Recruitment via Extranet Schnelle Abwicklung, sichere Daten, mobiler Zugriff

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1 Case Study/Fallstudie Recruitment via Extranet Schnelle Abwicklung, sichere Daten, mobiler Zugriff Kunde: Innovex GmbH, Mannheim Innovex gehört zur Quintiles Transnational Corp., der Nummer 1 in Deutschland und weltweit, wenn es um Services aus einer Hand für die Healthcare-Industrie geht. Das Portfolio von Innovex reicht dabei von Outsourcing-Lösungen im Personalbereich bis hin zu Marketing- Support und Consulting. Die Recruitment-Abteilung des Unternehmens ist eine eigenständige Abteilung und zuständig für die Neueinstellung von Pharmaberatern. Ziel: Mobiles Daten-Management und minimierter Arbeitsaufwand Innovex suchte eine Lösung, die alle vorhandenen Prozesse integriert und dabei den Mitarbeitern lästige Verwaltungs- und Kontrollarbeiten abnimmt. Das Recruitment von Innovex zeichnet sich besonders aus durch die innovative Arbeitsweise seiner Workflows und die ausgefeilten Details der Abläufe. Diese sollten sich unverändert und detailgetreu in der unterstützenden Software wiederfinden. Darüber hinaus wünschte sich das Unternehmen ein flexibles und skalierbares System, mit dem es jetzt und künftig auf Veränderungen und Wachstum vorbereitet ist. Besonders wichtige Aspekte waren die vollwertige Einbindung der externen Mitarbeiter, die Verknüpfung mit angrenzenden Workflows sowie ganz besonders die Sicherheit der schützenswerten persönlichen Daten von Kunden und n. Die Anwendung sollte zuverlässig verfügbar und schnell bei der Verarbeitung sein. Projekt: Individuelles Recruitment mit Web-basierten Anwendungen Da sich auf dem Markt weltweit kein Standard-Produkt finden ließ, das die erforderliche Flexibilität bietet und trotzdem preislich attraktiv ist, entschloss sich das Unternehmen, eine individuelle Lösung programmieren zu lassen. Die Entscheidung für ein Web-basiertes System fiel auf Grund folgender Kriterien: :: Sichere Zugriffe von außen :: Zugriffe mit verschiedenen Endgeräten :: Zugriffe mit geringer Bandbreite :: Sichere Datenübertragung :: Zentrale Datenhaltung

2 »Home of the Brave«entwarf und kalkulierte ein straffes maßgeschneidertes Konzept, das exakt den Bedarf des Unternehmens abbildet. Da auf überflüssige Funktionalitäten verzichtet werden konnte, blieb die Kalkulation deutlich unter den Kosten für eine angepasste Standard-Software. Ein weiterer Vorteil von Web-basierten Systemen ist der Einsatz offener Standards. Sie machen das neue Recruitment-System skalierfähig und erweiterbar. Auch die Integration fremder Systeme ist über verschiedene Schnittstellen möglich. Damit sind steigende Kapazitäten, weitere Verknüpfungen und der modulare Ausbau der Funktionalität in vollem Umfang gewährleistet. Warum»Home of the Brave«? Als erfahrener Internet-Technologie-Lieferant mit dem klaren Bekenntnis zu offenen und allgemein definierten Standards wie Java und XML, bietet das Portfolio von»home of the Brave«alle wichtigen Leistungen für die Planung, Erstellung und den Betrieb komplexer Web- Lösungen. In zahlreichen erfolgreichen IT-Projekten zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen in Unternehmen hat»home of the Brave«seine Kompetenz für ganzheitliche Konzepte und deren Umsetzung bewiesen. Aufmerksame Analysen, vorausschauende Planung und kompromisslose Gründlichkeit charakterisieren dabei die Arbeitsweise des Extranet- Spezialisten. Eine Vorgehensweise, die vor unliebsamen Überraschungen hinsichtlich Terminen und Kosten schützt. Fachkundige Workshops im Vorfeld des Projekts, ein detailliertes Pflichtenheft sowie straffe Zeit- und Budgetpläne haben die Verantwortlichen bei Innovex von der Kompetenz und Zuverlässigkeit von»home of the Brave«überzeugt. 1. Analyse und Beratung Die Basis für das neue Web-basierte Recruitment-System war eine individuelle Prozessanalyse bei der»home of the Brave«die bewährten Abläufe des Unternehmen untersucht hat, um die Architektur der Anwendung und die wesentlichen Datenstrukturen festlegen zu können. Inhaltliche Schwerpunkte waren dabei: :: Verschiedene Formen der Bewerbung :: Datenharmonisierung :: Durchführung und Verwaltung von Interviews :: Kandidatenpflege/Re-Deployment :: Matching von Kandidaten und Projekten :: Termin-Management/Kalender :: Automatisierte Datenverarbeitung zur Verwaltung :: Abrechnungsvorgänge 2. Prozessoptimierung und Daten-Management Zentrale Aufgaben des neuen Recruitment-Systems ist die Verwaltung von daten. Es bildet den gesamten Workflow eines s oder einer Vakanz von der Erfassung bis zur Platzierung ab. Alles, was in dieser Zeit an Aktionen zu jedem Vermittlungsvorgang stattfindet, wird über das System verwaltet.

3 Die Anwendung selbst ist personalisiert nutzbar und arbeitet durchgängig Workflow-basiert,d.h.abhängig vom Status eines Workflows und der Rolle seines Nutzers werden die Sicht auf die Anwendung und die Möglichkeiten von Aktionen gesteuert. Die Datensätze aller im Recruitment-System von Innovex sind zentral und sicher abgelegt und kommen vielfältig zum Einsatz. Die Eingabe der Daten erfolgt großenteils durch die Mitarbeiter der Innovex GmbH. Sie werden schriftlich, telefonisch oder persönlich vor Ort entgegen genommen und sofort über eine Web-basierte Oberfläche, die einfach in einem beliebigen Browser dargestellt werden kann, eingegeben. Das ist auch für Außendienstmitarbeiter direkt und sicher von jedem externen Standort in Deutschland über ein Virtual Private Network möglich. Die Datenbestände sind daher nicht nur jederzeit verlässlich aktuell sondern können auch gleich zur weiteren Verarbeitung genutzt werden. Alle relevanten Anschreiben (Einladungen, Absagen, Verträge) werden in der Anwendung erstellt und statusabhängig zur Verfügung gestellt bzw. gedruckt. Der Aufbau und die inhaltliche Pflege der Anschreiben werden direkt im System bearbeitet, das hierfür unterschiedliche Bausteine als Vorlagen anbietet. Die dynamischen Inhalte werden jeweils aktuell ergänzt. Dank der XML-basierten Daten können alle online-verfügbaren Unterlagen jederzeit als anspruchsvoll formatiertes PDF, CD-gerecht und mit eingebetteten Schriften ausgegeben werden. :: Von der Bewerbung bis zum Telefoninterview Internet Post Anrufbeantworter Telefon Anlegen der Profildatei Erfassung der Daten Filter To-Do-Liste (Priorisierung) Wiedervorlage Telefon-Interview Für die Abfrage der Daten, zum Beispiel bei der Suche nach Vakanzen oder Stellenangeboten, können mit bestimmten Profil-Merkmalen gesucht und ihre Unterlagen über einen persönlichen integrierten Kalender terminbezogen zusammengestellt werden. Durch eine entsprechende Statusverwaltung ist es jederzeit möglich, daten sowohl individuell als auch allgemein auszuwerten. Mit Hilfe ausgeklügelter Profil- und Filterprinzipien stellen regionale Ressourcen-Manager deshalb schnell maßgeschneiderte Teams zusammen. Für die Kunden von Innovex macht sich das durch eine besonders zeitnahe (just-in-time) und individuelle (on-demand) Kandidatenauswahl für die Projekte deutlich bemerkbar. Für einen ebenso pünktlichen internen Workflow versorgt das System die verantwortlichen Personen automatisch mit den für sie relevanten Reports.

4 Aus Sicherheitsgründen autorisieren sich die externen Nutzer über ein spezielles Log-In und greifen grundsätzlich nur Session-basiert auf die Daten zu. Um die gesicherte Übertragung der Daten zu gewährleisten, arbeitet das System bei Bedarf mit einer SSL-Verschlüsselung über eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network). Ein weiterer Baustein in der Kommunikation ist das neue -Portal. Hier kann Innovex einen wichtigen Teil des Workflows auslagern, nämlich die Erfassung der Profildaten. Über das Portal erhalten alle einen persönlichen Account, um eigenhändig ihre Datenprofile zu erstellen und zu verwalten. Damit verantworten sie selbst die Verbindlichkeit ihrer Angaben und gewährleisten einen besonders sorgfältig gepflegten und aktuellen Datenbestand. Eine SOAP-Schnittstelle (Simple Object Access Protocol) verarbeitet die Kommunikation zwischen dem Portal und dem Backend-System und gleicht sofort den Datenbestand ab. Mittelfristig soll die Online-Bewerbung alle klassischen Formen der Bewerbung ersetzen. Software: Java & XML Die gesamte Recruitment-Anwendung für Innovex basiert auf dem technologischen Doppelpack von Java und XML. JAVA ist eine international anerkannte Programmiersprache und bietet die Möglichkeit, Software unabhängig von Hardware und Betriebssystemen zu entwickeln. Die Anwendungen sind in Komplexität und Performance gut skalierbar und können auf den unterschiedlichsten Plattformen und Systemen zum Einsatz kommen. XML-basierte Daten sind unabhängig vom Ausgabeformat. Sie lassen sich auf vielfältige Weise formatieren und bieten so besondere Möglichkeiten für die Mehrfachnutzung von Daten aus einer zentralen Quelle. Deshalb werden alle Daten innerhalb des neuen Recruitment-Systems durchgängig XML-orientiert verarbeitet und sind für nahezu jedes Ausgabe- und Schnittstellenformat verfügbar. Bestes Beispiel hierfür sind die daten. Sie werden aus zentraler Datenhaltung parallel für die Abwicklung der Workflows wie auch für die Erstellung begleitender Unterlagen benutzt. Auch alle Masken und die dazugehörigen Steuerungsdateien sind durch XML-Dateien beschrieben und dadurch einfach anzupassen. Änderungen und Erweiterungen erfolgen unabhängig von der Programmlogik und sind später mit geringem Aufwand möglich. Das Frontend-System des portals basiert auf dem bewährten Content-Management-System Ant-On!. Es wurde von»home of the Brave«entwickelt und ist als Standard-Software erhältlich. Ergebnis: Die Investition hat sich gelohnt Das neue Web-basierte Recruitment-System von Innovex erfüllt die Erwartungen an kürzere Bearbeitungszeiten sowie eine deutlich reduzierte Fehlerquote innerhalb der Datensätze und bestätigt das Unternehmen in seiner Investition. Völlig neue automatisierte Funktionen erleichtern und beschleunigen die Arbeit der Mitarbeiter an vielen Stellen. Dazu gehören z.b. das Zusammenführen von Datensätzen, das Kandidaten- bzw. Job-Matching, der Einsatz von Filtern oder das Erzeugen von PDFs und Reports.

5 Die Einarbeitung der Mitarbeiter erfolgte in einer eintägigen Schulung schnell und problemlos, kleinere Anpassungswünsche wurden unbürokratisch erfüllt. Klare Vorteile für das Unternehmen: :: Kostengünstige ausbaufähige Anwendung :: Alle Workflows werden detailliert und präzise abgebildet :: Crossmedia-Nutzung der daten :: Mobile Nutzung ermöglicht optimalen Systemeinsatz :: Sichere Datenflüsse :: Verschiedene statistische Auswertungen der Daten möglich Klare Vorteile für den Mitarbeiter: :: Homogene Bedienoberflächen mit problemloser Einarbeitung im ganzen System :: Personalisierte Angebote :: Browser-basierter Zugriff jederzeit und von überall nach Bedarf :: Mobiler Zugriff z.b. mit PDA :: Viel automatisierte Unterstützung für die Mitarbeiter :: Weniger Aufwand und Fehler durch Selbstverwaltung der im Portal :: Automatisiertes Matching von Angebot und Nachfrage Klare Vorteile für den : :: Anlegen und verwalten der eigenen Daten - garantiert korrekt und aktuell :: Browser-basierter Zugriff jederzeit und von überall :: Automatisierte Hilfen bei der Nutzung :: Status-Tracking und schnelle Rückmeldung auf Bewerbungen 3. Internet Service Providing Um die Verfügbarkeit der Anwendung rund um die Uhr zu gewährleisten, wird das gesamte System von»home of the Brave«umfassend betreut und gewartet. Das Frontend der Anwendung ist ein separater Server mit dem -Portal. Er ist aus Sicherheits- und Performance-Gründen als vorgelagerter Web- Server in einem spezialisierten Hochleistungsrechenzentrum stationiert und kommuniziert über eine SOAP Schnittstelle (Simple Object Access Protocol) mit dem lokal positionierten Backend-System. Dadurch ist der zentrale Datenbestand jederzeit aktuell. :: Arbeitsweise von Backend und Frontend Client Client Client Mitarbeiter intern und extern -Portal Datenbank Frontend SOAP-Schnittstelle Backend

6 Das Backend-System der Recruitment-Anwendung von Innovex basiert auf bewährten Bausteinen für Software- und Server-Architektur. Hierzu gehören JBoss als Applikationsserver und MS-SQL 2000 als relationale Datenbank. Für die Architektur der Software wurde der Model View Controller (MCV) in Anlehnung an Java Server Faces eingesetzt. Verschiedene Firewalls und VPN-Tunnel (Virtual Private Network) sorgen für die erforderliche Sicherheit von Daten und Systemen. Der Server für das Portal wird von»home of the Brave«im Rahmen der angebotenen Colocation Services betrieben. Next steps Um das System sukkzessive für weitere europäische Niederlassungen nutzbar zu machen, ist die Erweiterung auf mehrere Sprachen vorgesehen. Das ist durch den Einsatz der XML- Dateien schnell und kostengünstig möglich. Darüber hinaus ist das System auch sehr gut skalierbar so dass der Ausbau, den der Einsatz in weiteren Ländern mit sich bringt, konsequent und klar umgesetzt werden kann.»home of the Brave«wird Innovex weiterhin beraten und das System in jeder Ausbaustufe technologisch aktualisieren. Kontakt Home of the Brave InternetTechnology Based Solutions GmbH Anja Roth Telefon 0621/

7 Screenshots: HOME OF THE BRAVE