Hinweise zum Bearbeiten der Jahresmeldungen mit dem Programm "JADE"

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1 Hinweise zum Bearbeiten der Jahresmeldungen mit dem Programm "JADE" 1. Allgemeines Aufgrund des Finanzierungssystems der Zusatzversorgungskasse des Kommunalen Versorgungsverbandes Brandenburg (KVBbg-ZVK-) werden für die Jahresabrechnung pro Zeitraum mehrere parallele Versicherungsabschnitte benötigt. Um bei der Erstellung der Meldungen die Arbeitgeber zu unterstützen, erzeugt das JADE-Programm automatisch bestimmte Versicherungsabschnitte. Wichtiger Hinweis: Die Erstellung der Meldungen über das JADE-Programm entbindet nicht von einer sorgfältigen Prüfung der gemeldeten Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Um eine Jahresmeldung über diese Anwendung zu erstellen, ist es unbedingt notwendig, die nachfolgenden Eingabe- und Bearbeitungshinweise sorgfältig durchzulesen. Diese Hinweise können Sie auch nach Anmeldung im Programm JADE über den Menüpunkt Hilfe aufrufen. 2. Eingabe und Bearbeiten der Jahresmeldungen Die Anwendung ist unter der Internetadresse: unter Meldung JADE zu öffnen. Bitte lesen Sie zunächst die Hinweise zum Bearbeiten der Jahresmeldungen Melden Sie sich dann unter dem Menüpunkt Login JADE mit Ihren Anmeldedaten (Abrechnungsstellen-Nr. und Passwort) an. Das Passwort wird Ihnen mit dem Rundschreiben zur Jahresmeldung mitgeteilt. Bitte beachten Sie die Informationen aus dem Rundschreiben 03/2018 zur stufenweisen Erhöhung des Zusatzbeitrages ab sowie der Erhöhung des Arbeitnehmerbeitrages zum für die Mitglieder, die den ATV-K anwenden Zusatzbeitrag 4,6 %, davon Arbeitnehmerbeitrag 2,3 % Zusatzbeitrag 4,8 %, davon Arbeitnehmerbeitrag 2,4 % 2.1. Eingabe der Höhe der Arbeitnehmerbeteiligung Bevor Sie mit der Eingabe der Versichertendaten beginnen, geben Sie bitte über den Menüpunkt Arbeitnehmerbeteiligung die prozentualen Anteile, die der Arbeitnehmer zu tragen hat, ein. Es sind zwingend die Zeiträume vom bis und vom bis einzugeben, auch für den Fall, dass sich die Höhe des Arbeitnehmerbeitrages nicht ändert.

2 Anderenfalls erscheint folgende Fehlermeldung. Es liegt eine unterjährige Erhöhung des Zusatzbeitragssatzes ab dem vor. Bitte bilden Sie ab diesem Zeitpunkt einen weiteren Abschnitt, da sich entsprechend die Berechnung des Zusatzbeitrages ändert. Beispiel: Abbildung 1 Hier sind der Beginn und das Ende einzugeben, zu dem ein Prozentsatz des Arbeitnehmerbeitrags am Zusatzbeitrag bzw. ausnahmsweise an der Umlage gültig sind. Das Datum ist nur mit Tag und Monat einzugeben. Die Angabe des Jahres ist nicht notwendig. Jede einzelne Zeile ist mit ok zu bestätigen. Pro Jahr sind 20 Einträge möglich. Der erste Zeitraum endet einen Tag vor dem zweiten Beginn. Der eingegebene Prozentsatz des Arbeitnehmerbeitrags darf nicht größer sein als der gesamte Prozentsatz zum Zusatzbeitrag bzw. zur Umlage. Mitglieder, die gar keinen Arbeitnehmerbeitrag erheben, müssen in diesem Menüpunkt keine Eingaben tätigen, auch nicht mit 0,00. Wichtig ist, dass Sie hier die korrekte Zuordnung der Arbeitnehmerbeteiligung angeben, da anderenfalls die Erstellung der Versicherungsabschnitte nicht ordnungsgemäß erfolgen kann. 2.2 Jahresmeldung bearbeiten Eingabe der Versicherungsabschnitte und selbständiger Aufbau der Meldesätze Nachdem Sie den Arbeitnehmerbeitrag eingegeben haben, können Sie nun mit der Eingabe der Versichertendaten beginnen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Jahresmeldung bearbeiten aus. Die Versicherten können über die alphabetische Menüleiste ausgewählt werden. Geben Sie den Beginn und das Ende des Versicherungsabschnittes ein (Format TTMM)

3 Abbildung 2 Bei der Eingabe der Versicherungsabschnitte ist grundsätzlich nur der Versicherungsabschnitt der Umlage mit Einzahler 01 (Arbeitgeber), Versicherungsmerkmal (VM) 10 und dem Steuermerkmal (SM) einzugeben. Bei der automatischen Erstellung des Versicherungsabschnittes mit dem Arbeitnehmerbeitrag am Zusatzbeitrag wird als Standard das Steuermerkmal 01 (steuerfrei) erzeugt. Sofern bei einem Versicherten dieser Betrag jedoch individuell versteuert wird und damit die Riester- Förderung gewählt wurde, wählen Sie bitte das Kontrollkästchen Mit Riester aus. Dann wird der Versicherungsabschnitt mit dem Buchungsschlüssel erstellt. Abbildung 3 Wenn Sie auf das Infosymbol klicken, öffnet sich eine Listbox mit den Erläuterungen der möglichen Versicherungsmerkmale bzw. Steuermerkmale. Sie können das entsprechende Merkmal durch anklicken übernehmen. Eine Eingabe in beiden Feldern ist zwingend erforderlich. In der Spalte Entgelt ist das von Ihnen ermittelte zusatzversorgungspflichtige Entgelt einzutragen. Nach Eingabe des vollständigen Versicherungsabschnittes ist dieser mit der Enter-Taste oder dem Button zu bestätigen

4 Der entsprechende Betrag im Feld Beitrag/Umlage wird immer automatisch vom Programm errechnet und ist von Ihnen zu ändern, sofern er nicht mit dem tatsächlich an die Zusatzversorgungskasse Brandenburg überwiesenen Betrag übereinstimmt. Beitrag/Umlage sind über den Button änderbar. Beispiel Standardfall Die Umlage wird ausschließlich vom Arbeitgeber finanziert. Der Zusatzbeitrag wird anteilig vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer finanziert. Eingabe durch Sie: Beginn Ende EZ VM SM Entgelt xx.xxx,xx xx.xxx,xx Mit Enter oder übernehmen werden (je nach Fallkonstellation) vom Programm folgende hier mit rot markierte Eingaben hinzugefügt: Abbildung 4-4 -

5 Beispiel Ausnahmefall Die Umlage wird anteilig vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer finanziert. Der Zusatzbeitrag wird anteilig vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer finanziert. Gesamtentgelt ,00 EUR Eingabe durch Sie: Beginn Ende EZ VM SM Entgelt , ,00 Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall das bereits gesplittete Entgelt eingeben müssen und nicht das Gesamtentgelt. Mit Enter oder übernehmen werden (je nach Fallkonstellation) vom Programm folgende hier mit rot markierte Eingaben hinzugefügt:. Abbildung 5 Es werden nur dann Abschnitte automatisch hinzugefügt, wenn ein VM 10 (bzw ) aber kein VM 20 (bzw ) eingegeben wurde und die Versicherungsabschnitte innerhalb der Zeitspanne liegen, in der kein Wechsel der Arbeitnehmerbeteiligung vorliegt

6 Bei allen anderen Versicherungsmerkmalen (z.b. VM 28,40,41,45,47 und 48) sind die Versicherungsabschnitte manuell einzugeben. Nach Eingabe des vollständigen Versicherungsabschnittes ist dieser mit der Enter-Taste oder dem Button zu bestätigen. Bei dem Versicherungsmerkmal 28 ist die Anzahl der Kinder, für die Anspruch auf Elternzeit besteht, einzutragen. Bitte geben Sie bei Auswahl der Versicherungsmerkmale (VM) 28,40,41,45 und 49 keine Entgelte ein. Sowohl automatisch als auch manuell erstellte Versicherungsabschnitte können durch Sie geändert werden. Sie können Beginn, Ende, Einzahler, Versicherungsmerkmal, Steuermerkmal, Entgelt und Kinder über den Button abändern. Beitrag/Umlage sind über den Button änderbar. Über den Button können Versicherungsabstnitte wieder entfern werden. Durch Auswahl des Buttons wird der vorherige Stand wiederhergestellt. Die Eingabe der Versicherungsabschnitte wird gelöscht, sofern diese noch nicht mit Enter oder bestätigt wurden. Sofern besondere Fallkonstellationen einzugeben sind, ist eine manuelle Eingabe der gesamten Versicherungsabschnitte nötig (z.b. Überschreitung des Grenzwertes nach 3 Nr. 63 EStG). Meldebeispiele können Sie auch im Internet im Bereich Mitglieder/Arbeitgeber/ Jahresmeldung/ Hinweise und Meldebeispiele finden. Bei Problemen können Sie sich gerne an Ihr ZVK-Serviceteam bei der Zusatzversorgungskasse Brandenburg wenden. 3. Erfassung und Berichtigung von Anschriften Seit der Version zur Jahresmeldung für das Beitragsjahr 2015 ist die Anschriftenbearbeitung im Rahmen der Jahresmeldung nicht mehr zugelassen. Mit dieser Änderung soll vermieden werden, dass bereits vor der Jahresmeldung aktualisierte Anschriftendaten mit veralteten Anschriftendaten überschrieben werden. Wir bitten darum, Anschriftenänderungen künftig ausschließlich über die Monatsmeldung vorzunehmen

7 4. Neuanlage von Versicherten Durch Auswahl des Menüpunktes Neuanlage von Versicherten können Sie für einen Mitarbeiter die personenbezogenen Daten (Name, Vorname Geburtsdatum) neu anlegen. Nach Bestätigung bzw. Übernahme der Eingaben durch die Enter-Taste oder den Button kehrt das Programm automatisch in das Menü Jahresmeldung bearbeiten zurück und Sie können bei diesem Versicherten die dazugehörenden Versicherungsabschnitte erfassen. Abbildung 6 Sofern unserer Kasse für den Arbeitnehmer noch keine Anmeldung zur Pflichtversicherung vorliegt, übersenden Sie bitte dazu die entsprechende Meldung per Meldung-Online. Abbildung 7-7 -

8 5. Neuanlage löschen Nur Daten von neu angelegten Mitarbeitern können gelöscht werden! Über den Menüpunkt Suchen von Versicherten können Sie die neu angelegte Person suchen oder Sie wählen den Versicherten über die alphabetische Menüleiste aus. Dort können Sie neu angelegte Versicherte mit dem Button wieder löschen. Abbildung 8 6. Suchen von Versicherten Sie haben die Möglichkeit im Menü Suchen von Versicherten über die Versicherungsnummer, den Namen oder das Geburtsdatum den Versicherten zu suchen. Bei Eingabe der achtstelligen Versicherungsnummer (mit führender Null und ohne Punkt) und Betätigung der Enter-Taste oder ) wird der Versicherte angezeigt. Damit die Daten in die Maske Jahresmeldung bearbeiten übernommen werden, klicken Sie den Versicherten an. Wenn Sie einen Mitarbeiter über den Namen und /oder Vornamen suchen, können Sie den vollständigen Namen oder aber nur die Anfangsbuchstaben (z.b. Mu ) eingeben. Bei Eingabe des/der Anfangsbuchstaben zeigt Ihnen das Programm alle Versicherten mit diesen Anfangsbuchstaben an. Sie können den Versicherten auch über den Namen und/oder das Geburtsdatum suchen

9 7. Auswertung Der Menüpunkt Auswertung enthält eine Statistik und die Summensätze der Jahresmeldung. Sie können die Auswertung drucken, indem Sie den Button Drucken anklicken. Möchten Sie sich die Daten nur anzeigen lassen, kommen Sie über zurück zur Startseite zurück. Die Statistik enthält folgende Angaben: Gesamtanzahl der Versicherten Anzahl der Neuanlagen Anzahl der bearbeiteten Versicherten Anzahl der noch nicht bearbeiteten Versicherten Gesamtanzahl Summe der zusatzversorgungspflichtigen Entgelte Umlagesatz Umlage vom zusatzversorgungspflichtigen Entgelt insgesamt Arbeitnehmerbeitrag an der Umlage Summe der zusätzlichen Umlagen Zusatzbeitragssatz Zusatzbeitrag vom zusatzversorgungspflichtigen Entgelt insgesamt Arbeitnehmerbeitrag am Zusatzbeitrag 8. Druck der Jahresmeldung Durch Auswählen des Menüpunktes Drucken wird Ihnen eine Übersicht der eingegebenen Daten für alle Versicherten nach alphabetischer Reihenfolge gedruckt. Die neu angelegten Versicherten werden am Ende der Liste ausgedruckt. 9. Beendigung des Programms Damit jederzeit ein fehler- und störungsfreier Ablauf des Programms gewährleistet werden kann, ist es wichtig, das Programm immer über den Button Abmelden zu verlassen. Ansonsten können die Daten Schaden nehmen

10 10. Jahresmeldung übertragen Zur Übertragung der Daten zur Zusatzversorgungskasse Brandenburg wählen Sie nach Abschluss der Bearbeitungen (Eingabe der letzten Jahresmeldungsdaten) bitte unbedingt den Menüpunkt Jahresmeldung übertragen. Bitte geben Sie im ersten Schritt Ihre Kontaktdaten - Ansprechpartner, Telefonnummer, - Adresse ein. Danach wählen Sie bitte den Button weiter. Wenn Sie noch nicht alle Versicherten bearbeitet haben, können Sie auswählen, ob Sie mit nein zurück zur Eingabemaske gehen und die fehlenden Daten ergänzen. Wenn Sie ja auswählen, werden die bisher erfassten Versicherten übertragen. Sie erhalten dann folgende Mitteilung: Die Daten wurden erfolgreich übertragen. Nach der Verarbeitung werden wir uns mit Ihnen unaufgefordert in Verbindung setzen. Falls die Übertragung der Jahresmeldung versehentlich erfolgte oder die Daten fehlerhaft waren, wenden Sie sich bitte an die Sachbearbeiter Meldewesen des KVBbg unter meldewesen@kvbbg.de. Mit der Übertragung Ihrer Daten an den KVBbg-ZVK- versichern Sie deren Richtigkeit und Vollständigkeit. Ihre Zusatzversorgungskasse Brandenburg