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1 Postanschrift: München BVK - Zusatzversorgungskasse, München Hausanschrift: Denninger Str. 37, München U-Bahn: U4 Richard-Strauss-Straße An die Mitglieder der Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden Durchwahl: (089) , 7450 Telefax: (089) Telefonvermittlung: (089) Internet: Sie erreichen uns am besten von: Uhr, freitags bis Uhr Unser Zeichen (bitte bei Antwort angeben) Ihr Zeichen München, G 300 GA 402/1 Rundschreiben Nr. 3 / 2005 Versicherungspflicht unabhängig von arbeitsvertraglicher Vereinbarung Gründung von Beschäftigungsgesellschaften Outsourcing Einmalzahlung (Tarifvertrag über eine Einmalzahlung im Jahr 2005 VKA) Auswirkungen des Alterseinkünftegesetzes Fehlerhafte Überweisungen bei der freiwilligen Versicherung Handbuch zur Zusatzversorgung Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem Rundschreiben wollen wir Sie wieder über Themen zur Zusatzversorgung informieren. Sollten Sie Fragen zur Zusatzversorgung haben, sind wir gerne bereit, Ihnen zu helfen. Bitte wenden Sie sich an unser Service-Center für Fragen zur Pflichtversicherung: 089 / für Fragen zur freiwilligen Versicherung: 089 / Wenn Sie Ihren Sitz in der Pfalz haben, wenden Sie sich bitte an unsere Mitarbeiter/innen bei der Pfälzischen Pensionsanstalt / Bankverbindung: Bayerische Landesbank Kto (BLZ )

2 2 1. Versicherungspflicht unabhängig von arbeitsvertraglicher Vereinbarung Bei der Frage, welche Beschäftigten in der Zusatzversorgung anzumelden sind, ist die Ausgestaltung des Arbeitsvertrages ohne Bedeutung. Zwar enthalten die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (z.b. 46 BAT) ebenso wie die Regelungen im kirchlichen Bereich ausdrückliche Regelungen darüber, dass bei Anwendung der Tarifverträge etc. auf das Arbeitsverhältnis der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Verschaffung einer Zusatzversorgung hat, doch gilt dieser Verschaffungsanspruch auch für alle weiteren Beschäftigten. Nach 13 Abs. 3 Buchst. a unserer Satzung ist ein Arbeitgeber als Mitglied verpflichtet, sämtliche der Versicherungspflicht unterliegenden Arbeitnehmer in der Zusatzversorgung zu versichern. Dazu gehören aber auch Arbeitnehmer, deren arbeitsvertragliche Grundlage nicht auf einen Tarifvertrag Bezug nimmt (z.b. Arbeitsvertrag nach BGB) und bei denen die Zusatzversorgung damit nicht ausdrücklich vereinbart ist. Ausgenommen von der Versicherungspflicht sind lediglich die in 19 der Satzung aufgezählten Beschäftigten, wozu u.a. Altersrentner und kurzzeitig Beschäftigte gehören. Auch Geschäftsführer, leitende Angestellte sowie Chefärzte u.a. unterliegen nicht der Versicherungspflicht, jedoch kann arbeitsvertraglich die Teilnahme an der Zusatzversorgung vereinbart werden ( 19 Abs. 1 Buchst. k der Satzung). Eine abschließende Darstellung der Arbeitnehmer, die von der Versicherungspflicht ausgenommen sind, finden Sie im Handbuch für Personalsachbearbeiter Teil B Nr. 3. Durch Erwerb der Mitgliedschaft des Arbeitgebers in der Zusatzversorgung ist der Arbeitgeber verpflichtet, das geltende Versorgungstarifrecht (ATV-K) bzw. ein im Hinblick auf die Leistungen wesentlich gleiches Recht zumindest arbeitsvertraglich zu vereinbaren ( 11 Abs. 2 der Satzung). Somit hat im Arbeitsvertrag eine Vereinbarung der Zusatzversorgung zu erfolgen. Unterbleibt eine solche Vereinbarung, so besteht dennoch ein Anspruch des Arbeitnehmers auf eine entsprechende Versicherung in der Zusatzversorgung. Diese Arbeitnehmer haben schon nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung einen Anspruch gegenüber ihrem Arbeitgeber, in der Zusatzversorgung versichert zu werden. Unterlässt ein Arbeitgeber die Anmeldung eines Arbeitnehmers, so ist er bei Eintritt eines Versicherungsfalles (Beginn einer Rente) zum Schadensersatz also zur Zahlung der Rente verpflichtet. Sollten Sie einen Arbeitnehmer bisher nicht angemeldet haben, so ist eine rückwirkende Anmeldung möglich, solange kein Versicherungsfall eingetreten ist. Selbst wenn bereits eine Erwerbsminderungsrente bezogen wird, ist eine Anmeldung dennoch möglich, da noch eine Altersrente aussteht. 2. Gründung von Beschäftigungsgesellschaften Outsourcing Bereits mit Rundschreiben Nr. 4 / 2004 haben wir auf die Folgen hingewiesen, die eintreten, wenn ein Teil der Mitarbeiter auf einen Arbeitgeber übertragen wird, der nicht Mitglied einer Zusatzversorgungskasse ist. In aller Regel besteht in diesen Fällen für das Mitglied eine Ausgleichsverpflichtung nach 15 unserer Satzung. In einem Umlageverband, wie er bei der Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden besteht, ist es logische Voraussetzung für das Funktionieren der Umlagefinanzierung, dass der Bestand an Beschäftigten, die ein Mitglied versichert hat, mehr oder weniger konstant bleibt. Werden also Beschäftigtengruppen ausgegliedert, so entfällt ein Teil an Umlagezahlungen durch das Mitglied. Die Folge ist, dass die hieraus entstehenden Umlagenausfälle von den anderen Mitgliedern des Umlageverbandes übernommen werden müssen.

3 3 Gleiches gilt auch, wenn ein Mitglied wenn auch nur für einen Teil seines Betriebes - eine Beschäftigungsgesellschaft gründet, in der alle - oder auch nur ein Teil - der neu angestellten Beschäftigten eingestellt werden. Wird diese Beschäftigungsgesellschaft nicht Mitglied der Zusatzversorgungskasse, so werden ausscheidende Mitarbeiter des Mitglieds nicht durch neue Beschäftigte, die wiederum in der Zusatzversorgung versichert werden, ersetzt. Auch dieses Verhalten schwächt den Umlageverband und ist aus Gründen der Solidarität mit den anderen Mitgliedern allenfalls in sehr begrenztem Umfang hinnehmbar. Daher müssen solche Vorgehensweisen mit der Zusatzversorgungskasse abgestimmt werden. Wir möchten darauf hinweisen, dass wir des Öfteren z.b. durch betroffene Beschäftigte oder auch Personalratsvertreter von derartigen Maßnahmen erfahren. Die Kasse kann in solchen Fällen die Mitgliedschaft aus wichtigem Grund kündigen, mit der Folge der Verpflichtung zur Zahlung eines Ausgleichsbetrages. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Biller Telefon: 089 / Einmalzahlung (Tarifvertrag über eine Einmalzahlung im Jahr 2005 VKA) Nach 2 des Tarifvertrages über eine Einmalzahlung im Jahr 2005 (VKA Tarifbereich West) vom 9. Februar 2005 erhalten Angestellte und Arbeiter für das Jahr 2005 eine Einmalzahlung in Höhe von 300,00 Euro, die in Teilbeträgen in Höhe von jeweils 100,00 Euro mit den Bezügen für April, Juli und Oktober 2005 ausgezahlt wird. Diese Einmalzahlung ist zusatzversorgungspflichtiges Entgelt, so dass hieraus Umlagen und Zusatzbeiträge zu zahlen sind. Da der Anspruch auf diese Teilbezüge nur dann besteht, wenn im Fälligkeitsmonat zumindest an einem Tag ein Anspruch auf Bezüge (Lohn/Entgelt, Urlaubsvergütung/Urlaubslohn, Entgeltfortzahlung etc.) bestand, fällt keine Zahlung an, wenn in dem Fälligkeitsmonat keine Entgeltzahlung erfolgt (z.b. wegen Elternzeit). Die jeweiligen Teilbeträge werden jedoch gezahlt, wenn sich eine Beschäftigte im Mutterschutz nach 3 Abs. 2 und 6 Abs. 1 MuSchG befindet. Das hat auf die Meldung der Versicherungsabschnitte folgende Auswirkungen: 3.1. Mutterschutzzeit nach 3 Abs. 2 MuSchG (vor der Geburt) Ist im Monat der Einmalzahlung (z.b. April) kein laufendes Entgelt wegen Mutterschutz (vor Geburt des Kindes) vorhanden, so ist die Meldung der Mutterschutzzeit (Versicherungsmerkmal 40) im Monat April zu unterbrechen; die Einmalzahlung ist für den gesamten Monat April ( ) mit den Versicherungsmerkmalen 10 und 20 zu melden. Danach ist falls noch bestehend wieder die Mutterschutzzeit als Fehlzeit (Versicherungsmerkmal 40) zu melden Mutterschutzzeit nach 6 Abs. 1 MuSchG (nach der Geburt) Wird die Einmalzahlung dagegen während der Mutterschutzzeit nach der Geburt des Kindes gezahlt (in der Zusatzversorgung ist ab dem Tag der Geburt Elternzeit zu melden), so ist für die Einmalzahlungen ein eigener Versicherungsabschnitt mit den Versicherungsmerkmalen 10 und 20 parallel zur Meldung der Elternzeit (Versicherungsmerkmal 28) - zu melden. Damit wird die soziale Komponente (500 pro vollen Monat, in dem das Arbeitsverhältnis wegen Elternzeit ruht) nicht beeinträchtigt. Beispiel 1:

4 4 Beginn Mutterschutz: 29. März 2005 Geburt des Kindes: 9. Mai 2005 Dauer des Mutterschutzes nach der Geburt: 4. Juli 2005 Einmalzahlungen: April und Juli 2005 Zeitraum Buchungsschlüssel Entgelt Umlage/Beitrag Anzahl Kinder ,00 296, ,00 187, ** ,00 4, ,00 3, ,00 4, ,00 3, ,00 * 29, ,00 * 18,45 * anteilige Weihnachtszuwendung (3/12 der Weihnachtszuwendung sind nach 62 Abs. 2 Satz 2 der Satzung zusatzversorgungspflichtig). **Der Abschnitt vom mit Versicherungsmerkmal 40 kann entfallen, da Fehlzeiten, die keinen vollen Kalendermonat umfassen, nicht zu melden sind, wenn dadurch Zeiten mit Umlageoder Beitragsmonaten unterbrochen werden. Die Meldung der Fehlzeit vom kann dagegen nicht entfallen, da sich daran keine Meldung von Umlage-/Beitragsmonaten anschließt, sondern in diesem Fall Elternzeit. Als verkürzte Meldung ergibt sich daher: Zeitraum Buchungsschlüssel Entgelt Umlage/Beitrag Anzahl Kinder ,00 301, ,00 190, ,00 4, ,00 3, ,00 29, ,00 18,45 Lösung: Während der Mutterschutzzeiten besteht Anspruch auf die Einmalzahlung sowohl im April (Mutterschutz nach 3 Abs. 2. MuSchG) als auch im Monat Juli (Mutterschutz nach 6 Abs. 1 MuSchG). Die Einmalzahlung im April während der Mutterschutzzeit vor der Geburt unterbricht den Versicherungsabschnitt für die Fehlzeit (Mutterschutz) mit Versicherungsmerkmal 40. Ein neuer Versicherungsabschnitt für die Einmalzahlung beginnt. Die Einmalzahlung während der Mutterschutzfrist nach der Geburt (Elternzeit) ist dagegen parallel zur Elternzeit zu melden. Die Elternzeit ist bis durchgehend zu melden. Damit kommen für den Monat Juli sowohl die soziale Komponente (500 ) als auch die Einmalzahlung (100 ) zur Verrentung.

5 5 Beispiel 2: Beginn Mutterschutz: 10. März 2005 Geburt des Kindes: 21. April 2005 Ende des Mutterschutzes nach der Geburt: 16. Juni 2005 Einmalzahlung: April 2005 Zeitraum Buchungsschlüssel Entgelt Umlage/Beitrag Anzahl Kinder ,00 185, ,00 117, ** ,00 4, ,00 3, ,00 * 29, ,00 * 18,45 * anteilige Weihnachts-Zuwendung (3/12 der Weihnachtszuwendung sind nach 62 Abs. 2 Satz 2 der Satzung zusatzversorgungspflichtig). ** Der Abschnitt für die Fehlzeit vom kann entfallen, da die Fehlzeit keinen vollen Kalendermonat umfasst und zwischen zwei Zeiten mit Umlagen-/Beitragsmonaten liegt. Als verkürzte Meldung ergibt sich daher: Zeitraum Buchungsschlüssel Entgelt Umlage/Beitrag Anzahl Kinder ,00 190, ,00 120, ,00 29, ,00 18,45 Lösung: Da die Einmalzahlung im Monat April in einen Zeitraum ohne Entgeltzahlung fällt (Mutterschutz = Fehlzeit) ist für den vollen Monat, in dem die Einmalzahlung erfolgt, eine Meldung mit Versicherungsmerkmalen 10 und 20 erforderlich. Der Beginn der Elternzeit (= Tag der Geburt) ist taggenau zu melden. Die Elternzeit tritt ab dem Zeitpunkt der Geburt - parallel zur Meldung der Einmalzahlung. 4. Auswirkungen des Alterseinkünftegesetzes Mit Rundschreiben Nr. 1 / 2005 haben wir Sie über die wesentlichen Auswirkungen des Alterseinkünftegesetzes auf die Zusatzversorgung informiert. In Ergänzung der damaligen Darstellung wollen wir noch auf Folgendes hinweisen: 4.1 Abgrenzung Alt- und Neuzusage in der Pflichtversicherung In der Pflichtversicherung liegt eine Neuzusage stets vor, wenn das Dienstverhältnis am oder später beginnt.

6 6 Im Rahmen der Pflichtversicherung liegt keine Neuzusage vor, wenn ab dem oder später - ein Betriebsübergang nach 613 a BGB erfolgt oder - der Arbeitgeber vom Abrechnungsverband I in den Abrechnungsverband II wechselt (es liegt lediglich ein Wechsel der Finanzierung vor). 4.2 Abgrenzung Alt- und Neuzusage in der freiwilligen Versicherung (PlusPunktRente) Bei einer Entgeltumwandlung ist auf den Zeitpunkt der arbeitsvertraglichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abzustellen, zu dem eine Entgeltumwandlung vereinbart wird. Damit ist also nicht der Zeitpunkt entscheidend, ab dem Beiträge infolge der Entgeltumwandlung abgeführt werden oder der auf dem Versicherungsschein angegebene Vertragsbeginn. Liegen zwischen der arbeitsvertraglichen Vereinbarung und der erstmaligen Herabsetzung des Arbeitslohns mehr als 12 Monate, gilt die Zusage erst im Zeitpunkt der erstmaligen Herabsetzung des Lohnes als erteilt. Nur wenn die arbeitsvertragliche Vereinbarung am oder später erfolgt ist, liegt eine Neuzusage vor. Aus einer Altzusage wird jedoch keine Neuzusage, nur weil - die Beiträge erhöht oder vermindert werden; - das Risiko innerhalb der freiwilligen Versicherung geändert wird (z.b. bisher nur Altersrente, nunmehr neu hinzugenommen Hinterbliebenenversorgung). Die bloße Änderung des Risikos hat in der freiwilligen Versicherung (PlusPunktRente) keine Änderung des Beitrages zur Folge, so dass insoweit keine Neuzusage vorliegt; - Risiko und Beitrag gleichzeitig geändert werden. Da sich die beiden Änderungen nicht gegenseitig bedingen (die Risikoänderung in der freiwilligen Versicherung (PlusPunktRente) hat keine Beitragsänderung zur Folge) liegt keine Neuzusage vor; - Die Finanzierung der freiwilligen Versicherung wechselt (bisher vom Arbeitgeber finanziert, nunmehr vom Versicherten selbst). 4.3 Auswirkungen von Alt- und Neuzusagen auf die Versteuerung Im Hinblick auf die nicht ganz einfachen Folgen, die Alt- und Neuzusagen auf die Anwendung der Steuervorschriften haben, haben wir folgendes grundsätzliches Schema entworfen, welches Ihnen das Verständnis etwas erleichtern soll: - Die Erweiterung der steuerfreien Beiträge (derzeit ) im Rahmen des 3 Nr. 63 EStG um weitere gilt ausschließlich bei Neuzusagen; der zusätzliche Betrag von ist steuerfrei, nicht aber sozialabgabenfrei; - Die zusätzlichen sind ein Ersatz für den Wegfall der Pauschalierungsmöglichkeit nach 40 b EStG a.f. - Werden also für einen Beschäftigten wegen einer Altzusage Beiträge noch nach 40 b EStG a.f. versteuert (weil z.b. eine Direktversicherung besteht), gibt es keine zusätzlichen bei der Neuzusage; - Umlagen in der Zusatzversorgung werden ausschließlich nach 40 b EStG n.f. versteuert, so dass diese insoweit nicht die beeinflussen können; - 40 b EStG a.f. und 40 b EStG n.f. sind selbständige Rechtsgrundlagen und können mit ihren jeweiligen Obergrenzen nebeneinander angewendet werden; - bei 3 Nr. 63 EStG gilt dies nicht hier gelten die Grenzen nur ein Mal.

7 7 Beispiel 1: Die Pflichtversicherung besteht schon vor dem (Altzusage); die Umlagen werden nach 40 b EStG versteuert. Der Zusatzbeitrag beträgt im Jahr und wird bis zu einem Betrag von steuerfrei gestellt ( 3 Nr. 63 EStG). Zusätzlich wird im Jahr 2005 eine Entgeltumwandlung (Neuzusage) abgeschlossen. Frage: Kann für den übersteigenden Beitrag aus der Altzusage ( =) 504 auf die zusätzlichen aus der Neuzusage zugegriffen werden? Lösung: Da die Zusatzbeitrag aus einer Altzusage stammen, kann der Betrag, der die übersteigt (= 504 ) nicht auf die der Neuzusage angerechnet werden. Werden die 504 durch den Arbeitgeber nach 40 b EStG a.f. pauschal versteuert, kann der Erhöhungsbetrag von bei der Neuzusage (Entgeltumwandlung) nicht angewendet werden. Werden die 504 durch den Arbeitnehmer individuell versteuert, so kann der Erhöhungsbetrag von für die Neuzusage (Entgeltumwandlung) verwendet werden. Beispiel 2: Ab dem besteht eine Pflichtversicherung (Neuzusage), gleichzeitig wird eine Entgeltumwandlung (Neuzusage) vereinbart. Lösung: Da es sich sowohl bei der Pflichtversicherung als auch bei der Entgeltumwandlung um Neuzusagen handelt, sind die Zusatzbeiträge aus der Pflichtversicherung und die Beiträge zur Entgeltumwandlung in Höhe bis zu insgesamt ( ) steuerfrei; Sozialversicherungsfreiheit besteht bis zum Jahr 2008 bis Soweit die Grenzbeträge nicht durch den Arbeitgeber für die Zusatzbeiträge in der Pflichtversicherung verwendet wurden, können sie für die Entgeltumwandlung in Anspruch genommen werden. Auch wenn mit dem oben dargestellten Muster sicherlich nicht abschließend alle Fragen beantwortet sind, hoffen wir doch zusammen mit der Kurzdarstellung im Rundschreiben Nr. 1 / Ihnen zumindest eine grundlegende Hilfestellung gegeben zu haben. Bei weitergehenden Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Hot-Line freiwillige Versicherung (089 / ). 5. Fehlerhafte Überweisungen bei der freiwilligen Versicherung In der freiwilligen Versicherung (PlusPunktRente) gehen leider sehr viele Buchungen mit einem nicht korrekt angegebenen Verwendungszweck ein. Diese Buchungen können daher nicht automationstechnisch verarbeitet werden und müssen aufwändig durch unsere Buchhaltung manuell eingegeben werden. Dies ist mit einem hohen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden, da in vielen Fällen weder Name noch Versicherungsnummer im Überweisungsträger korrekt erscheinen. Um dies zu vermeiden, bitten wir Sie, den auf dem Versicherungsschein bzw. der Arbeitgebermitteilung angegebenen Buchungsschlüssel in Ihrem Programm korrekt vorzugeben. Des weiteren ist es bei einem Risikowechsel (Erweiterung oder Einschränkung des Versicherungsschutzes um Erwerbsminderungs- bzw. Hinterbliebenenleistungen) unbedingt notwendig den neuen Verwendungszweck vorzugeben, da nur so die Leistungen korrekt errechnet werden können.

8 8 Bei Fragen zum Überweisungs-Code wenden Sie sich bitte an unsere Hotline 089 / Handbuch zur Zusatzversorgung Vor kurzem haben wir Ihnen eine neue Auflage des Handbuchs für Personalsachbearbeiter Die Zusatzversorgung des öffentlichen und kirchlichen Dienstes übersandt. Wir haben zunächst nur jeweils ein Exemplar des Buches verschickt, jedoch können weitere angefordert werden. Vor Bestellung weiterer Bücher beachten Sie bitte, dass die dem Buch beigefügte CD-ROM bei Bedarf auf mehreren Arbeitsplätzen eingespielt und freigeschaltet werden kann. Bei der Installation der CD-ROM erscheint ein Hinweis, dass die CD-ROM kostenlos 30 Tage genutzt oder gleich freigeschaltet werden kann. Dieser Hinweis ist leider missverständlich, da die Nutzung und Freischaltung auf Dauer kostenlos ist. Leider haben sich bei unserem Handbuch auch Fehler eingeschlichen, die wir Sie bitten zu korrigieren: Auf Seite 139 ist als Versicherungsmerkmal nicht 23 zu melden, sondern 24. Bei den dazu gehörenden Zusatzbeiträgen ist anstelle von 20 die 26 zu melden. Auf Seite 215/Beispiel 12 ist das Datum durch das Datum zu ersetzen. Auf Seite 216/Beispiel 13 ist das Datum durch das Datum zu ersetzen. Wir hoffen, dass das Handbuch Ihnen bei allen Fragen und Problemen zur Zusatzversorgung hilfreich ist. Zudem steht Ihnen aber auch weiterhin unser Service-Center für alle Fragen zur Verfügung. Wir freuen uns über jede Anregung zu unserem Handbuch, Kritik aber auch Lob. Mit freundlichen Grüßen Graf Mitglied des Vorstands Dietsch Abteilungsleiter