Abrechnung der indirekten Kosten nach einer Simplified Method

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Thomas Gerhardt
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1 Abrechnung der indirekten Kosten nach einer Simplified Method

2 Übersicht: Definition Ausgangsposition der Universität Mainz Die Simplified Method der Universität Mainz Basis Vorgehensweise für die Berechnung Ergebnisse der ersten Berechnung (Basisdaten 2007) Umgang mit den Ergebnissen Herausforderungen und Schlussfolgerungen

die Berechnung Ergebnisse der ersten Berechnung (Basisdaten 2007)

3 Definition der Simplified Method EU-Commission: The simplified method is a modality of the actual indirect costs calculation, and is a way of declaring indirect costs which applies to organisations which do not aggregate their indirect costs at a detailed level (centre, department), but can aggregate their indirect costs at the level of the legal entity. ( ) Beneficiaries should be in a position to justify and reconcile the results with the accounting records and be able to demonstrate in case of an audit that the indirect costs are fairly allocated to the research activity/projects. KoWi: (Guide to Financial Issues Version 2: ) Abrechnung der indirekten Kosten nach einem vereinfachten Berechnungsschlüssel, der auf Ebene der Einrichtung kalkuliert wird und eine faire Verteilung der indirekten Kosten auf das Projekt gewährleistet. (

( ) Beneficiaries should be in a position to justify and reconcile the results with the accounting records and be able to demonstrate in case of an audit that the indirect costs are fairly allocated

4 Ausgangsposition der Universität Mainz Entscheidung für eine vereinfachte Methode zur Ermittlung der indirekten Kosten vor internem und externem Handlungsbedarf: extern: Zukunftsbild: einheitliche Kostenmodelle und Förderquoten für alle Teilnehmer an den Forschungsrahmenprogrammen Absenkung der Special Transitional Flat Rate/Vollkostenmodelleinführung bleibt sicher Diskussionspunkt mittelfristige Verbesserung der Position durch in Zahlen begründete Abrechnung indirekter Kosten intern: Vollkostenrechnung in Vorbereitung seit 2005 kaufmännische Buchung und geprüfte Jahresabschlüsse Grundlage für Bestimmung der realen indirekten Kosten

Transitional Flat Rate/Vollkostenmodelleinführung bleibt sicher Diskussionspunkt mittelfristige Verbesserung der Position durch in Zahlen begründete Abrechnung

5 Die Simplified Method der Universität Mainz (1): Basis der Berechnung Kostenstellenrechnung/Drittmittelverwaltung bildet Grundlage für die Berechnung von fachbereichsspezifischen Overheadsätzen Differenzierung der Kosten nach Vor- und Hauptkostenstellen Beachtung der EU-spezifischen Vorgaben für die Abrechnung Eliminierung des Lehranteils Eliminierung von Steuern Ermittlung einer EU-konformen Bemessungsgröße (Kosten wiss. Personal) Berechnung von Overheadsätzen anhand der EU-spezifischen Vorgaben über einen allgemeinen Verwaltungsoverhead und einen fachbereichspezifischen Overhead

Vorgaben für die Abrechnung Eliminierung des Lehranteils Eliminierung von Steuern Ermittlung einer EU-konformen Bemessungsgröße (Kosten wiss.

6 Die Simplified Method der Universität Mainz (2): Vorgehensweise für die Berechnung MACH- Daten Selektion der einfließenden Konten Kosten wiss. DM-Personal (als Teil des Divisors) Trennung von Vorund Hauptkostenstellen Kosten wiss. Personal aus LM und DM finanziert Kosten Vorkostenstellen Kosten Hauptkostenstellen alle einzubeziehenden Kosten allg. Verw. und FB-Verwaltung Kosten nichtwiss. Personal aus Fachbereich Kosten wiss. Personal aus FB (Teil des Divisors) Overhead-Kosten allg. Verwaltung Overhead-Kosten Fachbereich

Personal aus LM und DM finanziert Kosten Vorkostenstellen Kosten Hauptkostenstellen alle einzubeziehenden Kosten allg. Verw.

7 Vorgehensweise für die Berechnung Overhead-Kosten allg. Verwaltung Overhead-Kosten Fachbereich Lehranteil eliminieren Lehranteil eliminieren Umsatzsteuer eliminieren Umsatzsteuer eliminieren Overhead-Anteil für Forschung aus der allg. Verwaltung Verteilung der Overhead-Kosten auf die FB über den Schlüssel Kosten wiss. Personal Umsetzung der Energiekosten für MAMI auf Overhead- Kosten FB08 Overhead-Anteil für Forschung des Fachbereiches Overhead-Anteil für Forschung je FB als Summe des FB-spezifischen Overhead-Anteils und Verw.-Overheads

Overhead-Anteil für Forschung aus der allg. Verwaltung Verteilung der Overhead-Kosten auf die FB über den Schlüssel Kosten wiss.

8 Vorgehensweise für die Berechnung = Overhead-Anteil für Forschung je FB als Summe des FBspezifischen Overhead-Anteils und Verw.-Overheads Kosten wiss. Personal aus LM und DM finanziert Berechnung der Overheadsätze einmal jährlich nach Abschluss und Prüfung des laufenden Jahresabschlusses einschließlich Mieten auf Basis einer eindeutigen Bemessungsgrundlage

Personal aus LM und DM finanziert Berechnung der Overheadsätze einmal jährlich nach

9 Ergebnisse der ersten Berechnung (Basisdaten 2007) fachbereichsspezifische Overheadsätze Overheadsätze der Geistes- und Sozialwissenschaften niedriger als die der Natur- und Lebenswissenschaften universitätsweiter Overheadssatz lässt sich aggregiert darstellen liegt bei etwa 160% (Basis: wissenschaftliches Personal) spiegelt Eigenheiten der Mainzer Forschungslandschaft wieder (besondere Fachbereiche, Großgeräte) Overhead nach EU-Vorgaben Forschungsoverhead ohne Steueranteile für andere Zwecke müssen die Overheadsätze anders berechnet werden

darstellen liegt bei etwa 160% (Basis: wissenschaftliches Personal) spiegelt Eigenheiten der Mainzer Forschungslandschaft wieder

10 Umgang mit den Ergebnissen Verwendung für: Nachweise im 7. EU-FRP für bereits laufende Projekte neu zu beantragende Projekte im 7. EU-FRP Auswirkung auf die Projektabrechnung dezidierte Verfahrensbeschreibung Ausbuchung des Overheads auf den Drittmittelprojektkonten Zeitaufschreibungen auf Projektebene es ergeben sich niedrigere Förderquoten

EU-FRP Auswirkung auf die Projektabrechnung dezidierte Verfahrensbeschreibung

11 Technischer Ablauf Geldeingang der EU externes Rechnungswesen FiBu-Konto auf Projektkonto Ausbuchung Gesamt- Overhead projektbezogenes Overheadkonto Verdichtungsebene für Projektabwicklung Drittmittelsicht Berechnung der Förderquote Ermittlung des Gesamt-Overhead ggf. über fiktive Fördersumme, wenn Förderquote <75% Finanzplanung auf beiden Konten, Zusammenfassung auf Verdichtungsebene hier erfolgt auch Budgetüberwachung Erstattung von Projektkosten ist nur aus dem Projektkonto möglich Ausbuchung Overhead für PL Ausbuchung Overhead für Verwaltung/Infrastruktur PL- Overheadkonto Zentrales Overheadkonto Rückstellung vom Zentralen Overheadkonto werden die Rückstellungen in Höhe von 1% der (fiktiven) Fördersumme umgebucht

über fiktive Fördersumme, wenn Förderquote <75% Finanzplanung auf beiden Konten, Zusammenfassung auf Verdichtungsebene hier erfolgt auch Budgetüberwachung Erstattung von

12 Herausforderungen und Schlussfolgerungen Adressatengestützte Kommunikationsstrategie intern: Forschende und Verwaltende extern: Projektpartner, Koordinatoren weiteres Vorgehen Fortlaufende Dokumentation Erhöhung des Anteils direkter Kosten durch dezidierte Zuschlüsselung von Mieten, Strom, Gerätestunden etc. weiterer Ausbau der Vollkostenrechnung mit Stufenleiter Zeitaufschreibungen Methodenzertifizierung Höhe von Flat Rates ist niedrig bemessen Simplified Method ist pragmatische Übergangslösung zur Vollkostenrechnung

Zuschlüsselung von Mieten, Strom, Gerätestunden etc.

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Julia Doré Stabsstelle FT Dagmar Liebscher Planung und Controlling

14 Einbindung in den Gesamtkontext DFG Vollfinanzierung (zahlungsstromorientiert) sonstige DM-Forschung (zahlungsstrom- oder kostenorientiert) (PP 20%) (nach Auftraggeber) Overhead EU Kofinanzierung (kostenorientiert) (Simplified Method) Auftragsforschung/wiss. WB Vollkostenfinanzierung (kostenorientiert) (Marktpreise/Vollkosten) Forschung/Lehre Vollfinanzierung (zahlungsstromorientiert) (Globalhaushalt)

(kostenorientiert) (Simplified Method) Auftragsforschung/wiss.

15 Die Simplified Method der Universität Mainz (2): Vorgehensweise für die Berechnung Datenexport aus der Kostenrechnung auf Basis der Buchungsdaten Kosten allg. Verwaltung Kosten der Vor- und Hauptkostenstellen Trennung Eliminierung des: Lehranteils Umsatzsteuer Netto-Kosten für Forschung aus der allg. Verwaltung Umlage über Kosten wiss. Personal je FB Selektion der einzufließenden Kostenarten gem. Vorgaben EU Kosten FB-Verwaltung einschl. nichtwiss. Personal FB Netto-Kosten für Forschung aus der FB-Verwaltung FB-spezifische Nettokosten Overhead für einzelne FB bzw. Universität

Verwaltung Kosten der Vor- und Hauptkostenstellen Trennung Eliminierung des: Lehranteils Umsatzsteuer Netto-Kosten für Forschung aus der allg.

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