HIS Nutzertagung "Personalmanagement für Ihre Hochschule " Oktober 2015 im Kongresshotel Potsdam am Templiner See Änderungen vorbehalten!

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1 HIS Nutzertagung "Personalmanagement für Ihre Hochschule " Oktober 2015 im Kongresshotel Potsdam am Templiner See Änderungen vorbehalten! Montag, :00-15:45 Uhr 01 Eröffnungsveranstaltung Raum :45-16:15 Uhr 16:15-17:45 Uhr 02 - SVA-Statistiken im Überblick B. Schröder 03 - HISinOne - Vorstellung der Funktionalitäten T. Karasek ALLE Pause 04 - (Online-) Bewerbermanagement F. Stümpel 05 - HISinOne-PSV Ressourcen, Rollen und Rechte M. Lierath 06 - Hochschulrechnungswesen im Wandel J. Benthien 18:00-20:00 Uhr ab 20:00 Uhr Dienstag, :30-9:30 Uhr A, U ALLE E, U A, E U Abendessen im Restaurant Freizeitprogamm am Abend: Fahrkarten ÖPNV an der Rezeption erhältlich 07 - Keynote: Die 5 Todsünden im Datenschutz für den Bereich Personalmanagement J. Köcher (DFN-CERT Services GmbH) 09:30-09:45 Uhr 09:45-11:15 Uhr 08 - Reisekostenmanagement: Dienstreisen leicht gemacht M. Grabau 09 - Zeiterfassung mit ZEB-GX und QISZEB S. Lepler ALLE Kaffeepause 10 - Neuerungen in der Abwesenheitsverwaltung O. Rittmeister 11 - Sprechstunde Datenschutz J. Köcher (DFN-CERT Services GmbH) 12 - HISinOne-BI im Bereich Personal-Stellen-Besetzungen Erfahrungsbericht einer Hochschule B. Floss/Dr. B. Seik 11:15-11:45 Uhr 11:45-13:15 Uhr E, U A, U U ALLE E, U Kaffeepause 13 - Integration mit HISinOne B. Schröder/M. Lierath 10 - Neuerungen in der Abwesenheitsverwaltung O. Rittmeister 14 - Zeiterfassung / Zutrittskontrolle J. Schnarrenberger (KABA GmbH) 15 - Genehmigungsmanagement M. Ahrens 16 - Wie funktioniert eigentlich die Doppik? J. Benthien 13:15-15:00 Uhr 15:00-16:30 Uhr 16:30-17:00 Uhr 17:00-18:30 Uhr A, E U U ALLE U Mittagessen im Tagungsbereich 17 - RFID Technologien heute und morgen J. Schnarrenberger (KABA GmbH) 18 - Identity Management W. Krenz / S. Schick (Microsoft Deutschland GmbH) 19 - Technische Datensicherheit - Was tun nach der Kryptokalypse? K. Möller (DFN-CERT Services GmbH) 20 - Vortrag / Workshop N.N Exkursion: Besuch des Telegrafenbergs (abweichende Uhrzeit: ca. 14:15 bis 17:30 Uhr) J. Benthien A U ALLE ALLE ALLE Pause 22 - Workshop LBV-NRW B. Schröder 23 - Workshop LBV-BW O. Rittmeister/M. Tamine 24 - Vertragssprechstunde T. Karasek 04 - (Online) - Bewerbermanagement F. Stümpel 08 - Reisekostenmanagement: Dienstreisen leicht gemacht M. Grabau 18:30-20:30 Uhr U U E E, U E, U Abendessen im Restaurant 20 Uhr Tablequiz in der Kaffeebar ab 21:00 Uhr Mittwoch, :00-10:30 Uhr 25 - Neuerungen von SVA-GX Version 18 und SVA- Sprechstunde B. Schröder, O. Rittmeister 26 - Workshop N.N. Disco im Hotel-Pub 27 - Neuerungen in RKA-GX Version 18 und RKA- Sprechstunde M. Grabau 09 - Zeiterfassung mit ZEB-GX und QISZEB S. Lepler 28 - Vortrag / Workshop N.N. 10:30-11:00 Uhr ALLE ALLE A, U A, U ALLE Pause 29 - Abschlussveranstaltung Raum :00-11:30 Uhr ab 11:30 Uhr Mittagessen im Restaurant Zielgruppen Administrator = A Anwender = U(ser) Entscheider = E ALLE Stand:

2 Stand: Veranstaltungsplan für die HIS-Nutzertagung Personalmanagement an Ihrer Hochschule vom Oktober Eröffnungsveranstaltung Begrüßung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und offizielle Eröffnung der Nutzertagung Informationen und Wissenswertes rund um die Veranstaltung Kurzer Bericht zu Perspektiven der HIS eg und der Hochschul-IT 02 SVA-Statistiken im Überblick (Anwender, Administratoren) Überblick über die Funktionen und Anwendung der im SVA-Portfolio enthaltenen Statistikfunktionalitäten. Thematisiert werden u. a. die Belieferung der amtlichen Hochschulstatistik sowie von REHADAT-Elan, Ausstattungsvergleich, COB-Vollzeitäquivalente und Datenerhebung gemäß Wissenschaftszeitvertragsgesetz. 03 HISinOne Vorstellung der Funktionalitäten Die Veranstaltung bietet einen Überblick über die Vorteile, Funktionen und Möglichkeiten von HISinOne. Anschließend werden verschiedene Szenarien für eine effiziente HISinOne- Einführung skizziert. Die Veranstaltung richtet sich vor allem an Teilnehmer(innen), die HISinOne noch nicht oder vor längerer Zeit live kennengelernt haben, Detailfunktionen aus einzelnen Produktbereichen kennen und nun einen Gesamtüberblick über die Software erhalten möchten, sich einen Überblick über den Zusammenhang "Software" und "Software-Einführung" verschaffen möchten. 04 (Online-) Bewerbermanagement (Anwender, Entscheider) Die Veranstaltung stellt das HIS-Bewerbermanagement als Gesamtsystem vor und beschäftigt sich mit den seit Version 18 verfügbaren neuen Online-Funktionalitäten. Mit Version 18 wird es nun möglich sein, eingegangene Bewerbungen auch online zu bearbeiten und unterschiedliche Personen für die Bearbeitung von Bewerbungen ausschreibungsspezifisch freizuschalten. Vorläufige Programmplanung Änderungen vorbehalten Seite 1 von 6

3 05 HISinOne-PSV Ressourcen, Rollen und Rechte (Administratoren, Entscheider) HISinOne-PSV ermöglicht die Verwaltung der zentralen Ressourcen der Hochschule wie Organisationseinheiten, Räume und Personen. Auch das Rollen- und Rechtesystem von HISinOne ist Teil von PSV. Somit bietet PSV organisatorische Grundlagen für den Betrieb von HISinOne. Der Vortrag umfasst neben einem Überblick über den Produktbereich auch eine Live-Demo auf Basis der aktuellen Version. 06 Hochschulrechnungswesen im Wandel Die Anforderungen an das Rechnungswesen einer Hochschule haben sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Doppik statt Kameralistik, Sachkonten statt Kapitel und Titel, Steuererklärungen und die EU-Trennungsrechnung gehen als Schlagworte damit einher. In dieser Veranstaltung wird aufgezeigt, welche neuen Anforderungen auf das Rechnungswesen Ihrer Hochschule zukommen und welche Instrumente geeignet sind, diese zu erfüllen. 07 Keynote: Die 5 Todsünden im Datenschutz für den Bereich Personalmanagement Bewerberdaten gespeichert und dauerhaft archiviert Der richtige Umgang mit Bewerberdaten Top 10 der Fehltage und Geburtstagslisten Grundsätze zur organisationsinternen Bekanntgabe von Mitarbeiterdaten Vom Hausmeister bis zum Kanzler alles transparent Was darf ins Internet? Stets im Bilde Biometrische Daten im Beschäftigungsverhältnis Mailkonten und Homeverzeichnisse der Beschäftigten im Eigentum der Hochschule? Zugriff auf Beschäftigtendaten bei längerer Abwesenheit 08 Reisekostenmanagement: Dienstreisen leicht gemacht (Anwender, Entscheider) Mit dem webbasierten Modul QISRKA und dem Abrechnungsmodul RKA-GX sind beantragte Reisedaten, zu genehmigende Reisen und spätere Abrechnungen immer aktuell. Da die Mitarbeiter(innen) sich jederzeit selbst über den Status ihrer Anträge informieren können, wird wiederholtes Nachfragen beim Vorgesetzten unnötig. Eine automatische Übermittlung der Reisedaten an die Abrechnungsstelle ermöglicht den permanenten Einblick in die Reisedaten und den Status der Reise. 09 Zeiterfassung mit ZEB-GX und QISZEB (Anwender, Administratoren) Während der Veranstaltung werden die Zeiterfassungskomponenten in ZEB-GX und QISZEB vorgestellt. Ein Schwerpunkt liegt auf der Erläuterung der neuen Funktionen und Möglichkeiten bei der Zeiterfassung. Vorläufige Programmplanung Änderungen vorbehalten Seite 2 von 6

4 10 Neuerungen in der Abwesenheitsverwaltung Die Abwesenheitsverwaltung in SVA-GX wurde zur Version 18 signifikant überarbeitet. Die vorgestellten Neuerungen behandeln u.a. die Themen Übertragbarkeit von Resturlaub und getrennte Berechnung von gesetzlichem und tariflichem Urlaub. 11 Sprechstunde Datenschutz Fragestunde zu der zuvor gehaltenen Keynote Die 5 Todsünden im Datenschutz für den Bereich Personalmanagement (#07) 12 HISinOne-BI im Bereich Personal-Stellen-Besetzungen Erfahrungsbericht einer Hochschule (Anwender, Entscheider) Der Vortrag befasst sich insbesondere mit Nutzen und Nutzung der HISinOne Business Intelligence-Komponente Personal und Stellen. Er gibt einen Überblick über die Software und ermöglicht durch Live-Einblicke ein praxisnahes Kennenlernen von Architektur und Analysetools. Der Erfahrungsbericht einer Hochschule vermittelt Anregungen zum Einsatz der BI und hebt die Bedeutung als Berichtssystem hervor. 13 Integration mit HISinOne (Entscheider, Administratoren) Mit der Umstellung des Campus-Managements auf HISinOne müssen auch die Schnittstellen der bisher eingesetzten Systeme angepasst werden. Mit dem auf der Veranstaltung gezeigtem Verfahren für die SVA-Integration kann die redundante Datenhaltung deutlich reduziert werden. Es wird erläutert, wie komplexe Prozesse deutlich optimiert und die Datenqualität verbessert werden können. 14 Zeiterfassung/Zutrittskontrolle Sie planen in Ihrem Unternehmen die Einführung von Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung, mechanische und mechatronische Schließsysteme, Sicherheits- und Automatiktüren, Personenvereinzelungsanlagen? Kaba bietet Ihnen ein umfassendes Produktportfolio in Verbindung mit den von der HIS angebotenen Softwarelösungen. Themen: Neue Terminals, Umstieg für Anwender von alten Kaba-Terminals auf neue, Trends, Display am Besprechungsraum mit Schnittstelle zu Outlook. Vorläufige Programmplanung Änderungen vorbehalten Seite 3 von 6

5 15 Genehmigungsmanagement HIS stellt für das Personalmanagement ein konfigurierbares Workflowmanagement zur Verfügung. Das Hochschulpersonal erhält die Möglichkeit, Dienstreiseanträge, Dienstreiseabrechnungen, Urlaubsanträge sowie Änderungen an den Zeiterfassungsdaten zu erfassen und an zuständige Personen weiterzuleiten. Ein jederzeit einsehbarer Statusbericht informiert den Antragsteller über den aktuellen Stand eines Antrags. Falls gewünscht, werden die Beteiligten per Mail über den Stand des Antrags informiert. Die beantragten Daten können beispielsweise in der Fachabteilung und/oder von der Leitung geprüft, genehmigt oder weitergeleitet werden. Das Genehmigungsmanagement steht seit der Version 18 im Bereich Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsantrag) auch für das GX-Modul zur Verfügung. 16 Wie funktioniert eigentlich die Doppik? In vielen Hochschulen wird sie bereits eingesetzt, manchen steht sie noch bevor: die kaufmännische Buchführung (Doppik)! Was ist nun der Unterschied zur bisher so vertrauten Kameralistik, in der Begriffe wie Kapitel, Titel und Untertitel den Alltag prägten? In kurzweiligen 90 Minuten wird die Systematik der doppelten Buchführung gemeinsam erarbeitet, die wichtigsten Grundbegriffe erläutert und die wesentlichen Unterschiede verdeutlicht. 17 RFID Technologien heute und morgen (Administratoren) Die Veranstaltung gibt einen Einblick in Anwendungsmöglichkeiten der RFID-Technologie an Hochschulen. Unter anderem werden die folgenden Aspekte behandelt: Was ist mobile Access? Welche Varianten sind möglich? Differenzierung zu unsicheren Lösungen LEGIC Connect Vorteile von KABA mobile access Mifare + LEGIC Kaba Arios mit Mifare Master Token Konzept Legic advant News Praxisfallen 18 Identity Management Weitere Informationen werden noch bekannt gegeben. Vorläufige Programmplanung Änderungen vorbehalten Seite 4 von 6

6 19 Technische Datensicherheit - Was tun nach der Kryptokalypse? In den letzten beiden Jahren sind mehr und mehr Angriffe auf die Verschlüsselung in IT- Systemen bekannt geworden, man spricht teilweise schon von einer "Kryptokalypse" und stellt grundsätzlich den Sinn von Verschlüsselung in Frage. Der Vortrag beschäftigt sich mit praktischen Fragen rund um das Thema Verschlüsselung aus der Sicht von IT- Administratoren: Welche Algorithmen und Parameter sind noch sicher? Wie konfiguriert man die Systeme? Welche Daten gilt es zu beobachten? Im Anschluss ist Zeit für Fragen und den Austausch zum Thema vorgesehen. 20 Vortrag/Workshop Weitere Informationen werden noch bekannt gegeben. 21 Besuch des Telegrafenbergs (Exkursion) Bitte beachten Sie: abweichende Uhrzeit: ca bis Uhr Unser Exkursionsangebot führt uns zum Potsdamer Telegrafenberg. Wir werden das Gelände in qualifizierter Begleitung besichtigen und anschließend einen individuellen Vortrag zur wechselvollen Geschichte dieser Einrichtung hören. Der Telegrafenberg erhielt seinen Namen, weil Kaiser Wilhelm II. dort 1832 eine Telegrafenstation errichten ließ, die Teil einer Verbindung von Berlin nach Koblenz wurde. Später wurden dort Observatorien, Wetterstationen und weitere Forschungseinrichtungen erbaut. Heute befinden sich dort u.a. das Deutsche Geoforschungszentrum, das Astrophysikalische Institut Potsdam, das Alfred-Wegener-Institut für Polar- und Meeresforschung sowie das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt (ggfs. Losverfahren). 22 Workshop LBV-NRW In dieser Veranstaltung werden die Besonderheiten und Neuerungen der Schnittstelle zum Landesbesoldungsamt NRW sowie deren Verarbeitung mit SVA-GX erläutert. Der Vortrag bietet neben einem Überblick über die aktuellen Entwicklungen auch die Möglichkeit, Wünsche für kommende Weiterentwicklungen zu äußern. 23 Workshop LBV-BW In dieser Veranstaltung werden die Besonderheiten und Neuerungen der Schnittstelle zum Landesbesoldungsamt BW sowie deren Verarbeitung mit SVA-GX erläutert. Der Vortrag bietet neben einem Überblick über die aktuellen Entwicklungen auch die Möglichkeit, Wünsche für kommende Weiterentwicklungen zu äußern. Vorläufige Programmplanung Änderungen vorbehalten Seite 5 von 6

7 24 Vertragssprechstunde Wie funktioniert das Supportmodell? Welche Vertragstypen bietet die Genossenschaft? Wann lohnt sich für GX-Altverträge ein Wechsel auf den IT-Vertrag? Die Sprechstunde bietet Gelegenheit, diese und andere Fragen zu diskutieren sowie Erfahrungen rund um das Thema "Verträge" und "Support" auszutauschen. Die Sprechstunde behandelt keine juristischen Fragen. 25 Neuerungen von SVA-GX Version 18 und SVA-Sprechstunde Diese Veranstaltung vermittelt einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen in SVA-GX in der neuesten Version 18. Zusätzlich findet eine Sprechstunde zu SVA statt. Nutzerinnen und Nutzer können bislang ungeklärte Probleme erörtern oder Fragen stellen, die sich im täglichen Einsatz von SVA ergeben haben. 26 Workshop Referent und Thema werden noch bekannt gegeben. 27 Neuerungen in RKA-GX Version 18 und RKA-Sprechstunde (Anwender, Administratoren) Der Workshop stellt die Neuerungen der Version 18 in der Reisekostenabrechnung mit RKA- GX vor. Darüber hinaus werden individuelle Fragen zur Reisekostenabrechnung mit RKA-GX erörtert. 28 Vortrag/Workshop Weitere Informationen werden noch bekannt gegeben. 29 Abschlussveranstaltung Rückblick auf die Tagung und Ausblick auf die Weiterentwicklung von SVA Auflösung Quiz Weitere Informationen und Verabschiedung. Vorläufige Programmplanung Änderungen vorbehalten Seite 6 von 6