Rundschreiben Nr. 5/2004

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1 K O M M U N A L E R V E R S O R G U N G S V E R B A N D S A C H S E N A N H A L T KÖRPERSCHAFT DES ÖFFENTLICHEN RECHTS MIT SITZ IN MAGDEBURG An die Mitglieder der ZVK Sachsen-Anhalt Personalamt/Personalabteilung Magdeburg, 21. Dezember 2004 Rundschreiben Nr. 5/2004 Inhalt I. Jahresmeldungen 2004 II. Fehlermeldungen Bearbeitungshinweise III. Umlage- und Beitragssatz IV. Aktuelle Grenzwerte V. Riester-Verträge Anpassung der Beiträge VI. Entgeltumwandlung VII. Kommunale Verwaltungs- und Gebietsreform in Sachsen-Anhalt Sehr geehrte Damen und Herren, mit dem heutigen Rundschreiben möchten wir Sie über die aktuellen Grenzwerte für das Jahr 2005 informieren sowie Hinweise zur Entgeltumwandlung und Verwaltungs- und Gebietsreform geben. I. Jahresmeldung 2004 Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zur Jahresmeldung für das Jahr Dies ist für einen reibungslosen Ablauf besonders wichtig. Von der Zusatzversorgungskasse können ausschließlich Jahresmeldungen verarbeitet werden, die nach den aktuellen allgemeinen Richtlinien zur Datenübermittlung (DATÜV- ZVE) sowie unter Berücksichtigung des Zuflussprinzips erstellt worden sind. Jahresmeldungen, die nach alter Meldestruktur erstellt werden, müssen wir zur nochmaligen Erstellung zurückgeben. Ich bitte Sie dafür Sorge zu tragen, dass der Zugang der Jahresmeldungen bis spätestens zum 1. März 2005 erfolgt. 1

2 Über diesen Zeitpunkt hinaus noch fehlende Jahresmeldungen oder Berichtigungsmeldungen werden bei Eingang bis 31. März 2005 noch angenommen und verarbeitet. Wir weisen dringend auf die Einhaltung dieser Termine hin, da wir die Jahresabrechnung für alle Mitglieder im Monat April abschließen müssen. Des Weiteren bitten wir Sie darauf zu achten, dass in den Meldungen der Zusatzbeitrag hinsichtlich des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils unter Verwendung des entsprechenden Buchungsschlüssels aufzuteilen ist. Freiwillige Versicherung Beiträge zur freiwilligen Versicherung (Entgeltumwandlung, Riester-Vertrag o. Vertrag ohne staatl. Förderung), die noch dem Jahr 2004 zugeordnet werden sollen, müssen bis spätestens 10. Januar 2005 auf dem Konto der freiwilligen Versicherung (Konto-Nr bei der Stadtsparkasse Magdeburg, BLZ ) unter Angabe des Verwendungszwecks bei uns eingegangen sein. Nach diesem Datum eingehende Beträge können auf keinen Fall mehr dem Jahr 2004 zugeordnet werden. Grundsätzlich gelten Ausgaben als für das Kalenderjahr erbracht, in dem sie geleistet worden sind ( 11 Abs. 2 S. 1 EStG). Abweichend davon können Ausgaben, die kurze Zeit nach Beginn des Kalenderjahres erbracht werden, dem Vorjahr zugeordnet werden, wenn sie in einem Zeitraum von 10 Tagen erbracht werden. Bei der Zusatzversorgungskasse erfolgt die Verrentung im Zeitpunkt der Zahlung. Werden die Beiträge erst im nachfolgenden Jahr gezahlt, erfolgt die Verrentung somit mit den dann geltenden Altersfaktoren, die in der Regel geringer sind als im Vorjahr. Zudem kann dann für das Jahr 2004, wenn kein oder nur ein geringerer Beitrag zugeflossen ist, ein Nachteil im Hinblick auf die staatliche Förderung im Rahmen der Entgeltumwandlung oder der Riester-Förderung entstehen. Die kann ggf. zu Regressansprüchen der Versicherten gegenüber dem Arbeitgeber führen. Beiträge, die bereits für den Monat Januar 2005 gedacht sind, bitten wir daher, erst nach dem 10. Januar an uns zu überweisen. Eventuelle Vermerke auf den Überweisungen, die auf die zeitliche Zuordnung Bezug nehmen, können nicht berücksichtigt werden. Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihre Zahlung rechtzeitig bei uns eingegangen bzw. für welchen Zeitraum sie verbucht ist, fragen Sie bitte umgehend bei uns nach (Tel / Frau Meyer). Nach Rechnungsschluss und Bilanzerstellung durch den Aktuar sind keine Umbuchungen zwischen den einzelnen Jahren mehr möglich. Wir bitten Sie daher auch im eigenen Interesse um rechtzeitige Überweisung noch im Jahr Ergänzende Information für die Jahresabrechnung Anfang 2005 übersenden wir Ihnen Kontoauszüge getrennt für Umlage und Zusatzbeitrag zum Stand Januar Bitte prüfen Sie diese und teilen uns möglichst kurzfristig notwendige Berichtigungen mit. Des Weiteren ist der sich aus den Jahresmeldungen 2004 ergebende Sollwert an Umlagen bzw. Zusatzbeiträgen mit den im Geschäftsjahr 2004 geleisteten Einzahlungen abzugleichen und etwaige Restschuld für 2004 umgehend zu überweisen. Überprüfen Sie den Kontoauszug auch bezüglich des Zuflussprinzips. Greift das Zuflussprinzip, sind Überweisungen von Umlagen/Zusatzbeiträgen mit der Kennzeichnung für Vorjahre nicht mehr richtig. Wichtig!!! Eine Verrechnung zwischen den beiden Abrechnungsverbänden Umlage und Zusatzbeitrag darf aus zwingenden steuerrechtlichen Gründen (Trennungsprinzip) nicht vorgenommen werden. 2

3 Abrechnungsmitteilung für das Geschäftsjahr 2004 Nach Abschluss der Prüfungsarbeiten und Durchführung etwa erforderlicher Berichtigungen erhalten Sie voraussichtlich im Mai/Juni 2005 die Abrechnungsmitteilung für das Geschäftsjahr Soweit in der Abrechnungsmitteilung eine Schuld festgestellt ist, die nicht durch rechtzeitige Überweisung beglichen wurde, sind für diesen Betrag vom 1. Januar 2005 bis zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs Zinsen zu zahlen. II. Fehlermeldungen - Bearbeitungshinweise Bitte beachten Sie, dass fehlerhafte Meldungen bei uns als nicht eingegangen gelten und somit nochmals eine Jahresmeldung zu erstellen ist. Wir bitten Sie, die Abrechnungsdaten für das abgelaufene Kalenderjahr durch vollständiges und fehlerfreies Ausfüllen der Jahresmeldung erneut mitzuteilen. Berichtigungsmeldungen sind nur bei tatsächlichen Falschmeldungen zulässig, das Zuflussprinzip ist strikt zu beachten und anzuwenden. Im nachfolgenden geben wir Ihnen Bearbeitungshinweise für die häufigsten Meldefehler der vergangenen Jahresabrechnungen. Versicherungsnummer Bei Nichtangabe einer Versicherungsnummer findet unser System keinen Versicherten, der Ihrer Meldung zugeordnet werden kann. Die Meldung gilt daher als nicht eingegangen. Sollte Ihnen beim Erstellen der Meldung die Versicherungsnummer nicht vorliegen, erfragen Sie diese bitte im Vorfeld bei uns. Mitgliedsnummer In der Jahresmeldung muss Ihre Angabe mit der bei uns vorliegenden Kombination zwischen der Versicherungsnummer und der Mitgliedsnummer übereinstimmen. Beachten Sie dies vor allem bei bereits vollzogenem Aufgabenübergang oder Rechtsnachfolge. Altersteilzeit (ATZ) Eine vor dem vereinbarte ATZ ist mit dem Versicherungsmerkmal (VM) 22 für die Umlage und VM 25 für den Zusatzbeitrag (ZB) zu melden. Unständige Bezüge (z.b. Überstunden), die vom Arbeitgeber in dieser Zeit zu 100 % gezahlt wurden, sind separat mit VM 10 (Umlage) und VM 20 (ZB) anzugeben. Beispiel: Zeitraum Buchungsschlüssel zv-pfl. Entgelt Umlage/Zusatzbeitrag ,00 225, ,00 525, ,00 75, ,00 4, ,50 10, ,50 1,50 Eine ab dem vereinbarte ATZ ist mit dem VM 23 für die Umlage und VM 20 für den ZB zu melden. Hierbei ist der während der ATZ bezogene halbe Arbeitslohn auf 90 % hochzurechnen (halbes Entgelt x 1,8). Unständige Bezüge können dem hochgerechneten Entgelt hinzuaddiert und mit unter diesen beiden Versicherungsmerkmalen (VM 23 und 20) gemeldet werden. 3

4 Elternzeit / Kinderanzahl Die Anzahl der Kinder ist nur in Verbindung mit dem VM 28 (Elternzeit) anzugeben. Es ist die Anzahl der Kinder maßgebend, für die aktuell die Elternzeit beansprucht wird (längstens 36 Monate). Beispiel (ohne Berücksichtigung von anteiliger Weihnachtszuwendung o.ä.): Eine Arbeitnehmerin befindet sich in der Elternzeit, sie hat 3 Kinder. 1. Kind: geboren am Monate sind abgelaufen 2. Kind: geboren am Elternzeit läuft bis Kind: geboren am Elternzeit läuft bis Zeitraum Buchungs- zv-pfl. Entgelt Umlage/ZB Kinderanzahl schlüssel 2004: ,00 0, ,00 0, : ,00 0, ,00 0,00 1 Eine zusatzversorgungspflichtige Einmalzahlung (z. B. Weihnachtszuwendung) unterbricht die Meldung für die Elternzeit nicht. Es ist hierfür ein Versicherungsabschnitt mit den Versicherungsmerkmalen 10 und 20 für den vollen Monat zu melden, in dem die Einmalzahlung erfolgte. Beispiel: Versicherungspflichtige Beschäftigung für Beginn Mutterschutz : , Geburt des 1. Kindes: Auszahlung der Weihnachtszuwendung (3/12) im November VM 10 und VM 20 (Entgelt aus Beschäftigung) VM 40 (Mutterschutz) VM 28 (Elternzeit) + Kinderzahl = VM 10 und VM 20 (3/12 Weihnachtszuwendung) Fehlzeit in Verbindung mit Entgelt Eine zeitliche Überschneidung der Versicherungsmerkmale 40 (Fehlzeit) oder 41 (Zeitrente) mit dem VM 10 bzw. 20 ist unzulässig. Das VM 40 ist nur zu melden, solange die Fehlzeit einen Zeitmonat überschreitet. Eine Ausnahme stellt die Meldung der Mutterschutzzeit bis zum Tag vor der Geburt dar, die auch bei einem kürzeren Zeitraum als einem Zeitmonat mit dem VM 40 erfasst wird. Beispiel (im Monat November werden anteilig 6/12 Weihnachtszuwendung gewährt): Zeitraum Buchungsschlüssel zv-pfl. Entgelt Umlage/Zusatzbeitrag ,00 225, ,00 525, ,00 75, ,00 0, ,00 7, ,50 17, ,50 2, ,00 0,00 4

5 Grundsätzliches Nur eine Rückmeldung der Zusatzversorgungskasse informiert Sie über eine vollständige Verarbeitung Ihrer Meldungen. Etwaige Bestätigungen Ihrer Datenträgeraustauschstelle bedeuten nicht zugleich, dass Ihre Meldung bei der Zusatzversorgungskasse korrekt verarbeitet werden konnte. III. Umlage- und Beitragssatz Auch im Jahr 2005 bleibt der Umlage- und Beitragssatz unverändert. Es sind 1,5 % Umlage und 4 % Zusatzbeitrag vom zusatzversorgungspflichtigen Entgelt an die ZVK zu entrichten. Es gibt auch nach Inkrafttreten des Alterseinkünfte-Gesetzes ab keine Veränderung für jedes am bestehende Versicherungsverhältnis hinsichtlich der Versteuerung und der sozialversicherungsrechtlichen Behandlung. Das bedeutet, die Umlage ist weiterhin nach 40b EStG pauschal zu versteuern und der Zusatzbeitrag nach 3 Nr. 63 EStG bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherungspflicht steuer- und sozialabgabenfrei. Hinsichtlich der ab dem neu beginnenden Versicherungsverhältnisse und der Behandlung der Entgeltumwandlung bei Neuverträgen sind noch nicht alle Fragen geklärt. Hierüber werden wir Sie jedoch schnellstmöglich in einem unserer nächsten Rundschreiben informieren. IV. Aktuelle Grenzwerte Beitragsbemessungsgrenze Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung beträgt ab dem in den alten Bundesländern ,00 in den neuen Bundesländern ,00 Daraus ergibt sich für das zusatzversorgungspflichtige Entgelt folgende Höchstgrenze (bisherige B-11-Grenze): in den alten Bundesländern ,00 in den neuen Bundesländern ,00 V. Riester-Verträge Anpassung der Beiträge Um im Rahmen von Riester-Verträgen einen Anspruch auf die volle staatliche Förderung zu erlangen, ist es erforderlich, dass die Beiträge jährlich angepasst werden. Der zum Erhalt der vollen Förderung notwendige Jahresbeitrag für das Jahr 2005 beträgt 2 % des sozialversicherungspflichtigen Einkommens des Vorjahres (2004) abzüglich zustehender Zulagen. Da in der Vergangenheit die Anpassung der Beiträge regelmäßig erst im Laufe des Jahres erfolgte, gab es vielfach Verwirrung über bereits gezahlte und noch zu zahlende Beiträge. Außerdem kam es zu recht hohen monatlichen Zahlungen, wenn die Beiträge erst spät in einem Jahr angepasst wurden und die nachzuzahlenden Beträge die Beiträge für die noch verbleibenden Monate erheblich erhöhten. 5

6 Wir werden daher ab dem die Beitragsanpassung verstärkt in die Verantwortung der Versicherten übertragen. Dazu erhalten diese bis Ende des Jahres 2004 eine Mitteilung und einen Berechnungsbogen für die Feststellung des neuen Beitrags für Zudem ist eine Information für den Arbeitgeber mit dem vom Versicherten errechneten Beitrag beigefügt. Damit soll es möglich sein, bereits zum Jahresbeginn die korrekten Beiträge zu überweisen, so dass eine spätere Verrechnung nicht mehr erforderlich sein wird. Wir bitten Sie daher, Ihre Beschäftigten, die einen Riester-Vertrag über Sie abwickeln, auf die rechtzeitige Mitteilung der neuen Beitragshöhe hinzuweisen. VI. Entgeltumwandlung Zusatzversorgungspflichtiges Entgelt Das zusatzversorgungspflichtige Entgelt wird durch eine Entgeltumwandlung, bei der der Bruttolohn vermindert wird, nicht berührt. Es bleibt also bei dem ursprünglichen vollen Entgelt. Verminderungen des steuerpflichtigen Entgelts aufgrund einer Entgeltumwandlung gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn ( 62 Abs. 2 S. 8 unserer Satzung). Der Grenzwert für die Steuerfreiheit bei der Entgeltumwandlung im Jahr 2005 beträgt 2.496,00. Bitte beachten Sie, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist zu prüfen inwieweit der Steuerfreibetrag erreicht bzw. ggf. sogar überschritten wird und hierüber den Arbeitnehmer zu informieren. Angestellte mit beamtenrechtlicher Versorgung Angestellte, denen arbeitsvertraglich eine beamtenrechtliche Versorgung zugesagt wurde und die deshalb nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind, können die Entgeltumwandlung nutzen und Teile ihrer Bezüge steuerfrei in die freiwillige Versicherung (PlusPunktRente) der Zusatzversorgungskasse einzahlen. Da diese Beschäftigten aufgrund ihrer beamtenrechtlichen Versorgungszusage nicht in der Zusatzversorgung pflichtversichert sind, kann der volle Beitrag von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung steuerfrei umgewandelt werden. VII. Kommunale Verwaltungs- und Gebietsreform in Sachsen- Anhalt Auf Grund vermehrter Anfragen zur Durchführung der Verwaltungs- und Gebietsreform möchte ich nochmals auf das Informationsschreiben vom 30. März 2004 verweisen und Sie bitten, uns die dort aufgeführten Unterlagen unbedingt zu zusenden. Des Weiteren weise ich darauf hin, dass die Vergabe einer Mitgliedsnummer nur auf Antrag erfolgen kann, welcher von der zuständigen Person unterzeichnet sein muss (z. B. Verwaltungsleiter, Bürgermeister). Ausgleichsverpflichtungen des Mitgliedes Wenn ein Mitglied durch gezielte strukturelle Maßnahmen den Bestand seiner pflichtversicherten Arbeitnehmer abbaut, so vermindert es damit die Umlagebasis für die anderen Mitglieder. Daher ist das Mitglied verpflichtet, die Nachteile, die sich daraus für die Solidargemeinschaft ergeben, durch die Zahlung eines Ausgleichsbetrages auszugleichen. 6

7 Dies regelt der 15 Abs. 3a der ZVK-Satzung. Mit dieser Regelung werden Ausgliederungen erfasst, in denen Arbeitnehmer durch Vereinbarung der beteiligten Arbeitgeber untereinander von einem Arbeitgeber übernommen werden, der nicht Mitglied der ZVK ist, also insbesondere Fälle von Betriebs- bzw. Aufgabenübergängen. Die Verpflichtung zur Zahlung des Ausgleichsbetrages tritt nicht ein, wenn Pflichtversicherte aus eigenem Antrieb einen Arbeitgeberwechsel vornehmen, ohne dass hier ein Aufgabenübergang o. ä. vorliegt. Soweit in ihrem Bereich Strukturänderungen (Ausgliederungen, Übertragungen von Personal etc.) angedacht, geplant oder bereits umgesetzt werden, setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit uns in Verbindung. Nur so können wir Sie über etwaige finanzielle Folgen im Hinblick auf einen ggf. fälligen Ausgleichsbetrag beraten. Ansprechpartnerin ist Frau Flögel, Telefon: 0391/ Bei Fragen zur Zusatzversorgung geben Ihnen die nachfolgend aufgeführten Mitarbeiter für die entsprechenden Aufgabenbereiche gern Auskunft: Versicherungsverhältnisse der Arbeitnehmer: - in Versicherungs- und Rentenangelegenheiten für Endziffer der unter Telefon Nr.: Name: der Versicherungsnummer 0391/ Frau Wand, SGL / Frau Hoffmann, SB / Frau Fabian, SB / Frau Mertin, SB / Herr Uhlitsch, SB / Frau Kohl, SB / Frau Dannenberg, SGL / Frau Bendlin, SB / Frau Keune, SB / Herr Gebhardt, SB / Frau Reinecke, SB / Frau Stegitz, SB 7 - zum Abrechnungsverfahren / Meldewesen 0391/ Herr Uhlitsch, SB 0391/ Frau Breßler, SB 0391/ Frau Müller, SB - zur freiwilligen Versicherung 0391/ Frau Keune, SB 0391/ Herr Gebhardt, SB 0391/ Frau Reinecke, SB Mitgliedschaftsverhältnisse der Arbeitgeber: 0391/ Frau Flögel, Abt.-Ltrn. kvsa-magdeburg@t-online.de 7

8 Nun neigt sich auch das Jahr 2004 dem Ende zu und die Weihnachtszeit hält Einzug. Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche und harmonische Zeit, Zeit zum Entspannen und zur Erholung um Kraft für die Aufgaben im neuen Jahr zu schöpfen. Wir danken Ihnen besonders herzlich für die vertrauensvolle und gute Zusammenarbeit in diesem Jahr und wünschen Ihnen Gesundheit, Glück und Erfolg für das neue Jahr. Mit freundlichen Grüßen Dr. Bärecke Geschäftsführer 8