPM-Beispiel: Kanton Aargau Ausgangslage Verwaltungsprozesse nur rudimentär online zugänglich Individuelle Lösungen pro Department Verwirrung auf Seiten Anwender, da nicht klar, welche Prozesse wo zugeordnet sind Unterschiedlichste Technologien Kein zentraler Zugang auch für interne Mitarbeiter Vielzahl von Applikationen für Teilprozesse Keine zentrale Sicht auf Prozesse und Statis Q_PERIOR AG Seite 16

15 BPM-Beispiel: Kanton Aargau Lösungsansatz: Prozessplattform für Verwaltungsprozesse Von einzelnen heterogenen Funktionen zum zentralen Online-Schalter Von vertikalen dezentralen Lösungen zu horizontalen zentralen / shared Services Von heterogenen Insellösungen zur zentralen Prozess-Plattform Von Arbeiten mit vielen spezialisierten Applikationen zum zentralen elektronischen Verwaltungsarbeitsplatz Q_PERIOR AG Seite 17

16 BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen BPM Modelle SAP Portal und UWL SAP BPM Gesuchstellungsprozess Bild Mahnprozess Abrechnungsprozess Q_PERIOR AG Seite 18

17 BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen UIs Adobe interactive Forms WebDynpro 4 Java Q_PERIOR AG Seite 19

18 BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus Portal (Web) Antragssteller Sachbearbeiter Aufgabenliste Genehmigung 1 Erfassung eines Gesuchs Korrektur eines Gesuchs Prüfen der Daten Stornierung Korrektur 2 Q_PERIOR AG Seite 20

19 BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus elektronischen Formular Antragssteller -> Online/ Offline Formular Sachbearbeiter Aufgabenliste Response aus Prozess z.b. ID Online senden + Authentifizierung Genehmigung Korrektur eines Gesuchs Prüfen der Daten Stornierung Korrektur Q_PERIOR AG Seite 21

20 BPM-Beispiel: Inselspital Ausgangslage Behandlungsprozesse verwenden unterschiedliche Systeme, welche stationär zugänglich sind Ärzte als klassische mobile Worker beziehen und erfassen Informationen nur periodisch (bei Zugang zu Systemen) Prozesssteuerung meist papierbasiert mit hohem manuellem Aufwand am Prozessende Lösungsansatz Zentrale Prozesssteuerung durch SAP BPM Oberflächen auf ipad zur mobilen Erfassung während der Behandlung an unterschiedlichen Behandlungsplätzen Q_PERIOR AG Seite 22

21 BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders Patientenliste = Taskliste Q_PERIOR AG Seite 23

22 BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders 1 Drehen des ipads öffnet Details zum Task/zum Patienten 2 Q_PERIOR AG Seite 24

23 Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion Q_PERIOR AG Seite 25

24 BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (I/II) Fachliche Sicht: Kosten senken und Innovationen fördern Strategisches Ziel: Optimierung der Kosten innerhalb bestehender Prozesse Problemstellung: Prozesstransparenz und agile Steuerung als notwendige Voraussetzung oft nicht gegeben Interne abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf Grund organisatorischer und technischer Grenzen oft schwierig Strategische Ziel: Kundenbindung/-gewinnung durch neue innovative Services Problemstellung: Zusammenarbeit mit Partnern / Kunden zur Erbringung neuer Services erfordert Erweiterung der bestehenden Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus Prozesse müssen flexibel aber gleichzeitig auch transparent sein, um notwendige Qualitätsstandards im Service erfüllen zu können (sonst geringe Marktchancen) Q_PERIOR AG Seite 26

25 BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (II/II) Technische Sicht: Flexibilität vs. Stabilität / Zuverlässigkeit Strategisches Ziel: Flexible und schnelle Umsetzung von Business Anforderungen Problemstellung: IT Silos mit langen Release-Zyklen erschweren Umsetzung übergreifender Prozesse auf technischer Seite Änderungen nur langfristig implementierbar Benutzerschnittstellen (Oberflächen) oft nicht mit aktuellen Technologien umsetzbar (z.b. Mobile Geräte) Strategische Ziel: Stabilität und Effizienz (minimale Kosten) Problemstellung: Implementierung neuer integrativer Prozesse auf einer bestehenden Plattform quasi nicht möglich, da Einsatzbereich für bestehende Business definiert und optimiert wurde Häufige Änderungen an Kernsystemen gefährden Stabilität und erhöhen Kosten Monitoring plattformübergreifender Prozesse nicht möglich Übergreifende Regeln zur Ablaufsteuerung nicht zentral verfügbar Q_PERIOR AG Seite 27

26 Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (1/2) Umdenken auf der Supply-Side bezüglich möglicher Lösungen BPM ermöglicht Umsetzung kundenspezifischer Prozesse Prozesse aus Kundensicht umfassen SAP und Non-SAP Systeme SAP Mobile Plattform stellt Transaktionen auf beliebige Geräte dar Oberflächen sind beliebig (Web, Mobile, SAP GUI, PDF-Formulare, etc.) In-Memory-DB stellen auch Massendaten für Prozesse zur Verfügung SAP ist auch Technologieanbieter und somit Basis für Individual-Software Q_PERIOR AG Seite 28

27 Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (2/2) Umdenken auf Projektseite Neue Möglichkeiten müssen vermarktet werden BPM-Projekte sind agil und interaktiv mit der Demand-Side zu führen Dokumentationen starten mit Prozess-Definitionen in BPMN Fachwissen (Prozessverständnis) wird IT-Seite immer wichtiger Erweiterte Ausbildung auf Entwickler / PL Seite notwendig Umdenken auf der Betriebsseite Prozessfehler nicht mehr einfach eingrenzbar aus Anwendersicht (z.b. Bestätigung über mobiles Gerät funktioniert nicht) Support Prozesse werden interdisziplinär besetzt werden müssen (Abgleich mit bestehender Support Organisation) Höhere Anforderungen an Support-Mitarbeiter Q_PERIOR AG Seite 29

28 Herausforderungen für CC SAPs Neuen SAP Technologien (vor allem BPM) ändern die Positionierung eines CC SAP Rolle, Prozesse und Skills werden durch BPM verändert Aktive Zusammenarbeit mit der Fachseite auf Basis von Prozessmodellen Nicht nur bei typischen SAP Prozessen (Accounting, Logistik, HR) Innovative, differenzierende Prozesse als Individuallösungen auf Basis von SAP Neue Supportstrukturen Fehler in BPM Prozessen sind vielschichtiger, da auch Non-SAP Systeme integriert werden können Monitoring, Ticketing-Systeme, Analyse und Test nicht nur in der SAP-Welt Neue Skill-Sets Modulkenntnisse nach wie vor wichtig (fast alle BPM Prozesse integrieren ein oder mehrere SAP Module) Erfahrungen aus dem Bereich Individual-SW-Entwicklung erforderlich Agile Projektmethoden Mehrere Programmiersprachen (ABAP, JAVA, HTML5, ) Q_PERIOR AG Seite 30

29 Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion Q_PERIOR AG Seite 31

30 Diskussion/ Fragen Fragen? Diskussion Next Steps Q_PERIOR AG Seite 32

31 Wir sind für Sie da. Lars Erdmann Partner Q_PERIOR AG Papiermühlestrasse Bern Switzerland Telefon: Mobil: Internet: HAMBURG (ELLERAU) FRANKFURT l MÜNCHEN ROSENHEIM BERN l ZÜRICH WIEN l BRATISLAVA PRINCETON l TORONTO Q_PERIOR AG Seite 33

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