Sehr geehrte Damen und Herren,

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1 Ausgabe Nr. 5 / Dezember 2012 Sehr geehrte Damen und Herren, 1. Neuer Umlagesatz ab Seite 2 Themenübersicht das Jahr 2012 geht zu Ende. Aus diesem Anlass danken wir Ihnen auch im Namen aller unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - für die vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit. Wir hoffen, dass Sie mit unserer Arbeit zufrieden waren und stehen Ihnen auch im nächsten Jahr sehr gerne als kompetenter Partner für alle Fragen der betrieblichen Altersversorgung zur Seite. Wir wünschen Ihnen, Ihrer Familie, Ihren Kolleginnen und Kollegen ein frohes Weihnachtsfest und ein gutes und erfolgreiches neues Jahr Freundliche Grüße 2. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2012 Seite 2 3. Portal - Meldungen zur Zusatzversorgung Seite 4 4. Abschluss einer PlusPunktRente Seite 4 5. Rundschreiben per Seite 5 Reinhard Graf 1 Walter Dietsch

2 1. Neuer Umlagesatz ab dem Im Einzelnen: 2.1 D er Umlagesatz im Abrechnungsverband I beträgt ab dem 1. Januar 2013 nur noch 3,75 % (statt bisher 4,75 %). Da die Umlage steuer- und sozialversicherungspflichtig ist, wäre eine spätere Korrektur für Sie mit erheblichem Aufwand verbunden. Wir bitten Sie daher - auch im eigenen Interesse den Umlagesatz in Ihrem Lohnprogramm anzupassen. Der Zusatzbeitrag beträgt weiterhin 4 %; der Pflichtbeitrag zum Abrechnungsverband II unverändert 4,8 %. Ab dem werden wir Ihnen Kontoauszüge zum Stand Februar 2013 übersenden getrennt nach Umlagen, Zusatzbeiträgen bzw. Pflichtbeiträgen. Bitte prüfen Sie die einzeln ausgewiesenen Buchungen auf Vollständigkeit und Höhe. Achten Sie insbesondere darauf, ob die von Ihnen überwiesenen Zahlungen für Dezember 2012 enthalten sind, genauso wie bereits Anfang 2013 getätigte Zahlungen, die noch das Jahr 2012 betreffen. Falls Sie Unstimmigkeiten feststellen, bitten wir Sie diese uns schriftlich mitzuteilen. Eine Verrechnung zwischen den Abrechnungstöpfen Umlage und Zusatzbeitrag sowie Pflichtbeitrag darf aus zwingenden steuerrechtlichen Gründen (Trennungsprinzip) nicht vorgenommen werden. 2. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2012 F ür die bevorstehende Jahresabrechnung für das Jahr 2012 weisen wir Sie im Folgenden auf die wesentlichen Punkte hin und bitten um Beachtung, damit die Abrechnung möglichst reibungslos ablaufen kann. 2.2 Abgabe der Jahresmeldung Die Jahresmeldungen müssen bis spätestens 1. Februar 2013 bei uns eingegangen sein. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Jahresmeldungen bis spätestens 1. Februar 2013 bei uns eingegangen sind Jahresmeldeautomat Den Jahresmeldeautomat, den wir Ihnen in den vergangenen Jahren auf unserer Homepage zur Verfügung gestellt hatten, gibt es für die Jahresmeldungen 2012 nicht mehr. Für die Jahresabrechnung gelten folgende Termine: Versand der Zahlungsübersichten Abgabe der Jahresmeldungen Mahnlauf Versand der Zahlungsübersichten Eingabe der Meldungen Sie können Ihre Meldungen online über unser Portal (siehe unten Punkt 3 dieses Rundschreibens und unser Rundschreiben 3/2010) übermitteln oder uns Datenträger mit den Meldedaten übersenden Abrechnungsschreiben = Ende der Jahresabrechnung Falls bereits gemeldete Werte einer Jahresmeldung korrigiert werden sollen, verwenden Sie 2

3 bitte den Meldetatbestand 61 für eine berichtigte Jahresmeldung. In aller Regel ist es nicht erforderlich, bereits gemeldete Daten dahingehend zu korrigieren, indem diese per Stornomeldung (Meldetatbestand 62) zunächst gelöscht und anschließend als Erstmeldung (Meldetatbestand 60) mit neuen Werten gemeldet werden. Sollten Sie diese Vorgehensweise dennoch nutzen wollen, bitten wir Sie, auf die chronologische Reihenfolge der Meldungen zu achten (erst Storno, dann neue Meldung - in verschiedenen Dateien), da es ansonsten zu einer fehlerhaften Verarbeitung aller betroffenen Datensätze kommen kann. In den Meldungen ist zusatzversorgungspflichtiges Entgelt stets für den Zeitraum zu melden, in melden. Die Überweisung im Februar 2013 ist mit dem Buchungsschlüssel Vorjahr vorzunehmen Neues Versicherungsmerkmal bei Mutterschutz Bitte beachten Sie das ab dem Jahr 2012 geltende neue Versicherungsmerkmal 27 für Zeiten eines Mutterschutzes (siehe insbesondere unser Rundschreiben 3/2011). Damit ändert sich auch die Meldung für den Beginn der nachfolgenden Elternzeit (Versicherungsmerkmal 28 ), der nunmehr erst nach Ablauf der Mutterschutzzeiten liegt Fehlerschreiben Bearbeitungshinweise Fehlerhafte Meldungen werden nicht verarbeitet und gelten damit als nicht eingegangen. Als Antwort auf unser Fehlerschreiben ist eine erneute, vollständig und fehlerfrei ausgefüllte Jahresmeldung abzugeben. Berichtigungsmeldungen sind nur bei tatsächlichen Falschmeldungen zulässig. Die Information, ob Ihre Meldungen fehlerfrei verarbeitet werden konnten, erhalten Sie ausschließlich von uns. Etwaige Bestätigungen Ihrer Datenträgeraustauschstelle bedeuten dagegen nicht unbedingt, dass die Meldungen sämtlich korrekt verarbeitet werden konnten. dem das Entgelt dem Versicherten zugeflossen ist (Zuflußprinzip). Nicht entscheidend ist, zu welchem Zeitpunkt der Arbeitgeber Umlagen etc. aus dem Entgelt an die Zusatzversorgungskasse abgeführt hat. Gleiches gilt auch für Rückforderungen von zu viel gezahltem Arbeitslohn. Wird also im Dezember 2012 ein zusatzversorgungspflichtiger Entgeltbestandteil gezahlt, erfolgt jedoch erst im Februar 2013 die Überweisung der Umlagen etc. an die Zusatzversorgungskasse, so ist das Entgelt dennoch im Dezember 2012 zugeflossen und damit in der Jahresmeldung 2012 zu 2.3 Mahnlauf Der Mahnlauf erfolgt am 25.März Alle bis zum 22. März 2013 noch fehlenden Meldungen werden damit gegenüber dem Arbeitgeber angemahnt. Daher bitten wir Sie dringend, alle Meldungen vor diesem Datum bei uns abzugeben. Die mit dem Mahnlauf noch angemahnten fehlenden Meldungen sollten sie unverzüglich erstellen und uns zukommen lassen. Aufgrund 3

4 der kurzen Zeit bis zum Abschluss der Jahresabrechnung ( ) - inklusive der Osterferien - kann ansonsten eine rechtzeitige Verarbeitung durch uns nicht garantiert werden. erforderlich, auch wenn bereits eine Zertifizierung für den Mitgliederbereich besteht. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter Zusatzversorgung aktiv. Dort haben wir für Sie einen umfassenden Fragenund-Antworten-Katalog hinterlegt, aus dem Sie alles Wesentliche zum Portal erfahren können. Unsere Demo-Version ermöglicht Ihnen zusätzlich Einblicke in die Arbeitsmöglichkeiten und führt Ihnen die Anwendung in einzelnen Schritten vor. Dort können Sie auch den Antrag auf Zertifizierung online an uns stellen. 2.4 Erstellung der Abrechnungsschrei- ben Die Abrechnungsschreiben werden für alle Mitglieder am erstellt. Eine Fristverlängerung ist nicht möglich. Mit dem Abrechnungsschreiben ist die Jahresabrechnung für das Kalenderjahr 2012 abgeschlossen. 3. Portal - Meldungen zur Zusatzversorgung 4. Abschluss einer PlusPunktRente D ie BVK Zusatzversorgung bietet Ihnen als Mitglied mit dem Portal Zusatzversorgung aktiv eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie Ihre Meldungen an uns oder die Verwaltung Ihrer Versichertendaten vereinfachen können. Sie haben mit dem Portal die Möglichkeit, Anmeldungen, Abmeldungen, Jahresmeldungen sowie die Stammdatenpflege Ihrer Beschäftigten online durchzuführen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie künftig mit dem Portal sich über Versicherungsabschnitte informieren, Bestandauswertungen durchführen oder auch noch fehlende Versicherungsnummern ermitteln können. M it der Reform des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) hat der Gesetzgeber die Interessen der Versicherten gestärkt. Umfassende Informationen vor Vertragsabschluss sollen den Beschäftigten die Entscheidung für eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung und den Vergleich zwischen verschiedenen Angeboten erleichtern. Dabei sollen die Berechnungen im Angebot immer genau zu dem Vertrag passen, der dann tatsächlich abgeschlossen wird. Damit ist vor jedem Vertragsabschluss zur PlusPunktRente ein Angebot mit einer Modellberechnung einzuholen. Soll danach ein Vertrag Ansprechpartner abgeschlossen werden, der vom ursprünglichen Angebot abweicht, sind wir gesetzlich verpflichtet, nochmals ein Angebot mit den neuen (geänderten) Daten zu erstellen. Daher bitten wir Sie, folgende Vorgehensweise zu beachten: Wenn Sie Ihre Meldungen bisher bereits per Internet im Mitgliederbereich abgegeben haben, stellt das Portal für Sie eine wesentlich verbesserte und erweiterte Möglichkeit dar, alle Meldungen und Informationen bezüglich der Zusatzversorgung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erstellen und zu erhalten. Die Nutzung des Portals ist selbstverständlich kostenlos. Soll ein Vertrag im Rahmen einer PlusPunktRente abgeschlossen werden, ist Für den Zugang zum Portal ist eine Zertifizierung mindestens eines Administrators und der Nutzer 4

5 1. vorab eine Modellberechnung (Angebot) mit den gewünschten Daten anzufordern. Dieses Angebot können Sie oder Ihre Beschäftigten in unserem Kundencenter Telefon: (089) für Mitglieder in der Pfalz Telefon (06322) per oder schriftlich z.b. mit einem Vordruck aus unseren Broschüren beantragen. den. Damit stellen Sie sicher, dass der Vertrag in jedem Fall ohne weitere Verzögerungen abgeschlossen werden kann. Ohne diese Zusatzerklärung müssten wir ggf. eine neue Modellberechnung erstellen, wenn die vorgedruckten Daten des Versicherungsantrages geändert werden oder der Antrag nicht spätestens im angegebenen Monat des Versicherungsbeginns bei uns eingeht. 5. Rundschreiben per Selbstverständlich können Ihre Beschäftigten eine Kurzfassung der Modellberechnung auch direkt auf unserer Internetseite unter Rentenrechner => AngebotsrechnerPlusPunktRente selbst anstoßen und anschließend online eine umfassende Modellberechnung mit allen Vertragsunterlagen bei uns anfordern. H aben sie dieses Rundschreiben schon per erhalten? Dann lesen Sie es ca. 1 Woche früher als diejenigen, die es auf dem Postweg erhalten. Alle anderen Empfänger bitten wir, ab der nächsten Ausgabe ebenfalls auf den Bezug umzusteigen. Teilen Sie uns hierzu bitte Ihre adresse unter Angabe der Mitglieds- bzw. Abrechnungsnummer mit und wenden Sie sich dabei an: 2. Ihre Beschäftigten erhalten dann von uns ein Angebot inklusive Versicherungsantrag, in dem die gewünschten Daten der Modellberechnung (Angebot) bereits eingedruckt sind sowie alle nach dem VVG erforderlichen Informationen. ktotzke@versorgungskammer.de Frau Totzke Tel. (089) Damit der Versicherungsvertrag abgeschlossen werden kann, muss dann noch der unterschriebene Antrag an uns gesendet werden. Ihre Fragen zur Zusatzversorgung beantworten wir Ihnen gerne: Ansprechpartner 4. Dabei bitten wir Sie, immer auch die Zusatzerklärung (sog. Info-Danach-Erklärung) von Ihrer/Ihrem Beschäftigten unterschreiben zu lassen und dem Antrag auf Vertragsabschluss beizufügen. Mit dieser Erklärung ermächtigen uns die Versicherten, den veränderten Versicherungsantrag anzunehmen und das erforderliche Angebot mit den veränderten Daten zusammen mit dem Versicherungsschein der/dem Versicherten zuzusen- Pflichtversicherung und PlusPunktRente (089) info@bvk-zusatzversorgung.de Jahresabrechnung und Meldeverfahren (089) arbeitgeberservice@bvk-zusatzversorgung.de für Mitglieder in der Pfalz (06322) Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden Denninger Straße München Telefon Telefax info@bvk-zusatzversorgung.de 5