Örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern

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1 Vorlage 2014 Nr. Rechnungsprüfung Geschäftszeichen: VA nö Beratung GR ö Beschluss Thema Örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern Beschlussantrag Der Gemeinderat nimmt Kenntnis vom Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern Hage Rechnungsprüfungsamt

2 - 2 - Erläuterungen Gemäß den 110, 111 und 112 Gemeindeordnung wurde der Jahresabschluss 2012 des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern daraufhin geprüft, ob 1. bei den Einnahmen und Ausgaben und bei der Vermögensverwaltung nach dem Gesetz und den bestehenden Vorschriften verfahren worden ist, 2. die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch richtig in vorschriftsmäßiger Weise begründet und belegt sind, 3. die Wirtschaftspläne eingehalten und 4. das Vermögen und die Schulden richtig nachgewiesen worden sind. Die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sind in diesem Bericht dargelegt. Im Gesamten ist die Kassen- und Haushaltsführung in guter Ordnung. Dem Gemeinderat kann empfohlen werden, den Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2012 gemäß 16 Abs. 3 Satz 2 Eigenbetriebsgesetz festzustellen und die Werkleitung zu entlasten. Aufgrund des Ergebnisses der Prüfung kann auf eine detaillierte Stellungnahme der Werkleitung des Eigenbetriebs verzichtet werden.

3 Stadt Ostfildern Rechnungsprüfungsamt Bericht über die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des städtischen Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern - WVO -

4 Inhaltsverzeichnis Seiten 1. Vorbemerkungen Prüfungsauftrag und Auftragsdurchführung 1.2 Rechtliche Grundlagen 1.3 Vorjahresabschluss, bzw. vorausgegangene Prüfungen der Vorjahre 1.4 Rechnungswesen 1.5 Berichtspflicht 1.6 Jahresabschluss 1.7 Inventarprüfung 2. Wirtschaftsplan Aufstellung des Wirtschaftsplans 2.2 Erfolgsplan - Erfolgsrechnung 2.3 Vermögensplan Vermögensplanabrechnung 2.4 Stellenplan - Stellenübersicht 3. Übersicht Erfolgsrechnung Cash Flow Entwicklung der Bankverbindlichkeiten Bilanzvergleiche und wirtschaftliche Lage - Vermögens- Kapitalstruktur Feststellungsvermerk 16

5 - 2-1 Vorbemerkungen 1.1 Prüfungsauftrag und Auftragsdurchführung Grundlage der Prüfung des Jahresabschlusses des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern sind die 111 und 112 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) in der Fassung vom 24. Juli 2000, zuletzt geändert am und 9 sowie die 14 bis 18 der Verordnung des Innenministeriums für das kommunale Prüfungswesen vom 14. Juni 1993, zuletzt geändert am Die Prüfungshandlungen erfolgten in der Zeit vom bis durch den Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Ostfildern. Geprüft wurde der Jahresabschluss bestehend aus der Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz Lagebericht und Erläuterungen sowie Anlagenachweise und Darlehensaufstellung darauf hin, ob bei den Einnahmen und Ausgaben und bei der Vermögensverwaltung nach dem Gesetz und den bestehenden Vorschriften verfahren worden ist; die einzelnen Rechnungsbelege und Beträge sachlich und rechnerisch in vorschriftsmäßiger Weise begründet und belegt sind, der Wirtschaftsplan eingehalten und das Vermögen und die Schulden richtig nachgewiesen wurden. Die Buchungsbelege wurden in Stichproben gesichtet und dabei im Einzelnen geprüft. Die sich dabei ergebenden Fragen wurden mit der Werkleitung besprochen. Eine Vollständigkeitserklärung zur Jahresabschlusserstellung für das Geschäftsjahr 2012 haben wir zu unseren Akten genommen. 1.2 Rechtliche Grundlagen Der Städtische Eigenbetrieb Wohnungsverwaltung Ostfildern WVO ist ein Eigenbetrieb gemäß EigBG BW. Die Betriebssatzung vom , wurde vom Gemeinderat am überarbeitet. Das Stammkapital beträgt Euro.

6 - 3 - Betriebsleiter des Eigenbetriebs ist Herr Gerhard Futterer, Stellvertreter Herr Hartmut Maier. Vorsitzender des Betriebsausschusses war in dem Berichtsjahr Herr Oberbürgermeister Christof Bolay Dem Betriebsausschuss gehörten im Wirtschaftsjahr folgende Mitglieder des Gemeinderats an: Kolm, Elfi Simianer, Norbert Hartmann, Theo Sekler-Dengler, Stefanie Schmidt, Werner Schick-Häberle, Margarete Abele, Sonja Rößler-Erm, Alexa Dr. Dinkelacker, Joachim Maier, Wolfgang Raisch, Corina Hüsson-Berenz, Thomas Dr. Spurk, Marco Wichtige Verträge Fernheizung Wärmelieferungsvertrag zwischen der Stadt Ostfildern Eigenbetrieb Wohnungsverwaltung und den Stadtwerken Esslingen am Neckar GmbH vom sowie Nachtragsvereinbarungen. Stromlieferung Allgemein für die Gemeinschaftsanlage der einzelnen Gebäude erfolgt der Strombezug über die EnBW Vertriebs- und Servicegesellschaft mbh. Kabelanschluss Mit der Firma Kabel Baden Württemberg besteht eine Versorgungsvereinbarung, die Installationen von Kabelanschlüssen, sowie die Einspeisung von Fernsehprogrammen in die Wohnanlagen beinhaltet.

7 - 4 - Versicherungsschutz Folgende Versicherungen bestehen: Versicherungsrisiko: Gebäudeversicherung über die WGV Allgemeine Haftpflicht für Risiken aller Art bei der WGV Versicherungssumme: Versicherungssumme + gleitender Neuwertfaktor. unbeschränkt Für Arbeitsgeräte wie Rasenmäher-Traktor und Anhänger besteht ein Versicherungsschutz bei der WGV. Für Hausmeistertätigkeiten besteht eine versicherungsrechtliche Haftungsabdeckung über die Zentralen Dienste/Personal der Stadt Ostfildern bei der berufsgenossenschaftlichen Versicherung. Im Rahmen der Abschlussprüfung wurde nicht untersucht, ob alle Wagnisse bedacht und ausreichend versichert sind. 1.3 Vorjahresabschluss, bzw. vorausgegangene Prüfungen der Vorjahre Die Feststellung des Jahresabschlusses 2011 durch den Gemeinderat erfolgte am 23. Januar Die Veröffentlichung erfolgte in der Stadtrundschau am An 8 Werktagen, vom bis erfolgte die öffentliche Auslegung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in den Geschäftsräumen des Eigenbetriebs. 1.4 Rechnungswesen Seit 2004 wird das Finanzbuchhaltungsprogramm IBM Finanzwesen (Version 2.00, Masterstand 02/02) eingesetzt. Ein Testat über eine vollzogene Programmprüfung durch die PWC Deutsche Revision vom liegt dem Eigenbetrieb vor. Eine Freigabe des eingesetzten Programms erfolgte mit Verfügung durch den Oberbürgermeister am

8 Berichtspflicht Nach 4 Abs. 3 der Betriebssatzung, hat die Betriebsleitung den Oberbürgermeister und den Betriebsauschuss mindestens halbjährlich über die Geschäftsentwicklung schriftlich zu unterrichten. Eine Unterrichtung erfolgte 2012 nicht. 1.6 Jahresabschluss Der Jahresabschluss wurde mit Datum vom erstellt. Dies ist außerhalb der nach 16 Abs. 2 EigBG bestehenden Aufstellungsfrist, die mit 6 Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres angegeben ist. Die Wertansätze und Bewertungsvorschriften für die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung gem EigBVO wurden, soweit unsere Stichproben ergaben, beachtet. Bestandsnachweise über das Anlagevermögen lagen im erforderlichen Umfang vor. Die weitere Fortführung auch aus dem Vorjahr wurde prüfend nachvollzogen. Erträge und Aufwendungen sind zeitgerecht erfasst. Der Anhang enthält alle nach den gesetzlichen Vorschriften - 10 EigBVO und 285 HGB erforderlichen Angaben und Erläuterungen. 1.7 Inventarprüfung Das Inventar des Eigenbetriebs WVO ist im Wesentlichen in den Anlagenachweisen aufgelistet. Die Büroeinrichtung ist über die Stadt inventarisiert. Insoweit unterliegt die Inventarisierung der Überprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt. Beanstandungen zu der Inventarisierung über die Anlagenachweise ergaben sich nicht. 2 Wirtschaftsplan Aufstellung des Wirtschaftsplans Der Wirtschaftsplan wurde vom Gemeinderat am verspätet beschlossen. Auf 14 Abs. 1 Eigenbetriebsgesetz wird in diesem Zusammenhang verwiesen. Ein Wirtschaftsplan ist vor Beginn eines Wirtschaftsjahres aufzustellen und zu beschließen.

9 Erfolgsplan - Erfolgsrechnung Die Gegenüberstellung des Erfolgsplans und der Erfolgsrechnung zeigt, inwieweit die Planvorgaben eingehalten wurden. Erfolgsplan Erfolgsrechnung Verbesserung Verschlechterung /- Aufwand , , ,28 Ertrag , , ,32 Gewinn + Verlust , , ,60 Das Betriebsergebnis 2012 schließt mit einem Jahresgewinn in Höhe von ,60 Euro ab und liegt damit unter dem Stand des Vorjahres. Das gegenüber der Planung bessere Betriebsergebnis von ,60 Euro resultiert im Wesentlichen aus höheren Mieteinnahmen und geringeren Aufwendungen für die Hausbewirtschaftung und Instandhaltung. Dadurch ergab sich im Wirtschaftsjahr auch keine Notwendigkeit eine Anpassung der Plandaten durch eine Wirtschaftsplanänderung anzustreben. In der nachfolgenden Gegenüberstellung der nach Gewinn- und Verlustrechnung aufbereiteten Zahlen werden die ergebniswirksam dazu beitragenden Zahlen und Abweichungen sichtbar.

10 - 7 - Erfolgsplan Erfolgsrechnung 2012 Verbesserung/Verschlechterung Plan Rechnung + mehr - weniger Euro Euro Euro 1. Umsatzerlöse a) Mieteinnahmen , , ,90 b) Nebenkostenumlage , ,18 457,18 2. sonst. betriebl. Erträge Verschiedene sonstige Erträge 1.000,00 892,26 107,74 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 500, ,98 842,98 Erlöse und Erträge gesamt , ,06 107,74 ======== ======== ======= ========= 3. Aufwendungen bez. LuL Hausbewirtschaftung , , ,48 Instandhaltung , ,97 719,97 Aufwendungen für andere LuL , ,28 922,28 4. Personalaufwand , , ,77 5. Abschreibungen , ,82 696,82 6. sonst. betriebl. Aufwendungen , , ,56 7. Erträge aus Finanzanlagen sonstige Zinsen u. ähnl. Aufwendungen , , ,82 9. sonstige Steuern Grundsteuer , ,74 163,26 Aufwendungen gesamt , , ,12 ======== ======== ========== ========== vorl. Jahresverlust / Gewinn , außerordentl. Erträge 0 0,00 außerordentl. Aufwendungen 0 0 endgültiger Jahresverlust (-) / Gewinn (+) , , ,60 Verbesserung (+) ,60 Verschlechterung (-) gegenüber Plan

11 - 8 - Gegenüber dem Planansatz sind die Umsatzerlöse und sonstigen betrieblichen Erträge in der Erfolgsabrechnung um 8.082,32 gestiegen. Gleichfalls gelang es der Betriebsleitung auch die Aufwendungen gegenüber der Erfolgsplanung im Verlauf des Wirtschaftsjahres um ,28 zu reduzieren, so dass insgesamt eine Verbesserung gegenüber der ursprünglichen Planung mit ,60 erreicht werden konnte. Eine Änderung des Wirtschaftsplanes war aus diesen Gründen im Verlauf des Wirtschaftsjahres nicht erforderlich. 2.3 Vermögensplan - Vermögensplanabrechnung Auf der Einnahmenseite der Vemögensplanabrechnung stellt sich der Jahresgewinn mit ,60, gegenüber dem Vermögensplanansatz in Höhe von ,00 um ,60 verbessert dar.

12 - 9 - Vermögensplanabrechnung 2012 Vermögensabrechnung Vermögensplan I. FINANZIERUNGSMITTEL (EINNAHMEN) Euro Euro 1. Zuführung zum Stammkapital 2. Zuführung zu Rücklagen 3. Jahresgewinn , ,00 4. Zuführung zu Sonderposten 5. Zuweisungen und Zuschüsse 6. Beiträge und ähnliche Entgelte 7. Zuführungen zu langfr. Rückstellungen 8. Kredite , ,00 9. Abschreibungen , , Rückflüsse aus gewährten Krediten 11. erübrigte Mittel aus Vorjahren , , Finanzierungsmittel insgesamt , , Finanzierungsfehlbetrag II. FINANZIERUNGSMITTEL (AUSGABEN) 1. Sachanlagen und Immaterielle Anlagen 1.311, ,00 2. Finanzierungsanlagen 3. Rückzahlung Stammkapital 4. Entnahme Rücklagen , ,00 5. Jahresverlust 6. Entnahme Sonderposten mit Rücklageanteil 7. Auflösung Ertragszuschüsse 8. Entnahme langfristiger Rückstellungen 9. Tilgung von Krediten , , Gewährung von Krediten 11. Finanzierungsfehlbetrag aus Vorjahren 12. Finanzierungsbedarf insgesamt , , Erübrigte Mittel/Finanzierungsüberhang ,71

13 Stellenplan - Stellenübersicht Der Wirtschaftsplan enthält die nachrichtliche Benennung der Beamten, sowie Beschäftigten des Eigenbetriebs. Die Erfordernisse des 3 Stellenübersicht" EigBVO sind erfüllt. 3. Übersicht Erfolgsrechnung Im Vergleich zu den beiden Vorjahren ergaben sich im Wirtschaftsjahr folgende Summen (gerundet): Erfolgsrechnung Umsatzerlöse Mieten Nebenkosten sonstige betrieblichen Erträge Betriebserträge ====== ====== ====== Aufwendungen für Hausbewirtschaftung Instandhaltungskosten Aufwendungen für Geschäftsbesorgung Dritter Personalaufwand Abschreibungen Zinsaufwendungen betriebliche Aufwendungen einschl. Steuern Aufwendungen Betriebsverlust / -gewinn Kapitalerträge außerordentliche Erträge außerordentliche Aufwendungen Zwischenergebnis Zuwendung durch Trägerin Jahresgewinn (+) / Jahresverlust (-)

14 Die Aufwendungen für die Hausbewirtschaftung haben sich im Berichtsjahr gegenüber den Vorjahreswerten wie folgt entwickelt: Aufwendungen für Hausbewirtschaftung Heizkosten , , ,78 Wasser / Abwasser , , ,15 Müllabfuhr , , ,01 Stromkosten 1.735, , ,50 Gartenpflege und Straßenreinigung 4.046, , ,75 Sach- und Haftpflichtversicherung , , ,81 Breitbandkabelgebühren , , ,88 nicht umlagefähige Kosten 524,09 13,26 127,17 Die Instandhaltungskosten beinhalten Aufwendungen für allgemeine Malerarbeiten, Reparaturen zum Erhalt der allgemein zugänglichen Gemeinschaftsräume, Türen und Geländer; Reparaturen am Heizungs- und Warmwassersystem, Elektroarbeiten etc. 4. Cash Flow (Finanzierungsüberschuss) In der nachfolgenden Darstellung des direkten und des indirekten Verfahrens der Cash Flow Rechnung wird die Maßgröße für das Innenfinanzierungspotential aufgezeigt. Sie berücksichtigt ausschließlich zahlungsgleiche Größen. Dies sind tatsächliche Zahlungsvorgänge, die von einem Betrieb im Laufe des Wirtschaftsjahres geleistet und vereinnahmt wurden. Die zahlungsungleichen Aufwendungen werden von der Buchhaltung ermittelt und beinhalten aufgrund bestehender Wertermittlungsgrundlagen berechnete zahlungsungleiche Größen, so beispielsweise als zahlungsungleichen Aufwand Abschreibungen.

15 direkte Cash Flow Ermittlung Zahlungsgleiche Erträge Umsatzerlöse sonst. betriebl. Erträge sonst. Zinsen und ähnliche Erträge außerordentliche Erträge zahlungsgleiche Aufwendungen Aufwendungen für bezogene Lieferungen und Leistungen Personalaufwand sonstige betrieblichen Aufwendungen Zinsen und ähnliche Aufwen dungen außerordentliche Aufwendungen 0 0 Steuern vom Einkommen und Ertrag 0 0 sonstige Steuern = Cash Flow ======== ======= indirekte Cash Flow Ermittlung Verlust -) / Jahresüberschuss +) zahlungsungleiche Aufwendungen Abschreibungen Zahlungsungleiche Erträge 0 0 = Cash Flow ======= ======= Gegenüber dem Vorjahr 2011 verringerte sich der Cashflow = Überschuss nach Abzug aller Unkosten im Wirtschaftsjahr um Euro auf Euro.

16 Entwicklung der Bankverbindlichkeiten Der Eigenbetrieb weist in seiner Bilanz zum Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten in Höhe von ,83 Euro aus und belegt die einzelnen bestehenden Kreditverträge auf Seite 20 der Erläuterungen zum Jahresabschluss. Die Entwicklung der Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten vollzog sich im Berichtsjahr wie folgt: Darlehensstand am ,94 Tilgungsleistung in ,08 Neuaufnahme ,59 Umschuldung ,38 Darlehensstand am ,83 6. Bilanzvergleiche Aktiva 2011 % 2011 % T T Anlagevermögen Sach- und Finanzanlagen , ,45 Umlaufvermögen Forderungen aus Vermietung -37-0, ,00 Forderungen einschließlich Abgrenzungen Geldmittel 602 6, ,55 Bilanzsumme Passiva Eigenkapital , ,92 Rückstellungen 84 0, ,00 Fremdkapital Langfristig , ,55 Kurzfristig 145 1, ,53 Bilanzsumme

17 Das Anlagevermögen nimmt aufgrund des durch Abschreibungen bestehenden Werteverzehrs in der Folge weiter ab. Gemessen an der Bilanzsumme umfasst das Anlagevermögen mit T einen Anteil von 94,45%. Im Berichtsjahr beschränkten sich Anschaffungen des Eigenbetriebs im beweglichen Bereich des Anlagevermögens auf die Einrichtung eines EDV-Arbeitsplatzes. Die in der Bilanz unter B. Umlaufvermögen aktivierte Geldanlagen in Höhe von ,11 setzen sich zusammen aus Termingelder in Höhe von ,00, die zum Bilanzstichtag bei der KSK Esslingen zu einem variablen Zinssatz angelegt waren und Bankguthaben in Höhe von ,11. Im Verlauf des Wirtschaftsjahres wurden freie Finanzmittel immer wieder sicher und ertragbringend angelegt, wie die Einsichtnahme in die Finanzbuchhaltungsunterlagen ergab. Hinsichtlich der möglichen Zinssätze wurden Angebote eingeholt und der Finanzmarkt beobachtet. Die Bestände bei den einzelnen Banken (zusammengeführt unter Bankguthaben mit ,11 setzten sich wie folgt zusammen: Konto Kreissparkasse am mit ,17 Konto Volksbank am mit ,94 Zuzüglich des für die Handvorschusskasse bestehenden Vorschuss in Höhe von 150,00 Auf der Passivseite ist das Stammkapital am Bilanzstichtag mit ,00 passiviert. Die Rückstellungen sind mit ,96 passiviert. Sie betreffen Kosten der örtlichen und überörtlichen Prüfung sowie Rückstellungen für die Sanierung von Wohnungen. In dem nachfolgenden Schaubild Seite 15 haben wir die Bilanz nach der wirtschaftlichen Lage des Eigenbetriebs aufbereitet und zeigen die Entwicklung in einem 3-Jahreszeitraum auf. Dazu erfolgt eine Aufteilung in eine Vermögens- und Kapitalsstruktur. Daraus lässt sich erkennbar ablesen, wie sich einerseits die Vermögensstruktur innerhalb der Bilanz auf diesen Zeitraum abbildet, andererseits zeigt sich innerhalb der Kapitalstruktur, wie sich anteilmäßig die Positionen Eigenkapital: Fremdkapital zugunsten des Eigenkapitals ausbilden. Finanziert ist das Gesamtvermögen im Berichtsjahr mit einem Eigenkapitalanteil in Höhe von 55,92 % sowie mit einem Fremdkapitalanteil von 44,08 %.

18 Bilanz nach wirtschaftlicher Lage A. Vermögensstruktur % % % Anlagevermögen , ,59 93, ,68 94,45 Umlaufvermögen und , ,38 6, ,79 5,55 Rechnungsabgrenzungsposten 0, Gesamtvermögen , , , B. Kapitalstruktur Eigenkapital ,09 58, ,00 60, ,01 55,92 Stammkapital , , ,00 Kapitalzuschüsse , , ,58 15 Verluste der Vorjahre 0-0 Jahresverlust / Gewinn , , ,42 Fremdkapital ,98 41, ,97 39, ,46 44,08 Rückstellungen , ,96 Verbindlichkeiten , , ,50 passive Rechnungs- 0,00 0,00 0 abrenzung Gesamtkapital , ,97 100, ,47 100

19 Darstellungen im Lagebericht Soweit geprüft, steht der Lagebericht im Einklang mit dem Jahresabschluss. Auch bezüglich der Darstellung der zukünftigen Entwicklung hält er einer Plausibilitätsprüfung stand. Bei zu erwartenden stagnierenden Mieten ist es umso wichtiger, das Augenmerk auf die Ausgabenseite zu richten und eine noch bessere Mieterbindung zu erreichen. Sonstige Feststellungen Im Rahmen der stichprobenweise erfolgten Belegeinsicht ergaben sich keine Beanstandungen. 7. Feststellungsvermerk Nach Prüfung des Jahresabschlusses 2012 des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern erteilt das Rechnungsprüfungsamt folgenden Feststellungsvermerk: Die örtliche Prüfung ergab keine Anhaltspunkte, die der Feststellung des Jahresabschlusses zum des Eigenbetriebs Wohnungsverwaltung Ostfildern - WVO- gem. 16 Abs. 3 EigBG und der Entlastung der Betriebsleitung für 2012 entgegenstehen. Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen den gesetzlichen Vorschriften und der Betriebssatzung. Die Vollständigkeitserklärung der Betriebsleitung hat vorgelegen. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss und vermittelt ein zutreffendes Bild der Ertrags- und Vermögenslage des Eigenbetriebs. Ostfildern, den 19. Dezember 2013 Hage Rechnungsprüfungsamt