Themenübersicht. Sehr geehrte Damen und Herren,

Transkript

1 Ausgabe Nr. 4 / Dezember 2011 Sehr geehrte Damen und Herren, 1. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2011 Seite 2 Themenübersicht 2. Mitglieder-Portal wir nehmen das letzte Rundschreiben in diesem Jahr gerne zum Anlass, um uns im Namen aller unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr herzlich bei Ihnen für die sehr angenehme und konstruktive Zusammenarbeit zu bedanken. Wir hoffen, dass Sie auch mit uns und unserer Arbeit zufrieden waren. Auch im kommenden Jahr stehen wir Ihnen als kompetenter Partner in allen Fragen der betrieblichen Altersversorgung gerne mit Rat und Tat zur Seite. Seite 3 3. Aktuelle Rechenwerte 2012 durch Bundesrat bestätigt Seite 4 4. Neue Rentenantragsformulare/ Anlage Krankenversicherung Seite 4 5. Informationen für Neueingestellte durch die BVK Zusatzversorgung Seite 4 Wir wünschen Ihnen, Ihrer Familie, Ihren Kolleginnen und Kollegen ein frohes Weihnachtsfest und ein gutes neues Jahr Anmeldung von neu eingestellten Beschäftigten in Krankenhäusern etc. Seite 5 Freundliche Grüße 7. Rückforderung von Beiträgen zur PlusPunktRente Seite 5 Reinhard Graf Mitglied des Vorstands 8. Mitglieder-Rundschreiben per Seite 6 1 Walter Dietsch Abteilungsleiter

2 1. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2011 bitte den Meldetatbestand 61 für eine berichtigte Jahresmeldung. F In aller Regel ist es nicht nötig, bereits gemeldete Daten dahingehend zu korrigieren, indem diese per Stornomeldung (Meldetatbestand 62) zunächst gelöscht und anschließend als Erstmeldung (Meldetatbestand 60) mit den neuen Werten gemeldet werden. ür die bevorstehende Jahresabrechnung 2011 möchten wir Sie über die wichtigsten Punkte informieren. Wir bitten Sie, diese zu beachten, damit die Jahresmeldung möglichst reibungslos abläuft. Sollten Sie diese Vorgehensweise dennoch nutzen, bitten wir Sie, insbesondere auf eine chronologisch sinnvolle Reihenfolge der Meldungen zu achten, da es ansonsten zu einer fehlerhaften Verarbeitung aller betroffenen Datensätze kommen kann. 1.2 Namens- und Adresssatz Namenssatz Wir bitten Sie, uns in der Jahresmeldung neben den Abschnittsdaten (vgl. DATÜV-ZVE, Abschnitt 10.5) für Ihre Arbeitnehmer auch einen jeweils vollständig ausgefüllten Meldesatz Name (vgl. DATÜV-ZVE, Abschnitt 10.7) zu übermitteln. Dabei sind auch die Felder 16 = Rentenversicherungsnummer und 17 = Versicherungspflicht in der Rentenversicherung zu füllen (bei manuellen Meldungen sind die entsprechenden Felder im Meldeformular auszufüllen) siehe hierzu ausführlich unser Rundschreiben Nr. 2/2008. Von der BVK Zusatzversorgung können ausschließlich Jahresmeldungen verarbeitet werden, die nach den aktuellen, allgemeinen Richtlinien zur Datenübermittlung (DATÜV-ZVE) bzw. unter Verwendung der satzungskonformen Formblätter für Einzelmeldungen erstellt worden sind. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Jahresmeldungen bis spätestens 01. Februar 2012 bei uns eingegangen sind. Wie gewohnt stellen wir Ihnen auf unserer Homepage ein Meldeprogramm zur Verfügung, mit dem Sie Jahresmeldungen erstellen können. Das Meldeprogramm stellt wie jedes Jahr die Alternative zur manuellen bzw. zur Meldung per Rechenzentrum / Softwareprogramm dar Aktuelle Meldeanschrift Bitte teilen Sie uns mit der Jahresmeldung auch die aktuelle Anschrift der/des Versicherten mit (vgl. DATÜV-ZVE, Abschnitt 10.8). Da wir nach Abschluss der Jahresmeldung für jede/n Versicherte/n eine Renteninformation versenden, sind wir auf möglichst aktuelle Adressdaten angewiesen, um unnötigen Porto- und Personalaufwand zu vermeiden. 1.1 Meldungen im elektronischen Datenübermittlungsverfahren (DATÜV-ZVE) Berichtigte Jahresmeldungen Falls bereits gemeldete Werte einer Jahresmeldung korrigiert werden sollen, verwenden Sie 2

3 1.3 Fehlerschreiben - Bearbeitungshinweise ar Bitte prüfen Sie die einzeln ausgewiesenen Buchungen genau auf Vollständigkeit und Höhe. Achten Sie besonders darauf, ob die von Ihnen überwiesenen Dezember-Zahlungen im Kontoauszug für das Geschäftsjahr 2011 enthalten sind - genauso wie in den Anfangsmonaten 2012 getätigte Zahlungen, die das Geschäftsjahr 2011 betreffen. Fehlerhafte Meldungen gelten bei uns als nicht eingegangen. Als Antwort auf unser Fehlerschreiben ist eine erneute, vollständig und fehlerfrei ausgefüllte Jahresmeldung abzugeben. Berichtigungsmeldungen sind nur bei tatsächlichen Falschmeldungen zulässig. Ansonsten ist das Zuflussprinzip strikt anzuwenden. Eine praxisorientierte Hilfe für das Meldeverfahren bietet unser Handbuch. Haben Sie dieses noch nicht erhalten, können Sie es unter Angabe Ihrer Mitgliedsnummer per Fax (089 / ) anfordern. Unstimmigkeiten bitten wir schriftlich mitzuteilen. Eine Verrechnung zwischen den Abrechnungstöpfen Umlage und Zusatzbeitrag sowie Pflichtbeitrag darf aus zwingenden steuerrechtlichen Gründen (Trennungsprinzip) nicht vorgenommen werden. Grundsätzlich informiert Sie nur eine Rückmeldung der BVK Zusatzversorgung über eine vollständige Verarbeitung von Jahresmeldungen. Etwaige Bestätigungen Ihrer Datenträgeraustauschstelle bedeuten nicht zugleich, dass Ihre Meldung bei der Zusatzversorgungskasse korrekt verarbeitet werden konnte Mitglieder-Portal M it unserem Rundschreiben 2/2011 hatten wir Sie über die weitere Entwicklung unseres Mitglieder-Portals informiert und dabei die Fertigstellung der 2. Stufe für den Herbst 2011 angekündigt. Da in der 2. Stufe vorgesehen ist, dass Meldungen online eingespielt und von uns direkt verarbeitet werden können, müssen wir absolut sicher sein, dass diese Vorgänge optimal ablaufen. Daher haben wir unsere interne Testphase verlängert und die Öffnung der 2. Stufe noch auf Anfang 2012 verschoben. Ergänzende Informationen für die Jahresabrechnung Mahnlauf Im März 2012 werden wir die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht verarbeiteten Jahresmeldungen für das Geschäftsjahr 2011 mit einer speziellen Auflistung bei Ihnen anfordern. Diese Auflistung beinhaltet alle tatsächlich fehlenden Jahresmeldungen. Bitte reichen Sie die aufgelisteten Jahresmeldungen komplett und schnellstmöglich bei der BVK ein. Sollten Sie bereits eine Jahresmeldung im Vorfeld des Mahnlaufs verschickt haben, übermitteln Sie uns bitte eine Kopie davon. Damit ist es leider nicht möglich, dass Sie Ihre Meldungen im Rahmen der Jahresmeldung direkt online bei uns einspielen. Wir bedauern das sehr. Dennoch können Sie aber das Portal optimal für die eventuelle Nachbearbeitung und Fehlerkorrektur im Rahmen der Jahresmeldung nutzen. Das beschleunigt die Abläufe und gibt Ihnen die Sicherheit und den Nachweis, ob bzw. wie viele Ihrer Meldungen verarbeitet wurden Kontoauszüge Anfang 2012 werden wir Ihnen Kontoauszüge übersenden, getrennt für Umlage und Zusatzbeitrag bzw. Pflichtbeitrag jeweils zum Stand Febru- 3

4 3. Aktuelle Rechenwerte 2012 durch Bundesrat bestätigt Formular Antrag auf Betriebsrente Im 1. Quartal 2012 werden wir auch neue Formulare für den Antrag auf Rente aus der Zusatzversorgung auflegen. Diese finden Sie dann auf unserer Internetseite unter Service/Formulare. D er Bundesrat hat am 25. November 2011 die zuvor vom Bundestag verabschiedeten sozialversicherungsrechtlichen Rechengrößen für das Jahr 2012 bestätigt. Damit sind die von uns im Rundschreiben 3/2011 mitgeteilten damals noch vorläufigen Werte nunmehr ohne Einschränkung gültig. Sie finden die aktuellen Werte auch auf unserer Internetseite unter Arbeitgeber/aktuelle Rechengrößen. Für die Rentenbearbeitung benötigen wir weiterhin den kompletten Bescheid der Deutschen Rentenversicherung, der allerdings nicht beglaubigt sein muss. Eine einfache Kopie reicht aus. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie die Unterlagen möglichst nicht heften. Das erleichtert uns die elektronische Archivierung. 4. Neue Rentenantragsformulare/ Anlage Krankenversicherung Neuer Vordruck Krankenversicherung Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind wir verpflichtet, im Rentenfall Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung abzuführen. Hierzu war es bislang erforderlich, dass Rentenantragsteller eine gesonderte Anlage von der Krankenkasse ausfüllen lassen und uns vorlegen mussten. Diese Vorabbescheinigung durch die Krankenkasse ist für Renten künftig nicht mehr erforderlich. Vielmehr werden die relevanten Daten von uns im direkten Abgleich mit den Krankenkassen erhoben. Daher ist ab sofort die neue Anlage 1 zum Rentenantrag den Versicherten auszuhändigen, die uns darin ihre Krankenversicherungsnummer, die Bezeichnung der Krankenkasse bzw. Betriebsnummer mitteilen. Die weitere Abwicklung erfolgt maschinell direkt zwischen der BVK Zusatzversorgung und der zuständigen Krankenkasse. Nur wenn ein Rentenantragsteller Krankengeld bezogen hat, ist noch eine Bescheinigung der Krankenkasse erforderlich (Anlage Krankengeld). Bitte verwenden Sie ab sofort nur noch die neuen Vordrucke. 5. Informationen für Neueingestellte durch die BVK Zusatzversorgung E s gehört zu Ihren allgemeinen Pflichten als Arbeitgeber, Ihre Beschäftigten über die betriebliche Altersversorgung zu informieren. Daher ist es sinnvoll, gleich zu Beginn einer Beschäftigung entsprechende Informationen an die neu eingestellten Beschäftigten weiter zu geben. Wir helfen Ihnen dabei, indem wir seit einiger Zeit Beschäftigten, die erstmalig zur Zusatzversorgung angemeldet werden, ein sog. Starterpaket übersenden. Dem Paket liegt ein Anschreiben 4

5 bei, mit dem wir die Beschäftigten darüber unterrichten, dass sie durch ihren Arbeitgeber bei uns im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung angemeldet wurden. Wir informieren darin auch über die jährlichen Renteninformationen, die über die Entwicklung der Rentenanwartschaften Auskunft geben, weisen auf die Möglichkeiten unserer PlusPunktRente hin und nennen Ansprechpartner zu allen Fragen der betrieblichen Altersversorgung. Außerdem erhalten die Versicherten mit dem Starterpaket unsere aktuellen Broschüren zu den Themen: Betriebsrente, Entgeltumwandlung, Riester-Rente. Damit müssen Sie neu eingestellten Beschäftigten diese Broschüren nicht mehr aushändigen. 6. Anmeldung von neu eingestellten Beschäftigten in Krankenhäusern S eit dem können neu eingestellte Beschäftigte in Krankenhäusern, Alten- und Pflegeheimen, in der teilstationären und ambulanten Pflege sowie in entsprechenden Einrichtungen der Behinderten- und Jugendpflege im Abrechnungsverband II versichert werden (siehe hierzu unsere Rundschreiben 3/2008 und 2/2009). Als Neueinstellungen gelten auch Verlängerungen von befristeten Arbeitsverhältnissen oder die Übernahme von Auszubildenden. Hier kann eine Anmeldung im Abrechnungsverband II zu dem Zeitpunkt erfolgen, zu dem die Beschäftigten in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis übernommen werden oder eine weitere Befristung wirksam wird. Bitte händigen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jedoch weiterhin die Ihnen von uns zugesandte Anmeldebestätigung aus. Das Starterpaket erhalten alle erstmalig angemeldeten Beschäftigten nicht jedoch Beschäftigte, die zuvor schon einmal bei uns versichert waren. Hier sollten Sie ggf. selbst die Broschüren aushändigen. Nicht als neu eingestellt gelten aber Beschäftigte, die innerhalb eines Jahres vor Beginn des neuen Beschäftigungsverhältnisses bereits ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit dem nunmehr erneut einstellenden Arbeitgeber oder dessen Rechts-/Aufgabenvorgänger hatten. Wir bitten Sie, dies zu beachten. Sie können unsere Broschüren auch als pdfdatei erhalten, um diese dann in Ihr Intranet zu stellen oder legen Sie einen Link auf unsere Internetseite unter Service/Broschüren/Informa tion. Dann könnten Ihre Beschäftigten jederzeit darauf zurück greifen und Sie hätten Ihre Informationsverpflichtung als Arbeitgeber erfüllt. 7. Rückforderung von Beiträgen zur PlusPunktRente Ansprechpartner W enn Sie Beiträge zur PlusPunktRente, die Sie im Rahmen einer Entgeltumwandlung oder freiwilligen Arbeitgeber-Höherversicherung eingezahlt haben, zurück fordern wollen, bitten wir hierzu ausschließlich unser Formular zu benutzen. Dieses finden Sie auf unserer Internetseite unter Service/Formulare/PlusPunktRente/Beitragsrückzahlung/Entgeltumwandlung. Bitte denken Sie auch daran, Ihre Beschäftigten stets über Änderungen und Neuigkeiten aus der Zusatzversorgung zu unterrichten. Sollten Sie aufbereitete Informationen z.b. für Ihr Intranet oder Ihre Hauszeitschrift etc. - benötigen, melden Sie sich bei uns am besten per beratungsservice@versorgungskammer.de 5

6 Rundschreiben Nr. 4 /Dezember 2011 Wir benötigen dieses Formular, um alle für die Rückübertragung erforderlichen Angaben von Ihnen zu erhalten. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Steuerschlüssel, mit denen die zuvor überwiesenen und nunmehr zurück geforderten Beiträge gemeldet wurden. Versteuerte bzw. steuerfreie Beiträge werden von uns auf unterschiedliche Konten verbucht und müssen daher wenn sie zurück gefordert werden auch wieder entsprechend ausgebucht werden. Nutzen Sie daher bitte unser Angebot, die Rundschreiben per zu erhalten. Eine Anleitung, wie einfach Sie die Rundschreiben per bestellen können, haben wir Ihnen in unserem Rundschreiben 1/2011 (soweit Sie dieses per Post erhalten haben) als Anlage beigefügt (aus Sicherheitsgründen nicht im Internet hinterlegt). Soweit Sie unsere Rundschreiben per beziehen wollen, aber nicht als Arbeitgeber Mitglied in der BVK Zusatzversorgung sind (Datenträgerstelle, Steuerbüro oder andere), können Sie dennoch am -Versand teilnehmen. Bitte schreiben Sie uns eine kurze mit Ihrer Adresse. Wir werden Sie dann in unseren elektronischen Verteiler aufnehmen. Unsere Adresse lautet: Internetauftraege_GZ@versorgungskammer.de Wir bitten daher um Ihr Verständnis, wenn wir in Zukunft bei Rückforderungen auf die formularmäßige Anforderung bestehen müssen und Einzeloder Listenanforderungen nicht mehr nachkommen können. 8. Mitglieder-Rundschreiben per Wir beabsichtigen in absehbarer Zeit, den Postversand unserer Mitglieder-Rundschreiben einzustellen und die Rundschreiben nur noch per zu annoncieren. Den genauen Zeitpunkt werden wir Ihnen rechtzeitig bekannt geben. E rhalten Sie unsere Mitglieder-Rundschreiben noch immer per Post anstelle per ? Damit kommen die Rundschreiben nicht nur später an, sondern können auch im Haus verloren gehen. Zudem müssen Sie sie kopieren oder aus der Hand geben, wenn Sie diese an Kolleginnen oder Kollegen weiter geben wollen. Wenn Sie uns Ihre -Adresse mitteilen gerne auch die Ihrer Kolleginnen und Kollegen bekommen Sie von uns sofort eine Benachrichtigung, wenn ein neues Rundschreiben fertig ist. Mit einem Klick auf den mitgelieferten Link können Sie sofort das neue Rundschreiben lesen und haben auch die vorherigen Ausgaben direkt zu Ihrer Verfügung. Ihre Fragen zur Zusatzversorgung beantworten wir Ihnen gerne: Ansprechpartner Pflichtversicherung und PlusPunktRente (089) info@bvk-zusatzversorgung.de Wir würden uns sehr freuen, wenn alle unsere Mitglieder diesen elektronischen Weg nutzen, da wir Sie dann wesentlich häufiger und aktueller und vor allem kostengünstiger über Neuigkeiten und Veränderungen in der Zusatzversorgung informieren könnten. Jahresabrechnung und Meldeverfahren (089) arbeitgeberservice@bvk-zusatzversorgung.de für Mitglieder in der Pfalz (06322) Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden Denninger Straße München Telefon Telefax info@bvk-zusatzversorgung.de 6