KOMMUNALER VERSORGUNGSVERBAND SACHSEN-ANHALT. Die Themen: DER GESCHÄFTSFÜHRER. Magdeburg,

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1 KOMMUNALER VERSORGUNGSVERBAND SACHSEN-ANHALT KÖRPERSCHAFT DES ÖFFENTLICHEN RECHTS MIT SITZ IN MAGDEBURG DER GESCHÄFTSFÜHRER An die Mitglieder der Zusatzversorgungskasse Sachsen-Anhalt Personalamt / Personalabteilung Magdeburg, RUNDSCHREIBEN 1/2013 DER ZUSATZVERSORGUNGSKASSE Die Themen: 1. Die Mitgliederabrechnung für das Geschäftsjahr Die Aktualisierung Ihrer Mitgliedsdaten Sozialversicherungspflicht trotz nachträglicher Steuerfreistellung Die Einführung des SEPA-Verfahrens Die Nutzung der automatisierten Datenübermittlung (DATUEV-ZVE) Lastschrifteinzug 4 7. Geringfügig Beschäftigte Mitgliedsprüfung im Jahr

2 1. Die Mitgliederabrechnung für das Geschäftsjahr 2012 Der Versand der Abrechnung für das Geschäftsjahr 2012 erfolgt getrennt für aktive Mitglieder und für Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet ist. Für alle aktiven Mitglieder gilt: Sie erhalten Ihre Abrechnung für das Geschäftsjahr 2012 im Monat April; der Download der Anlage 2 ist voraussichtlich ab der 17. KW möglich. Bitte fordern Sie Guthaben unter 10 nicht ab. Ebenso müssen Forderungen bis zu einer Höhe von 10 nicht ausgeglichen werden. Diese Beträge werden auf das Geschäftsjahr 2013 übertragen, ohne dass hierfür eine Verzinsung erfolgt. Für Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet ist, gilt Folgendes: Wurde die Mitgliedschaft im Jahr 2012 oder in Vorjahren beendet, erfolgt der Versand der Abrechnung für das Geschäftsjahr 2012 zu einem späteren Zeitpunkt. Die in der Abrechnung aufgeführten Schuldbeträge sind unverzüglich zu begleichen, bestehende Guthaben sind abzufordern. Für aktive Mitglieder und beendete Mitgliedschaften gilt gleichermaßen: Neu: Für alle Mitglieder, die im Geschäftsjahr 2011 mindestens 10 Beschäftigte zur Zusatzversorgung angemeldet hatten, wird die Anlage 2 (Liste der abgerechneten Versicherten) als Download zur Verfügung gestellt. Wir bitten Sie, bei Ihren Überweisungen immer den maschinell lesbaren Verwendungszweck anzugeben. Wir verweisen an dieser Stelle ausdrücklich auf die Verwendung der korrekten Buchungsschlüssel für Überweisungen (eine Übersicht finden Sie auf unserer Homepage im Mitgliederportal). Bitte beachten Sie das Zuflussprinzip bei Nach- und Berichtigungsmeldungen für das Jahr 2012 oder vorheriger Jahre. Auf dem Meldeformular sind diesbezüglich unter dem Punkt Nach-/ Berichtigungsmeldung das Jahr des Entgeltzuflusses, der Grund der nachträglichen Zahlung sowie der Monat der Überweisung der Beiträge und Umlagen anzugeben. Außerdem bitten wir um Prüfung der Richtigkeit der abgesetzten Meldungen hinsichtlich der Versteuerungsart (BS oder ) der in der Anlage 2 aufgeführten Versicherten. Haben Sie Ihre Abrechnung nicht erhalten oder bestehen offene Fragen zur Abrechnung, stehen wir Ihnen gern unter der Telefonnummer oder per teambuchhaltung@kvsa.komsanet.de zur Verfügung. 2

3 2. Die Aktualisierung Ihrer Mitgliedsdaten Wie Sie wissen, möchten wir Ihnen immer einen optimalen Service bieten. Grundvoraussetzungen dafür sind nicht nur eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, sondern auch umfassende und aktuelle Informationen über unsere Mitglieder. Das haben wir zum Anlass genommen und einen Fragebogen entwickelt, der uns helfen soll, den Service für Sie weiter zu verbessern. Sie finden den Antwortbogen-Datenabgleich` auf unserer Homepage auf der Startseite des Mitgliederportals. Wir bitten Sie, den Fragebogen auszufüllen und bis zum an uns zurückzusenden. Gern können Sie die Daten auch online erfassen und per zurücksenden. Bei Fragen können Sie sich gern an Frau Steinke (Telefon: ; oder Frau Pampuch (Telefon: ; wenden. 3. Sozialversicherungspflicht trotz nachträglicher Steuerfreistellung In Folge der Entscheidung des Bundesfinanzhofes zur Steuerfreiheit des Arbeitnehmerbeitrags wurde den Beschäftigten die Möglichkeit eingeräumt, im Rahmen der Einkommenssteuererklärung ihre Arbeitnehmerbeiträge rückwirkend steuerfrei zu stellen. Wie sich eine solche rückwirkende Steuerfreistellung auf die Sozialversicherungspflicht der Beiträge auswirkt, war bislang umstritten. Der GKV-Spitzenverband hat nunmehr wie folgt Stellung genommen (siehe auch Rundschreiben Nr. V 03/2013 des KAV Sachsen-Anhalt): Die Sozialversicherungsfreiheit kommt demnach nicht in Betracht, wenn die Steuerfreiheit nach 3 Nr. 63 EStG nachträglich im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung beantragt wurde und der Arbeitnehmer diese erhalten hat. Insofern ist der den Regelungen der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) innewohnende Grundsatz zu beachten, dass Einnahmen, Zuwendungen oder Leistungen nur dann nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zu zählen sind, wenn diese im Rahmen der Entgeltabrechnung vom Arbeitgeber tatsächlich und rechtlich zulässig steuerfrei behandelt werden bzw. worden sind. Eine erst im Nachhinein über die Einkommenssteuerveranlagung geltend gemachte Steuerfreiheit führt nicht dazu, dass für steuerund beitragspflichtig behandelte Arbeitsentgeltbestandteile Sozialversicherungsbeiträge zu erstatten sind, wenn der Arbeitgeber die vorgenommene steuerpflichtige Behandlung nicht mehr ändern kann. Somit sind diese Beiträge nicht zu Unrecht entrichtet. Fazit: Die im Wege der Einkommensteuerveranlagung erlangte Steuerfreiheit des Arbeitnehmerbeitrages am Zusatzbeitrag führt somit nicht zu dessen Sozialversicherungsfreiheit. Für Ihre Fragen stehen Ihnen unsere Mitarbeiter/innen des Teams Meldungen gern zur Verfügung (Telefon: ). 3

4 4. Die Einführung des SEPA-Verfahrens Ab dem 1. Februar 2014 gilt ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA = Single Euro Payments Area). Für Überweisungen und Lastschriften in Euro ersetzen ab diesem Datum die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) die althergebrachte Kontonummer und Bankleitzahl. Ab sofort werden wir im Schriftverkehr zunächst noch parallel zur Ausweisung der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN und den BIC verwenden. Dessen ungeachtet kann die bisherige Bankverbindung mit Kontonummer und Bankleitzahl bis zum endgültigen Umstellungstermin weiter verwendet werden. Folgende IBAN und BIC zu unseren Bankverbindungen sind zu verwenden: Konto für Umlage: DE Konto für Zusatzbeitrag: DE Konto für die Freiwillige Versicherung: DE BIC für alle Konten: NOLADE21MDG 5. Nutzung der automatisierten Datenübermittlung (DATUEV-ZVE) Bitte beachten Sie bei der Nutzung des automatisierten Datenübermittlungsverfahrens, dass Änderungsmeldungen, die Daten der Satzarten 80 (Name) und 81 (Adresse) betreffend, gemäß der DATÜV-ZVE Version 1.04 Stand nur mit Meldetatbestand 31 (Berichtigung einer Anmeldung zur Pflichtversicherung) zulässig sind (siehe DATÜV-ZVE Punkt Seite 13). Meldungen der Satzarten 80 und 81 bei den Meldetatbeständen 40 (Abmeldung) und 60 (Jahresmeldung) sowie deren Berichtigungsmeldetatbeständen (41 und 61) können nicht verarbeitet werden. 6. Lastschrifteinzug In letzter Zeit kommt es vermehrt zu Lastschrifteinzügen der Mitglieder auf den Konten der ZVK, insbesondere bei Fehlzahlungen. Da satzungsrechtlich keine Lastschriftvereinbarung möglich ist, bitten wir Sie, keine Lastschrifteinzüge durchzuführen. Sollten weiterhin Lastschrifteinzüge veranlasst werden, weisen wir Sie an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass diese zukünftig zurückgebucht werden; dabei entstehende Kosten können nicht durch die ZVK übernommen werden. 4

5 7. Geringfügig Beschäftigte Die Verdienstgrenze für geringfügig Beschäftigte wurde zum auf monatlich 450 angehoben. Ebenso wurde neu eingeführt, dass eine geringfügige Beschäftigung automatisch zur Rentenversicherungspflicht führt, sofern nicht eine Befreiung beantragt wird. (siehe auch RS KAV Sachsen-Anhalt Nr. V 04/2013) Grundsätzlich bestehen für geringfügig Beschäftigte die normalen Vorschriften für die steuerund sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Umlagen und Zusatzbeiträgen. Umlagen und Zusatzbeiträge werden in aller Regel steuerfrei sein. Wird die geringfügige Beschäftigung jedoch neben einer anderen - ggf. Hauptbeschäftigung - ausgeübt, so sind Umlagen und Zusatzbeiträge nicht steuerfrei, da eine Steuerfreiheit nur im ersten Dienstverhältnis besteht. In einem zweiten Dienstverhältnis erhöhen die Zusatzbeiträge und Umlagen das Einkommen (siehe Handbuch für Personalsachbearbeiter S. 183 ff.). Liegt die Summe aus geringfügiger Beschäftigung + Umlage + Zusatzbeitrag unter 450, kann die Beschäftigung weiterhin mit den üblichen Pauschalabgaben belegt werden. Liegt die Summe aus geringfügiger Beschäftigung + Umlage + Zusatzbeitrag über 450, handelt es sich nicht mehr um eine geringfügige Beschäftigung. Es müssen dann Steuern und Sozialabgaben in voller (nicht pauschalierter) Höhe gezahlt werden. 8. Mitgliedsprüfung im Jahr 2012 Nach 13 Absatz 3 Buchstabe d) der ZVK-Satzung prüft die ZVK bei ihren Mitgliedern vor Ort, ob alle der Versicherungspflicht unterliegenden Beschäftigten angemeldet und die Umlagen und Beiträge korrekt entrichtet wurden. Im Jahr 2012 wurden 55 Mitglieder stichprobenartig geprüft. Dabei wurden insgesamt 517 Beschäftigte einer Prüfung unterzogen. Von diesen mussten für 191 Beschäftigte Korrekturmeldungen erstellt werden; dies entspricht 36,94 % aller geprüften Beschäftigten. Bei 8 Mitgliedern waren keine Korrekturen erforderlich. Hauptfehlerquellen bei den Prüfungen Geringfügig Beschäftigte sowie Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretungen wurden nicht angemeldet. Entgeltbestandteile wurden bzgl. der Zusatzversorgungspflicht falsch eingestuft. 5

6 Das zusatzversorgungspflichtige Entgelt bei Beschäftigten in Altersteilzeit (ATZ) wurde falsch ermittelt. Die zusatzversorgungspflichtige Jahressonderzahlung wurde falsch berechnet, insbesondere wenn nicht für alle Kalendermonate eines Jahres Umlagen und Beiträge für laufendes zusatzversorgungspflichtiges Entgelt gezahlt wurden. Es wurden falsche Buchungsschlüssel bei Pauschalversteuerung nach 40 a EStG ( bzw statt bzw ) verwendet. Hinweis: Wird der Arbeitnehmerbeitrag steuerfrei gestellt, ist dieser mit dem Buchungsschlüssel zu melden, auch wenn das restliche Entgelt pauschal nach 40a EStG versteuert wird. Fehlerhafte Meldungen von Mutterschutz und Elternzeit bzgl. der Zeiträume (Elternzeit wurde erst nach dem Ende des Mutterschutzes und nicht ab dem Tag der Geburt gemeldet). Hinweis: Ab dem Jahr 2012 ist für Mutterschutz vor und nach der Geburt des Kindes ein fiktives Entgelt zu melden. Die Elternzeit ist erst im Anschluss an den Mutterschutzzeitraum zu melden. Bei Arbeitsunfähigkeiten, die länger als 6 Wochen dauerten, wurde kein fiktives Entgelt gemeldet. Der tatsächlich einbehaltene Arbeitnehmerbeitrag entsprach nicht dem gemeldeten Arbeitnehmerbeitrag. Arbeitgeber, die nach 12 Abs. 5 der ZVK-Satzung Mitglied der ZVK sind (Vereinbarungsmitglieder), haben Beschäftigte, die sowohl in Einrichtungen tätig sind, die von der Vereinbarung mit der ZVK erfasst werden, als auch in Einrichtungen, die nicht unter die Vereinbarung mit der ZVK fallen (sog. Springer ), nicht in der ZVK versichert. Springer sind jedoch anzumelden, sobald sie in einer Einrichtung tätig sind, die in die Vereinbarung mit der ZVK eingeschlossen sind. Hauptfehlerquellen bei den Korrekturmeldungen Der Zusatzbeitrag wurde gemäß den tarifvertraglichen Bestimmungen aufgeteilt und nicht anhand des tatsächlich einbehaltenen Arbeitnehmerbeitrages. Daher weisen wir in diesem Zusammenhang nochmals darauf hin, dass der bisher gemeldete und abgeführte Arbeitnehmerbeitrag der Höhe nach bestehen bleibt, wenn sich das zusatzversorgungspflichtige Entgelt zwar ändert, aber der Arbeitnehmerbeitrag nicht nachgefordert bzw. zurückgezahlt wird; in diesen Fällen ändert sich lediglich die Meldung der Abschnitte /11 und Ist die Meldung bezüglich des Arbeitnehmerbeitrages nicht korrekt, hat dies für die Beschäftigten folgende Auswirkungen: Der Beschäftigte erhält Altersvorsorgezulagen mit einem zu geringen oder zu hohen Wert. Die spätere Rentenleistung wird falsch besteuert. 6

7 Wie unterstützt Sie die ZVK beim Erstellen von korrekten Meldungen? Meldebeispiele auf unserer Homepage und im Personalsachbearbeiterhandbuch Auf der Homepage der ZVK stehen im Mitgliederportal umfangreiche Meldebeispiele für Sie bereit. Auch in unserem Personalsachbearbeiterhandbuch (2. Auflage, 2008) finden Sie zahlreiche Beispiele, die Ihnen beim korrekten Erstellen der Meldungen helfen. Personalsachbearbeiterschulungen Die ZVK bietet kostenlose Schulungen für Personalsachbearbeiter sowohl vor Ort als auch in den Räumlichkeiten der ZVK an. Ansprechpartnerin hierfür ist unsere Mitarbeiterin Frau Paternoga (Telefon: ). Persönliche Ansprechpartner bei Ihrer ZVK Für Ihre Fragen zum Thema Meldungen und Mitgliedsprüfung stehen Ihnen Frau Paternoga (Telefon: ), Frau Lindau (Telefon: ) und die Mitarbeiter/innen des Teams Meldungen (Telefon: ) gern zur Verfügung. Dr. Bärecke Geschäftsführer w;;e Flögel Abteilungsleiterin Zusa tzversorg ung skasse BESTENS VERSORGT. 7