White Paper Systemarchitektur. DocuWare Version 6.7

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1 White Paper Systemarchitektur DocuWare Version 6.7

2 Copyright 2015 DocuWare GmbH Alle Rechte vorbehalten Die Software enthält Proprietary-Information von DocuWare. Sie wird unter Lizenz bereitgestellt und ist darüber hinaus durch das Copyright geschützt. Im Lizenzvertrag sind Einschränkungen bezüglich der Nutzung und Offenlegung enthalten. Rekonstruktion der Software ist untersagt. Da dieses Produkt laufend weiterentwickelt wird, können die hier enthaltenen Informationen ohne Vorankündigung geändert werden. Die hier enthaltenen Rechte am geistigen Eigentum und Informationen sind vertrauliche Informationen, die nur der DocuWare GmbH und dem Kunden zugänglich sind, und bleiben das ausschließliche Eigentum von DocuWare. Falls Sie in der Dokumentation auf Probleme stoßen, weisen Sie uns bitte in schriftlicher Form darauf hin. DocuWare übernimmt keine Garantie dafür, dass dieses Dokument frei von Fehlern ist. Kein Teil dieser Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von DocuWare in irgendeiner Form oder mithilfe welcher Verfahren auch immer (elektronisch, mechanisch, Fotokopie, Aufzeichnung oder auf andere Weise) vervielfältigt, in einem Retrievalsystem abgelegt oder übertragen werden. Dieses Dokument wurde erstellt mit AuthorIT, Total Document Creation ( Disclaimer Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt zusammengestellt und die Informationen darin sind Quellen entnommen, die als zuverlässig gelten. Dennoch kann keine Haftung übernommen werden für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen. Aus den in diesem Dokument aufgenommenen Informationen können keine Ansprüche hergeleitet werden. Die DocuWare GmbH behält sich das Recht vor, jegliche Informationen, die in diesem Dokument enthalten sind, ohne vorherige Ankündigung zu verändern. DocuWare GmbH Therese-Giehse-Platz Germering ( 2

3 Inhalt Änderungshistorie 6 1 Zielsetzung des White Papers 7 2 Einführung Zukunftsfähig dank modernster Technologie Mehrschichtenarchitektur (N-Tier) Die Systemvoraussetzungen Client-Anwendungen Webbasierte Anwendungen DocuWare Web Client DocuWare Konfiguration Windows-basierte Anwendungen Benutzeranwendungen DocuWare Desktop Apps Connect to Outlook Connect to Toshiba Upload Service Windows Explorer Client Workflow Designer DocuWare Administration Anwendungen für Multifunktionsgeräte Connect to Ricoh, Version Mobile Clients HTML5 Mobile Client (V1, V2) Mobile Client für ios PaperScan Client Windows Phone 7 Client Windows 8/RT Client Web Server Platform Service und Web Client Settings Service

4 4.3 Desktop Server Component Web-basierte Konnektoren Connect to SharePoint Connect to Xerox Connect to OKI Connect to Sharp, Version Connect to Toshiba, Version Backend Server Authentification Server Content Server Workflow Server Notification Server Thumbnail Server Workflow Engine Server Connect to SAP Server Connect to Mail Server Administrative Anwendungen und Dienste Service Control Message Bus Administration Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index Datenbanken Unterstützte Datenbanksysteme Die Struktur der Datenbanken Unterstützte Speicherorte für Archive und Briefkörbe Volltext-Index Intelligent Indexing 35 8 Architektur der Archive Plattenkonzept Dokumentstruktur Header-Datei Ablagestruktur Volltext-Funktionalität

5 8.6 Besonderheiten bei Briefkörben Export-Import-Synchronisation Selbsttragende Archive Kommunikationstechnologien Protokolle Client-Server-Kommunikation Server-Server-Kommunikation Message Bus Externer Zugriff Integrationen Setup Server Setup Client Setup und DocuWare Update Skalierbarkeit Skalierungsformen Skalierungsform Skalierungsform Skalierungsform Skalierungsform Datenhaltung Lastverteilung Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit Geografisch verteilte Systeme

6 Änderungshistorie Gegenüber dem vorhergehenden White Paper Systemarchitektur zur DocuWare Version 6.6 ergeben sich folgende Änderungen: Neue Abschnitte Geänderte Abschnitte Entfallener Abschnitt Thema Connect to Ricoh, Version 2 Externer Zugriff Ergänzung: Local Desktop Services Ergänzungen: Datenbanken und Local Desktop Services Szenario 1: Nähere Erläuterung der möglichen Load-Balancing-Technologien Job Processor Kapitel - Client-Anwendungen > Webbasierte Anwendungen > DocuWare Konfiguration - Client-Anwendungen > Anwendungen für Multifunktionsgeräte Neues Kapitel Kommunikationstechnologien > Client-Server-Kommunikation Kommunikationstechnologien > Server-Server-Kommunikation Lastverteilung Desktop Server Component(s) Vorgängerversion Das White Paper Systemarchitektur für die vorhergehende DocuWare Version 6.6 können Sie hier als PDF herunterladen. 6

7 Zielsetzung des White Papers 1 Zielsetzung des White Papers Dieses White Paper erläutert Ihnen die Gesamtarchitektur des DocuWare-Systems. Sie erfahren, welche Komponenten und Technologien DocuWare einsetzt und wie diese in einem On-Premise-System zusammenwirken. Das Papier richtet sich an technisch interessierte Leser, vor allem an technische Mitarbeiter bei Kunden, Vertriebspartnern und Beratungsunternehmen, sowie an Fachmedien. Vorausgesetzt wird lediglich ein technisches Grundlagenwissen über den Aufbau moderner Software-Anwendungen, idealerweise von Dokumenten-Management-Systemen. Detaillierte Kenntnisse aktueller oder vorheriger DocuWare-Systeme sind nicht erforderlich. Ziel des White Papers ist es, Ihnen zu ermöglichen, sich ein technisch fundiertes Urteil über das DocuWare-System zu bilden und die Leistungsfähigkeit im Hinblick auf Anpassungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Performance bei bestehenden Anforderungen einzuschätzen. Wenn Sie mehr über andere technische Aspekte von DocuWare erfahren möchten, finden Sie im DocuWare Knowledge Center ( weitere White Paper zu den Themen: Integration ( Sicherheit ( Intelligent Indexing ( DocuWare Cloud ( 7

8 Einführung 2 Einführung DocuWare ist das moderne Dokumentenmanagement-System für professionelles Enterprise Content Management. Mit DocuWare können Sie zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente und die wichtigen Informationen darin zugreifen. Die Systemarchitektur von DocuWare zeichnet sich durch echte Mandantenfähigkeit, eine serviceorientierte Struktur und modernste Schnittstellen für Web- und mobile Anwendungen aus. Dokumentenmanagement mit DocuWare Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie die Dokumente wie gewohnt Sie sortieren sie, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente dann in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert und mit wenigen Klicks wieder auf den Bildschirm geholt. Diese und zahlreiche weitere Funktionen, zum Beispiel das Workflow-Management, machen DocuWare zu einer hochmodernen, leistungsstarken Software, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse gezielt optimieren können. Über die verschiedenen Anwendungsfelder informiert Sie auch die umfassende Kollektion von DocuWare-Videos ( DocuWare wird nach einem Lizenzmodell vertrieben, das eine Basislösung und erweiterte Lösungen anbietet. Bündel von Funktionen können als lizenzierte Module zugekauft werden. Dabei unterscheiden sich die Namen der Module zum Teil aus historischen Gründen von den Namen der zugehörigen technischen Komponenten. 2.1 Zukunftsfähig dank modernster Technologie Die IT-Welt ist einem raschen Wandel unterworfen - es entstehen fast täglich neue, heterogene Typen von IT-Geräten und Technologien. Auf diesem Hintergrund setzt DocuWare bei der Programmierung und Archiktektur seines Dokumentenmanagement-Systems auf modernste Technologien und bietet seinen Kunden eine Software, die auch morgen noch die unterschiedlichsten Nutzerbedürfnisse erfüllt. Wer mit DocuWare arbeiten möchte, braucht nicht mehr als ein internetfähiges Gerät, auf dem ein Browser installiert ist, denn der DocuWare Web Client funktioniert vollständig browserbasiert. DocuWare kann daher auch plattformübergreifend eingesetzt werden, denn über den Browser ist das System sowohl von Windows- als auch von Mac-OS-Geräten aus aufzurufen. Nur in wenigen Fällen werden noch lokale Anwendungen benötigt, diese sind in 8

9 Einführung den DocuWare Desktop Apps zusammengefasst, die sich zentral und einfach verwalten lassen. Der DocuWare Web Client beruht auf modernster HTML5-Technologie und unterstützt somit alle Standardbrowser, auch für sehr komplexe Bedienszenarien. DocuWare arbeitet mit offenen Kommunikationsstandards und verwendet zwischen sehr vielen Komponenten HTTP/HTTPS, meist entweder zusammen mit REST (Representional State Transfer) oder mit SOAP (Simple Object Access Protocol). Die mobilen Anwendungen von DocuWare stehen sowohl unter ios als auch unter Android und damit auf allen wichtigen Plattformen zur Verfügung. Für die Installation von DocuWare werden stets die neuesten Windows-Versionen, für die Datenbanken alle bedeutenden Server-Technologien in einer großen Versionstiefe unterstützt, dies sind MS SQL, MySQL und Oracle. Und nicht zuletzt ist DocuWare nicht nur als On-Premise-Version einzusetzen, sondern mit DocuWare Cloud auch als Cloud-Lösung ohne eigene Serverinstallation. Das vorliegende White Paper beschreibt die On-Premise-Version. 2.2 Mehrschichtenarchitektur (N-Tier) Die Architektur von DocuWare entspricht dem N-Tier-Modell und gliedert sich in insgesamt vier Schichten: Client-Anwendungen: Alle dialogorientierten Funktionen laufen in den Browsern der Arbeitsplatzsysteme und der mobilen Endgeräte ab. 1 Web Server Ein Teil der Applikationslogik ist auf mehreren DocuWare Web Servern lokalisiert. 2 Backend Server Ein anderer Teil der Applikationslogik ist mehreren DocuWare Backend Servern lokalisiert. 3 Infrastruktur (Datenbanken, Speicherorte, Volltext-Funktionalität) Im Prinzip nutzen mehrere Server gemeinsame Ressourcen auf einem oder mehreren zentralen Hintergrund-Servern. Die vier Schichten der DocuWare-Systemarchitektur 9

10 Einführung Der Begriff Server steht hier für einen Software-Dienst und nicht für eine Hardware. Ein DocuWare-System besteht in diesem Sinn immer aus mehreren (Software-)Servern, die aber - in einer Minimallösung - alle auf einem Hardware-Server gleichzeitig laufen können. 2.3 Die Systemvoraussetzungen DocuWare setzt auf zukunftsfähige Technologien und größtmögliche Kompatibilität des Systems mit verschiedensten Hardware- und Softwarekomponenten anderer Hersteller. Demnach werden die Systemvoraussetzungen mit jeder neuen Version angepasst. Einen ersten Überblick dazu gibt Ihnen dieser Abschnitt, die jeweils aktuellen Details erfahren Sie im DocuWare Knowledge Center unter "Systemvoraussetzungen ( Web Client Als Browser unterstützt DocuWare die aktuellen Versionen von Internet Explorer, Firefox und Chrome. DocuWare Server Die Server des DocuWare-Systems sind auf Basis der.net-architektur von Microsoft realisiert. Sie sind somit auf allen Plattformen lauffähig, die eine gängige Windows-Version unterstützen. Infrastruktur-Komponenten Für Datenbanken unterstützt DocuWare die aktuellen Versionen von Microsoft SQL Server, Oracle und MySQL. Terminalserver Als Erweiterungen des DocuWare-Systems können der Microsoft Terminalserver und der Citrix Metaframe genutzt werden. 10

11 Client-Anwendungen 3 Client-Anwendungen Das DocuWare-System umfasst drei Arten von Client-Anwendungen: webbasierte Anwendungen Windows-basierte Anwendungen Anwendungen für mobile Endgeräte Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die Komponenten dieser verschiedenen Bereiche. 3.1 Webbasierte Anwendungen Zu den webbasierten Anwendungen gehören der DocuWare Web Client und die DocuWare Konfiguration. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten DocuWare Web Client Der Web Client ist aus Benutzersicht das Herzstück der Client-Anwendungen von DocuWare. Über ihn greifen Sie online auf Ihr DocuWare-System zu, ohne eine Client-Anwendung installieren zu müssen. Der Web Client bietet alle Möglichkeiten des modernen Dokumentenmanagements: Sie können die Dokumente u.a. im Archiv ablegen und suchen sowie in einem HTML5-Viewer anzeigen und bearbeiten. Zudem lassen sich viele Aktionen analog zur Papierablage vollziehen, zum Beispiel mehrere Dokumente zu einem zusammenfügen. Die Funktionsumfang des Web Client erweitert sich jeweils um die Funktionen der Module, die zusätzlich zur DocuWare-Standardausführung lizenziert werden, z.b. um die Workflow-Aufgabenliste oder die Task-Manager-Liste. Der Web Client basiert auf HTML5-Technologie. Die Komponente ist in den Platform Service (auf Seite 20) integriert und kommuniziert über diesen mit den Backend Servern. Mit den Komponenten von DocuWare Desktop Apps kommuniziert der Web Client über den Desktop Service (auf Seite 15) DocuWare Konfiguration Die DocuWare Konfiguration fasst die Konfigurationsoberflächen verschiedener Anwendungen innerhalb eines DocuWare-Systems zusammen, die nicht in der DocuWare Administration verwaltet werden. Ein Teil dieser Anwendungen beruht auf HTML5-Technologie, ein anderer auf Silverlight. Die DocuWare Konfiguration besteht technisch aus zwei Komponenten: der Benutzeroberfläche mit den Plug-ins der Anwendungen und dem Settings Service (auf Seite 21) zum Speichern der Einstellungen. 11

12 Client-Anwendungen Die folgende Tabelle zeigt die einzelnen Plug-ins mit den wichtigsten Einstellungen, die darin vorgenommen werden. Zu den Anwendungen selbst erhalten Sie weitere Informationen im Abschnitt Windows-basierte Anwendungen (auf Seite 13). Plug-in Briefkörbe Connect to Mail Einstellungen Briefkörbe erstellen und verwalten: Kapazität definieren, Verbindung zu Archiv festlegen, Intelligent Indexing aktivieren, Berechtigungen zuweisen, Briefkorb-Speicherorte anlegen und bearbeiten (Administrator) Konfigurationen für die Anwendung Connect to Mail erstellen und verwalten: Ablageziel bestimmen, Berechtigungen zuweisen Connect to Outlook Ablage-Konfigurationen erstellen und verwalten: Archivierungstyp festlegen, automatische Rechnungserkennung aktivieren, Speicherziel definieren, Berechtigungen zuweisen Schnellsuche-Konfigurationen erstellen und verwalten: Schnellsuche-Details einstellen, Suchtyp festlegen, Suchergebnis und -kriterien definieren, Berechtigungen zuweisen Connect to Ricoh, Version 2 Connect to Sharp Connect to Toshiba DocuWare Printer DocuWare Request - Benachrichtigungen MFP-Display-Anwendung von Connect to Ricoh, Version 2, einrichten: Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen erstellen und verwalten, Geräte hinzufügen und verwalten MFP-Display-Anwendung von Connect to Sharp einrichten: Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen erstellen und verwalten, Geräte hinzufügen und verwalten MFP-Display-Anwendung von Connect to Toshiba einrichten: Ablage- und Such-Konfigurationen sowie Voreinstellungen für Druck und Scannen erstellen und verwalten, Geräte hinzufügen und verwalten Konfigurationen für die Anwendung DocuWare Printer erstellen und verwalten: Ablageziel bestimmen; Identifizieren, Teilen, Indexieren und Verarbeiten der Dokumente festlegen; für elektronische Rechnungen Konformität zum deutschen ZUGFeRD-Standard einrichten; dem Dokument Formular/Briefbogen hinterlegen; Berechtigungen zuweisen Konfigurationen für die Anwendung DocuWare Request erstellen und verwalten: Speicherziel festlegen, Filter setzen, Berechtigungen zuweisen Konfigurationen für -Benachrichtigungen erstellen und verwalten: Archiv bestimmen, Auslöser für Ereignisse festlegen, -Eigenschaften definieren, Berechtigungen zuweisen, Zeitsteuerung einrichten Import-Konfigurationen Konfigurationen für den Dokumenten-Import mit der Scan App und der Import App erstellen und verwalten: Ablageziel bestimmen; Details für den Import, das Teilen, Indexieren und Verarbeiten der Dokumenten festlegen; dem Dokument Formular/Briefbogen hinterlegen; Berechtigungen zuweisen 12

13 Client-Anwendungen OCR-Einstellungen Smart Connect Intelligent Indexing Konfigurationen für Optical Character Recognition (OCR) erstellen und verwalten: Spracherkennung und Genauigkeit der Erkennung definieren, technische Einstellungen für Zeichen, Bilder und Auslesebereiche Smart-Search- und Smart-Index-Konfigurationen für die Anwendung Smart Connect erstellen und verwalten: Archiv auswählen, Fenster einer Fremdanwendung erfassen, Felder zuweisen Die Anwendung Intelligent Indexing für Briefkörbe aktivieren und an Spezifika der nutzenden Organisation anpassen 3.2 Windows-basierte Anwendungen Zu den Windows-basierten Anwendungen im DocuWare-System zählen die administrativen Anwendungen und Dienste, das Client Setup und DocuWare Update, alle Windows-basierten Benutzeranwendungen sowie DocuWare Request. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten Benutzeranwendungen Die Benutzeranwendungen umfassen alle Anwendungen, die auf dem Client-Rechner des Benutzers unter Windows laufen. Ein wichtiger Teil davon ist unter den DocuWare Desktop Apps zusammengefasst DocuWare Desktop Apps Die Komponente DocuWare Desktop Apps läuft im Benachrichtigungsfeld (Tray-Bereich) von Windows. Sie hat den Charakter einer Plattform, unter der die folgenden Client-Plug-ins und Funktionen zusammengefasst sind: Scan App Import App Printer App Smart Connect Edit & Send Die Eingabedaten dieser Plug-in-Anwendungen und Funktionen sendet DocuWare Desktop Apps an den Desktop Service (auf Seite 15), der sie an den Job Server weitergibt. Auch die DocuWare-Verbindungen zwischen dem Client und dem DocuWare-System werden hier aufgerufen. Die Verbindungen können von DocuWare Desktop Apps sowie von den Komponenten Connect to Outlook und Windows Explorer Client verwendet werden. Über die Platform-.NET API greifen einzelne DocuWare Desktop Apps auf den Platform Service zu. 13

14 Client-Anwendungen Die Prozesse der DocuWare Desktop Apps und weitere Komponenten, die diese Prozesse nutzen Die DocuWare Desktop Apps werden auf dem Client-PC über das DocuWare-Tray-Menü oder direkt aus dem Web Client heraus installiert Scan App Mit der DocuWare Scan App scannt der Benutzer Papierdokumente, importiert die Dokumenten-Scans in DocuWare und legt sie im Langzeitarchivierungsformat PDF/A in einem DocuWare-Archiv ab. Dazu stehen dem Benutzer alle Scanner (mit TWAIN und WIA-Treiber) zur Verfügung, die auf seinem PC installiert sind. Scan-Konfigurationen für die Scan App legt der Benutzer direkt in der Client-Anwendung an. Um die Dokumente in DocuWare ablegen zu können, muss zusätzlich in der DocuWare Konfiguration mindestens eine Import-Konfiguration (auf Seite 11) angelegt worden sein. Die Scan App ist ein visuelles Plug-In von DocuWare Desktop Apps und wird von diesen standardmäßig zur Verfügung gestellt Import App DocuWare Import App überwacht ausgewählte Verzeichnisse im Dateisystem oder Netzwerk und verschiebt die darin gespeicherten Dateien automatisch in DocuWare-Briefkörbe oder -Archive. Die Verarbeitung der Dokumente beim Import, zum Beispiel ihre Indexierung, ist auch über Konfigurationen zu steuern, die in der DocuWare Konfiguration im Bereich "Import-Konfigurationen" festgelegt werden. Konfigurationen für die Import App erstellt der Benutzer oder Administrator in der DocuWare Konfiguration im Bereich Import-Konfigurationen (auf Seite 11). Die Import App ist ein visuelles Plug-In von DocuWare Desktop Apps und wird von diesen standardmäßig zur Verfügung gestellt Printer App Mit der DocuWare Printer App archivieren Sie Dokumente über die Druckfunktion Ihrer Fremdanwendungen in DocuWare. Außerdem können die Dokumente auf einem Drucker in Papierform ausgedruckt werden. Die Verarbeitung der Dokumente beim Drucken, zum 14

15 Client-Anwendungen Beispiel ihre Indexierung, wird über Konfigurationen gesteuert, die in der DocuWare Konfiguration im Bereich DocuWare Printer (auf Seite 11) festgelegt werden. Die Komponente besteht technisch gesehen aus einem virtuellen Druckertreiber, der PDFs erzeugt. DocuWare Printer erscheint somit nur in der Druckerliste von Fremdanwendungen und ist kein visuelles Plug-in von DocuWare Desktop Apps. DocuWare Printer wird von DocuWare Desktop Apps standardmäßig zur Verfügung gestellt Smart Connect DocuWare Smart Connect verbindet beliebige Windows-Anwendungen ohne Programmieraufwand mit dem DocuWare-Archiv. Es unterstützt den Benutzer bei der Suche nach Dokumenten in DocuWare und bei der Indexierung von Dokumenten aus Fremdanwendungen heraus. Smart Connect liest dazu Inhalte aus der Programmoberfläche von beliebigen Anwendungen aus und übergibt diese automatisch als Such- oder Indexbegriffe an DocuWare. Beim Anwenden von Smart Connect wird immer eine in der DocuWare Konfiguration (auf Seite 11) angelegte Konfiguration ausgeführt. Smart Connect ist ein visuelles Plug-in der DocuWare Desktop Apps, es wird von DocuWare Desktop Apps aber nicht standardmäßig zur Verfügung gestellt Edit & Send Die Anwendung Edit & Send ermöglicht dem DocuWare Web Client, Dokumente aus dem Browser heraus zu öffnen, zu bearbeiten und an den Standard- -Client zu übergeben. Die Anwendung läuft im Hintergrund und ist kein visuelles Plug-in der DocuWare Desktop Apps. Sie wird von den DocuWare Desktop Apps aber standardmäßig zur Verfügung gestellt Desktop Service Der Desktop Service ist Voraussetzung für das Funktionieren der DocuWare Desktop Apps. Er läuft einmal pro System und stellt die Verbindung von den DocuWare Desktop Apps zu den DocuWare-Servern her. Der Service dient als Host für verschiedene lokale Dienste und stellt für diese Schnittstellen zur Verfügung. Der Dienst gibt die auf Client-Seite erhaltenen Aufträge innerhalb der Desktop Apps an den Job Server (auf Seite 21) weiter. Die Einstellungen für die Verarbeitung der Aufträge ruft er über den Settings Service (auf Seite 21) ab. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Setup installiert Connect to Outlook Mit Connect to Outlook archivieren Sie s direkt aus Microsoft Outlook in DocuWare und greifen von dort per Schnellsuche auf abgelegte Mails zu. Konfigurationen für Connect to Outlook erstellen und bearbeiten Sie im Bereich DocuWare Konfiguration. Die Komponente bezieht die Verbindungsinformationen zum DocuWare-System von den DocuWare Desktop Apps. Die Einstellungen erhält sie über den Settings Service. 15

16 Client-Anwendungen Connect to Toshiba Connect to Toshiba verbindet Multifunktionsgeräte des Herstellers Toshiba mit DocuWare Upload Service Der Upload Service ist ein lokal installierter Dienst, der in einem festgelegten Intervall automatisch Dokumente in einen Briefkorb des Web Clients lädt, also verschiebt. Diese Dokumente ruft er aus einem beliebig wählbaren Ordner des Dateisystems oder Netzwerks ab. Auch Indexbegriffe, Anmerkungen oder Stempel, die die Dokumente gegebenenfalls schon haben, werden dabei teilweise übernommen. Einen Upload-Auftrag für den Upload Service konfigurieren Sie im Upload UI, einer Tray-Icon-Anwendung. Mithilfe eines zusätzlichen Plug-ins kann der Upload Service auch XML-Dateien auslesen, die bestimmte MFP-Geräte zu gescannten Dokumenten erzeugen. Der DocuWare Upload Service liest diese XML-Dateien aus und verwendet den Inhalt als Indexbegriffe zu den Dokumenten. Auf diese Weise können die Dokumente direkt in ein DocuWare-Archiv gescannt werden. DocuWare bietet für den Upload Service folgende Plug-ins an: Connect to HP Connect to GSNX Connect to Kyocera Connect to ecopy Connect to HP Mit Connect to HP werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Hewlett Packard erzeugt wurden. Um XML-Metadaten auf HP-Geräten zu erzeugen, wird die HP Digital Sending Software benötigt Connect to GSNX Mit Connect to GSNX legen Sie Dateien, die mit Global Scan NX-fähigen Multifunktionsgeräten des Herstellers Ricoh erzeugt wurden, in DocuWare ab Connect to Kyocera Mit Connect to Kyocera werden Dateien in DocuWare abgelegt, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Kyocera erzeugt wurden Connect to ecopy Connect to ecopy stellt eine direkte Verbindung zwischen Multifunktionsgeräten mit Copy ShareScan V5 SP4 / Quick Connect und DocuWare her Windows Explorer Client Der Windows Explorer Client integriert sämtliche DocuWare-Archive in das Windows-Dateiverzeichnis und stellt die Archive in der für viele Benutzer gewohnten Ordner-Datei-Struktur dar. Der Windows Explorer Client ist als Namensraumerweiterung des Windows Explorer implementiert und wird mit dessen Prozess geladen. 16

17 Client-Anwendungen Die Komponente bezieht die Verbindungsinformationen zum DocuWare-System von den DocuWare Desktop Apps. Über den Platform Service greift der Windows Explorer Client auf die DocuWare Server zu Workflow Designer Mit der Komponente Workflow Designer erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Sie Workflow-Konfigurationen für das Modul Workflow Manager. Beim Anwenden von Workflow Manager wird immer eine zuvor angelegte Konfiguration ausgeführt und damit jeweils eine neue Instanz des Workflows erzeugt. In einer Workflow-Konfiguration ist u.a. festgelegt, welche Aufgabe zu erledigen ist und welche Entscheidung als Teil der Aufgabe zu treffen ist. Dabei kann eine Aufgabe nicht nur einem Benutzer oder einer Rolle, sondern auch einer Vertretungsregel zugewiesen werden. In dieser Vertretungsregel lassen sich Zuständigkeiten abstrakten Stellen, z.b. Kostenstellen, zuordnen, die eine Gruppe von Personen umfassen. Die Aufgabe geht dann automatisch immer an den ersten dieser Mitarbeiter, der als "Im Büro" angezeigt wird. In Eskalationsstufen werden Fristen für die Erledigung der Aufgaben festgelegt und es wird bestimmt, was passieren soll, wenn eine Aufgabe zu lange bei einem Mitarbeiter liegt. Die Einstellungen ruft der Workflow Designer über den Settings Service (auf Seite 21) vom Workflow Engine Server (auf Seite 28) und anderen Backend-Servern ab. Alle Informationen für Workflow-Aufgabenlisten im Web Client gibt der Workflow Designer über den DocuWare Platform Service (auf Seite 20) weiter. Der Workflow Designer ist nicht Bestandteil der DocuWare Desktop Apps, wird jedoch über deren Setup installiert DocuWare Administration In der DocuWare Administration richten Sie Ihr DocuWare-System ein und verwalten seine Funktionen. Die Anwendung ruft die benötigten Informationen direkt von den Backend Servern ab, vor allem dem Authentication Server. Die Administration gliedert sich in zwei Bereiche. Unter "DocuWare-System" treffen Sie alle allgemeinen Einstellungen zu den Punkten: DocuWare-Server Datenbankverbindungen Speicherorte für Dokumente Externe Benutzerverzeichnisse Zeitstempeldienste Logging Backup Webverbindungen Intelligent Indexing Service Unter "Organisationen" treffen Sie Einstellungen zu den Punkten: Benutzerverwaltung 17

18 Client-Anwendungen Archive Vordefinierte Workflows (über Workflow Server) Signaturtypen Protokollierung Die DocuWare Administration kann auf jedem Computer laufen, der Zugriff auf die Backend-Server hat. Jeder Benutzer, der Zugriff auf die.exe-datei hat, kann das Programm starten. Je nach Berechtigungen des Benutzers sind einzelne Knoten, Menüs und Dialoge ein- oder ausgeblendet. Bearbeitet ein Benutzer Daten, sind diese für andere Benutzer gesperrt und nur im Read-only-Modus verfügbar. 3.3 Anwendungen für Multifunktionsgeräte Als Client-Anwendung finden Sie in diesem Abschnitt Connect to Ricoh, Version 2, beschrieben. Weitere Anwendungen für Multifunktionsgeräte sind als Konnektoren auf Web-Server-Ebene (auf Seite 22) realisiert Connect to Ricoh, Version 2 Connect to Ricoh, Version 2, verbindet Multifunktionsgeräte von Ricoh mit DocuWare. Sowohl die Installation als auch alle Einstellungen dieser Client-Anwendung werden vollständig über die DocuWare Konfiguration (auf Seite 11) verwaltet. 3.4 Mobile Clients Mit den mobilen DocuWare Clients, auch Apps genannt, greifen Sie von mobilen Geräten aus direkt auf DocuWare zu. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten HTML5 Mobile Client (V1, V2) Der HTML5 Mobile Client erlaubt es Ihnen, von Smartphones und Tablets u.a. mit Android und BlackBerry-OS auf Ihr DocuWare-System zuzugreifen. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Darüber hinaus ist die Stempelfunktion integriert. Die Komponente greift über den Platform Service auf DocuWare zu Mobile Client für ios Mit dem Mobile Client für ios greifen Sie von iphone und ipad auf Ihr DocuWare-System zu. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Darüber hinaus ist die Stempelfunktion integriert. Die Komponente greift über den Platform Service auf DocuWare zu. 18

19 Client-Anwendungen PaperScan Client Der PaperScan Client macht aus dem iphone oder ipad einen mobilen Dokumentenscanner. Die App fotografiert Dokumente und speichert die Scans am gewünschten Ort, wo sie weiterverarbeitet werden können. Sie kann direkt an Dropbox und Google Drive angebunden werden, damit dort Dokumente abgelegt werden können. Wenn Dokumente im DocuWare-System abgelegt werden, greift PaperScan über den Platform Service darauf zu Windows Phone 7 Client Mit dem Windows Phone 7 Client greifen Sie von Smartphones mit Windows Phone 7 auf Ihr DocuWare-System zu. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Darüber hinaus ist die Stempelfunktion integriert. Die Komponente greift über den Platform Service auf DocuWare zu Windows 8/RT Client Mit dem Windows 8/RT Client verbinden Sie sich von PCs mit Windows 8 und Tablets mit Windows RT mit Ihrem DocuWare-System. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im Workflow weiterreichen. Darüber hinaus ist die Stempelfunktion integriert. Die Komponente greift über den Platform Service auf DocuWare zu. 19

20 Web Server 4 Web Server Die DocuWare Web Server basieren zum größten Teil auf den Internet Information Services (IIS), einer Diensteplattform von Microsoft. Damit lassen sich die Dienste durch eine Anpassung der IIS-Konfiguration sehr leicht auch mit SSL-Verschlüsselung betreiben. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über alle zu den DocuWare Web Servern gehörenden Komponenten: Platform Service und Web Client Settings Service Desktop Server Components Web-basierte Konnektoren Informationen zur Installation und Verwaltung der Web Server finden Sie im Abschnitt Server Setup (auf Seite 50). 4.1 Platform Service und Web Client Der DocuWare Platform Service bündelt den Zugriff auf alle DocuWare-Dienste in einer performanten Schnittstelle, die offen ist für alle Programmiersprachen. Darüber lassen sich alle Fremdanwendungen sehr einfach an DocuWare anbinden und alle DocuWare-Ressourcen ansprechen. Der Platform Service wird beim Setup automatisch installiert und ist in den Internet Information Services (IIS) auf dem verwendeten Web Server unter der Adresse erreichbar. Er ermöglicht einen einheitlichen Zugriff für alle Clients und auf beliebigen Geräten. Dies funktioniert sowohl mit den DocuWare-Anwendungen als auch mit Fremdapplikationen, die auf dem DocuWare SDK beruhen. Der Platform Service greift auf den Authentication Server und direkt auf die Datenbank DWSYSTEM zu. Durch den modernen Kommunikationsmechanismus Representional State Transfer (REST) ist der Platform Service hoch performant und stellt eine einheitliche Schnittstelle für unterschiedlichste Anbindungen dar. Ressourcen werden per XML oder JSON in die Fremdanwendung eingebettet. Der Platform Service enthält einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen sowie Dokumentationen dazu, wie sich die Ressourcen verwenden lassen. Allen Datenformaten liegt eine annotierte XML Schema Definition (XSD) bei, aus der automatisch eine Dokumentation erstellt wird, die damit immer auf dem neuesten Stand ist. Dank XSD lassen sich auch für verschiedene Zielplattformen automatisch Bibliotheken zur Vereinfachung der Programmierung erzeugen. Für.NET-Entwickler stellt DocuWare eine.net API auf NuGet zur Verfügung, um eine einfache Nutzung zu gewährleisten: weitere Informationen liefert Ihnen der DocuWare Support ( Zudem können Sie sich vom Platform Service aus direkt in ein DocuWare-System einloggen, um Informationen wie zum Beispiel IDs von Suchdialogen oder GUIDs von Archiven 20

21 Web Server einzusehen. Dem Entwickler sparen auch die URI-Templates für die Einbindung der Ressourcen Zeit. Anwendungen, die den Platform Service verwenden, sind auch mit zukünftigen DocuWare-Versionen garantiert kompatibel. Damit müssen bei einem Update der DocuWare-Version die Client-Anwendungen nicht zwingend aktualisiert werden. Der Platform Service verwendet diverse Verfahren, mit denen sich HTTP-basierte Webanwendungen beschleunigen lassen. HTTP-Caching-Methoden bringen in vielen Szenarien einen deutlichen Geschwindigkeitszuwachs. Die Platform unterstützt außerdem transparente Kompression und funktioniert hinter Proxys. Web Client In den Platform Service integriert ist der Web Client, der die grafische Benutzeroberfläche von DocuWare für das Arbeiten mit Dokumenten zur Verfügung stellt (siehe auch den Abschnitt Web Client (auf Seite 11) im Kapitel "Client-Anwendungen"). Der Web Client ist unter der Adresse erreichbar und nutzt ebenso die Dienste, die der Platform Service zur Verfügung stellt. 4.2 Settings Service Der Settings Service bietet Zugriff auf die meisten Einstellungen eines DocuWare-Systems. Die DocuWare Konfiguration nutzt den Settings Service besonders intensiv. Der Settings Service ruft die Einstellungen über den Authentication Server und direkt aus den Datenbanken ab und liefert sie für die einzelnen Client-Anwendungen aus. Die Schnittstelle ist nicht für Eigenprogrammierungen freigegeben. Für die Administration der DocuWare-Briefkörbe ermittelt der Settings Service die Speicherkapazitäten und legt diese über den Content Server an. Über den Workflow Server verwaltet der Settings Service den Request-Workflow. 4.3 Desktop Server Component Der Job Server stellt als Desktop Server Component sicher, dass Import-Aufträge an das Serversystem übergeben werden. Dazu speichert er Import-Aufträge von DocuWare Desktop Apps, also von DocuWare Printer, der Scan App und der Import App, für die zu importierenden Dokumente. Die Aufträge werden von DocuWare Desktop-Instanzen erzeugt. Darüber hinaus sorgt der Job Server für die Ablage der erzeugten Dokumente im DocuWare-System. Die übrige Verarbeitung der Aufträge erfolgt im Desktop Service (auf Seite 15). Vom Settings Service ruft der Job Server die Konfigurationen für den Import ab (Import-Konfigurationen und DocuWare-Printer-Konfigurationen). Dem Content Server übergibt der Job Server die Dokumente für deren Ablage im Archiv. Auch den Volltext, der von den DocuWare Desktop Apps generiert wurde, speichert der Job Server über den Content Server am Ablageort. 21

22 Web Server Der Job Server läuft in den Microsoft Internet Information Services (IIS). 4.4 Web-basierte Konnektoren Die Web-basierten Konnektoren verbinden die Anwendung SharePoint sowie Multifunktionsgeräte von Xerox, OKI, Sharp, Version 2, und Connect to Toshiba, Version 2, mit DocuWare. Die Konnektoren werden über die DocuWare Administration in Form von Web-Instanzen eingerichtet. Sie greifen dann direkt auf den Authentication Server und den Content Server zu. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die Systemkomponenten der Konnektoren Connect to SharePoint Connect to SharePoint verbindet Microsoft Office SharePoint mit DocuWare. Dabei wird DocuWare als Records Center in Microsoft Office SharePoint eingebunden. Das Records Center von SharePoint ist als zentraler Speicherort für Dokumente und für die Standardanbindung von Dokumentenmanagement-Systemen konzipiert. Per Search Federation lassen sich Suchanfragen in SharePoint über unterschiedliche Quellen ausführen. Der Connect to SharePoint-Dienst liefert SharePoint dazu die Suchergebnisse im richtigen Format zurück. Die Komponente verfügt über ein webbasiertes Administrationstool Connect to Xerox Connect to Xerox verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von Xerox mit DocuWare. Der DocuWare-Server und das Multifunktionsgerät von Xerox sollten im selben Netzwerk installiert sein. Andernfalls muss ein Router die beiden genutzten Netzwerke verbinden, denn die meisten Multifunktionsgeräte ermöglichen kein manuelles Routing Connect to OKI Connect to OKI verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von OKI mit DocuWare Connect to Sharp, Version 2 Connect to Sharp, Version 2, verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von Sharp mit DocuWare. 22

23 Web Server Connect to Toshiba, Version 2 Connect to Toshiba, Version 2, verbindet multifunktionale Digitalkopierer und -scanner von Toshiba mit DocuWare. 23

24 Backend Server 5 Backend Server Backend Server sind die Server in einem DocuWare-System, die über die DocuWare Administration verwaltet werden. Über sie laufen alle Hintergrundprozesse und die Zugriffe auf die Speicherorte der Dokumente sowie die Datenbanken. Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu den Backend Servern: Authentication Server Content Server Workflow Server Notification Server Thumbnail Server Workflow Engine Server Connect to SAP Server Connect to Mail Server Informationen zur Installation und Verwaltung der Backend Server finden Sie im Abschnitt Server Setup (auf Seite 50). 5.1 Authentification Server Der Authentication Server verwaltet sämtliche Benutzer und Ressourcen eines DocuWare-Systems. Die Nutzung des Systems erfordert immer als Erstes eine Anmeldung am Authentication Server. Er ist zuständig für: das Login der Benutzer die Lizenzverwaltung die Verwaltung aller benutzerspezifischen Einstellungen Damit DocuWare mandantenfähig sein kann, sind Benutzer Organisationen zugeordnet, die über den Authentication Server verwaltet werden. Eine Organisation umfasst damit als logische Struktur: Benutzer und Benutzergruppen Archive inklusive zugehöriger Platten Prozesse Templates für Stempel, Schemata für die Erkennung von Text und Barcodes (OCR), Auswahllisten Protokollierung Für Berechtigungen verwendet DocuWare ein Rollenkonzept. Darin verbindet eine Rolle Benutzergruppen oder einzelne Benutzer auf der einen Seite mit Berechtigungsprofilen oder einzelnen Berechtigungen auf der anderen Seite. Unabhängig davon können einzelnen Benutzern einzelne Berechtigungen zugeordnet werden. 24

25 Backend Server Benutzt wird der Authentication Server somit durch: eine oder mehrere Organisationen mit jeweils mindestens einem oder vielen Benutzern Weitere Informationen zum Berechtigungskonzept finden Sie im White Paper Security ( von DocuWare. Die Einstellungen speichert der Authentication Server in der Datenbank DWSYSTEM. Änderungen in den Einstellungen übermittelt der Authentication Server anderen Komponenten über den Message Bus (auf Seite 46). Alle Vorgänge protokolliert der Authentication Server in der Logging-Datenbank. Pro DocuWare-System muss mindestens ein Authentication Server installiert sein, der jedoch auch organisationsübergreifend agieren kann. Um Ausfällen vorzubeugen oder eine sehr hohe Anzahl von Benutzeranfragen besser bedienen zu können, kann der Authentication Server mehrfach installiert werden. Weitere Informationen zu den Skalierungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel Skalierbarkeit (auf Seite 52). Der Authentication Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. 5.2 Content Server Über den Content Server laufen alle Zugriffe der Client-Anwendungen auf DocuWare-Archive und -Briefkörbe, sowohl für das Ablegen als auch für das Suchen und das Aufrufen von Dokumenten. Client-Anwendungen können nicht direkt auf archivierte Dokumente zugreifen. Der Content Server verwaltet dazu die logischen Archive, in denen die Dokumente gespeichert sind, und protokolliert alle Archivzugriffe in der Logging-Datenbank. Die Indexund Metadaten der abgelegten Dokumente verwaltet er in einer oder mehreren Daten-Datenbanken. Der Content Server ist auch für das Extrahieren von Volltext (auf Seite 41) zuständig für den Fall, dass diese Daten beim Ablagevorgang nicht vom Client mitgeliefert werden. Dies ist bei einigen DocuWare Desktop Apps der Fall. Den Volltext speichert der Content Server in der Daten-Datenbank und übergibt ihn gleichzeitig an den Volltext-Server. Informationen über Lizenzen, Benutzerrechte und Einstellungen zur Verarbeitung von Dokumenten ruft über den Authentication Server aus der System-Datenbank ab. Dies geschieht bei jedem Dokument, das der Content Server verarbeitet. Gemäß den Einstellungen gibt er unterschiedliche Informationen an andere Komponenten weiter bzw. ruft diese ab. Sind in der System-Datenbank Auslösebedingungen für eine -Benachrichtigung oder ein Workflow-Ereignis (Modul Workflow Manager) hinterlegt, erzeugt der Content Server zu einem Dokument ein Ereignis, das er dem Notification Server übergibt. Ist der Notification Server nicht verfügbar, schreibt der Content Server das Ereignis vorübergehend in die Notification-Backup-Datenbank und übergibt es später. Sind Bedingungen für den gehosteteten Intelligent Indexing Service hinterlegt, startet der Content Server den Auftrag zum Indexieren des Dokuments, erstellt Strukturdaten und sendet diese an den Service. Nach dem Indexieren sendet der Service Metadaten zurück, die der Content Server nach der Korrektur der vorgeschlagenen Indexdaten durch den 25

26 Backend Server Benutzer in der Daten-Datenbank speichert. Zum Schluss sendet der Content Server die korrigierten Daten an den Intelligent Indexing Service (auf Seite 35), der sie für zukünftige Abfragen berücksichtigt. Der Content Server kommuniziert mit anderen Komponenten auch über den Message Bus. Falls Archiven und Indexfeldern benutzerspezifische Validatoren zugewiesen sind, führt der Content Server diese Prüfungen aus. In einem DocuWare-System muss mindestens ein Content Server installiert sein. Die verschiedenen Organisationen, die ein DocuWare-System verwenden, können gleichzeitig verschiedene Content Server nutzen. Der Content Server stellt seine Informationen über Remoting zur Verfügung. Seine Funktionen werden in der DocuWare Administration verwaltet. 5.3 Workflow Server Der Workflow Server steuert vordefinierte Workflows, das heißt automatisierbare (Teil-)Prozesse, in DocuWare. Dazu gehören: Ergänzen von Indexinformationen aus externen Datenquellen (Modul DocuWare Autoindex) Migration von Daten Export von Archiven oder Teilarchiven Wiederherstellen der Indexeinträge Löschen von Dokumenten, die über Filter definiert werden Erzeugen von selbsttragenden Archiven (Modul DocuWare Request) Erzeugen und Synchronisieren von Satellitenarchiven Barcode-Übergabe für das Modul Connect to SAP Vordefinierte Prozesse können sowohl bei der DocuWare-Erstinstallation implementiert werden als auch bei einer späteren Installation zusätzlicher Module. Die Einstellungen für die einzelnen Workflows ruft der Workflow Server über den Authentication Server aus der System-Datenbank ab. Die in den Archiven abgelegten Dokumente erhält der Workflow Server vom Content Server und schreibt sie auf diesem Weg auch wieder zurück. Für DocuWare Request ruft der Workflow Server vom Workflow Engine Server die Workflow-Historie eines Dokuments ab, das Teil eines Workflows des Moduls Workflow Manager ist. Logging-Informationen schreibt der Workflow Server in die Logging-Datenbank. Sollen vordefinierte Workflow-Prozesse in einem DocuWare-System genutzt werden, muss der Workflow Server darin mindestens einmal installiert sein. Werden mehrere Workflow Server installiert, wird den einzelnen Workflows jeweils ein bestimmter Workflow Server zugewiesen. Weitere Informationen zur Skalierung einzelner Server finden Sie im Kapitel Skalierbarkeit (auf Seite 52). 26

27 Backend Server Der Workflow Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. Es ist wichtig, zwischen dem Workflow Server und dem weiter unten beschriebenen Workflow Engine Server (auf Seite 28) zu unterscheiden. Der Workflow Server ist für alle automatisierbaren Prozesse außerhalb des Moduls Workflow Manager zuständig, der Workflow Engine Server für alle zu Workflow Manager gehörenden Workflows. 5.4 Notification Server Der Notification Server steuert folgende Ereignisse: -Benachrichtigungen für das Modul Task Manager Workflow-Ereignisse für das Modul Workflow Manager Ist für ein verarbeitetes Dokument eine Auslösebedingung hinterlegt, erzeugt der Content Server ein Ereignis. Es gibt zwei mögliche Auslösebedingungen: Ein Dokument wird abgelegt. Die Indexdaten eines Dokuments ändern sich. Der Content Server übergibt die Ereignisse an den Notification Server, der sie in der Notification-Datenbank speichert und dann abarbeitet. Je nach eingerichteten Datenbank-Abonnements multipliziert der Notification Server die Ereignisse für -Benachrichtigungen und versendet die Benachrichtigungen über seine SMTP-Verbindung. Die Workflow-Ereignisse übergibt er an den Workflow Engine Server, der daraufhin eine Workflow-Instanz erzeugt, das heißt für ein Dokument einen Workflow anstößt. In einem DocuWare-System kann immer nur ein Notification Server laufen. Für eine größere Ausfallsicherheit kann ein zweiter installiert sein, beide Server sollten aber dieselbe Datenbank nutzen. Der Notification Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. -Benachrichtigungen des Moduls Workflow Manager werden nicht vom Notification Server, sondern vom Workflow Engine Server (auf Seite 28) selbst erzeugt. 5.5 Thumbnail Server Der Thumbnail Server ist für das Speichern und Abfragen von Thumbnails zu einzelnen Dokumenten zuständig. Im Web Client können Dokumente im Viewer und im Briefkorb als Thumbnails dargestellt werden. Um eine höhere Performanz zu erreichen, werden die Thumbnails nicht für jeden Aufruf neu berechnet, sondern in der Thumbnail-Datenbank gespeichert und bei Bedarf von dort für die Anzeige bereitgestellt. Ob Thumbnails gespeichert und abgefragt werden, wird von den Komponenten gesteuert, die Thumbnails nutzen. Die Informationen dazu erhält der Thumbnail Server vom Authentication Server. 27

28 Backend Server Der Thumbnail Server wird Archiven und Briefkorb-Speicherorten zugeordnet. Der Thumbnail Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. 5.6 Workflow Engine Server Der Workflow Engine Server speichert und verwaltet die Workflow-Konfigurationen und -Instanzen des Moduls Workflow Manager. Workflow Manager steuert Arbeitsprozesse mithilfe von dokumentenbasierten Workflows, die mit dem DocuWare-System umgesetzt werden. Dabei wird pro bearbeitetem Dokument eine neue Instanz eines Workflows erzeugt. Gesteuert werden diese Workflow-Instanzen über Ereignisse, die der Workflow Engine Server vom Notification Server erhält. Mit jedem erhaltenen Ereignis erzeugt der Workflow Engine Server eine neue Workflow-Instanz und für das betreffende Dokument wird ein vorgegebener Workflow angestoßen. Alle Prozessdaten - zum Beispiel Workflow-Konfigurationen, Informationen über laufende Instanzen, die Historien der Workflows - speichert der Workflow Engine Server in der Datenbank DWWORKFLOWENGINE (auf Seite 30) und ruft sie von dort ab. Auf die Dokumente greift der Workflow Engine Server über den Content Server zu. Alle Einstellungen, die Berechtigungen und andere sensible Daten betreffen, ruft der Workflow Engine Server vom Authentication Server ab. Um das Modul Workflow Manager zu nutzen, muss mindestens ein Workflow Engine Server installiert sein. Der Workflow Engine Server wird in der DocuWare Administration verwaltet. 5.7 Connect to SAP Server Die DocuWare-Komponente SAP HTTP Server nutzt die SAP-Komponente ArchiveLink 4.5. Diese OLE-Komponente ermöglicht das Scannen, Anzeigen und Drucken sowie Ablegen von Dokumenten direkt aus der SAP-Oberfläche. Über OLE-Automation steuert SAP den DocuWare-Viewer zur Anzeige des gescannten Dokuments. 5.8 Connect to Mail Server Connect to Mail Server schafft eine Integration mit -Accounts, die auf Google Mail oder Microsoft Exchange Server basieren. Die Komponente überwacht Ordner in IMAP-basierten Mailboxen, um die darin enthaltenen Dokumente in DocuWare abzulegen. Die Einstellungen für die Verarbeitung der Dokumente ruft der Connect to Mail Server vom Settings Service ab. Für die Ablage sendet der Connect to Mail-Server die Dokumente an den Platform Service, von wo aus sie an den Content Server weitergegeben werden. 28

29 Backend Server 5.9 Administrative Anwendungen und Dienste Zu den administrativen Anwendungen und Diensten innerhalb der Backend Server gehören das Service Control und die Message Bus Administration. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über deren Systemkomponenten Service Control Im DocuWare Service Control können Sie als Windows-Administrator die einzelnen Backend-Server manuell starten und stoppen. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Server Setup (auf Seite 50) installiert Message Bus Administration Zur Kommunikation verwenden die DocuWare-Dienste den Message Bus, den Sie mit der Message Bus Administration verwalten. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Server Setup (auf Seite 50) installiert. 29

30 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index 6 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index DocuWare benötigt mehrere Datenbanken und mindestens eine Dateiablage (Archiv). Die Installation der Volltext-Funktionalität ist optional. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über diese Komponenten und Funktionalitäten. 6.1 Datenbanken Die Installation mehrerer relationaler Datenbanken ist Voraussetzung für den Betrieb von DocuWare. Diese Datenbanken werden sowohl für die Speicherung und Suche in den strukturierten Indexdaten der Dokumente als auch für den Volltext-Index verwendet. Darüber hinaus legt DocuWare wesentliche Systeminformationen, z.b. des Authentication Server, in einer Datenbank ab oder speichert Workflow-Informationen darin. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die unterstützten Datenbanksysteme und die Struktur der einzelnen Datenbanken Unterstützte Datenbanksysteme An ein DocuWare-System lassen sich alle marktführenden Datenbank-Systeme koppeln: MS SQL Server, Oracle Server und MySQL Server. Der Administrator kann für jedes Archiv wählen, welche Datenbank genutzt werden soll. Darüber hinaus kann ein Cluster-System angebunden werden. Datenbanken können auf eigenständigen Servern außerhalb des DocuWare-Serverbereiches lokalisiert sein. DocuWare kann gleichzeitig mit mehreren Datenbank-Verbindungen zu unterschiedlichen Servern und verschiedenen Datenbanken arbeiten. Zu einer Datenbank können mehrere Verbindungen gleichzeitig aufgebaut werden. Um eine optimale Performance und Wartbarkeit sicherzustellen, empfiehlt DocuWare für Archive mit mehr als 1 Million Dokumenten (ohne Volltext-Funktionalität) bzw. mehr als Dokumentseiten (mit Volltext-Funktionalität) den Einsatz des Microsoft SQL-Server oder als Datenbanksystem. Alternativ kann auch eine Oracle-Datenbank angebunden werden. Für Unterstützung bei der Migration von Datenbanken wenden Sie sich bitte an die DocuWare Professional Services ( Interner Datenbank-Server Für den Fall, dass kein externer Datenbank-Server zur Verfügung steht oder eingerichtet werden soll, bietet DocuWare im Standard-Lieferumfang auch einen integrierten Datenbank-Server (Internal Database). Dieser MySQL-Server wird optional beim Server Setup (auf Seite 50) mit installiert Die Struktur der Datenbanken Zu einem DocuWare-System gehören folgende Datenbanken: Daten-Datenbank (DWDATA) Diese Datenbank enthält alle systeminternen Informationen für das Suchen und Finden 30

31 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index von Dokumenten. Sie können mehrere Daten-Datenbanken anlegen. Für weitere Details siehe den Abschnitt "Die Daten-Datenbank" unten. System-Datenbank (DWSYSTEM) In dieser Datenbank sind alle Daten zu Rechten, Lizenzen und Einstellungen gespeichert. Logging-Datenbank (DWLOGGING) In dieser Datenbank speichern der Content Server, der Authentication Server und der Workflow Server ihre Logdaten. Thumbnail-Datenbank (DWTHUMBNAIL) Diese Datenbank enthält alle Informationen zu Thumbnails, die der Thumbnail Server darin ablegt bzw. daraus abruft. Notification-Datenbank(DWNOTIFICATION) Hier speichert der Notification Server alle vom Content Server erhaltenen Ereignisse. Notification-Backup-Datenbank (DWNOTIFICATIONBACKUP) In dieser Backup-Datenbank speichert der Content Server erzeugte Ereignisse, wenn der Notification Server temporär nicht verfügbar ist. Workflow-Engine-Datenbank (DWWORKFLOWENGINE; optionale Datenbank) Diese Datenbank enthält alle Informationen, die der Workflow Engine Server für das Erstellen, Bearbeiten und Ausführen von Workflow-Konfigurationen und Workflow-Instanzen benötigt. Die Daten-Datenbank Das Suchen und Finden von Dokumenten, die in DocuWare abgelegt sind, erfolgt immer über die Daten-Datenbank. Darin legt der Content Server die Indexdaten jedes Dokuments in strukturierter Form (relational) und optional auch in Form eines Volltext-Index ab. Neben den für den Benutzer wesentlichen Suchkriterien verwaltet die Datenbank auch die systeminternen Informationen zum Ablegen und Wiederfinden der Dokumente in den Speicherorten. Das wesentliche kennzeichnende Merkmal eines Dokuments ist dabei die DOCID. Bei der DOCID handelt es sich um eine pro Archiv eindeutige Nummer für ein Dokument, das aus vielen Dateien bestehen kann. Mit benutzerdefinierten Feldern wird festgelegt, nach welchen Begriffen und Kategorien die Dokumente abgelegt und wieder gesucht werden. Durch die separaten Stichworttabellen ist es grundsätzlich möglich, beliebig viele Stichwörter zu einem Dokument zu speichern. Außerdem lassen sich mehrere Stichwortfelder in einem Archiv anlegen. Die Geschwindigkeit beim Suchen innerhalb des Stichwortfeldes ist dabei sehr hoch, da in der Tabelle ein Index auf die Stichwort-Spalte gesetzt wird. Wurde dann der entsprechende Eintrag gefunden, kann direkt über die DOCID auf die Datenbankeinträge der gefundenen Dokumente zugegriffen werden. Die Daten-Datenbank enthält im Wesentlichen die folgenden Tabellen: 31

32 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index Bezeichnung Bedeutung Tabellenname Archivhaupttabelle Systemtabelle Section-Tabelle Page-Tabelle Stichwort-Tabellen Locking-Tabelle Plattentabelle Beschreibt die Dokumente pro Archiv über stets vorhandene Systemfelder, z.b. Seitenanzahl, Plattennummer, Ablagedatum, Versionsnummer, Zugriffsprotokollinformationen, Synchronisierungsinformationen (nur bei Satellitenarchiven) und benutzerdefinierte Felder mit den Feldtypen: Text Datum/Zeit Numerisch Bemerkung Existiert genau einmal pro Datenbank. Beschreibt alle in dieser Datenbank verwalteten Archive mit deren Namen, ID und aktuellem Speichermedium (DiskID). Beschreibt die Dateien eines Dokuments über ihre Dateinamenerweiterung, Größe und Seitenanzahl. Beschreibt die Seiten einer Datei mit Volltext-Status und enthält den extrahierten Text mit dessen Position auf der jeweiligen Seite und der Größe des Textbereichs. Für jedes Stichwortfeld, das in einem Archiv angelegt wird, wird eine Tabelle angelegt, die das Stichwort direkt mit der DOCID verknüpft. Beschreibt die Dokumente eines Archivs, die für Veränderungen gesperrt sind, mit Datum/Zeit, User und Computer bei dem das Dokument in Bearbeitung ist sowie Informationen über Check-In / Check-Out Status. Beschreibt die Platten im System, d.h. alle Platten aller Archive mit ihren Nummern und Restkapazitäten. <Archivname> DWSYS <Archivname>_sect <Archivname>_page <Archivname>_<Name Stichwortfeld> <Archivname>_LOCK <Archivname>_DISKS 32

33 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index 6.2 Unterstützte Speicherorte für Archive und Briefkörbe DocuWare unterstützt ein breites Spektrum an Speichermedien für die Ablage Ihrer Dokumente. Dazu gehören sowohl lokale Festplatten als auch (virtuelle) Netzwerk-Ablagen und externe Speichersysteme. Welche Medien konkret zum Einsatz kommen können, hängt vom Volumen der abzulegenden Dokumente und den Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung ab. Sofern die Konventionen für Windows-Dateisysteme eingehalten werden, ist für DocuWare unerheblich, auf welcher technologischen Basis die Ablagen realisiert sind. Sie können auch Speicherverfahren wie RAID-Systeme (RAID = Redundant Array of Independent Disks) oder NetApp-Speicherlösungen nutzen, vorausgesetzt, diese lassen sich als virtuelles Laufwerk in das Windows-Dateisystem einbinden. Zusätzlich unterstützt DocuWare direkt Jukeboxen und spezielle Speichersysteme. DocuWare liefert Software, mit der diese Speichersysteme als DocuWare-Dateiablagen genauso in ein Archiv eingebunden werden können, wie es mit Windows-Dateiablagen möglich ist. Dabei können Sie einstellen, ob Dateien bei der Archivierung direkt auf das Zielmedium geschrieben werden sollen, z.b. bei WORM-Einsatz, um maximale Sicherheit zu erhalten, oder ob zunächst eine Zwischenspeicherung auf der virtuellen Platte erfolgen soll, weil beispielsweise CDs/DVDs nicht sukzessive brennbar sind. Die von DocuWare zertifizierten Speichersysteme finden auf der DocuWare-Website ( ducts) detailliert aufgeführt. Festplatten, RAID Neben der Möglichkeit, einzelne Festplatten zu nutzen, lassen sich auch mehrere Festplatten zu einem sogenannten Disk-Array zusammenzuschalten. Bei einem hohen Speicherbedarf sind diese Arrays die ideale Lösung für ein Archivsystem, sofern die Magnetspeicherung kein prinzipielles Problem darstellt. Wird ein RAID gewählt, erhöht dies durch die Redundanz die Sicherheit gegen Datenverlust bei Ausfall einer Festplatte. Somit können Sie eine Festplatte je nach RAID-Level während des laufenden Betriebes austauschen. Optische Wechselplatten Der Einsatz optischer Wechselplatten (CD, DVD, Blu-Ray, WORM) ist ohne Jukebox nur im Einzelplatzsystem sinnvoll. Der Vorteil einer solchen Lösung liegt darin, dass ein Archiv beliebig erweitert werden kann, indem weitere Platten eingelegt werden. Die Verwaltung und Nummerierung der Platten nimmt DocuWare vor. Sind die Platten gemäß den Vorschlägen von DocuWare beschriftet, werden die Dokumente auch bei mehreren Platten sicher wiedergefunden. Jukeboxen und Bandsysteme Jukeboxen bieten Platz für mehrere optische Speichermedien, die auf Anforderung automatisch in die Leselaufwerke eingelegt werden. Je nachdem, welche Speichermedien verwendet werden, bieten Jukeboxen deshalb Speicherplatz bis in den Terabyte-Bereich. Diese Geräte eignen sich gut als Medien für Netzwerke, in denen sehr große Datenmengen anfallen. Jukeboxen können über spezielle Zugangssoftware ebenfalls transparent in das Windows-Dateiverzeichnis eingebaut werden und sind dann auch für DocuWare nutzbar. 33

34 Datenbanken, Speicherorte und Volltext-Index Sie können auch Bandsysteme (Tape Libraries), z.b. WORM-Bänder, einsetzen. Mit diesen lassen sich ebenfalls sehr große Ablagekapazitäten realisieren. Voraussetzung ist auch hier lediglich, dass die Systeme sich in das Windows-Dateiverzeichnis integrieren lassen. EMC Centera EMC Centera ist ein spezielles Content-Addressed-Speicherverfahren (CAS) auf Festplatten, bei dem auf die gespeicherte Information nicht über deren Lage auf dem physikalischen Medium, sondern über den Inhalt der Information zugegriffen wird. Damit werden Dokumente, die inhaltlich exakt identisch sind, physikalisch auch nur einmal gespeichert. Das Verfahren ermöglicht den Zugriff auf einzelne Dokumente und stellt gleichzeitig die Unveränderbarkeit der gespeicherten Information sicher. NetApp Storage Die NetApp-Speicherlösungen basieren auf dem NetApp-Betriebssystem und lassen sich ähnlich wie Festplatten in verschiedenste Speichernetzwerke integrieren (NAS, SAN, iscsi). Sie sind vor allem für die Verwaltung großer Datenmengen und die Langzeitarchivierung von WORM-Dokumenten vorgesehen. Mit DocuWare kann NetApp Storage für die Speicherung von Dokumenten zum Einsatz kommen. 6.3 Volltext-Index Bei einer Volltext-Suche listet der Fulltext Server in einem Volltext-Index (einer Katalogdatei) die Fundstellen sowie die Kontext-Strings für die einzelnen Suchbegriffe auf. Gleichzeitig wird die voraussichtliche Relevanz eines Begriffs bewertet. Die Ergebnisliste einer Volltext-Suche sortiert sich entsprechend dieser Relevanz. Für weitere Informationen siehe den Abschnitt Volltext-Funktionalität (auf Seite 41). 34

35 Intelligent Indexing 7 Intelligent Indexing Intelligent Indexing ist eine Anwendung, die die wichtigsten Metadaten Ihrer gescannten Dokumente automatisch erfasst und als Indexbegriffe vorschlägt. Dabei lernt das System bei jedem Vorgang: Kennt das System einen Dokumenttyp, werden empfohlene Indexbegriffe automatisch und zuverlässig zugeordnet. Der Benutzer bestätigt nur noch die Vorschläge oder verbessert sie. Dies nutzt das selbstlernende System automatisch als Feedback, um so nach kurzer Einlernphase die Indexbegriffe selbstständig korrekt zu vergeben. Sie konfigurieren Intelligent Indexing über ein Plug-in der DocuWare Konfiguration. Es gibt zwei verschiedene Optionen, um Intelligent Indexing zu nutzen: den gehosteten Service und die Anwendung innerhalb einer Organisation. Intelligent Indexing Service Der Intelligent Indexing Service ist ein webbasierter, von DocuWare gehosteter Service, bei dem Sie zusätzlich von den Verschlagwortungen anderer Anwender profitieren, die den Service ebenfalls nutzen (Crowd Learning). Hierfür ist Intelligent Indexing auf einem SQL Azure Server installiert. Intelligent Indexing innerhalb einer Organisation Sie können Intelligent Indexing aber auch als lokale Anwendung innerhalb Ihrer Organisation verwenden. Hierfür wird Intelligent Indexing als Teil Ihres DocuWare-Systems installiert. 35

36 Architektur der Archive 8 Architektur der Archive DocuWare legt alle Dokumente in Archiven ab, wo sie langfristig gespeichert werden. Jedes Archiv ist einer DocuWare-Organisation zugeordnet. Die Benutzer greifen in der DocuWare-Oberfläche über eine Suchanfrage im jeweiligen Archiv auf die Dokumente zu. Jede Organisation hat mindestens ein Archiv für die Dokumentablage. In den Archiveinstellungen bestimmen Sie: Allgemeine Angaben zum Archiv, z.b. der Name des Archivs Den oder die Content Server, über den/die auf das Archiv zugegriffen wird. Ein Archiv wird standardmäßig über alle installierten Content Server erreicht. Die Zuweisung erfolgt beim Login der Benutzer und wird vom Authentication Server gesteuert. Die zu nutzende Datenbank mit den Indexinformationen der Dokumente und weitere Datenbank-Einstellungen Den zu nutzenden Speicherort für die Dokumente und ggf. dessen Aufteilung in logische Platten mit jeweiliger Kapazitätsbeschränkung Die Zugriffsrechte und Archivprofile für das Archiv und für einzelne Felder Die Benutzerdialoge für Ablage, Suche und Ergebnisliste Weitere Funktionalitäten, z.b. Verfügbarkeit eines Volltext-Index, Art und Umfang der für die Dokumentbearbeitung verfügbaren Stempel und elektronischen Signaturen Die folgenden Abschnitte informieren Sie über diese verschiedenen Aspekte der Archivarchitektur. 8.1 Plattenkonzept Die Dokumente eines Archivs werden in sogenannten DocuWare-Platten abgespeichert. DocuWare-Platten sind in der Regel Verzeichnisse in der Dateiablage, die einen von DocuWare vorgegebenen Namen tragen. Die Unterteilung der Dokumentablage in logische Platten dient der Organisation der Speichermedien. Die logischen Platten können jederzeit oder bei Erreichen einer vorher eingestellten Größe von einem auf ein anderes Medium übertragen werden. Bei der Dokumentverwaltung mit DocuWare hat dies den Vorteil, dass Dokumente nach vordefinierten Regeln oder automatisch ausgelagert werden können. DocuWare bietet Funktionen, um die entsprechenden Schritte komfortabel zu automatisieren. Das Konzept der logischen Platten und die offengelegte Ablagestruktur bieten dem Administrator eine sehr hohe Transparenz und Flexibilität bei der Verwaltung seines DocuWare-Systems. 8.2 Dokumentstruktur Ein Dokument in DocuWare kann aus einer einzigen oder mehreren Dateien bestehen. Zudem kann ein Dokument auch aus einer Kombination verschiedener Dateiformate, z.b. 36

37 Architektur der Archive PDF/A, PDF, MS Excel, zusammengesetzt sein, etwa wenn DocuWare eine mit mehreren Anhängen als zusammengehöriges Dokument übernimmt. Jede Datei besteht wiederum aus einer oder mehreren Seiten: Die Struktur eines Dokuments, das zwei Dateien enthält: eine mit drei und eine mit zwei Seiten. Beispiel 1: Ein 3-seitiges Papierdokument, das durch Scannen in DocuWare erfasst wurde, besteht aus einer 3-seitigen PDF/A-Datei. Beispiel 2: Für ein Dokument werden eine von DocuWare erzeugte PDF/A-Datei, eine 3-seitige Word-Datei und eine 2-seitige PDF-Datei zusammengeheftet. Das Dokument besteht dann aus drei Dateien: 1. Datei des Dokuments: PDF/A-Datei mit der Seite 1 2. Datei des Dokuments: Word-Datei mit den Seiten 1, 2 und 3 3. Datei des Dokuments: PDF-Datei mit den Seiten 1 und 2 Innerhalb eines Dokuments können auf jeder Seite einer Datei Anmerkungen vorgenommen werden, gegebenenfalls auf mehreren Anmerkungsebenen. Die Anmerkungen werden mit ihren Merkmalen und zusätzlichen Attributen gespeichert und zur Laufzeit durch den DocuWare Viewer reproduziert. Dokumente in DocuWare können aus maximal 999 Dateien bestehen. Mit DocuWare-Anwendungen gescannte und gedruckte Dokumente werden in den DocuWare-Archiven in Form von PDF/A-Dateien gespeichert. Alle übrigen von DocuWare übernommenen Dokumente, z.b. PDF- und MS Office-Dateien, werden in ihrem Originalformat abgelegt. 8.3 Header-Datei Jedes in DocuWare verwaltete Dokument besitzt eine Header-Datei im XML-Format. Der Header enthält die für das Dokument vergebenen Meta- und Indexdaten sowie die Anmerkungen, Stempel, Signaturen usw. Die Indexdaten werden damit doppelt vorgehalten: einmal in der Datenbank und einmal in der Header-Datei des Dokuments. Dies garantiert größtmögliche Sicherheit, denn dadurch stehen die Dokumente mit ihren Indexdaten selbst bei einem Totalausfall der Datenbank ohne Backup noch zur Verfügung. Dieser Vorgang kann allerdings sehr zeitintensiv sein und stellt daher keinen Ersatz für eine herkömmliche Datensicherung dar. 37

38 Architektur der Archive Für jede Datei, die Bestandteil eines DocuWare-Dokuments ist, existiert in der Header-Datei ein eigener Abschnitt. Innerhalb der Header-Datei sind im Wesentlichen die Elemente Dokumentbeschreibung", Metadaten" und Seiteninformationen" zu unterscheiden: Dokumentbeschreibung (Document Description): Informationen, die das gesamte Dokument betreffen, z.b. Signaturen und Verschlüsselung Metadaten (Document Metadata): - Alle beschreibenden Daten, die aus Systemsicht von DocuWare für die Verwaltung benötigt werden (Systemeigenschaften), z.b. die Document ID. Diese Daten sind identisch mit den Indexdaten, die zu der Datei in der Datenbank vorgehalten werden. - Alle beschreibenden Daten zu dem Dokument, die aus Benutzersicht benötigt werden: Indexdaten, Feldeigenschaften - In den Ablageeigenschaften (Store Properties) werden Informationen über die Historie und das logische Archiv der Datei gespeichert. - Bei den Anwendungseigenschaften (Application Properties) handelt es sich um Informationen, die für die Integration mit anderen Anwendungen, z.b. SAP, benötigt werden. Seitenbeschreibungen: Seitenbezogene Ergänzungen, z.b. Text- oder Sprachanmerkungen, Ebenen, Stempel usw. 8.4 Ablagestruktur Unterhalb des vom Administrator zugewiesenen Dateiverzeichnisses wird das DocuWare-Verzeichnis adressiert durch Archivnamen, Plattennummern, drei Verzeichnisebenen und die Dokumentebene. Maximal können rund 2,15 Milliarden Dokumente in einem Archiv gespeichert werden. Pro Platte legt DocuWare für jedes Archiv ein eigenes Verzeichnis im gewählten Speicherort an. Jedes Archivverzeichnis wird mit <Archivname>.<Plattennummer> benannt. Dabei kann der Archivname maximal 8-stellig sein, die Plattennummer wird immer 6-stellig angegeben. Die erste Platte des Archivs Dokumentenpool heißt demnach Dokument Auf den drei darunter liegenden Verzeichnisebenen wird jedes Verzeichnis mit einer 3-stelligen fortlaufenden Nummer, beginnend bei 000, benannt. Auf der ersten der drei Ebenen sind maximal 128 Ordner möglich (000 bis 127), auf den zweiten und dritten Ebene jeweils maximal 256 (000 bis 255). Unterhalb dieser drei Verzeichnisebenen befinden sich die Dokumentverzeichnisse. Wird dem Archiv beispielsweise das Verzeichnis D:\DOCS" zugewiesen und als Archivname VERKAUF" gewählt, so finden sich die Dokumente der ersten Platte in folgendem Unterverzeichnis: 38

39 Architektur der Archive Jedes dieser Dokumentverzeichnisse enthält alle Seiten (Dateien) eines Dokuments und die Header-Datei im XML-Format. Die Dokumentverzeichnisse erhalten den Namen der - innerhalb des Archivs eindeutigen - 10-stelligen Dokumentnummer (DocID), die ebenfalls fortlaufend ist (von bis (2 hoch 31)-1 = ,15 Mrd.). Jedes Dokument erhält mit der DocID eine eindeutige, fortlaufende Nummer, diese erhöht sich automatisch für jedes neue Dokument um 1. Die Header-Datei heißt immer <Dokumentnummer>.XML und ist in ihrer Größe nicht beschränkt. Die Dokumentseiten heißen immer F (für File), dann folgt eine fortlaufende Nummer, beginnend bei 1, und die Dateiendung (z.b. doc, xls, pdf), also beispielsweise F1.doc. Ein Dokument, das aus unterschiedlichen Teilen besteht, wird dann beispielsweise folgendermaßen dargestellt: \ \ XML \ F1.pdf \ F2.docx \ F3.xlsx Sie können bis zu DocuWare-Platten anlegen, allerdings nicht innerhalb eines Verzeichnisses, da Windows die Unterverzeichnisse pro Verzeichnis begrenzt. Im Beispiel unten sehen Sie die Ablagestruktur der Dokumente in einem DocuWare-Archiv. Hier wird davon ausgegangen, dass alle Dokumente auf einer einzigen DocuWare-Platte gespeichert werden. 39

40 Architektur der Archive Beispiel-Ablagestruktur eines DocuWare-Archivs auf Dateisystemebene D:\Archive\Dokument \ D:\Archive\Dokument \000\ D:\Archive\Dokument \000\000\ D:\Archive\Dokument \000\000\000\ D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \ (erstes Dokument im Archiv) D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \ XML D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \F0.doc D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \F1.xls D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \F2.pdf... D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \ D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \ XML D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \F0.xls... (zweites Dok. im Archiv)... D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \ (letztes Dok. in 000\000\000) D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \ XML D:\Archive\Dokument \000\000\000\ \F0.pdf... D:\Archive\Dokument \000\000\001\ D:\Archive\Dokument \000\000\001\ \ (erstes Dok. in 000\000\001) D:\Archive\Dokument \000\000\001\ \ XML D:\Archive\Dokument \000\000\001\ \F0.doc D:\Archive\Dokument \000\000\001\ \ (letztes Dok. in 000\000\001) D:\Archive\Dokument \000\000\002\ D:\Archive\Dokument \000\000\002\ \ (erstes Dok. in 000\000\002) D:\Archive\Dokument \000\000\255\ D:\Archive\Dokument \000\000\255\ \ (letztes Dok. in 000\000\255)... D:\Archive\Dokument \000\001\000\ D:\Archive\Dokument \000\001\000\ \ (erstes Dok. in 000\001\000) D:\Archive\Dokument \000\255\255\ D:\Archive\Dokument \000\255\255\ \ (letztes Dok. in 000\255\255) D:\Archive\Dokument \001\000\000\ D:\Archive\Dokument \001\000\000\ \ (erstes Dok. in 001\000\000) D:\Archive\Dokument \127\255\255\ D:\Archive\Dokument \127\255\255\ \ (letztes Dok. im Archiv) 40

41 Architektur der Archive 8.5 Volltext-Funktionalität DocuWare bietet eine Volltext-Funktionalität, die eine effektive Suche im Volltext der Dokumente sowie in deren Indexeinträgen ermöglicht. Die Anwendung ist für den Benutzer optional. Die Volltext-Funktionalität läuft wie folgt ab. Der Content Server extrahiert Textshots aus den Dokumenten und speichert diese in der Daten-Datenbank. In den Textshots sind die Suchbegriffe einer Dokumentseite sowie deren Position vermerkt. Dadurch können die Treffer im Dokument markiert werden. Gleichzeitig übergibt der Content Server (auf Seite 25) die Textshots an den Fulltext Server. Dieser wiederum speichert die Textshots in Katalogdateien (Indexdateien) und nutzt sie für die Suchanfragen. Die Katalogdateien werden pro DocuWare-Archiv erstellt. Sie sind standardmäßig auf dem Rechner gespeichert, auf dem auch der Fulltext Server installiert ist. Sollte es beim Indexieren für die Volltextsuche zu einem Fehler kommen, etwa wenn ein Server nicht erreichbar ist, wird die Indexierung dieser Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt automatisch wiederholt. 8.6 Besonderheiten bei Briefkörben Die DocuWare-Briefkörbe entsprechen aus Benutzersicht physischen Briefkörben am Arbeitsplatz und enthalten Dokumente, die an diesen Ort importiert wurden. Dies sind noch nicht archivierte Dokumente oder auch Kopien von Dokumenten, die sich bereits im Archiv befinden. Die Briefkörbe sind technisch ähnlich wie Archive aufgebaut und ihre Daten werden im selben Storage-Format wie die der Archive gespeichert. Im Unterschied zu diesen verfügen Briefkörbe aber weder über eine strukturierte oder eine Volltextsuche noch über ein filigranes Rechtekonzept oder ähnliche Funktionen. Die Briefkörbe werden in der DocuWare Konfiguration (auf Seite 11) erstellt und verwaltet. 8.7 Export-Import-Synchronisation Mit DocuWare lassen sich zwei Archive miteinander synchronisieren. Die Synchronisation umfasst Dokumente und Datenbank. Ausgangspunkt einer Synchronisation ist immer ein Quellarchiv, das Masterarchiv. Ziel ist immer ein sogenanntes Satellitenarchiv. Dies kann beispielsweise ein DocuWare-Archiv auf einem Laptop sein, der ohne Netzzugang mit den aktuellen Dokumenten aus einem Masterarchiv arbeiten können muss. Master- und Satellitenarchiv können dabei unterschiedliche Strukturen haben. Bei der Definition des Workflows können Sie die Datenbankfelder zuweisen. Sie können sämtliche Dokumente oder nur einige ausgewählte Dokumente eines Archivs in das Satellitenarchiv übernehmen. Welche Dokumente synchronisiert werden sollen, lässt sich mit Filtern genau eingrenzen. Grundsätzlich funktioniert die Synchronisation in beide Richtungen: Dokumente können vom Masterarchiv in das Satellitenarchiv übergeben werden. Umgekehrt können Änderungen an den Dokumenten oder hinzugekommene Dokumente aus dem Satellitenarchiv dem Masterarchiv übergeben werden. Die Dokumente im Satellitenarchiv erhalten zwar eine 41

42 Architektur der Archive eigene DocID, die der Logik des Archivs entspricht. Zusätzlich erhalten sie aber auch die DocID des Masterarchivs, was die Synchronisation vom Satelliten zum Master vereinfacht. Die Architektur der Satellitenarchive besitzt folgende Merkmale: Es kann mehrere Satellitenarchive zu einem Master geben. Ein Satellitenarchiv kann selbst wiederum Master für andere Satellitenarchive sein, aber es hat immer nur einen Master. An beiden Standorten, also beim Master- und beim Satellitenarchiv, können Sie die volle DocuWare-Funktionalität inklusive Übernahme beliebiger Dokumente nutzen. Wurde zwischen zwei Synchronisationsläufen ein Dokument auf beiden Seiten verändert, greifen die Regeln des vordefinierten Workflows. Darin ist genau definiert, wie mit gelöschten, veränderten und neuen Dokumenten auf beiden Seiten zu verfahren ist. Sofern Änderungen am Dokument und/oder am Indexeintrag zum Dokument festgestellt werden, lauten die verfügbaren Einstellungen: Master überschreibt Satellit. Satellit überschreibt Master. Letzte Änderung ist gültig. Keine Aktion, sondern Aufnahme in Log-Datei (manuelle Nachbearbeitung möglich). 8.8 Selbsttragende Archive Selbsttragende Archive ermöglichen es, ein (Teil-)Archiv auf ein externes Speichermedium zu exportieren. Die Komponente DocuWare Request stellt komplette Archive oder ausgewählte Dokumente als ZIP-Datei für die Nutzung auch auf externen Medien (USB Stick, CD/DVD usw.). Ein Request-Archiv ist eine eigenständige Komponente, die ganz ohne eine DocuWare-Installation funktioniert. Es besteht aus den Dokumenten, einer SQLite-Datenbank und einem Qt-Webkit-Browser. Der Browser bietet eine Archiv-Suchfunktion und einen auf HTML5 und JavaScript basierenden Viewer für die Dokumente. 42

43 Kommunikationstechnologien 9 Kommunikationstechnologien Die Komponenten des DocuWare-Systems kommunizieren nach den neuesten Standards miteinander. Die folgenden Abschnitte informieren Sie über die verwendeten Protokolle und darüber, welche Komponenten im Einzelnen über welche Standards Informationen untereinander austauschen. 9.1 Protokolle DocuWare nutzt für die Kommunikation der einzelnen Software-Komponenten untereinander die folgenden TCP-basierten Protokolle. HTTP/HTTPS (Übertragung von HTML oder Binärdaten) Standardmäßig ist HTTP unverschlüsselt. Um mit diesem Protokoll sicher über Internet zu kommunizieren, sollten Sie es mit SSL verschlüsseln (HTTPS). Dafür ist ein Zertifikat auf dem Server mit den IIS (Internet Information Services) erforderlich. HTTP/HTTPS mit REST (Representional State Transfer) Vor allem der DocuWare Platform Service läuft vollständig REST-basiert. HTTP/HTTPS mit SOAP (Simple Object Access Protocol) SOAP dient dem Austausch von Nachrichten, die auf dem XML Information Set beruhen. Im DocuWare-System wird SOAP von verschiedenen Web Servern in der Kommunikation mit den Client-Anwendungen eingesetzt. Die Kommunikation zwischen den Schichten Client-Anwendungen, Web Server und Backend Server 43

44 Kommunikationstechnologien 9.2 Client-Server-Kommunikation Die Matrix zeigt Ihnen, welche Server mit welchen Client-Anwendungen miteinander kommunizieren. Dabei werden in Klammern die verwendeten Protokolle und in einer eigenen Zeile die verwendeten Ports angegeben. Für die meisten modernen Client-Anwendungen werden Standardports genutzt. Ausnahmen bilden zum Beispiel die DocuWare Administration und der Upload Service. 44

45 Kommunikationstechnologien 9.3 Server-Server-Kommunikation Aus der Matrix ersehen Sie, welche Server miteinander über welche Protokolle kommunizieren und auf welche Datenbanken sie zugreifen. Sollten Sie mehrere Server-Maschinen für die Web Server und die Backend Server von DocuWare verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass alle benötigten Kommunikationsports für andere Server-Maschinen verfügbar sind. 45