Pflicht zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses und des konsolidierten Jahresabschlusses ausländischer Gesellschaften

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1 Departement Mikroökonomische Informationen Dienst Bilanzzentrale de Berlaimontlaan 14, 1000 Brüssel Ruf Fax bilanzzentrale@nbb.be - Website: MwSt BE RJP Brüssel Pflicht zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses und des konsolidierten Jahresabschlusses ausländischer Gesellschaften 1. AUSLÄNDISCHE GESELLSCHAFT, DIE EINE NIEDERLASSUNG IN BELGIEN UNTERHÄLT Eine ausländische Gesellschaft, die eine Niederlassung in Belgien unterhält oder gründen möchte, muss ihren Jahresabschluss 1 und ggf. ihren konsolidierten Jahresabschluss in der Form hinterlegen, in der sie nach dem Recht des Staates, in dem die Gesellschaft ihren Geschäftssitz hat, erstellt, geprüft und veröffentlicht wurde. Dies hat zu geschehen: - zum Zeitpunkt der Gründung einer Niederlassung in Belgien. Es geht also darum, den letzten vor diesem Zeitpunkt erstellten Jahresabschluss zu hinterlegen (Artikel 81, 7 und 82, 11 des Gesellschaftsrechts). Bevor die betreffende ausländische Gesellschaft ihren Jahresabschluss bei der Belgischen Nationalbank hinterlegt, muss sie sich an die Kanzlei des Handelsgerichts wenden in dessen Bezirk die Niederlassung gegründet wird. Diese Kanzlei sorgt nämlich für die notwendige Eintragung bei der Zentralen Unternehemensdatenbank und die Zuteilung der Unternehmensnummer (siehe unten) - jährlich im Monat nach der Hauptversammlung und spätestens sieben Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres (Artikel 83, 2 des Gesellschaftsrechts). In letztgenanntem Fall ist dem Jahresabschluss eine Sozialbilanz beizufügen 2. Diese enthält nur die Gesamtdaten der Niederlassungen, welche die betreffende ausländische Gesellschaft in Belgien unterhält. Je nach Gesamtgröße dieser Niederlassungen ist die Sozialbilanz nach dem vollständigen oder dem verkürzten Modell zu erstellen. Die vollständige und verkürzte Modelle der Sozialbilanz finden Sie auf der adresse > Jahresabschlussmodelle > Sozialbilanz WAS MAN UNTER EINER NIEDERLASSUNG VERSTEHT Man versteht darunter eine Geschäftszentrale, die von außen als dauerhafte Vertretung der Muttergesellschaft angesehen wird und eine eigene Geschäftsleitung (oder zumindest einen gesetzlichen Vertreter) hat. Diese Zentrale hat außerdem über eine Geschäftsausstattung zu verfügen, mit der sie Geschäfte mit Dritten tätigen kann. Diese müssen also nicht direkt Kontakt mit der im Ausland ansässigen Muttergesellschaft aufnehmen, um mit dieser Firma ggf. eine Rechtsbeziehung einzugehen BETROFFENE AUSLÄNDISCHE GESELLSCHAFTEN Das Anwendungsgebiet der Artikel 81 bis 83 des Gesellschaftsrechts wurde von der Kommission für Rechnungslegungsnormen (Commission des Normes Comptables CNC) in ihrer Mitteilung Nr. 2009/2 vom 14. Januar 2009 näher bestimmt. Zusammenfassend sind folgende Gesellschaften davon betroffen: - Gesellschaften, deren Rechtsform der einer Aktiengesellschaft, einer Kommanditgesellschaft auf Aktien oder einer Privatgesellschaft mit beschränkter Haftung belgischen Rechts entspricht oder aber der einer Personengesellschaft, wenn alle unbegrenzt haftende Gesellschafter eine der drei vorgenannten Rechtsformen angenommen haben - Gesellschaften mit einer anderen Rechtsform, wenn diese nach belgischem Recht zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses verpflichtet sind (z. B. Genossenschaft mit beschränkter Haftung, wirtschaftliche Interessengemeinschaft, Gesellschaft mit unbeschränkter Haftung, die als Großunternehmen betrachtet wird und von 1 Es handelt sich hier um den Jahresabschluss der Ausländische Gesellschaft im Ganze. Die Verpflichtung um einen gesonderten Jahresabschluss für die in Belgien durchgeführten Geschäftstätigkeiten zu hinterlegen, wurde seit 1991 aufgehoben. 2 Artikel 18 der königlichen Verordnung vom 4. August 1996 über die Sozialbilanz (M.B. 30. August 1996). 3 Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 22. November 1978; vgl. auch Urteil des Kassationsgerichts vom 18. Dezember t_foreign_enterpr_d_v doc

2 der mindestens ein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine juristische Person ist, europäische Gesellschaft, europäische Genossenschaft und analog die europäische wirtschaftliche Interessengemeinschaft). Diese Vorschriften gelten für Gesellschaften, die in einem EU-Mitgliedstaat oder einem anderen Staat niedergelassen sind, auch wenn sie nach nationalem Recht nicht zur Veröffentlichung ihres Jahresabschlusses verpflichtet sind. 2/ WENN DAS BELGISCHE GESETZ DIE VERÖFFENTLICHUNG DES JAHRESABSCHLUSSES FÜR GESELLSCHAFTEN MIT EINER RECHTSFORM, DIE DER DER AUSLÄNDISCHEN GESELLSCHAFT ENTSPRICHT, NICHT VORSIEHT Eine ausländische Gesellschaft, deren Form einer Rechtsform entspricht, bei der nach belgischem Recht keine Pflicht zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses besteht, muss ihre Bilanz nicht bei der Belgischen Nationalbank hinterlegen. Die (kostenlose) Hinterlegung einer Sozialbilanz bei der Belgischen Nationalbank, Abteilung "Sozialbilanzen", bleibt hingegen obligatorisch. Diese Sozialbilanz wird nicht von der Belgischen Nationalbank verbreitet KÜRZLICH GEGRÜNDETE AUSLÄNDISCHE GESELLSCHAFT, DIE IHREN JAHRESABSCHLUSS FÜR IHR ERSTES GESCHÄFTSJAHR NOCH NICHT VERÖFFENTLICHT HAT Eine ausländische Gesellschaft, die eine Niederlassung in Belgien gründen möchte, aber noch keinen Jahresabschluss für ihr erstes Geschäftsjahr veröffentlicht hat, ohne die gesetzliche Frist dafür überschritten zu haben, ist nicht verpflichtet, diesen Jahresabschluss bei der Gründung einer Niederlassung in Belgien zu hinterlegen HINTERLEGUNG DES KONSOLIDIERTEN JAHRESABSCHLUSSES UND DES KONSOLIDIERTEN JAHRESBERICHTS Die Verpflichtung um, gegebenenfalls, einen konsolidierten Jahresabschluss und einen konsolidierten Jahresbericht zu hinterlegen gilt ebenfalls für Gesellschaften mit einer Niederlassung in Belgien. Die ausländische Gesellschaften mit einer Niederlassung in Belgien, und kommend: - aus einem EU-Mitgliedstaat, die nach ihrem nationalen Recht verpflichtet sind, ihren konsolidierten Jahresabschluss in ihrem Ursprungsland zu veröffentlichen, müssen diesen konsolidierten Jahresabschluss und konsolidierten Jahresbericht zusammen mit ihrem einfachen Jahresabschluss und Jahresbericht bei der Belgischen Nationalbank hinterlegen. Sind diese Gesellschaften, aufgrund der siebten Richtlinie, in ihrem Ursprungsland von der Pflicht der Veröffentlichung des konsolidierten Jahresabschlusses befreit, da dieser auf einer höheren Ebene veröffentlicht wurde, ist der letzte konsolidierte Jahresabschluss bei der Belgischen Nationalbank zu hinterlegen - aus einem Nicht-EU-Mitgliedstaat, deren Rechtsform mit der einer Kapitalgesellschaft europäischen Rechts vergleichbar ist, die Tochtergesellschaften beherrschen und den Größenkriterien der siebten Richtlinie entsprechen, haben ebenfalls ihren konsolidierten Jahresabschluss und konsolidierten Jahresbericht zusätzlich zu ihrem einfachen Jahresabschluss und Jahresbericht in Belgien zu hinterlegen. Die Hinterlegung des Jahresabschlusses und des Jahresberichts, einerseits, und die Hinterlegung des konsolidierten Jahresabschlusses und des konsolidierten Jahresberichts der ausländischen Gesellschaft, andererseits, sind zwei unterschiedliche juridische Geschäfte; für beide gelten die durch Titel III, Kapitel II vom Königlichen Erlass vom 30. Januar 2001 zur Anwendung des Gesellschaftsrechts auferlegte Form- und Zahlungsbedingungen INHALT DES JAHRESABSCHLUSSES Der Jahresabschluss wird bei der Belgischen Nationalbank in der Form hinterlegt, in der er gemäß dem Recht des Ursprungslands der Gesellschaft erstellt wurde. Wenn einige Teile des Jahresabschlusses (wie z. B. die Gewinn- und Verlustrechnung kleiner Unternehmen oder der Geschäftsbericht) im Ursprungsland der Gesellschaft nicht veröffentlicht werden müssen, so ist dies auch in Belgien entbehrlich. Sieht das Recht des Ursprungslands der Gesellschaft eine Befreiung von der Pflicht zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses der betroffenen Gesellschaft vor, wenn dafür ein anderer Finanzausweis veröffentlicht wird, ist dieser andere Finanzausweis bei der Belgischen Nationalbank zu hinterlegen. Die an einer Börse für ausländische Papiere notierten Gesellschaften sind bisweilen verpflichtet, bei einer Aufsichtsbehörde ein umfangreiches Dossier zu veröffentlichen. In diesem Fall muss der Inhalt der in Belgien zu veröffentlichen Bilanzen nicht das gesamte vorgenannte Dossier enthalten, sondern kann sich auf die vom belgischen Gesetz geforderten Dokumente beschränken.

3 3/ SPRACHE DER HINTERLEGTEN DOKUMENTE Gemäß Artikel 85 des Gesellschaftsrechts sind die ausländischen Gesellschaften verpflichtet, die zu hinterlegenden Dokumente in der (oder einer der) Amtssprache(n) des Gerichts, in dessen Bezirk die Gesellschaft niedergelassen ist, zu verfassen oder zu übersetzen. Die Beauftragung eines vereidigten Übersetzers wird empfohlen, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Der Jahresabschluss kann außerdem in einer (oder mehreren) anderen Sprache(n) der Europäischen Union übersetzt und hinterlegt werden. Diese ergänzende Hinterlegung ist nicht obligatorisch. Wird sie dennoch vorgenommen, gilt der normale Tarif der Hinterlegungsgebühren HINTERLEGUNG IN PAPIERFORM ODER AUF ELEKTRONISCHEM WEG Der Jahresabschluss oder die konsolidierte Bilanz der ausländischen Gesellschaften darf weiterhin in Papierform hinterlegt werden. Seit dem 2. April 2007 ist auch eine elektronische Hinterlegung möglich FORMVORSCHRIFTEN FÜR DIE HINTERLEGUNG IN PAPIERFORM Die Nationalbank scannt die in Papierform hinterlegten Dokumente (im pdf-format), um dem Publikum alsbald hochwertige Kopien zur Verfügung stellen zu können. Für den reibungslosen Ablauf dieses weitgehend automatisierten Vorgangs müssen die hinterlegten Dokumente folgenden Formvorschriften genügen: - sie müssen mit schwarzer Tinte auf der Vorderseite hochwertiger weißer oder elfenbeinfarbener Papierbögen im A4- Format gedruckt sein - sie müssen auf jeder Seite ringsum einen weißen Rand von mindestens 1 Zentimeter und oben auf der ersten Seite horizontal eine mindestens 2 Zentimeter breite weiße Zone aufweisen - auf jeder Seite muss am oberen Rand die Unternehmensnummer der Gesellschaft stehen - sie darf keine handschriftlichen Angaben enthalten - die Daten müssen durch eine ausreichende Schriftgröße und einen ausreichenden Kontrast zwischen den Angaben und dem Hintergrund gut lesbar sein - die Dokumente müssen auf der ersten Seite von den Personen unterzeichnet sein, die für das Management des Instituts in Belgien zuständig sind, wobei der Name und die Funktion der Unterzeichner aufzuführen sind. Ein Jahresabschluss in Papierform kann bei der Belgischen nationalbank hinterlegt werden durch Versendung per Post wobei die Anschrift die Angabe "Belgische Nationalbank Hinterlegung des Jahresabschlusses, de Berlaimontlaan 14, 1000 Brüssel" enthalten muss FORMVORSCHRIFTEN FÜR DIE HINTERLEGUNG AUF ELEKTRONISCHEM WEG Die elektronisch hinterlegten Dokumente müssen in Form einer pdf-datei erstellt sein, die allen von der Belgischen Nationalbank festgelegten technischen Anforderungen genügt; diese finden sich im "Protokoll für die elektronische Hinterlegung von Jahresabschlüssen und konsolidierten Jahresabschlussen in Form einer pdf-datei". Dieses technische Protokoll wird von der Bilanzzentrale der Belgischen Nationalbank auf ihrer Website zur Verfügung gestellt (siehe > Hinterlegen per Internet > Dokumentation und FAQ). Um von der Nationalbank angenommen zu sein, hat der Ausdruck der pdf-datei mit schwarzer Tinte auf weißem A4-Papier im übrigen folgenden Formvorschriften zu genügen: - auf jeder Seite muss ringsum ein weißer Rand von mindestens 1 Zentimeter und oben auf der ersten Seite horizontal eine mindestens 2 Zentimeter breite weiße Zone frei gelassen werden - am oberen Rand jedes Blatts ist die Unternehmensnummer der Gesellschaft anzugeben - er darf keine handschriftlichen Angaben enthalten - die Daten müssen durch eine ausreichende Schriftgröße und einen ausreichenden Kontrast zwischen den Angaben und dem Hintergrund gut lesbar sein. Die elektronische Hinterlegung erfolgt durch Herunterladen einer pdf-datei mit dem speziell zu diesem Zweck auf der Website der Belgischen Nationalbank vorgesehenen Programm. Der Zugriff auf dieses Programm ist nur mit einem von der Belgischen Nationalbank anerkannten digitalen Zertifikat möglich.

4 Für jeden Jahresabschluss und jeden konsolidierten Jahresabschluss sowie jedes zusammen mit diesen zu hinterlegende Dokumente ist jeweils eine einzeln herunterzuladende Datei zu verwenden. Die elektronische Hinterlegung dieser Datei hat außerdem allen von der Bilanzzentrale der Belgischen Nationalbank im "Allgemeines Protokoll zur elektronischen Hinterlegung von Jahresabschlüssen und konsolidierten Jahresabschlüssen" genannten technischen Voraussetzungen zu genügen. Dieses technische Protokoll wird von der Belgischen Nationalbank auf ihrer Website zur Verfügung gestellt. 4/ VERWENDUNG VON ABSCHNITT 1.1 DES JAHRESABSCHLUSSMODELLS Der zu hinterlegende Jahresabschluss ist in der nach nationalem Recht des Ursprungslands des ausländischen Unternehmens vorgeschriebenen Form zu erstellen; die Verwendung des für den Jahresabschluss belgischer Unternehmen vorgeschriebenen (vollständigen oder verkürzten) Jahresabschlussmodells ist also nicht zwingend erforderlich. Die ausländische Gesellschaft hat jedoch bei einer vorgeschriebenen Hinterlegung Seite Voll 1.1 des "Vollständigen Jahresabschlussmodells für Unternehmen" auf Niederländisch, Französisch oder Deutsch anzuwenden. Für ausländische Gesellschaften oder europäische wirtschaftliche Interessengruppen ausländischen Rechts, die den in Art. 15 des Gesellschaftsrechts genannten Kriterien ("kleine Unternehmen") genügen, gilt jedoch Seite Verk 1.1 des "Verkürzten Jahresabschlussmodells für Unternehmen". Diese beiden Modelle befinden sich auf der Website der Bilanzzentrale der Belgischen Nationalbank: > Jahresabschlüsse hinterlegen > Wer muss hinterlegen? > Ausländische Unternehmen und VoG. Wenn es sich um einen konsolidierten Jahresabschluss handelt, ist dies ausdrücklich auf der ersten Seite anzugeben. Anschrift Die Anschrift ist die des Geschäftssitzes im Ausland. Es ist zweckdienlich, die Anschrift der Zweigniederlassung in Belgien in einer Anlage zum Jahresabschluss anzugeben. Unternehmensnummer Eine ausländische Gesellschaft, die in Belgien eine Niederlassung errichten möchte, hat sich zu diesem Zweck an die Kanzlei des Handelsgerichts, in dessen Bezirk die Niederlassung errichtet werden soll, zu wenden. Diese Kanzlei kümmert sich um die erforderliche Eintragung bei der Zentrale Unternehmensdatenbank und die Zuteilung einer Unternehmensnummer 4. Diese Unternehmensnummer teilt die Kanzlei der Gesellschaft mit, die sie für die Hinterlegung des Jahresabschlusses oder des konsolidierten Jahresabschlusses bei der Belgischen Nationalbank an der dafür vorgesehenen Stelle auf der ersten Seite sowie am oberen Rand jeder Seite eintragen muss. Identität der Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und Kommissare Es sind diejenigen Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und Kommissare aufzuführen, die zu dem Zeitpunkt, zu dem der Jahresabschluss von der Geschäftsführung erstellt wurde, im Amt waren. Es sollten jedoch auch der Name und die Anschrift der mit der Leitung der Niederlassung in Belgien betrauten Person angegeben werden. Identität der Unterzeichner des hinterlegten Jahresabschlusses Artikel 87 des Gesellschaftsrechts sieht ausdrücklich vor, dass die mit der Leitung der Niederlassung in Belgien betrauten Personen (und nicht die Vorstandsmitglieder der ausländischen Gesellschaft) die Formalitäten der Veröffentlichung vorzunehmen haben. Logischerweise obliegt es daher ihnen, ihre Unterschrift unten auf der ersten Seite des Jahresabschlusses oder des konsolidierten Jahresabschlusses zu setzen, falls dieses Dokument in Papierform hinterlegt wurde ZAHLUNG Für die Hinterlegung eines Jahresabschlusses oder eines konsolidierten Jahresabschlusses einer ausländischen Gesellschaft mit einer Niederlassung in Belgien gelten dieselben Gebühren wie für die Hinterlegung des Jahresabschlusses oder des konsolidierten Jahresabschlusses einer belgischen Gesellschaft. Die Gebühr richtet sich nach der Art der Hinterlegung und der Größe der Gesellschaft. Die zu zahlenden Gebühren, und die Zahlungsmodalitäten der Hinterlegungsgebühren stehen auf der Website der Belgischen Nationalbank. 4 Hierbei handelt es sich wirklich um die "Unternehmensnummer, die sich auf die juristische Person bezieht, und nicht um die "Institutsnummer, die auch von der Kanzlei vergeben wird, sich aber nur auf die neue Niederlassung bezieht.

5 5/ KONSEQUENZEN BEI NICHTHINTERLEGUNG ODER VERSPÄTETER HINTERLEGUNG DES JAHRESABSCHLUSSES Wird der Jahresabschluss von einer ausländischen Gesellschaft mit Niederlassung in Belgien nicht oder verspätet hinterlegt, hat dies folgende Konsequenzen: - Gebührenzuschlag bei verspäteter Hinterlegung Bei verspäteter Hinterlegung zahlt die betreffende Gesellschaft einen Gebührenaufschlag als Beitrag zu den Kosten, die den föderalen Aufsichtsbehörden bei der Ermittlung und Kontrolle der in Schwierigkeiten geratenen Unternehmen entstehen; dieser Aufschlag beträgt: - 400, wenn der Jahresabschluss oder ggf. der konsolidierte Jahresabschluss im neunten Monat nach Abschluss des Bilanzjahrs hinterlegt wird - 600, wenn diese Unterlagen ab dem zehnten Monat und bis zum zwölften Monat nach Abschluss des Bilanzjahrs hinterlegt werden , wenn diese Unterlagen ab dem dreizehnten Monat nach Abschluss des Bilanzjahrs hinterlegt werden. Diese Beträge reduzieren sich jedoch bei dem ausländischen Kleinunternehmen auf 120, 180 bzw Dieser Kostenbeitrag wird von der Belgischen Nationalbank bei der Hinterlegung erhoben und danach an den FÖD Finanzen weiterüberwiesen. - Zivilrechtliche Strafe Bis zum Beweis des Gegenteils wird der von Dritten erlittene Schaden als Folge der vorgenannten Unterlassung angesehen. Die Beweislast wird also umgekehrt: Das Unternehmen muss beweisen, dass Dritten durch die nicht fristgerechte Hinterlegung seines Jahresabschluss nicht der genannte Schaden entstanden ist. 2. AUSLÄNDISCHE GESELLSCHAFTEN, DIE KEINE NIEDERLASSUNG IN BELGIEN HABEN, DEREN AKTIEN ABER IN BELGIEN NOTIERT SIND Die vorgenannten Vorschriften gelten nicht vollständig für diese Gesellschaften: - sie müssen ihren Jahresabschluss nicht hinterlegen, bevor ihre Aktien an der Börse eingeführt sind, danach aber jährlich - ihr Jahresabschluss muss in der Form hinterlegt werden, in der er im Ursprungsland der Gesellschaft gemäß dem Gesetz über die staatliche Sparförderung und den Sparerschutz erstellt, kontrolliert und ggf. veröffentlicht wird. 3. ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN Zusätzliche Informationen erhalten Sie bei der Bilanzzentrale, de Berlaimontlaan 14, 1000 Brüssel, Ruf: , Fax: , bilanzzentrale@nbb.be. Dieses Dokument wird regelmäßig aktualisiert und ist auf der Website der Belgischen Nationalbank verfügbar ( > Jahresabschlüsse hinterlegen > Wer muss hinterlegen? > Ausländische Unternehmen und VoE).