3.2 Erstellung, Installation und Verwaltung von Prozessvorlagen. 3.5 Erzeugung, Ausführung und Überwachung von Prozessinstanzen

Transkript

1 Inhalt 3.1 Einführung und Überblick 3.2 Erstellung, Installation und Verwaltung von Prozessvorlagen 3.3 Unterstützung von Anwendungsfunktionen 3.4 Organisationsmodellierung und Bearbeiterzuordnung 3.5 Erzeugung, Ausführung und Überwachung von Prozessinstanzen 3.6 Fehler- und Ausnahmebehandlung, Flexibilität zur Laufzeit 3.7 Prozessschema-Evolution 3.8 Eingebettetes Prozess-Management 3.9 Ergänzende Entwurfs- und Implementierungsaspekte 3.10 Zusammenfassung und Ausblick 3.11 Ergänzende Literatur P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 140

2 Inhalt Um was geht es? Unternehmensstrukturen Zusammenspiel Bearbeiterzuordnungen und Unternehmensstrukturen Realisierung von Bearbeiterzuordnungen in Prozess-Mgmt-Systemen Bearbeiterzuordnungsregeln (Staff Assignment Rules) Abschließende Bemerkungen P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 141

3 3.4.1 Um was geht es? Es geht um die Hinterlegen von Bearbeiterzuordnungsregeln Das Prozess-Management-System soll hierbei die Prozess-Schritte gezielt denjenigen Bearbeitern anbieten, welche für die Erledigung zuständig sind bei automatischen Schritte diese selbstständig zur Ausführung bringen Üblicherweise trägt man in der Prozessvorlage keine Bearbeiter-IDs ein, sondern bezieht sich viel mehr auf deren organisatorische Einheit oder Rolle Warum? Weil ansonsten jedes Mal bei Versetzen/Ausscheiden solcher Mitarbeiter die Prozessvorlage zu ändern wäre weil ggf. dann in laufende Prozessinstanzen eingegriffen werden müsste, um dort die BearbeiterID zu ändern Bei den Zuordnungen sind Nebenbedingungen zu beachten, wie etwa Vier-Augen-Prinzip Unterschriftsberechtigungen P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 142

4 Beispiele: Mögliche Anforderung bei Vier-Augen-Prinzip Bearbeiter von Schritt y soll der derselben Organisationseinheit wie Bearbeiter von Schritt x angehören, aber es muss Bearbeiter(x) Bearbeiter(y) gelten. Mögliche Anforderung bei Unterschriftsberechtigung Bearbeiter von Schritt y muss Leiter der Organisationseinheit des Bearbeiters von Schritt x sein. D.h. ein Prozess-Management-System sollte in der Lage sein, solche Bedingungen in den Bearbeiterzuordnungsregeln formulieren zu können P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 143

5 3.4.2 Unternehmensstrukturen Häufig anzutreffen: Hierarchisch strukturierte Organisationseinheiten ( Disziplinarischer Vorgesetzter) Unternehmen Unternehmensbereiche Hauptabteilungen Abteilungen Arbeitsgruppen P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 144

6 Bei vielen (insb. großen) Unternehmen oft vorhanden: Querschnittsfunktionen mit zusätzlichem Berichtsweg Beispiel: Die Forschungs-Abteilungen der einzelnen Ländergesellschaften eines Konzerns gehören disziplinarisch evtl. zur jeweiligen Landesgesellschaft, werden jedoch von einer übergeordneten Stelle koordiniert Im Detail jeweils sehr unterschiedliche Regelungen Übergeordnete Stelle kann nur Empfehlungen aussprechen Übergeordnete Stelle + Landesgesellschaft müssen sich einigen (sonst wird Oberschiedsrichter angerufen) Übergeordnete Stelle hat Weisungsbefugnis (auf fachlicher Ebene) D.h. es gibt neben der rein disziplinarischen noch weitere, ergänzende Strukturierungen Ein unternehmensweit eingesetztes Prozess-Management-System sollte bei Bedarf solche Beziehungen auch abbilden können P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 145

7 Den Organisationseinheiten sind typischerweise mehrere Stellen zugeordnet Eine solche Stelle hat (zumindest in größeren Firmen) eine Stellenbeschreibung, welche die Anforderungen, Aufgaben und Anforderungs- und Entscheidungskompetenzen des Stelleninhabers (mehr oder weniger detailliert) beschreibt ist oft auch mit einer Gehaltsgruppe bzw. einem Intervall von Gehaltsgruppen assoziiert Der Stellenplan einer Org.Einheit legt fest, wieviele Mitarbeiter welchen Typs (Sachbearbeiter, Fahrer, Schreibkraft, ) diese Organisationseinheit hat Stellen können oft auch geteilt besetzt werden, z.b. durch zwei Halbtagskräfte Organisationseinheiten haben in der Regel auch eine Leiter-Stelle zugeordnet P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 146

8 Je nachdem, wie allgemein oder spezifisch eine Stellenbeschreibung gehalten ist, kann es sinnvoll sein, diese durch eine oder mehrere Rollen zu ergänzen Beispiel: Alle Stellen im Einkauf seien nur mit Sachbearbeiter qualifiziert, dann kann es sinnvoll sein, durch Rollen Zuständigkeitsbereiche näher zu beschreiben, wie etwa Normteile, Sonderteile, Verpackungen, Das Konzept der Rolle ist auch interessant, wenn Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben übernommen haben oder zusätzliche Kompetenzen besitzen, wie z.b. Notfall-Helfer Gleichstellungsbeauftragter Betriebsratsmitglied Prokura P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 147

9 Für Aufgaben verschiedenster Art werden häufig Projekt-Teams mit Mitwirkung verschiedener Organisationseinheiten gebildet Die Zuordnung von Mitarbeitern zu Projekten bzw. die Zusammensetzung eines Projekts kann hierbei auf sehr unterschiedliche Weise erfolgen, wie etwa durch explizite Benennung von Mitarbeitern Angabe der mitwirkenden Organisationseinheit der mitwirkenden Organisationseinheit und erforderlichen Qualifikation (Rolle) des zu entsendenden Mitarbeiters durch Integration anderer Projekte Ebenfalls wichtig: Festlegung von Vertretungsregelungen Wer übernimmt vertretungsweise von wem welche Aufgabe? Wer ist unterschriftsberechtigt im Vertretungsfall? P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 148

10 3.4.3 Zusammenspiel Bearbeiterzuordnungen und Unternehmensstrukturen Je direkter in den Bearbeiterzuordnungen auf die Organisationsstrukturen eines Unternehmens Bezug genommen werden kann, desto natürlicher und nachvollziehbarer lassen sich die Bearbeiterzuordnungsregeln formulieren: OrgEinheit = 'VK' Stelle = 'Sachbearbeiter' Rolle = 'Prokura' Stehen für die Bildung von Bearbeiterregeln weniger Konzepte zur Verfügung, dann muss die fehlende Information in andere Konzepte mit hineingepackt werden Beispiel: Das Konzept OrgEinheit fehle; es gebe nur BenutzerIDs und Rollen Dann muss die OrgEinheit per Namenskonvention in die Rolle hineincodiert werden, etwa in der Form VK_Sachbearbeiter_Prokura P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 149

11 3.4.4 Realisierung von Bearbeiterzuordnungen in Prozess-Mgmt-Systemen Bei den einzelnen PMS sehr unterschiedliche Ansätze Meist werden nur Teilmengen der vorher skizzierten Unternehmensstrukturen unterstützt Beispiel: Lotus Notes Konstrukte Personen / Server Gruppen Rollen (Funktionen) Erläuterungen Personen und Server können einer Gruppe zugeordnet werden. Einer Person, einem Server oder einer Gruppe können mehrere Rollen zugeordnet werden. Die Rollen geben an, welche Tätigkeiten die Person/der Server bearbeiten darf. Keine hierarchischen Strukturen modellierbar. Keine Vertreterregelungen definierbar. P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 150

12 Zuordnung von Rollen (Funktionen) zu Personen/Servern/Gruppen P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 151

13 Beispiel: IBM MQSeries Workflow Konstrukte Personen Organisationseinheiten Rollen Erläuterungen Modellierung hierarchischer Beziehungen verschiedenen Typs möglich ist Chef von ist Koordinator von Personen werden Organisationseinheiten zugeordnet und können verschiedene Rollen einnehmen. Keine Zuordnung von Rollen zu Organisationseinheiten. Vertreterregelungen nur sehr eingeschränkt (und inflexibel) definierbar ( konkrete Person wird durch konkrete Person vertreten). P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 152

14 Rolle (1,*) (1,1) ist übergeordnet zugeordnet ist Koordinator von (0,*) (0,*) (0,*) (0,1) (1,*) gehört zu (0,1) Organisationseinheit (1,1) ist (0,1) Manager von Person Konstrukte und Beziehungen des MQSeries Workflow Organisationsmodells P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 153

15 Beispiel: AristaFlow Konstrukte Agenten (Personen oder Systeme) Stellen Organisationseinheiten (z.b. Hauptabteilungen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, ) Gruppen von Organisationseinheiten Projekte Rollen Fähigkeiten Erläuterungen Organisationseinheiten (OE) können selbst wieder OE enthalten; analog: Projekte, Rollen Für jedes Strukturelement sind Methoden definiert, um von einem Strukturelement zum anderen zu gelangen Beispiele: Bei geg. Stelle x kann man mittels getorgunit(x) die zugehörige Organisationseinheit ermitteln Bei geg. OrgUnit y kann man mittels getorgpositions(y) alle zugeordneten Stellen ermitteln Bei geg. OrgPosition z kann man mittels getagents(z) alle Inhaber dieser Stelle ermitteln P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 154

16 Beispiel: AristaFlow OrgGroup OrgUnit ProjectGroup OrgPosition Role Agent Ability Strukturelemente des AristaFlow-Organisationsmodells P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 155

17 ProjectGroup: getorgpositions() getorgunits() getsubprojectgroups() getsuperprojectgroup() getmanagerposition() OrgGroup: getorgunits() getmanagerposition() OrgGroup OrgUnit OrgUnit: getorgpositions() getsuborgunits() getsuperorgunit() getmanagerposition() getorggroups() getprojectgroups() ProjectGroup OrgPosition: getagents() getroles() getorgunit() getmanagedorgunits() getmanagedorggroups() getprojectgroups() getmanagedprojectgroups() OrgPosition Agent Agent: getorgpositions() getabilities() Role Ability Role: getorgpositions() getabilities() getsubroles() getsuperrole() Ability: getagents() getroles() P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 Den Strukturelementen zugeordnete Methoden 156

18 3.4.5 Bearbeiterzuordnungsregeln (engl.: Staff Assigment Rules) Legen für jeden Prozessschritt fest, welchen Bearbeitern dieser Schritt zur Bearbeitung angeboten wird (sobald der Schritt ausführbar ist) Gewünschte Ausdrucksmächtigkeit (in vielen PMS nur rudimentär realisiert) Auswahl der Bearbeiter eines Prozessschrittes nach BearbeiterID nach Rolle / Fähigkeit Zugehörigkeit zu Organisationseinheit / Projekt in Abhängigkeit, wer einen zuvor ausgeführten Schritt x ausgeführt hat gleicher Bearbeiter wie bei Schritt x Vorgesetzter des Bearbeiters von Schritt x aus der gleichen Organisationseinheit wie Bearbeiter von Schritt x und mittels AND, OR oder NOT gebildete Kombinationen davon sowie unter Beachtung von Ausschlusskriterien (z.b. wg. Vier-Augen-Prinzip ) gleiche Organisationseinheit, aber nicht Bearbeiter = x P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 157

19 Regelkomposition illustriert am Beispiel von AristaFlow Man steigt bei einem Strukturelement des OrgModells ein z.b. OrgUnit() liefert Menge aller OrgUnit-IDs OrgGroup schränkt bei Bedarf die Treffermenge auf dieser Ebene durch ein Selektionsprädikat ein z.b. OrgUnit(name='VK/AA') ProjectGroup OrgUnit navigiert mittels einer der Methoden dieses Strukturelements zum nächsten Element z.b. mittels OrgUnit(name='VK/AA').getOrgPositions() bis man schließlich die Agent-Ebene erreicht z.b. mittels OrgUnit(name='VK/AA').getOrgPositions().getAgents() OrgPosition Agent Role Ability Jede so gebildete Bearbeiterzuordnungsregel (BZR) liefert eine (ggf. leere) Bearbeitermenge BM (= Menge von BearbeiterIDs) BZR können mittels AND, OR und EXCEPT verknüpft werden: BZR 1 AND BZR 2 = BM(BZR 1 ) BM(BZR 2 ) BZR 1 OR BZR 2 = BM(BZR 1 ) BM(BZR 2 ) P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 BZR 1 EXCEPT (BZR 2 ) = BM(BZR 1 ) \ BM(BZR 2 ) 158

20 Formulierung von BZR mit Rückbezügen illustriert am Beispiel AristaFlow Problemstellung: Die BZR soll in Abhängigkeit von dem Bearbeiter eines vorangegangenen Prozessschrittes formuliert werden Beispiele: Selber Bearbeiter wie bei Prozessschritt x Ein Bearbeiter aus derselben Organisationseinheit wie Bearbeiter von Prozessschritt x Der Abteilungsleiter der Organisationseinheit, in welcher Prozessschritt 17 ausgeführt wurde AristaFlow bietet eine Funktion NodeperformingAgent(nodeID) Agent, welche nach Ausführung des Prozessschrittes mit Knotennummer nodeid, dessen Agent zurückliefert. Anmerkung: In der BZR eines Prozessschrittes y kann nur dann Bezug auf einen Prozessschritt x genommen werden, wenn x ein unbedingter Vorgänger von y ist. P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 159

21 Anwendungsbeispiele: Bearbeiter dieses Prozessschrittes soll derselbe Bearbeiter wie bei Prozessschritt 17 sein NodeperformingAgent(17) ein Bearbeiter aus derselben Organisationseinheit wie Bearbeiter von Prozessschritt 17 sein NodeperformingAgent(17).getOrgPositions().getOrgUnit() der Abteilungsleiter der Organisationseinheit sein, in welcher Prozessschritt 17 ausgeführt wurde NodeperformingAgent(17).getOrgPositions().getOrgUnit().getManagerPosition() Hinweis ein anderer Bearbeiter aus derselben Organisationseinheit wie Bearbeiter von Prozessschritt 17 sein NodeperformingAgent(17).getOrgPositions().getOrgUnit() EXCEPT NodeperformingAgent(17) Diese Art der (sehr mächtigen) Regelkomposition ist AristaFlow-spezifisch Die meisten PMS bieten hier nur sehr viel eingeschränktere Möglichkeiten an P. Dadam, Business Process Management, 2010/11 Demo 160